Montfoort. Nieuwegein. IJsselstein. Utrecht. Gemeentesecretaris Veenendaal Abcoude. Bunnik. Rhenen. De Bilt. Loenen. Maarssen Lopik.

Transcriptie

1 Leusden Montfoort Nieuwegein Bunnik Zeist Utrechtse Heuvelrug Baarn Woudenberg Vianen Houten De Bilt Bunschoten Soest Vademecum Crisisbeheersing Loenen Gemeentesecretaris Veenendaal Abcoude Woerden Eemnes Oudewater Utrecht Wijk bij Duurstede Renswoude Maarssen Lopik Breukelen De Ronde Venen Amersfoort IJsselstein Rhenen

2 Voorwoord Het vademecum gemeentesecretaris is bedoeld als beknopte handleiding bij crises, rampen en calamiteiten. Het heeft geen juridische status en vervangt het crisisbeheersingsplan niet. Het vademecum verschaft de gemeentesecretaris inzicht in zijn/haar rol, taak en verantwoordelijkheid in de koude fase, de warme fase en de nafase. De gemeentesecretaris heeft meerdere rollen. Naast de dagelijkse leiding aan het gemeentelijke apparaat (koude fase), is hij/zij lid van het Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) dat de burgemeester adviseert gedurende een crisis (warme fase). Vooral is de gemeentesecretaris de belangrijkste sparring partner van de burgemeester. In maart 2007 is de eerste versie van dit vademecum verschenen. Uit reacties, zowel binnen als buiten de eigen regio, is gebleken dat de meerwaarde van dit soort vademecums groot is. Het blijkt een praktisch hulpmiddel in crisissituaties. Herziening bleek noodzakelijk omdat In de afgelopen periode meerdere wijzigingen zijn aangebracht in de crisisbeheersingsstructuur, zoals de herziening van de GRIP. Ook aanbevelingen van gebruikers en deskundigen zijn meegenomen in deze herziene versie. Uiteraard wordt alles gedaan om crises te voorkomen. Mocht zich desondanks toch een crisis voordoen dan kan dit vademecum de gemeentesecretaris helpen bij het uitvoeren van zijn/haar belangrijke taak, rol en verantwoordelijkheid. Veiligheidsregio Utrecht Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

3 Inhoud Voorwoord 3 Deel I Vóór de crisis: de koude fase 6 1 Crisisbeheersingsplan 7 Deel II Tijdens de crisis: de warme fase 8 1 Alarmering 9 2 Crisisteams 9 3 Beeld-, Oordeel- en Besluitvorming (BOB) 13 4 Aandachtspunten per gemeentelijk proces 15 Deel III Na de crisis: de nafase 17 1 Nazorg 18 2 Checklist nafase 18 Bijlagen 19 I Crisisbeheersingsstructuur 20 II Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) 21 III Crisisstaven 26 IV Gemeentelijke (sleutel) functionarissen 33 V Crisisbeheersingsprocessen 35 VI Standaard agenda GBT 38 VII Juridische noodmaatregelen 39 VIII Afkortingenlijst 40 IX Aantekeningen 42 Colofon 45 4 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

4 DEEL I Vóór de crisis: de koude fase 1 Crisisbeheersingsplan De gemeentesecretaris is de hoogste ambtenaar van een gemeente en staat daarmee aan het hoofd van het ambtelijke apparaat. Dit betekent ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de (voorbereiding) op crises. Vooral ten aanzien van de gemeentelijke processen, waarbij meerdere gemeentelijke diensten zijn betrokken. De voorbereiding van de gemeentelijke processen is vastgelegd in het gemeentelijke crisisbeheersingsplan. Dit plan bestaat uit vier delen: Deel 1 het Basisplan Deel 2 de Deelplannen Deel 3 de Draaiboeken van de 25 crisisbeheersingsprocessen en de 6 algemene & ondersteunende processen. Deel 4 de lokale uitwerking van de gemeentelijke processen. Aandachtspunt: Draag zorg voor het actueel houden van het gemeentelijke crisisbeheersingsplan en de uitwerking van de draaiboeken van de gemeentelijke processen (processen 18 t/m 25 en de algemene en ondersteunende processen). Binnen de gemeentelijke organisatie zijn zogenaamde procesverantwoordelijken aangewezen voor de verschillende draaiboeken van de gemeentelijke processen. Zij zijn verantwoordelijk voor: de totstandkoming van de draaiboeken; het actueel houden van de draaiboeken; het opleiden & oefenen van medewerkers het beoefenen van de deelplannen. De procesverantwoordelijken leggen hierover via de gemeentesecretaris verantwoording af aan het College van B&W. Een schematische weergave van de crisisbeheersingsstructuur en een overzicht van de crisisbeheersingsprocessen zijn opgenomen in de bijlagen. Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

5 DEEL II Tijdens de crisis: de warme fase De gemeentesecretaris heeft in de warme fase een aantal rollen te vervullen. Hij/zij blijft verantwoordelijk voor het (door) functioneren van de ambtelijke organisatie, is adviseur in het gemeentelijke beleidsteam en is vooral een belangrijke (persoonlijke) sparring partner en bestuursadviseur van de burgemeester. In dit hoofdstuk wordt een aantal onderwerpen nader belicht. 1 Alarmering Bij een (dreigende) crisis worden de burgemeester en adviseur crisisbeheersing (ACB) als eerste gealarmeerd door de meldkamer 1). De ACB draagt, namens de gemeentesecretaris, zorg voor de alarmering van de leden van het GBT, het GMT en de actiecentra en geeft daarbij aan naar welke locatie zij moeten gaan. Zodra het (kern) GBT bijeen moet komen wordt de gemeentesecretaris gealarmeerd door de ACB. Lokaal kan de gemeentesecretaris afspreken in welke gevallen hij nog meer wil worden geïnformeerd door de ACB. Eerste acties voor gemeentesecretaris: Zorg voor beeld van de crisis vanuit het CoPI en/of ROT Overleg/stem af met de burgemeester, adviseur crisisbeheersing, de voorzitter van het GMT, de liaison van de gemeente in het CoPI en/of het hoofd sectie gemeente in het ROT 2 Crisisteams In de bijlage is een overzicht van de verschillende crisisstaven opgenomen. Voor het RCBT, GBT, GMT, Gemeentelijke Actiecentra, ROT en CoPI zijn de samenstelling, rol, taak en verantwoordelijkheid weergegeven. Belangrijkste taken van de gemeentesecretaris in het GBT Adviseur voor wat betreft de gemeentelijke processen (NB: de ACB bewaakt het vergaderproces). 1) Vanaf 1 oktober 2008 gebeurt dat via een belcomputer (communicator). Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

6 Gelet op het belang en het specifieke karakter van het proces voorlichten en informeren is een communicatieadviseur aanwezig in het GBT. De gemeentesecretaris houdt een oogje in het zeil of de adviezen voldoende realistisch zijn en politiek/ bestuurlijk adequaat. Is tijdens schorsingen van het GBT sparring partner van de burgemeester en overlegt met de ACB over het proces. De vergaderklok 2) Het principe van de vergaderklok: Alle crisisstaven vergaderen gelijktijdig. Spreek met de Operationeel Leider in het ROT de tijden van de vergaderklok af. Eerste vergadering zal, gelet op beeldvorming, vaak iets meer tijd vergen. In het begin zal het noodzakelijk zijn ieder uur te vergaderen. Na verloop van tijd kan de vergaderfrequentie mogelijk afnemen. Vergader niet langer dan afgesproken. 2) Geïnspireerd door H. Kooistra, politie regio Utrecht. Gebruik de schorsing van de vergadering voor: Contact burgemeester met Operationeel Leider in het ROT en eventueel collega burgemeesters, cdk en/of minister. Rapporteren over nog openstaande punten. Het voorbereiden van het perscontact, in overleg met de communicatieadviseur. Voor een uitvoerige persconferentie is er in de eerste uren onvoldoende tijd. Het perscontact kan dus maar kort zijn. Mogelijkheid voor informatie-uitwisseling tussen de crisisteams. Aandachtspunten met betrekking tot: GBT Weerhoud de burgemeester van bemoeienis met operationele aangelegenheden Geef de burgemeester informatie die hij/zij nodig heeft. Zeker als het gaat om: Mediagevoeligheid Bestuurlijke beslispunten Mogelijk juridische consequenties Leg meerdere opties voor met voordelen en nadelen en spreek voorkeur voor één optie uit. Laat - via de griffier - de fractievoorzitters informeren over de crisis en de rol van de gemeente Informeer de collegeleden Start nazorg in vroeg stadium op. Één loket gedachte Houd de vergaderklok in acht (zie figuur voorgaande pagina) Denk vooruit! Hanteer de vastgestelde communicatielijnen om ruis te voorkomen Maak, op basis van de situatierapportage, een analyse door de consequenties van het incident voor de gemeentelijke processen in beeld te brengen. Geef adviezen over de inzetbaarheid en slagkracht van de eigen gemeentelijke organisatie en de praktische haalbaarheid van bepaalde bestuurlijke besluiten. 10 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

7 Adviseer de voorzitter - al naar gelang de aard van de crisis - het GBT uit te breiden met in of externe deskundigen en/of adviseurs, zoals waterschappen, nutsbedrijven (Eneco, Vitens) en/of het Openbaar Ministerie. Denk mee aan het voorkomen van een vervolgramp. Adviseer over juridische noodmaatregelen, zoals noodbevelen en noodverordeningen Is er voldoende ondersteunend personeel voor het GBT geregeld? Is aflossing geregeld. Draag zorg voor het op gang brengen/houden van de dagelijkse gemeentelijke organisatie. Er is geen formele lijn tussen GBT en GMT. Het ligt wel voor de hand dat de gemeentesecretaris in het GBT tijdens schorsing ruggespraak houdt met de voorzitter van het GMT over het reilen en zeilen in het ambtelijk apparaat. Aandachtspunten met betrekking tot: GMT Zorg dat een technisch voorzitter, niet zijnde de (loco) gemeentesecretaris of een procesverantwoordelijke, het GMT leidt. De (loco) gemeentesecretaris en procesverantwoordelijken hebben een andere rol te vervullen in de warme fase. Zodra een ROT operationeel is lopen de contacten van de voorzitter van het GMT via het Hoofd Sectie Gemeente in het ROT en niet via het GBT! Aandachtspunten met betrekking tot: ROT De Operationeel Leider houdt contact met de burgemeester Zorg voor opgeleide en getrainde medewerkers in sectie gemeente van het ROT. Er kan beroep worden gedaan op regionale bijstand (pool van gemeentesecretarissen en ondersteuning). Het Hoofd Sectie Gemeente in het ROT onderhoudt contact met de voorzitter van het GMT Het Hoofd Sectie Communicatie onderhoudt contact met het hoofd actiecentrum voorlichten en informeren van de getroffen gemeente(n). Aandachtspunten met betrekking tot: CoPI Zorg dat functionarissen in de gemeente zijn aangewezen als adviseur van de gemeente in het CoPI. Deze rol neemt in betekenis toe. Bij een GRIP 2 situatie is deze rol niet meer te verenigen met die van adviseur crisisbeheersing die op dat moment een rol in het GBT heeft. Gelet op gestelde opkomsttijd van 30 minuten is het raadzaam deze functionaris op piket te zetten. 3 Beeld-, Oordeel- en Besluitvorming (BOB) Ten tijde van de crisis is het handelen volgens het BOB principe cruciaal. De gemeentesecretaris kan hier op de volgende wijze invulling aan geven: Beeldvorming Zorg voor zoveel mogelijk informatie over de volgende zaken: Wat is er gebeurd en wanneer? Welke GRIP-fase is afgekondigd? Meteogegevens? Waar is het bron- en/of effectgebied? Wat is een veilige aanrijdroute? Wie is er bij betrokken (bijv. kinderen, kwetsbare groepen)? Zijn er doden, zwaar- en/of lichtgewonden? Zo ja, hoeveel? Wat is er met de slachtoffers gebeurd? Is het gebied afgezet? Wanneer is het weer veilig? Is de omgeving ontruimd? Waar zijn zij ondergebracht? Voorlichting richting omgeving al georganiseerd? Wat is de mogelijke oorzaak? Is er een concrete hulpvraag geformuleerd door de operationele diensten? 12 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

8 Oordeelsvorming (analyse van het beeld) Vorm op basis van het beeld van de situatie een oordeel. Denk hierbij aan de volgende zaken: Welke impact heeft dit incident op het gemeentelijke apparaat en welke prioriteiten moeten er gesteld worden? Welke andere gemeentelijke functionarissen of nog niet betrokken externen moeten er geïnformeerd / gealarmeerd worden? Wat zijn mogelijke knelpunten (domino-effecten, kwetsbare objecten en gevaarlijke stoffen)? Is er een risico voor de volksgezondheid / voor omwonenden? Te verwachten veranderingen (scenario-denken)? Welke gemeentelijke processen moeten er worden opgestart? Welke raakvlakken zijn er met de processen van andere disciplines? Besluitvorming Lever bijdrage aan snelle besluitvorming in het GBT over: Bestuurlijke beslissingen Communicatiestrategie Opstarten gemeentelijke processen Aandachtspunten: Draag vanaf het begin zorg voor een goede registratie en verslaglegging van alle activiteiten en overleggen. Dit met het oog op de verantwoording achteraf. Zorg voor tijdige terugkoppeling besluiten van het GBT aan het ROT. 4 Aandachtspunten per gemeentelijk proces Voorlichten & Informeren Laat vooral de communicatieadviseur in het GBT hierover adviseren. Bewaak de politiek/bestuurlijk implicaties en consequenties van dit advies. Verwanteninformatie is ook een gemeentelijke taak! Denk aan interne communicatie richting ambtelijke organisatie. Denk aan het informeren van college en gemeenteraad. Opvangen & Verzorgen Adviseer over moment van bezoek burgemeester aan de opvanglocatie. Uitvaartverzorging Ondersteun de burgemeester; tijdens begrafenissen, een herdenkingsdienst en een stille tocht wordt van hem/haar verwacht dat hij/zij de aanwezigen toespreekt. Draag zorg dat één functionaris (bij voorkeur de burgemeester zelf) het contact onderhoudt met de nabestaanden. Voorzien in primaire levensbehoeften Bij uitval nutsvoorzieningen: vraag naar de tijdsduur. Heeft gevolgen voor gemeentelijke processen. Houdt rekening met het seizoen. Stel vast voor hoe lang vervangende huisvesting is geregeld (i.v.m. de kosten die wellicht door de gemeente worden gedragen) Registratie van slachtoffers (CRIB) Ga alleen uit van officieel aangeleverde gegevens die zijn gevalideerd door het ROT. 14 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

9 Registratie van afhandeling schade (CRAS) Zorg dat geen schadevergoedingen worden toegezegd voordat hier afspraken over zijn gemaakt. DEEL III Na de crisis: de nafase Milieu Draag zorg dat de eventuele vergunning waar het incident betrekking op heeft boven tafel wordt gebracht door het ambtelijk apparaat. Nazorg Breng de zorg op lange termijn zo snel mogelijk in beeld. Zie circulaire Handreiking Opzet Informatie en Adviescentrum na rampen april Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008

10 1 Nazorg De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor alle aan de calamiteit gerelateerde activiteiten die na de bestrijding doorlopen of opgestart dienen te worden. 2 Checklist gemeentesecretaris in de nafase: Organiseer een interne projectorganisatie Nazorg. Overweeg een interne en/of externe evaluatie (zie draaiboek algemene & ondersteunende processen) Denk aan (interne) nazorg voor medewerkers. Houdt rekening met langdurige nazorg aan slachtoffers, nabestaanden en hulpverleners. Waarborg de continuïteit van de reguliere werkzaamheden van de gemeentelijke organisatie. Blijf de sparring partner en adviseur van de burgemeester! Juist in de nafase spelen verantwoording en onderzoeken een dominante rol. BIJLAGEN I II III IV V VI VII VIII IX Crisisbeheersingsstructuur Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) Crisisstaven Gemeentelijke (sleutel) functionarissen Crisisbeheersingsprocessen Standaard agenda GBT Juridische noodmaatregelen Afkortingenlijst Aantekeningen 18 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008

11 I Crisisbeheersingsstructuur * II Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure (GRIP) NCC PCC COV Minister van BZK ROT CvdK RCBT Operationeel leider Sectie Brandweer Sectie Politie Sectie GHOR Sectie Gemeente: hoofd sectie gemeente (uit pool gemeentesecretarissen) liaison gemeente (uit getroffen gemeente) ACB of BGC medewerker Sectie Communicatie GBT Burgemeester Adviseur Brandweer Adviseur Politie/ OvJ Adviseur GHOR Gemeentesecretaris ACB Communicatieadviseur GMT Technisch voorzitter Procesverantwoordelijken Actiecentra voorlichten en informeren (18) opvangen en verzorgen (19) uitvaartverzorging (20) De Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings Procedure (GRIP) is in Nederland een landelijke afspraak over de opschaling van incident- en rampenbestrijding voor professionele hulpverleners als de brandweer, politie en Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen. De procedures regelen opschaling op operationeel niveau op de plaats van het incident en daarnaast op bestuurlijk niveau van gemeente tot het regionale niveau. Er kan worden opgeschaald bij een daadwerkelijk incident of de dreiging daarvan (zie pagina 32). Enkele factoren die van invloed kunnen zijn op de opschaling: Kans op escalatie van het incident of crisis Aard van het incident: betreft het bron en/of effectgebied Impact op de bevolking De kracht van GRIP is dat vanuit het veld tot opschaling kan worden besloten door een leidinggevende van een operationele dienst. De andere hulpdiensten volgen deze opschaling onmiddellijk. Vanaf GRIP 2 bekrachtigt de burgemeester verdere opschaling en besluit tot afschaling. Rampterrein COPI Leider CoPi Adviseur Brandweer Adviseur Politie Adviseur GHOR Adviseur Gemeente Woordvoerder VRU of Politie = Opdrachtlijn = Informatielijn * Structuur per 1 januari 2009 registratie van slachtoffers (21) voorzien in primaire levensbehoeften (22) registratie van schade en afhandeling (23) mileuzorg (24) nazorg (25) algemene en ondersteunende processen GRIP 0: Normale dagelijkse werkzaamheden: Het incident blijft binnen de gemeentegrens. De uitstralingseffecten zijn beperkt. De operationele diensten werken op een routinematige wijze volgens eigen procedures; De afstemming tussen de operationele diensten vindt plaats in het motorkapoverleg. Bij incidenten met een politiek-maatschappelijke impact wordt de burgemeester geïnformeerd. GRIP 1: Bronbestrijding Het incident blijft binnen de gemeentegrens; 20 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

12 Het incident vraagt om een multidisciplinair gecoördineerde aanpak; Er wordt een Commando Plaats Incident (CoPI) opgestart; De functie van leider CoPI wordt vervuld door de HOvD van de brandweer, tenzij de aard van het incident reden geeft om hiervan af te wijken; De burgemeester wordt door de leider CoPI geïnformeerd over het incident, tenzij er lokaal andere afspraken zijn gemaakt; De Adviseur Crisisbeheersing (ACB) bepaalt of de liaison gemeente naar het CoPI toegaat; De liaison van de gemeente kan zonodig, in overleg met de burgemeester, de gemeentesecretaris en de Adviseur Crisisbeheersing, één of meerdere gemeentelijke processen activeren; Bij twee of meer gemeentelijke processen wordt het Gemeentelijk Managementteam (GMT) actief; GRIP 2: Bron- en effectbestrijding Het incident betreft een bron- en effectgebied binnen de gemeente; Het CoPI is actief; Het Regionaal Operationeel Team (ROT) wordt opgestart; De operationele leiding in het ROT ligt bij de brandweer tenzij de aard van het incident aanleiding geeft om hiervoor een andere dienst aan te wijzen; De gemeente vaardigt een lokale liaison af naar het ROT; Er komt een kernbezetting van het Gemeentelijke Beleidsteam (GBT) bijeen; Afhankelijk van de aard en de omvang van het incident worden gemeentelijke processen geactiveerd na overleg tussen de ACB en de gemeentesecretaris. Alarmering zal gebeuren door ACB of op last van de gemeentesecretaris; Bij twee of meer gemeentelijke processen wordt het Gemeentelijk Managementteam actief; De piketfunctionaris van het kabinet CdK wordt in kennis gesteld; Zonodig worden burgemeesters van buurgemeenten geïnformeerd; GRIP 3: Bedreiging van het welzijn van (grote groepen) van de bevolking Er is sprake van een ramp (definitie WRZO); Het incident blijft beperkt binnen de gemeentegrens; De burgemeester treedt vanaf dit moment op als opperbevelhebber; Degenen die aan de bestrijding van een ramp of een zwaar ongeval deelnemen, staan onder zijn bevel. De burgemeester draagt er zorg voor dat: de bij de bestrijding van een ramp of een zwaar ongeval betrokken personen op passende wijze informatie wordt verschaft over een ramp die of een zwaar ongeval dat de bevolking en het milieu bedreigt of treft, de risico s die hun inzet bij deze ramp of dit zware ongeval heeft voor hun gezondheid en de voorzorgsmaatregelen die in verband daarmee zijn of zullen worden getroffen. de bevolking, de hoofdofficier van justitie, Onze commissaris in de Provincie, en Onze Minister op passende wijze informatie wordt verschaft over de oorsprong, de omvang en de gevolgen van een ramp die of een zwaar ongeval dat de bevolking en het milieu bedreigt of treft, alsmede over de bij deze ramp of dit zware ongeval te volgen gedragslijn Het CoPI, ROT en het GBT zijn volledig bemenst; De operationele leiding ligt bij de brandweer, tenzij de burgemeester een andere voorziening treft; De CdK en het Provinciaal Coördinatie Centrum (PCC) worden in kennis gesteld; De benodigde gemeentelijke processen worden geactiveerd; Bij twee of meer gemeentelijke proces wordt het Gemeentelijk Managementteam (GMT) gestart; 22 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

13 GRIP 4: Gemeentegrensoverschrijdende ramp Het incident overschrijdt door zijn omvang of impact de gemeentegrens; De GBT s worden door het Regionaal Coördinerend Beleids- Team (RCBT) geadviseerd; De CdK is voorzitter van het RCBT; De operationele leiding ligt bij de brandweer, tenzij de burgemeester een andere voorziening treft; De samenstelling van het CoPI, het ROT, het GBT en het GMT zijn hetzelfde als in GRIP 3; Het Provinciaal Coördinatie Centrum (PCC) wordt operationeel en het Nationaal Coördinatie Centrum (NCC) wordt door het PCC in kennis gesteld; NB Het kan het zo zijn dat de gemeentelijke liaison al eerder als GRIP 1 wordt opgeroepen om gemeentelijke processen op te starten. Gemeentelijke processen kunnen zelfs bij GRIP 0 geactiveerd worden. Inzet van de gemeentelijke organisatie is niet afhankelijk van GRIP. Voorbereidend Coördinatiealarm CoPI-alarm (GRIP 1) ROT-alarm (GRIP 2) GBT-alarm (GRIP 3) RCBT-alarm (GRIP 4) Reikwijdte van het incident Voorbereiding van een Commando Plaats Incident bij een dreigend incident. Voorbereiding van de operationele leiding bij een dreigend incident in de regio. Voorbereiding van de bestuurlijke leiding bij een dreigend incident in de gemeente. Voorbereiding van de gecoördineerde bestuurlijke leiding bij een dreigend incident in meerdere gemeenten. GRIP ook bij dreiging van een incident of crisis Naast een plotselinge gebeurtenis kan een incident zich ook van te voren aankondigen. Voorbeelden hiervan zijn een dreigende dijkdoorbraak of een dreigende infectieziekte. Bij dreigende incidenten zal de opschaling anders verlopen. De opschaling is in deze gevallen veel meer beleidsmatig dan operationeel, aangezien het incident zich nog niet heeft voorgedaan. Het incident vraagt dan wel om een bepaald coördinatiealarm zonder dat alle teams binnen het coördinatiealarm actief zijn. De volgende coördinatiealarmen worden onderscheiden: 24 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

14 III Crisisstaven Regionaal Coördinerend Beleidsteam (RCBT) Voor de Veiligheidsregio Utrecht is voor grensoverschrijdende crises een bestuurlijk convenant afgesloten. Taak, rol en verantwoordelijkheid RCBT Ingeval de crises twee of meer gemeenten treft, wordt het RCBT bijeen geroepen. Het RCBT adviseert de door een crisis getroffen gemeenten en coördineert een gezamenlijke aanpak in beleid (bestuurlijke knelpunten) en crisiscommunicatie. Samenstelling RCBT Leden: voorzitter; de commissaris van de Koningin of de (plv.) voorzitter van de veiligheidsregio de (plv.) korpsbeheerder minimaal één lid van het Dagelijks Bestuur van de VRU secretaris; de directeur VRU Adviseurs: (coördinerend) gemeentesecretaris korpschef regionaal commandant van dienst brandweer Regionaal Geneeskundig Functionaris chef kabinet cdk communicatieadviseur De Operationeel Leider in het ROT legt het situatierapport van het ROT, inclusief bestuurlijke dilemma s en voorstellen voor aan het RCBT. Vestiging Het RCBT komt na alarmering bijeen in het Centrum voor Openbare Veiligheid (COV) in Utrecht. In overleg tussen voorzitter en secretaris kan voor een andere vergaderlocatie worden gekozen. Alarmering De leden en adviseurs van het RCBT worden na afstemming voorzitter en secretaris gealarmeerd. Gemeentelijk Beleidsteam (GBT) Taak, rol en verantwoordelijkheid GBT Het GBT adviseert de burgemeester ten tijde van de crisis bij het maken van bestuurlijke afwegingen, het nemen van beleidsbeslissingen. De communicatiestrategie, (bestuurlijke) scenario s voor de langere termijn en de nazorg. Het team heeft geen beslissingsbevoegdheid. De burgemeester als eenhoofdige leiding wel. Analyseren van bestuurlijke knelpunten op basis van Beeldvorming, Oordeelsvorming en besluitvorming (BOB-principe) Nemen van bestuurlijke besluiten en terugkoppelen aan het ROT Accorderen instellen rampenzender, noodverordeningen en bevelen Vaststellen van een communicatiestrategie Nadenken over de langere termijn Uitzetten van operationele vragen bij het ROT Advisering over de nafase en de nazorg. Vooral niet doen: Operationele vragen beantwoorden. Daar is het ROT voor. Lang vergaderen Er kan sprake zijn van een kern GBT (tot en met GRIP 2) en een volledig GBT (vanaf GRIP 3). 26 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

15 Samenstelling kernbezetting GBT Burgemeester (voorzitter) Gemeentesecretaris Adviseur Crisisbeheersing Communicatieadviseur Samenstelling volledig GBT Kernbezetting aangevuld met: Regionaal Geneeskundig Functionaris Districtschef Politie Commandant Brandweer Notulist Plotter De samenstelling kan indien nodig worden aangevuld met vertegenwoordigers van andere bij de crisisbeheersing betrokken organisaties en/of diensten, zoals de Officier van Justitie. Vestiging Het GBT is in de meeste gemeenten gevestigd in het stadhuis/ gemeentehuis. Alarmering Het (kern) GBT wordt na overleg met de burgemeester of op last van de burgemeester gealarmeerd (GRIP 2, 3 of 4). Regionaal Operationeel Team (ROT) (vanaf GRIP2) Taak, rol en verantwoordelijkheid ROT: Draagt zorg voor de gecoördineerde (operationele) uitvoering van de rampenbestrijding De leiding ligt bij de Operationeel Leider! Vertaalt beleidsbeslissingen in samenhangende opdrachten tot uitvoering Geeft (on)gevraagd advies aan het GBT over: bestuurlijke dilemma s communicatiestrategie Stelt behoeften aan middelen en eenheden vast en coördineert hiervoor de logistiek Geeft namens de operationeel leider - operationele opdrachten en adviezen aan de verschillende operationele diensten. Ook aan het GMT. Samenstelling Operationeel Leider (voorzitter) Communicatieadviseur (vanuit pool) Hoofd sectie GHOR Hoofd sectie Politie Hoofd sectie Brandweer Hoofd Sectie Gemeente Liaison gemeente in het ROT Hoofd sectie kabinet CdK (indien het RCBT bijeenkomt). Informatiemanager + ondersteuning (momenteel nog niet georganiseerd wordt wel georganiseerd) De samenstelling kan worden aangevuld, naar gelang de aard van de crisis, met vertegenwoordigers van andere bij de crisisbeheersing betrokken organisaties en/ of diensten. Sectie Gemeenten in het ROT In het ROT functioneert een aparte sectie gemeenten (de gemeente als vierde operationele kolom). Deze sectie bestaat in principe uit drie functionarissen: 1 Hoofd Sectie Gemeente 2 Procesadviseur 3 Liaison gemeente 28 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

16 Ad 1: Het Hoofd Sectie Gemeenten zit namens de lokale gemeentesecretaris in het ROT voor de operationele aansturing van de gemeentelijke processen. Het hoofd sectie gemeente onderhoudt contact met de voorzitter van het GMT. Ad 2: De procesadviseur ondersteunt het hoofd sectie gemeenten en adviseert hem over de samenhang van de gemeentelijke processen en de verdere procesgang Ad 3: De liaison van de getroffen gemeente brengt lokale kennis in Op verzoek van de getroffen gemeenten kan een beroep worden gedaan op een regionale pool die bestaat uit een aantal gemeentesecretarissen (functie hoofd sectie gemeenten) en medewerkers VRU/BGC (procesadviseur). Vestiging Het ROT is gevestigd in het Centrum voor Openbare Veiligheid (COV) gebouw aan de Briljantlaan te Utrecht. Alarmering Als het ROT bijeen moet komen worden alle ROT- leden gealarmeerd door de Gemeenschappelijke Meldkamer Utrecht (GMU). Alarmering van het Hoofd Sectie Gemeenten en/of de liaison gemeente in het ROT is een gemeentelijke verantwoordelijkheid. Gemeentelijk Managementteam (GMT) Het GMT bepaalt welke taken en activiteiten (betreffende mensen, tijd en middelen) georganiseerd en gepland moeten worden en handelen daar naar. Het GMT geeft sturing aan actiecentra en verdeelt werkzaamheden conform de afspraken of planning en bewaakt de voortgang. Het GMT wordt ingesteld als twee of meer gemeentelijke processen moeten worden opgestart. Taak, rol en verantwoordelijkheid GMT Geeft leiding aan de uitvoering van de gemeentelijke processen, binnen de afstemmingsvoorwaarden van het ROT. De voorzitter van het GMT stemt de activiteiten af met het Hoofd Sectie Gemeenten in het ROT. Stuurt alle actiecentra van de gemeente aan. Zorgt voor afstemming tussen de taken van de gemeentelijke processen. Schept praktische voorwaarden om alle bestrijdingsactiviteiten geheel te kunnen beheersen. Breidt gevraagde en ongevraagde adviezen voor en legt deze voor aan het ROT. Bijstandsverzoeken afhandelen (via het ROT). Zet opdrachten uit richting de actiecentra van de betreffende gemeentelijke crisisbeheersings-processen. Samenstelling Technisch voorzitter Gemeentelijke procesverantwoordelijken Notulist/ Logboekschrijver Vestiging Het GMT is in de meeste gemeenten gevestigd in het stadhuis/ gemeentehuis. Alarmering Het GMT wordt gealarmeerd na overleg met/ en op last van de burgemeester en/of gemeentesecretaris. 30 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

17 Gemeentelijk Actiecentrum (Ac) Ieder gemeentelijk crisisbeheersingsproces heeft een eigen Ac. Een Ac staat onder leiding van een hoofd. Het hoofd actiecentrum geeft operationele leiding aan het actiecentrum en werkt, ten tijde van een crisis, onder verantwoordelijkheid van de procesverantwoordelijke. De Ac s bestaan uit aangewezen medewerkers. Het aantal medewerkers hangt samen met de grootte van het incident en/of de hoeveelheid uit te voeren taken. Het Commando Plaats Incident (CoPI) Zodra multidisciplinair overleg gewenst is bij een crisis, wordt ná het zogenaamde motorkapoverleg (brandweer, politie en geneeskundig), een CoPI ingericht (vanaf GRIP 1). Zoals de naam al doet suggereren wordt het CoPI nabij de plaats van het incident of de crisis ingericht en zorgt voor de operationele berichtgeving aan het ROT. Het CoPI is als volgt samengesteld: Leider CoPI (Hoofd Officier van Dienst) Adviseur Brandweer (OVD-B) Adviseur Politie (OVD-P) Adviseur Geneeskundig (OVD-G) Adviseur/liaison gemeente Woordvoerder VRU IV Gemeentelijke (sleutel) functionarissen Burgemeester Bij een crisis heeft de burgemeester het opperbevel. Iedereen die voor de gemeente aan de bestrijding van de crisis deelneemt, staat onder zijn/haar bevel. De commissaris van de Koningin en/of de minister van BZK hebben de bevoegdheid aanwijzingen te geven aan de burgemeester. Over het gevoerde beleid en de genomen beslissingen tijdens de crisis moet de burgemeester achteraf verantwoording afleggen aan de gemeenteraad. College van B&W Voor de voorbereiding van de crisisbeheersings-organisatie als geheel is het college van burgemeester en wethouders bestuurlijk verantwoordelijk. Gemeentesecretaris De gemeentesecretaris is als hoofd van de gemeentelijke organisatie eindverantwoordelijk voor de operationele en beleidsmatige voorbereiding op een crisis. Hiermee is hij de belangrijkste gemeentelijke adviseur van de burgemeester in het GBT. De gemeentesecretaris heeft dus een rol in de koude fase, de warme fase en de nafase. Liaison gemeente in het CoPI De liaison gemeente in het CoPI zit ten behoeve van de gemeentelijke processen in het CoPI. De liaison gemeente in het CoPI analyseert het incident en vertaalt dit naar de eigen gemeentelijke organisatie en treft de benodigde maatregelen /voorzieningen. Adviseur Crisisbeheersing in het GBT In het GBT bewaakt de ACB het proces. Hij/zij is alert op operationele versus bestuurlijke zaken, mono- en multidisciplinaire 32 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

18 zaken, relevante wet- en regelgeving en andere relevante zaken m.b.t. de ramp en/of crisis. Hij/zij bewaakt binnen het GBT de voortgang van het proces en de uitgezette acties m.b.t. de gemeentelijke processen. Procesverantwoordelijken Voor elk gemeentelijk proces is een procesverantwoordelijke aangewezen. Onder zijn/haar leiding vinden de voorbereiding op en de uitvoering van activiteiten binnen het betreffende proces plaats. De procesverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het beheer van het draaiboek en het opleiden en oefenen van personeel en heeft in de warme fase zitting in het GMT. V Crisisbeheersingsprocessen Cluster A: Bron en effectbestrijding Procesverantwoordelijke: Brandweer - Regionaal Commandant 1. Bestrijden van brand en emissie gevaarlijke stoffen 2. Redden en technische hulpverlening 3. Ontsmetten van mens en dier 4. Ontsmetten voertuigen en infrastructuur 5. Waarnemen en meten 6. Waarschuwen van de bevolking 7. Toegankelijk maken en opruimen Hoofden Actiecentra gemeentelijke processen Elk gemeentelijke proces heeft een hoofd actiecentrum. Deze geeft operationele leiding aan het actiecentrum en werkt, ten tijde van een crisis, onder verantwoordelijkheid van de procesverantwoordelijke. Hoofd Sectie Gemeente Het Hoofd Sectie Gemeente zit namens de gemeentesecretaris in het ROT voor operationele adviezen over de gemeentelijke processen. Het hoofd sectie gemeente onderhoudt contact met de voorzitter van het GMT. Het hoofd sectie gemeente kan worden ondersteund door: een liaison uit de getroffen gemeente welke voorziet in lokale kennis en een adviseur crisisbeheersing uit de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) of een medewerker van Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing (BGC) van de VRU. Liaison gemeente in het ROT Een medewerker van de getroffen gemeente met veel lokale kennis. Adviseert het hoofd sectie gemeente over specifiek lokale aangelegenheden. Cluster B: Geneeskundige hulpverlening Procesverantwoordelijke: GHOR - Regionaal Geneeskundige Functionaris 8. Geneeskundige Hulpverlening-somatisch 9. Preventieve Openbare Gezondheidszorg (incl. inzamelen besmette waren) 10. Geneeskundige Hulpverlening-psychosociaal Cluster C: Rechtsorde en verkeer Procesverantwoordelijke: Politie Utrecht - Korpschef Regiopolitie dan wel het Openbaar Ministerie - (Hoofd) Officier van Justitie 11. Ontruimen en evacueren 12. Afzetten en afschermen 13. Verkeer regelen (verkeerscirculatie) 14. Handhaven openbare rechtsorde 15. Identificeren slachtoffers 16. Begidsen 17. Strafrechtelijk onderzoek 34 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

19 Cluster D: Bevolkingszorg Procesverantwoordelijke: Gemeente - Burgemeester 18. Voorlichten en informeren 19. Opvangen en verzorgen 20. Uitvaartverzorging 21. Registratie van slachtoffers 22. Voorzien in primaire levensbehoeften 23. Registratie van schade en afhandeling 24. Milieuzorg 25. Nazorg Algemene en ondersteunende processen a. Alarmering; b. Communicatie; c. Logistiek d. Registratie; en Verslaglegging; e. Evaluatie; f. Archivering. De algemene en ondersteunende processen dienen door alle procesverantwoordelijken van alle disciplines te worden uitgevoerd. Cluster B: Geneeskundige hulpverlening 8. Geneeskundige Hulpverlening-somatisch 9. Preventieve Openbare Gezondheidszorg 10. Geneeskundige Hulpverlening-psychosociaal Cluster C: Rechtsorde en verkeer 1 1. Ontruimen en evacueren 12. Afzetten en afschermen 13. Verkeer regelen 14. Handhaven openbare rechtsorde 15. Identificeren slachtoffers 16. Begidsen 17. Strafrechtelijk onderzoek Cluster D: Bevolkingszorg 18. Voorlichten en informeren 19. Opvangen en verzorgen 20. Uitvaartverzorging 21. Registratie van slachtoffers 22. Voorzien in primaire levensbehoeften 23. Registratie van schade en afhandeling 24. Milieuzorg 25. Nazorg Cluster A: Bron en effectbestrijding 1. Bestrijden van brand en emissie gev. stoffen 2. Redden en technische hulpverlening 3. Ontsmetten van mens en dier 4. Ontsmetten voertuigen en infrastructuur 5. Waarnemen en meten 6. Waarschuwen van de bevolking 7. Toegankelijk maken en opruimen Verkeer en vervoer Gevaarlijke Volksgezondheid Infrastructuur Natuurrampen Bevolking Overige Luchtvaartongeval Ongeval op het water Verkeersongevallen op het land Ongeval met brandb.expl. stoffen Ongeval met giftige stof Ongeval met radioactieve stoffen Bedreiding volksgezondheid Ziektegolf Ongeval in tunnels Branden in grote gebouwen Instortingen van gebouwen Uitval nutsvoorzieningen Paniek in menigten Grootschalige ordeverstoringen Overstromingen Natuurbranden Extreme weersomstandigheden Ramp op afstand Terroristische bedreiging 36 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

20 VI Standaard agenda vergadering GBT VII Juridische noodmaatregelen 1 Opening - voorstelronde - bespreken gewenste samenstelling GBT - vaststellen agenda 2 Besluitenlijst laatste vergadering GBT (vanaf 2e vergadering) 3 Situatierapportage (sitrap vanuit het ROT) 3) 3 a Beeldvorming huidige situatie 3 b Beeldvorming te verwachten situatie 4 Oordeelsvorming - benoemen van keuzes/alternatieven 5 Besluitvorming - besluiten over voorstellen ROT - noodwetgeving - accorderen bijstand 6 Communicatie - beeld in de media en samenleving - advies ROT - advies communicatieadviseur GBT - bepalen persmoment 7 Samenvatten besluiten Evt. korte schorsing 4) ; terugkoppeling besluiten aan ROT 8 Scenario s langere termijn - opstarten en borgen proces nazorg 9 Volgende vergadering 3) Het ROT is gehuisvest in Utrecht. Om de eerste GBT vergadering snel te kunnen voorzien van een eerste sitrap wordt nagedacht over een eerste sitrap vanuit het CoPI. Daarna neemt het ROT die rol dan over. 4) Schorsing: tijd voor overleg Burgemeester met Operationeel Leider in het ROT en voorbereiden persmoment. Een noodbevel is gericht tegen één of meerdere personen een noodverordening is algemeen geldend. Voorbeeld noodbevel: Jongeren mogen niet meer rondhangen in een specifieke wijk. Voorbeeld noodverordening: Niemand mag rondhangen in een specifieke wijk a) Is het/de noodbevel/noodverordening niet in strijd met relevante artikelen uit de: Gemeentewet (art. 149a, 172, 173, 174, 175 en 176); Wetboek van strafrecht (art. 184 en 443); Wetboek van strafvordering (art. 540); Grondwet (art. 6, 9, 10, 12 en 15); Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de mens en de fundamentele Vrijheden (art. 5 en 8). b) Is het/de noodbevel/noodverordening niet in strijd met: het beginsel van proportionaliteit; het beginsel van willekeur; algemene rechtsbeginselen. c) Voldoet het/de noodbevel/noodverordening aan andere kwaliteitseisen van wet- en regelgeving o.a.: doeltreffend en doelmatig; uitvoerbaar en handhaafbaar; eenvoudig, duidelijk en toegankelijk. d) Adviseer of de voorgenomen maatregelen rechtstreeks tot een of meer burgers moeten worden gericht. Zo ja: bevel ex artikel 175. van de Gemeentewet: bij voorkeur op schrift; bij aanhouden situatie overgaan naar noodverordening ex art Juridische noodmaatregelen bekend maken/ter kennis brengen aan: de gemeenteraad en tevens laten bekrachtigen, de CdK, de OvJ, het hoofd van het arrondissementsparket. 38 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

21 VIII Afkortingenlijst Ac Actiecentrum OL Operationeel Leider ACB Adviseur Crisisbeheersing OM Openbaar Ministerie AGS Adviseur Gevaarlijke Stoffen OOV Openbare Orde en Veiligheid APV Algemene Plaatselijke Verordening OvD Officier van Dienst BGC Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing OvJ Officier van Justitie BIR Besluit Informatie inzake rampen en zware ongevallen PCC Provinciaal Coördinatiecentrum BRI Besluit Rampbestrijdingsplannen Inrichtingen PMK Politiemeldkamer BRZO Besluit Risico Zware Ongevallen PU Politie Utrecht BZK Min. Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties RBP Rampbestrijdingsplan CBP Crisisbeheersingsplan RCBT Regionaal Coördinerend Beleidsteam CdK Commissaris van de Koningin ROC Regionaal Operationeel Centrum CoPI Coördinatie Plaats Incident ROT Regionaal Operationeel Team COV Centrum voor Openbare Veiligheid RGF Regionaal Geneeskundig Functionaris CPA Centrale Post Ambulancevervoer RGS Register Gevaarlijke Stoffen CRAS Centraal Registratiebureau Afhandeling Schade RIT Rampen Identificatie Team CRIB Centraal Registratie en Informatiebureau RIVM Rijks Instituut voor Volksgezondheid en Milieu CvD Commandant van Dienst RRGS Risico Register Gevaarlijke Stoffen GBA Gemeentelijke Basis Administratie SGBO Staf Grootschalig en Bijzonder Optreden GBT Gemeentelijk Beleidsteam TGO Team Grootschalig Optreden GGD Gemeentelijke Gezondheidsdienst VER Veiligheidseffectrapportage GHOR Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen Voramp Voorlichting bij Rampen GMS Geïntegreerd Meldkamersysteem VR Veiligheidsrapport GMT Gemeentelijk Managementteam VROM Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieu GMU Gemeenschappelijke Meldkamer Utrecht VRU Veiligheidsregio Utrecht GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdings- Procedure V&W Ministerie van Verkeer en Waterstaat GS Gedeputeerde Staten VWA Voedsel en Waren Autoriteit HOVD Hoofd Officier van Dienst WCPV Wet Collectieve Preventie Volksgezondheid HOvJ Hoofd Officier van Justitie WKR Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding IAC Informatie- en Adviescentrum Wob Wet openbaarheid van bestuur LOCC Landelijk Operationeel Coördinatie Centrum WRZO Wet rampen en zware ongevallen MKA Meldkamer Ambulancezorg NCC Nationaal Coördinatiecentrum NN Nationaal Noodnet NRK Nederlandse Rode Kruis 40 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

22 IX Aantekeningen Aantekeningen Hier kunt u naar eigen behoefte bijvoorbeeld de NAW-gegevens van leden van bijvoorbeeld het GBT, GMT, Ac s en andere contactpersonen (externen) opnemen. 42 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september

23 Aantekeningen Colofon Uitgave: Veiligheidsregio Utrecht, 2e druk, september 2008 Samenstelling: Veiligheidsregio Utrecht, Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing Vormgeving: Hendrik Flinterman Druk: Drukkerij ZuidamUithof 44 Vademecum Gemeentesecretaris, 2e herziene druk, september 2008 Veiligheidsregio Utrecht, 2008 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de VRU.

24 Kobaltweg CE Utrecht Postbus GD Utrecht T (030) F (030) I E info@vru.nl