Voor de interne organisatie onderscheiden we drie type speeltuinverenigingen:

Transcriptie

1 Checklist indicatoren vrijwilligersmanagement speeltuinwerk De NUSO heeft een vragenlijst ontwikkeld om de organisatiestructuur bij speeltuinverenigingen praktisch in kaart te brengen. Aan de hand van deze vragenlijst wordt vastgesteld hoe de speeltuinvereniging er thans voorstaat (O-meting) en wat de ambities zijn voor de toekomst. Met de resultaten wordt bepaald met welke type speeltuin we te maken hebben. Met deze constatering is een plan van aanpak te maken waarin de interventies, planning en resultaten zijn vast te stellen. De uitvoering van de voorgenomen interventies is veelal maatwerk op lokaal niveau. Na een vastgestelde periode volgt een evaluatie waarin het effect van de interventies en voorgenomen werkzaamheden duidelijk moet worden. Waar nodig zal correctie of aanpassing op de uitvoering plaatsvinden. Typering van de speeltuin Er zijn diverse vormen van beheer en organisatie van de speeltuinen. Globaal is een verdeling te maken op basis van de actuele situatie bij de speeltuinvereniging Er is sprake van: alleen beheer en onderhoud speeltuin beheer, onderhoud en toezicht op speeltuin idem, met verkoop van versnaperingen idem, met een gebouw en aanbod van kinderactiviteiten idem, met een breed programma van buurtactiviteiten Deze situatie zegt echter nog niets over de interne organisatie op het gebied van het bestuurlijk functioneren, de inzet van vrijwilligers of het aanbod van activiteiten voor de buurt. Voor de interne organisatie onderscheiden we drie type speeltuinverenigingen: Speeltuin met een zwak/problematisch functionerend bestuur en (te) weinig vrijwilligers en weinig draagvlak vanuit de buurt. Speeltuin met een klein bestuur en een minimaal aantal vrijwilligers Speeltuin met een goed functionerend bestuur Naar aanleiding van de bovenstaande typeringen van de speeltuinen zijn er vijf indicatoren te benoemen waarop de vragenlijst is gebaseerd: 1. Functioneren van het bestuur 2. Inzet van de vrijwilligers. 3. Samenwerking in de buurt 4. Activiteiten in -en voor de buurt 5. Communicatie Per onderwerp worden er gerichte vragen gesteld. De score per vraag: A= 3 punten B= 2 punten C= 1 punt Op basis van de totaal score wordt de vereniging ingedeeld in één van de drie type.

2 Vragenlijst 1. Functioneren van het bestuur. 1.1 Heeft de speeltuin voldoende bestuursleden? A. Ja, alle functies en taken worden bekleed B. Krap, het is een klein bestuur en iedereen heeft het druk C. Nee, te weinig zodat we niet aan alle taken toekomen 1.2. Zijn alle werkzaamheden en taken goed verdeeld over de aanwezige bestuursleden? A. Ja, na goed overleg hebben we daar geen problemen mee. B. Wisselend, het blijft moeilijk om de verdeling rond te krijgen C. Nee, het komt te vaak neer op te weinig bestuursleden Is er voldoende kennis en ervaring bij de bestuursleden om alle taken goed uit te voeren? A. Ja, gelukkig hebben we genoeg kennis in huis om alles goed te kunnen organiseren B. Wisselend, we zouden op enkele specifieke taken in het bestuur wel extra deskundigheid kunnen gebruiken C. Nee, het blijft zoeken naar de juiste mensen. Bijna alles komt terecht bij te weinig bestuurders De ideale situatie is dat na een periode van vier tot zes jaar leden of buurtbewoners taken van het bestuur overnemen. A. Bestuursleden zijn bij ons voor een afgebakende periode actief. Daarna worden ze opgevolgd door nieuwe bestuursleden uit de speeltuinvereniging of de buurt. B. We zouden het wel willen, maar het gebeurd nauwelijks. Hoewel er altijd wel mensen zijn die na lang aandringen verschillende taken willen overnemen. C. Nee, onze bestuursleden blijven zolang ze willen en we hebben zelden nieuwe bestuursleden. 2. Inzet van de vrijwilligers. 2.1 Het functioneren van de speeltuin is sterk afhankelijk van de mensen die de taken en werkzaamheden willen en kunnen uitvoeren. A. Daar hebben wij geen problemen mee, er zijn altijd voldoende vrijwilligers die een helpende hand toesteken. B. Dit is voor ons altijd een probleem, soms moeten we taken laten liggen omdat er eenvoudig geen vrijwilligers voor zijn. C. Het lukt ons niet extra werkzaamheden te laten verrichten, het overeind houden van de speeltuinorganisatie is al moeilijk genoeg.

3 2.2 Beheer, onderhoud en activiteiten. Een scala van taken die goed verdeeld moet worden onder alle vrijwilligers. A. Is voor ons geen enkel probleem, de verdeling verloopt soepel. Er zijn altijd wel voldoende vrijwilligers voor te vinden. B. Bij ons is het algemeen beeld dat een kleine groep mensen de meeste taken doen. C. We krijgen de taken niet verdeeld omdat we niet genoeg vrijwilligers hebben of omdat het aan deskundigheid ontbreekt. 2.3 Vrijwilligers die een keer in de maand of zelf een keer per jaar onze speeltuin komen versterken zijn bij ons ook van harte welkom. A. Zeker. Alle beetjes helpen en voor iedereen die wil helpen vinden we een passende klus. Zo vergroten we de betrokkenheid met de buurt. B. Voor grote activiteiten of evenementen kan dat misschien wel, maar we werken het liefst met vrijwilligers waar we op kunnen bouwen en die vaak beschikbaar zijn. C. Nee, vrijwilligerswerk is niet vrijblijvend. Wij vragen van onze vrijwilligers dan ook dat ze regelmatig actief zijn en niet zoals het hen uitkomt. 3. Betrokkenheid in de buurt 3.1 Het vrijwilligersbestand is een prima afspiegeling van de buurt of wijk waarin de speeltuin ligt. Diverse bevolkingsgroepen. A. We krijgen alle bevolkingsgroepen uit de buurt binnen. B. We krijgen nauwelijks diverse groepen binnen. C. We krijgen maar een bevolkingsgroep binnen, de rest komt gewoon niet. 3.2 Diverse leeftijden. A. We richten ons op alle leeftijden en bereiken die ook. B. We krijgen vooral de jongere / oudere leeftijdsgroep in huis. C. Eigenlijk is alleen de leeftijdsgroep binnen. 3.3 Samenwerking in de buurt. Om de ontmoeting op de speeltuin te bevorderen hebben we buurtbewoners nodig die zich daarvoor actief inzetten met een positieve uitstraling. A. Helemaal mee eens, dit is bij ons goed geregeld B. Hoewel wij het belangrijk vinden wil het op onze speeltuin maar gedeeltelijk lukken. C. Vinden we van minder belang, dit kunnen we zelf ook. 3.4 Samenwerking met buurtorganisaties helpt de speeltuin om opnieuw de buurtfunctie in de wijk te krijgen die zij in het verleden ook heeft gehad.

4 A. Voor ons is samenwerking vanzelfsprekend en we staan open voor veel initiatieven en zoeken deze zelf actief op. B. We zijn selectief in de samenwerking met andere organisaties. We moeten er vooral het voordeel van inzien. C. Samenwerken doen we nauwelijks. Er is geen bereidheid vanuit de speeltuin om het op te pakken en te organiseren. 4. Activiteitenaanbod. 4.1 Om een goed activiteitenprogramma aan te bieden is het vooral zaak een breed aanbod te doen voor alle buurtbewoners. A. Dit vinden we heel belangrijk en we slagen er jaarlijks in dit ook aan te bieden. B. We willen wel maar we slagen er niet altijd in om voor alle buurtbewoners iets aan te bieden. C. We hebben daar geen behoefte aan 4.2 Als we iets organiseren voor de buurt, luisteren we vooral naar wat de buurtbewoners wil len. A. Dat is vanzelfsprekend, het is tenslotte voor hen bedoeld. B. We vragen het aan de buurtbewoners, maar we bedenken het ook zelf. C. We bieden vooral de activiteiten aan zoals wij zelf dit bedacht hebben. Het gaat namelijk al jaren goed. 4.3 Het aanbieden van activiteiten in de buurt is sterk afhankelijk van de medewerking van de buurtbewoners en de inzet van buurtorganisaties. A. Als dit niet gebeurd gaan de activiteiten niet door. B. We proberen een verdeling te maken tussen wat we zelf kunnen en wat we in samenwerking kunnen doen. C. We doen het vooral zelf omdat het ontbreekt aan bereidheid uit de buurt 5. Communicatie 5.1 Het succes van een activiteit of een aanbod van een programma is sterk afhankelijk van de deelname van de buurtbewoners. Goede publiciteit is van groot belang. A. We gebruiken veel verschillende soorten media om ons programma kenbaar te maken. B. We verspreiden onze informatie alleen onder onze leden en de buurtbewoners die aanwezig zijn op de speeltuin. C. Is nauwelijks geregeld omdat we de weg niet weten. 5.2 Voor de verspreiding van ons programma gebruiken we de volgende media: Ledenblad Mond op mond reclame Telefonisch

5 Via onze website Kabelkrant Lokale kranten Sociale media (zoals Hyves, Facebook, Twitter, YouTube) Winkels en horeca Score één punt per item. Analyse van de gegevens Nadat alle vragen zijn beantwoord kunnen de punten opgeteld worden. De totaalscore geeft een goed inzicht met welke type speeltuin we te maken hebben. Het geeft tevens een richting op welke wijze de NUSO een begeleidingstraject per speeltuin kan inzetten punten Type 1: Speeltuin met een zwak/problematisch functionerend bestuur en (te) weinig vrijwilligers en weinig draagvlak vanuit de buurt. Oorzaken zijn wel te benoemen maar kunnen divers zijn. Voorbeelden zijn het gering aantal leden maar ook de samenstelling of werkwijze van het vrijwilligerskader. Veelal zijn het families ie teveel de dienst uitmaken of enkele personen die zich directeur-eigenaar voelen en daar naar handelen. De speelvoorziening heeft nog bestaansrecht maar is gebaat met een nieuw impuls op bestuurlijk niveau. Er zal opnieuw draagvlak binnen de vereniging en buurt (en mogelijk gemeente) gecreëerd moeten worden. Dit betekent een intensief begeleidingstraject vanuit de NUSO waarin tussen de 10 tot 15 dagdelen voor gereserveerd moeten worden. Er zal geïnvesteerd moeten worden in een nieuwe organisatie (vrijwilligerskader), draagvlak op lokaal niveau en samenwerking met andere (buurt) organisaties punten: Type 2: Speeltuin met een klein bestuur en een minimaal aantal vrijwilligers. Ze kunnen nog net de organisatie draaiende houden maar komen niet toe aan extra activiteiten en het onderhouden van contacten in de buurt. De organisatie en uitvoering liggen op de schouders van te weinig vrijwilligers die daardoor overbelast dreigen te raken. De basis is er maar er is vooral behoefte aan meer menskracht op bestuurlijk en uitvoerend niveau. Naast eenvoudige tips zijn ook enkele NUSO dagdelen t.b.v. de persoonlijke ondersteuning van de vereniging noodzakelijk op het niveau van vinden en binden van vrijwilligers. De methodieken die aangereikt worden zijn handzaam en praktisch toepasbaar. Ook voor deze type speeltuin kan de NUSO website een belangrijke rol spelen voor wat betreft het online beschikbaar stellen van brochures, voorbeelden etc punten: Type 3: Speeltuin met een goed functionerend bestuur waarin alle functies worden bekleed door vrijwilligers met hart voor de zaak en verstand van zaken. Een stevige organisatie met voldoende bestuurders en vrijwilligers om de speeltuin veilig en schoon te houden en de vereniging met voldoende draagvlak, initiatief en draagkracht te laten functioneren. Daarnaast zijn er goede contacten in de buurt waarin o.a. goed wordt

6 samengewerkt met (buurt)organisaties op het gebied van o.a. lokale politiek, onderwijs, welzijnswerk, kinderopvang, kinderen met een beperking etc. Het bestuur heeft vooral behoefte aan meer vrijwilligers om de diverse activiteiten, werkzaamheden en taken op en rond de speeltuin te laten uitvoeren. Het gaat vooral om eenvoudige en handzame tips om meer vrijwilligers te betrekken in de organisatie. Dit kan door de NUSO worden gerealiseerd door het sturen van nuttige informatie met toelichting via de mail of telefoon. De NUSO website is ook een belangrijke informatiebron voor dit type verenigingen.