Kader LCC bij verkenning, planuitwerking en realisatie Datum 4 april 2012 Status Definitief
Kader LCC bij verkenning, planuitwerking en realisatie Datum 4 april 2012 Status Definitief
Colofon Uitgegeven door Informatie Telefoon Uitgevoerd door Rijkswaterstaat DVS Werkgroep LCC (onderdeel van programma Assetmanagement) Jasper Schavemaker Projectteam LCC Datum 4 april 2012 Status Definitief Versienummer 1.0 Autorisatie Datum Paraaf Projectmanager Jasper Schavemaker
Inhoud Afkortingen 6 1 Inleiding 7 1.1 Aanleiding 7 1.2 Doel document 7 1.3 Aannames, scope afbakeningen 8 2 Ramingen ten behoeve van beslisdocumenten in de MIRT Procedure 10 3 Eisen aan producten in de verkenning en planuitwerking 15 3.1 Eisen aan de kostenramingen (incl. beheer- en onderhoudsraming) 15 3.2 Werkwijze van het opstellen van een beheer en onderhoudsraming, een contante waarde, de inschatting van de jaarlijkse SLA-kosten en de huidige onderhoudskosten 17 4 Verantwoordelijkheden aangaande LCC in de verkenning, planuitwerking en realisatie 22 4.1 Verantwoordelijkheden i.h.k.v. Beheer- & Onderhoudsramingen in MIRTprojecten 22 4.2 Rollen i.h.k.v. uitvoering van het Kader LCC 23 5 Processen gedurende de MIRT-fasen 27 5.1 Processen in de verkenning en planuitwerking 27 5.2 Processen in de realisatie 28 6 Proces van B&O-budget vastlegging 29 Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 5 van 34
Afkortingen AM D&C DBFM ikalm LCC LCM NCW OEI Out-of-pocket kosten PPC PPS RBO RWS SDG SSK Assetmanagement (sturen op prestaties en kosten van onderdelen) Design & Construct (contract waarbij design en bouw worden gecontracteerd; uit contractenbuffet RWS) Design, Build, Finance & Maintain (contract waarbij design, bouw, financiering en onderhoud wordt gecontracteerd; uit contractenbuffet RWS) Internetapplicatie Kostenanalyse Levensduurmodel Life cycle costs (levensduurkosten) Life cycle management (sturen op levensduurkosten) Netto contante waarde (berekeningsmethodiek voor het waarderen van geldwaarde in de tijd) Onderzoek Effecten Infrastructuur (studie naar impact project op maatschappij) Kosten die werkelijk worden betaald aan derden (dus geen betalingen intern RWS of kosten die derden zelf maken zoals maatschappelijke kosten) Public private comparator (instrument om een publieke inkoopvariant te vergelijken met een private inkoopvariant, bijvoorbeeld D&C-contract met DBFM-contract) Publiek-Private Samenwerking Referentie Basis Onderhoud (vroeger BON, Basis Onderhouds Niveau) Rijkswaterstaat Staf Directeur Generaal Standaardsystematiek voor kostenramingen (CROW) Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 6 van 34
1 Inleiding 1.1 Aanleiding RWS heeft als één van haar doelstellingen in de Agenda 2012 opgenomen: het zijn van een Betrouwbare en Efficiënte Partner (BEP). Hiermee wil RWS een transparante partner zijn naar zowel opdrachtnemers als aan haar opdrachtgever, het Ministerie van Infrastructuur & Milieu. Een van de onderdelen van BEP is integraal kostenmanagement. Rijkswaterstaat heeft al sinds 2007 in de Voorlindeafspraken van de Bestuursraad opdracht gekregen om Life Cycle Management in te voeren. In het kader van de sturingsrelaties tussen beleids-dg s en RWS als agentschap zijn afspraken gemaakt in de bestuursraad. Onderdeel daarvan is dat de sturing van het Beheer & Onderhoud plaatsvindt in het kader van meerjarige SLA afspraken. Daarnaast betreft een van de conclusies van de Evaluatie Baten Lastendienst RWS 1 dat Life Cycle Cost (LCC) een belangrijk verbeterpunt voor RWS is. Eind 2009 heeft het bestuur van de RWS, middels Theo van de Gazelle, aangegeven dat de extra beheer- & onderhoudskosten voor Rijkswaterstaat opgevoerd worden bij de meerjarige SLA offertes. Het is van belang dat op het moment dat MIRT/SNIP besluiten worden genomen, de kosten van Beheer & Onderhoud van de gekozen oplossing inzichtelijk worden gemaakt en totale LCC kosten gekend worden en bij voorkeur door het politiek besluit ook als toekomstige kosten meegenomen worden in meerjarige planningen. Ondanks dat de behoefte aan inzicht in de life cycle kosten in meerdere beleidstukken en besluiten terugkomt, worden deze kosten lang niet altijd inzichtelijk gemaakt en meegenomen in de besluitvorming. Dit kader biedt een beschrijving van de processen en invulling van de methodieken voor het gebruik van LCC in de verkenning, planuitwerking en realisatiefase van de MIRT procedure. 1.2 Doel document Doel van dit document is een beschrijving te geven hoe in de verkenning, planuitwerking en realisatiefase RWS komt tot uniforme Life Cycle Cost berekeningen om zo uniforme beslisdocumenten aan de besluitvorming voor te kunnen leggen. Deze berekeningen zijn bedoeld om: Het mogelijk maken om de keuze van een voorkeursalternatief te baseren op de integrale levensduurkosten; In de verkenning- en planuitwerkingsfase reeds een reservering te maken voor de toekomstige Beheer- & Onderhoudskosten. In de realisatiefase te sturen op zowel aanleg als beheer- & onderhoudskosten Budget voor Beheer & Onderhoud door project voor projectbesluit aan te vragen en bij oplevering af te staan aan de toekomstige beheerder(s). Daarnaast geeft het kader een uniforme werkwijze hoe met Life Cycle Cost omgegaan dient te worden bij de totstandkoming van de oplossingen (alternatieven 1 Vind een weg of maak er een*, Evaluatie baten-lastendienst Rijkswaterstaat Utrecht, 27 april 2010, kenmerk GV137/001d Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 7 van 34
en varianten) en hoe omgegaan dient te worden met Life Cycle Cost in de contractering. Dit Kader is met name bedoeld voor contractmanagers, managers projectbeheersing en kostendeskundigen van MIRT projecten in de verkenning, planuitwerking- en realisatiefase Dit kader geeft kaders en richtlijnen hoe er in de Verkenningen, planuitwerking- en realisatiefase van het MIRT-proces binnen RWS omgegaan moet worden met Life Cycle kosten. Bij de beslismomenten in het MIRT-proces (bij elke fase overgang en bij bepaling voorkeursalternatief) dienen deze Life cycle kosten (integrale kosten van het project) verplicht door de projecten te worden aangeleverd. Deze gegevens zijn daarnaast ook een deel van de input van het project aan een Maatschappelijke Kosten-Baten analyse en eventueel een PPC. Het kader is uitdrukkelijk bedoeld om projecten te faciliteren bij het uniform opstellen van deze Life cycle kosten en alternatieven. Daarnaast is dit kader voor toetsdoeleinden opgesteld. Verankering van het kader Per april 2011 is een gedeelte van dit kader (Verkenning en Planuitwerking) in de Werkwijzer Aanleg verankerd en via de regieraad is daarmee dit kader verplicht voor elk RWS project (voor de verkenning en planuitwerking). Dit volledige kader vervangt het Kader LCC bij Verkenning en Planuitwerking en wordt per april 2012 vastgesteld en verplicht (dus ook voor de realisatiefase). Er geldt geen overgangsregeling. Evaluatie van het kader Eind 2011 is door het projectteam LCC (onderdeel van het programma Assetmanagement) het initiatief genomen om samen met zowel de projecten die er het afgelopen jaar mee hebben gewerkt, als met enkele stakeholders bij staf DG en DGMO/DGLM het kader Verkenning en Planuitwerking te evalueren met als doel het kader aan te scherpen of bij te stellen om de bruikbaarheid in de toekomst te vergroten. Met name het ontbreken van een kader voor LCC in de realisatiefase werd als een gemis ervaren. Resultaat van de evaluatie is een uitbreiding van het kader LCC in verkenning en planuitwerking met het de realisatiefase. Dit vernieuwde kader LCC is begin 2012 wederom in de Werkwijzer Aanleg ingebracht. Dit vernieuwde kader zal jaarlijks door de LCC-kennispool worden gemonitord en waar nodig maximaal jaarlijks geüpdate aan de hand van veranderend beleid en ervaringen van projecten. 1.3 Aannames, scope afbakeningen Dit kader beperkt zich tot de verkenning, planuitwerkingfase en realisatiefase (en daarmee de gatereviews 2, 3 en 4 en MIRT beslismoment 2, 3 en 4) en zal worden verweven met de nieuwe Werkwijzer Aanleg (incl. planstudie) De scope van dit kader is beperkt tot de out-of-pocket kosten voor RWS, conform de afbakening van het overall project LCC. Dit betreffen dus de Aanleg- en Beheer- & Onderhoudskosten, inclusief eventuele sloopkosten. Interne kosten RWS vallen buiten de scope van het project LCC. Voor communicatie van projecten met het ministerie zijn deze interne kosten van RWS wel nodig, waardoor deze wel in het kader zijn opgenomen. Uitgangspunt is om waar mogelijk de huidige tools en werkwijzen van RWS zoveel mogelijk te volgen, zoals het MIRT-proces, de systematiek van gatereviews, de systematiek van kostenramen (PRI, per 1/7/2010 SSK), de OEI werkwijzer en de Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 8 van 34
verzameldocumenten PmaalQ. Uitgangspunten zullen zoveel mogelijk gelijk zijn aan de huidige gehanteerde praktijk bij RWS. Eventuele afwijkingen hierop zullen worden onderbouwd. Daarnaast bestaat er voor projecten die de realisatiefase ingaan de mogelijkheid om middels EMVI (economisch meest voordelige inschrijving) of contractfilosofie (bijvoorbeeld DBFM) te sturen op lagere totale kosten over de levensduur van het contract. Hiervoor wordt verwezen naar de handreiking LCC als EMVI. Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 9 van 34
2 Ramingen ten behoeve van beslisdocumenten in de MIRT Procedure In het MIRT spelregelkader, welke is vastgesteld door de Tweede Kamer, staat het proces beschreven hoe de besluitvorming ten aanzien van infrastructuur en ruimtelijke ordening projecten verloopt. Het MIRT-proces is opgedeeld in meerdere fasen, waarbij bij elke fase overgang een besluit van de minister wordt gevraagd. Gedurende de verkenningen en de planuitwerkingsfase zoals beschreven in de MIRT-procedure (fig. 1 2 ) is het beleid om op alle fase overgangen inzichtelijk te maken wat de totale te verwachten kosten van het project zijn. Deze totale kosten zijn vervat in verscheidene ramingen, welke worden gebruikt om de verschillende alternatieven met elkaar te vergelijken over de levensduur van het project en om een verantwoorde en dekkende budgetreservering voor het project te kunnen maken. Dit hoofdstuk beschrijft bij deze verschillende beslismomenten het doel van de kostenraming, welke bij dit moment dient te worden opgeleverd. A) MKBA B) PPC 1) Gatereview 1 & MIRT-beslismoment 1 2) Gatereview 2 & MIRT-beslismoment 2 3) Gatereview 3 MIRT-beslismoment 3 4) Gatereview 4 & MIRT-beslismoment 4 Initiatief Verkenningg Planuitwerking Realisatiee Beheer OTB/MER Startbeslissing Voorkeursbeslissing Tracébesluit Opleverbesluit Zeef Scope Transitiedocument OEI bij MIRT -Verkenningen Figuur 1: MIRT proces Bron: Procesontwerp Sneller & Beter, 24 maart 2009 2 http://www.verkeerenwaterstaat.nl/onderwerpen/begroting/mirt/mirt-spelregelkader/ Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 10 van 34
Conform de afspraken van het project LCC worden bij elk MIRT-beslismoment (vanaf beslismoment 2) de kostenconsequenties van elk afzonderlijk alternatief middels 3 getallen aan DGB/staf-DG gecommuniceerd 3. 1. De aanlegraming (nr. 1a en 1b uit figuur 2) Voor eisen aan de aanlegraming wordt verwezen naar de vigerende eisen in beheer bij de Dienst Infrastructuur afdeling IMG van Rijkswaterstaat. 2. Een prognose van de Life Cycle Cost (contante waarde van het project, nr. 2 uit figuur 2, bestaande uit contante waarde van nrs. 1a, 1b, 3 en 3b) 4 ; Dit getal wordt gebruikt om ontwerpvarianten op economische gronden te kunnen vergelijken. Hiertoe dient tevens een Beheer- & Onderhoudsraming van het project te worden opgesteld. 3. De gemiddelde kosten per jaar voor het Beheer & Onderhoud (nr. 3 uit figuur 2); Dit getal weerspiegelt de consequenties van de aanlegbeslissing op het jaarlijks benodigd SLA-budget, exclusief de grootschalige vervangingsinvesteringen en exclusief interne kosten. Hiertoe dient tevens een Beheer- & Onderhoudsraming van het project te worden opgesteld. Figuur 2: kostenopbouw LCC berekening Naast de bovenstaande 3 getallen wordt van het project verwacht inzicht te geven in: 4. het huidige onderhoudsbudget van het project Dit getal wordt gebruikt om de additionele Beheer & Onderhoudskosten van dit project te bepalen. 3 Bron: memo SDG_#50158-v3-BO-kosten_in_aanlegprojecten 4 NB: voor projecten in verkenning en planuitwerking (dus tot en met Gatereview 3 geldt dat deze contante waarde met zowel 2,5% als 5,5% uitgerekend dient te worden ten behoeve van robuustheid. Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 11 van 34
Tabel 1: type kostenramingen bij gatereview / MIRT faseovergang gebaseerd op Interne kosten Onderhoud bij aanleg Grootschalige vervangingen 1) Aanlegraming Kentallen + ja ja n.v.t. projectspecifieke kenmerken 2) Contante waarde aanleg + 100 jaar onderhoud (prognose Life Cycle Costs) Kentallen + projectspecifieke kenmerken ja ja ja 3) Gemiddelde toekomstige B&O-kosten 4) Huidige onderhoudsbudget kentallen+ projectspecifieke kenmerken P maal Q (regio specifiek) nee nee nee nee nee nee Naast de fase overgangen worden er in de verkenningen en planuitwerkingsfase ook andere producten gemaakt die als input o.a. een Beheer- & Onderhoudsraming hebben: A. Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (MKBA) B. Public Private Comparator (PPC) Onderstaand volgt een korte omschrijving van het doel van de verschillende ramingen die tijdens de MIRT-fasen Verkenning, Planuitwerking en Realisatie (fig. 1) door een project moeten worden opgeleverd. Hierbij gaat het om een raming bij elk beslismoment in de MIRT-procedure (bij elke gate, nummer 1 t/m 3) en ramingen die input zijn aan andere producten (Maatschappelijke Kosten Basten Analyse en Public Private Comparator, A en B). Gate 1: Raming t.b.v. Startbeslissing: overgang naar Verkenningenfase (zie figuur 1) Deze raming is input voor het MIRT beslismoment 1, waarbij wordt erkend dat het initiatief kan worden opgenomen in het MIRT-projectenboek. De initiatiefnemer van het project (vaak Regionale Dienst RWS, Provincie, etc.) draagt zorg voor een initiële kosteninschatting van het project. Hierin ligt de focus op de meerwaarde van het project voor de B.V. Nederland en er wordt in deze fase nergens uitdrukkelijk gevraagd om een inschatting van de Beheer- & Onderhoudskosten. Wel wordt op dit moment (waar mogelijk) een indicatieve inschatting van de Beheer- & Onderhoudskosten gevraagd. Voordat deze beslissing aan de minister wordt voorgelegd, wordt intern RWS een Gatereview afgenomen. (Gatereview 1). Gate 2: Raming t.b.v. Voorkeurbeslissing: overgang naar Planuitwerkingsfase (zie figuur 1) Deze raming is input voor het MIRT beslismoment 2, waarbij uit meerdere alternatieven één of enkele alternatieven met meerdere varianten gekozen worden. Voordat deze beslissing aan de minister wordt voorgelegd, wordt intern RWS de Gatereview 2 afgenomen: Beheer- & Onderhoudskosten moeten worden Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 12 van 34
meegenomen bij alle alternatieven, conform de LCC-benadering. (bron: notitie Gate Reviews, mei 2007 5 ). Deze LCC-benadering betreft dit kader. Voor de totstandkoming van deze alternatieven is binnen het project gekeken naar levensduurkosten, zie hiervoor hoofdstuk 5. Binnen de fase dienen goede argumenten te worden verzameld aangaande de verschillende alternatieven. Bij de Gatereview is een van de criteria: Er ligt een goede argumentatie waarom deze alternatieven onderzocht worden en andere zijn afgevallen. (bron: notitie Gate Reviews, mei 2007 6 ) Ten behoeve van zowel de Maatschappelijke Kosten Baten Analyse (MKBA) (zie A. figuur 1) als de Public Private Comparator (PPC) (zie B. figuur 1) kan de raming welke wordt opgesteld voor het MIRT-beslismoment 2 worden gebruikt. Gate 3: Raming t.b.v. Tracébesluit: overgang naar Realisatiefase (zie figuur 1) Deze raming is bedoeld om te toetsen of het project binnen de gestelde randvoorwaarden (tijd, geld, kwaliteit) uitvoerbaar is (verifiëren of de oorspronkelijke ingeschatte kosten niet de in de MKBA gebruikte raming overstijgen) en moet ervoor zorgdragen dat RWS de kans op onvoorziene risico s verkleint. De raming bevat de kosten (en mogelijke baten) voor de realisatie van het project en de consequenties hiervan voor de toekomstige Beheer & Onderhoudskosten. Dit moment telt als een go/no go moment voor het betrekken van marktpartijen voor de uitvoering van het project. Alvorens dit go/no go moment door de minister wordt genomen, wordt er intern RWS de Gatereview 3 afgenomen: Hierin worden alle interne procedures en eisen gecheckt voordat een raming naar het ministerie wordt gecommuniceerd. Middels afstemming tussen project en dienst welke belast gaat worden met het beheer en onderhoud van het project (bijvoorbeeld middels een Klant Eisen Specificatie, KES) wordt in deze fase overeenkomst bereikt over het toekomstige beheer en onderhoud. De afspraken over de financiering van het project en eventueel de wijze van risicoverdeling wordt vastgelegd in een aanvulling op de bestuursovereenkomst. Deze kan eventueel nadere, definitieve (financiële) afspraken over kasritmes, uitbetaling en verantwoording bevatten indien dit niet eerder bij de projectbeslissing is overeengekomen. Life cycle kosten zijn bepaald, het ontwerp is aantoonbaar geoptimaliseerd conform LCC-benadering en de regionale dienst (beheerder) heeft (positief) advies gegeven over Beheer & Onderhoud (zowel infraprovider als verkeersmanagement) en Life cycle costs zijn bepaald en gevolgen voor SLA zijn bekend. (bron: notitie Gate Reviews, mei 2007). Tevens dient deze raming voor de definitieve taakstellende budgetvastlegging. Dit proces van budgetvastlegging is beschreven in hoofdstuk 6. Gate 4: Raming t.b.v. Opleveringsbesluit: start van de exploitatie (zie figuur 1) Deze raming is bedoeld om te toetsen of het projectresultaat voldoet aan de vooraf gestelde randvoorwaarden. Tevens dient er een update te komen van de raming van de toekomstige beheer- en onderhoudskosten. Voor wat betreft het beheer & onderhoud is het volgende benodigd: 5 http://corporate.intranet.rws.nl/kennis_en_expertise/primaire_processen/gate_reviews/toetskader_gate_review/ 6 http://corporate.intranet.rws.nl/kennis_en_expertise/primaire_processen/gate_reviews/toetskader_gate_review/ Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 13 van 34
Het Beheer- & Onderhoudsbudget is begroot en opgenomen in de SLA. De raming sluit aan op het beschikbare Beheer- & Onderhoudsbudget Er is een plan afgestemd met de toekomstige beheerder(s) voor dit Beheer & Onderhoud. Er is een overdacht naar de toekomstige beheerder(s). De regio heeft de overdracht geaccordeerd (bron: notitie Gate Reviews, mei 2007) Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 14 van 34
3 Eisen aan producten in de verkenning en planuitwerking Dit hoofdstuk gaat in op de eisen welke worden gesteld aan kostenramingen en geeft invulling van de in hoofdstuk 2 genoemde producten (gate 1, 2, 3 en 4): 1. een beschrijving van de eisen die aan de beheer- en onderhoudsraming worden gesteld; 2. een beschrijving hoe de contante waarde van het project moet worden berekend; 3. een beschrijving hoe de te verwachten gemiddelde jaarlijkse beheer- en onderhoudskosten moeten worden berekend. 4. een beschrijving hoe de huidige gemiddelde jaarlijkse beheer- en onderhoudskosten moeten worden berekend. Verder gaat het hoofdstuk in op de processen om tot deze ramingen/getallen te komen en geeft het een onderbouwing van de gemaakte keuzes in dit proces. 3.1 Eisen aan de kostenramingen (incl. beheer- en onderhoudsraming) Het normenkader voor de kostenproducten is voor een belangrijk deel vastgelegd in het MIRT spelregelkader, in enkele brieven van de DG-RWS 7 en in de SSKsystematiek. Deze eisen zijn door de Kostenpool ook vastgelegd en toegankelijk gemaakt in de handreiking kosten, onderdeel van de Werkwijzer Aanleg per 2/4/2012. De handreiking kosten wordt door de Kostenpool beheerd en up to date gehouden. In de SSK-2010 systematiek zijn de aanlegraming en de beheer- en onderhoudsraming (levensduurkosten genoemd) verenigd in één raming. Hierdoor wordt er voor de eisen aan de beheer- en onderhoudsraming zoveel als mogelijk aangesloten bij de vigerende eisen van een aanlegraming. Deze eisen kunnen worden gevonden in de toetsingskaders die worden beheerd door de afdeling IMG van de Dienst Infrastructuur (zie Handreiking Kosten in Werkwijzer Aanleg ). De belangrijkste kwaliteitseisen aan de raming betreffen een kostendocument dat op elk beslismoment onderstaande elementen bevat: Een scopebeschrijving Een overzicht van verwachte uitgaven en inkomsten: o Verwachte investeringen o Verwachte kosten van beheer- en onderhoud o Verwachte opbrengsten/effecten (kwantitatief- of kwalitatief) Een onderbouwd (en zoveel mogelijk gekwantificeerd) risicoprofiel, met o.a. de berekende variatiecoëfficiënt en bandbreedte. Duidelijke aannames, bijvoorbeeld t.a.v. prijspeil, BTW, indexering, aantal jaren in de case, gebruik NCW-methodiek. Een vergelijking met de raming op het vorige beslismoment met een analyse op de kostenontwikkeling n.a.v. de aangebrachte scopewijzigingen. Voor ramingen van beheer en onderhoud geldt specifiek het volgende: 7 Het betreft de brieven met kenmerk HKW/UI 2002/5038 van 14 juli 2002, HKW/UI 2001/5835 van 2 juli 2001 en HK/UI 2002/2472 van 20 maart 2002 Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 15 van 34
Raming is opgesteld in reële getallen (er is geen rekening gehouden met inflatie en risico-opslagen in de tijd). Let op: een Beheer & Onderhoudsraming opgebouwd als percentage van investeringsraming is uitgesloten Raming van Beheer & Onderhoud is opgesteld in hetzelfde abstractieniveau als de aanlegraming: de mate van detail voor de investeringsraming moet derhalve min of meer overeenkomen met die van de Beheer- & Onderhoudsraming. Raming van Beheer & Onderhoud is voorzien van risico s zoals dit ook bij ramingen in de aanlegfase gebeurt. Looptijd van de Beheer- & Onderhoudsraming bedraagt de aanlegperiode + 100 jaar. Deze 100 jaar is gekozen om minimaal 1 maal een vervanging van het onderdeel met de langste levensduur in de raming te hebben opgenomen. Het betreft hier een theoretische exercitie met als doel om de verschillen van de varianten over een lange looptijd inzichtelijk te maken 8. Vervangingen kennen de scope zodanig dat het doel is om de functionaliteit van het project in stand te houden. Dit is inclusief eventuele sloop van objecten. Vervangingen in het jaar 101 tellen mee in de berekening en worden in het honderdste jaar (jaar 100) meegenomen. Bijvoorbeeld bij een tunnel met levensduur 100 jaar wordt deze geheel vervangen en nogmaals gerekend in jaar 100. Restwaarde van de infrastructuur na looptijd wordt uitgesloten in de beheer- en onderhoudsraming Scope van het beheer en onderhoud is gelijk met de scope van de PmaalQ documenten 9 PLUS Interne kosten (beheerkosten) worden opgenomen in de beheer- en onderhoudsraming: er wordt uitgegaan van een projectraming, waarbij specifiek de informatiekosten (incl. software en licenties) en de beheerkosten (incl. kosten eigen apparaat) inzichtelijk zijn gemaakt. De beheer en onderhoudsraming wordt voor elk alternatief (of variant) in de betreffende fase opgesteld. Er kan gemotiveerd worden afgeweken op de toetsingskaders, waar het gaat om de trefzekerheid van de beheer en onderhoudsraming. Deze trefzekerheid van de beheer- en onderhoudsraming wordt separaat van de aanlegraming vastgesteld. Hiervoor wordt bij RWS het programma Risico-raming gebruikt 10. Deze trefzekerheid van een beheer en onderhoudsraming is kleiner dan de geëiste trefzekerheid op de aanlegraming, omdat de beheer en onderhoudsraming naast onzekerheden in de gekozen oplossing ook onzekerheden in de onderhoudsfrequenties kent. Verschillende oplossingen, maar ook verschillende degradatiepatronen door toedoen van weer, gebruik of veranderende veiligheidsnormen brengen een grotere onzekerheid met zich mee. Voor de trefzekerheid moet worden aangehouden: maximale onzekerheid rond verwachtingswaarde 35% in de verkenning en planuitwerkingsfase van het MIRT. (d.w.z. de werkelijke waarde v.d. raming B&O mag maximaal 35% boven of onder de verwachtingswaarde liggen) maximale onzekerheid rond verwachtingswaarde 25% in de realisatiefase van het MIRT. 8 De looptijd is een van de discussiepunten in de Bestuursraad. Het is mogelijk dat wordt besloten dat hier gemotiveerd van kan worden afgeweken. 9 Verzameldocument P x Q van costdrivers HWN, t.b.v 2011 10 Zie: Handreiking Kosten opgenomen in Werkwijzer Aanleg Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 16 van 34
Grote onzekerheden in de beheer- en onderhoudskosten van een project kunnen effect hebben op de wijze van inkopen van een project. In het inkooptraject van een dergelijk project zullen deze onzekerheden moeten worden beheerst. Nadruk ligt hierbij om de contractvorm en invulling zo vorm te geven dat deze onzekerheden bij de juiste partij terecht komen (OG of ON) of middels andere beheersmaatregelen gemitigeerd worden. Tabel 2: eisen aan kostenraming binnen RWS Eisen Projecttype Beslismoment 1 (Startbeslissing) Beslismoment 2 (Voorkeursbeslissing) Beslismoment 3 (Projectbeslissing) Contractraming Beslismoment 4 (Opleveringsbeslissing ) (MIRT) Aanlegproject Zeef 1 Zeef 2 OTB en TB product Een indicatie of er in de beoogde realisatiejaren voldoende budget beschikbaar is, met een indicatie van de kosten voor beheer en onderhoud. Van alle mogelijke oplossingsrichtingen een indicatie van de investeringskosten en de kosten voor beheer en onderhoud, op basis waarvan een keuze kan worden gemaakt voor de 3 kansrijke alternatieven. Van de 3 kansrijke alternatieven een kostenraming van de investeringskosten, de kosten voor beheer en onderhoud (LCC) en de contante waarde van het project. eisen cfm. SSK-2010 cfm. SSK-2010 cfm. SSK-2010 met maximale variatiecoëfficiënt van 25%. Voor de uitwerking van het OTB een kostenraming van de investeringskosten, de kosten voor beheer en onderhoud (LCC) en de contante waarde van het project. cfm. SSK-2010 met maximale variatiecoëfficiënt van 15%. cfm. SSK-2010 met maximale variatiecoëfficiënt van 10%. Gerealiseerde aanlegkosten ten behoeve van evaluatie en een opgave van de kosten voor beheer en onderhoud cfm. SSK-2010. cfm. SSK-2010 Een kostenraming van de maximale contractwaarde gebaseerd op de eisen in het contract en het RWSreferentieontwerp. Onderhoudsproject (geen MIRT) product eisen Projectraming Voor de uitwerking van het project een kostenraming van de investeringskosten, de kosten voor beheer en onderhoud (LCC) en de contante waarde van het project. cfm. SSK-2010 met maximale variatiecoëfficiënt van 15%. Contractraming Een kostenraming van de maximale contractwaarde gebaseerd op de eisen in het contract en het RWSreferentieontwerp. cfm. SSK-2010 met maximale variatiecoëfficiënt van 10%. 3.2 Werkwijze van het opstellen van een beheer en onderhoudsraming, een contante waarde, de inschatting van de jaarlijkse SLAkosten en de huidige onderhoudskosten Er kunnen meerdere bronnen worden gebruikt om de bovengenoemde betrouwbaarheid te kunnen staven: 1. het landelijk bestand kosten (LBK-bestand) van RWS (in beheer bij de Kostenpool, Dienst Infrastructuur) 2. onderhoudskentallen van de specialistische diensten/afdelingen van RWS: voor kunstwerken: onderhoudskentallen van de afdeling I&I van de Dienst Infrastructuur Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 17 van 34
voor verhardingen: onderhoudskentallen van de afdeling BNP (Beheer & Onderhoud - NetwerkPlanning) van de Dienst Verkeer en Scheepvaart (en de afdeling BIO van DI) voor DVM-systemen: onderhoudskentallen van de afdeling BNP (Beheer & Onderhoud NetwerkPlanning) van de Dienst Verkeer en Scheepvaart (en de afdeling BIO van DI, Carel van Leeuwen); voor natte infrastructuur: onderhoudskentallen van de afdeling SLA (Martin Streekstra) van de Waterdienst, afdeling BNP (Beheer & Onderhoud NetwerkPlanning) van DVS, de afdeling BIO van DI. 3. Onderhoudsfrequenties, onderhoudsmaatregelen, maatregelprijzen: De onderhoudsstrategie (werkwijze) van RWS is voor de meeste objecten vast gelegd in de Object Beheersregimes (OBR). Deze informatie is opgesteld op basis van zowel ervaringscijfers als modelmatige benaderingen van de degradatiepatronen van de maatgevende schades van de objecten. De in de OBR opgenomen werkwijzen zijn in het algemeen landelijke gemiddelden; voor specifiek areaal kunnen specifieke onderhoudsstrategieën (frequenties, maatregelen, prijzen) worden gevraagd van de betreffende afdeling waar de materie-deskundigheid is ondergebracht. 4. PmaalQ-kentallen van DVS. (NB: de verantwoordelijkheid ligt telkens bij 2 afdelingen: 1 voor de techniek/inhoud/scope en 1 voor de kosten: samen maken ze een goede raming.) Stappenplan voor het berekenen van de contante waarde van het project (zie nr. 2 uit hoofdstuk 2) Dit bedrag wordt berekend om de verschillende alternatieven van het project met elkaar te kunnen vergelijken, waarbij onderhoudsconsequenties meetellen in de vergelijking. De contante waarde van het project bestaat uit een opstelling van de totale aanleg en Beheer- & Onderhoudsraming, waarbij rekening wordt gehouden met de tijdswaarde van geld (een euro in 2011 is immers door inflatie minder waard dan een euro in 2010). Het betreft hier de zogenaamde projectramingen. Reden is dat de integrale kosten voor de alternatieven op deze manier in de afweging worden meegenomen. (formule van een contante waarde in jaar x = bedrag / (1 + vermogensvoet)^(jaar x -/- jaar nu), totale contante waarde is som van alle contante waarden vanaf nu tot 100 jaar na realisatie)). De berekening van de contante waarde van het project bestaat uit 2 stappen. Stap 1 Stap 1 bestaat uit het in de tijd uitzetten van de ramingsposten (in reële termen, dus niet geïndexeerd) van zowel de aanleg- als de beheer- en onderhoudsraming (μ-waarden). Hiervoor kan voor het aanlegfase gebruik worden gemaakt van de projectplanning en voor de Beheer- & Onderhoudsfase gebruik worden gemaakt van de instandhoudingsplannen en onderhoudsfrequenties. Informatie hierover dient te worden aangedragen door de regionale diensten van RWS. Tevens kunnen ramingen van vergelijkbare projecten als input worden gebruikt. Afwijking van de landelijke richtlijnen (opgenomen in OBR en RBO) dient te worden getoetst bij de landelijke diensten: Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 18 van 34
Verhardingsplanning, IVON-planning, Dienst Verkeer en Scheepvaart Kunstwerken, DISK, Dienst Infrastructuur, afdeling I&I DVM-systemen, Dienst Verkeer en Scheepvaart Watersystemen en waterkeringen, Waterdienst Risico s dienen zoveel als mogelijk in de tijd te worden verdeeld en de scheefte (berekend uit probabilistische doorrekening) dient naar rato over de tijd te worden verdeeld. Bij een probabilistische berekening is het mogelijk dat door grote spreidingen in de oplossingen of grote onzekerheden in de onderhoudshoeveelheden of intervallen er een substantiële spreiding op de uitkomst berekend wordt. In dit geval zou een project ervoor kunnen opteren om een nadere analyse uit te voeren (bijv. scenario analyse). Stap 2 Stap 2 bestaat uit het contant maken van de, in de tijd uitgezette, ramingen naar een voor het project vast gekozen moment (bijvoorbeeld start van de aanleg). (formule van een contante waarde in jaar x = bedrag / (1 + vermogensvoet)^(jaar x -/- jaar nu) en de totale contante waarde is som van alle contante waarden vanaf nu tot 100 jaar na realisatie. Hierbij dient gebruik gemaakt te worden van een reële discontovoet. Deze discontovoet is gelijk aan de risicovrije discontovoet 11. De contant gemaakt aanleg en onderhoudsraming (zie pagina 10, punt 2) wordt voor elk alternatief (of variant) in de betreffende fase opgesteld. De bovenstaande berekening wordt gefaciliteerd door het standaard SSK ramingsformat (levensduurkosten) ter beschikking gesteld door de kostenpool van RWS. 11 http://www.minfin.nl/actueel/kamerstukken/2009/09/kamerbrief_inzake_lange_termijn_discontovoet Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 19 van 34
Uitgangspunten bij berekenen contante waarde Tijdshorizon (bouwtijd + 100 jaar) De contante waarde wordt berekend over de aanleg + een onderhoudsperiode (exploitatie) van 100 jaar. Bij een project met 5 jaar bouwtijd vanaf 2015 wordt de contante waarde derhalve genomen vanaf 2015 tot en met 2119. De realisatiejaren zijn jaar X (aantal bouwjaren) t/m jaar 0 De exploitatiejaren zijn jaar 1 t/m 100. Let op: grootschalige vervangingen in het jaar 2120 worden in 2119 geprognosticeerd. Beheer- & Onderhoudsraming begint bij jaar 1. Startjaar Het kalenderjaar waarin de uitvoering van het project door de opdrachtnemer is voorzien (schop in de grond). Kosten die vallen VOOR dit betreffende kalenderjaar worden IN dit betreffende kalenderjaar geprognosticeerd. Discontovoet (2,5%) Momenteel (september 2011) bedraagt de discontovoet 2,5% 8. Dit is de risico vrije discontovoet. Op advies van het Kennisinstituut Mobiliteitsbeleid (KIM), Ministerie I&M, wordt er bij LCC afwegingen geen projectafhankelijke risicoopslag opgeteld. Afgesproken is om voor projecten in de verkenning en planuitwerkingsfase (dus tot en met gatereview 3, zie figuur 1) een robuustheidscheck met 5,5% discontovoet te doen. Dit levert dus 2 separate contante waarden. Moment van uitgeven van bedragen (primo) Bij het contant maken wordt verondersteld dat de bedragen aan het begin van het jaar worden uitgegeven (primo). Hierdoor zal, vanuit het voorzichtigheidsbeginsel, de waardering iets hoger uitvallen, dan wanneer de bedragen gedurende het jaar of aan het eind van het jaar worden uitgegeven (ultimo). Prijspeil (kostenraming als basis) Het prijspeil van de bedragen in de berekening is gelijk aan de kostenraming Stappenplan voor het berekenen van de gemiddelde onderhoudskosten van het project (zie nr. 3 uit hoofdstuk 2) Doel van dit getal is om inzicht te verkrijgen in de benodigde toekomstige onderhoudskosten, die RWS financiert uit de BLS gelden. De reële beheer- en onderhoudskosten zoals opgenomen in de berekening van de Contante Waarde van aanleg en onderhoud (zie pagina 10, stap 2) vormen de basis voor het berekenen van de gemiddelde jaarlijkse onderhoudskosten van het project. De berekening van de gemiddelde onderhoudskosten van het project bestaat uit 3 stappen: Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 20 van 34
Stap 1 Stap 1 bestaat uit het selecteren van de Beheer- & Onderhoudskosten welke in de gemiddelde jaarlijkse beheer en onderhoudskosten meegenomen dienen te worden. De grote vervangingen van de infrastructuuronderdelen (objectvervangingen na bijvoorbeeld 80 of 100 jaar) worden in deze berekening uitgesloten. Deze grote vervangingen, het slopen en opnieuw bouwen van grote kunstwerken, behoren namelijk niet tot de scope van Beheer & Onderhoud zoals Rijkswaterstaat met het Ministerie van Infrastructuur & Milieu heeft afgesproken (zie MIRT-projectenboek en geldend Verzameldocument PmaalQ). Tevens worden de interne kosten hieruit verwijderd 12. NB: de beheer en onderhoudskosten tijdens de aanlegperiode van het project zijn hierin ook uitgesloten. Dit geeft immers een niet representatief beeld van de gemiddelde kosten voor het onderhoud. Het areaal wordt in deze periode namelijk uitgebreid/gebouwd. Stap 2 Stap 2 bestaat uit het optellen van de overgebleven reële jaarlijkse ramingsposten uit stap 1 en deze te delen door 100 jaar. Stap 3 (alleen bij uitbreiding van areaal, niet bij nieuwbouw) Stap 3 bestaat uit het weergeven van de huidige Beheer- & Onderhoudskosten (zie onder) De gemiddelde jaarlijkse aanleg en onderhoudsbudgetten worden voor elk alternatief (of variant) in de betreffende fase opgesteld. Deze inschatting van de jaarlijks benodigde budgetten voor Beheer & Onderhoud kunnen worden gebruikt als budgetreservering voor de toekomst. Hierbij dienen ook de huidige Beheer & Onderhoudskosten te worden gerapporteerd. Stappenplan voor het berekenen van de huidige onderhoudskosten van het project (zie nr. 4 uit hoofdstuk 2) Doel van dit getal is om inzicht te verkrijgen in de huidige onderhoudskosten, die RWS financiert uit de BLS gelden. Deze onderhoudskosten worden berekend op basis van het vigerende PmaalQ verzameldocument 13 en onderliggende PmaalQ documenten welke jaarlijks door DVS worden opgeleverd. Hierbij worden de hoeveelheden door het project in samenspraak met het district geleverd. Om deze berekening te faciliteren is bij DVS, afdeling Assetmanagement, een rekenblad beschikbaar, welke voor elke regionale dienst aangepast dient te worden aan de hoogte van de prijzen zoals zijn weergegeven in het vigerende PmaalQ verzameldocument. Vervolgens dient met de hoeveelheden het huidige PmaalQ budget te worden berekend. Uitkomst is de gemiddelde jaarlijkse hoeveelheid budget dat op dit moment beschikbaar is voor de huidige situatie. Dit jaarlijkse PmaalQ budget moet bijgesteld worden met een factor ten behoeve van de netwerkcategorie waarbinnen het project valt. 12 Zie: Verzameldocument P x Q van costdrivers HWN, t.b.v 2011 13 Bron: Verzameldocument P x Q van costdrivers HWN, t.b.v 2011 Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 21 van 34
4 Verantwoordelijkheden aangaande LCC in de verkenning, planuitwerking en realisatie Dit hoofdstuk beschrijft de te volgen procedures en belegt de verantwoordelijkheden aangaande Life Cycle Costs (LCC) in de verkenning, planuitwerking en realisatiefase van de MIRT procedure. Daarnaast worden de specifieke rollen uitgewerkt. 4.1 Verantwoordelijkheden i.h.k.v. Beheer- & Onderhoudsramingen in MIRT-projecten Het project zelf is verantwoordelijk voor een juiste en adequate raming van de B&Okosten in de LCC informatie en het meenemen van de LCC-uitkomst in de afweging naar een voorkeursvariant. Daarbij moet gebruik gemaakt worden van dit Kader LCC bij Verkenning, Planuitwerking en Realisatie. Ook moet het project inzicht geven in de meerjarige kosten voor Beheer & Onderhoud (SLA reeks). Dit kan over het algemeen niet door hiervoor simpel een percentage van de aanlegkosten te nemen. De kostenpool RWS dient te toetsen of de Beheer & Onderhoudskosten op een juiste manier zijn geraamd en in de LCC afweging wordt betrokken (kostenpooltoets). Hiervoor dient afgestemd te worden met de directeur wegen&verkeer of vaarwegen van de toekomstige beherende dienst. Belangrijk is dat daarbij de onderhoudsafdelingen (districten) direct betrokken worden. Daarbij moet ook gebruik gemaakt worden van het Kader LCC in verkenning en planuitwerking. Indien nodig kan daarbij ondersteuning van de landelijke diensten worden gevraagd. De HID of verantwoordelijk directeur van de regionale dienst, Directie Projecten of het programmabureau zal via haar interne procedures bewaken dat de LCC toegepast wordt (ondermeer middels Gate Reviews). Dit gebeurt door een check op de goede inbreng van Beheer- & Onderhoudsaspecten, inclusief kosten en dat een meerjarige raming van de SLA Beheer & Onderhoudsreeks beschikbaar is op beslismomenten. Een toets op bovenstaande aspecten maakt eveneens onderdeel uit van de door de programmabureaus (PvP en Pb Aanleg HWS) uitgevoerde voortoets op beslismomenten. Aan de orde is daarbij: toepassing van het LCC kader, de rol van LCC in de afweging voor de voorkeursvariant, inbreng en advies van de RD, zijn de SLA kosten goed in beeld. Er zal geen eigen inhoudelijke narekening van de kosten plaatsvinden. Aanlegkosten (pagina 10, punt 1), LCC kosten (pagina 10, punt 2), meerjarige SLAkosten (pagina 10, punt 3) en huidige onderhoudskosten (pagina 10, punt 4) worden door de RD vermeld in de aanbiedingsbrief aan de DG RWS en op zijn beurt vermeldt de DG RWS dit in de aanbiedingsbrief aan de beleids-dg s en de minister, of in andere beslisdocumenten. Een voorbeeld is de correspondentie van RvR in kader van SNIP 3 besluit Noordwaard. De HID van de regionale dienst, Directie Projecten of het programmabureau toetst bij aanbieding aan de DG of LCC informatie en SLA informatie opgenomen is in de aanbiedingsbrieven en de Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 22 van 34
instemming heeft van de RWS beheerder. Daarvoor wordt de directeur wegen&verkeer of vaarwegen benaderd. 4.2 Rollen i.h.k.v. uitvoering van het Kader LCC Zowel binnen als buiten projecten zijn er rollen en verantwoordelijkheden voor de uitvoering van dit kader benodigd zijn. In deze paragraaf volgt een korte rolbeschrijving van deze verschillende rolhouders. Binnen het project Projectmanager (PM) (In het kader van professioneel opdrachtnemersschap RWS:) verifieert LCC-kaders in verkenningsopdracht/ scopeafbakening geeft invulling aan LCC in zijn/haar project en is er verantwoordelijk voor dat IPM-rollen zijn ingevuld (ook op het gebied van LCC) is verantwoordelijk voor het opnemen van LCC informatie in de communicatie met de opdrachtgever(s) van het project Technisch manager (TM) stuurt bij het genereren van alternatieven op LCC, inclusief een robuustheidscheck. Hierbij wordt de impact van veranderende uitgangspunten en randvoorwaarden op de oplossing (kwantitatief) onderbouwd; is verantwoordelijk voor de scope (voor zowel de aanleg als B&O) brengt het huidige areaal in kaart, inclusief de hiermee samenhangende LCC-risico's specifiek voor het project; Brengt de LCC-risico s in kaart en stelt beheersmaatregelen hiervoor op, middels een LCC-risicoscan (risicosessie met focus om beheer en onderhoud) uit i.s.m. omgevingsmanager; Verankert in de technische uitvraag aan ingenieurbureaus dat aan het kader LCC kan worden voldaan Contractmanager (CM) Toetst of de inkoopcontracten LCC-proof' zijn (d.w.z. bekijkt of contracten nog veel risico opleveren voor toekomstige beheer- en onderhoudskosten) Zorgt dat LCC in de waardering van de aanbieding wordt meegenomen; o LCC als (onderdeel van een) EMVI-criterium (ook in Best Value Procurement!) ; en/of o LCC is verankerd in de eisen; en/of o LCC is geborgd door langlopende contracten. Omgevingsmanager (OM) Moet LCC-kosten bewust meenemen bij het onderhandelen met omgevingspartijen; Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 23 van 34
Draagt bij aan de LCC-risicoscan van de technisch manager; Manager projectbeheersing (MPB) Vraagt budgetten aan i.s.m. projectmanager voor zowel aanleg als beheer en onderhoud; Stuurt op budgetten, zodat project binnen haar aanleg EN onderhoudsbudget (gemiddelde jaarlijkse SLA-kosten) past. Is eigenaar van het risicodossier, waarin inzicht wordt gegeven van de LCCrisico's ten opzichte van andere projectrisico's Kostendeskundige Werkt mee aan de LCC-risicoscan van de technisch manager zorgt bij het project (IPM) en de omgeving (Regionale dienst en District) voor input voor de kostenraming (duidelijke scope) Binnen de Regionale dienst/district van een project Hoofdingenieur-directeur (HID) / Directeur Droog / directeur Nat Toetst projectopdracht en T-rapportages op aanwezigheid van LCCparagrafen en juiste (procesmatige) invulling. Controller (namens de HID / directeur Droog / directeur Nat) Verifieert, tussen de gate reviews in, of LCC wordt toegepast in de project uitvoering Signaleert risico s van het project in het behalen van de doelstellingen van het managementcontract Verkeersmanager Geeft randvoorwaarden van Prestatie Indicatoren (PIN s) van de regionale dienst aan het project mee (zoals periodes dat onderhoud gepleegd kan worden); Geeft inzicht in de kansen/bedreigingen van de ontwikkeling van verkeersstromen (in de tijd) voor het project. Infraprovider (IP) geeft randvoorwaarden van Prestatie Indicatoren (PIN s) van de regionale dienst aan het project mee (zoals onderhoudsniveau); werkt mee aan de LCC-risicoscan van de technisch manager Medewerker Planmatig Beheer en Onderhoud (PBO) adviseert project bij het bepalen van de (B&O) scope; adviseert project bij het bepalen van de onderhoudsstrategie; checkt de operationele onderhoudbaarheid van de oplossing Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 24 van 34
Hoofd Bedrijfsvoering en Inkoopondersteuning (BIO) is verantwoordelijk voor kwaliteit van de kostenraming; toetst de inkoop contracten van het project (o.a. met ingenieurbureau(s)) op afdekken van LCC-aspecten Landelijke diensten Staf Directoraat-Generaal (Staf DG) Geeft advies aan DG over beslissingen; Geeft in projectopdracht (vaar)wegcategorie mee in projectopdracht, teneinde het project in staat te stellen een functieniveau en B&O budget te kunnen bepalen uit Referentie Basis Onderhoud (RBO) en bijbehorende P maal Q documentatie; Afdeling Assetmanagement Dienst Verkeer en Scheepvaart (DVS) of Waterdienst (WD) Is verantwoordelijk voor de inhoudelijke toets op de B&O budget berekening uit P maal Q van een project Programmabureau Verkenningen en Planstudies Dienst Verkeer en Scheepvaart (PVP DVS) of Programmabureau aanleg HWS (Pb Aanleg WD) Faciliteert een uitgangspuntenoverleg met het project bij start van verkenning (wanneer RWS deze uitvoert) en bij start planuitwerking van de MIRT-fase; Checkt of LCC informatie is aangeleverd; Gate review commissie Checkt of aan het kader LCC is voldaan: o LCC-getallen zijn aanwezig per alternatief (aanlegraming, contante waarde aanleg + 100 jaar onderhoud, gemiddelde jaarlijkse onderhoudskosten, huidige onderhoudsbudget) o Kostenraming is getoetst o Toelichting ter onderbouwing van LCC-getallen is aanwezig (incl. motivatie van keuze i.r.t. LCC) EMVI-ambassadeur Begeleidt een project bij het gebruik van een EVMI-criterium op LCC (zoals ikalm 14 ) als LCC niet voldoende is geborgd in contractduur en/of eisen. 14 Zie Handreiking LCC als EMVI in Werkwijzer Aanleg Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 25 van 34
Ministerie van Infrastructuur & Milieu (en overige opdrachtgevers van projecten) Beleidsmedewerker Zorgt dat in de startnotitie (projectopdracht aan RWS) van de verkenning het (taakstellend) B&O budget wordt meegegeven, evenals de opdracht LCC-optimale alternatieven te genereren Vraagt in alle fase overgangen van een project naar de LCC informatie Let bij het onderhandelen met stakeholders op de consequenties voor LCC Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 26 van 34
5 Processen gedurende de MIRT-fasen 5.1 Processen in de verkenning en planuitwerking Per fase (verkenning, planuitwerking en realisatie) zou bij de besluitvorming aangaande een volgende fase (dus voorafgaand aan de gate review en de oplegnotitie aan staf-dg en beleid met daarin het voorstel om naar de volgende MIRT-fase te gaan) dienen de volgende 5 vragen te worden beantwoord: 1. Er ligt een goede argumentatie vanuit een Life cycle Cost perspectief waarom deze alternatieven (of varianten) onderzocht worden en andere zijn afgevallen. 2. Er is een onderbouwing van het vanuit Life cycle Cost optimale variant (degene met de laagste contante waarde) aangevuld met een toelichting waarom er wordt afgeweken van deze variant. 3. Het risicodossier bevat duidelijke risico s die betrekking hebben tot de beheer en onderhoudskosten. 4. Per alternatief is er een koppeling gelegd met de te leveren prestaties (PIN s conform geldende SLA afspraken) 5. De alternatieven (of varianten) zijn aantoonbaar geoptimaliseerd conform LCC-benadering. Ad 1. Bij het genereren van alternatieven en varianten en daarna trechteren worden zowel impliciete (gevoelsmatig) als expliciete (getalsmatig) keuzes gemaakt. Bij het beantwoorden van deze vraag wordt gevraagd naar de in LCC-termen (contante waarde over aanleg + 100 jaar onderhoud) expliciete van de gemaakte keuzes bij het tot stand komen van de alternatieven. Ad 2. Alternatieven of varianten die vanuit LCC-perspectief (laagste contante waarde) het meest aantrekkelijk zijn, maar om andere redenen afgevallen zijn moeten worden toegelicht. Ad 3. In het risicodossier van het project zijn aanwijsbare risico s tijdens de beheer & onderhoudsfase opgenomen, vergezeld met beheersmaatregelen. Om deze risico s en beheersmaatregelen te benoemen kan het project een LCC-risico analyse uitvoeren, waarin de risico s tijdens beheer & onderhoud centraal staan. De districten alsmede DVS en de afdeling I&I van DI kunnen hierbij specialistische kennis inbrengen. Ad 4. RWS heeft met het ministerie van I&M afspraken gemaakt over prestaties van haar netwerk (vastgelegd in de Service Level Agreement, SLA met hierin opgenomen Prestatie Indicatoren, PIN s). Deze afspraken zijn intern RWS naar de verschillende regionale diensten vertaald in de management contracten. Bij het afwegen van de alternatieven worden naast kostenargumenten ook prestatieargumenten gebruikt. Per alternatief zou moeten worden aangegeven hoe deze scoort ten opzichte van de geldende PIN s in de betreffende regio. De beantwoording van deze vraag levert een koppeling tussen prestaties en kosten van de verschillende alternatieven. Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 27 van 34
Ad 5. Per voorgesteld alternatief of variant dient te worden aangetoond dat deze, gegeven de geldende randvoorwaarden, over de levensduur (aanleg+100 jaar) zijn geoptimaliseerd. Hierin is een verdeling tussen investerings- en onderhoudskosten dusdanig gekozen dat de laagste contante waarde ontstaat. 5.2 Processen in de realisatie Bij het aanvragen van een uitvoeringsbeslissing (MIRT 3) dient een project onderstaande vraag positief te kunnen beantwoorden. 6. Is de overdacht van het project naar de toekomstig beheerders geregeld? 7. Er is gekozen voor een LCC optimale inkoopsvorm Ad. 6. Voor het beantwoorden van de bovenstaande vraag dienen de volgende subvragen te kunnen worden bevestigd: Er is een plan voor Beheer en Onderhoud van het te realiseren project. Voor projecten met RWS als toekomstig beheerder betekent dat het project in de onderhoudsprogrammering is opgenomen. Dit wil zeggen dat het project is opgenomen in RUPS (Rijkswaterstaat Uniforme Programmering Systeem ) en het NIS (netwerk informatie systeem). De toekomstig beheerder is akkoord met de oplossing. Dit betekent dat het project door haar toekomstig beheerder (RWS -->district) is geaccepteerd en dat er afspraken over de staat van oplevering zijn gemaakt. Het B&O budget is begroot en opgenomen in de SLA en sluit daarmee aan op het beschikbare B&O budget. Projecten binnen RWS dienen budgettair te zijn opgenomen in onderhoudsprognose van RWS voor de lopende en komende SLA-periode. Projecten die (gedeeltelijk) overgaan naar overige beheerders hebben hier financiële afspraken over gemaakt. Door bovenstaande processen te regelen ontstaat een naadloze overdracht van realisatie naar exploitatie (beheer en onderhoud). Bij overdracht (MIRT 4) dienen de plannen in RUPS te worden geüpdate aan de hand van de as-built tekeningen. Daarnaast kan aan de hand van de werkelijke oplossing de beheer en onderhoudsraming worden bijgesteld. Ad 7. Bij het inkopen van het project wordt een inkoopstrategie gehanteerd: aantal contracten, contracttype en eventueel contractduur en bijbehorende aanbestedingsstrategie. Onder deze aanbestedingsstrategie vallen de manier van aanbesteden: laagste prijs, EMVI, concurrentie gerichte dialoog en/of inlichtingen, etc. Binnen de inkoopsstrategie dient LCC een plaats in te nemen, dat wil zeggen bij de afweging voor een bepaald type contract en type EMVI-criteria dient expliciet naar de effecten hiervan op de LCC te worden gekeken. Stelregel hierbij is: hoe minder lang de opdrachtnemer is voor het onderhoud, hoe groter de rol van LCC in de aanbesteding zou moeten zijn om middels EMVI en/of specificaties toch tot een LCC-optimale oplossing te komen. Kader LCC in de Verkenningen, Planuitwerking en Realisatie versie 1.0 april 2012 Pagina 28 van 34