1 4. TEST... 1.. 2.. 3! 4.1 OPDRACHT Deze test kan een hulp zijn bij het vinden van mogelijke knelpunten binnen jouw vereniging. Omcirkel telkens het tekentje dat voor het best passend antwoord staat. Laat je niet verleiden tot sociaal wenselijke antwoorden, deze test dient om een duidelijker beeld te krijgen van waar jullie als vereniging nog aan kunnen werken, het is geen evaluatie-instrument! Bij elke tekening staan een aantal vragen die over een bepaald thema gaan. Aangezien de thema s nauw verwant zijn, komen sommige vragen meermaals voor. Onderaan kan je je score per thema berekenen. 1. Een kandidaat-bestuurslid dat geen grote taak wil opnemen is in onze vereniging niet welkom is niet evident, maar wordt getolereerd kan goed functioneren in onze vereniging 2. Bij het verdelen van de taken voor de vrijwilligers gaan we als volgt te werk de voorzitter bepaalt wie wat doet en deelt het mee we delen mee welke taken er zijn en de vrijwilligers kiezen wat ze willen opnemen we helpen de vrijwilligers bij de keuze en houden daarbij rekening met kwaliteiten, mogelijkheden, enzovoort 3. Als een vrijwilliger over te weinig vaardigheden beschikt om zijn taak naar behoren uit te voeren geven we hem gewoon een andere taak suggereren we dat de vrijwilliger beter elders aan de slag gaat zoeken we naar mogelijkheden om die vaardigheden bij te schaven
2 4. In onze vereniging zijn er geen (open) werkgroepen (1) (open) werkgroepen om activiteiten te organiseren (open) werkgroepen met een permanent karakter (1) Een groep van mensen die een bepaalde (deel)taak van de vereniging op zich neemt. Dit kan gaan over het organiseren van een bepaalde activiteit, instaan voor het onderhoud van de lokalen, enzovoort. Deze kan bestaan uit enkel bestuursleden, bestuursleden en niet-bestuursleden (bijvoorbeeld losse medewerkers die zich inzetten voor de vereniging maar niet actief zijn als bestuurslid) of enkel niet-bestuursleden. Wanneer er niet enkel bestuursleden participeren aan de werkgroepen spreken we over een open-werkgroep. 1. Buiten vergaderingen en activiteiten zien wij onze vrijwilligers nooit zelden regelmatig 2. Vormingsactiviteiten worden in onze vereniging nooit georganiseerd 1 tot 3 maal per jaar georganiseerd meer dan 3 maal per jaar georganiseerd 3. Als een vrijwilliger over te weinig vaardigheden beschikt om zijn taak naar behoren uit te voeren geven we hem gewoon een andere taak suggereren we dat de vrijwilliger beter elders aan de slag gaat zoeken we naar mogelijkheden om die vaardigheden bij te schaven
3 4. Om ervoor te zorgen dat het vrijwilligerswerk voor onze vrijwilligers plezant is ondersteunen wij onze vrijwilligers passief (bijvoorbeeld door ruimte en materiaal ter beschikking te stellen) ondernemen wij een aantal initiatieven (bijvoorbeeld een uitstap organiseren of samen eten) doen we niets, daar moeten ze zelf voor zorgen 1. Bestuursvergaderingen van onze vereniging hebben een goede opkomst, haast iedereen is altijd aanwezig een middelmatige opkomst eerder een geringe opkomst 2. Bestuursvergadering worden in onze vereniging ervaren als vaak overbodig chaotisch, maar nuttig nuttig en efficiënt 3. Als in onze vereniging een aantal veranderingen worden doorgevoerd, dan houden we vrijwilligers consequent op de hoogte van het reilen en zeilen van onze werking geven we vrijwilligers enkel informatie in zoverre dit voor hen nuttig is geven we vrijwilligers enkel informatie indien zij daar expliciet om vragen
4 4. Als een taak niet goed wordt uitgevoerd hebben wij dat meestal pas door als het te laat is wordt dat duidelijk, want bepaalde personen binnen onze werking zijn verantwoordelijk voor de taakopvolging wordt dat duidelijk op de bestuursvergadering, want daar polsen wij systematisch naar de stand van zaken 1. De beste manier om vrijwilligers te waarderen is volgens ons om het te doen op vaste tijdstippen, bijvoorbeeld als ze jarig zijn om hen niet te veel in de verf te zetten, de meeste vrijwilligers vragen geen expliciete waardering om de te waarderen vrijwilligers even persoonlijk aan te spreken om hen te prijzen voor de prestaties 2. Om ervoor te zorgen dat het vrijwilligerswerk voor onze vrijwilligers plezant is ondersteunen wij onze vrijwilligers passief (bijvoorbeeld door ruimte en materiaal ter beschikking te stellen) doen we niets, daar moeten ze zelf voor zorgen ondernemen wij een aantal initiatieven (bijvoorbeeld een uitstap organiseren of samen eten) 3. In onze vereniging is er een budget vrijgemaakt om vrijwilligers in de bloemetjes te zetten ja, dat is altijd voorzien Als dat nodig is, voorzien we dat neen, wij hebben daar helemaal geen budget voor
5 1. Wij werken in onze vereniging met losse medewerkers, mensen die niet in het bestuur zitten maar wel af en toe op een activiteit komen helpen ja, altijd neen soms 2. Voor het aantal leden en voor het programma is ons bestuur te zwak nipt sterk genoeg voldoende sterk 3. Om nieuwe vrijwilligers in onze vereniging te krijgen spreekt het bestuur regelmatig nieuwe mensen aan denken we regelmatig na over wervingscampagnes, maar ondernemen we zelden actie daar ligt onze vereniging niet van wakker 4. Binnen onze vereniging is er geen oog voor de opvang van nieuwe vrijwilligers doet men een poging tot onthaal is er een duidelijk onthaalbeleid
6 1. Wij evalueren in onze vereniging zo af en toe eens, maar niet systematisch jaarlijks na elke activiteit en jaarlijks nemen we de ganse werking eens onder de loep 2. Als we evalueren in onze vereniging doen we dat door een rondje te doen onder de betrokken vrijwilligers en naar iedereen zijn mening te vragen door middel van bepaalde evaluatietechnieken wij evalueren bijna nooit 3. Als we evalueren in onze vereniging gebeurt dat tijdens een aparte vergadering tijdens een puntje op de bestuursvergadering niet op een vergadering, maar tussendoor onder elkaar 4. Als een taak niet goed wordt uitgevoerd hebben wij dat meestal pas door als het te laat is wordt dat duidelijk op de bestuursvergadering, want daar polsen wij systematisch naar de stand van zaken wordt dat duidelijk, want bepaalde personen binnen onze werking zijn verantwoordelijk voor de taakopvolging
7 1. In onze vereniging zijn er geen (open) werkgroepen (open) werkgroepen om activiteiten te organiseren (open) werkgroepen met een permanent karakter 2. In onze vereniging bestaat er een documentje waarop alle taken duidelijk staan uitgelegd (wat houdt het in, wat wordt verwacht van de persoon die het uitvoert,...) ja, en elke verantwoordelijke gebruikt dit document eigenlijk wel, maar het document wordt helemaal niet gebruikt neen 3. Als een taak niet goed wordt uitgevoerd hebben wij dat meestal pas door als het te laat is wordt dat duidelijk op de bestuursvergadering, want daar polsen wij systematisch naar de stand van zaken wordt dat duidelijk, want bepaalde personen binnen onze werking zijn verantwoordelijk voor de taakopvolging 4. Bij het verdelen van de taken voor de vrijwilligers gaan we als volgt te werk: de voorzitter bepaalt wie wat doet en deelt het mee we delen mee welke taken er zijn en de vrijwilligers kiezen wat ze willen opnemen we helpen de vrijwilligers bij de keuze en houden daarbij rekening met kwaliteiten, mogelijkheden, enzoverder
8 1. Binnen onze vereniging is er geen oog voor de opvang van nieuwe vrijwilligers doet men een poging tot onthaal is er een duidelijk onthaalbeleid 2. In onze vereniging bestaat er een documentje waarop alle taken duidelijk staan uitgelegd (wat houdt het in, wat wordt verwacht van de persoon die het uitvoert,...) ja, en elke verantwoordelijke gebruikt dit document eigenlijk wel, maar het document wordt helemaal niet gebruikt neen 3. Wij evalueren in onze vereniging zo af en toe eens, maar niet systematisch jaarlijks na elke activiteit en jaarlijks nemen we de ganse werking eens onder de loep 4. Bij het verdelen van de taken voor de vrijwilligers gaan we als volgt te werk de voorzitter bepaalt wie wat doet en deelt het mee we delen mee welke taken er zijn en de vrijwilligers kiezen wat ze willen opnemen we helpen de vrijwilligers bij de keuze en houden daarbij rekening met kwaliteiten, mogelijkheden, enzoverder
9 4.2 EN NU? Nu kan je per thema (= per 4 vragen) nakijken welke sterretjes het meest voorkomen: De meeste antwoorden die ik heb aangeduid zijn antwoorden met een : dit thema vormt geen knelpunt binnen jouw organisatie. Goe bezig! De meeste antwoorden die ik heb aangeduid zijn antwoorden met een : dit thema vormt een aandachtspuntje binnen jouw organisatie. Wil je voorkomen dat dit uitgroeit tot een knelpunt, kan je eens kijken naar de knelpuntenlijst op de volgende pagina en naar de desbetreffende praktijkvoorbeelden. De meeste antwoorden die ik heb aangeduid zijn antwoorden met een : dit thema vormt een knelpunt binnen jouw vereniging. Wil je hier iets aan doen, dan kan je eens kijken naar de knelpuntenlijst op de volgende pagina en naar de desbetreffende praktijkvoorbeelden. Als je nu tot bepaalde knelpunten of aandachtspunten bent gekomen en je wilt hieraan werken, dan kunnen de verschillende tekeningen in de test je leiden naar de juiste praktijkvoorbeelden. Dit doe je door de tekening die in de test jouw knelpunt/ aandachtspunt illustreert, terug te zoeken in de knelpuntenlijst. In deze lijst worden jouw knelpunten/aandachtspunten gespecificeerd en gekoppeld aan de passende praktijkvoorbeelden.