PRINCE2 Symposium: Workshop Gedrag in projecten Wat doet het en wat doet u? drs. ir. Bob van Wijngaarden
Gedrag en projecten Hoe komt het dat de ene organisatie beter is in projecten dan de andere? het ene project succesvoller is dan het andere? Ligt het aan de methode? de toepassing van de methode? de vaardigheden van de projectmanager? de kwaliteiten van de mensen in het project? de besluitvaardigheid van de stuurgroep? het verandervermogen van de organisatie? 2
Congruentiemodel Balans in vier elementen reguleert je interne energie Je interne energie beïnvloedt je omgeving Balans is persoons- en situatieafhankelijk It ain t what you do, it s the way that you do it. 3
Wat wil ik betekenen? wat je je voorneemt te doen en te bereiken, de gedachte die je helpt een wens te verwezenlijken jouw doelen, jouw missie die je richting en betekenis geeft aan je leven (in welke context dan ook) heeft vanuit de toekomst betekenis in het hier en nu dé kracht achter creativiteit, activiteit en ogenschijnlijk toevallige gebeurtenissen alle leerprocessen, alle rationele processen en alle motorische activiteiten worden voorafgegaan door intentie Zoals je verlangen is, zo is je intentie. Zoals je intentie is, zo is je wil. Zoals je wil is, zo is je handelen. Zoals je handelen is, zo is je lot. 4
Wie ben ik? is de set van jouw overtuigingen over je wie je bent, wat belangrijk voor je is en wat jij in huis hebt heeft uit je ontwikkeling in t verleden betekenis in het hier en nu Overtuigingen zijn machtige sturingselementen van de mens kleuren je interne perceptie van externe gebeurtenissen vormen jouw toetsingskader voor wat je doet en waarom beïnvloeden je vermogen om gebruik te maken van wat er is en je flexibiliteit om onverwachte situaties te hanteren Als je denkt dat je het niet kunt, heb je gelijk. Als je denkt dat je het kunt, heb je ook gelijk. 5
Wat zie, denk, zeg en doe ik? al datgene waar je aandacht naar uit gaat vindt per definitie plaats in het hier en nu filtert informatie uit je omgeving: dat wat je ziet, hoort en voelt reguleert je interne dialoog: dat wat je denkt, wat je bezig houdt manifesteert zich in je houding en handelen: dat wat je doet, zegt en non-verbaal uit is de kern van positief denken en handelen: je richten op wat voor je werkt Meer aandacht gericht op je doel geeft meer mogelijkheden het te bereiken. 6
Hoe pas ik in mijn omgeving? de omgeving waar jij een plek hebt en waarmee jij interacteert ontwikkeling van je ecologie in t verleden beïnvloedt actie in het hier en nu, actie in het hier en nu maakt je ecologie van morgen Omgeving het samenspel van alles wat leeft, waar jij onderdeel van uitmaakt omvat individuen met een eigen intentie, existentie en attentie alle mogelijkheden om je doelen bereiken liggen hierin besloten hoe meer jij past in je omgeving, hoe meer deze mogelijkheden voor jou beschikbaar komen Er is slechts één persoon op deze wereld die je écht kunt veranderen: jezelf. 7
Congruentie: in balans? Welke hogere doelen streef ik na? Wat wil ik betekenen voor mijn omgeving? Hoe past wat ik wil betekenen in het grotere kader van mijn omgeving? Wie ben ik? Geloof ik dat wat ik wil bereiken ook voor mij is weggelegd? Helpen mijn overtuigingen, waarden en kwaliteiten het realiseren van mijn doelen? Dragen mijn overtuigingen, waarden en kwaliteiten bij aan mijn omgeving en andersom? Wat zie, denk, zeg en doe ik? Is wat ik zie, denk, zeg en doe gericht op wat ik wil bereiken? Is mijn handelen integer? Past het bij wie ik ben en waar ik voor sta? Wat zijn de consequenties van mijn handelen voor mijn omgeving? Ben ik ecologisch verantwoord bezig? Wat levert mijn handelen op? Welke resultaten bereik ik? Welke feedback krijg ik? Wat leer ik daarvan? 8
Energie dimensies Positief versus negatief Hoe is uw aandacht gericht? Positief: op wat voor u en uw omgeving werkt Negatief: op wat voor u of uw omgeving niet werkt Genereren versus absorberen Waar komt de energie vandaan? Genererend: uit de balans in uzelf Absorberend: uit uw omgeving 9
Vier stereotypen Positief genererend inspiratie Negatief genererend confrontatie harmonie Positief absorberend apathie Negatief absorberend 10
Positief genererend inspiratie Kenmerken Komt evenwichtig en inspirerend over, toont inzicht Heeft een missie, een hoger doel die hij of zij wil bereiken Open relatie met de omgeving, werkt er actief mee samen Werkt aanstekelijk op de omgeving Kwaliteiten Kan een inspirerende (project)organisatie opbouwen en leiden Bindt mensen aan zich met een positieve energie Is in staat flexibel te laveren tussen obstakels en hindernissen Gunt anderen hun succes 11
Positief genererend inspiratie Aandachtspunten Groupthink : te hoge loyaliteit onder volgelingen Succes stijgt naar het hoofd: egoproblemen Behoeften Een vertrouwde buitenstaander die heldere feedback geeft Zo nu en dan een crisis waarin de omgeving nodig is 12
Negatief genererend confrontatie Kenmerken Komt sterk en krachtig over Toont de wil om te winnen, zet zich in om anderen te verslaan Gericht op een concreet doel of resultaat, maakt achterliggende hogere doelen doorgaans niet expliciet Steunt op een kleine groep, geeft zich daar buiten weinig bloot Werkt aanstekelijk voor wie behoefte heeft aan krachtig leiderschap Kwaliteiten Geeft duidelijkheid en richting Volhardende houding, laat zich niet van zijn pad afbrengen Is in staat zaken te forceren, doorbraken te realiseren 13
Negatief genererend confrontatie Aandachtspunten Bescherming van het ego is een belangrijke drijfveer, roept daardoor voortdurend spanning op in de omgeving Interne politiek kan de overhand krijgen: mensen houden zich meer met elkaar dan met de zaak bezig, de organisatie verstart Weinig oog voor behoeften van anderen, mensen gaan ten onder aan spanningen: er vallen slachtoffers Behoeften Een duidelijke opdrachtgever Een inhoudelijke way out in beladen conflicten Een missie, inzicht dat er meer is dan concreet succes Acceptatie als mens (reduceert belang ego) 14
Positief absorberend harmonie Kenmerken Komt prettig over Streeft naar harmonie, comfort en waardering van de omgeving Spant zich in om bij de groep te horen en zijn taak te vervullen Kwaliteiten Werkt actief en constructief samen Reduceert spanningen, draagt bij aan een goede sfeer Beweegt makkelijk mee in veranderingen, toont de flexibiliteit om zijn weg hierin te vinden 15
Positief absorberend harmonie Aandachtspunten Kan de indruk wekken met alle winden mee te waaien, te veel op anderen af te gaan en te weinig eigen ideeën inbrengen Risico op burn-out: werkt te hard of neemt taken op zich die hij of zij niet aan kan Als waardering uitblijft of de groep uiteenvalt, kan deze persoon afhaken en berusten in onvrede Behoeften Veiligheid en continuïteit Positief opbouwende feedback (waardering+tips voor verbetering) Zicht op eigen behoeften en kwaliteiten Stimuleren van eigen keuzes en verantwoordelijkheid 16
Negatief absorberend apathie Kenmerken Komt niet prettig over Hij zit niet in z'n element, klaagt veel en toont weinig initiatief Heeft het gevoel geleefd te worden door de agenda of omgeving Zoekt oorzaken buiten zichzelf: in omstandigheden of anderen Vraagt voortdurend steun voor zijn ongenoegen Doet uiteindelijk wat gevraagd wordt en werkt daarbij volgens bestaande routines Kwaliteiten Toont zich kritisch, laat van zich horen Wijst op risico s en mogelijke problemen Kan goed volgens vaste procedures werken 17
Negatief absorberend apathie Aandachtspunten Veelvuldig kritiek en klagen heeft verlammende invloed op team Uit kritiek in algemene termen met een negatieve toonzetting, omgeving neemt dit niet altijd serieus en kan informatie missen Bij niet gehoord voelen kan hij of zij andere wegen zoeken om kritiek te uiten, dit kan onaangename verrassingen opleveren Als bestaande routines niet meer voldoen, kan de situatie uitzichtloos worden en trekt hij of zij zich terug Behoeften Gehoord worden, iemand die serieus luistert Zekerheid, weten wat er gaat gebeuren en wat dat betekent Ontwikkelen van eigen verantwoordelijkheid, bijvoorbeeld door afgebakende, haalbare taken met verantwoordelijkheden 18
Tips Zelfreflectie: de spiegel is het belangrijkste managementinstrument Welke energie breng ik in mijn project? Wat kan ik doen om mijn energie voor mij te laten werken? Welke feedback krijg ik en wat leer ik daarvan? Denk vanuit positieve intenties en behoeften Welke energie heeft mijn opdrachtgever, projectteam en anderen? Wat is de positieve intentie achter het gedrag dat zij laten zien? Waar hebben zij behoefte aan en wat ik daarin betekenen? Onderzoek de dynamiek van het project en de organisatie Hoe komt het dat er gebeurt wat er gebeurt, wat is er aan de hand en wat kan ik hier aan doen? 19
Contact Vinergie Organisatieadvies drs. ir. R.B.E. van Wijngaarden bob@vinergie.nl Zuiddreef 52 7908 WR Hoogeveen Telefoon 0528-233025 Mobiel 06-29376707 20