Vaals, juni 2013 Versie 1.7 VISIE Informatievoorziening & Automatisering De route voor de toekomst
Inhoud 1. Voorwoord... 3 2. ICT triggert maatschappelijke ontwikkelingen... 4 3. ICT ambitie gemeente Vaals: van droom naar werkelijkheid!... 6 4. Welke keuzes heeft de gemeente Vaals gemaakt?... 7 4.1 Leefbaarheid op maat... 7 4.2 ICT als middel... 7 4.3 Actief burgerschap... 8 4.4 Regio... 8 4.5 Zorg... 8 4.6 Regie... 9 4.7 De burger centraal... 10 4.8 Communicatie... 11 4.9 Digitale snelweg... 11 4.10 Handhaving... 12 4.11 Organisatie... 12 5. Belangrijke randvoorwaarden voor het werken met ICT binnen de gemeente Vaals... 14 5.1 Een goede beheerorganisatie van de informatiehuishouding... 14 5.2 Een stabiele technische infrastructuur... 14 5.3 Optimaliseren informatie-uitwisseling... 14 5.4 Uniformiteit van gegevens... 14 5.5 Informatiebeveiliging... 15 6. Uitgewerkte ICT doelen... 16 7. Vertaling van de visie op de inzet naar ICT naar het Plan van Aanpak... 21 2
1. Voorwoord In de begroting 2013 is ICT als één van de bestuursopdrachten benoemd. Vanuit een aantal uitgangspunten is door het college aangegeven dat toegewerkt wordt naar een nieuw I&A beleid en een plan van aanpak voor de ICT. De voornaamste uitgangspunten zijn: het inzetten van ICT om de gemeentelijke dienstverlening en bereikbaarheid te optimaliseren; het innovatieve en creatieve karakter van de ICT-architectuur moet behouden en gestimuleerd worden; het vinden van een oplossing voor de toenemende kwetsbaarheid; uniformiteit in het opslaan, bewerken en archiveren van de informatievoorziening. Vanuit deze uitgangspunten is toegewerkt naar dit visie-document (beleid) en het plan van aanpak (concretisering uitvoering). Wij hebben bij de uitwerking van deze documenten de aanbevelingen van de rekenkamercommissie als leidraad meegenomen. In het rekenkamerrapport 2012 '@ Business' staan de volgende voorname aanbevelingen: 1. Het verder oppakken en uitbreiden van de digitalisering van de informatievoorziening; 2. Het aangaan van samenwerking met de regio IT (Aken), voornamelijk voor continuïteitswaarborg en kennisoverdracht; 3. Het implementeren van Virtual Desktop Infrastructure (Thin Clients) ter vervanging van de huidige hardware. Met deze notitie presenteren wij u onze visie op de inzet van ICT binnen de gemeente Vaals. Een complex vraagstuk waarbij u zich af en toe moet voelen als een reiziger op een weg waarvan het niet altijd duidelijk is waarheen die leidt. En dit gevoel wordt versterkt door een omgeving waarin taken en wetgeving in een steeds hoger tempo veranderen, waarin de verwachte snelheid van handelen blijft toenemen én waarin er steeds minder geld beschikbaar is. Zie daar onze uitdaging! In deze notitie geven wij aan hoe we ICT bij deze uitdaging willen inzetten. Want enerzijds dicteert ICT de maatschappij waardoor grote en snelle veranderingen ook de gemeente Vaals bereiken en die wij verantwoord en controleerbaar willen, nee zelfs moeten omarmen. En anderzijds biedt ICT vele mogelijkheden waarvan we weloverwogen wel of (nog) geen gebruik van willen maken. In deze notitie staan we eerst stil bij de ontwikkelingen die op ons afkomen en beschrijven we de rol die de gemeente Vaals hierin wilt spelen. De door de Raad bepaalde kaders vormen de uitgangspunten voor de koers die het college van B & W hiervoor bepaalt. Vervolgens beschrijven we de gevolgen en effecten van deze keuzes voor ICT in onze bedrijfsvoering. Hierbij maken wij concreet welke zaken goed geregeld moeten zijn. Tevens signaleren wij verbeterpunten voor onze organisatie die moeten leiden tot meer efficiency en of het effect kan vergroten. En daarna beschrijven we de inzet van ICT. Uiteraard vereist de inzet van ICT ook dat we nadenken over risico s, kwetsbaarheid en kwaliteit. Met deze randvoorwaardelijke onderwerpen sluiten we dit onderdeel van deze notitie inhoudelijk af. In het allerlaatste hoofdstuk leggen we kort de relatie uit tussen deze notitie en de notitie Plan van Aanpak inclusief financiële vertaling die u separaat ontvangt. 3
2. ICT triggert maatschappelijke ontwikkelingen De huidige tijdsgeest heeft als sterk kenmerk dat we leven in een informatiemaatschappij die tot in de haarvaten doordrenkt is van ICT. En dit neemt in groot tempo alleen maar toe. ICT is niet meer weg te denken binnen onze maatschappij en bij alle nieuwe ontwikkelingen en initiatieven wordt ICT als een fundamenteel instrument ingezet. De snelheid waarmee de communicatietechnologie in de afgelopen jaren zijn explosieve groei heeft gemaakt is grotendeels te danken aan de ICT-mogelijkheden. ICT behelst meer dan alleen maar slimme technologieën die ons leven efficiënter en aangenamer kunnen maken. ICT veroorzaakt fundamentele veranderingen en verschuivingen in de maatschappij. Zowel op individuele schaal (bijvoorbeeld, koop ik mijn boodschappen bij een webwinkel of bij een noodlijdende winkel in het dorp) als ook op wereldschaal ( bijvoorbeeld, het verspreiden van informatie tijdens het volksoproer in het Midden-Oosten en de effecten op de wereldopinie). Ouderen kunnen vanuit hun verzorgingsflat musea aan de andere kant van de oceaan bekijken, ze chatten met andere ouderen, informatie opzoeken over gezondheid of e-mailen met hun (klein)kinderen die dichtbij en ver weg wonen. Gehandicapten zijn dankzij allerlei hulpmiddelen in staat hun omgeving te besturen en veel gemakkelijker contact met de buitenwereld te onderhouden. Elektronisch winkelen vergroot onze keuzemogelijkheden. Het biedt tweeverdieners de mogelijkheden om hun drukke leven efficiënter in te richten met behulp van technologie en hun gezinsleven beter te organiseren. Lotgenotencontact kan veel gemakkelijker plaatsvinden. Recente ontwikkelingen laten ook zien dat de ICT-infrastructuur kwetsbaar is. Aantasting van de beschikbaarheid en integriteit, maar ook van de exclusiviteit van de informatievoorziening door opzettelijke of onopzettelijke oorzaak, kan leiden tot scenario's met ingrijpende consequenties voor delen van de Nederlandse en zelfs voor delen van de internationale samenleving. Per slot van rekening ontstaat en bestaat de informatiesamenleving bij de gratie van de betrouwbare werking van een zeer complex geheel van netwerken en daarop gebaseerde diensten. ICT heeft effecten op het gevoel van privacy. Privacy gerelateerde- eigenschappen en risico s zitten verborgen in sociale netwerksites, internetbankieren, elektronisch winkelen en identificatie via bijvoorbeeld DigiD. Ook bij publiek private projecten als het Elektronisch Patiëntendossier (EPD) of het bewaren en analyseren van gegevens over klanten en zijn/haar (winkel)gedrag komt het onderwerp privacy aan de orde. Dit zorgt voor een voortdurend spanningsveld tussen ICT-gebruik en bescherming van persoonsgegevens. Steeds meer data, waaronder persoonlijke gegevens, worden via internet verstuurd en in digitale netwerken bewaard. Om dit goed uit te voeren worden aan (borging van) veiligheid en privacy steeds hogere eisen gesteld. De samenleving vertrouwt het zorgvuldig en veilig verwerken van deze data aan ICTdienstverleners toe, immers er zijn weinig andere alternatieven. Daarom is de controle op deze veiligheid cruciaal. De overheid heeft in haar diverse contacten te maken met ICT. Burgers en bedrijven willen, omdat ze dat inmiddels zo gewend zijn steeds meer elektronisch contact onderhouden met de overheid. Wet- en regelgeving zijn de ruggengraat van het publieke domein. Hoe gedetailleerder de regels, des te moeilijker om in lokale omstandigheden pragmatisch te handelen. Het is van belang juist hier de mogelijkheden van ICT optimaal te benutten. Het publieke domein verandert ook door de ICT-revolutie want netwerkachtige organisaties vergroten de betrokkenheid van ambtenaren, burgers en bedrijven én stimuleren een effectieve en efficiënte 4
overheidsorganisatie. Ambtenaren zullen een andere verantwoordelijkheid krijgen en betere, herkenbare relaties met burgers. Regionale en lokale overheden zijn belangrijke katalysatoren van veranderingsprocessen. Wij moeten stimuleren, faciliteren en de nodige projecten organiseren om ICT zo in te zetten dat de burger en de vragen van de burger meer centraal staan. We zullen hierbij nauw moeten samenwerken met het bedrijfsleven en het maatschappelijk middenveld. Daar waar de overheid in het verleden vaak regisseur was zal de overheid in de toekomst meer de rol van facilitator krijgen. Plasterk: Volledige digitale overheid in 2017 Nu.nl 26 mei 2013 Minister van Binnenlandse Zaken Ronald Plasterk wil dat burgers en bedrijven vanaf 2017 hun overheidszaken volledig digitaal gaan regelen. Dat zegt hij tegen Nu.nl. Veel papierwerk is volgens de minister nu overbodig, aangezien de overheid al veel gegevens van burgers en bedrijven heeft. De digitalisering kan een jaarlijkse besparing van 300 tot 400 miljoen euro opleveren. 'Voor een parkeervergunning moet je bijvoorbeeld een uittreksel uit het geboorteregister en een kopie van het kentekenbewijs hebben. Maar de overheid heeft die informatie al', aldus Plasterk. Zijn collega Stef Blok (Rijksdienst) liet eerder deze week in de Hervormingsagenda Rijksdienst al weten dat de Rijksdienst vanaf 2017 waar mogelijk digitaal moet werken, zowel binnenshuis als naar buiten toe. Niet alleen het Rijk maar ook provincies, waterschappen, gemeenten en overheidsdiensten moeten uiterlijk in 2017 hun schriftelijke contacten digitaal onderhouden, benadrukt Plasterk nu. 5
3. ICT ambitie gemeente Vaals: van droom naar werkelijkheid! De buitenwereld binnen! Wij weten als geen ander wat onze lokale samenleving nodig heeft. Gemeente Vaals gebruikt ICT om de kwaliteit van de leefbaarheid in onze samenleving te waarborgen. Burgers en bedrijven staan daarom centraal bij de ICT keuzes die Vaals maakt. Wat is onze droom? Onze ambtenaar is belangrijker dan zijn functie. Dat geldt niet alleen binnen de gemeente Vaals, maar ook tussen gemeenten onderling en tussen de burgers en bedrijven en de gemeente Vaals. De burger legt ook contact met ons via Facebook, informeel en persoonlijk. De wijze waarop de ambtenaar en de burger met elkaar omgaan staat los van procedures en structuren. Ook binnen de gemeente Vaals en tussen gemeenten onderling zijn netwerkstructuren ontstaan waarin ambtenaren in vergelijkbare functies en verantwoordelijkheden elkaar weten te vinden. Er wordt op informele wijze informatie uitgewisseld en advies gegeven. Dit vereist wel een zekere flexibiliteit en wederkerigheid in communicatie en dienstverlening. Van burgers verwachten we onder andere informatie, meningen en medewerking en daar vragen zij weer wat voor terug. Zij willen een flexibele gemeente die met hen meedenkt. Alsof het gaat om een kameraadschappelijke relatie. Maar hoe informeel deze samenwerking ook lijkt, de processen en besluiten zijn nog altijd net zo betrouwbaar en helder en natuurlijk registreren we alles. We vertellen de burgers wat er allemaal achter de schermen van onze bedrijfsvoering gebeurt. De maatschappij vraagt nu eenmaal om transparantie. Burgers hoeven ons gemeentehuis fysiek niet meer te bezoeken. Maar wij blijven toch in contact door het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen. Onze identiteit en zichtbaarheid is en blijft belangrijk. Ook in een omgeving die steeds informeler wordt, is ons imago cruciaal. Participatie in onze gemeentelijke besluitvorming is aanzienlijk toegenomen. Onze burgers zijn betrokken via MijnVaals.nl (een persoonlijke internetpagina). Daar brengen wij hen op de hoogte van lokale ontwikkelingen en gemeentelijke programma-activiteiten die voor hen relevant zijn. Burgers en bedrijven hebben zo een directe toegang tot inspraakmogelijkheden en ze weten wat er gebeurt. Ook zien ze daar hoe het staat met de afwikkeling van bijvoorbeeld hun vergunningaanvraag of een vergunningaanvraag van hun buurman. De gemeente Vaals streeft er voortdurend naar goed te weten hoe er over verschillende onderwerpen gedacht wordt. Door het inzetten van slimme tools weten we wat er in andere communicatiekanalen over onze verschillende beleidsterreinen wordt gezegd. Daar stemmen we onze besluitvorming op af. Onze ambtenaren werken waar mogelijk en wenselijk tijd- en plaats ongebonden, ook bij de burger aan de keukentafel als dat beter is. Wij maken gebruik van technologische hulpmiddelen bij de dienstverlening richting de burgers zoals app s voor toeristische informatie, het doen van meldingen m.b.t. de openbare ruimte of het betalen van het parkeergeld via de mobiele telefoon. 6
4. Welke keuzes heeft de gemeente Vaals gemaakt? In dit hoofdstuk geven we aan bij welke keuzes die de Raad, College van B&W en management van de gemeente Vaals hebben gemaakt ICT een cruciale rol vervult. Een slimme inzet van de juiste ICT hulpmiddelen en een goed ingerichte informatiehuishouding biedt de gemeente Vaals goede mogelijkheden om haar meerwaarde in de samenleving daadwerkelijk waar te maken. Binnen de kaders vindt u de ICT doelen die gehanteerd worden bij de verdere invulling van de concrete activiteiten op het terrein van ICT binnen de gemeente Vaals. ICT doelen ondersteunen meerdere keuzes. Omwille van de leesbaarheid hebben we de ICT doelen per keuze aangegeven. In hoofdstuk 6 worden de ICT doelen verder toegelicht. 4.1 Leefbaarheid op maat De toekomstvisie van Vaals is gericht op het waarborgen van de kwaliteit van de leefbaarheid van onze samenleving. Het streven is de gemeenschapszin te behouden. Wij streven naar het versterken van de sociale cohesie. Daarbij hebben we een samenleving voor ogen, waarin zowel de zelfredzaamheid als ook de onderlinge samenhang groot is. We kiezen hierbij bewust voor een gedifferentieerde aanpak van de kernen Vaals, Vijlen en Lemiers, gezien de grote verschillen tussen deze drie kernen. Een aanpak die organisatorische vernieuwing katalyseert door onze medewerkers de mogelijkheid te bieden hun werkplek te verlaten en in direct contact te treden met hun gedifferentieerde omgeving. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. 4.2 ICT als middel De gemeente Vaals heeft de dienstverlening naar burgers en bedrijven hoog in het vaandel staan. En daarom investeert de gemeente Vaals in haar ICT-omgeving om haar medewerkers optimaal te faciliteren bij het uitvoeren van hun werkzaamheden. Zowel op het gebied van hardware (Virtual Desktop Infrastructure) als software (uniforme werkplekken, gegevensuitwisseling etc.) ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. ICT doel 2 De gemeente Vaals voldoet aan alle bestaande wet- en regelgeving ten aanzien van een digitale informatiehuishouding. ICT doel 3 De gemeente Vaals ontwikkelt de BAG verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 4 De gemeente Vaals ontwikkelt de GEO verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. 7
ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. 4.3 Actief burgerschap Invulling geven aan actief burgerschap, waarbij vooral de interactie centraal staat, is een groeiproces dat alleen in gezamenlijkheid bereikt kan worden. Het zit tussen de uitersten van (pure) overheidssturing en zelfsturing waarbij de communicatie met elkaar voortdurend aandacht vraagt binnen én buiten onze organisatie. Blijven inzetten op ambtelijke en bestuurlijke betrokkenheid is een belangrijke voorwaarde om dit proces succesvol te laten zijn. Dragen de huidige structuren en instrumenten, zoals verwoord in de beleidsnotitie Buurtplatforms: de nieuwe koers 2011-2014, voldoende bij aan de doelstellingen van actief burgerschap? Hoe verhoudt actief burgerschap zich ten opzichte van legitiem vertegenwoordigen, het vergroten van draagvlak en het verhogen van betrokkenheid? ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. 4.4 Regio Wij moeten gebruik maken van de centrale ligging in de Euregio alsmede de ontwikkelingen die in de regio onder andere Aken (RWTH) plaatsvinden. Dat betekent onder andere zorgen voor goede meertalige onderwijsvoorzieningen, het afstemmen van voorzieningen en vereenvoudigen van allerlei procedures voor nieuwvestiggers en een betere integratie van onze nieuwe inwoners middels gerichte meertalige informatie. ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. ICT doel 7 De gemeente Vaals heeft zich ten doel gesteld om haar informatiehuishouding in orde te hebben zodat er op het gebied van informatiemanagement geen belemmeringen zijn om taken uit te besteden c.q. in samenwerkingsverband op te pakken. 4.5 Zorg De eerste jaren van de Wmo lag de focus van de gemeente vooral op het goed inrichten van de voorziening 'hulp bij het huishouden'. Langzaam verschuift die focus meer naar het principe achter het compensatiebeginsel en de zogenaamde Kanteling. Gezien de druk op de financiële middelen zal meer gewerkt moeten worden volgens het principe van de verantwoordelijkheidsladder. D.w.z. eerst zelf proberen op te lossen binnen het eigen netwerk, dan kijken naar collectieve voorzieningen en als dat echt 8
niet lukt dan een beroep doen op de individuele voorzieningen. Voor een goede digitale informatievoorziening vanuit de gemeente Vaals zal ook het maatschappelijke middenveld en cliëntenraden deze kanteling moeten ondersteunen. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. 4.6 Regie De gemeente Vaals blijft een zelfstandige gemeente omdat ze door haar nabijheid en direct inzicht in vragen en behoeften, een belangrijke meerwaarde vormt voor haar burgers. Dit uit zich dan met name in het feit dat de gemeente er voor haar burgers wil zijn, door dienstverlening eenvoudig bereikbaar en dichtbij te houden. Hiervoor wil de gemeente dicht in de samenleving staan en weten waar de samenleving behoefte aan heeft. Dat we als gemeente Vaals de regie over de uitvoering van een aantal taken willen voeren loopt als een rode draad door onze strategische visie. Onze strategie is gericht op het vormen van zogenaamde 'strategische allianties'. De gemeente wil als een soort regisseur partijen om tafel krijgen om in gezamenlijkheid de voor de samenleving wenselijke ontwikkeling in gang te zetten. Samen met de partijen uit de samenleving (Woningstichting, buurtplatforms, ondernemers enz.), zorgen wij voor de concrete uitvoering van beleid en taken. Als regisseur neemt de gemeente een belangrijke rol in de 'keten' in. Met de ketenpartners (strategisch, tactisch, operationeel) maken we afspraken om onze doelen te realiseren en op de realisatie ervan te sturen. Duidelijk moet zijn dat we echter niet altijd alle resultaten kunnen afdwingen. Het komt regelmatig voor dat we voor een groot deel afhankelijk zijn van derden en hun processen en de doelen en resultaten die deze partners bereiken. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. ICT doel 3 De gemeente Vaals ontwikkelt de BAG verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 4 De gemeente Vaals ontwikkelt de GEO verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het 9
ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. ICT Doel 8 De gemeente Vaals kiest voor de centrale opslag van al haar documenten in het Document Management Systeem. 4.7 De burger centraal De gemeente Vaals stelt haar burgers centraal om op die manier haar meerwaarde in de samenleving vorm te geven. Omdat de dynamiek in de huidige samenleving vraagt dat de gemeente Vaals op elke vraag, op elk door de burger gewenst moment en via elk kanaal kan antwoorden, moet de gemeente haar dienstverlening hierop af stemmen. Dit dwingt om een aanpassing in de onderliggende processen en bedrijfsvoering. We willen onze burgers een hoger serviceniveau bieden. Het vraagt volledig commitment van bestuur, management en medewerkers om dit te verbeteren. Klantgerichtheid en efficiënt en zakelijk werken zijn hierbij sleutelwoorden. Dat geldt voor de hele organisatie. De ontwikkeling van de bedrijfsvoering is daar ook op geënt. Indien een full-time bureaubezetting geen acceptabele optie is, dan is de enige mogelijkheid om dit doel te realiseren door de slimme inzet van ICT-hulpmiddelen en een goed ingerichte informatiehuishouding. En bij het realiseren hiervan speelt ICT een belangrijke rol. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen voeren van de keukentafel-gesprekken : ICT levert hierbij een toegevoerde waarde door te zorgen dat de vereiste informatie steeds op de gewenste plek aanwezig is. Hierbij speelt de ontwikkeling in het sociale domein een essentiële rol. Wij willen vanaf de keukentafel bij de burger de zorgvraag ontdekken en van daaruit het oplossingspotentieel in de omgeving verkennen en herkennen. Wij spelen samen met de gemeente Gulpen-Wittem, actief in op de landelijke ontwikkelingen om tot een Klantcontactcentrum (KCC) te komen. Gemeenten in Nederland hebben via het onderschrijven van een bestuursakkoord met de Rijksoverheid afgesproken dat ze tot 2015 werken aan verdere optimalisering van de dienstverlening aan hun burgers in de vorm van het realiseren van een Klant Contact Centrum (KCC). Gemeenten worden geacht in dat kader de burgers vanuit één loket en een uniforme uitvoering te bedienen: niet alleen voor de zaken die de burger met de betreffende gemeente moet/wil regelen, maar ook voor de zaken met andere overheidsdiensten. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. ICT doel 3 De gemeente Vaals ontwikkelt de BAG verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 4 De gemeente Vaals ontwikkelt de GEO verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het 10
ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. ICT Doel 8 De gemeente Vaals kiest voor de centrale opslag van al haar documenten in het Document Management Systeem 4.8 Communicatie Communicatie en voorlichting zijn speerpunten in de interactie met burgers. In december 2011 heeft de raad in dat verband de Beleidsnota Communicatie en Voorlichting vastgesteld. De uitgangspunten voor het communicatiebeleid zijn interactiviteit en proactiviteit in permanente dialoog met de gemeenschap, zodat het beleid afgestemd kan worden op de behoeften van de gemeenschap en desgewenst maatwerk geleverd kan worden. Dit in het kader van "van buiten naar binnen" werken. Het communicatiebeleid moet er eveneens toe bijdragen, dat de gewenste identiteit en het imago van de gemeente met elkaar in overeenstemming zijn, wat van belang is voor de kwalificatie van de gemeente als betrouwbare samenwerkingspartner. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. 4.9 Digitale snelweg De ontwikkeling van de gemeentelijke website als het belangrijkste portaal voor digitale dienstverlening zal in 2013 worden voortgezet. Hierbij hoort de uitbreiding van het aantal producten dat vanaf de bestelling tot en met de betaling digitaal afgehandeld kan worden. Wij houden hierbij zoveel mogelijk rekening met de landelijke ontwikkelingen. Ook bij de inrichting van het KCC speelt de website een cruciale rol. ICT doel 3 De gemeente Vaals ontwikkelt de BAG verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 4 De gemeente Vaals ontwikkelt de GEO verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. 11
ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. 4.10 Handhaving Sinds 2012 wordt (indien mogelijk) nog alleen maar integraal gehandhaafd. Dit houdt in dat diverse handhavers met elkaar meegaan als een zaak zowel bouw als milieuaspecten vereist, maar ook dat de handhavers eenvoudigere of minder complexe werkzaamheden op andere vakgebieden van elkaar over kunnen nemen. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. ICT doel 3 De gemeente Vaals ontwikkelt de BAG verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 4 De gemeente Vaals ontwikkelt de GEO verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. ICT Doel 8 De gemeente Vaals kiest voor de centrale opslag van al haar documenten in het Document Management Systeem 4.11 Organisatie We streven qua omvang naar een kleinere ambtelijke organisatie met meer kwaliteit en deskundigheid. Die kwaliteit moet zich vooral manifesteren op het onderdeel externe gerichtheid. De organisatie werkt steeds meer van buiten naar binnen. Dit betekent meer samenwerking met burgers, bedrijven, instellingen en andere overheden (zogenaamde ketenpartners). We bouwen onze organisatie om naar een platte organisatie, die direct en flexibel wil communiceren en reageren. Een organisatie die het nakomen van afspraken vanzelfsprekend vindt. Niet (onnodig) teveel lijntjes en structuren, maar vooral vanuit een informeel kader slagvaardig kunnen optreden. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. ICT doel 3 De gemeente Vaals ontwikkelt de BAG verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het 12
ICT doel 4 De gemeente Vaals ontwikkelt de GEO verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. 13
5. Belangrijke randvoorwaarden voor het werken met ICT binnen de gemeente Vaals 5.1 Een goede beheerorganisatie van de informatiehuishouding Voor de realisatie van onze ambities is het nodig dat we beschikken over een goed georganiseerd beheer van onze informatievoorziening. In een goede beheerorganisatie is helderheid over taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Ook moet duidelijk zijn waar in de organisatie welke gegevens voor handen zijn, wie daarvoor de verantwoordelijkheid draagt en wie de bijbehorende informatiesystemen beheert. ICT doel 9 Het beheer van onze informatievoorziening is optimaal ingeregeld. 5.2 Een stabiele technische infrastructuur Een andere belangrijke voorwaarde is een technische infrastructuur die robuust is. ICT doel 10 We hebben een stabiele technische infrastructuur 5.3 Optimaliseren informatie-uitwisseling Om uitwisseling van informatie mogelijk te maken is het nodig dat informatiesystemen onderling kunnen praten. Dit heeft vooral consequenties voor de software waarvan gebruik gemaakt wordt. De software moet organisatie breed aan standaardeisen voldoen. Dit geldt niet alleen voor de standaard bureausoftware (Word, Excel, Outlook), maar geldt in toenemende mate ook voor de databases, zoals de authentieke basisregistraties waarvan we gebruik gaan maken. Vanuit het nieuwe informatiebeleid zullen applicaties en koppelingen getoetst worden aan de richtinggevende principes van de nieuwe informatiearchitectuur van de gemeente Vaals. ICT doel 11 We stellen een informatiearchitectuur op 5.4 Uniformiteit van gegevens Garanties voor juiste informatie kunnen we geven indien er zekerheid bestaat over de betekenis van de gegevens die er aan ten grondslag liggen. De belangrijkste voorwaarde voor informatie-uitwisseling is uniformiteit in de wijze waarop we met gegevens omgaan. Onderling spreken we af hoe we de gegevens opslaan en wat de precieze betekenis van de gegevens zijn. Binnen de nieuwe beheersorganisatie zal gegevensmanagement een centrale rol krijgen. ICT doel 12 Gegevens worden zoveel mogelijk gestandaardiseerd 14
5.5 Informatiebeveiliging In een digitale omgeving is informatiebeveiliging uiteraard een zeer belangrijk aspect. Hieronder vallen ICTrisico's rondom procesmatige beveiliging. Hierbij kan gedacht worden aan de gebieden beveiligingsbeleid, beveiligingsbeheer, het hebben van uitwijk- en recoverymogelijkheden (continuïteit), backup maatregelen en logische toegangsbeveiliging. Tenslotte kan hieronder ook nog het risico van oneigenlijke toegang via de website op publieke delen van het netwerk worden verstaan. Al met al moet automatisering en ICT beleid breder worden uitgezet in organisatie om te voorkomen dat misstanden plaatsvinden (zie ook bestuursopdracht). ICT-beveiligingsassessments zijn inmiddels verplicht bij organisaties die DigiD Gebruiken, waarbij bij risico s zelfs de mogelijkheid bestaat dat organisaties van DigiD worden afgesloten. Dat betekent weer dat je als organisatie geen digitale dienstverlening kunt aanbieden. Bij alle ontwikkelingen wordt de informatiebeveiliging dan ook meegenomen. ICT doel 13 We actualiseren het beveiligingsplan 15
6. Uitgewerkte ICT doelen In dit hoofdstuk worden de ICT doelen uit de vorige hoofdstukken verder toegelicht. ICT doel 1 De gemeente Vaals zet ICT en informatiemanagement als ondersteunend instrument in om verder vorm te geven aan een nieuwe manier van werken. De organisatie wil haar medewerkers zo goed mogelijk faciliteren om hun werkzaamheden te kunnen verrichten. Eén van de zaken die men daarbij wil inzetten is centrale informatievoorziening. De organisatie wil daarbij aandacht voor het individu hebben c.q. de medewerker centraal stellen. Dat betekent dat naast de gewenste uniforme werkplek de informatievoorziening ook zodanig flexibel moet zijn dat ook individuele wensen (voor zover mogelijk en realistisch), gerealiseerd worden. De nieuwe manier van werken wordt op drie pijlers gestoeld: technologie, werkplek, cultuur. Op het terrein van techniek speelt vooral ICT een rol. Denk hierbij aan desktop-virtualisatie, bring your own device (BYOD) en hierdoor ook het verder gebruik van i-pads en smartphones. ICT doel 2 De gemeente Vaals voldoet aan alle bestaande wet- en regelgeving ten aanzien van een digitale informatiehuishouding. In het kader van de wet Revitalisering Generiek Toezicht moet de gemeente Vaals verantwoording afleggen over het functioneren van haar informatiehuishouding. Op basis van door de VNG opgesteld Kritische Prestatie Indicatoren blijkt of de gemeente aan de eisen van wet- en regelgeving voldoet. Op basis van de huidige inrichting van de informatiehuishouding zal de gemeente Vaals aanvullend nog een aantal zaken moeten implementeren. Daarnaast moet de gemeente Vaals de I-NUP bouwstenen verder invoeren. ICT doel 3 De gemeente Vaals ontwikkelt de BAG verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het Sinds 1 juli 2009 is de wet BAG van kracht. BAG staat voor Basisregistraties Adressen en Gebouwen. Deze wet regelt dat gemeenten een aantal basisgegevens over gebouwen en adressen bijhouden in één geautomatiseerd systeem. Alle overheidsorganen moeten hiervan vervolgens verplicht gebruikmaken bij de uitoefening van hun publiekrechtelijke taken. Sinds 1 juli 2011 geldt deze gebruiksplicht. Afnemers van de BAG mogen het blinde vertrouwen hebben dat deze gegevens correct zijn. Wat de GBA is voor persoonsgegeven is de BAG voor gegevens van adressen en gebouwen. Buiten kijf staat dus dat de gemeente continu naar een volledige en juiste BAG moet streven. Niets is zo vervelend als door overheidsinstanties verkeerde adressen worden gebruikt, adressen waarvan de gemeente bronhouder en dus verantwoordelijk voor is. Dit schaadt het imago en betrouwbaarheid van de overheid. De BAG is opgebouwd uit diverse objecten, bijvoorbeeld: woonplaatsen, openbare ruimten (straten), adresseerbare objecten (verblijfsobject) en nummeraanduidingen (huisnummers). Deze objecten worden via eenduidige regels afgebakend en geregistreerd. Ook worden eventuele mutaties op en de beëindiging van deze objecten gevolgd en geregistreerd. De BAG heeft een einde gemaakt aan de diverse losse adresregistraties binnen de overheid die niet altijd even up-to-date waren. De BAG is momenteel de verbindende factor tussen de basisregistraties. Het adres wordt leidend voor elke gebruiker ervan (ook landelijk) en is van groot belang bij de ontsluiting van objectgerichte informatie via de Geometrie. Het centrale gebruik van het DMS en de sjablonenapplicatie vereist dan ook een koppeling met de BAG. 16
ICT doel 4 De gemeente Vaals ontwikkelt de GEO verder en houdt deze up-to-date, zodat deze gebruikt kan worden voor het Voor de ontsluiting van objectgerichte informatie wordt de geometrie in de komende jaren erg belangrijk. Om hieraan vorm en inhoud te geven is het van belang dit ook als uitgangspunt in dit visiedocument mee te nemen. Met name aan de voorkant van de informatievoorziening, zoals bijvoorbeeld de postregistratie, vraagt dit aandacht omdat je niet alleen een postcode wilt vastleggen maar ook de geografische herkomst van een poststuk. GEO-BAG zijn onlosmakelijk aan elkaar verbonden. In de toekomst zal ook de website hier belang bij hebben, met name bij het ontsluiten van informatie richting burgers via de website en/of de PIP (Persoonlijke Internetpagina). Bijvoorbeeld: door op een adres op de kaart te zoeken vindt men alle relevante informatie c.q. documenten over dat adres, bijv. de aanwezige omgevingsvergunning, informatie over het monument, of er erfdienstbaarheden zijn e.d. ICT doel 5 Voor de dienstverlening van de gemeente Vaals met burgers, bedrijven, instellingen en ketenpartners vormt ICT het fundament, waarmee een veelheid aan kanalen bediend en ondersteund worden. Omdat digitale dienstverlening een steeds belangrijkere rol gaat spelen in de totale dienstverlening van de gemeente Vaals speelt de website een prominente rol. De informatie op de website dient juist, toegankelijk en actueel te zijn. Omdat de organisatie naar een centrale opslag van documenten toe wil, zal ook de website uiteindelijk gebruik gaan maken van deze centraal opgeslagen documenten. Bij specifieke dienstverlening die niet, of slechts in beperkte vorm kan worden afgehandeld, onderscheidt de organisatie zich door ruimte te bieden voor maatwerk oplossingen. Hierbij vormt het persoonlijk contact met de gemeente de basis, waarbij dit contact locatie-onafhankelijk plaats kan vinden. Indien gewenst vindt de dienstverlening plaats bij de klant thuis, waarbij de medewerker via moderne technologische hulpmiddelen alle benodigde informatie en/of applicaties raadpleegt. De basis voor deze specifieke dienstverlening is een actueel klantbeeld, waardoor de klant optimaal geholpen kan worden. Daarnaast worden ook de zogenaamde e-formulieren steeds belangrijker. Niet alleen kunnen burgers zelf gebruik maken van deze formulieren, ook in bijvoorbeeld het KCC kunnen deze formulieren gebruikt worden. Voordeel van het gebruik van deze formulieren is dat ze eventueel automatisch vooraf ingevuld worden (prefill forms) en dat de ingevulde gegevens eenvoudiger gebruikt kunnen worden in andere informatiesystemen. De informatie is immers al digitaal beschikbaar. Daarnaast moet de informatie op de website digitaal worden gearchiveerd. Door gebruik te maken van de centrale opslag van documenten, kan dit eenvoudiger gerealiseerd worden. ICT doel 6 De gemeente Vaals wil in 2015 de basis voor het digitaal werken ingericht hebben, zodat vervolgens verder vorm kan worden gegeven aan het zaakmanagement. Ook de Rekenkamercommissie van de gemeente Vaals concludeert in haar eindrapport @Business uit 2012 dat er door een slimme inzet van ICT voordelen te behalen zijn voor zowel de bedrijfsvoering als de dienstverlening. Hierbij valt te denken aan investeringen in hardware maar ook in verdergaande digitalisering van de informatievoorziening. Belangrijk acht men daarbij de samenwerking met Aken op dit gebied. In 2011 is het documentair management systeem (DMS) geïmplementeerd. Dit hulpmiddel ondersteunt door het centrale beheer van documenten en vergaande automatische registratie van documenten, bij het grip houden op de digitale documentstromen in de organisatie. Daarnaast is het een onmisbaar hulpmiddel bij de volledige digitalisering van processen en van groot belang bij de ontwikkeling van de digitale 17
dienstverlening en het toekomstige Klant-Contact-Centrum. Middels het zaaksysteem kan zaaksgewijs werken worden ingevoerd, waarbij bij binnenkomst van een aanvraag/informatievraag een digitaal dossier wordt aangemaakt, dat verder als 'zaak' in het zaaksysteem zal worden behandeld en ook als doorvoer geldt van back- via mid- naar front-office. Door hierbij ook een zakenmagazijn te implementeren, zal het mogelijk worden om statusinformatie aan de burger te verstrekken over zijn eigen aanvraag/informatievraag via de persoonlijke internetpagina (PIP). ICT doel 7 De gemeente Vaals heeft zich ten doel gesteld om haar informatiehuishouding in orde te hebben zodat er op het gebied van informatiemanagement geen belemmeringen zijn om taken uit te besteden c.q. in samenwerkingsverband op te pakken. Binnen de samenleving is een trend gaande naar grotere organisaties. Maar is er ook een nadrukkelijke trend dat deze grote organisaties zich weer opsplitsen in kleinere eenheden en er ontstaan dan door de ICT gedecentraliseerde netwerken. In die zin is de gemeente Vaals juist een organisatorische eenheid die gespecialiseerd in haar omgeving het overheidsbeleid kan uitvoeren en lokaal kan bepalen. Tegelijkertijd moeten we ook constateren dat op individueel niveau intergemeentelijke samenwerking logisch en standaard is, terwijl de organisatorische vertaling daarvan moeizaam verloopt. Het meest concreet voor wat betreft de organisatorische samenwerking tussen Gulpen-Wittem en Vaals, is de intentie om een gezamenlijk klantcontactcentrum (KCC) te vormen. Het kabinet Rutte I heeft decentralisaties in gang gezet op het gebied van de Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten naar de Wet maatschappelijke ondersteuning (AWBZ-Wmo), de Jeugdzorg en de Wet werken naar vermogen (Wwnv, nu: Participatiewet). De opgave van deze decentralisaties wordt vanuit de context, maar wel in samenwerking opgepakt. ICT Doel 8 De gemeente Vaals kiest voor de centrale opslag van al haar documenten in het Document Management Systeem Om onze medewerkers optimaal te kunnen faciliteren om hun werkzaamheden (tijd- en plaatsonafhankelijk) goed te kunnen uitvoeren is een investering in het digitaal werken noodzakelijk. De informatie die medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden te kunnen uitvoeren dient altijd centraal beschikbaar te zijn. Dit betekent dat de gemeente Vaals haar informatievoorziening moet digitaliseren waarbij er wordt gewerkt volgens het principe eenmalige opslag, meervoudig gebruik. Daarnaast is er maar één centrale plek waar alle documenten van de organisatie worden opgeslagen. Logischerwijze is dat het reeds aanwezig Document Management Systeem. Dit in combinatie met andere informatiesystemen zoals bijvoorbeeld de GEO-applicatie of de diverse basisregistraties. De registratie van documenten wordt in een digitale omgeving steeds belangrijker om informatie terug te kunnen vinden. In de afgelopen jaren zijn reeds meerdere zaken op dit gebied opgepakt en gerealiseerd. Op technisch gebied is al veel aanwezig (Document Management Systeem, sjablonenpakket, zaaksysteem etc.). De verdere uitrol van deze werkwijze heeft de komende jaren de hoogste prioriteit. ICT doel 9 Het beheer van onze informatievoorziening is optimaal ingeregeld. Op het gebied van de kwaliteit van de informatievoorziening en data binnen de gemeente Vaals, is uit een onderzoek door het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING) gebleken dat de kwaliteit van een uitstekend niveau is. In dit onderzoek wordt het binnengemeentelijk gebruik van basisregistraties geanalyseerd. Landelijk gezien bezet de gemeente Vaals met het resultaat een 31 e plaats waarbij een 18
stijging tot in de top 10 van Nederlandse gemeenten nog mogelijk is. Op het gebied van informatievoorziening beschikt de gemeente Vaals over de noodzakelijke tools om de digitalisering in de organisatie te ondersteunen. Zo zijn bijvoorbeeld een document-management systeem en een documentgenerator aanwezig, maar ook een zaaksysteem, klantcontactsysteem en zakenmagazijn zijn reeds in huis. De gemeente Vaals continueert de organisatie brede implementatie. ICT doel 10 We hebben een stabiele technische infrastructuur Om te bepalen of de huidige ICT infrastructuur voldoet aan de daaraan te stellen eisen is er in 2012 in samenwerking met Regio-IT Aken een zogenaamde health-check uitgevoerd, met een zeer positieve uitkomst. Dit betreft dan met name het server- en netwerkgedeelte. Belangrijk is daarbij om te vermelden dat de gemeente Vaals het beheer van de ICT infrastructuur in eigen beheer uitvoert en dat blijft doen omdat de service, flexibiliteit en binding met onze organisatie van onze ICT afdeling randvoorwaardelijk bleken voor een stabiele bedrijfsvoering binnen de gemeente Vaals. Indien noodzakelijk worden echter ook taken in samenwerking met bijvoorbeeld Regio-IT Aken uitgevoerd, of eventueel toch uitbesteed indien werkzaamheden te specialistisch van aard zijn of niet uitgevoerd kunnen worden binnen de huidige capaciteit. De gemeente Vaals kiest er dus nadrukkelijk voor om regie te houden en gespecialiseerde ICT partners op deeltaken in te zetten en hierbij het opdrachtgeverschap vanuit de gemeente Vaals sterk te ontwikkelen. Op deze manier borgen we de continuïteit. Volledige outsourcing op dit moment is in feite een open-eind financiering: noodzakelijke aanpassingen in de overeengekomen prestatieovereenkomst kunnen duur uitvallen en er zijn dan geen alternatieven (je hebt niet meer de vrijheid om deze noodzakelijke aanpassingen door een andere partner te laten uitvoeren). Denk bij totale outsourcing ook aan de verborgen kosten zoals kennistransfer, reis- en verblijfskosten en extra kosten voor datacommunicatie. ICT doel 11 We stellen een informatiearchitectuur op Het beschrijven van de informatiearchitectuur is een manier om inzicht te krijgen en structuur aan te brengen in de informatievoorziening en ICT binnen de gemeente Vaals. Het beschrijven van deze architectuur gebeurt op basis van GEMMA, de GEMeentelijke Model Architectuur. Dit is een uitwerking van de NORA (Nederlandse Overheid Referentie Architectuur) en vormt de domeinarchitectuur voor gemeenten. De GEMMA vormt dus de basis voor de architectuur van een individuele gemeente en is richtinggevend bij het realiseren van de elektronische overheid. De GEMMA-Informatiearchitectuur gaat uit van het landelijke beleid en de landelijke planning voor de e-overheid. De start van het Nationaal Uitvoerings Programma Dienstverlening en e-overheid (I-NUP) dat als landelijk programma de prioriteiten aangeeft waarmee gemeenten moeten gaan aansluiten op landelijke e- overheidsvoorzieningen. De gemeente Vaals richt de basisvoorzieningen in conform de landelijke afspraken vastgelegd in het I-NUP. Hiermee bevorderen we de informatie-uitwisseling met andere (overheids-) instellingen. De visie op I-NUP staat uitgebreid beschreven in de gemeenschappelijke I-Visie Gulpen-Wittem, Voerendaal en Vaals. Hier is op dit moment niets gewijzigd aangezien dit wettelijke verplichtingen zijn die uitgevoerd moeten worden. Het i-nup beschrijft het stelsel van 15 basisregistraties, 2 bouwstenen ten behoeve van de digitale dienstverlening aan bedrijven en 7 bouwstenen ten behoeve van de digitale dienstverlening aan burgers. Een groot deel van deze bouwstenen is reeds ingevoerd. 19
ICT doel 12 Gegevens worden zoveel mogelijk gestandaardiseerd Garanties voor juiste informatie kunnen we geven indien er zekerheid bestaat over de betekenis van de gegevens die er aan ten grondslag liggen. De belangrijkste voorwaarde voor informatie-uitwisseling is uniformiteit in de wijze waarop we met gegevens omgaan. Onderling spreken we af hoe we de gegevens opslaan en wat de precieze betekenis van de gegevens zijn. Binnen de nieuwe beheersorganisatie zal gegevensmanagement een centrale rol krijgen. ICT doel 13 We actualiseren het beveiligingsplan Binnen de gemeente Vaals worden alle noodzakelijke maatregelen genomen om veilig te werken. Er is toegangsbewaking, systemen zijn achter een firewall geplaatst, de werkplekken zijn up to date met de laatste anti virus software en er is meestal sprake van sociale controle. De gemeente Vaals actualiseert het beveiligingsplan, eventueel met ondersteuning van regio IT (Aken), waarin maatregelen worden beschreven die in samenhang een evenwichtig pakket vormen en die (controleerbaar) passen binnen de op strategisch en tactisch niveau ingezette lijn. Het ICT beveiligingsplan geeft kort weer wat de gemeente Vaals wenst te bereiken met welke maatregelen. Belangrijk hierbij is dat de maatregelen daadwerkelijk gerelateerd worden aan geïnventariseerde concrete risico s en bedreigingen. 20
7. Vertaling van de visie op de inzet naar ICT naar het Plan van Aanpak De bovenstaande uitgangspunten leiden op korte termijn en in de komende jaren tot de volgende actiepunten: 1. Het Document Management Systeem wordt versneld ingericht om digitaal werken (digitale dossiers, ZTC, webbased cliëntversie) te implementeren; 2. De sjablonenapplicatie wordt ingericht en organisatie breed voorzien van sjablonen om digitaal te kunnen werken; 3. De huidige kantoorapplicatie wordt vervangen in het streven naar een uniforme digitale werkplek; 4. Om gebruik te kunnen maken van beschikbare informatie worden de primaire applicaties gekoppeld zodat digitaal werken mogelijk wordt; 5. De technische infrastructuur wordt geoptimaliseerd door de implementatie van Virtual Desktop Infrastructure; 6. De overgang van de analoge omgeving naar een digitale omgeving wordt georganiseerd. Bijvoorbeeld backlog scanning om relevante analoge documenten digitaal te krijgen, de formalisering van de archivering i.h.k.v. de Archiefwet alsmede de organisatorische aspecten etc. 7. Een randvoorwaarde voor het beschikbaar kunnen stellen van objectgerichte informatie is dat de BAG en GEO informatie in orde is en er koppelingen zijn met het document management systeem; 8. Het opleiden en ondersteunen van gebruikers in de overgang naar digitaal werken; 9. Het beschrijven van de informatie-architectuur om o.a. inzicht te krijgen in informatiesystemen, informatiestromen en processen; 10. Het afronden van de projecten voortvloeiend uit het I-Nup. 11. Het actualiseren van het Beveiligingsplan. Om de bovenstaande punten op te pakken en mede afhankelijk van de gewenste snelheid van implementatie is een investering noodzakelijk zowel in financiële vorm als ook in personele capaciteit. In het Plan van Aanpak wordt dit verder geconcretiseerd. De actiepunten worden daarbij ook verder onderzocht op technische haalbaarheid. Indien noodzakelijk c.q. gewenst zal er bij het opstellen van het Plan van Aanpak gebruikt worden gemaakt van extern advies. 21