Best Value Procurement

Best Value Procurement EA Schoonmaak en glasbewassing bij Harderwijk 14 juni 2012

EA Schoonmaak Landstede Agenda Introductie sprekers Best Value Procurement Aanleiding bij Landstede voor andere aanpak Wat zagen we in het algemeen gebeuren bij het aanbesteden schoonmaak? De voorbereiding en aanpak bij Landstede De BVP aanbesteding en de resultaten Praktijkgerichte sessie

EA Schoonmaak Landstede Aanleiding bij Landstede voor andere aanpak Leerpunten eerste aanbesteding Opstartperiode Schoonmaakproces Kostenbeheersing Adviseur gezocht voor aanpak op maat

EA Schoonmaak Landstede Aanleiding om BVP voor te stellen bij Landstede Kennismaking BVP Schoonmaakbranche zat muurvast Landstede stond open voor andere aanpak Belang schone school vereiste andere aanpak Schoonmaak is mensenwerk, op zoek naar de beste leverancier, i.p.v. de laagste prijs

Waarom BVP Conventionele aanbestedingen - In uitvoeringsfase: overschrijding van planning en budget eerder regel dan uitzondering. - Prijserosie: prijsniveau zo laag dat normale uitvoering niet mogelijk is.

Hoe komt dat? Onjuiste wijze van aanbesteden - Aanbestedende dienst schrijft precies voor hoe het moet kennis en innovatieve vermogen van de markt onvoldoende of zelfs niet benut de andere partij stopt met denken - Prijs weegt veel te zwaar mee bij gunning, enig onderscheidend criterium

Prijs gebaseerd / traditioneel BVP Verkeerde persoon praat Verschil Besluitvorming door beide partijen Perfect voorspellen van toekomst Experts wordt gevraagd niet na te denken OG vertelt ON wat hij moet doen en hoe hij het moet doen. OG zegt wat hij wil ON vertelt OG wat hij kan krijgen Kennis in de markt wordt gebruikt

Invloed van bepalen standaards Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Besluitvorming: wat is de minimumnorm en voldoen alle inschrijvers aan die norm?

Voorbereiding Projectgroep samenstellen Opleiden in BVP Financiële gegevens verzameld Interviews regiocoördinator, conciërges, directie Aanbestedingsproces voorbreiden Projectdoelstellingen formuleren Resultaat: basis voor nieuwe overeenkomsten

Aanbestedingsproces Volgens BVP-methode Binnen aanbestedingsregels van het BAO Nieuw: dus extra transparant

Het BVP-proces Het BVP-proces Fase Onderwerp Kenmerk Selectie Gunning Technische bekwaamheid Economische draagkracht Inschrijfprijs Scope Risico- en Kansenplan Planning Toetsing inschrijfprijs Beoordeling Scope, R&K-plan Interviews incl. beoordeling Referenties Plafondbedrag / Bodembedrag Inschrijving Minimumeisen Inschrijfprijs boven plafondbedrag /onder bodemprijs: ongeldig Sleutelpersonen Evaluatie Toets op onderscheidend vermogen i.r.t. kosten Economisch meest voordelige inschrijving Verificatie Pre-award fase Verificatie inschrijving: uitwerking in PvA

Selectie Aankondiging, Selectiedocument verzonden Eerste informatiebijeenkomst leveranciers Resultaat: verbazing -> scepsis, enthousiasme Kans zich te onderscheiden Uitgebreide vraag naar referenties

Gunning Offerteaanvraag Beschrijving aanbestedingsproces Projectdoelstellingen Uitgebreide beschrijving onderwijsproces Uitgebreide objectbeschrijving (schouwing) Tweede informatiebijeenkomst inschrijvers (NvI) Offerte Scope document Risico en Kansendossier Planning (opstarten eerste jaar) Projectprijs (plafondbedrag en bodembedrag)

Toetsing: a. Toets op geldigheid - volledigheid inschrijving - toets aan plafondprijs en bodemprijs - toets aan minimumeisen b. Beoordeling kwaliteit Beoordelingscommissie - geldige inschrijvingen anoniem voorgelegd aan cie. - beoordeling Scope, R&K-plan en Planning - definitieve scores en motiveringen in consensus NB: Leden beoordelingscommissie ontvangen niet de ingediende prijzen Resultaat: anonimiteit leverde echte objectiviteit op Resultaat: experts sprongen eruit, inhoud en SMART

Interviews voorbereiden - Voorbereiding: welke Sleutelfunctionarissen - Setting: ruimte, opname, beoordelaars - Vragen gericht op kennis BVP, projectdoelstellingen, offertedeelname - Vragen gericht op persoonlijke expertise i.r.t. dit project Resultaten - Integraal proces: scoorde - Interviewtechniek van belang

Evaluatie Prijs 25% Kwaliteit 75% Uitgebreide gunning/afwijzingsbrief Evaluatiegesprekken

Pre-award fase Fase 1 Fase 2 Fase 3 Selecteren Inschrijver met meeste toegevoegde waarde Detailplanning en Controle kwaliteit Gunning Meten & Documenteren ON moet verduidelijken / antwoord geven op alle zorgen van OG 19

Pre-award fase is de belangrijkste fase bij de aanbesteding Deze fase nooit overslaan of even snel doen Aan het eind van deze fase heeft de opdrachtnemer het project van A tot Z gepland, inclusief de details Die inschrijver krijgt alle risico s te zien van andere inschrijvers die hij zelf niet heeft opgegeven * Niet: hun oplossingen * Niet: hun kansen - Alle zorgen van opdrachtgever

Leerpunten aanbesteding Prijzen tegen bodembedrag (onwennigheid) Integraal proces van OG en ON van belang Fases: aanbesteding, pre award, uitvoering (OG en ON) Goed voor intern proces en samenwerking (OG en ON) Instrueren medewerkers schoonmaak (BVP) (ON) En Landstede medewerkers (BVP) Opstartfase onderdeel van het proces (brongegevens objecten) Leverancier in zijn expertrol in de operationele fase Goed contract verstandig (nieuwe aanpak, grote organisaties) KPI s eenduidig

Resultaten BVP-proces Oplossing op maat Minder aansturing door Landstede Hogere kwaliteit Besparing op in- en directe kosten