Oranje Boven! Programma Bevolkingszorg Veiligheidsregio Utrecht

Transcriptie

1 Oranje Boven! Programma Bevolkingszorg Veiligheidsregio Utrecht AB, maart 2012

2 Inhoudsopgave Samenvatting 3 1. Inleiding Aanleiding Doelstelling en uitgangspunten Leeswijzer programma Relatie met andere planvormen 7 2. Verleden: Waar komen we vandaan? Actieprogramma Versterking gemeentelijke processen 8 rampenbestrijding Uniforme planvorming draaiboeken gemeentelijke processen Poolvorming gemeentelijke processen Opleidings-, trainings en oefen (OTO) activiteiten voor de 9 gemeentelijke crisisbeheersing Basiszorgniveau Bevolkingszorg Vademecums Mono- bijdrage aan multidisciplinaire activiteiten 9 3. Heden: Waar staan we nu? Resultaten Ronde de Vos II Kwaliteit en praktijkervaring Lokale borging beleid en betrokkenheid bestuur en management Risicobeheersing gemeentelijke kolom Crisisbeheersing gemeentelijke kolom Toekomst versterking gemeentelijke kolom Wet Veiligheidregio s Referenties Bevolkingszorg Referentiekader Regionaal Crisisplan RADAR Gemeentetoets Toekomst: Waar gaan we naar toe? 17 2

3 Samenvatting Doel programma Bevolkingszorg: Verdere versterking van de gemeentelijke kolom in de Veiligheidsregio Utrecht met het in acht nemen van de vereisten vanuit de Wet Veiligheidsregio s en de ambitie van de Utrechtse gemeenten en de VRU. Om invulling te geven aan het Actieprogramma Versterking gemeentelijke processen rampenbestrijding heeft de VRU in samenwerking met de Utrechtse gemeenten in de periode , een aantal activiteiten gerealiseerd om de gemeentelijke crisisbeheersing te professionaliseren. Zo zijn er voor de gemeentelijke processen uniforme draaiboeken en is er poolvorming gerealiseerd. Deze poolvorming richt zich op bijstand ten tijde van een incident. Conform de planvorming van de gemeentelijke kolom worden er opleidings-, trainings- en oefenactiviteiten voor sleutelfuncties in de gemeentelijke crisisbeheersing aangeboden. Daarnaast is er het zelfdiagnose-instrument Basiszorgniveau Bevolkingszorg (kwaliteits-instrument van de gemeentelijke organisatie) en zijn er diverse vademecums (handreikingen voor gemeentelijke sleutelfuncties in de gemeentelijke crisisbeheersing) ontwikkeld. Ook is er samen met de Utrechtse gemeenten monodisciplinair een bijdrage geleverd aan multidisciplinaire producten. Heden: Waar staan we nu? Sinds 2005 hebben de hiervoor genoemde activiteiten, volgens de Utrechtse gemeenten, de crisisbeheersingsorganisatie verbetert. Tevens is een verhoging merkbaar van het bewustzijn en de betrokkenheid. Ook wordt er een verbetering geconstateerd in de interne borging van capaciteit en de crisisbeheersingsorganisatie/ en structuur. Bovendien is er een verbetering zichtbaar in de borging van beschikbaarheid, bereikbaarheid, middelen en de ervaring met incidenten. Met het oog op de toekomst zijn er nog wel aandachtspunten. Dit zijn: - aanwezige borging beschikbaarheid & bereikbaarheid van gemeentelijke crisisfunctionarissen dient nader verbeterd te worden; - borging vakbekwaamheid van gemeentelijke crisisfunctionarissen; - borging van crisisbeheersing in tijd, middelen, bezetting en financiën binnen de individuele gemeentelijke organisatie; - bij veel gemeenten ligt er meer prioriteit bij integrale veiligheid dan op crisisbeheersing. Daardoor wordt er minder geïnvesteerd in middelen en mensen t.b.v. crisisbeheersing. Toekomst: Waar gaan we naar toe? 1. Gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie (Bevolkingszorg) en bezetting moet efficiënter en effectiever; dit betreft het vraagstuk over de te kiezen organisatievorm en de schaalindeling van de crisisbeheersingsorganisatie. In de huidige crisisbeheersingsorganisatie vult iedere eigenstandige Utrechtse gemeente de bezetting voor organisatie voor de gemeentelijke kolom in. Alle 26 eigenstandige organisaties leiden op en dragen zorg voor de borging hiervan. Deze constructie levert spanning op voor het beheer en borging van de kwantiteit evenals de kwaliteit van de gemeentelijke crisisorganisatie. Het effect van een efficiëntere en effectievere organisatie zou een vermindering van benodigde menskracht kunnen zijn. Zo kan er een stap in kwaliteit even als in kwantiteit als tevens in borging worden gemaakt in de gemeentelijke crisisbeheersing voor de gehele Veiligheidsregio Utrecht. 3

4 Randvoorwaarden/ uitgangspunten om te komen tot een efficiëntere en effectievere gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie en de bezetting daarvan. - de vereisten van de Wet veiligheidsregio s besluit veiligheidsregio s (zie 3.2) zijn geborgd in de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie; - de OvD-Bevolkingszorg in het CoPI is ingebed en geborgd; - de Algemeen Commandant Bevolkingszorg in het ROT is ingebed en geborgd; - resourcemanagement (ondersteuning in mensen/middelen) is ingebed en geborgd in team bevolkingszorg; - Er dient bij het voorstel/model een balans gezocht te worden tussen doelmatigheid en doeltreffendheid in relatie tot de lokale betrokkenheid bij de uitvoering van de gemeentelijke processen; Lokale betrokkenheid en invloed dient behouden te blijven; - Bij voorstellen dient rekening gehouden te worden met de kans dat een gemeentelijk proces bij een incident gaat spelen. De kans dat bijvoorbeeld een proces als voorlichten & informeren gaat spelen is groter dan een proces als CRAS, zoals blijkt uit de aanwezige praktijkervaring. - Er zal bij de bezetting van de organisatie rekening moeten worden gehouden met de borging van de expertise. Dit zijn de volgende expertisegebieden: Crisiscommunicatie; Voor crisiscommunicatie zal een eigen programma worden opgesteld. Nazorg; Kennis wettelijk kader ten tijde van crisis; Ondersteuning voor actiecentra op procesmatigniveau; Ondersteuning (mogelijk ervaringsdeskundige) t.b.v. beleidsteam, GMT en actiecentra; - Versterking borging bereikbaarheid en beschikbaarheid van de gemeentelijke kolom - Het voorstel/model dient voorzien te zijn van welke knelpunten er worden opgelost, welke voor- en nadelen betreffende voorstel heeft en welke financiële consequenties dit met zich meebrengt. - De mogelijkheid tot uitbesteding van gemeentelijke processen dient nader onderzocht te worden. 2. Vrijblijvendheid voorbereiding crisisbeheersing voorbij; onder andere door deelname aan OTO-activiteiten te garanderen, planvorming beter vorm te geven en in te bedden om paraatheid te versterken. De Utrechtse gemeenten zijn van mening dat de vrijblijvendheid van deelname aan OTOactiviteiten er af moet. Uit de praktijk blijkt dat de kwaliteit van de gemeentelijke crisisfunctionarissen onvoldoende gegarandeerd is. Bovendien dienen er kwaliteitseisen voor gemeentelijke crisisfunctionarissen gedefinieerd (aansluitend op project GROOT 1 ) te worden maar moet er ook voor de borging aandacht zijn. Bij borging moet gedacht worden aan realisatie van de OTO-verplichting en op welke wijze we dit willen gaan doen. Naast voorgaande heerst er een spanning tussen het leggen van de prioriteit op deelname aan OTO-activiteiten versus de dagdagelijkse taakstelling van de gemeentelijke organisatie. Voorgaande geeft de urgentie aan om kwaliteit te definiëren en te borgen voor gemeentelijke crisisfunctionarissen. Dit sluit tevens aan op het besluit personeel veiligheidsregio s waarin de kwaliteitseisen van de gemeentelijke crisisfunctionarissen niet geborgd zitten. Dit in tegenstelling tot brandweer-, GHOR- en multidisciplinaire crisisfuncties. Bij een intensievere samenwerking van gemeenten op het gebied van de gemeentelijke crisisbeheersing dient de kwaliteit gedefinieerd en geborgd te worden. Dit om zodoende de kwaliteit te kunnen garanderen bij uitwisseling van medewerkers tussen gemeenten onderling. 1 Project GROOT is een landelijke projectgroep bestaande uit regionale en lokale coördinatoren gemeentelijke processen die het initiatief hebben genomen om kwaliteit voor gemeentelijke kolom te definiëren. 4

5 3. Actualisatie en doorontwikkeling bestaande producten van gemeentelijke kolom (bevolkingszorg); Voor de operationele taken binnen de gemeentelijke crisisbeheersing zijn steeds operationele documenten beschikbaar (zoals vademecums en basiszorgniveau Bevolkingzorg). De huidige producten van de gemeentelijke kolom moeten blijven en doorontwikkeld worden. Hierbij moet gedacht worden aan: - Eenduidige planvorming voor de gemeentelijke activiteiten (conform gekozen organisatievorm); - OTO-activiteiten doorontwikkelen. Deze geven een impuls aan kennis, betrokkenheid en professionaliteit. Een aandachtspunt is het up-to-date houden van de kennis, betrokkenheid en professionaliteit. - Het zelfdiagnose-instrument Basiszorgniveau bevolkingszorg moet doorontwikkeld worden en het beheer moet geborgd worden. - De huidige pools moeten worden ingebed of doorontwikkeld worden in/ naar de gekozen organisatievorm voor de gemeentelijke organisatie. - Blijven investeren in het netwerk van gemeentesecretarissen en adviseurs crisisbeheersing en mogelijk uitbreiden naar andere gemeentelijke partners. 4. De vakgroep Bevolkingszorg in de Veiligheidsregio Utrecht positioneren; de Vakgroep wil goed zichtbaar zijn, zodat zij door de gemeenten te allen tijde benaderd kan worden. Om voorgaande voornemens te bereiken zal bevolkingszorg binnen de VRU-organisatie zoveel mogelijk de facilliterende, coördinerende, initiërende, beleidsondersteunende, uitvoerende, organiserende, afstemmende, informerende, innoverende, flexibele en aanjagende rol en positie innemen. Samengevat: Als we de 4 bovenstaande speerpunten vertalen naar activiteiten voor 2012, dan ziet er dat schematisch als volgt uit. Deze activiteiten worden in 2012 in projectvorm opgepakt. 5

6 1. Inleiding Missie De VRU is dé multidisciplinaire dienstverlener in het publieke veiligheidsdomein in de regio. De VRU is als netwerk- en kennisplatform een aanspreekpunt voor veiligheidsvraagstukken in de regio. Dit alles met als doel om de veiligheid in het verzorgingsgebied zo goed mogelijk te borgen en bij te dragen aan de continuïteit van maatschappelijk en economisch leven. De VRU ontwikkelt zich verder als netwerkorganisatie, waarbij samenwerkingsrelaties met een groot aantal netwerkpartners in het verzorgingsgebied en met buurregio s worden ontwikkeld en geborgd. Visie De VRU ontwikkelt zich als kenniscentrum in de regio. Daar waar de VRU kennis of expertise zelf ontbeert, haalt ze die elders. De VRU speelt proactief in op de veranderende samenleving. Trends signaleren, ontwikkelingen volgen en daarmee betekenis geven aan de eigen dienstverlening. De VRU benoemt daarbij kernwaarden die zowel persoonlijk als voor de organisatie van fundamentele betekenis zijn: een continu proces van ontwikkeling en verbetering (innovatie), een eerlijke en open omgang met elkaar (vertrouwen),slim en slagvaardig reageren (flexibel), verantwoording geven en het stimuleren van vakmanschap. (Beleidsplan Veiligheidsregio Utrecht, vastgesteld door AB VRU 7 november 2011) 1.1. Aanleiding Naast de parate hulpverleningsdiensten als de brandweer, geneeskundige organisatie en politie heeft ook de gemeentelijke organisatie belangrijke (uitvoerings)taken bij rampen en crises. Deze taken zijn o.a. uitgewerkt in de gemeentelijke processen gericht op bevolkingszorg. Naast het feit dat de Utrechtse gemeenten zelf hier in investeren wordt er, sinds de start van de VRU in 2006, ook vanuit de VRU-organisatie geïnvesteerd in de professionalisering van de gemeentelijke crisisbeheersing. De VRU-organisatie ondersteunt, faciliteert en adviseert de gemeentelijke crisisorganisatie, zowel in de voorbereiding als bij daadwerkelijk optreden. Er wordt veel geïnvesteerd in de opleiding, training en geoefendheid van het bestuur en de ambtelijke sleutelfunctionarissen. In regionale pools is de in de gemeenten aanwezige capaciteit en expertise ten behoeve van de gemeentelijke processen gebundeld. In 2010 is de Wet veiligheidsregio s van kracht en mede daardoor wordt er ook aan de professionaliteit van de gemeenten, als belangrijke partner in de crisisorganisatie, impliciet hogere eisen gesteld. Tegelijkertijd wordt, vanuit de 2 de ronde de Vos, geconstateerd dat de verschillen tussen gemeenten groot zijn omdat de crisisbeheersing niet overal hetzelfde is verankerd. Er zullen daarom verdere stappen moeten worden gezet in de professionalisering van de gemeentelijke crisisbeheersing Doel en uitgangspunten Het doel van dit programma is: Verdere versterking van de gemeentelijke kolom in de Veiligheidsregio Utrecht met het in acht nemen van de vereisten vanuit de Wet Veiligheidsregio s en de ambitie van de Utrechtse gemeenten en de VRU Leeswijzer programma Dit programma is opgebouwd op basis van drie tijdsfasen/vragen, te weten: 1. Verleden: Waar komen we vandaan? 6

7 2. Heden: Waar staan we nu? 3. Toekomst: Waar gaan we naar toe? De hoofdstukken hier gaan achtereenvolgens op in: - de activiteiten die geïnitieerd en gerealiseerd zijn. - de stand van zaken van de huidige situatie en het rendement bestaande activiteiten. - wat moet de gemeentelijke kolom vanuit het wettelijk kader doen om tot verdere professionalisering van de gemeentelijke kolom in de crisisbeheersing te komen Relatie met andere planvormen 7

8 2. Verleden: Waar komen we vandaan? 2.1. Actieprogramma Versterking gemeentelijke processen rampenbestrijding In april 2004 heeft de werkgroep versterking gemeentelijke processen rampenbestrijdingsorganisatie gemeenten, o.l.v. de toenmalige burgemeester de Vos van de gemeente Nieuwegein, het Actieprogramma Versterking rampenbestrijdingsorganisatie gemeente opgeleverd. Om te komen tot een actieprogramma zijn de Utrechtse gemeenten destijds geïnterviewd. Het doel van deze gesprekken was tweeledig. Het eerste doel was een beeld krijgen over de stand van zaken van voorbereiding op de rampenbestrijding bij de Utrechtse gemeenten. Het tweede doel was inzicht te krijgen in de onderwerpen waarin we gezamenlijk kunnen optrekken om de gemeentelijke kolom in de rampenbestrijding te versterken. De conclusies uit de interviews vormden de basis voor het actieprogramma. Het actieprogramma omvat activiteiten die gericht zijn op het bereiken en in stand houden van een gelijkwaardig niveau van gemeentelijke voorbereiding op grootschalige incidenten (planvorming) en het organiseren van gekwalificeerde ondersteuning voor een getroffen gemeente tijdens een ramp of crisis bij het uitvoeren van de gemeentelijke processen rampenbestrijding (operationaliseren). Het bereiken omvat het ontwikkelen en vaststellen van een kader waaraan het niveau van de gemeentelijke voorbereiding vergeleken kan worden (referentiekader) en het ontwikkelingstraject dat tot dat niveau leidt. Het organiseren doelt op het rekruteren, opleiden en oefenen van specifiek aangewezen functionarissen. Het in stand houden verwijst naar het beheer en actueel houden van gerealiseerde processen, procedures en het opleidings- en oefenniveau van gemeentelijke functionarissen met een functie in de crisisbeheersing en rampenbestrijding. - Actieprogramma Versterking Gemeentelijke processen Rampenbestrijding Werkgroep de Vos april 2005 Om invulling te geven aan bovenstaande activiteiten is in 2005 Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing (BGC) opgericht. Sinds 2005 heeft BGC samen met de Utrechtse gemeenten o.a. de volgende resultaten opgeleverd: Uniforme planvorming draaiboeken gemeentelijke processen Medio 2005 hebben de Utrechtse gemeenten hun crisisbeheersingsplan (gemeentelijk rampenplan) opnieuw vastgesteld. Daarmee zijn tevens alle draaiboeken voor de gemeentelijke processen vastgesteld. Voor alle Utrechtse gemeenten zijn er uniforme draaiboeken ontwikkeld. Daarmee voldeden de Utrechtse gemeenten aan de Wet Kwaliteitsbevordering Rampenbestrijding (WKR) Poolvorming gemeentelijke processen Om aan de taken en werkzaamheden tijdens en na een crisis of ramp daadwerkelijk uitvoering te kunnen geven stuitte de gemeenten en de VRU op een knelpunt. De praktijk had geleerd dat bij grotere incidenten de gemeentelijke personele capaciteit vaak ontoereikend was en dat het gewenst was om in te zetten op samenwerking binnen de VRU. Voorgaande feiten hebben geleid tot initiatieven voor het opzetten van regionale pools voor de warme fase. Voor de acht gemeentelijke crisisbeheersingprocessen zijn pools opgezet waar alle Utrechtse gemeenten een bijdrage aan leveren en een beroep op kunnen doen. De VRU voorziet, de deelnemers aan de pools, in opleidings-, trainings- en oefen (OTO) activiteiten. 8

9 2.1.3 Opleidings-, trainings en oefen (OTO) activiteiten voor de gemeentelijke crisisbeheersing Zoals hiervoor beschreven voorziet de VRU in OTO-activiteiten voor verschillende doelgroepen binnen de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie. Het OTO- aanbod richt zich op deelnemers in de pool en op de behoefte vanuit andere gemeentelijke sleutelfunctionarissen. Deze andere gemeentelijke sleutelfunctionarissen zijn o.a. bestuurders, gemeentesecretarissen, GMT-leden, adviseurs crisisbeheersing. Het aanbod ziet er als volgt uit: Basisopleiding crisisbeheersing; Gemeentelijke procesopleidingen & -oefeningen: Trainingen voor gemeentesecretarissen; Trainingen voor het Gemeentelijk Managementteam (GMT); Trainingen voor adviseurs crisisbeheersing/ OvD s Bevolkingszorg; Sectie Bevolkingszorg in het ROT; Masterclass voor bestuurders; GBT-oefeningen; Basiszorgniveau Bevolkingszorg Uit de interviews van de werkgroep bleek dat de Utrechtse gemeenten tevens antwoord willen hebben op de vraag: Wat moet een gemeente zelf regelen en welke prestaties leveren wanneer zij getroffen wordt door een crisis? Om dit te kunnen bepalen heeft de VRU samen met een aantal Utrechtse gemeenten het zelfdiagnose instrument Basiszorgniveau Bevolkingszorg (BZN Bevolkingszorg) ontwikkeld. Met het BZN Bevolkingszorg kan een gemeente bepalen aan welk (zorg) niveau men moet voldoen en welke prestaties men moet leveren hiervoor. Het BZN Bevolkingszorg bestaat uit twee delen: het eerste deel het instrument, de gemeente beantwoordt een vragenlijst waaruit blijkt in welke mate de individuele gemeente is voorbereid op de gemeentelijke crisisbeheersingstaken. Vervolgens wordt berekend wat de huidige stand van zaken is in het kader van de (voorbereiding op de) crisisbeheersing, de diagnose. Het tweede deel is het versterkingsplan. Na het invullen van het eerste deel, de vragenlijst, kan de gebruiker automatisch een versterkingsplan genereren waarin staat wat de gemeente moet doen om het gewenste niveau te bereiken. In dit plan is ruimte voor eigen inbreng of toelichtingen. Dit sluit aan op onderstaand voornemen van de Taskforce gemeentelijke processen. De taskforce brengt een advies uit over het basisniveau van gemeentelijke processen in de rampenbestrijding en crisisbeheersing. De Wet Veiligheidsregio s stelt in beperkte mate wettelijke eisen aan de organisatie en prestaties van de gemeentelijke processen. Omdat het van groot belang is dat alle gemeenten voldoende niveau hebben heeft de taskfoce hiervoor een basisniveau vastgesteld die gemeenten kunnen gebruiken bij de inrichting van hun organisatie. Taskforce Gemeentelijke Processen de gemeente als professionele kolom in de rampenbestrijding en crisisbeheersing december Vademecums Voor een aantal kritische sleutelfiguren in de gemeentelijke crisisbeheersing heeft BGC praktische handreikingen ontwikkeld. Zo is er het vademecum voor de burgemeester, de gemeentesecretaris, de adviseur crisisbeheersing en het GMT. Deze vademecums zijn gericht op specifieke aandachtspunten voor de rollen van voorgenoemde functionarissen in de koude fase en de warme fase Mono- bijdrage aan multidisciplinaire activiteiten Binnen de VRU lopen naast monodisciplinaire activiteiten tevens velerlei multidisciplinaire activiteiten. Hierbij moet gedacht worden aan ontwikkeling van multidisciplinaire planvorming zoals leidraden voor CoPI, ROT en GBT maar ook multidisciplinaire OTOactiviteiten. Ook hier levert de gemeentelijke kolom binnen de VRU een bijdrage. 9

10 3. Heden: Waar staan we nu? In 2011 is de gemeentelijke kolom in de crisisbeheersing binnen de VRU 6 jaar verder en is de Wet Veiligheidsregio s in werking getreden. Het is om voorgaande redenen een natuurlijk moment om de balans op te maken voor wat betreft de gemeentelijke crisisbeheersing. Voldoen de voorgaande producten nog aan de huidige tijd en zijn deze toekomstbestendig? Daarnaast is het van belang dat de producten nog aansluiten op de behoefte van de Utrechtse gemeenten. Vanuit de VRU worden, over de periode , bij de gemeentelijke kolom de volgende kwetsbaarheden geconstateerd: - borging beschikbaarheid & bereikbaarheid gemeentelijke crisisfunctionarissen; - borging vakbekwaamheid gemeentelijke crisisfunctionarissen; - borging van crisisbeheersing in tijd, middelen, bezetting en financiën binnen de individuele gemeentelijke organisatie; - meer prioriteit op integrale veiligheid dan op crisisbeheersing. Begin 2011 zijn is een bestuurlijke groep o.l.v. (voormalig) burgemeester de Vos van de gemeente Nieuwegein, tevens bestuurlijk portefeuillehouder gemeentelijk kolom en verder bestaande uit: burgemeester Van de Groep van Bunschoten en burgemeester Gerritsen van gemeente de Bilt wederom het gesprek aangegaan met alle huidige 26 Utrechtse gemeenten over de versterking van de gemeentelijke kolom. Tijdens deze 2 de Ronde de Vos zijn o.a. de volgende onderwerpen tijdens de gesprekken aan de orde geweest: - tevredenheid over de huidige producten en ervaring; - interne borging van beleid van gemeentelijke crisisbeheersing; - stand van zaken paraatheid gemeentelijke organisatie; - mogelijkheden tot versterking gemeentelijk crisisbeheersingsorganisatie. 3.1 Resultaten 2 de Ronde de Vos De resultaten van de ronde de Vos deel II worden geformuleerd volgens de volgende thema s: - Kwaliteit en praktijkervaring - Lokale borging beleid en betrokkenheid bestuur en management - Risicobeheersing gemeentelijke kolom (preventie & proactie) - Crisisbeheersing gemeentelijke kolom (preparatie, repressie en nazorg) - Toekomst versterking gemeentelijke kolom. De volgende subparagrafen gaan in op de bovenstaande thema s Kwaliteit en praktijkervaring Het overgrote deel van de Utrechtse gemeenten geeft aan dat de kwaliteit van de gemeentelijke crisisbeheersing in het algemeen de afgelopen 5 jaar binnen de gemeente is verhoogd. De kwaliteitsslag is merkbaar door: - eenduidige planvorming van gemeentelijke processen; - opleiden, Trainen en Oefenen; Periode t/m Aantal deelnemers vanuit de Utrechtse gemeenten aan OTO-activiteiten gemeentelijke crisisbeheersing VRU: 3000 Aantal OTO-activiteiten VRU voor gemeentelijke crisisfunctionarissen: verhoging bewustzijn en betrokkenheid onder gemeentelijk personeel; - verbetering interne borging capaciteit en crisisbeheersingsorganisatie/-structuur; - verbetering borging beschikbaarheid door piket; - ervaring met incidenten; - verbetering middelen; 10

11 - crisisbeheersing onderdeel introductieprogramma van nieuw personeel. Grote incidenten Zeer grote incidenten GRIP 1 GRIP 2 GRIP 3 GRIP 4 17 x 5 x 15 x 5 x 1 x Niet voorgekomen De afgelopen jaren zijn vooral de gemeentelijke crisisbeheersingsprocessen Voorlichten & informeren (crisiscommunicatie) en Opvang & verzorging in de VRU geactiveerd bij verschillende incidenten. Bij een klein aantal incidenten zijn de processen CRAS (Centrale Registratie Afhandeling Schade), Milieu (bij voornamelijk asbest-incidenten) en Nazorg opgestart. Naast voorgaande gemeentelijke activiteiten kwam de setting van het kern- GBT regelmatig bijeen. Geconstateerd hierbij wordt dat maatschappelijke onrust - vraagstukken ook meer in de crisisbeheersingsstructuur wordt opgepakt. Op de vraag of de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie binnen de regio voldoende professioneel is dat deze een ramp of crisis aan kan is geen antwoord mogelijk gezien het nooit beproefd is dat bij een incident alle gemeentelijke processen operationeel waren. De gemeentelijke crisisbeheersing is wel een professionelere weg ingeslagen. Afgevraagd wordt of voldoende professionaliteit haalbaar is. Een aandachtspunt blijft dat de taken naast de dagelijkse taken van de gemeente moeten worden uitgevoerd. Er blijkt een gebrek te zijn aan ervaring en routine. Mede daardoor is de borging van kennis en vaardigheden een aandachtspunt. De Wet Veiligheidsregio s en basisvereisten crisismanagement bieden houvast om tot nadere professionaliteit te komen. De inbedding van de gemeentelijke kolom in het ROT is een aandachtspunt. Wel is er bij medewerkers binnen de primaire processen is er grotere betrokkenheid Lokale borging beleid en betrokkenheid bestuur en management Een aantal Utrechtse gemeenten hebben het meerjarenbeleid voor gemeentelijke crisisbeheersing opgenomen in het Integraal Veiligheidsplan. Enkele Utrechtse gemeenten werken met jaarplannen en een aantal Utrechtse gemeenten hebben een opleidings-, trainings en oefenplan. Sommige Utrechtse gemeenten hebben gekozen om gemeentelijke crisisbeheersing niet binnen beleid te borgen. Wel hebben bijna alle gemeenten uren begroot in werkplannen. Er wordt een spanning geconstateerd tussen benodigd en beschikbaar. Binnen bijna de helft van de Utrechtse gemeenten is crisisbeheersing een periodiek agendapunt bij college van B&W/MT/DT/ afdelingsoverleggen Risicobeheersing gemeentelijke kolom (preventie & proactie) De gemeentelijke kolom in de VRU heeft de afgelopen 5 jaar alléén in de crisisbeheersing (voorbereiding en uitvoering) van de gemeentelijke processen geïnvesteerd en niet zozeer in de risicobeheersing. Nadere versterking voor gemeentelijke risicobeheersing is wel wenselijk. Dit betreft voornamelijk thema s als beheer risico-informatie, risicocommunicatie en evenementenbeleid. 11

12 3.1.4 Crisisbeheersing (preparatie en repressie) Planvorming Er wordt een verbetering geconstateerd in de voorbereiding van de gemeentelijke processen. Dit is zichtbaar door poolvorming in de gemeentelijke crisisbeheersingsprocessen, uniforme draaiboeken gemeentelijke crisisbeheersingsprocessen, opleidings-, trainings- en oefenactiviteiten. Daarnaast zijn de primaire processen (Voorlichten & Informeren, Opvang & Verzorging en CRIB) beter ingebed dan de secundaire processen. (bijv. Primaire levensbehoeften en Uitvaartverzorging). Kwaliteitsinstrument gemeentelijke processen Door middel van het zelfdiagnose-instrument Basiszorgniveau Bevolkingszorg hebben de Utrechtse gemeenten een goed beeld hoe de eigen gemeente er voor staat in de voorbereiding en paraatheid van de gemeentelijke processen. Het merendeel van de Utrechtse gemeenten heeft het instrument in gebruik genomen. Nog niet alle Utrechtse gemeenten maken optimaal gebruik van de mogelijkheden die het instrument biedt. De wijze waarop de vragen worden geïnterpreteerd door de invuller is een aandachtspunt even als de gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast dient het instrument te worden aangepast aan de Wet veiligheidsregio s. Opleiden, Trainen en Oefenen Het opleidings- en oefenniveau van gemeentelijk personeel is verbeterd. Dit is merkbaar doordat het bewustzijn bij medewerkers is vergroot, evenals de betrokkenheid, het urgentiebesef en de motivatie. Medewerkers zijn na een opleidings- of oefenactiviteit in staat gericht te opereren. Aandachtspunt is om de deelnemers op kennisniveau houden. De kennis verwatert na verloop van tijd. Het opleiden is eenmalig. Een jaarlijks terugkommoment zou wenselijk zijn. Tevens is er geuit dat er meer aandacht moet komen voor de medewerkers onder de hoofden actiecentra of hun plaatsvervangers. Bovendien rijst de vraag Hoe voorbereidt kan een gemeente zijn?. Soms overstijgt de vraag van sommige Utrechtse gemeenten het VRU-aanbod. Een zeer groot aandachtspunt is de huidige vrijblijvendheid van deelname aan Opleidings-, Trainings- en Oefen(OTO)-activiteiten. De Utrechtse gemeenten zijn het eens dat de vrijblijvendheid van deelname aan OTO-activiteiten er af moet. In veel Utrechtse gemeenten is er spanning tussen het leggen van de prioriteit op deelname aan OTO-activiteiten versus de dagdagelijkse werkzaamheden. Een definiëring van wat goed is, is wenselijk. Hier zouden regionale eisen/normen aan tegemoet kunnen komen. De verantwoordelijkheid van de regionale eisen/normen dienen lokaal geborgd te worden. Vereisten voor poolers dienen zeker geformuleerd te worden. Daarnaast mag er meer gerapporteerd worden aan de gemeenten over wel of geen deelname van gemeentelijke medewerkers aan OTO-activiteiten. Het huidige VRU OTO aanbod voor de gemeentelijke kolom dient minimaal behouden te blijven Toekomst versterking gemeentelijke kolom Op de vraag Ziet u een versterking d.m.v. regionale of districtelijke actiecentra voor de gemeentelijke processen? Welke voor- en nadelen ziet u? wordt de wedervraag Welke winst is er te behalen op de huidige structuur? gesteld. Om tot een keuze te komen dienen de voor- en nadelen concreter in beeld gebracht te worden om zo tot een weloverwogen keuze te komen. De Utrechtse gemeenten zien een mogelijkheid tot versterking door expertteams. Met expertteams wordt bedoeld deskundigen die kunnen voorzien in professionele ondersteuning tijdens een crisis. Er is behoefte aan expertise rondom crisiscommunicatie en nazorg. 12

13 Verder noemt men de aandachtsgebieden: de crisisorganisaties en procedures, bevoegdheden en werkwijze, kennis van het wettelijk kader ten tijde van crisis, ondersteuning voor actiecentra op procesmatig niveau en ondersteuning (mogelijk ervaringsdeskundige) t.b.v. beleidsteam, GMT en actiecentra. Daarnaast is er behoefte aan versterking op informatiemanagement. Hierbij wordt wel de volgende randvoorwaarde aangegeven dat dit enkel op verzoek van de getroffen gemeente is en de leiding, aansturing en uitvoering lokaal blijft. Voor versterking is uitbesteden van de crisisbeheersingsactiviteiten aan bedrijven een mogelijkheid en dient nader onderzocht te worden. Geplaatste kanttekeningen hierbij zijn de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid bij de gemeente blijft liggen. De gemeentelijke processen hebben politiek/maatschappelijke impact, bedrijfsleven kan facilliterend zijn, mogelijkheden onderzoeken bij secundaire processen en uitbesteden kost meer geld? Momenteel loopt er een onderzoek: Hoe kan de organisatie van de gemeentelijke Bevolkingszorg eenvoudig en slagvaardig worden ingericht, waarbij het Landelijk Referentiekader als uitgangspunt dient? De opdrachtgever voor dit onderzoek zijn de Veiligheidsregio s Flevoland, Gooi & Vechtstreek, Utrecht en Provincie Noord-Holland. De uitkomsten van dit onderzoek zullen bij voorstellen worden meegenomen. (zie bijlageii) Om tot een versterking/ professionalisering van het GBT te komen worden door de Utrechtse gemeenten de volgende aandachtspunten aangegeven. De gemeentelijke beleidsteams moeten rolvaster worden en zich richten op de strategische dilemma s in relatie tot communicatie en nazorg. Tevens dient het GBT zich te richten op de 4 rollen (Bestuurder/ beslisser/ boegbeeld en burgervader/-moeder)van de burgemeester. Naast voorgaande wordt er ook aangegeven dat informatie (vanuit bijvoorbeeld SITRAP s) niet dient te verleiden tot discussies over operationele aangelegenheden. Een zestal gemeenten spreekt duidelijk uit dat men het aantal adviseurs in het team wil verkleinen. Een vijftal gemeenten spreekt duidelijk uit dat men voor het behoud van de huidige samenstelling van het GBT is. Technisch voorzitterschap zou mogelijk bij iemand anders dan de burgemeester kunnen worden ondergebracht. Dit stelt de burgemeester in de gelegenheid om vanaf een afstand zijn overwegingen en besluiten te maken. Voorwaarde is wel dat deze persoon het proces van de vergadering leidt en zich niet met de inhoud bemoeit. Competentiegericht opleiden, trainen en oefenen voor GBT is wenselijk. Naast voorgaande aandachtspunten zijn er ook nog andere opvattingen, cq. wensen over taken en functies die t.b.v. de eigen crisisbeheersingsorganisatie op regionaal- of districtsniveau georganiseerd zouden moeten worden. Dit zijn de volgende punten: - Veel waardering voor de activiteiten van Bevolkingszorg binnen de VRU/ voormalig Bureau Gemeentelijke Crisisbeheersing. - Rekening houden met kans dat een gemeentelijk proces gaat spelen. Bij voorstellen rekening houden met primaire versus secundaire processen; - Nadruk binnen de VRU ligt voornamelijk op de brandweer. Wellicht het accent meer van brandweer naar gemeentelijke kolom; - Er wordt veel waarde gehecht aan het netwerk van adviseurs crisisbeheersing (ROCU) en gemeentesecretarissen; 13

14 3.2 Wet Veiligheidsregio s Naast de voorgaande uitkomsten vanuit 2 de Ronde de Vos vloeien er tevens een aantal vereisten voort uit de Wet Veiligheidsregio s voor de gemeentelijke kolom in de crisisbeheersing. Het algemene doel van de Wet Veiligheidsregio s is: - De burgers beter te beschermen tegen risico s; - Betere hulpverlening en nazorg te bieden bij rampen en crises; - Brandweerzorg, GHOR, rampenbestrijding en crisisbeheersing en inzet politie in geval van calamiteiten onder één regionale bestuurlijke regie; - Versterken van bestuurlijke en operationele slagkracht. Wet Veiligheidsregio s Deel I Hoe, wat en waarom? Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Met de inwerkingtreding van de Wet Veiligheidsregio s oktober 2010 wordt het gemeentelijk rampenplan vervangen door een nieuw planfiguur, het regionaal crisisplan. De vereisten vanuit het besluit veiligheidregio s dienen als uitgangspunt voor dit Regionaal Crisisplan. De voor de gemeentelijke crisisbeheersing relevante vereisten zijn: Het bestuur van de veiligheidsregio draagt zorg voor de inrichting van de hoofdstructuur van de rampenbestrijding en crisisbeheersing die bestaat uit o.a. de volgende onderdelen. d. Één team bevolkingszorg of afhankelijk van de aard en de wijze waarop de ramp of crisis zich ontwikkelt meerdere teams bevolkingszorg. f. Een gemeentelijk beleidsteam bij een lokale ramp of crisis, of een regionaal beleidsteam bij een bovenlokale ramp of crisis. Besluit Veiligheidsregio s, artikel Een CoPI bestaat o.a. uit een voorlichtingsfunctionaris CoPI. Besluit Veiligheidsregio s, artikel Een team bevolkingszorg bestaat uit de door het college van B&W aangewezen functionarissen,van wie één functionaris is belast met de leiding van het team, één functionaris met het informatiemanagement en één functionaris met de coördinatie van voorlichting. Een team bevolkingszorg zorgt dat de volgende taken worden uitgevoerd: a. Het geven van voorlichting aan de bevolking; b. Het voorzien in opvang en verzorging van de bevolking; c. Het verzorgen van nazorg voor de bevolking; d. Het registreren van de slachtoffers; e. Het registreren van schadegevallen en f. Het adviseren van het regionaal operationeel team. Besluit Veiligheidsregio s, artikel Een ROT bestaat o.a. uit een sectie bevolkingszorg. Besluit Veiligheidsregio s, artikel Vanaf het moment dat is vastgesteld dat is voldoen aan de criteria, bedoeld in artikel beginnen de volgende onderdelen of functionarissen binnen de gestelde tijd met de uitvoering van hun taken: - een eerste CoPI binnen 30 minuten - sectie bevolkingszorg binnen 60 minuten - een team bevolkingszorg binnen 90 minuten met uitzondering op de voorlichtingsfunctionaris die binnen 30 minuten begint. - Een GBT binnen 60 minuten vanaf het moment dat de burgemeester het team bijeen heeft geroepen. Besluit Veiligheidsregio s, artikel

15 3.2.1 Referentiekader Regionaal Crisisplan - Referenties Bevolkingszorg Om invulling te geven aan het regionaal crisisplan is door het landelijke projectteam een referentiekader ontwikkeld voor de inrichting van een multidisciplinaire crisisorganisatie. Onder regie van het Landelijk Beraad Crisisbeheersing (LBCB) zijn in 2007 basisvereisten vastgesteld voor vier voorwaardenscheppende processen binnen het systeem van crisisbeheersing: - Melding & alarmering, - Op- & afschaling; - Leiding & coördinatie en - Informatiemanagement. Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 Projectteam Referentiekader Regionaal Crisisplan Het Referentiekader Regionaal Crisisplan (RRCP) geeft richtlijnen voor het opstellen van een regionaal crisisplan. In het RRCP heeft het landelijk projectteam samen met het veld op basis van de Ordeningsmethodiek Processen (OMP) een procesordening gemaakt, waarbij onderscheid is gemaakt tussen uitvoerende (primaire) -, ondersteunende (secundaire) - en besturende processen. Voor bevolkingszorg zijn de uitvoerende (primaire) processen communicatie, publieke zorg en omgevingszorg. Bij ondersteunende (secundaire) processen gaat het om ketens aan activiteiten die niet direct te maken hebben met de daadwerkelijke hulpverlening in het incidentgebied of effectgebied, maar daarvoor wel randvoorwaardelijk zijn. Voor bevolkingszorg zijn het belangrijkst: informatiemanagement en resourcemanagement (ondersteuningsmanagement). De referenties uit het RRCP voor bevolkingszorg zijn de volgende: 1. Iedere veiligheidsregio beschikt over een stafsectie Bevolkingszorg 2. Iedere veiligheidsregio beschikt over capaciteit voor het inrichten van de taakorganisaties Bevolkingszorg 3. Iedere veiligheidsregio beschikt over capaciteit voor het inrichten van Informatie en Ondersteuning van de sectie Bevolkingszorg Referentiekader Regionaal Crisisplan 2009 Projectteam Referentiekader Regionaal Crisisplan RADAR gemeentelijke toets 2009 Eind 2009 heeft de RADAR gemeentelijke toets plaats gevonden. Bij deze toetsing, uitgevoerd door de Inspectie Openbare orde en Veiligheid in opdracht van, destijds het ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties, zijn er twee Utrechtse gemeenten getoetst. Het doel van de toets was allereerst een beeld te geven in welke mate de gemeentelijke kolom in de crisisbeheersingsorganisatie van de VRU al voldoet aan de komende Wet Veiligheidsregio s. Het tweede doel was input te leveren aan het eindrapport De staat van de rampenbestrijding. Het toetsingskader voor de gemeentetoets was opgesteld uit artikelen uit de destijds nog in concept zijnde Wet veiligheidsregio s, het Besluit veiligheidsregio s en aanvullende toetspunten aangedragen door de Inspectie OOV. Hoewel de gemeenten een steeds groter wordende rol krijgen binnen de rampenbestrijding en crisisbeheersing, ontbreekt op een aantal vlakken een wettelijke norm voor de rol van gemeenten. Bij het ontbreken van deze wettelijke norm toetst de Inspectie OOV op eigen inzicht en op de vastgestelde plannen van de betreffende gemeente. 15

16 Eindconclusies Inspectie OOV regionaal beeld De Inspectie OOV is zich ervan bewust dat de toetsing van enkel twee gemeenten in een regio niet een representatief beeld schetst van de gehele regio. Desalniettemin heeft de Inspectie OOV getracht een regionaal beeld te schetsen waar mogelijk. Dit beeld dient wel in deze context gelezen te worden. Conclusie 1 Regionale samenwerking en planvorming - Regionale samenwerking is aanwezig in de Veiligheidsregio Utrecht. De crisisbeheersingsorganisaties in de gemeentelijke kolom worden voorbereid en opgeschaald door middel van regionaal vastgestelde plannen. - In de gemeentelijke plannen zijn de opkomst- en uitwijklocaties voor de gemeentelijk processen nog onvoldoende vastgelegd. Plannen dienen hierover meer duidelijkheid te verschaffen. - De cruciale functies voor de gemeentelijke crisisbeheersing zijn voldoende geborgd. De borging van de cruciale functies vindt in de Veiligheidsregio Utrecht plaats door zowel interne afspraken (vooral functies in de hoofdstructuur) als door regionale poolvorming (cruciale functies in de gemeentelijke processen). Conclusie 2 Opkomst en samenstelling GBT en GMT - De GBT s voldoen aan de basisvereisten crisismanagement uit het Besluit veiligheidsregio s, de GMT s niet. De opkomst en de personele bezetting van de GMT s dienen te worden aangepast aan de basisvereisten crisismanagement uit het toekomstige Besluit veiligheidsregio s. Conclusie 3 De gemeentelijke processen - De Veiligheidsregio Utrecht heeft voorafgaand aan de toets van de Inspectie OOV een minimale samenstelling van de actiecentra geformuleerd. Dit is een goed initiatief maar heeft geen status daar het ad hoc is rondgestuurd en niet bestuurlijk is vastgesteld. De Inspectie OOV heeft dit schema met de minimale samenstellingen dan ook niet meegenomen in de toetsing. - De samenstelling en opkomst van de verschillende actiecentra voldoen niet consequent aan de aanvullende norm van de Inspectie OOV. Daar waar van toepassing beveelt de Inspectie OOV aan de minimale bezetting van de actiecentra te borgen in de gemeentelijke plannen. (RADAR Gemeentelijke toets maart 2010 Veiligheidsregio Utrecht Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) 16

17 4. Toekomst: Waar gaan we naar toe? Een gedachte.. Ambitie en de gemeentelijke processen Het is goed te lezen dat interregionale samenwerking belangrijker wordt. Of wij nou in 10 of 25 regio s zitten; onveiligheid stoort zich niet aan (regionale) grenzen. Sterker: wij leven in een postzegel-klein-landje. Wat wij hier regio s noemen, mag in andere landen vaak nog geen naam hebben. Een bundesland als Noordrijn Westfalen heeft alleen al meer inwoners en is qua opervlakte bijna net zo groot als heel Nederland. Waar praten wij over met 25 regio s. Inderdaad is dat een goede schaal om de voorbereiding op de zogeheten mini-crises te organiseren; voor de echte rampen is deze schaal en de daarbij behorende capaciteiten volstrekt te beperkt. Niets is dan ook zinlozer dan per regio maatrampen te gaan bepalen. De afstanden tussen verschillende bevolkingscentra (en dus ook capaciteiten) zijn zo klein dat de regiogrens bijna alleen maar een imaginaire grens is. Samenwerking tussen regio s is dan ook niet meer vanzelfsprekend. Ook de rol van de gemeenten binnen deze regio s zal anders gaan en moeten worden. Samenwerking tussen deze gemeenten is onontbeerlijk om de gemeentelijke processen volwaardig te kunnen managen: bij crises maar zelfs al bij mini-crises. Moerdijk kon haar eigen mini-crisis nooit zelf managen. Verstandig was dat in Alphen onder andere communicatiecapaciteit (goede voorlichters e.a.) gelijk uit grote omliggende gemeenten werd aangeboden. Deze schaalvergroting kan tegelijkertijd het grote voordeel hebben dat kleinere aantallen personen een taak krijgen, maar daarmee ook meer kans op ervaring. Dat betekent wel dat niet elke gemeente vele tientallen personen een enkele training geeft in rampenbestrijding maar veel minder personen per gemeente voor de gehele regio (of een nog groter gebied) deze rol kunnen gaan vervullen. Ik vind het dus niet zo erg dat (alle) gemeentelijke voorbereidingen niet zo ver zijn; laten deze gemeenten nu maar in een keer de slag maken om dit echt regionaal op te pakken. Dan blijkt het concept veiligheidsregio ook voor gemeentelijke processen van communicatie, opvang en afwikkeling van betekenis; echt (inter)regionaal denken en handelen en afstappen van het idee dat iedere gemeente (ook al die gemeenten onder de inwoners) in staat zouden zijn bij een (mini-) crisis zelf de crisis te managen. Ook gemeenteraadsleden zouden dat moeten begrijpen, alleen al op grond van het feit dat zij zelf over dit onderwerp nauwelijks debatteren. Het enige dat daar vaak van belang wordt gevonden is het beschikken over eigen brandweermensen. Rampen en zelfs mini-crises zijn gelukkig schaars. Ervaringsleren is daarbij dus veelal niet mogelijk. De oplossing wordt dan vaak gezien in het veel trainen en oefenen. Ik zie de oplossing toch meer in het verkleinen van het aantal mensen dat een rol zou moeten spelen in dergelijke situaties. In mijn lectorale rede pleit ik dan ook voor minder OVD en bij met name brandweer en politie maar past een vermindering van het aantal gemeentelijke functionarissen op dit terrein ook in deze lijn. De beduidend kleinere groep die overblijft kan meer ervaring opbouwen; voor hen heeft gericht oefenen ook meer zin. Ten slotte worden wij ook niet blij als de specialist kort voor de operatie tegen u zegt: Gefeliciteerd meneer, het is de eerste keer dat ik deze operatie helemaal zelf ga uitvoeren. U bent de gelukkige. Menno van Duijn (Lector Crisisbeheersing bij het Nederlands Instituut Fysieke Veiligheid (NIFV) en de Politieacademie. Uit De (informatie) crisis smeult en laait op bij elke ramp. Stand van zaken invoering WVR en informatiemanagement - Telengy Speerpunten Bevolkingszorg Met de beschouwing van Menno van Duin in gedachten en de uitkomsten van de 2 de Ronde de Vos als uitgangspunt, zal er, vanuit de Vakgroep Bevolkingszorg, de komende tijd een gesprek gevoerd zal worden met de Utrechtse gemeenten over hoe we de crisisbeheersing vorm willen gaan geven. Gezien deze uitgangspunten is het eerst van belang om een keuze te maken voor een bepaalde vorm en inrichting van de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie, zodat wij die vervolgens met elkaar kunnen gaan vastleggen in planvorming. De hoofdstructuur van de crisisorganisatie moet vastgelegd worden in het Regionaal Crisisplan. Daarna zal dit een verdere uitwerking 17

18 krijgen in processen en of draaiboeken en andere regelingen en afspraken. Op basis daarvan zal het aanbod van Opleiden, Trainen en Oefenen bepaald moeten worden. De Vakgroep Bevolkingszorg zal hierin samen met de gemeenten optrekken, om in de komende jaren hierin resultaten te boeken. Gezamenlijk zal er gekeken worden naar wat we doen, welk kwaliteitsniveau gewenst is en hoe gaan we dit vervolgens kunnen organiseren. Voor de komende jaren hebben wij vier speerpunten geformuleerd, die we als programmalijnen verder zullen uitwerken. Per jaar, van 2012 tot 2015, maken wij inzichtelijk wat de resultaten moeten zijn om in 2015 het einddoel, een stevige, adequate en efficiënte crisisorganisatie, neer te kunnen zetten. 1. Gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie (Bevolkingszorg) en bezetting moet efficiënter en effectiever; dit betreft het vraagstuk over de te kiezen organisatievorm en de schaalindeling van de crisisbeheersingsorganisatie. In de huidige crisisbeheersingsorganisatie vult iedere eigenstandige Utrechtse gemeente de bezetting voor organisatie voor de gemeentelijke kolom in. Alle 26 eigenstandige organisaties leiden op en dragen zorg voor de borging hiervan. Deze constructie levert spanning op voor het beheer en borging van de kwantiteit evenals de kwaliteit van de gemeentelijke crisisorganisatie. Het effect van een efficiëntere en effectievere organisatie zou een vermindering van benodigde menskracht kunnen zijn. Zo kan er een stap in kwaliteit even als in kwantiteit als tevens in borging worden gemaakt in de gemeentelijke crisisbeheersing voor de gehele Veiligheidsregio Utrecht. Uit verschillende onderzoeken, evaluaties en doorlichtingen komt naar voren dat de kwaliteit van een aantal processen binnen de rampenbestrijding/ crisisbeheersing op lokaal & regionaal niveau onvoldoende is. Na het verschijnen van het rapport Melding en opschaling zijn er uiteenlopende rapporten uitgebracht die de gebrekkige effectiviteit van de volgende processen centraal stellen: - Melding & alarmering; - Op- & afschaling; - Leiding & coördinatie; - Informatiemanagement; Basisvereisten Crisismanagement De decentrale normen benoemd Landelijk Beraad Crisisbeheersing Vanuit het verleden en het heden vloeien de volgende randvoorwaarden/ uitgangspunten om te komen tot een efficiëntere en effectievere gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie en de bezetting daarvan. - de vereisten van de Wet veiligheidsregio s besluit veiligheidsregio s (zie 3.2) zijn geborgd in de gemeentelijke crisisbeheersingsorganisatie; - de OvD-Bevolkingszorg in het CoPI is ingebed en geborgd; - de Algemeen Commandant Bevolkingszorg in het ROT is ingebed en geborgd; - resourcemanagement (ondersteuning in mensen/middelen) is ingebed en geborgd in team bevolkingszorg; - Er dient bij het voorstel/model een balans gezocht te worden tussen doelmatigheid en doeltreffendheid in relatie tot de lokale betrokkenheid bij de uitvoering van de gemeentelijke processen; Lokale betrokkenheid en invloed dient behouden te blijven; - Bij voorstellen dient rekening gehouden te worden met de kans dat een gemeentelijk proces bij een incident gaat spelen. De kans dat bijvoorbeeld een proces als voorlichten & informeren gaat spelen is groter dan een proces als CRAS, zoals blijkt uit de aanwezige praktijkervaring. - Er zal bij de bezetting van de organisatie rekening moeten worden gehouden met de borging van de expertise. Dit zijn de volgende expertisegebieden: - Crisiscommunicatie; Voor crisiscommunicatie zal een eigen programma worden opgesteld. 18

19 - Nazorg; - Kennis wettelijk kader ten tijde van crisis; - Ondersteuning voor actiecentra op procesmatigniveau; - Ondersteuning (mogelijk ervaringsdeskundige) t.b.v. beleidsteam, GMT en actiecentra; - Versterking borging bereikbaarheid en beschikbaarheid van de gemeentelijke kolom - Het voorstel/model dient voorzien te zijn van welke knelpunten er worden opgelost, welke voor- en nadelen betreffende voorstel heeft en welke financiële consequenties dit met zich meebrengt. - De mogelijkheid tot uitbesteding van gemeentelijke processen dient nader onderzocht te worden. - Er dient samenhang te zijn met het project Vereenvoudiging gemeentelijke processen. (zie bijlage X 2. Vrijblijvendheid voorbereiding crisisbeheersing afschaffen; onder andere door deelname aan OTO-activiteiten te garanderen, planvorming beter vorm te geven en in te bedden om paraatheid te versterken. De huidige 26 Utrechtse gemeenten zijn van mening dat de vrijblijvendheid van deelname aan OTO-activiteiten er af moet. Uit de praktijk blijkt dat de kwaliteit van de gemeentelijke crisisfunctionarissen onvoldoende gegarandeerd is. Bovendien dienen er kwaliteitseisen voor gemeentelijke crisisfunctionarissen gedefinieerd (aansluitend op project GROOT 2 ) te worden maar moet er ook voor de borging aandacht zijn. Bij borging moet gedacht worden aan realisatie van de OTO-verplichting en op welke wijze we dit willen gaan doen. Naast voorgaande heerst er een spanning tussen het leggen van de prioriteit op deelname aan OTO-activiteiten versus de dagdagelijkse taakstelling van de gemeentelijke organisatie. Voorgaande geeft de urgentie aan om kwaliteit te definiëren en te borgen voor gemeentelijke crisisfunctionarissen. Dit sluit tevens aan op het besluit personeel veiligheidsregio s waarin de kwaliteitseisen van de gemeentelijke crisisfunctionarissen niet geborgd zitten. Dit in tegenstelling tot brandweer-, GHOR- en multidisciplinaire crisisfuncties. Bij een intensievere samenwerking van gemeenten op het gebied van de gemeentelijke crisisbeheersing dient de kwaliteit gedefinieerd en geborgd te worden. Dit om zodoende de kwaliteit te kunnen garanderen bij uitwisseling van medewerkers tussen gemeenten onderling. 3. Actualisatie en doorontwikkeling bestaande producten van gemeentelijke kolom (bevolkingszorg); Voor de operationele taken binnen de gemeentelijke crisisbeheersing zijn steeds operationele documenten beschikbaar (zoals vademecums en basiszorgniveau Bevolkingzorg). De huidige producten van de gemeentelijke kolom dienen behouden te blijven of doorontwikkeld te worden. Hierbij moet gedacht worden aan: - Eenduidige planvorming voor de gemeentelijke activiteiten (conform gekozen organisatievorm); - OTO-activiteiten doorontwikkelen. Deze geven een impuls aan kennis, betrokkenheid en professionaliteit. Een aandachtspunt is het up-to-date houden van de kennis, betrokkenheid en professionaliteit. - Het zelfdiagnose-instrument Basiszorgniveau bevolkingszorg dient doorontwikkeld, beheerd en geborgd te worden. - De huidige pools moeten worden ingebed of doorontwikkeld worden in/ naar de gekozen organisatievorm voor de gemeentelijke organisatie. - Blijven investeren in het netwerk van gemeentesecretarissen en adviseurs crisisbeheersing en mogelijk uitbreiden naar andere gemeentelijke partners. 2 Project GROOT is een landelijke projectgroep bestaande uit regionale en lokale coördinatoren gemeentelijke processen die het initiatief hebben genomen om kwaliteit voor gemeentelijke kolom te definiëren. 19

20 Visie Veiligheidsregio Utrecht De VRU ontwikkelt zich als kenniscentrum in de regio. Daar waar de VRU kennis of expertise zelf ontbeert, haalt ze die elders. De VRU speelt proactief in op de veranderende samenleving. Trends signaleren, ontwikkelingen volgen en daarmee betekenis geven aan de eigen dienstverlening. De VRU benoemt daarbij kernwaarden die zowel persoonlijk als voor de organisatie van fundamentele betekenis zijn: een continu proces van ontwikkeling en verbetering (innovatie), een eerlijke en open omgang met elkaar (vertrouwen), slim en slagvaardig reageren (Flexibel), verantwoording geven het stimuleren van vakmanschap. Missie Veiligheidsregio Utrecht De VRU is dé multidisciplinaire dienstverlener in het publieke veiligheidsdomein in de regio. De VRU is als netwerk- en kennisplatform een aanspreekpunt voor veiligheidsvraagstukken in de regio. Dit met als doel om de veiligheid in het verzorgingsgebied zo goed mogelijk te borgen en bij te dragen aan de continuïteit van maatschappelijk en economisch leven. De VRU ontwikkelt zich verder als netwerkorganisatie, waarbij samenwerkingsrelaties met een groot aantal netwerkpartners in het verzorgingsgebied en met buurregio s worden ontwikkeld en geborgd. Conceptontwerp Beleidsplan Veiligheidsregio Utrecht, versie AB VRU 27 juni De vakgroep Bevolkingszorg in de Veiligheidsregio Utrecht positioneren; de Vakgroep wil goed zichtbaar zijn, zodat zij door de gemeenten te allen tijde benaderd kan worden. Om voorgaande voornemens te bereiken zal bevolkingszorg binnen de VRU-organisatie zoveel mogelijk de facilliterende, coördinerende, initiërende, beleidsondersteunende, uitvoerende, organiserende, afstemmende, informerende, innoverende, flexibele en aanjagende rol en positie innemen. Samengevat: Als we de 4 bovenstaande speerpunten willen vertalen naar een uitvoeringsprogramma voor 2012 en verder, dan ziet dat er schematisch als volgt uit. Het eerste uitvoeringsprogramma, wordt in januari 2012 in projectvorm opgepakt. 20