BIJLAGE Bijlage nr. 1 Migratie van Groupwise naar Exchange Doelstelling. Momenteel wordt in de administratie van de VGC Novell Groupwise als mailsysteem gebruikt. De huidige versie van Groupwise is verouderd en is dringend aan vervanging toe. Verschillende opties voor vervanging zijn mogelijk en worden verder in dit document bekeken. Om een goede keuze te maken voor de vervanger / opvolger van de huidige versie van Groupwise is het nodig een aantal criteria op te sommen wat de technische en functionele vereisten zijn van het nieuwe pakket om een goede keuze te maken. Huidige situatie Momenteel voorziet Groupwise in een aantal standaard functionaliteiten waarvan het ontvangen en versturen van mails de hoofdzaak vormt. Voor deze functie voldoet de huidige versie van Groupwise ruimschoots, al zijn er een paar functionele en technische tekortkomingen: o Groupwise gebruikt voor het aanmaken en versturen niet de actuele standaarden die gelden in de wereld van het uitwisselen van elektronische mails. o Groupwise is verouderd en heeft problemen met het leesbaar maken van mails in HTMLformaat (meer en meer gebruikt) Toekomst In de werking van de administratie is er vraag naar meer functionaliteit voor wat betreft: o Het elektronisch uitwisselen van documenten o Centraal agendabeheer o Organiseren van werkomgeving: taaklijsten, o Het gebruik van Persoonlijke Digitale Agenda s o Het delen van (project)informatie (Collaboration) Daarom wordt van softwarepakketten als Groupwise, Exchange, Link, meer verwacht dan alleen maar het lezen en versturen van elektronische mails. Ook de actuele en toekomstige gebruikersomgeving speelt een rol. Het moet duidelijk zijn dat de informaticahulpmiddelen van ondersteunende aard moeten zijn in de werking van de administratie en geen sturende functie mag hebben. Daarom is het nodig dat de gebruikte software zoveel mogelijk op elkaar worden afgestemd en in dat geval geïntegreerd om het voor de eindgebruiker zo vlot en efficiënt mogelijk te laten verlopen.
In de evolutie die momenteel bezig is wordt er gestreefd naar een geïntegreerde oplossing die probeert in alle noden van de administratie te voorzien: o Delen en uitwisselen van documenten (Intranetportaal) o Centraal agendabeheer (onderwerp van dit project) o Een vlotte integratie van randapparatuur, o.a. PDA s Maar er wordt ook gedacht aan toepassingen: o Telefoonrepertorium o Beheer vergaderzalen o Selectiecriteria Functioneel o Centraal Agenda Beheer o Modern elektronisch mail systeem o Distributielijsten o Toegankelijk via het Web, zowel agenda als mail o Gemakkelijk in gebruik o Vlot aanpasbaar aan de behoeften van de gebruikers Technisch o Integratie met MS Sharepoint Portaal o Hoge beschikbaarheid en bedrijfszekerheid o Gemakkelijk in beheer: administratie, back-up, terugzetten, o Performant o Integratie met Active Directory o Makkelijke verdeling van updates en patches o Vermijden van complexiteit en kosten, zijnde het naast mekaar laten bestaan van verschillende technologieën Economisch o Budgettair aantrekkelijk o Lange levensduur o Gebruik van bestaande IT infrastructuur en kennis o Past in het plaatje van consolidatie en vereenvoudiging o Minder inspanning voor integratie en optimalisatie o Toekomstgericht 2
Producten In het kader van bovenvermeldde doelstellingen werden volgende software onderzocht: Novell Groupwise Versie 6, van de firma Novell Microsoft Exchange 2003, van de firma MicroSoft Bynari Insight Server van de firma Bynari Inc. elink van de firma NextApplication Resultaten Uit een onderzoek zijn volgende (samengevat) resultaten naar voren gekomen: Novell Groupwise V 6. Voordeel: Nadeel: Is een upgrade van bestaand systeem en aldus relatief gemakkelijk te implementeren De gebruikers zijn vertrouwd met het systeem Is duur. Voor de upgrade van 5 Servers en 350 clients zou dit neerkomen op ongeveer 45.000 EUR aan licentiekosten, zonder de installatiekosten mee te rekenen. Novell is geen marktleider meer op gebied van Netwerk en Groupware software en verliest aan marktaandeel. Dit zou strategisch gezien geen goede investering zijn. Het lijkt dat zij zich sterk op de Linux-markt concentreren Extra functionaliteiten zoals het koppelen aan een LDAP of AD, het gebruiken van PDA s etc. zit niet standaard in het product maar men moet extra Third Party software aankopen. Dit vergt extra inspanning van de IT mensen en extra geld voor de aankoop van deze producten Integratie in het Intranetportaal is niet standaard en vraagt extra inspanning van de IT mensen en extra geld voor de aankoop van deze producten Microsoft Exchange 2003 Voordeel: Is de standaard op de markt Strategisch goed Heeft de meest uitgebreide lijst aan functionaliteiten De gebruikers zijn vertrouwd met Microsoft producten Integreert naadloos met Intranetportaal 3
Nadeel: Is duur. Voor de upgrade van 1 server en 350 clients zou dit neerkomen op 28.150 EUR aan licentiekosten Bynari Insight Server Voordeel: Heeft dezelfde uitgebreide functionaliteitenlijst als Microsoft Exchange Strategisch goed door het feit dat het multiplatform is zowel hardware als softwarematig Open Standaard : niet meer gebonden aan de pure Microsoft standaard Relatief goedkoop: 18.900 EUR aan licentiekosten Nadeel: Is een Linux oplossing, wat iets meer mankracht vraagt op gebied van systeembeheer. Is niet stabiel en niet bedrijfszeker. Komt dus niet in aanmerking. elink elink is een toepassing die verder gaat dan het gewone e-mail en agenda verhaal aangezien er daarnaast nog een aantal CRM en documentdeling functionaliteiten aanwezig zijn. Dit verklaart ook enigszins het prijsverschil. Dit is niet echt wat we zoeken aangezien een aantal functionaliteiten reeds aanwezig zijn in de VGC op het gebied van document delen, projecten, met name de intranet portaal. Ook de mail server is niet aanwezig maar dit zou kunnen opgevangen worden door gebruik te maken van een gratis e-mail product zoals dat nu gebeurt bij het CIBG. Mails kunnen dan worden ingelezen en omgezet naar een elink item. elink bezit volgende functionaliteiten: o Companies o Contacts o Projecten o Calendar o Voor het beheren van de klanten, leveranciers, partners, o Voor het beheren van contacten o Voor het delen van project informatie: bestanden, opvolging, en andere project gerealteerde informatie o Beheer van persoonlijke en gedeelde agenda s, met mogelijkheid tot het organiseren van vergaderingen, vergaderzalen, 4
o Todos o Beheer van persoonlijke en gedeelde takenlijsten o Documenten o Delen en beschikbaar stellen van documenten o Mailbox o Integratie met Outlook Ondanks de uitgebreide functionaliteiten is dit product relatief duur met een jaarlijks weerkerende kost van 17.250 EUR. Prijsvergelijking Overzicht Kostprijs Omgeving voor 350 users Rangschikking Rangschikking Prijzen Functioneel / Prijs Software Groupwise 44.750 EUR 4 3 Bynari 18.900 EUR 1 2 elink 17.250 EUR * 3 4 Exchange 23.265 EUR 2 1 * Jaarlijks weerkerende kost Besluit Aangezien bovenstaand product- en prijsvergelijking werd gekozen voor de aankoop van Microsoft Exchange 2003, en wel om volgende redenen: o In eerste instantie lijkt Bynari Insight Server het meest voordelige. Uit de gevoerde uitgebreide testen is echter gebleken dat er geen stabiele en bedrijfszekere omgeving mee kan opgezet worden, zodat deze oplossing vervalt. o De oplossing van NextApplication, m.n. elink komt niet in aanmerking wegens o Te duur, vanwege de jaarlijks weerkerende kost o Niet gepast, is niet waarnaar gezocht wordt. 5
o De oplossing van Novell, een upgrade van de bestaande software ligt in dezelfde prijsklasse als de oplossing voor Microsoft. Deze oplossing wordt echter niet weerhouden om de volgende reden: o Geen strategisch product o Verborgen kosten voor het onderhouden van bijkomende omgeving (server en operating systeem) naast Microsoft en Linux o Gebrek aan integratie in de systeemomgeving (intranet, ) en de bijkomende kosten voor de connectie van randapparatuur. o De oplossing van Microsoft voldoet aan de gestelde voorwaarden van o Strategisch product o Volledig integreerbaar met het Intranetportaal Agenda Takenlijst Samenwerkingsverbanden (Collaboration). Gezien om gevoegd te worden bij het collegebesluit nr. 05/201 van 21 april 2005 houdende het sluiten van een overeenkomst bij onderhandelingsprocedure voor de aankoop en implementatie van softwarelicenties voor een e-mail- en samenwerkingsserver voor de administratie van de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De Collegeleden, Brigitte GROUWELS Pascal SMET Guy VANHENGEL 6