HANDLEIDING ZET5 DATABANK 1
Inhoud Hoofdmenu van de databank 3 Lijst van de oefenfirma s 4 Gegevens van de oefenfirma 5 Zoekfuncties 6 Eenvoudige zoekprocedure 6 Ruime zoekprocedure 7 Speciale zoekprocedure 8 Gouden gids 9 Zoeken op activiteiten 9 Zoeken op sleutelwoord 10 Zoeken op tekst 11 Eigen gegevens wijzigen 12 Adres 13 Bankrekeningen 13 Taal 13 Werktijden 14 Registratie activiteiten 15 Sleutelwoorden 17 Bijkomende info 18 Landkaart 19 Stratenplan 19 Kaart met resultaten 21 2
Hoofdmenu van de databank Lijst Zoeken Gouden gids Eigen gegevens wijzigen Instellingen Hulp Toont de lijst van de oefenfirma s in het wereldwijde netwerk. De lijst kan worden beperkt tot de oefenfirma s waarvan de naam met bepaalde letters begint. De lijst kan worden gesorteerd op naam van de firma, locatie en op land + locatie. Door eenvoudig klikken kan men de gegevens van de verschillende oefenfirma s bekijken. Maakt de zoektocht mogelijk naar oefenfirma s op basis van bepaalde gegevens in een bepaald dataveld. Men kan ook zoeken op basis van combinaties van gegevens. Door eenvoudig klikken kan men de gegevens van de verschillende oefenfirma s bekijken. Maakt de zoektocht mogelijk naar oefenfirma s actief in bepaalde sectoren, op basis van sleutelwoorden die verwijzen naar hun aanbod. Door eenvoudig klikken kan men de gegevens van de verschillende oefenfirma s bekijken. Hier kan u eenvoudig de gegevens van uw eigen oefenfirma wijzigen en de wijzigingen opslaan zodat ze voor de andere oefenfirma s zichtbaar zijn. Hiervoor heeft u wel rechten nodig die worden toegekend door de begeleider of door de beheerder van ZET. Hier kunnen instellingen worden vastgelegd die geldig zullen blijven voor de duur van de verbinding of geldig zullen zijn telkens een bepaalde gebruiker zich aanmeldt. Hulpfunctie voor de gekozen bladzijde of voor de volledige toepassing. 3
Lijst van de oefenfirma s Nadat u zich heeft aangemeld in het databankprogramma verschijnt op uw scherm een lijst van de oefenfirma s waarvan de naam met dezelfde letters begint als de naam van uw eigen oefenfirma. Het verschijnen van een volledige lijst zou telkens een veel langere overdracht van alle gegevens vergen en telkens bij de letter A beginnen. door een klik op één van de beginletters krijgt u een lijst van de oefenfirma s waarvan de naam met de gekozen letter begint door een klik op de opschrift van deze balk kan de lijst worden gesorteerd op Naam van de oefenfirma s Locatie Land en locatie door een klik op een regel kunnen de gegevens van de gekozen oefenfirma worden geraadpleegd om te drukken, klik op gedrukte versie, voor de publicatie in datavorm, klik op data (lijst) of op data uitvoerig de functies van de landkaart worden verder beschreven 4
Gegevens van de oefenfirma Op een fiche worden de gegevens van een oefenfirma vermeld, het aanbod (producten) van de oefenfirma alsook de gegevens betreffende de inrichtende macht. Deze gegevens kunnen door de oefenfirma zelf worden gewijzigd. De locatie van een oefenfirma kan op een kaart worden aangegeven. Meer informatie hierover in het hoofdstuk Landkaart. 5
Zoekfuncties Om naar oefenfirma s te zoeken heeft u de keuze tussen : Eenvoudige zoekprocedure (op veldinhoud) Ruime zoekprocedure Speciale zoekprocedure 1. Eenvoudige zoekprocedure (op veldinhoud) Deze eenvoudige procedure gebeurt op basis van de voornaamste velden. In één of meerdere velden geeft u tekst in of kiest u uit bestaande rubrieken. U krijgt dan een lijst van alle oefenfirma s die aan deze normen beantwoorden. De zoekprocedure wordt gestart met één klikje op zoeken. Met één klikje op terug worden alle gegevens uit de velden gewist. Voorbeeld: Zoekgegevens 6
Zoekresultaat U ziet alle Italiaanse oefenfirma s waarvan de naam de lettercombinatie ZZ bevat. De lijst bevat ook de namen van oefenfirma s waarbij dezelfde lettercombinatie in de straat of in de locatie terug wordt gevonden. 2. Ruime zoekprocedure De ruime zoekprocedure biedt de mogelijkheid om een veel groter aantal velden in te vullen met voorwaarden maar vergt hierdoor ook meer tijd om een resultatenlijst samen te stellen. 7
3. Speciale zoekprocedure Deze procedure biedt nog bijkomende mogelijkheden maar is ook moeilijker in gebruik. U kan bijna alle velden voor ingewikkelde zoekopdrachten gebruiken en ze met mekaar combineren. De voorwaarden worden één per één geregistreerd en met een klikje op in filter opslaan in de zoekprocedure opgenomen. Bij meerdere voorwaarden worden deze met EN ofwel OF aan mekaar gekoppeld. Met haakjes kan men de voorrang van EN- koppelingen op OF- koppelingen ongedaan worden gemaakt. De zo samengestelde zoekvoorwaarden kunnen niet verder worden uitgebouwd; bij fouten moeten ze worden geschrapt en opnieuw worden opgebouwd. Verklaring van het voorbeeld: Het systeem vindt alle oefenfirma s waarvan de naam de lettercombinatie ZZ bevat EN die gevestigd zijn in Italië OF in Spanje EN die na juli 2009 werden opgericht Had men de haakjes weggelaten, dan had men alle oefenfirma s gevonden waarvan de naam de lettercombinatie ZZ bevat EN die gevestigd zijn uit Italië alsook alle oefenfirma s die gevestigd zijn in Spanje EN die na juli 2009 werden opgericht 8
Gouden Gids De Gouden Gids bevat een lijst van activiteiten op basis waarvan u gegevens van oefenfirma s kan vinden. De zoekfunctie biedt drie mogelijkheden: zoeken op activiteiten zoeken op sleutelwoorden zoeken op tekst De oefenfirma s registreren zichzelf in verschillende activiteitensectoren en kunnen bijkomende beschrijving opnemen (zie menu eigen gegevens wijzigen ). Let op: de tot nu toe gebruikte NACE- codes worden niet langer benut en worden vervangen door de rubrieken uit de Gouden Gids. 1. Zoeken op activiteiten De Gouden Gids is georganiseerd op basis van vastgelegde hoofdcategorieën en van daarbij horende onderverdelingen. Bij de zoekopdracht op activiteiten kiest men eerst een hoofdcategorie uit. Rechts verschijnt een lijst van onderverdelingen; hieruit kiest men een of meerdere onderdelen. Eén klikje op de zoek- toets levert een lijst van alle oefenfirma s die hieronder werden geregistreerd. Men kan de zoekopdracht uiteraard ook beperken tot de hoofdcategorie. 9
Opmerking: om zoekopdrachten mogelijk te maken ongeacht de gebruikte taal of het land waar men zich bevindt, werden de categorieën en de onderverdelingen door EUROPEN- PEN INTERNATIONAL vastgelegd; ze kunnen enkel op vraag van een centrale en na goedkeuring door de ledenvergadering van EUROPEN-PEN INTERNATIONAL worden aangepast. 2. Zoeken op sleutelwoorden Iedere oefenfirma kan naast de onderverdelingen ook sleutelwoorden registreren die betrekking hebben op hun activiteiten. Bij de zoekopdrachten kan men één of meerdere sleutelwoorden kiezen. Eén klikje op de zoek- toets levert een lijst van alle oefenfirma s die één van deze sleutelwoorden hebben laten registreren. Opmerking: om zoekopdrachten mogelijk te maken ongeacht de gebruikte taal of het land waar men zich bevindt, werden de sleutelwoorden door EUROPEN-PEN INTERNATIONAL vastgelegd; ze kunnen enkel op vraag van een centrale en na goedkeuring door de ledenvergadering van EUROPEN-PEN INTERNATIONAL worden aangepast. De oefenfirma s hebben echter de mogelijkheid om eigen sleutelwoorden te registreren die men dan via zoeken op tekst kan vinden. Uitleg hierover in menu eigen gegevens wijzigen. 10
3. Zoeken op tekst Iedere oefenfirma kan naast de bestaande onderverdelingen en sleutelwoorden vrije tekst toevoegen om haar activiteiten verder te beschrijven (zie menu eigen gegevens wijzigen ). Bij een zoekopdracht op tekst wordt op basis van de ingegeven tekst een lijst opgemaakt van de oefenfirma s waarbij deze tekst voorkomt: in de vrije tekst die door de oefenfirma werd geregistreerd in de eigen sleutelwoorden in de vastgelegde sleutelwoorden in de onderverdelingen Deze zoekopdracht is taalgebonden, er worden dus in de lijst enkel oefenfirma s vermeld die exact aan de tekst- voorwaarde beantwoorden. In het veld van de zoekopdracht waar men tekst kan ingeven, is het ook mogelijk om slechts een gedeelte van een tekst in te geven. Voorbeeld: schrijf i.p.v. schrijfbenodigdheden. 11
Eigen gegevens wijzigen Elke oefenfirma kan haar eigen gegevens wijzigen behalve de gegevens die organisatorisch belangrijk zijn zoals o.a. de ZET- code, de naam van de oefenfirma, de BTW- nummer en de nummers van de bankrekeningen. De wijzigingen kunnen enkel worden uitgevoerd door gemachtigde gebruikers. De nodige toelatingen worden in ZET- Administratie bepaald. De begeleiders van de oefenfirma s beschikken over de nodige rechten om deze wijzigingen in te geven. Belangrijk: de oefenfirma s moeten volgens de EUROPEN-PEN INTERNATIONAL bepaalde afspraken hun gegevens minstens 2 maal per jaar nakijken en indien nodig aanpassen aangezien deze gegevens de basis vormen voor de samenwerking tussen de oefenfirma s in het wereldwijd netwerk. de met een * gemerkte velden zijn door EUROPEN-PEN INTERNATIONAL verplichte velden. Indien deze velden niet worden ingevuld, kan de oefenfirma niet in de databank worden geregistreerd. verschillende velden bevatten een lege ruimte voor opname van nieuwe gegevens. Zodra het veld vol is verschijnt bijkomende ruimte voor de registratie van. Bij de verplichte velden volstaat het de eerste regel in te vullen. 12
Eigen gegevens wijzigen Adres wijzigen In Duitsland wordt de koppeling tussen de straatnaam en de postcode nagekeken zodat foutieve adressen niet in het systeem kunnen worden opgenomen. Dit is niet van toepassing voor Belgische oefenfirma s. Bankrekeningen De rekeningnummers kunnen enkel door de bank worden gewijzigd. De bovenste nummer moet altijd de firmarekening zijn. Talen De oefenfirma kan kiezen in welke taal ze kan corresponderen. De lijst waaruit men kan kiezen bevat enkel de talen gesproken in de landen waar zich oefenfirma s bevinden. Andere talen kunnen niet worden ingegeven, ook niet wanneer een deelnemer in een oefenfirma deze machtig is. Kies enkel talen waarin u echt kan communiceren. 13
Werktijden Voor de werktijden worden steeds de op de locatie van de oefenfirma geldende tijden in aanmerking genomen. Op het scherm verschijnt ook de tijdzone. Het aangegeven getal komt overeen met het verschil t.o.v. de Coordinated Universal Time. Voor België is dit verschil +1 uur. Er wordt geen rekening gehouden met de zomertijd. 14
Registratie activiteiten De activiteiten in de databank registreren kies een hoofdcategorie kies een onderverdeling kies uw soort handel (productie/groothandel/kleinhandel/service) met een klik op het pijltje naar rechts of op de knop registreren eigen data worden de gegevens aan uw oefenfirma gekoppeld met een klik op wijzigingen opslaan worden de gegevens in de databank geregistreerd Bij de registratie van de activiteiten controleert het systeem steeds op volledigheid en geldigheid. Pas dan gebeurt de definitieve registratie. Indien het systeem fouten ontdekt, dan verschijnt een foutmelding met verwijzing naar de foutieve gegevens. 15
Wanneer de oefenfirma tijdens een zoekprocedure in de gouden gids op het scherm verschijnt, dan worden de activiteiten als volgt gepubliceerd: De zoekprocedure op basis van activiteiten is niet taalgebonden. Alle oefenfirma s van het wereldwijd netwerk die zich onder de gezochte categorie hebben laten registreren zullen ook in de resultatenlijst verschijnen. 16
Registratie activiteiten Er bestaat ook een zoekprocedure naar oefenfirma s op basis van sleutelwoorden. De lijst van de vastgelegde sleutelwoorden is niet taalgebonden. Bij een zoekprocedure worden in de resultatenlijst alle oefenfirma s gepubliceerd die zich onder deze sleutelwoorden, telkens in hun eigen taal, hebben laten registreren. Een oefenfirma kan ook eigen sleutelwoorden ingeven. Bij een zoekprocedure zal de oefenfirma in de resultatenlijst verschijnen indien in de zoekopdracht het sleutelwoord of een deel ervan werd ingebracht. De gegevens worden dan als volgt gepubliceerd: 17
Registratie activiteiten Om de activiteiten van de oefenfirma nauwkeuriger te beschrijven kan men nog vrije tekst ingeven. Deze tekst beantwoordt niet aan standaardnormen en is taalgebonden.om een zekere taalonafhankelijkheid te creëren kan men best de zelf ingebrachte tekst in verschillende talen registreren. Zie voorbeeld hieronder: De publicatie van de informatie na een zoekprocedure op basis van eigen tekst ziet eruit als volgt: 18
Landkaart Op verschillende pagina s van de databank kan men met de knop kaart de locatie van een oefenfirma op een landkaart worden getoond. Hiervoor wordt een beroep gedaan op Google Maps, aangevuld met speciale functies voor oefenfirma s. Voorbeeld van locatie van een oefenfirma Oefenfirma TAPI-OKA, 4 rue de Turenne, F-59200 TOURCOING 19
In de linker bovenhoek van de vorige kaart ziet u een geel mannetje. U kan met de ingedrukte rechter muisknop het mannetje op de kaart verplaatsen naar de locatie. Indien op de landkaart de gekozen straat blauw wordt gemerkt, dan kan u ook een afbeelding van de locatie op het scherm oproepen en de omgeving verkennen. Door bepalingen in de wet op de privacy zijn voor bepaalde landen geen afbeeldingen verkrijgbaar (dit is het geval voor o.a. België en Duitsland). Als u het formaat van de landkaart verkleint en het mannetje over de kaart verplaatst, dan kan u zien voor welke regio s afbeeldingen verkrijgbaar zijn. 20
Bij een zoekprocedure naar oefenfirma s worden de resultaten in een lijst gepubliceerd. Het is mogelijk de locaties van de oefenfirma s vermeld in deze lijst op een overzichtskaart te laten verschijnen. Wanneer de coördinaten van de locatie van een oefenfirma niet beschikbaar zijn in ZET, kan men ze opvragen via de Mapserver van Google. Dit neemt wat meer tijd in beslag zodat misschien niet alle locaties op de overzichtskaart zullen verschijnen. Het aantal oefenfirma s die niet op de kaart verschijnen staat onderaan rechts op het scherm vermeld. Door herhaald oproepen van de overzichtskaart zal dit aantal verminderen zodat uiteindelijk slechts die oefenfirma s zullen overblijven die geen geldig adres in de databank hebben geregistreerd. 21