Masterclass raamcontracten Anita Holst Rijkswaterstaat Inkoop Management GWW 11/14/2008
Case: RWS Raamcontract Ingenieursdiensten Aanleiding is de uitkomst van de inkoopanalyse 2006/2007 veel aanbestedingen voor ingenieursdiensten met een laag bedrag Opdracht van CFO van RWS Doelstellingen: een efficiënt proces; één gezicht naar de markt; uniformiteit van uitvoering; goede prijs/kwaliteitsverhouding; openhouden mogelijkheid voor bundeling. 2
Aantal contracten naar hoofdcategorie Aantal aanbestedingen - 2006-2007 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0 3 01 Wegenbouw 02 Grondwerkendroog 03 Waterbouw 04 Baggerwerken 05 GWW-betonbouw 06 B&U(Burgerlijke&Utiliteitsbouw) 07 Staal-enwerktuigbouw 08 Installatietechniek 09 Gladheidbestrijding 10 Incidentmanagement 11 Groenvoorzieningen 12 Specifiekevoer -envaartuigen 13 Nutsvoorzieningen 14 Consultancy 15 Ingenieursdiensten 16 Detachering/inhuur 17 Grondverwerving 18 Integraal 19 Overige Hoofdcategorie Integraal Categoraal Aantal aanbestedingen
Aantal ingenieursbureaus per RWS dienst (2006) Aantal leveranciers per dienst 25 20 Uitbesteding Inhuur 15 10 Aantal leveranciers 5 0 RWS AGI RWS AVV RWS Bouwdienst RWS CDR RWS HSL RWS IJsselmeergeb. RWS Limburg RWS Maaswerken RWS Noord Brabant RWS Noord Holland RWS Noord Nederl. RWS Noordzee RWS Oost Nederland RWS RIKZ RWS RIZA RWS Utrecht RWS Weg en Waterb. RWS Zeeland RWS Zuid Holland Dienst Conclusie = alle diensten werken met veel ingenieursbureaus 4
Aantal opdrachten per RWS dienst (2006) Aantallen opdrachten per dienst RWS AGI RWS AVV RWS Bouwdienst RWS CDR RWS HSL RWS IJsselmeergeb. RWS Limburg RWS Maaswerken 400 350 300 250 200 150 100 50 0 Inhuur Uitbesteding Aantal opdrachten RWS Noord Brabant RWS Noord Holland RWS Noord Nederl. RWS Noordzee RWS Oost Nederland RWS RIKZ RWS RIZA RWS Utrecht RWS Weg en Waterb. RWS Zeeland RWS Zuid Holland Dienst Conclusie = het aantal opdrachten per dienst loopt uiteen van een tiental tot 371 per jaar. RWS breed is het totaal aantal opdrachten 2839. 5
2839 opdrachten: Optimalisatie door bundeling Nettowaarde van de opdrachten 1400 1200 15,2 mln 1000 Aantal opdrachten 800 600 400 1,7 mln 18,4 mln 26,9 mln 200 0 0 t/m 4.999 5.000 t/m 24.999 25.000 t/m 49.999 50.000 t/m 136.999 137.000 t/m 499.999 Categorie Nettowaarde in Euro 19,9 mln 6,4 mln 1,8 mln 500.000 t/m 999.999 1.000.000 en meer 6
1 Arcadis Group 10 Fugro N.V 2 Grontmij Group 11 Witteveen+Bos Consulting Engineers 3 DHV Group 12 Kema Group BV 4 Royal Haskoning Group 13 BAM Advies en Engineering 5 Oranjewoud group 14 Bureau Waardenburg 6 Holland Railconsult BV (Movares) 15 Kragten Advin B.V. - Adviseurs en 7 Ingenieurs 16 AGV adviseurs 8 Goudappel Coffeng B.V 17 PRC BV 9 M + P raadgevende ingenieurs BV 18 Tauw Group bv 7
Geografische spreiding Ingenieursbureaus Bedrijf Specialisme Zuid- Oost Zuid- West Noord- Noord- West Oost Arcadis Group MD x x x x Grontmij Group MD x x x x DHV Group MD x x x x Royal Haskoning Group MD x x x x Oranjewoud group CE,Env,PM x x x x Holland Railconsult BV (Movares) CE,E x x x x Advin B.V. - Adviseurs en Ingenieurs MD x x x x Goudappel Coffeng B.V MD x x? x Fugro N.V CE x x x x Witteveen+Bos Consulting Engineers MD x x x x Kema Group BV Enr??? BAM Advies en Engineering SI(utiliteitsbouw) x x x x Kragten A,CE,Env,geo x Tauw Group bv MD x x x x DGMR Infra, milieu x x? x Syncera B.V Env? x x? IV-Groep b.v. MD? x Tebodin, Consultants & Engineers MD x x x x Ingbur. GW Rotterdam x Tablin E,geo x x Schreuder Groep Env x x x x Adviesbureau Peutz & Associés B.V Env,S,I x x Legenda: PM = Project Management A = Architecture CE = Civil Engineering S = Structural Engineering M = Mechanical I = Industrial MD = Multi Disciplinary Env = Environment Enr = Energy E = Electrical GEO = Geotechniek Vestiging in regio Vestiging bij regiogrens Geen vestiging in regio Gesorteerd op aflopend volume bij RWS; op basis van informatie op de websites van de ingenieursbureaus 8
Conclusies van voorgaande analyse 1. Een groot aantal partijen in de markt heeft een landelijke dekking. Geografische spreiding lijkt geen argument bij het vaststellen van de perceelindeling. 2. Vooral de multi-disciplinaire ingenieursbureaus hebben landelijke dekking. 3. RWS is een grote speler op de markt. Ook de grote bureaus zijn afhankelijk van RWS en kunnen het zich niet permitteren een contract te verliezen. 4. Er zijn middelgrote spelers op de markt (Advin, Goudappel Coffeng) die voor 3 mln+ aan diensten aan RWS leveren. Kennelijk zitten er ook bij de middelgrote spelers interessante partijen voor RWS. 5. Marktsituatie: aantrekkende/booming markt door vraag uit de offshore en een sterke economie. Gevolg: oplopende prijzen en risico op verminderde beschikbaarheid van capaciteit. 9
Product(resultaat) / dienst Scope raamcontract Regionale diensten en de Bouwdienst Inkoopvolume 40 miljoen per jaar Specialistische diensten kunnen in individuele gevallen opdrachten onder de raamovereenkomst plaatsen In bijzondere gevallen kunnen opdrachten voor: verkeerskundig advies, akoestisch onderzoek, explosievenonderzoek, archeologisch onderzoek, luchtkwaliteit onderzoek; en ecologisch veldwerk offertes voor een geraamde waarde kleiner dan 137.000,- buiten de raamovereenkomst worden aangevraagd. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Akoestisch onderzoek Explosievenonderzoek Geohydrologie (veldwerk, studie c.q. modelberekening) Geo (hydro-) morfologie (veldwerk, studie c.q. modelberekeningen) Grondverwerving (onteigening) Hydraulica (studie c.q. Modelberekening) Veiligheid- & Gezondheidplan (V&G-plan) Archeologisch onderzoek Beheer-, Onderhouds- en Instandhoudingsplannen Elektrotechnisch & Werktuigbouwkundig advies Kabels & leidingen plan Landschappelijke inpassing Luchtkwaliteit onderzoek en advies Planning Vergunningen en procedures (bestemmingsplan) Directievoering/Contractondersteuning Geotechnisch onderzoek en advies Milieutechnisch onderzoek en advies (droog) Milieutechnisch onderzoek en advies (nat) Raming Risicoanalyse (management) Contracten GWW-werken Verkeerskundig analyse en advies Verkenningen en planstudie (m.e.r.) ecologisch onderzoek/advies (o.a. mitigatie en compensatie) Toestandsinspectie Civieltechnisch advies 28 Ontwerp 10
Uitwerking aanbesteding/procedure (1) Eén landelijke EU openbare aanbesteding (ARW), indeling in 4 regio s/percelen 2 plenaire inlichtingen sessies de mogelijkheid voor individuele inlichtingen sessie Maximaal drie ingenieursbureaus per regio/perceel Één ingenieursbureau mag maximaal 2 percelen winnen Selectie op basis van aantoonbare omzet en risicovolle ervaringseisen Gunning op laagste prijs Duur raamovereenkomst is 4 jaar - afsluiten voor deelovereenkomsten tot 2 jaar Uitsluitend uitbesteding -geen inhuur (uitbesteding op regie na goedkeuring mogelijk) Het contract is voor Regionale Diensten verplicht! 11
Uitwerking aanbesteding/contract (2) Aanpassing aansprakelijkheidregime t.o.v. RVOI (i.o.m. Branche vertegenwoordiging) 3 maal opdrachtsom tot maximaal 2,5 miljoen per opdracht, en een maximum van 5 miljoen voor het totaal per jaar. Clausule belangenverstrengeling is verwerkt in contract: Opdrachtgever is gerechtigd om Opdrachtnemer geen uitvraag te doen indien er sprake is of kan zijn van belangenverstrengeling. Past performance opgenomen wat tijdelijke uitsluiting voor deelopdrachten mogelijk maakt, meting door de projectleiding op: deskundigheid en ervaring; beheersing van het proces; kwaliteit van het product. Draaideurconstructie: RWS gaat geen projectovereenkomst aan indien personen worden ingezet die in de afgelopen 24 maanden voor RWS hebben gewerkt. 12
Uitwerking aanbesteding/prijsstelling (3) De tarieven kunnen verschillen per aanbieder, de tarieven zijn maximum tarieven. Bij projectovereenkomsten kunnen wel lagere, maar geen hogere tarieven worden geboden. De tarieven zijn all-in tarieven, dus inclusief kantoorkosten, kosten van hard- en software, coördinatiekosten, reis- en verblijfskosten, verzekeringskosten en sociale premies. Voor deelovereenkomsten worden specifieke aanbiedingen gedaan Lump Sum Nacalculatie Regie 13
Opbouw van contract/deelovereenkomst Landelijke raamovereenkomst ingenieursdiensten 1ste moment van competitie raamovereenkomst inschrijving en beoordelingsdocument offerte aanvraagdocument projectovereenkomst 4 percelen, 3 bureaus per perceel 2e moment van competitie Projectovereenkomst 1 algemene productbeschrijving Gunning op EMVI of laagste prijs Projectovereenkomst 2 algemene productbeschrijving Gunning op EMVI of laagste prijs Projectovereenkomst x algemene productbeschrijving Gunning op EMVI of laagste prijs Huidig: 2839 aanvragen 14
Situatie met en zonder raamcontract (1) Uitgangssituatie: Doelstelling 1: een efficiënt proces: Efficiency: hoog bij RD en die raamovereenkomst met 1 bureau hadden, laag bij overige RD en Raamcontract: Efficiency: ongeveer 64 Europese aanbestedingen minder door raamcontract ingenieursdiensten; verkorting procedure van aanvragen Doelstelling 2: een gezicht naar de markt: Monitoring: geen (gecoördineerde) monitoring Structuur: elke dienst werkt op zijn eigen wijze, met of zonder raamcontract Contact met de markt: met name op operationeel niveau Vrijheid diensten: optimaal Monitoring: monitoringsrapport 1x per 3 maanden, monitoringsgesprekken met gecontracteerde ingenieursbureaus 1x per 6 maanden Structuur: één uniform contract voor heel RWS Contact met de markt: strategisch overleg tussen contractanten en landelijke contractmanager Vrijheid diensten: beperkt tot bureaus binnen contract Samenwerking tussen diensten: ad hoc Samenwerking tussen de diensten: sharepoint samenwerkingssite opgezet, uitwisseling kennis en ervaring via kenniskring 15
Situatie met en zonder raamcontract (2) Uitgangssituatie: Doelstelling 3: uniformiteit van uitvoering: Standaardisatie vraagspecificaties: geen standaarden Bijdrage aan nieuwe werkwijze: werkzaamheden vinden plaats onder aansturing RWS Beschikbare marktcapaciteit: laag bij RD en die raamovereenkomst met 1 bureau hadden, hoog bij overige RD en Raamcontract: Standaardisatie vraagspecificaties: werkgroep standaardisatie heeft 5 standaard vraagspecificaties op basis van de nieuwe werkwijze opgeleverd. Verdere impuls is nodig. Bijdrage aan nieuwe werkwijze: ondersteunt uitbesteding op productbasis en verleggen aansprakelijkheid Beschikbare marktcapaciteit: beperkt tot contractanten, doch onderaanneming mogelijk Doelstelling 4: goede prijs/kwaliteitsverhouding: Kwaliteitsmeting: niet /ad hoc Prijsniveau: geen inzicht Kwaliteitsmeting: i.s.m. ProRail systeem opgezet en geimplementeerd, resulteert in 3 maandelijkse rapportage Prijsniveau: scherpe tarieven raamcontract komen niet volledig terug bij deelopdrachten. Offertes echter wel onder marktramingen (gem. 2,8% boven contractraming) 16
Situatie met en zonder raamcontract (3) Uitgangssituatie: Doelstelling 5: openhouden mogelijkheden voor bundeling: Bundeling: sterk versnipperde uitvragen Raamcontract: Bundeling: staat op de agenda, verbetering zichtbaar maar verbetering zet niet door, verdere bundeling door afsluiten landelijke deelovereenkomsten is mogelijk Algemene conclusie: professioneler, slagvaardiger en efficiënter, verbeterde aansturing, en verbeterde controle 17
18