Handleiding SelfServiceDesk ICTS In deze handleiding wordt uitgelegd wat er mogelijk is in de SelfServiceDesk van ICTS. De SelfServiceDesk is te bereiken via https://uvaicts.topdesk.net/tas/public/. Veel onderdelen worden getoond op basis van de rechten van de ingelogde gebruiker en het organisatieonderdeel waar hij of zij toe behoort. Eindgebruikers hebben uitsluitend toegang tot de eigen gegevens en kunnen alleen een klacht, een storing of een vraag indienen. ICT-contactpersonen kunnen via de servicedesk ICTS de toegang tot de gegevens van hun domein of faculteit aan- of uit laten zetten. Het startscherm van de SelfServiceDesk bestaat uit de volgende onderdelen; 1. Zoeken 2. Menu Meldingen 3. Menu Configuraties 4. Menu Wijzigingen 5. Overzichten 6. Nieuwsoverzicht 7. Recente meldingen 8. Indienen 9. Handleidingen 1
1. Zoeken 1.1. Geef in het bovenste veld aan waarop gezocht moet worden; Meldingen, Wijzigingen of Objecten. Objecten zijn bijvoorbeeld laptops en desktops. Er kan ook gekozen worden voor Configuraties, deze zijn echter niet in gebruik en dit zal geen zoekresultaten opleveren. 1.2. Vul in het zoekveld een nummer of een trefwoord in. Voorbeeld: Zoeken welke hardware op naam van een bepaalde medewerker staat. Zoek op Objecten en vul de achternaam van een medewerker in het zoekveld. Er verschijnt een overzicht met de apparatuur die de medewerker in gebruik heeft. In de zoekresultaten kan doorgeklikt worden om meer details te laten tonen. 2. Menu Meldingen Eigen Alle meldingen sinds juni 2012 Eigen openstaande Alle openstaande meldingen Eigen afgemeld Alle meldingen die zijn afgesloten, sinds juni 2012 2
3. Menu Configuraties Hardware Alle hardware gekoppeld aan de eigen naam of het domein/de faculteit. 4. Menu Wijzigingen Aanvraag Alle aanvragen die nog niet in behandeling zijn genomen Wijzigingen in uitvoering of evaluatie Alle aanvragen die worden uitgevoerd Afgeronde wijzigingen Alle aanvragen die zijn uitgevoerd, sinds juni 2012 Afgewezen aanvragen en geannuleerde wijzigingen Alle aanvragen die geannuleerd zijn, sinds juni 2012 Alle wijzigingen Alle aanvragen ongeacht de status, sinds juni 2012 5. Overzichten De knop Openstaande meldingen toont alle meldingen die nog niet zijn afgehandeld. De knop Hardware rapporten toont een menu met beschikbare rapporten. Hardware per medewerker Per medewerker wordt het aantal items getoond. In het rapport kan doorgeklikt worden om meer details te laten tonen. Hardware per soort In dit rapport worden de aantallen desktops en laptops getoond en bij hoeveel daarvan de garantie afloopt. In het rapport kan doorgeklikt worden om meer details te laten tonen. 3
Met de knop Klantinformatie CMDB wordt een formulier getoond met een viertal velden die bedoeld zijn voor de eigen administratie van de klant en ook door de klant zelf gewijzigd kunnen worden. Het betreft de velden Klantorganisatie, Kostenplaats klant, Kenmerk en Notities. Het wijzigen van de overige velden blijft onder redactie van ICTS en kan via de maandrapportages worden aangegeven. 1. Vul in het scherm Mutatie klantinformatie CMDB bij klantinformatie de juiste klantorganisatie in. Er verschijnt dan een overzicht van de objecten die op de geselecteerde klantorganisatie geregistreerd staan. Of gebruik het zoekveld om naar een specifiek CI te zoeken. 2. Selecteer uit het overzicht het te wijzigen object. De basisgegevens van het object zijn dan zichtbaar onder het kopje Informatie CMDB. 3. De door de klant beheerde velden vindt men onder het kopje Klantinformatie CMDB en kunnen door de ICTcontactpersonen zelf worden bewerkt. 4. Klik op Volgende voor het overzicht van de in te dienen wijzigingen. 5. Na op Indienen geklikt te hebben volgt een bevestiging van de ingediende wijziging. 6. Nieuwsoverzicht Dit overzicht is niet in gebruik. 7. Recente meldingen Hier worden de vijf meest recente meldingen getoond. 4
8. Indienen Bij gebruik van de knoppen Klacht en Storing of vraag wordt direct een formulier gestart. Bij de knoppen aanvraagformulieren verschijnt eerst een overzicht met alle formulieren. Kies het juiste formulier. Om door de formulieren te lopen klik op Volgende. Klik in het laatste scherm (op het overzichtsformulier) op Indienen. Na indienen: Er wordt een melding of een aanvraag aangemaakt in het systeem van ICTS en het meldings- of aanvraagnummer wordt getoond. De indiener en de eventuele begunstigde ontvangen een e- mail ter bevestiging. 5