White paper File & Networking Services Maak een einde aan de chaos van het mobiel delen van bestanden Aan wie moet u uw bedrijfseigendommen toevertrouwen? Het mobiel toegang hebben tot en delen van bestanden is niet alleen een rage, maar wordt ook snel een noodzaak in het bedrijfsleven. Als u uw gebruikers geen veiligere en haalbare mogelijkheid biedt om altijd en overal bestanden te kunnen ontvangen en delen, gaan ze zelf op zoek naar een oplossing. U weet hoe dat meestal eindigt: met zakelijke gegevens opgeslagen in cloudservices voor consumenten. Als u dit al hebt ervaren en op zoek bent naar voor bedrijven meer geschikte oplossingen voor mobiele toegang tot en delen van bestanden, moet u er rekening mee houden dat dergelijke oplossingen vaak niet de vereiste beveiliging bieden, de gebruikersproductiviteit verminderen en de werklast voor de toch al onderbemande IT-teams vergroten.
White paper File & Networking Services Maak een einde aan de chaos van het mobiel delen van bestanden Het aanbod van oplossingen voor mobiele toegang tot bestanden beoordelen Het mobiel toegang hebben tot en delen van bestanden is niet alleen een rage, maar wordt ook snel een noodzaak in het bedrijfsleven. Als u uw gebruikers geen veiligere en haalbare mogelijkheid biedt om altijd en overal bestanden te kunnen ontvangen en delen, kunt u er zeker van zijn dat ze zelf een oplossing gaan zoeken. In een onderzoek uit juni 2012 van SkyDox verklaarde 66% van de ondervraagde 4.000 medewerkers platformen voor het delen van bestanden te gebruiken om bedrijfsdocumenten te delen. 55% van hen deed dat zonder medeweten van de IT-afdeling. Vanwege de productiviteitsvoordelen en tijdsbesparing die de mogelijkheid om overal en op elk moment toegang tot bestanden te krijgen oplevert, negeren gebruikers het feit dat zij bedrijfsgegevens bij gebruik van cloudservices voor consumenten aan risico s blootstellen. De IT kan deze risico s echter niet negeren. Misschien maakt u zich ernstige zorgen over wat uw mobiele gebruikers met deze waardevolle digitale bedrijfseigendommen doen. Maar zoals altijd moet u een evenwicht tussen corporate governance en gebruikersbehoeften vinden. Misschien bent u al op zoek naar oplossingen voor het mobiel toegang hebben tot en delen van bestanden die geschikter voor bedrijven zijn. Als dat zo is, bent u op de goede weg. Houd er echter rekening mee dat veel van de aangeboden oplossingen niet de vereiste beveiliging bieden, de gebruikersproductiviteit verminderen en de werklast voor de toch al onderbemande IT-teams vergroten. Cloudservices voor consumenten Organisaties die gebruikers de vrije hand geven in het verkrijgen van mobiele toegang tot bestanden, ontdekken dat gebruikers cloudservices voor consumenten kiezen, zoals Dropbox, Google Drive en SkyDrive. Met deze services kunnen gebruikers zich gemakkelijk aanmelden en de service direct in gebruik nemen. Deze services zijn echter gemaakt voor een zo groot mogelijke gebruikersgroep en bieden niet de beveiliging die bedrijven nodig hebben, wat tot negatieve publiciteit leidt in geval van beveiligingslekken en systeemuitval. Deze services missen niet alleen de verificatiecontroles en robuuste enterprise-class beveiliging uit uw eigen infrastructuur, maar zij worden ook niet gecontroleerd. U hebt weinig tot geen controle over de bestanden die gebruikers met deze services opslaan en delen. Wat gebeurt er met de zakelijke bestanden in de persoonlijke cloudopslag van een gebruiker als deze het bedrijf verlaat of wordt ontslagen? In alle gevallen ontnemen cloudopslagservices voor consumenten u de mogelijkheid om uw intellectuele eigendom te beschermen en het uitlekken van gegevens te voorkomen. Het is uw taak om de eindge-bruikers voor te blijven door een beter alternatief te bieden. 2
Cloudservices voor bedrijven In een poging te voorzien in de beveiliging die ontbreekt bij cloudservices voor consumenten, zijn andere cloudservices verschenen die meer zijn gericht op de behoeften van bedrijven. Deze services roemen hun enterprise-class beveiliging en beheer, waarbij IT-beheerders de toegangsrechten en het verificatiebeleid kunnen beheren. Dit aanbod van beveiliging en IT-beheer klinkt aantrekkelijk, met name als het vergezeld gaat van de belofte dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het hosten en beheren van deze opslaginfrastructuur. Misschien lijkt dit de perfecte oplossing om op veilige wijze te voldoen aan de behoeften van uw mobiele gebruikers bij toegang tot en delen van bestanden. Loop echter niet te hard van stapel. De zogenaamde cloudopslagservices hebben drie grote tekortkomingen. Beheertaken moeten opnieuw worden uitgevoerd De eerste tekortkoming van zakelijke cloudservices voor mobiele bestandstoegang is dat beheertaken opnieuw moeten worden uitgevoerd. U hebt mogelijk jaren besteed aan het instellen en aanpassen van beveiligingscontroles en toegangsrechten voor uw bedrijfsgegevens. Met deze oplossingen moet u dit lastige proces helemaal opnieuw uitvoeren, maar deze keer met de beveiligingstools van de leverancier in plaats van de tools die u al kent en vertrouwt. Eventueel moet u ook de beveiliging voor uw bestaande interne gegevensinfrastructuur en deze nieuwe gehoste infrastructuur afzonderlijk beheren. Lege gegevensopslagruimten De tweede en misschien belangrijkste tekortkoming van zakelijke cloudservices voor mobiele gebruikers heeft te maken met de uitdagingen die het migreren van gegevens uit uw bedrijfsinfrastructuur naar de cloud met zich meebrengt. U moet realistisch inschatten hoeveel weken of maanden het zal kosten om al deze bestanden naar uw nieuwe cloudopslag te verplaatsen. Verplaatst u deze allemaal? Gedeeltelijk? En wilt u de gegevens verplaatsen of kopiëren zodat u gedupliceerde gegevens krijgt? Hoe weet u welke bestanden uw gebruikers echt nodig hebben of naar de cloud willen verplaatsen? In de praktijk laat de IT deze beslissingen doorgaans over aan de gebruikers. In zekere zin is dat logisch. Maar als de verantwoordelijkheid wordt verschoven naar de gebruikers, weet u niet zeker of zij werkelijk gebruik zullen maken van deze nieuwe service waarin u hebt geïnvesteerd. Als gebruikers de keuze hebben tussen een consumentenoplossing waar hun bestanden al staan of een nieuwe bedrijfsservice die leeg blijft totdat ze tijd hebben om gegevens te kopiëren of verplaatsen, zal dit in de praktijk niet tot een aanscherping van het beleid en beheer leiden. Bestandsduplicatie en versiebeheer Wanneer u bestanden uit uw bedrijfsopslagruimte naar een gehoste cloudservice kopieert, wordt u waarschijnlijk geconfronteerd met bestandsduplicatie en problemen met versiebeheer. Gebruikers zullen niet altijd onthouden welke bestanden naar de cloud zijn verplaatst. Eén dag werken ze aan een versie in de cloud en een week of twee later passen ze de versie aan die is opgeslagen op de bestandsserver van het bedrijf. Dit wordt nog waarschijnlijker (en problematischer) met gedeelde bestanden, waarbij verschillende gebruikers met verschillende versies die in diverse opslagruimten staan, werken. Sommige zogenaamde zakelijke cloudservices beschikken over audittools om problemen met versiebeheer op te lossen, maar deze zijn alleen effectief als u een volledige migratie van uw bestanden uitvoert. Hybride cloud-/lokale oplossingen Om de duidelijke nadelen van cloudservices voor bedrijven weg te nemen, bieden enkele leveranciers een hybride service voor mobiele toegang tot en mobiel delen van bestanden. Hoewel het ook bij deze hybride services de bedoeling is dat de meeste bestanden naar de cloud worden verplaatst, hebben organisaties de mogelijkheid om bepaalde bestanden naar de cloudservice van de leverancier te verplaatsen en andere in de eigen lokale datacenters te houden. Door organisaties in staat te stellen om hun eigen datacenterinfrastructuur te gebruiken voor het mobiel toegang krijgen tot en delen van bestanden, zijn deze hybride oplossingen zonder meer een stap in de juiste richting. Lokale opslag biedt organisaties namelijk niet alleen meer controle over en toezicht op gegevens, maar helpt hen ook bij naleving van regelgeving en compliance-eisen. Helaas beschikken deze hybride oplossingen grotendeels over dezelfde tekortkomingen als cloudservices voor bedrijven. Toewijzing van nieuwe en gescheiden opslag Ook al stellen deze hybride services organisaties in staat om hun eigen lokale datacenter en apparatuur te gebruiken, zij moeten niettemin nieuwe en gescheiden opslagruimte reserveren voor de mobiele gegevens. Uiteraard is het verplaatsen van gegevens uit een oude lokale gegevensopslagruimte naar een nieuwe lokale gegevensopslagruimte niet even ingrijpend als het verplaatsen van al deze terabytes aan gegevens via het internet. Maar u blijft zitten met de vragen welke bestanden moeten worden verplaatst, wie ze verplaatst en hoe potentiële problemen met gegevensduplicatie worden opgelost. www.novell.com 3
White paper File & Networking Services Maak een einde aan de chaos van het mobiel delen van bestanden Geen werkelijke integratie in het bestaande bestandssysteem Nog belangrijker is het volgende: zelfs als uw mobiele gegevens op uw locatie blijven staan, worden uw mobiele bestandsshares niet echt in uw overige bestaande bestandsshares geïntegreerd. Sommige hybride oplossingen bieden enige integratie met Active Directory, maar u hebt nog steeds te maken met een nieuw bestandssysteem. Ook nu moet u al uw huidige instellingen voor toegang tot bestanden voor gegevens die naar het nieuwe systeem worden verplaatst opnieuw opgeven. In plaats van één bestandssysteeminfrastructuur moet u nu twee afzonderlijke infrastructuren beheren. Evenals bij zakelijke cloudservices hebt u voor het beheren van uw hybride oplossing ook een afzonderlijke reeks beheerprogramma s nodig. Investering in aanvullende processen voor gegevensbeheer Deze hybride services maken uw omgeving complexer. Omdat uw bestaande bestandsservice niet echt wordt gebruikt, benutten ze ook niet al uw huidige processen voor het beheren van uw gegevens. Hoe gaat u bijvoorbeeld back-ups maken van deze nieuwe mobiele opslagruimten? Hoeveel moeite zal het kosten om de nieuwe gegevensopslagruimten op te nemen in uw bestaande back-upservices? Moet u nieuwe back-upservices aanschaffen en implementeren? Welke overige workflows en services moeten opnieuw worden geconfigureerd om ze aan te passen aan een hybride oplossing voor het mobiel toegang hebben tot en delen van bestanden? Lokale oplossingen met integratie in het bestandssysteem Al de tot dusver beschreven services en oplossingen om de mobiele productiviteit te verhogen, vergroten de risico s voor organisaties, leiden tot meer complexiteit bij het beheer en voldoen niet aan de behoeften van gebruikers of veroorzaken een combinatie van al deze problemen. De beste manier om deze valkuilen bij mobiele toegang tot en deling van bestanden te vermijden, is een oplossing te kiezen waarmee organisaties de bestanden en bestandssystemen kunnen gebruiken die zij al hebben. Bestaande bestanden, bestandssystemen, processen en controles gebruiken Ongeacht of dit in de cloud of lokaal is, gebruikers hebben geen aanvullende verzameling bestanden of andere opslagruimte nodig om onderweg toegang tot gegevens te krijgen. Ze moeten eenvoudig de bestaande bestanden kunnen openen en delen vanaf de plaats waar deze al staan. De IT kijkt er ook niet naar uit om een nieuw bestandssysteem te beheren, laat staan om dit met nieuwe tools te doen. Ze moeten simpelweg de bestaande bestandssystemen inzetten op een manier waarop de beveiligingsinfrastructuur, de controles voor toegang tot bestanden en de processen voor het beheer van gegevens waarin ze al hebben geïnvesteerd, worden gebruikt. Samenwerkingsgericht delen en meer Ook bij een lokale oplossing die is geïntegreerd in het bestandssysteem, moet u controleren of uw gebruikers de functionaliteit ontvangen die zij nodig hebben. Gebruikt de oplossing naast intuïtieve mobiele toegang tot bestanden ook uw eigen infrastructuur voor beveiliging? Bieden de controles voor het delen van bestanden en mobiele downloads de vereiste nauwkeurigheid om te voldoen aan uw bedrijfsstandaarden en -beleid? Kunnen mobiele gebruikers met de oplossing eenvoudig en snel alle geautoriseerde bestandsshares doorzoeken om de vereiste gegevens te vinden? Biedt de oplossing de vereiste samenwerkingsmogelijkheden voor gedeelde bestanden of moeten gebruikers nog steeds terugvallen op e-mail of andere communicatiemiddelen om achtergrondinformatie over de gedeelde bestanden te bieden? Alleen Novell Filr voldoet aan al deze eisen en biedt u de lokale, volledige integratie die u in uw bestandssysteem nodig hebt en de functionaliteit voor mobiele toegang tot en samenwerkingsgericht delen van bestanden die uw gebruikers verlangen. IT-vriendelijke mobiele toegang tot en deling van bestanden Novell Filr biedt gebruikers eenvoudig, op elke plaats en met alle apparaten toegang tot bedrijfsbestanden, terwijl de IT volledige controle over het proces houdt. De oplossing biedt de mobiele toegang tot bestanden en de gewenste functionaliteit voor het delen van bestanden die gebruikers verlangen via een enterpriseready ontwerp dat gebruikmaakt van uw bestaande, infrastructuur en controles. Het is niet nodig om services van derden te beheren of hybride bestandsopslagruimten te maken en te beheren omdat u uw bestaande bestandsservers, bestaande bestanden en bestaande bestandssysteemrechten kunt gebruiken. Andere leveranciers die mobiele toegang tot bestanden aanbieden, beloven van alles op het gebied van opslag in de cloud of op locatie, maar ze kunnen de uitgebalanceerde aanpak van Novell Filr niet evenaren: 4
De bestaande controles en quota voor gebruikerstoegang worden gebruikt en gevolgd, zodat de groeps- en toegangsrechten van gebruikers voor de home- en netwerkmappen van uw organisatie ook voor mobiele toegang gelden Naadloze integratie in bestaande mappen van gebruikers, waaronder homedirectory s en netwerkshares, zodat gebruikers direct op veilige wijze mobiele toegang tot al hun zakelijke gegevens hebben De werkelijke gebruikersreferenties worden voor toegang verlenen tot bestanden gebruikt om geautoriseerde toegang en support voor audits te garanderen Beheerde verbindingen tussen bestaande bestandsservers en uw endpoints, zoals Windows, Mac, ios, Android en BlackBerry apparaten, alsmede standaardwebbrowsers Een niet-verstorend en eenvoudig installeerbaar virtueel systeem zonder noodzaak om serveragents te implementeren, uw schema uit te breiden of investeringen in nieuwe datacenterhardware te doen Support voor meerdere identiteitsarchieven, waaronder Microsoft Active Directory en NetIQ edirectory Integratie met native bestandssystemen van Microsoft Windows Server en Novell Open Enterprise Server (CIFS en NCP) Geen bestandsmigratie of -duplicatie doordat bestanden op de huidige bestandsservers van het bedrijf blijven staan Gebruiksvriendelijke, follow-me synchronisatie van bestanden Nauwkeurige controle over mobiele downloads van bestanden Nauwkeurige controle over het delen van bestanden, waaronder de mogelijkheid om te bepalen welke bestanden en mappen gebruikers intern of extern kunnen delen Bied de IT controle en stel mobiele gebruikers tevreden In tegenstelling tot andere oplossingen voor mobiele toegang tot bestanden en collaboratieve deling van bestanden is Novell Filr ontworpen met de onderneming en de gebruiker in gedachten, wat uiteindelijk tot een lagere beheerlast, betere beveiliging en tevreden medewerkers leidt. U kunt uw bestaande maatregelen voor beveiliging en gegevensbescherming gebruiken terwijl gebruikers eenvoudig, op elk moment en met alle apparaten toegang tot hun bestanden kunnen krijgen. Gebruikers krijgen wat ze nodig hebben en u houdt controle over het bestandsgebaseerde intellectuele eigendom van uw organisatie. Als u meer wilt weten over de wijze waarop uw gebruikers de productiviteitsvoordelen en tijdsbesparing van mobiele bestandstoegang en samenwerkingsgericht delen kunnen ervaren zonder dat uw onderneming aan risico s wordt blootgesteld, gaat u naar www.novell.com/filr of belt u Novell op 31 172 505555. www.novell.com 5
Meer informatie: Neem contact op met uw lokale Novell Solutions Provider: www.novell.com/partnerlocator/ of rechtstreeks met Novell: Novell Benelux Raoul Wallenbergplein 23 2404 ND Alphen aan den Rijn Nederland Tel: + 31(0)172.50.55.55 www.novell.nl Novell, Inc. 1800 South Novell Place Provo, UT 84606 USA www.novell.com 462-DU2191-003 05/13 2013 Novell, Inc. Alle rechten voorbehouden. NetIQ is een gedeponeerd handelsmerk en edirectory is een handelsmerk van NetIQ Corporation in de Verenigde Staten en andere landen. Novell en het Novell logo zijn gedeponeerde handelsmerken van Novell Inc. in de Verenigde Staten en andere landen. Alle handelsmerken van derden zijn eigendom van hun respectieve eigenaars.