Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond. Toegankelijk en begaanbaar maken Deelproces 20. Organisatorisch deel

Transcriptie

1 Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Toegankelijk en begaanbaar maken Deelproces 20 Organisatorisch deel Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008

2 Inhoudsopgave organisatorisch deel 1 Inleiding Uitgangspunten Doelstelling Doelgroep Relatie met andere processen Taken andere disciplines 4 2 Procesbeschrijving en organisatie Proces Organisatie Procesverantwoordelijke Lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken Hoofd actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken Taken team Toegankelijk en begaanbaar maken Alarmering Bijstand en opschaling Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT Locatie actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken Aandachtspunten Verslaglegging Paraatheidskoffer Nazorg Verzendlijst Overzicht afkortingen 9 Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -2-

3 1 Inleiding 1.1 Uitgangspunten Dit draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken is een onderdeel van het rampenplan. Indien zich in de gemeente een calamiteit, een zwaar ongeval of ramp voordoet kan het proces Toegankelijk en begaanbaar maken opgestart worden. De activiteiten die behoren tot dit proces worden uitgevoerd volgens de regels van dit draaiboek met bijlagen. 1.2 Doelstelling Het proces Toegankelijk en Begaanbaar maken heeft tot doel: het zorg dragen voor goede aan- en afvoerwegen naar en van het rampterrein, door hinderlijke blokkades weg te nemen. Het kan hier gaan om blokkades, die belemmerend werken ten aanzien van de bron- en effectbestrijding, de uitvoering van het verkeerscirculatieplan, een ontruiming of een evacuatie. Een ander doel van het proces Toegankelijk en Begaanbaar maken is: het veiligstellen van de boven- en ondergrondse infrastructuur en het onder controle brengen van risico s ten aanzien van het rioolstelsel. 1.3 Doelgroep Intern: de procesverantwoordelijke en de leden van het lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken. Extern: de bij de hulpverlening betrokken organisaties. 1.4 Relatie met andere processen Proces 1 Alarmering De manier waarop en welke instanties en personen moeten worden gealarmeerd is sterk afhankelijk van de plaatselijke omstandigheden en het soort incident. Proces 2 Bron- en effectbestrijding Toegankelijk en begaanbaar maken is een belangrijke voorwaarde voor de toegankelijkheid van het rampterrein voor de betrokken hulpverleningsdiensten. Proces 3 Voorlichting Naast de voorlichting aan de bevolking en pers zal aandacht besteed moeten worden aan de voorlichting van de eigen medewerkers. Proces 6 Afzetten en afschermen Betreft het afzetten van wegen en/of het afschermen van terreinen en objecten teneinde ongestoorde ongevals-/rampbestrijdingsactiviteiten te kunnen laten plaatsvinden. Proces 7 Verkeer regelen Het doel van verkeer regelen is, in het kader van de rampenbestrijding, het voorkomen en/of oplossen van verkeersopstoppingen of -stremmingen in het algemeen en het voorkomen van stagnatie in de hulpverlening in het bijzonder. Proces 28 Nazorg Medewerkers van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens hun werk. Het hoofd van het actiecentrum dient hier alert op te zijn en in overleg met de procesverantwoordelijke te bepalen of medewerkers op tijd vervangen dienen te worden of dat hen (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Proces 29 Verslaglegging Voor een efficiënte bedrijfsvoering en ter mogelijke verantwoording en evaluatie zal registratie van een aantal essentiële gegevens noodzakelijk zijn. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -3-

4 1.5 Taken andere disciplines Regionale Politie Afzetten/afschermen Verkeer regelen Defensie Leveren van mensen en materieel Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -4-

5 2 Procesbeschrijving en organisatie 2.1 Proces Dit draaiboek is een organisatieplan voor het actiecentrum Toegankelijk en Begaanbaar maken. Met de uitvoering van het draaiboek is het gemeentelijk team Toegankelijk en Begaanbaar maken belast. Belangrijkste activiteiten tijdens de uitvoering van dit proces zijn in kaart brengen infrastructuur/rampterrein; opstellen van een plan voor het toegankelijk maken; operationele informatievoorziening; toegankelijkheid/opruimen binnen het rampterrein; toegankelijkheid/opruimen buiten het rampterrein; voorkomen/beperken van instortingsgevaar; bergen en opslaan van goederen van vitaal belang of grote cultuurhistorische waarde; voorlichting; evaluatie toegankelijkheid/begaanbaar maken, opruimen. afzetten van het rampterrein Hoewel voor de uitvoering van dit proces voornamelijk gebruik gemaakt wordt van gemeentelijke diensten en particuliere bedrijven, ligt de coördinatie van het proces bij de brandweer. De coördinatie door de brandweer vloeit voort uit de verantwoordelijkheid voor het primaire proces van de bron en effectbestrijding. Voor de uitvoering van het proces wordt gebruik gemaakt van materieel van de brandweer, gemeente, provincie, van particulieren (aannemers en grondverzetbedrijven) en Defensie. 2.2 Organisatie Grip 3 of 4: GBT/RBT (Burgemeester danwel coördinerend burgemeester) Grip 0: CTPI (OvD B,G of P) Grip 1: COPI (Staffunctionaris gemeenten) Grip 2,3 of 4: OT (Staffunctionaris gemeenten) Gemeente Helmond (Ambtenaar rampenbestrijding) Gemeentelijk Actiecentrum (GAC) (Hoofd actiecentrum) Actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken (Hoofd actiecentrum) Medewerkers Actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -5-

6 2.3 Procesverantwoordelijke Voor het proces Toegankelijk en begaanbaar maken is een procesverantwoordelijke aangewezen. Het proces Toegankelijk en begaanbaar maken valt onder verantwoordelijkheid van de directeur Stedelijke ontwikkeling & Beheer. De procesverantwoordelijke benoemt het hoofd actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken en is verantwoordelijk voor de inhoud en uitvoering van dit draaiboek. De ambtenaar rampenbestrijding is belast met de afstemming en uniformiteit tussen de verschillende processen en draaiboeken. 2.4 Lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken Om de werkzaamheden van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken uit te kunnen voeren is er een lokaal team samengesteld. Het team Toegankelijk en begaanbaar maken bestaat uit een hoofd actiecentrum en medewerkers actiecentrum. Het team Toegankelijk en begaanbaar maken wordt gevormd door medewerkers van de afdelingen W&E, BOR en GZ. De bereikbaarheid van het lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken is geregeld in het draaiboek Alarmering. 2.5 Hoofd Actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken Het hoofd actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken is verantwoordelijk voor de organisatie en het operationeel maken van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken. Zodra het actiecentrum Toegankelijk en Begaanbaar Maken operationeel is geeft hij dat door aan het hoofd gemeentelijk actiecentrum (verder genoemd GAC) Gemeente Helmond. Voorts bepaalt hij de taken binnen het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken en informeert/adviseert hij het hoofd GAC Gemeente Helmond. Verder informeert het hoofd van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken de medewerkers over de aard van de ramp, de te nemen maatregelen en de te volgen gedragslijnen. 2.6 Taken lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken De taken van de leden van het lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken zijn beschreven in de werkinstructies. Deze zijn opgenomen in de bijlage 1 van het operationele deel van dit draaiboek. In de paraatheidskoffer bevinden zich geplastificeerde werkinstructies. De taken en werkzaamheden van het actiecentrum Toegankelijk en Begaanbaar maken bestaan in hoofdlijnen uit: 1. Opruimen van obstakels 2. Het afvoeren van puin. 3. Het onder controle brengen van risico s 4. Inhuren van derden 5. Het leveren en plaatsen van afzetmateriaal 1. Opruimen van obstakels het ontsluiten van toegangswegen het verwijderen van verkeersgeleiding Indien de reguliere wegafsluitingen niet door de parate diensten (politie, brandweer of GHOR) zelf kunnen worden weggenomen zal dat door of vanwege de afdeling Wijkonderhoud en Exploitatie worden gedaan. 2. Afvoeren van puin Het afvoeren van puin naar een daarvoor bestemde plaats. Eventueel hiervoor braakliggende terreinen beschikbaar stellen, in overleg met het GAC. Indien justitieel onderzoek noodzakelijk is, tijdelijk een depot aanleggen. Samenwerking met de brandweer kan noodzakelijk zijn omdat deze belast is met het bevrijden van slachtoffers onder puin. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -6-

7 3. Het onder controle brengen van risico s Het in overleg met de brandweer onder controle brengen en het regelen van de bestrijding van risico's voor het rioleringsnet, verbonden aan het vrijkomen van schadelijke en/of explosieve gassen, dampen, vloeistoffen of vaste stoffen. De samenwerking met de brandweer is nodig omdat deze primair belast is met de veiligheid op het rampterrein en de bestrijding van ongevallen met gevaarlijke stoffen. 4. Inhuren van derden Het voorbereiden van het inhuren van diensten door derden op civieltechnisch terrein, het operationaliseren daarvan en het houden van toezicht op de aan hen opgedragen werkzaamheden. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen van in te schakelen derden. Het is noodzakelijk dat er een goede registratie wordt bijgehouden ten behoeve van werk- en wachttijden m.b.t. verrekeningen; evaluatie van de uitgevoerde taak. Vaste onderdelen van de registratie zijn: tijd van alarmering en opkomst eenheden materieel en mensen geven opdrachten aan aannemers omschrijving van de uitgevoerde activiteiten en het verloop van de actie. 5. Het leveren en plaatsen van afzetmateriaal. Het betreft hier vooral eigen afzetmateriaal voor zover dat voor handen is. 2.7 Alarmering Door middel van de Communicator (belcomputer) wordt het lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken gealarmeerd. De bereikbaarheid van het lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken is geregeld in het draaiboek alarmering. In het draaiboek alarmering is aangegeven wie geautoriseerd is om het lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken te alarmeren. Ook kan de hulp worden ingeroepen van Defensie (via het GAC). 2.8 Bijstand en opschaling Indien er onvoldoende medewerkers beschikbaar zijn om het proces Toegankelijk en begaanbaar maken uit te voeren dan kan via het GAC Helmond een beroep worden gedaan op andere afdelingen van de gemeente en op medewerkers van buurgemeenten. Medewerkers die bijstand verlenen melden zich in het gemeentehuis bij het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken. Ook kan via het OT een beroep worden gedaan op Defensie Verder in te schakelen in overleg met het GAC: Infrastructuur: RWE Obragas, Gasunie, NRE, Essent, E-on, Nuon, Tennet, Pro Rail, Brabant Water en waterschappen. Terreineigenaren, Particuliere bedrijven (aannemers), Reiniging, Militaire eenheden. De dienst bouwen en wonen, Milieudienst. 2.9 Aanspreekpunt binnen gemeente voor COPI en OT Bij een CTPI (GRIP 0) kan één van de OVD-en de gemeente waarschuwen via de Meldkamer. (bv. de storingsdienst, piketdienst of ambtenaar rampenbestrijding van de betreffende gemeente). Vanaf GRIP 1 is de ambtenaar rampenbestrijding in eerste instantie het aanspreekpunt voor de staffunctionaris gemeenten in het COPI dan wel OT. Zodra er een gemeentelijk actiecentrum wordt ingericht zal het hoofd daarvan fungeren als aanspreekpunt voor het COPI dan wel OT. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -7-

8 2.10 Locatie actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken Het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken is ondergebracht in het Stadskantoor, 3 e fase, kamer te Helmond Aandachtspunten Het begaanbaar maken en/of houden van wegen van en naar het rampterrein waaronder begrepen het eventueel aanleggen van noodvoorzieningen. Het eventueel aanleggen van een tijdelijk depot voor puin in geval justitieel onderzoek nodig is. Het regelen van afzettingsmiddelen. Het in overleg met de brandweer onder controle brengen en het regelen van de bestrijding van risico's voor het rioleringsnet, verbonden aan het vrijkomen van schadelijke en/of explosieve gassen, dampen, vloeistoffen of vaste stoffen. Zonodig hulp inroepen van derden (aannemers) die op diverse terreinen personen en materieel beschikbaar kunnen stellen. Adviseren van de brandweer over instortingsgevaar van woningen en andere gebouwen (door bijvoorbeeld bouwkundige expertise van Bouw- en Woningtoezicht). Onderhoud netwerken met externe relaties (Aannemers, grondwerkers, loonwerkers, rioleringsbedrijven etc.) 2.12 Verslaglegging Voor de verantwoording en de evaluatie van het proces is het noodzakelijk dat alle werkzaamheden en genomen besluiten worden bijgehouden in het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken. Voor de benodigde formulieren (logboekformulieren, presentielijsten en de situatierapporten) wordt verwezen naar het draaiboek Verslaglegging (proces 29) Paraatheidskoffer Het lokale team Toegankelijk en begaanbaar maken kan gebruik maken van de middelen uit de paraatheidskoffer. Deze koffer staat in het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken. De inhoud van de paraatheidskoffer is beschreven in bijlage 3 van het operationele deel Nazorg Medewerkers van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken kunnen geconfronteerd worden met traumatische ervaringen tijdens de uitoefening van het werk. Het hoofd van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken dient hier alert op te zijn en in overleg met het GAC Helmond te bepalen of medewerkers op tijd vervangen dienen te worden dan wel dat hen (slachtoffer)hulp geboden dient te worden. Voor een beschrijving van dit proces wordt verwezen naar het draaiboek nazorg (proces 28). Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -8-

9 2.15 Verzendlijst Gedeputeerde Staten van Noord Brabant Commissaris van de Koningin Hoofd officier van Justitie Rijkswaterstaat directie Noord Brabant Waterschap de AA Waterschap de Dommel Regionale Brandweer Zuidoost-Brabant Veiligheidsregio Zuidoost Brabant Aangrenzende gemeenten Digitaal handboek Rampenbestrijding Regio Zuidoost-Brabant COMPAS GAC Helmond Exemplaren t.b.v. gemeentelijke organisatie Paraatheidskoffer leden lokaal team Toegankelijk en begaanbaar maken Archief 2.16 Overzicht afkortingen ARB Ambtenaar Rampenbestrijding BZK Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties COPI Commando Plaats Incident CRAS Centrale Registratie Afhandeling Schaden CRIB Centraal Registratie- en Informatiebureau CTPI Coördinatieteam Plaats Incident GAC Gemeentelijk Actiecentrum GBA Gemeentelijke Basisadministratie GBT Gemeentelijk Beleidsteam GHOR Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen GRIP Gecoördineerde Regionale Incidentbestrijdingsprocedure GZ Geestelijke Zorg NRK Nederlands Rode Kruis O&E Ontruimen en Evacueren OT Operationeel Team O&V Opvang & Verzorging OVD Officier van Dienst PSHOR Psychosociale Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen RBT Regionaal Beleidsteam SITRAP Situatierapport TGBM Toegankelijk en begaanbaar maken VL Voorlichting Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Organisatorisch Gemeente Helmond -9-

10 Gemeentelijk Draaiboek, gemeente Helmond Toegankelijk en begaanbaar maken Deelproces 20 Operationeel deel Gemeente Helmond Vastgesteld door burgemeester en wethouders d.d. 23 december 2008

11 Inhoudsopgave operationeel deel 1 Operationeel deel Inleiding Alarmering en plaats van opkomst Actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel maken actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken 3 4 Bijlagen Bijlage 1: werkinstructies 4 Bijlage 2: Overzicht van in te schakelen derden 7 Bijlage 3: inhoud paraatheidskoffer 8 Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel Gemeente Helmond -2-

12 1 Operationeel deel 1.1 Inleiding Het operationele deel van het draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken is bedoeld als leidraad voor de uitvoering van het proces. 1.2 Alarmering en plaats van opkomst Na de alarmering gaat u naar de locatie van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken (Stadskantoor, kamer ) of naar een andere, bij de oproep aangegeven locatie. 1.3 Actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken Het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken is ondergebracht in kamer van de 3 e fase van het Stadskantoor, Weg op den Heuvel 35 te Helmond. Voor het operationeel maken van het actiecentrum wordt u verwezen naar de bijlage 1 van het operationeel deel: Werkinstructies hoofd actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel Gemeente Helmond -3-

13 Bijlagen Bijlage 1 Werkinstructies Werkinstructie procesverantwoordelijke Toegankelijk en Begaanbaar maken 1. Is verantwoordelijk voor het proces Toegankelijk en Begaanbaar maken in de voorbereidende fase; 2. Zorg er voor dat mensen opgeleid en geoefend zijn voor het proces Toegankelijk en Begaanbaar maken; 3 Draagt zorg voor de evaluatie van het proces Toegankelijk en begaanbaar maken; 4 Is lid van het GAC en pleegt in het GAC overleg met de overige gemeentelijke procesverantwoordelijken. De procesverantwoordelijke draagt daarbij zorg voor een goede afstemming van het proces Toegankelijk en begaanbaar maken met de overige in uitvoering zijnde processen. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel Gemeente Helmond -4-

14 Werkinstructie Hoofd Actiecentrum Toegankelijk en Begaanbaar maken 1 Heeft de leiding over en coördineert de verschillende werkzaamheden binnen het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken; 2 Organiseert het inrichten van het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken; 3 Draagt zorg voor de bereikbaarheid van zijn medewerkers via (mobiele) telefoons, fax of andere verbindingsmiddelen; 4 Informeert het GAC Helmond als het actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken operationeel is; 5 Bepaalt de behoefte aan personeel en voorziet tevens in deze behoefte; 6 Controleert of voldoende middelen voorhanden zijn in het actiecentrum; 7 Vertaalt opdrachten van het hoofd GAC in opdrachten en instructies voor de overige leden van het actiecentrum; 8 Organiseert werkschema s inclusief afspraken over opvolging en beschikbaarheid bij langdurige inzet; 9 Brengt het hoofd GAC op de hoogte van eventuele bijstandsaanvragen voor extra personeel of externe deskundigheid (bijvoorbeeld aannemers); 10 Bewaakt een goede samenwerking in het actiecentrum met de externe relaties; 11. Houdt een logboek bij (zie deelproces verslaglegging); 12. Informeert en adviseert het hoofd GAC Helmond met betrekking tot het verder opschalen van het proces Toegankelijk en begaanbaar maken; 13. Stuurt het GAC Helmond op afgesproken tijdstippen een situatierapport (SITRAP); 14. Regelt via het GAC dat personeel tijdig wordt afgelost en indien nodig aandacht wordt besteed aan verzorging en nazorg van de medewerkers. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel Gemeente Helmond -5-

15 Werkinstructie medewerkers Toegankelijk en Begaanbaar maken 1. Wordt ingezet onder leiding van hoofd actiecentrum Toegankelijk en begaanbaar maken; 2. Is verantwoordelijk voor werkzaamheden met betrekking tot het begaanbaar houden van wegen: Het plegen van noodherstel; Het verwijderen van obstakels; Het assisteren van de brandweer bij het schoonmaken (opruimen olie, chemicaliën). 3. Is verantwoordelijk voor alle werkzaamheden met betrekking tot het afvoeren van puin; 4. Is verantwoordelijk voor de werkzaamheden met betrekking tot het afrasteren van terreinen en wegen; 5. Is verantwoordelijk voor alle werkzaamheden met betrekking tot verkeersomleidingen, te weten: Het ontsluiten van toegangswegen; Het plaatsen en verwijderen van routeborden en andere signaleringen; Het tijdelijk geschikt maken van doorgangsroutes. 6. Is verantwoordelijk voor alle werkzaamheden met betrekking tot de waterhuishouding, dit houdt o.a. in: het nemen van maatregelen tegen dreigende overstromingen; het bestrijden van wateroverlast/overstromingen. 7. Is aanspreekpunt voor het hoofd actiecentrum Toegankelijk en Begaanbaar Maken; 8. Informeert het hoofd actiecentrum Toegankelijk en Begaanbaar Maken over de werkzaamheden; 9. Houdt een logboek bij van de eigen activiteiten; 10. Verzamelen van zoveel mogelijk gegevens over riolen, ondergrondse en bovengrondse infrastructuur, alsmede tekeningen van de gebouwen, op het rampterrein en in de directe omgeving daarvan. Dit geldt ook voor het beschikbaar hebben van gewenst kaartmateriaal. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel Gemeente Helmond -6-

16 Bijlage 2 Overzicht van in te schakelen derden Voor deze lijst wordt verwezen naar het actuele overzicht welk aanwezig is in de storingskoffer van de storingsdienstambtenaar. Tevens is deze aanwezig in de paraatheidskoffer. Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel Gemeente Helmond -7-

17 Bijlage 3 Inhoud paraatheidskoffer Onderdeel Aantal Zelf in te vullen naar behoefte met: Kantoorartikelen Procesgerelateerde artikelen Div Hesjes Div Diverse informatie Div Rampenplan 1 Gemeentelijke draaiboeken 1 set Lijst met gegevens van aannemers e.d. 4 Plattegronden 4 Gemeentegids 4 Werkinstructies 1 set Formulieren t.b.v. verslaglegging Div Draaiboek Toegankelijk en begaanbaar maken Operationeel Gemeente Helmond -8-