Veelgemaakte fouten bij de inzet van SharePoint
Vincent Somers Paul Keijzers Oprichter, directeur Orangehill Online- & IT-professional Oprichter, directeur KbWorks Online Business Consultant Intranet Publieksomgevingen maatwerk software www.orangehill.nl @orangehill020 vincent.somers@orangehill.nl nl.linkedin.com/in/vsomers SharePoint specialist Microsoft Office 365 Medeorganisator diverse SharePoint user groups www.kbworks.nl www.office365experts.nl paul@kbworks.nl @kbworks nl.linkedin.com/in/paulkeijzers
Case 1 Zelfs de licentie hebben we al! Een landelijke zorg- en welzijnsorganisatie
Case 1: Zelfs de licentie hebben we al! Het betreft een landelijke zorg- en welzijnsorganisatie Intranet is 6 jaar oud, leverancier biedt geen ondersteuning meer Actieve IT afdeling en dito IT Manager (Microsoft-fan) In bijeenkomst overtuigt IT manager aanwezigen van SharePoint Bijna iedereen is akkoord IT gaat het project trekken en introduceren SharePoint is immers een technisch platform!?
Case 1: Zelfs de licentie hebben we al! De IT manager is blij met de keuze voor SharePoint De licentie hebben wij al (Small Business Server + SharePoint) Geen extra licentiekosten!! Redactie zet gegevens over van oude naar nieuwe intranet IT geeft Iedereen toegang, + start Na een maand blijkt: Intranet wordt nauwelijks gebruikt Gebruikers: SharePoint lastige omgeving, weinig draagvlak Fout: Business is niet betrokken, introductie vanuit technisch perspectief
Case 1: Zelfs de licentie hebben we al! Oplossing Stel relevante vragen: Waar staat business voor? Wat willen we bereiken? Bijvoorbeeld: Verbetering interne communicatie, Introductie andere manier werken, etc. Betrek gebruikers bij de functionele inrichting Wat is NU noodzakelijk, nuttig Gefaseerde introductie (geprioriteerd) Begin met een of meer breed gedragen benefits (bijv. profielen, Yammer) Creëer draagvlak door aanjagers/evangelisten Bij voorkeur medewerkers Externe traint de trainer die vervolgens medewerkers opleidt
Case 2 Vullen maar! Een organisatie uit de energiesector
Case 2: Vullen maar! Betreft een organisatie uit de energiesector SharePoint intranet al deels gebouwd Opdrachtgever is gestopt met de leverancier Invoeren gegevens was al volop gestart Veel onenigheid over content-structuur Daardoor verschillende technische wijzigingen Leverancier is technisch georiënteerd: U vraagt wij draaien We zijn meteen begonnen met vullen
We zijn meteen begonnen met vullen
Case 2: Vullen maar! Door wijziging structuur verlies van ingevoerde gegevens Nog geen back-up ingesteld Gevolg: Verstoorde relatie, breuk met leverancier Project slechte naam: Gegevensverlies, vertraging, SharePoint onbetrouwbaar Fout: Er werd echte data opgevoerd terwijl intranet in ontwikkeling was
Case 2: Vullen maar! alleen testdata Oplossing Maak gebruik van een OTAP-straat: ontwikkeling Ontwikkel, Test en Acceptatie test en Productieacceptatie productie Gebruik in O, T en A alleen testdata (deze zal weer worden verwijderd) In P kan worden gevuld In P ook trainen in de definitieve structuur OTAP-straat vullen ter publicatie Vullen zonder vrees gegevens kwijt te raken, back-up ook ingesteld
alleen testdata ontwikkeling test acceptatie productie OTAP-straat vullen ter publicatie
Case 3 Dat zetten wij zelf wel even over! Een scholengemeenschap
Case 3: Dat zetten wij zelf wel even over! Een scholengemeenschap vraagt externe partij om SharePoint intranet Deze partij zet het intranet geheel standaard neer Data oude intranet (20 GB) wordt integraal overgezet naar SharePoint Overzetten doet de scholengemeenschap zelf (met studenten)
Case 3: Dat zetten wij zelf wel even over! Overzetten wordt haastig en daardoor slordig gedaan Gedurende het traject komen er vragen en opmerkingen zoals: Waarom doet mijn verkenner het niet?, Mijn OneDrive-schijf staat vol! Er zijn bestanden die missen, hoe kan dat? Ja, ik kreeg wel een melding maar die kon ik toch negeren? Ik kan nog steeds niets vinden in SharePoint! Fout: Er vindt geen selectie van gegevens plaats; Garbage in is Garbage out
Case 3: Dat zetten wij zelf wel even over! Oplossing Zorg voor een goede bestandstructuur, hoe gaan we de inhoud structureren? Kijk samen met een expert naar de huidige structuur en bespreek wat je wel en wat je niet gaat overzetten Zorg voor de juiste metadatering van documenten en ook van mensen, teams, projecten. Metadatering kan ook voor een deel geautomatiseerd worden toegevoegd Daarnaast is het een goed idee om het overzetten uit te voeren met behulp van bestaande, speciaal daartoe ontwikkelde software Deze software wijst je ook op eventuele conflicten Ga niet dieper dan twee lagen Het nieuwe intranet en de inhoud ervan zijn dan gericht op de toekomst.
Case 4 Dan bouwen we dat toch op maat? Een energiemaatschappij
Case 4: Dan bouwen we dat toch op maat? Oplossing Veel bedrijven willen met SharePoint alles naar hun hand zetten Ze gaan voorbij aan wat SharePoint standaard al biedt Soms is maatwerk onvermijdelijk In de regel raden wij maatwerk binnen SharePoint af De belangrijkste reden daartoe: Upgrade naar een volgende versie wordt bemoeilijkt Is soms zelfs onmogelijk Fout: Maatwerk binnen SharePoint Metafoor: Een volledig verbouwde auto (maatwerk), niets meer standaard
Case 4: Dan bouwen we dat toch op maat? Oplossing Maatwerk ja maar zoveel mogelijk buiten SharePoint Upgrades dan nooit een probleem. Geldt voor zowel SharePoint on premise als SharePoint 365 Klein maatwerk is vaak geen probleem. Advies: gebruik third party tools: SharePoint blijft standaard gewenste functionaliteit toch beschikbaar NB. Soms makkelijker intern proces aan te passen dan SharePoint Metafoor: Standaard auto waar accessoires aan toegevoegd worden
Case 5 Dat kan toch wel met SharePoint? Een woningbouwcoöperatie
Case 5: Dat kan toch wel met SharePoint? Woningbouwcoöperatie wil een nieuw SharePoint-intranet. Bestaande webbouwer/concept bureau krijgt de opdracht maar heeft geen verstand SharePoint. Betrekt een SharePoint-specialist als onderaannemer. Webbouwer blijft aanspreekpunt/projectleider. Houding richting specialist: Wat wij bedenken moet jij gewoon bouwen. Best Practices worden genegeerd, project duurt langer en wordt kostbaarder Het intranet wordt matig gewaardeerd Opdrachtgever zet doorontwikkeling in de ijskast, relatie met webbouwer, opdrachtgever raakt verstoord en onderaannemer is de gebeten hond. Fout: Bestaande webbouwer was geen goed keus voor ontwikkeling SharePoint-intranet
Intranet wordt matig gewaardeerd
Case 5: Dat kan toch wel met SharePoint? Oplossing Opzet intranet vereist intensieve samenwerking in -extern Een klik met opdrachtnemer/onderaannemer is een must Kies een bureau dat bij je past Snappen ze SharePoint, snappen zij jouw business? Betrekken ze de business/eindgebruikers? Onderling begrip en nauwe samenwerking tussen alle betrokkenen: scheelt productietijd leidt tot een stabiel, actueel en upgrade-baar intranet leidt tot acceptatie door eindgebruikers
Case 6 Wij zijn he-le-maal losgegaan op design Een internationaal installatiebureau
Case 6: Wij zijn he-le-maal losgegaan op design Goede vormgeving en interactie zijn belangrijk Herkenning versterkt de acceptatie en dat wil je Toch loopt dit vaak niet soepel In aanvragen komen wij vaak de volgende eisen tegen: Alles moet met 1 klik bereikbaar zijn. Wij willen een volledig custom design, niet SharePoint-achtig Fout: Vorm óf functie is leidend in plaats van vorm én functie
Visie technisch bureau Alle functionaliteiten zijn in een klik en vanaf de homepage bereikbaar
Visie design-bureau Je ziet echt niets meer terug van standaard SharePoint vormgeving
Logo Case 6: Wij zijn he-le-maal losgegaan op design Oplossing Pak de vormgeving van het intranet stapsgewijs op Vorm, functionaliteit én interactie moeten kloppen Betrek gebruikers, IT, SharePoint architect, ontwikkelaar(s), designers Wij adviseren te werken met een draadmodel voordat wordt gestart met bouwen en met vormgeven Test lay-out en design met meerdere gebruikers Een paar voorbeelden van intranet-vormgeving
Logo
Veelgemaakte fouten bij de inzet van SharePoint Dank voor je aandacht www.kbworks.nl www.office365experts.nl @kbworks www.orangehill.nl @orangehill020