ONTWERP-RAADSVOORSTEL VAN BenW AAN DE RAAD VOOR OPSTELLER VOORSTEL: J. Boskma AFDELING: FJZ PORTEFEUILLEHOUDER: burgemeester Agendapunt: No. /2012 Dokkum, 21 oktober 2015 ONDERWERP: opheffen gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Fryslân SAMENVATTING: Vanwege het, ten opzichte van het verleden, geringe aantal deelnemers is er in de afgelopen tijd een discussie tussen de deelnemende gemeenten ontstaan over het voorbestaan van de GR Streekarchivariaat Noordoost Fryslân. Deze discussie is in een stroomversnelling gekomen door de op handen zijnde ambtelijke fusie DDFK. Hierdoor is de mogelijkheid ontstaan om de taken, die binnen de GR voor Dongeradeel worden uitgevoerd, in DDFK-verband op uniforme wijze voort te zetten. Tot de opheffing van de gemeenschappelijke regeling dient volgens het bepaalde in de regeling (artikel 31) door tenminste 2/3 van het aantal deelnemers te worden besloten (de raden en de colleges van Dongeradeel, Ameland en Schiemonnikoog zijn deelnemer). Na opheffing zullen dienstverleningsovereenkomsten tussen de gemeente Dongeradeel en de gemeenten Ameland en Schiermonnikoog worden gesloten met betrekking tot het beheer van de oude archieven van die gemeenten. Deze dienstverlening zal via Dongeradeel worden ingebracht in de GR DDFK. Aan de gemeenteraad, INHOUDELIJKE TOELICHTING (waaronder beoogde doelen en/of maatschappelijke effecten) Het Streekarchivariaat Noordoost Fryslân bestaat sinds 1961 in de vorm van een gemeenschappelijke regeling (openbaar lichaam) met als deelnemers de gemeenten Dokkum, Oost- en Westdongereel (later samen de gemeente Dongeradeel), Kollumerland c.a. en Schiermonnikoog. De gemeente Ameland is deelnemer sinds 1969. Kollumerland c.a. is in 1988 uitgetreden.in dit jaar zijn toegetreden de waterschappen Tusken Waed en Ie en De Wâlden, die beiden zijn opgegaan in resp. waterschap De Waadkant en waterschap Lauwerswâlden, en die vervolgens weer in wetterskip Fryslân. In 2011 is wetterskip Fryslân uitgetreden als deelnemer. Na het uittreden van wetterskip Fryslân is de juridische constructie van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Fryslân te zwaar geworden. De GR bestaat nu nog uit drie deelnemende gemeenten, met Dongeradeel als grootste (70%) en Ameland (15%) en Schiermonnikoog (15%) als relatief kleine partijen. Pagina 1 van 5
Pogingen om de GR uit te breiden met nieuwe deelnemers zijn niet geslaagd, mede als gevolg van bestuurlijke ontwikkelingen in de regio. Daarnaast is de kwetsbaarheid van het GR-personeel (twee personen, waaronder de streekarchivaris) bij eventualiteiten (bijv. ziekte, vervanging) een voorwerp van aanhoudende zorg gebleken. Naast de bestaande wettelijke taak van beheer en beschikbaarstelling van overgedragen gemeentelijke archieven is er een toenemende betrokkenheid van de streekarchivaris bij het tegenwoordige gemeentelijke informatiebeheer, ook in het kader van het interbestuurlijk toezicht. Door het initiatief van een ambtelijke fusie van de DDFK-organisaties is de discussie rond het voortbestaan van de GR Streekarchivariaat in een stroomversnelling geraakt, mede vanwege het spoorboekje tot 1 januari 2016. In DDFK-verband is in beginsel positief gereageerd op de door een opheffing van GR Streekarchivariaat opkomende noodzaak tot overname van het personeel van het Streekarchivariaat. Mogelijk kan dit er in de toekomst voor zorgen dat in de DDFK-organisatie de functie van archivaris wordt geïntroduceerd. De heer Jongsma, de huidige streekarchivaris, voldoet (als enige van de DIV-medewerkers van de DDFKgemeenten) aan de vereisten daarvoor. Hierdoor kan het interbestuurlijk toezicht, via een archivaris, op uniforme wijze in DDFK-verband georganiseerd worden. Voor wat betreft de financiële afwikkeling van een opheffing van GR Streekarchivariaat (overname van het personeel in de nieuwe DDFK-gemeenten-organisatie) zullen de lasten voor verreweg het grootste gedeelte door Dongeradeel blijven worden gedragen. Met betrekking tot het beheer van het oud archief van de gemeenten Ameland en Schiermonnikoog, dat ook deel uitmaakt van de taken van de huidige GR Streekarchivariaat (het huidige GR-personeel), zullen er eerst dienstverleningsovereenkomsten (dvo s) tussen de gemeente Dongeradeel en de gemeenten Ameland en Schiermonnikoog kunnen worden gesloten om deze taak te borgen. Hiervoor (en niet voor overeenkomsten met de GR DDFK-gemeenten) is gekozen om de GR DDFK-gemeenten niet te belasten met een vennootschapsbelasting-administratieplicht (t.a.v. diensten voor derden bestaat deze plicht al reeds voor de gemeente Dongeradeel). In de dvo s zal ook de bijdrage in de huisvestingskosten t.b.v. de gemeente Dongeradeel worden geregeld (huisvesting zal buiten de begroting van de GR DDFK blijven). Via inbreng door de gemeente Dongeradeel zal de GR DDFK-gemeenten deze taak na 1 januari 2016 dan feitelijk uitoefenen ten behoeve van de gemeenten Ameland en Schiermonnikoog. Gelet op het bepaalde in de GR DDFK zal over de nieuwe taak van het beheer van de oude archieven van Dongeradeel, Ameland en Schiermonnikoog, die wordt ingebracht in de GR, ook het AB van de GR een besluit dienen te nemen. Het opheffen van de GR Streekarchivariaat Noordoost Fryslân (en de overgang van het personeel naar de GR DDFK-gemeenten) zal geen (nadelige) budgettaire gevolgen voor onze gemeente hebben. In de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Fryslân is in artikel 31 bepaald dat de regeling, onder goedkeuring van GS van Fryslân, kan worden opgeheven als tenminste tweederde van het aantal deelnemers zulks besluiten. Uw raad is, samen met ons college, deelnemer aan de regeling. Wij hebben om de hiervoor vermelde redenen het besluit tot opheffing van de regeling reeds genomen (voor zo n besluit van ons is geen voorafgaande toestemming van uw raad vereist). Wij stellen hierbij uw raad voor om, als deelnemer, hetzelfde te doen. De in de bepaling genoemde goedkeuring door GS van Fryslan is nog een gevolg van de oude datum van de regeling. Het wettelijk (WGR) voorschrift van goedkeuring door GS m.b.t. besluiten inzake (opheffing van) een gemeenschappelijke regeling bestaat niet meer. In de slotzin van artikel 31 van de regeling staat dat het algemeen bestuur de gevolgen van de opheffing en van de liquidatie regelt. Het is de bedoeling dat het GR-personeel als inpassingskandidaten voor de nieuwe organisatie van de GR DDFK-gemeenten zullen gaan gelden, als formatie van Dongeradeel per 1 augustus 2014 (en een gedeelte van de formatie die t.b.v. Ameland en Schiermonnikoog dienstverlening zal gaan verrichten). Daartoe is advies van de BOR gevraagd. De BOR heeft een positief advies afgegeven. De huur van het gebouw van het Streekarchief blijft een last die door Dongeradeel gedragen zal worden. Pagina 2 van 5
Resumerend stellen wij uw raad voor te besluiten tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling als bedoeld in artikel 31 van de regeling, één en ander conform het bepaalde in bijgaand ontwerp-besluit. EVENTUELE VOORKEURSVARIANT BURGEMEESTER & WETHOUDERS FINANCIELE CONSEQUENTIES De jaarlijkse bijdrage van onze gemeente aan het Streekarchivariaat 166.524 (begroting 2015). Na het opheffen van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Fryslân zal de gemeentelijke bijdrage voor het uitvoeren van deze taak door de GR DDFK-gemeenten dezelfde zijn. Zoals hierboven reeds is aangegeven heeft de opheffing van de GR Streekarchivariaat derhalve geen budgettaire gevolgen. Voor wat betreft de GR-taak voor de gemeenten Ameland en Schiermonnikoog zal de bijdrage van deze gemeenten door onze gemeente worden ingebracht en, via de tussen Dongeradeel en Ameland en Schiermonnikoog te sluiten dienstverleningsovereenkomsten, worden afgerekend. RISICO'S (Wat zijn de risico's t.a.v. het te bereiken (project)resultaat, de planning, de te leveren prestaties, het proces, financieel, juridisch etc.?) INSPRAAK De BOR DDFK heeft een positief advies gegeven op het voornemen om het personeel van het Streekarchivariaat als inpassingskandidaten voor de nieuwe organisatie van de GR DDFK-gemeenten te laten gelden. Dit voornemen is tevens ter informatie aan het BGO gezonden. ADVISERING opiniërende raad Bijlagen: - College besluit - bestaande GR streekarchivariaat Noordoost Friesland 1999 - dienstverleningsovereenkomst Schiermonnikoog - dienstverleningsovereenkomst Ameland Pagina 3 van 5
De raad van de gemeente Dongeradeel; overwegende, dat het in de huidige omstandigheden gewenst is dat de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Fryslân wordt opgeheven; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 27 oktober 2015; gelet op het bepaalde in de Wet gemeenschappelijke regelingen en in artikel 31 van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Fryslân; b e s l u i t : tot opheffing van de gemeenschappelijke regeling Streekarchivariaat Noordoost Fryslân. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Dongeradeel van.. De griffier, De voorzitter, A.J. Folbert M.C.M. Waanders Datum afkondiging: Datum inwerkingtreding besluit: Pagina 4 van 5
Pagina 5 van 5