Advies B&W B&W 6 januari 2015 Beslissing Akkoord Bespreken Registratienummer 14.024593 Burgemeester Gelok Raadsinformatiebijeenkomst n.v.t. Secretaris Van den Berge Gemeenteraadsbijeenkomst n.v.t. Wethouder Schenk Nee Wethouder Weststrate *14.024593* Wethouder Miermans Portefeuillehouder Steller Afdeling / Sector Programma Wethouder Miermans Els van de Waart - Koole Samenleving / Maatschappelijke Ontwikkeling Onderwijs Titel voorstel Besluit B&W Doordecentralisatie groot onderhoud schoolgebouwen De schoolbesturen kunnen bij de uitvoering van het onderhoud een beroep doen op de gemeente voor bouwkundig en installatietechnisch advies en advies over en hulp bij onderhoudsbeheer (maximaal 8 uur per school per jaar) en voor de uitvoering van kleine klussen/klachtenonderhoud (maximaal 36 uur per school per jaar). Bij de schoolbesturen die hiervan gebruik willen maken wordt hiervoor jaarlijks 1.000 exclusief btw per school in rekening gebracht. Hiervoor wordt een onderhoudsservice overeenkomst opgesteld. Hier wordt twee jaar een proef mee gedraaid. Medio december 2015 wordt een tussenrapportage gemaakt. Er worden om de twee jaar gezamenlijke meerjarenonderhoudsrapportages opgesteld door NIBAG. De gemeente coördineert dit. De kosten van de rapportages voor de welzijnsdelen komen voor rekening van de gemeente; de helft van de kosten van de rapportages voor de onderwijsdelen komt voor rekening van de gemeente. De kosten voor de gemeente worden geraamd op 10.500 (om de twee jaar). Deze kunnen ten laste van de voorziening groot onderhoud gebouwen worden gebracht. Aan de besturen van de gebruikers van de brede scholen wordt voorgesteld om per brede school een beheercommissie onderhoud in te stellen. Het onderhoud van de welzijnsdelen van de brede scholen wordt vanaf 1 januari 2015 meegenomen in de planning van de gemeentelijke gebouwen. De inkomsten voor dit onderhoud uit de huurpenningen worden overgeheveld naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen. Ook de taken die overblijven worden overgeheveld naar deze voorziening: meerjarenonderhoudsrapportages schoolgebouwen, vergoeding kosten vandalisme, kosten leerlingenprognose. Er wordt kennis genomen van de personele consequenties. De financiële consequenties worden verwerkt conform het gestelde onder het hoofdstuk Financiën.
Pag.1 Besluit gemeenteraad Aantekeningen college, sectorhoofden Paraaf / parafen Steller Afdelingshoofd Sectorhoofd Sector I Sector II Sector III Financiën Steller verstrekt kopie B&W besluit aan: Financiën, Buitendienst, Titel: Doordecentralisatie groot onderhoud schoolgebouwen Besluit: De schoolbesturen kunnen bij de uitvoering van het onderhoud een beroep doen op de gemeente voor bouwkundig en installatietechnisch advies en advies over en hulp bij onderhoudsbeheer (maximaal 8 uur per school per jaar) en voor de uitvoering van kleine klussen/klachtenonderhoud (maximaal 36 uur per school per jaar). Bij de schoolbesturen die hiervan gebruik willen maken wordt hiervoor jaarlijks 1.000 exclusief btw per school in rekening gebracht. Hiervoor wordt een onderhoudsservice overeenkomst opgesteld. Hier wordt twee jaar een proef mee gedraaid. Medio december 2015 wordt een tussenrapportage gemaakt. Er worden om de twee jaar gezamenlijke meerjarenonderhoudsrapportages opgesteld door NIBAG. De gemeente coördineert dit. De kosten van de rapportages voor de welzijnsdelen komen voor rekening van de gemeente; de helft van de kosten van de rapportages voor de onderwijsdelen komt voor rekening van de gemeente. De kosten voor de gemeente worden geraamd op 10.500 (om de twee jaar). Deze kunnen ten laste van de voorziening groot onderhoud gebouwen worden gebracht. Aan de besturen van de gebruikers van de brede scholen wordt voorgesteld om per brede school een beheercommissie onderhoud in te stellen. Het onderhoud van de welzijnsdelen van de brede scholen wordt vanaf 1 januari 2015 meegenomen in de planning van de gemeentelijke gebouwen. De inkomsten voor dit onderhoud uit de huurpenningen worden overgeheveld naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen. Ook de taken die overblijven worden overgeheveld naar deze voorziening: meerjarenonderhoudsrapportages schoolgebouwen, vergoeding kosten vandalisme, kosten leerlingenprognose. Er wordt kennis genomen van de personele consequenties. De financiële consequenties worden verwerkt conform het gestelde onder het hoofdstuk Financiën. B&W adviestitel:besluit:
Advies B&W Doordecentralisatie groot onderhoud schoolgebouwen Geacht college, Voorstel In uw vergadering van 12 augustus 2014 heeft u de notitie De handen uit de mouwen voor de schoolgebouwen besproken. Deze notitie is vervolgens conform uw besluit besproken in de OLOB van 3 september 2014, met de volgende uitgangspunten: - indien mogelijk vindt regionale afstemming plaats; - de meerjarenonderhoudsplanningen die in 2014 door NIBAG zijn gemaakt worden als nulmeting beschouwd; - de schoolbesturen gaan zelf het totale onderhoud uitvoeren met ondersteuning door de gemeente (optie 3); - een eenduidige systematiek voor het onderhoud van de brede scholen. Per brede school een beheercommissie met een duidelijke taakomschrijving en werkproces; - afspraken over onderhoud van formele leegstand. Aan de hand van de uitkomsten uit het overleg hebben we de (personele en financiële) consequenties in beeld gebracht. U wordt het volgende voorgesteld: - De schoolbesturen kunnen bij de uitvoering van het onderhoud een beroep doen op de gemeente voor bouwkundig en installatietechnisch advies en advies over en hulp bij onderhoudsbeheer (maximaal 8 uur per school per jaar) en voor de uitvoering van kleine klussen/klachtenonderhoud (maximaal 36 uur per school per jaar). Bij de schoolbesturen die hiervan gebruik willen maken wordt hiervoor jaarlijks 1.000 exclusief btw per school in rekening gebracht. Hiervoor wordt een onderhoudsservice overeenkomst opgesteld. Hier wordt twee jaar een proef mee gedraaid. Medio december 2015 wordt een tussenrapportage gemaakt. - Er worden om de twee jaar gezamenlijke meerjarenonderhoudsrapportages opgesteld door NIBAG. De gemeente coördineert dit. De kosten van de rapportages voor de welzijnsdelen komen voor rekening van de gemeente; de helft van de kosten van de rapportages voor de onderwijsdelen komt voor rekening van de gemeente. De kosten voor de gemeente worden geraamd op 10.500 (om de twee jaar). Deze kunnen ten laste van de voorziening groot onderhoud gebouwen worden gebracht. - Aan de besturen van de gebruikers van de brede scholen wordt voorgesteld om per brede school een beheercommissie onderhoud in te stellen. - Het onderhoud van de welzijnsdelen van de brede scholen wordt vanaf 1 januari 2015 meegenomen in de planning van de gemeentelijke gebouwen. De inkomsten voor dit onderhoud uit de huurpenningen worden overgeheveld naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen. Ook de taken die overblijven worden overgeheveld naar deze voorziening: meerjarenonderhoudsrapportages schoolgebouwen, vergoeding kosten vandalisme, kosten leerlingenprognose. - Er wordt kennis genomen van de personele consequenties. - De financiële consequenties worden verwerkt conform het gestelde onder het hoofdstuk Financiën. Voorgeschiedenis B. en w. besluit van 12 augustus 2014.
Argumenten Regionale afstemming Op 16 oktober 2014 is er een bijeenkomst georganiseerd voor de gemeenten en schoolbesturen in de Oosterschelderegio, met als doel te bekijken op welke thema s er een wederzijds belang is en in hoeverre partijen daarin gezamenlijk kunnen optrekken. Gebleken is dat de betreffende gemeenten verschillende werkwijzen hebben. Een eenduidige werkwijze is op dit moment niet haalbaar. Afgesproken is dat de gemeenten begin 2015 zullen bezien of en op welke manier we er, op basis van alle reacties, een vervolg aan kunnen geven. Overigens is in het VZG portefeuillehoudersoverleg onderwijs gevraagd om een Zeeuws brede inventarisatie van de aanpak van de doordecentralisatie door gemeenten. Dit om te trachten om zoveel mogelijk gezamenlijk op te trekken. Pag.2 Nulmeting Alle besturen zijn er mee akkoord gegaan dat de meerjarenonderhoudsplanning die in 2014 is gemaakt als nulmeting zal worden beschouwd. Dat wil zeggen dat deze rapportage inzicht geeft in de staat van onderhoud van het gebouw op 1 januari 2015 (= moment van overdracht van het groot onderhoud). Deze zal als startpunt worden gebruikt bij het verdere toezicht op de staat van onderhoud van de schoolgebouwen. Optie 3 In de notitie De handen uit de mouwen voor de schoolgebouwen hebben we een aantal opties genoemd voor de uitvoering van het groot onderhoud. U heeft de voorkeur uitgesproken voor optie 3. Deze optie houdt in dat de schoolbesturen zelf het totale onderhoud gaan uitvoeren, maar dat er voor ondersteuning/advies op bouwkundig en installatietechnisch gebied en voor kleine klussen nog een beroep op de gemeente gedaan kan worden (tegen betaling van een vast bedrag). De besturen van Omnis, Prisma, Alpha scholengroep en SKOB hebben ingestemd met deze optie. Voorgesteld is om hiervoor een bedrag van 1.000 per school per jaar bij deze besturen in rekening te brengen. De betreffende besturen hebben hiermee ingestemd. De reformatorische schoolbesturen gaan ook het totale onderhoud zelf uitvoeren, maar zij hebben geen behoefte aan ondersteuning door de gemeente. Afgesproken is dat wanneer deze schoolbesturen toch een beroep op de gemeente doen op het gebied van onderhoud, er een factuur gestuurd zal worden. Op dit moment worden de gebouwen onderhouden op onderhoudsconditie 2 (goede onderhoudstoestand, waarbij invloeden vanuit gebruik, weer en wind zich in geringe mate manifesteren, het bouwelement is ingelopen en de nieuwigheid er af is, maar waarbij de primaire functieverdeling zonder meer gewaarborgd is). Afgesproken is dat de besturen de onderhoudsstaat van de gebouwen op dit niveau zullen handhaven. Voorgesteld is ook aan de besturen om te blijven werken met de gezamenlijke meerjarenonderhoudsrapportages van NIBAG (om de twee jaar). Wij willen dit doen vanuit ons eigen vastgoed beheer, om zicht te kunnen blijven houden op de onderhoudsstaat van de gebouwen en eventueel met de besturen hierover in gesprek te gaan als dit noodzakelijk mocht blijken. We blijven immers economisch (en zijn in sommige gevallen ook juridisch) eigenaar van de gebouwen en we blijven een zorgplicht houden voor adequate onderwijshuisvesting. Bovendien blijven we verantwoordelijk voor het onderhoud van de welzijnsdelen in de brede scholen en deze gebouwdelen zijn onlosmakelijk verbonden met de onderwijsdelen. We hebben voorgesteld dat de gemeente de coördinatie van de meerjarenonderhoudsrapportages blijft uitvoeren (dan kunnen we een vinger aan de pols houden). De kosten van de rapportages voor de welzijnsdelen komen voor rekening van de gemeente; de helft van de kosten van de rapportages voor de onderwijsdelen komt voor rekening van de gemeente. Alle schoolbesturen en Kibeo hebben hiermee ingestemd. De kosten van deze rapportages voor de gemeente worden geraamd op 10.500 (om de twee jaar). Deze rapportages zullen worden gebruikt voor het monitoren van de staat van onderhoud van de schoolgebouwen, maar geven ook inzicht in de kosten van het onderhoud van de welzijnsdelen van de brede scholen (voor rekening van de gemeente).
Met de schoolbesturen hebben we nog geen afspraken gemaakt over de precieze inhoud van de ondersteuning door de gemeente. We hebben afgesproken dat we hier nog op terug zullen komen. Het is niet eenvoudig om precies een afgebakende omschrijving te geven van de activiteiten waarvoor de besturen een beroep op de gemeente kunnen doen. We stellen u voor om een aantal activiteiten als voorbeeld te noemen en dit te koppelen aan een maximaal aantal uren per school of schoolbestuur per jaar en wel als volgt: - uren inzet medewerker bouwkundig onderhoud voor kleine klussen/ klachtenonderhoud: maximaal 36 uur per school per jaar (totaal is dit 540 uur per jaar). Hierbij kan gedacht worden aan de volgende soort werkzaamheden (niet limitatief): o repareren hang- en sluitwerk; o afhangen keukendeurtjes; o repareren lekkende kranen; o vervangen verlichting; o ophangen van schilderijen, prikborden; o klein schilderwerk; o herstellen losliggende tegels; o vernieuwen plafondplaten; o vernieuwen stopcontacten; o ontstoppen afvoeren; o e.d. Het gaat hierbij alleen om de werkzaamheden, niet om materiaalkosten. Deze komen voor rekening van de scholen; - uren advies afdeling Buitendienst: maximaal 8 uur per school per jaar (totaal is dit 120 uur per jaar). Hierbij kan gedacht worden aan (niet limitatief): o advies en informatie over onderhoud/vervangen van installaties; o advies en informatie over onderhoudscontracten; o advies en informatie over gebouwtechnische zaken; o advies over combinaties van werkzaamheden op meerdere schoolgebouwen. Als scholen/schoolbesturen meer uren af willen nemen, dan zal hiervoor een factuur worden verstuurd. E.e.a. zal vastgelegd worden in een overeenkomst waarin ook aanvullende voorwaarden zullen worden opgenomen (b.v. over werkwijze, contactpersonen, opdrachtverstrekking, materiaalkosten, geen afrekening na afloop van een kalenderjaar als de uren niet zijn besteed e.d.); zie bijlage 1a en 1b. We stellen voor om hier twee jaar proef mee te draaien en medio december 2015 een tussenrapportage te maken. Pag.3 Onderhoud brede scholen De uitvoering van het onderhoud bij de brede scholen is niet overal hetzelfde geregeld. Nu we toch de in het verleden gemaakte afspraken moeten gaan herzien, willen we proberen om overal eenzelfde systematiek te gaan toepassen. We willen het volgende voorstel aan de besturen gaan voorleggen: - de schoolbesturen zijn verantwoordelijk voor het totale onderhoud van de onderwijsdelen; de schoolbesturen ontvangen hiervoor een rijksvergoeding; - de gemeente is verantwoordelijk voor het totale onderhoud van de welzijnsdelen; de gemeente verrekent de kosten via de huur aan de gebruikers (dit is overigens geen kostendekkende vergoeding. De kosten voor de gemeente bedragen structureel 45.000: voor een toelichting zie het hoofdstuk Financiën) ; - er wordt een beheercommissie onderhoud ingesteld per gebouw. Deze bestaat uit één vertegenwoordiger per gebruiker. De taak van de commissie is het beheer van het onderhoud van het gebouw, toezicht op de uitvoering hiervan, en (financiële) verslaglegging aan de besturen; - één keer per jaar komen alle gebruikers van een gebouw bij elkaar en spreken aan de hand van de meerjarenonderhoudsrapportage af welk onderhoud er in dat jaar wordt uitgevoerd, bij wie offertes wordt gevraagd en hoe deze worden beoordeeld, wie de opdracht verstrekt en hoe de kosten worden verdeeld. Uitgangspunt hierbij is om het onderhoud zoveel mogelijk in één hand te houden;
- één keer per jaar wordt een overzicht vastgesteld van alle werkzaamheden die in het voorafgaande jaar zijn uitgevoerd inclusief de financiën. Deze rapportage wordt aan de besturen overlegd. Zie bijlage 2. Dit heeft tot gevolg dat alle huurovereenkomsten en samenwerkingsovereenkomsten van de brede scholen moeten worden aangepast. Pag.4 Tot op heden is het onderhoud van de welzijnsdelen van de brede scholen meegenomen met het jaarlijkse onderwijshuisvestingsprogramma. Formeel is dit echter geen onderwijshuisvesting. Wij stellen dan ook voor om het onderhoud van deze gebouwdelen met ingang van 1 januari 2015 onder te brengen bij de gemeentelijke gebouwen. Onderhoud formele leegstand In een aantal schoolgebouwen is de leegstand ingezet voor het realiseren van huisvesting van de brede school. Dit is echter niet overal het geval. Over het algemeen worden formeel leegstaande lokalen nog wel gebruikt (voor klassenverkleining, individuele begeleiding of opslag b.v.). Op dit moment wordt de situatie (financieel gezien) nog niet als problematisch gezien. Dit zou op termijn echter kunnen veranderen als de formele leegstand verder oploopt. Voorlopig hoeft hier geen actie op ondernomen te worden. (Juridische) consequenties In het collegeadvies van 12 augustus 2014 hebben we aangegeven, dat we momenteel een personeelsformatie voor onderwijshuisvesting hebben die toegesneden is op het huidige takenpakket. Nadat we helder in beeld zouden hebben welke taken we met ingang van 2015 blijven doen als gemeente, zouden we voor uw college inzichtelijk maken welke formatie passend is bij de nieuwe afspraken en de resterende taken op het terrein van onderwijshuisvesting. Inmiddels hebben we overleg gevoerd met de schoolbesturen in het OLOB. Tevens hebben we nu een beeld van de taken die achter blijven bij de gemeente. We hebben dan ook nu een berekening kunnen maken van de benodigde formatie, aan de hand van een was/wordtlijst (zie bijlage 3). Voor alle duidelijkheid hebben we dit opgesplitst in afdeling Samenleving en afdeling Buitendienst. Samenleving Op afdeling Samenleving verricht de senior-beleidsmedewerker onderwijs, beleidsmatige werkzaamheden in het kader van onderwijshuisvesting. Hiervoor hebben we 150 uur beschikbaar. Een aantal taken komt te vervallen omdat deze overgaan naar de schoolbesturen. Daarvoor in de plaats komen echter werkzaamheden die verband houden met de monitoring van de kwaliteit en de afstemming van het onderhoud van de welzijnsdelen van de brede scholen. We denken toe te komen met 145 uur op jaarbasis. De resterende 5 uur zullen nodig zijn voor de inzet op werkzaamheden in het kader van het sociaal domein en andere beleidstaken waaronder krimp en de verdergaande regionale en provinciale onderwijs gerelateerde onderwerpen. Buitendienst In verband met de doordecentralisatie van het groot onderhoud van de schoolgebouwen, is in de OLOB overeen gekomen dat de afdeling Buitendienst bij 15 van de 17 scholen een rol krijgt als adviseur onderhoud gebouwen en klussen/klachtenonderhoud. Het doel van deze constructie is om enerzijds de schoolbesturen te voorzien van bestaande kennis en het geven van adviezen over de gemeentelijke gebouwen en anderzijds om als gemeente betrokken te blijven bij de gemeentelijke gebouwen in de vorm van klussen en klachtenonderhoud. Voor het beleidsmatige deel hebben we 120 uur gepland (8 uur/per jaar per school) en voor het uitvoeringsdeel 540 uur (36 uur/per jaar per school). Voor 2015 zijn de beleidsmatige uren (120) ondergebracht in de budgetcyclus (60 uur) en de post onderwijshuisvesting. Dit moet nu 120 uur onderwijshuisvesting worden. 60 uur kan dan afgeraamd worden in de budgetcyclus.
Het aantal in te zetten uren voor het uitvoeringsdeel (540 uur) is gedekt uit de urenraming werklieden, namelijk de posten Gebouwafhankelijke kosten OBS (400 ), Brede scholen algemeen (120 uur) en Huisvesting B.B.S. De nieuwe titel hiervoor dient te worden werkzaamheden brede scholen. Pag.5 Financiën In het collegeadvies van 12 augustus 2014 hebben we aangegeven, dat we ook de financiële consequenties van de doordecentralisatie van het groot onderhoud nog in beeld zouden brengen. Voor de uitvoering van het groot onderhoud hebben we de Voorziening huisvesting basisonderwijs. Deze wordt jaarlijks gevoed met een bedrag van 235.000. Dit bedrag bestaat uit: - een gemeentelijke storting 155.407 - bijdragen voor onderhoud (via de huur) van gebruikers van de welzijnsdelen van de brede scholen 51.871 - bijdragen van de besturen van De Linden en De Rank s-gravenpolder voor het schoolbestuurlijke deel van het onderhoud in de Egelantier 27.722. We verwachten dat de stand van de voorziening op 31 december 2014 587.623 zal zijn. Dit is berekend op basis van ramingen en nog niet op basis van werkelijke kosten. Dit zal gebeuren bij de jaarrekening 2014. De Voorziening huisvesting basisonderwijs is feitelijk bedoeld voor het groot onderhoud van de schoolgebouwen. Nu wij niet meer belast zijn met dit onderhoud kan deze voorziening vervallen. Er zal echter nog wel een aantal zaken geregeld/overgeheveld moeten worden (voor een samenvatting zie bijlage 4 en 5): 1. Brede school De Egelantier te s-gravenpolder. Dit gebouw bestaat uit een welzijnsdeel en een onderwijsdeel. Formeel moeten wij zorg dragen voor het onderhoud aan de binnenkant van het welzijnsdeel en de buitenkant van zowel het welzijns- als het onderwijsdeel. De schoolbesturen moeten formeel zorg dragen voor het onderhoud aan de binnenkant van hun eigen onderwijsdeel. Omdat dit geen handige constructie is, hebben we bij de ingebruikname van het gebouw met de betrokken partijen afgesproken dat de gemeente het totale onderhoud van het gebouw uitvoert. Kibeo betaalt via de huur een bijdrage voor het totale onderhoud van het welzijnsdeel (zowel binnen- als buitenkant) en deze wordt gestort in de voorziening. De uitgaven worden vervolgens ten laste van de voorziening gebracht. De uitgaven voor het buitenonderhoud aan het schooldeel komen van rechtswege voor rekening van de gemeente (tot 1 januari 2015). Hier is in de voorziening jaarlijks een bedrag voor gereserveerd. De besturen van de twee scholen betalen jaarlijks een bijdrage voor het onderhoud aan de binnenkant van de onderwijsdelen, gerelateerd aan de rijksvergoeding preventief onderhoud. Deze bijdrage wordt gestort in de voorziening. Wij doen de uitgaven, maar we worden ook geacht te reserveren voor toekomstig (groot) onderhoud. Formeel zijn de bijdragen van de schoolbesturen geen gemeentelijke middelen. Wij treden op als beheerder van de schoolbestuurlijke middelen. Omdat De Egelantier nog een vrij nieuw gebouw is, hebben we nog niet te maken gehad met groot onderhoud aan de binnenkant. Dit betekent dan ook dat we meer hebben ontvangen dan dat we hebben uitgegeven. Er zit dus binnen de voorziening nog een overschot op de ontvangen bijdragen van de twee schoolbesturen en van Kibeo. Deze moeten beschikbaar blijven voor het onderhoud aan het gebouw. De schoolbesturen hebben al aangegeven de werkwijze te willen veranderen. Ze willen meer naar een systeem dat er wordt afgerekend op basis van de werkelijke kosten. Hoe dit precies zal gaan worden, is op dit moment nog niet bekend; binnenkort gaan we hierover in gesprek met de betrokkenen. Wel is duidelijk dat de schoolbesturen hun
restant op zullen eisen. Dit is hun goed recht, want het is tenslotte hun eigen geld dat wij tijdelijk hebben beheerd. Dit betekent dat wij de volgende bedragen terug moeten betalen (ten laste van de voorziening): - aan het bestuur van De Linden (voorlopig) 62.795* - aan het bestuur van De Rank (voorlopig) 52.990* Het restant van de reservering voor het welzijnsdeel van de Egelantier dat nog in de Voorziening groot onderhoud gebouwen zit bedraagt 70.832* Pag.6 (Noot: * dit is de stand per eind november 2014; de definitieve bedragen moeten worden vastgesteld aan de hand van de totale uitgaven over 2014). 2. De welzijnsdelen in de brede scholen worden door ons verhuurd. In de huurpenningen zit een vergoeding (afkoopsom) voor onderhoud. Het onderhoud van deze gebouwdelen wordt met ingang van 1 januari 2015 overgeheveld naar de gemeentelijke gebouwen. De vergoedingen voor onderhoud uit de huurpenningen dienen dus ook overgeheveld te worden naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen. Totaal gaat het jaarlijks om een bedrag van 53.777 (structureel). Op dit moment voeren we nog niet bij alle welzijnsdelen van de brede scholen het totale onderhoud uit. Bij 3 is dit wel het geval, bij 3 doen we alleen het groot onderhoud aan de buitenkant en bij 3 doen we alles m.u.v. gering onderhoud. Als we nu voor alle welzijnsdelen het totale onderhoud gaan uitvoeren, betekent dit dat we eigenlijk de huurtarieven voor de gebouwen waar we dit nog niet doen, moeten verhogen met de extra onderhoudscomponent. Wij adviseren u echter om dit niet te doen. Voor het merendeel betreft het de huur voor de peutergroepen van Kibeo. Een huurverhoging leidt gelijk tot een hogere subsidie(aanvraag). Dit is dus vestzak/broekzak. Op dit moment leggen we jaarlijks toe op het onderhoud van de welzijnsdelen. Dit wordt betaald uit de (jaarlijkse dotatie aan) de Voorziening huisvesting basisonderwijs. Volgens de meerjarenonderhoudsplanning die in 2014 is gemaakt, bedragen de kosten voor het onderhoud van de welzijnsvoorzieningen de komende 10 jaar zo n 100.000 per jaar. Hier staat dus een inkomst tegenover van 53.777. Wij stellen u voor het verschil ad 45.000 structureel toe te voegen aan de Voorziening groot onderhoud gebouwen (ten laste van de Voorziening huisvesting basisonderwijs). 3. Voor 2015 heeft u nog een huisvestingsprogramma onderwijs vastgesteld. De kosten van uitvoering van dit programma zijn geraamd op 37.115. Dit betreft de kosten van het onderhoud van de welzijnsdelen in de brede scholen. Normaliter komen deze kosten ten laste van de Voorziening huisvesting basisonderwijs. Nu de welzijnsdelen van de brede scholen met ingang van 1 januari 2015 over gaan naar de planning van de gemeentelijke gebouwen, dienen de uitgaven ten laste van de Voorziening groot onderhoud gebouwen te worden gebracht. 4. Een aantal werkzaamheden en bijbehorende kosten blijft (jaarlijks): - Meerjarenonderhoudsrapportages 5.250 - Vergoeding kosten a.g.v. vandalisme 5.000 - Kosten leerlingenprognoses 2.500. Deze kosten komen nu ten laste van de Voorziening huisvesting basisonderwijs en dienen overgeheveld te worden naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen. Dan dient ook de jaarlijkse reservering hiervoor overgeheveld te worden naar deze voorziening. 5. De stand van de Voorziening huisvesting basisonderwijs op 31 december 2014 is vermoedelijk 587.623. In 2015 is nog een storting voorzien van 207.278 ( 235.000 de bijdrage voor De Linden en De Rank ad 27.722). Daarnaast dienen de bedragen als bedoeld onder 1 t/m 4 te worden overgeheveld naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen en dient een afrekening plaats te vinden met de besturen van De Linden en
De Rank. Dan resteert nog een bedrag van 567.589. U wordt voorgesteld om dit als volgt in te zetten: - Bij de financiële vertaling van de meicirculaire 2014 is aangegeven dat de uitname uit het gemeentefonds als gevolg van de doordecentralisatie van het groot onderhoud van de schoolgebouwen de volgende financiële consequenties heeft voor onze gemeente: o 2015: 268.000 o 2016: 270.000 o 2017: 270.000 o 2018: 270.000. Hiervoor moet nog dekking worden gezocht (taakstelling). Voor 2015 kan het restant van de Voorziening huisvesting basisonderwijs hiervoor worden benut (eenmalig) + de bijdrage 2015 van de schoolbesturen voor de onderhoud service overeenkomst ad 15.000 (zie hierna onder 6.) - De jaarlijkse dotatie ad 235.000 kan vanaf 2016 vervallen. Omdat de bijdrage van de twee schoolbesturen voor De Egelantier vervalt ( 27.722), moet deze hierop in mindering worden gebracht. Resteert een bedrag van 207.278. Zoals hiervoor al vermeld zal een deel van de dotatie structureel moeten worden overgeheveld naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen. Dit betreft: o Kosten meerjarenonderhoudsplanningen 5.250 o Vergoeding kosten vandalisme 5.000 o Kosten prognoses 2.500 o Inkomsten voor onderhoud welzijnsdelen uit huur 53.777 o Onderhoudskosten niet door huurinkomsten gedekt 45.000 Totaal 111.527 Dan resteert een vrijval van 95.751. Dit kan worden ingezet voor dekking van de taakstelling ad 270.000. Dan resteert nog een taakstelling van 174.249. Het restant van de Voorziening huisvesting basisonderwijs kan worden benut (eenmalig) voor de taakstelling 2016 + de bijdrage 2016 van de schoolbesturen voor de onderhoud service overeenkomst ad 15.000 (zie hierna onder 6.). - Dan resteert nog een saldo van de Voorziening huisvesting basisonderwijs van 55.340. We stellen voor dit bedrag beschikbaar te houden voor onderwijs voor ontwikkelingen in het kader van de krimp (leegstand), de mogelijke ontwikkeling in Nieuwdorp (zie hierna) en calamiteiten: o Begin januari hebben we een gesprek met het bestuur van de Alphascholengroep over de huisvesting van De Regenboog in Nieuwdorp. Deze school is nu gehuisvest in een afzonderlijk gebouw. Bij het routekaart traject in 2013 is bij het schoolbestuur gepolst of zij eventueel interesse zouden hebben in verhuizing van de school naar het gebouw van de voormalige Octopus. Dit biedt voordelen voor de school (dichter bij de gymzaal en het dorpshuis) en voor de (samenwerking tussen de school en de) peutergroep. Ook voor de gemeente kan dit voordelen hebben: het gebouw van De Regenboog zal als afzonderlijk object makkelijker verkoopbaar zijn dan het gebouw van de Octopus, dat vast zit aan het dorpshuis. Inmiddels heeft ook Kibeo gevraagd om de peutergroep dichter bij de school te brengen. Het schoolbestuur heeft hier toen niet negatief op gereageerd, maar gaf aan dit op dat moment nog niet te willen. Het gebouw van de voormalige Octopus staat nu leeg en wordt voorlopig nog beschikbaar gehouden voor onderwijs in verband met mogelijke ontwikkelingen in het kader van de krimp. In verband hiermee kan er nog niet overgegaan worden tot eventuele verkoop. Verhuur is een optie, maar er hebben zich hiervoor nog geen gegadigden aangemeld. De leegstand van het gebouw is niet bevorderlijk voor de staat van onderhoud (verpaupering). In verband hiermee is het wenselijk dat er beslist wordt wat we met het gebouw gaan doen. We willen met het bestuur van De Regenboog in gesprek of verhuizing voor de school op korte termijn een optie is. Pag.7
De Regenboog past qua aantal lokalen in het gebouw van de voormalige Octopus. Qua m2 is dit echter niet het geval. Bij een eventuele verhuizing zal het gebouw permanent met 161 m2 uitgebreid moeten worden (tenzij we met het schoolbestuur kunnen afspreken dat er geen of minder m2 gebouwd worden). De kosten van uitbreiding met 161 m2 bedragen volgens de Verordening voorzieningen huisvesting onderwijs 185.000. Daarnaast zal er ook intern nog het nodige opgeknapt moeten worden. Het restant van de Voorziening huisvesting basisonderwijs kan hiervoor worden benut (eenmalig). o Schoolbesturen worden nu geacht het totale onderhoud uit te gaan voeren met de rijksvergoeding die zij ontvangen (lump sum). In de notitie De handen uit de mouwen voor de schoolgebouwen hebben wij al aangegeven, dat de financiële positie van de schoolbesturen een groot risico kan betekenen voor het goed onderhouden van de schoolgebouwen (zeker in geval van steeds groter wordende formele leegstand). Het risico is dat een schoolbestuur dan alsnog aanklopt bij de gemeente. o In het kader van de krimp heeft de staatssecretaris van onderwijs een regeling afgekondigd op basis waarvan pilots kunnen worden uitgevoerd. Er kan dan subsidie worden aangevraagd (door schoolbesturen) voor procesmanagement. Als vervolg op de routekaart willen we met een pilot mee doen. Concrete planvorming is er nog niet. De verwachting is dat hiervoor financiële middelen nodig zullen zijn. U wordt voorgesteld het bedrag ad 155.340 toe te voegen aan de algemene reserve en dit beschikbaar te houden voor o.a. de bovengenoemde zaken. Pag.8 6. De schoolbesturen gaan voor de onderhoud service overeenkomst een bedrag van 1.000 excl. btw per school per jaar betalen. De hiermee gepaard gaande gemeentelijke personeelskosten zijn al structureel opgenomen in de gemeentebegroting. Dit levert dus jaarlijks een bedrag van 15.000 excl. btw op (zolang de huidige scholen mee blijven doen). Dit bedrag kan gebruikt worden voor dekking van de taakstelling (zie ook het gestelde onder 5 over de inzet in 2015 en 2016). Bij inzet van dit bedrag is de taakstelling vanaf 2017 nog 159.249. 7. Bij de uitvoering van de onderhoud service overeenkomst hebben we te maken met de Wet markt en overheid. Dit betekent dat wij niet mogen concurreren met marktpartijen. Wij zijn echter van mening dat wij hier aan voldoen. Wij zijn economisch en/of juridisch eigenaar van de gebouwen en wij hebben dan ook belang bij het goed onderhouden hiervan. Vanuit onze verantwoordelijkheid voor ons vastgoedbeheer en onze zorgplicht voor adequate onderwijshuisvesting willen wij samen met de gebruikers tot een goed onderhoudsniveau komen. Wij zijn van mening dat de kosten die de besturen maken en de gemeentelijke kosten evenredig zijn verdeeld. 8. Op basis van het gestelde onder 1 t/m 6 wordt de storting in de Voorziening groot onderhoud gebouwen per 1 januari 2015 structureel uitgebreid met: - Kosten MOP s 5.250 - Kosten vandalisme 5.000 - Kosten prognoses 2.500 - Inkomsten uit huur 53.777 - Onderhoudskosten die niet gedekt worden uit huur 45.000 Totaal 111.527 9. Een aantal taken op het gebied van onderwijshuisvesting blijft bij de gemeente, onder meer: - (vervangende) nieuwbouw; - uitbreiding gebouw en eerste inrichting onderwijsleerpakket en meubilair; - renovatie; - herstel constructiefouten.
Tot 2015 werden bij de realisatie van de deze huisvestingsvoorzieningen ook middelen (eenmalig) ingezet vanuit de Voorziening huisvesting basisonderwijs. Na 2015 is dit niet meer mogelijk. Voor dergelijke investeringen zullen in de toekomst de algemene middelen van de gemeente moeten worden ingezet. Dit is ook logisch omdat de vergoeding die wij hiervoor ontvangen van de rijksoverheid, ook in de algemene uitkering gemeentefonds zit. Pag.9 10. Zoals hiervoor reeds gesteld kan de jaarlijkse dotatie ad 235.000 vervallen. Dit bedrag is voor een groot deel ingezet voor onderhoud en voor dekking van de taakstelling in 2015 en 2016. Voor de resterende taakstelling ad 159.249 vanaf 2017 moet nog dekking worden gezocht. Gedacht zou kunnen worden aan bezuinigen op de kwaliteit van het onderhoud. Dit raden wij echter ten sterkste af. Wij hebben nu met de schoolbesturen afgesproken dat de gebouwen op onderhoudsconditie 2 worden onderhouden. Dan kunnen we niet zelf een andere norm gaan hanteren. Bovendien leidt dit tot vroegtijdige (vervangende) nieuwbouw. Ook zou gedacht kunnen worden aan verhoging van de huren voor de welzijnsdelen. Ook dit raden wij af. De welzijnsdelen worden voornamelijk gebruikt door de peutergroepen van Kibeo. Deze worden door ons gesubsidieerd. De huurverhoging leidt automatisch tot een hoger subsidie. Binnen de organisatie (personeel) zien wij mogelijkheden om door taakverschuivingen vanaf 2017 60.000 te bezuinigen. U wordt voorgesteld voor de resterende taakstelling ad 99.249 dekking te zoeken bij de kadernota 2017. Uitvoering/planning Uitvoering vindt plaats vanaf 1 januari 2015. Communicatie Met de schoolbesturen en de gebruikers van de brede scholen zal nog nader overleg gepleegd worden over de service overeenkomsten en de werkwijze ten aanzien van het onderhoud bij de brede scholen. Dit gebeurt op 19 januari 2015 (extra OLOB). Besluit - De schoolbesturen kunnen bij de uitvoering van het onderhoud een beroep doen op de gemeente voor bouwkundig en installatietechnisch advies en advies over en hulp bij onderhoudsbeheer (maximaal 8 uur per school per jaar) en voor de uitvoering van kleine klussen/klachtenonderhoud (maximaal 36 uur per school per jaar). Bij de schoolbesturen die hiervan gebruik willen maken wordt hiervoor jaarlijks 1.000 exclusief btw per school in rekening gebracht. Hiervoor wordt een onderhoudsservice overeenkomst opgesteld. Hier wordt twee jaar een proef mee gedraaid. Medio december 2015 wordt een tussenrapportage gemaakt. - Er worden om de twee jaar gezamenlijke meerjarenonderhoudsrapportages opgesteld door NIBAG. De gemeente coördineert dit. De kosten van de rapportages voor de welzijnsdelen komen voor rekening van de gemeente; de helft van de kosten van de rapportages voor de onderwijsdelen komt voor rekening van de gemeente. De kosten voor de gemeente worden geraamd op 10.500 (om de twee jaar). Deze kunnen ten laste van de voorziening groot onderhoud gebouwen worden gebracht. - Aan de besturen van de gebruikers van de brede scholen wordt voorgesteld om per brede school een beheercommissie onderhoud in te stellen. - Het onderhoud van de welzijnsdelen van de brede scholen wordt vanaf 1 januari 2015 meegenomen in de planning van de gemeentelijke gebouwen. De inkomsten voor dit onderhoud uit de huurpenningen worden overgeheveld naar de Voorziening groot onderhoud gebouwen. Ook de taken die overblijven worden overgeheveld naar deze voorziening: meerjarenonderhoudsrapportages schoolgebouwen, vergoeding kosten vandalisme, kosten leerlingenprognose. - Er wordt kennis genomen van de personele consequenties. - De financiële consequenties worden verwerkt conform het gestelde onder het hoofdstuk Financiën.
Pag.10 Ter inzage liggende stukken Er liggen geen stukken ter inzage. Bijlage(n) Concept Onderhoud service overeenkomst schoolgebouwen Concept Overeenkomst onderhoud schoolgebouwen Concept Overeenkomst beheercommissie onderhoud brede school Overzicht gevolgen voor taken/uren sr. beleidsmedewerker onderwijs Overzicht voorziening huisvesting basisonderwijs en overzicht gevolgen voor jaarlijkse voeding voorziening huisvesting basisonderwijs Met vriendelijke groet, afdeling Samenleving, Els van de Waart - Koole