Aan de Secretarissen van Terschelling, Vlieland, Ameland en Schiermonnikoog

Transcriptie

1 WADDENEILANDEN Aan de Secretarissen van Terschelling, Vlieland, Ameland en Schiermonnikoog Datum: Onderwerp: centrumregeling gemeente Leeuwarden en de eilanden Vlieland, Terschelling, Ameland en Schiermonnikoog ten behoeve van de ICT voorzieningen. Geachte secretarissen van Terschelling, Vlieland, Ameland en Schiermonnikoog Met deze brief sturen wij u een voorstel voor het instemmen met een Centrumregeling met de gemeente Leeuwarden. Het onderwerp van deze regeling is de ICT dienstverlening. Op dit moment is deze dienstverlening geregeld middels een dienstverleningsovereenkomst die afgesloten is met VAST en later met de GR De Waddeneilanden als rechtsopvolger van VAST. Deze huidige GR De Waddeneilanden voorziet niet in een mogelijkheid om een centrumregeling aan te gaan. Er zijn diverse redenen dat nu een centrumregeling wordt voorgesteld. Een centrumregeling voorkomt dat de deelnemende gemeenten te maken krijgen met de afdracht van vennootschapsbelasting. Daarbij komt dat de gemeenten de nadruk wensen te leggen op onderlinge samenwerking in plaats van een meer zakelijke dienstverlening. Een centrumregeling is een meer geëigend publiekrechtelijk instrument om dit vorm te geven. Gelet op bovenstaande wenst de gemeente Leeuwarden daarom centrumregelingen vast te stellen met de vier Friese Waddeneilanden. In een later stadium zou Texel nog toe kunnen treden. In de vernieuwde gemeenschappelijke regeling, die op dit moment in ontwikkeling is, zal bovendien de mogelijkheid om centrumregelingen aan te gaan, worden opgenomen. Inhoudelijk is van belang dat de directieleden gemandateerd worden door de colleges voor het afsluiten van de uitvoeringsafspraken van de centrumregeling. Dit is maatwerk per gemeente dat neergelegd wordt in de Service Level Agreements (SLA's). Om de centrumregeling tijdig in werking te kunnen laten gaan is van belang dat het voorstel tot vaststelling tijdig in de colleges behandeld wordt. De raden dienen de colleges toestemming te verlenen voor het treffen van de centrumregeling. De ontwerp regeling is bij deze brief gevoegd, evenals een voorbeeld besluittekst. Om de ICT voorzieningen te waarborgen, is het in ieder geval van belang dat het besluitvormingsproces uiterlijk in oktober aanstaande plaatsvindt. Secretariaat De Waddeneilanden Postbus AE Harlingen Telefoon I Fax infodewaddeneilanden.nl

2 De getekende besluiten kunt u zenden naar het Waddenkantoor in Harlingen. Dan wordt vervolgens ondertekening van de zijde van Leeuwarden gecoordineerd. De originele versie ontvangt u vervolgens voor uw gemeentelijke archief. Bij deze brief ontvangt u de concept regeling, met een tekenblad en een voorbeeld besluittekst. Eventuele vragen kunnen bij voorkeur via gesteld worden aan Elies Hoeksma-de Vries, via ehoeksma@ameland.nl. Telefonisch bereikbaar via , echter alleen op woensdag en vrijdag. Met vriendelijke groet, Namens het Samenwerkingsverband van de Waddeneilanden, A. de Hoop, voorzitter _ W.R.H. van Schoonhoven, wnd. secretaris-directeur Bijlage: voorbeeld besluittekst centrumregeling

3 .111= aj WADDENEILANDEN Centrumregeling samenwerking Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Leeuwarden Ondergetekenden: De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Leeuwarden, ieder voor zover het zijn bevoegdheden betreft; Overwegende dat - de colleges van burgemeester en wethouders van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Leeuwarden het voornemen hebben uitgesproken hun uitvoeringskracht wat betreft de in de regeling omschreven taken en bevoegdheden, zo veel mogelijk te bundelen bij de gemeente Leeuwarden, als centrumgemeente; - deze bundeling van uitvoeringskracht wordt gegoten in de vorm van de centrumgemeenteconstructie (artikel 8, vierde lid, Wet gemeenschappelijke regelingen) - het Shared service center Leeuwarden vooralsnog beoogt de continuïteit van de dienstverlening aan al de deelnemende gemeenten (en de daaraan gerelateerde organisaties) en als zodanig de randvoorwaarden schept voor een efficiënte bedrijfsvoering en een klantgerichte en effectieve dienstverlening; - de nu voorgenomen dienstverlening van het Shared service center Leeuwarden indien en zodra daar in de toekomst behoefte toe bestaat, in onderling overleg en goedvinden van alle betrokken gemeenten kan worden uitgebreid met al die taken en dienstverlening die deze gemeenten alsdan geraden voorkomen; - door het weloverwogen inzetten van het Shared service center Leeuwarden en door intensief samen te werken met al de deelnemende gemeenten, alsmede door ook kennis te bundelen en ervaringen uit te wisselen, de bedrijfsvoering en dienstverlening voor deze gemeenten wordt verbeterd; - in de personeelsbehoefte van het Shared service center Leeuwarden ondermeer zal worden voorzien door het naast de daarbij betrokken ambtenaren en medewerkers van de gemeente Leeuwarden, detacheren van ambtenaren en medewerkers van al overige deelnemende gemeenten bij de gemeente Leeuwarden; - een van de doelstellingen van de onderhavige bundeling van uitvoeringskracht tevens is het investeren in ambtenaren en medewerkers door middel van opleiding, training en het opdoen van ervaring; - deze bundeling onverlet laat die taken en bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling waarvan slechts de voorbereiding en uitvoering wordt opgedragen aan de gemeente Leeuwarden; - de raden van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Leeuwarden en Leeuwarden aan hun onderscheiden colleges van burgemeester en wethouders en burgemeesters voor het treffen van deze gemeenschappelijke regeling toestemming hebben verleend, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

4 WADDENE1LANDEN Gelet op - hoofdstuk 1 van de Wet gemeenschappelijke regelingen; - de Gemeentewet; komen overeen te treffen de Centrumregeling samenwerking Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Leeuwarden, en zulks onder de navolgende bepalingen en bedingen: 1 Artikel 1 Begripsbepalingen In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder: a. centrumgemeente: de gemeente Leeuwarden; b. college: enig college van burgemeester en wethouders; c. de deelnemende gemeente: de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling; d. gemeenten: de centrumgemeente en de deelnemende gemeente gezamenlijk; e. ambtenaren en medewerkers: ambtenaren en andere medewerkers, werkzaam onder verantwoordelijkheid van de colleges van de gemeenten; f. regeling: deze Centrumregeling samenwerking Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Leeuwarden; h. Shared service center Leeuwarden: de ambtelijke organisatie, geplaatst bij de gemeente Leeuwarden, die belast is met het uitvoeren van de in artikel 4 bedoelde aan deze organisatie opgedragen taken; i. Service Level Agreement (SLA): het document met daarin de nadere uitwerking van de dienstverlening, taken en werkwijzen. 2 Belang en centrumgemeente Artikel 2 Belang 1. De regeling wordt getroffen in verband met het tot stand brengen voorzieningen ter ondersteuning van de uitvoering van de aan de gemeentelijke bestuursorganen opgedragen taken. 2. Deze gemeenschappelijke regeling is uitdrukkelijk geen zelfstandige rechtspersoon. 3. De gemeenten hebben de bevoegdheid, indien en zodra daar in de toekomst behoefte toe bestaat, in onderling overleg en goedvinden van de gemeenten de in artikel 2.1. bedoelde

5 rn WADDENE1LANDEN taken uit te breiden met al die taken en dienstverlening die de gemeenten alsdan geraden voorkomen. Artikel 3 Centrumgemeente De gemeente Leeuwarden wordt aangewezen als centrumgemeente, zoals bedoeld in artikel 8, vierde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Daartoe dragen de bestuursorganen en/of ambtenaren van de overige deelnemende gemeenten hun, voor de uitvoering van deze regeling ter zake doende, bevoegdheden over aan het bestuursorgaan en/of ambtenaren van de centrumgemeente. 3 Taken en bevoegdheden Artikel 4 - Bevoegdheden colleges 1. Het college van de centrumgemeente wordt door de deelnemende gemeenten mandaat en voor zo ver van toepassing - volmacht verleend om binnen de beleidskaders van de deelnemende gemeenten namens het college van de deelnemende gemeenten, voor zover nodig, alle besluiten te nemen en andere rechtshandelingen te verrichten die noodzakelijk zijn ter behartiging van het in artikel 2 gesteide belang, tenzij een wettelijk voorschrift of de aard van de bevoegdheid zich hiertegen verzet. 2. Het college van de centrumgemeente stemt in met de verleende mandaten, volmachten en machtigingen, zoals bedoeld in dit artikel. Artikel 5 SLA ln het SLA is een nadere uitwerking gegeven aan de regeling. ln het SLA zijn geregeld: a. de uitvoeringskaders; b. de kwaliteitseisen waaraan de taakuitoefening door de centrumgemeente moet voldoen; c. de verdeelsleutel en de wijze waarop de gemeenten Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling een financiële bijdrage leveren in de kosten die de centrumgemeente maakt voor de uitvoering van de krachtens de regeling opgedragen taken; d. de verplichtingen tussen de colleges van de gemeenten; e. de wijze waarop invulling wordt gegeven aan de informatieplichten, bedoeld in overige artikelen van de regeling; f. de wijze waarop de colleges van de gemeenten elkaar informeren over het niet nakomen van hun verplichtingen en de gevolgen die zij daaraan verbinden.

6 WADDENEILANDEN 4. Overleg Artikel 6 Overleg 1. Het college van de centrumgemeente overlegt eenmaal per jaar met de colleges van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling. De colleges van de gemeenten komen voorts bijeen wanneer één van de colleges dit, onder schriftelijke opgaaf van redenen, noodzakelijk acht. 2. Het extra overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt uiterlijk binnen vijf werkdagen na het verzoek van één van de colleges belegd. 3. In het overleg, bedoeld in het eerste lid, wordt gesproken over de het verloop van de samenwerking. 4. De colleges van de gemeenten kunnen zich in het overleg, bedoeld in het eerste lid en tweede lid, laten vertegenwoordigen door een of meerdere van zijn leden dan wel ambtenaren. 5. De secretarissen van de gemeenten zijn tijdens het overleg, bedoeld in het eerste en tweede lid, aanwezig. Artikel 7 Ambtelijk overleg 1. De secretaris van de centrumgemeente overlegt ten minste eenmaal per jaar met de secretarissen van de deelnemende gemeenten over de uitvoering van het SLA, bedoeld in artikel De bij de uitvoering van de behartiging van het in artikel 2 gestelde belang en de uitvoering van de daartoe behorende taken betrokken ambtenaren en medewerkers van de gemeenten overleggen tenminste zesmaal per jaar over de uitvoering van het SLA en deze in artikel 2 bedoelde taken. 5. Informatie en verantwoording Artikel 8 Informatievoorziening door centrumgemeente 1. Het college van de centrumgemeente geeft de colleges van de deelnemende gemeenten schriftelijk de door een of meer leden van het colleges van de deelnemende gemeenten gevraagde inlichtingen. 2. Het college van de centrumgemeente geeft de colleges van de deelnemende gemeenten alle inlichtingen die deze colleges noodzakelijk en/of wenselijk acht. Artikel 9 Informatievoorziening door de deelnemende gemeenten Het colleges van Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog en Terschelling en/of ambtenaren geven het college van de centrumgemeente alle inlichtingen die het college of ambtenaren van de centrumgemeente ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang nodig heeft.

7 WADDENEILANDEN Artikel 10 Overige informatievoorziening 1. De rekenkamers van de deelnemende gemeenten zijn bevoegd alle documenten die ter behartiging van het in artikel 2 gestelde belang berusten bij het gemeentebestuur van de centrumgemeente, te onderzoeken voor zover zij dat ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten. 2. Het gemeentebestuur van de centrumgemeente verstrekt desgevraagd alle inlichtingen die de rekenkamers van de deelnemende gemeenten ter vervulling van haar taak als bedoeld in artikel 182, eerste lid, van de Gemeentewet nodig achten. 6. Geschillen Artikel 11 Deskundigenadvies 1. Onverminderd artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, worden geschillen over de regeling, in de ruimste zin, onderworpen aan een niet-bindend deskundigenadvies. 2. Voordat wordt overgegaan tot het vragen van het deskundigenadvies, bedoeld in het eerste lid, wordt het geschil besproken tussen afvaardigingen van de colleges van de gemeenten. 3. Indien het overleg, bedoeld in het tweede lid, niet tot een oplossing leidt, benoemen de colleges van de gemeenten elk een onafhankelijke deskundige. Deze deskundigen benoemen gezamenlijk een zesde deskundige, die als voorzitter van de adviescommissie optreedt. De colleges van de gemeenten treden gezamenlijk op als opdrachtgever van de adviescommissie. 4. De colleges van de gemeenten zetten in hun opdracht aan de adviescommissie in ieder geval het probleem uiteen, formuleren de te beantwoorden vragen en bepalen de termijn waarbinnen de adviescommissie haar advies uitbrengt. 5. De adviescommissie, bedoeld in het derde lid, regelt de wijze waarop zij haar advies tot stand brengt. Het advies wordt toegezonden aan de colleges van de gemeenten. 6. Na ontvangst van het advies, bedoeld in het vierde lid, treden de afvaardigingen, bedoeld in het tweede lid, nogmaals in overleg om te trachten, gelet op het advies van de adviescommissie, bedoeld in het vierde lid, tot een oplossing van het geschil te komen. Indien dat overleg niet tot een oplossing leidt, kan het college van elk van de gemeenten het geschil, overeenkomstig artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voorleggen aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland. 7. De colleges van de gemeenten dragen de kosten van de werkzaamheden van de adviescommissie, bedoeld in het derde lid, evenredig. 7 Wijziging, uittreding en opheffing Artikel 12 Wijziging van de regeling 1. De regeling kan door de colleges van de gemeenten worden gewijzigd, nadat zij hiertoe onderling overeenstemming hebben bereikt.

8 rn WADDENEILANDEN 2. De colleges van de gemeenten besluiten omtrent de voorgestelde wijziging niet dan nadat zij daartoe toestemming hebben verkregen van hun raden, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. 3. Een wijziging van de centrumregeling is tot stand gekomen wanneer de colleges van de gemeenten op de wijze als vermeld in het tweede lid hiermee hebben ingestemd. 4. De wijziging van de regeling treedt, tenzij anders bepaald, in werking op de dag volgend op die waarop de wijziging door de colleges van de gemeenten is bekendgemaakt. Artikel 13 Uittreding en opheffing 1. De regeling wordt opgeheven bij gelijkluidend besluit van de colleges van de gemeenten. 2. Opheffing is behoudens bijzondere omstandigheden niet mogelijk in de eerste vijf jaar na het treffen van deze regeling. Van bijzondere omstandigheden is slechts sprake als hierover tussen de colleges van de gemeenten overeenstemming bestaat. 3. Indien een besluit tot opheffing, bedoeld in het eerste lid, wordt genomen, geven de colleges van de gemeenten gezamenlijk een onafhankelijke registeraccountant opdracht om een opheffingsplan op te stellen. 4. Het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid, voorziet in ieder geval in de verplichtingen van de deelnemende gemeenten tot deelneming in de eventuele financiële en in de personele gevolgen van de opheffing. 5. Het college van de centrumgemeente is belast met de uitvoering van het opheffingsplan, bedoeld in het derde lid. 6. Een besluit tot uittreding door het college van één der gemeenten kan eveneens leiden tot opheffing van de regeling. Een besluit tot uittreding door het college van één der gemeenten wordt niet genomen dan nadat daartoe toestemming is verkregen van de raad, overeenkomstig artikel 1, tweede lid, van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen. 7. Indien één der gemeenten eenzijdig besluit uit deze centrumregeling te treden zonder dat er sprake is van een geschil of bijzondere omstandigheid draagt de partij die wenst uit te treden alle financiële en personele gevolgen van de opheffing of uittreding zulks vast te stellen door een registeraccountant. 8. Het besluit tot uittreding treedt in werking op 1 januari van het tweede jaar volgend op het jaar waarin het besluit tot uittreding is genomen, tenzij de colleges een andere datum overeenkomen. Het tweede tot en met het vijfde lid zijn van overeenkomstige toepassing. 8 Overgangs- en slotbepalingen Artikel 14 Duur van de regeling 1. De regeling wordt met ingang van heden getroffen voor een periode van 5 jaren. 2. Indien en zodra na ommekomst van de in artikel bedoelde termijn de regeling niet door uittreding en opheffing als bedoeld in artikel 13 tot een einde komt, zal de regeling vervolgens voortduren voor onbepaalde tijd. 3. In het geval bedoeld in artikel blijft vervolgens artikel 12 en 13 onverkort van toepassing.

9 n1 WADDENEILANDEN Artikel 15 Inzending regeling Het college van de centrumgemeente is belast met de inzending van de regeling aan gedeputeerde staten van de provincie Friesland. Artikel 16 Inwerkingtreding De regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand, volgend op de dag waarop de colleges en de burgemeesters van de gemeenten de regeling op de gebruikelijke wijze bekend hebben gemaakt. Artikel 17 Citeerwijze De regeling wordt aangehaald als Centrumregeling samenwerking Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling en Leeuwarden. Aldus besloten door Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Vlieland in de vergadering van de secretaris, de burgemeester, Het college van Burgemeester en Wethouders van de gemeente Leeuwarden in de vergadering van de secretaris, de burgemeester,

10 ci m WADDENEILANDEN - Voorbeeld besluittekst 1. Aan de gemeenteraad voor te stellen om toestemming te verlenen voor het treffen van een centrumregeling samenwerking dienstverlening Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling - Leeuwarden. 2. Het raadsvoorstel en concept-raadsbesluit vast te stellen. 3. Onder voorbehoud van toestemmingverlening door de gemeenteraad: a. de centrumgemeente regeling samenwerking dienstverlening Vlieland, Ameland, Schiermonnikoog, Terschelling -Leeuwarden te treffen; b. de bijgevoegde ontwerp centrumgemeente regeling vast te stellen; c. de gemeentesecretaris volmacht te verlenen tot het sluiten van de deelovereenkomsten in het kader van de centrumgemeente regeling. (De ambtelijke dienst adviseert de Burgemeester te besluiten: Onder voorbehoud van toestemmingverlening door de raad, de gemeentesecretaris te machtigen om hem te vertegenwoordigen ter zake van het sluiten van de deelovereenkomsten in het kader van de centrumgemeente regeling.)