Agenda Planning & Control Cyclus 2015 Gemeente Oostzaan Oostzaan, november 2014 Versie 2.1
Inhoud 1. Inleiding 3 2. Planning en Control cyclus 2015 6 a. Jaarverslag, productenrealisatie 2014 (B&W en gemeenteraad) b. Contourennota 2016-2019 en 1 e voortgangsrapportage 2015(gemeenteraad) c. Voorbereidingsnota begroting 2016-2019 (gemeenteraad) d. 2 e voortgangsrapportage 2015 (gemeenteraad) e. Programmabegroting 2016-2019 (gemeenteraad) f. Productenbegroting 2016-2019 (B&W) g. 3 e voortgangsrapportage 2015 (gemeenteraad) h. Tarievennota 2016 (gemeenteraad) i. Nota planning & control 2016 (B&W) 2
1. Inleiding Voor u ligt de agenda voor de Planning & Controlcyclus 2015. Door uw raad is aangegeven dat er meer voortgangsrapportages gewenst zijn. De tot nu toe gehanteerde cyclus biedt u onvoldoende basis voor een sturing door heel het jaar. In de voorbereiding op deze nota hebben wij derhalve onderzocht hoe wij aan deze wens kunnen voldoen en doen een voorstel om de indeling, frequentie en de inhoud van een aantal documenten te wijzigen. Wij verwachten dat er zo meer samenhang komt tussen de diverse nota s en meer transparantie. Pilot: Op dit moment worden alle documenten vrijwel handmatig in elkaar gezet en kost het opstellen en het besluitvormingstraject veel tijd. Wij hebben onderzocht welke randvoorwaarden nodig zijn om te kunnen voldoen aan uw wens. Gebleken is dat elke wijziging leidt tot meer werk en dat dit niet met de huidige formatie opgevangen kan worden. Wij verwachten dat er voor Oostzaan 0,2 fte extra nodig is aan administratieve ondersteuning; hierbij moet u denken aan plannen en coördinatie van de nieuwe documenten (er komen er immers meer), aktievere verwerking van de circulaires gemeentefonds. De kosten van deze pilot bedragen 12.000. Hierbij houden wij er rekening mee dat wij voortaan alleen afwijkingsrapportages maken en overstappen op een applicatie die een koppeling maakt met bestaande (financiële) pakketten en die het mogelijk maakt dat veel personen tegelijkertijd in een document kunnen werken. De kosten hiervan bedragen éénmalig 16.000, de bijbehorende kapitaallasten bedragen vanaf 2016 vier jaar lang 4.512. In deze nota wordt u gevraagd om akkoord te gaan met deze extra investeringen. Naast bovengenoemde pilot starten we in 2015 tegelijkertijd met een LEAN-traject om te kijken hoe we het interne bedrijfsvoeringstraject kunnen inkorten tot maximaal drie weken per document. Verder willen we komen tot het verstrekken van real-time (financiële) informatie. Door deze zaken te realiseren is de verwachting dat de capaciteitsuitbereiding tijdelijk zal zijn, met een maximum van twee jaar. Evaluatie en rapportage: 1 e moment bij de vaststelling van de P&C cyclus 2016 (4 e kw. 2015) 2 e moment bij de vaststelling van de P&C cyclus 2017 (4 e kw. 2016) Gezien het tijdelijke karakter van bovengenoemde pilot stellen wij voor om de kosten hiervan als volgt te dekken: 3
Voor 2015 wordt er binnen de begroting van de gemeente Oostzaan gekeken of er ruimte gevonden kan worden in de produkten Bestuursorganen en Financieel Beleid, tegelijkertijd zal ook binnen de begroting van OVER-gemeenten worden gekeken naar incidentele ruimte. Wanneer dit niet mocht lukken zullen we uw raad hierover tiijdig informeren. Voor 2016 stellen wij voor om de tijdelijke capaciteitsuitbreiding ( 12.000) en de kapitaallasten ( 4.512) van de investering te betrekken bij het opstellen van de meerjarenraming 2016-2019. Ervan uitgaande dat de benodigde faciliteiten beschikbaar worden gesteld, stellen wij in 2015 de volgende cyclus voor met de volgende aanlevermomenten aan de griffie: Jaarverslag, productenrealisatie 2014 (mei 2015) Contourennota 2016-2019 en 1 e voortgangsrapportage 2015 (maart 2015) Voorbereidingsnota begroting 2016-2019 (mei 2015) 2 e voortgangsrapportage 2015 (september 2015) Programmabegroting 2016-2019 (oktober 2015) 3 e voortgangsrapportage 2015 (november 2015) Hieronder gaan wij kort in op de gewijzigde documenten: Contourennota 2016-2019 Het is gewenst om al in een vroeg stadium een beeld te krijgen van de financiele positie in de komende jaren. Dit maakt het mogelijk om tijdig de voorbereidingen te treffen voor mogelijke bezuinigings- of bestedingsvoorstellen. In dit kader stellen wij u voor om te gaan werken met een contourennota. Deze nota geeft inzicht in de financiele positie van de gemeente in de komende jaren en bevat procedurele voorstellen voor mogelijke vervolgtrajecten zoals bezuinigingen of bestedingsvoorstellen. Daarnaast geeft deze nota inzicht in de financiele ontwikkelingen in het lopende jaar ondermeer gebaseerd op de resultaten uit de jaarrekening. Hiermee is deze nota ook de 1 e voortgangsrapportage in het jaar. Input voor de Contourennota: September- en decembercirculaire 2014 Gemeentefonds Inflatieberekening gebaseerd op de septembercirculaire Gemeentefonds Nieuw beleid gebaseerd op het collegeprogramma jaarschijven 2016-2019 Nieuwe investeringen voor de jaarschijven 2016-2019 Structurele effecten 3 e voortgangsrapportage (*) Autonome financiele ontwikkelingen Voorlopige effecten jaarrekening 2014 Aanlevering griffie vindt plaats in maart 2015 Voorbereidingsnota begroting 2016-2019 4
De voorbereidingsnota borduurt verder op de contourennota en gaat in op gewenste bezuinigings- en/of bestedingsvoorstellen zodat de besluitvorming meegenomen kan worden in de op te stellen conceptbegroting. Wij hebben onderzocht of we de mei-circulaire kunnen verwerken in deze nota. Aangezien deze circulaire meestal eind mei of begin juni verschijnt zal dit niet mogelijk zijn. Wel kunnen wij ervoor zorgen dat er voor de behandeling van de voorbereidingsnota in de raad er een memo ligt met de financiele effecten van de meicirculaire. Aanlevering griffie vindt plaats in mei 2015. 2 e voortgangsrapportage 2015 Uw heeft aangegeven inzicht te willen hebben in de stand van zaken zowel financieel a;s beleidsmatig voor de behandeling van de begroting. Wij stellen voor om een 2 e voortgangsrapportage op afwijkingen, zowel financieel als beleidsmatig, te maken in de maand september. In deze voortgangsrapportage wordt ook aangeven wat de structurele effecten zijn van de afwijkingen. De rapportage is gebaseerd op de ervaringen van de eerste 8 maanden en is inclusief de meicirculaire 2015. Aanlevering griffie vindt plaats in september 2015 3 e voortgangsrapportage 2015 Deze rapportage geeft inzicht in de verwachte resultaten voor de jaarrekening 2015. Het is nog geen jaarrekeningresultaat maar laat wel al een doorkijkje zien. Ook hier rapporteren wij alleen op de afwijkingen financieel en beleidsmatig. De septembercirculaire 2015 is hierin verwerkt. Verder dient deze rapportage als input voor de Contourennota 2017. Aanlevering griffie plaats in november 2015 5
(*) In 2014 wordt nog geen 3 e voortgangsrapportage gemaakt. Derhalve is er voor de Contourennota 2016-2019 geen input, we beschouwen dit als een overgangsjaar. 2.. Planning en Control cyclus 2015 Het aantal documenten dat opgenomen zal worden in de P&C cyclus 2015 voor het college van B&W en de gemeenteraad bestaat uit: a. Jaarverslag, productenrealisatie 2014 (B&W en gemeenteraad) b. Contourennota 2016-2019 en 1 e voortgangsrapportage 2015(gemeenteraad) c. Voorbereidingsnota begroting 2016-2019 (gemeenteraad) d. 2 e voortgangsrapportage 2015 (gemeenteraad) e. Programmabegroting 2016-2019 (gemeenteraad) f. Productenbegroting 2016-2019 (B&W) g. 3 e voortgangsrapportage 2015 (gemeenteraad) h. Tarievennota 2016 (gemeenteraad) i. Nota planning & control 2016 (B&W) 2a. Jaarverslag, programma en productenrealisatie 2014 Het jaarverslag 2014 is de verantwoording aan de gemeenteraad over het door het college van B&W gevoerde beleid in het jaar 2014. De productenrealisatie is een verantwoording over de desbetreffende producten. Deze wordt door het college vastgesteld. Naast de werkelijke cijfers van de budgetten/programma s 2014 en de vergelijking met de goedgekeurde 6
begroting van dat jaar betreft het een scala aan verplichte en onverplichte te publiceren zaken. Het Besluit Begroten en Verantwoorden provincies en Gemeenten (BBV) eist nogal wat van de jaarrekening. Ook het feit dat een aantal specifieke uitkeringen deel uitmaken van de sisa-controle (single information, single audit) legt een extra druk op het planningstraject. Doel: besluitvorming Jaarverslag/productenrealisatie satie 2014 Voorlopige vaststelling college Dinsdag 24 maart 2015 Accountantscontrole 30 maart t/m 10 april 2015 College van B&W definitief Dinsdag 28 april 2015 Verzending aan griffie Donderdag 30 april 2015 7
2b. Contourennota 2016-2019 en 1 e voortgangsrapportage 2015 Contourennota 2016-2019 Zoals de naam van het document al aangeeft wordt hier op hoofdlijnen de financiele positie van de gemeente in de komende jaren geschetst. Het doel hiervan is om op basis van de uitkomst procedurele voorstellen voor mogelijke vervolgtrajecten, zoals bezuinigingen of bestedingsvoorstellen, te presenteren Daarnaast geeft deze nota inzicht in de financiele ontwikkelingen in het lopende jaar ondermeer gebaseerd op de voorlopige resultaten uit de jaarrekening en de 3 e voortgangsrapportage. Hiermee is deze nota ook de 1 e voortgangsrapportage in het jaar. Doel: informerend Contourennota 2016-2019 2019 en 2015-2019 2019 1 e voortgangsrapportage 2015 Vaststelling College B&W Dinsdag 24 maart 2015 Verzending aan griffie Donderdag 26 maart 2015 2c. Voorbereidingsnota begroting 2016-2019 De voorbereidingsnota borduurt verder op de contourennota en gaat in op gewenste bezuinigings- en/of bestedingsvoorstellen zodat de besluitvorming meegenomen kan worden in de op te stellen conceptbegroting. De begrotingsrichtlijnen vormen een onderdeel van deze nota. Doel: besluitvorming Voorbereidingsnota 2016-2019 2019 Vaststelling College B&W Dinsdag 26 mei 2015 Verzending aan griffie Donderdag 28 mei 2015 8
2d. 2 e voortgangsrapportage 2015 De 2 e voortgangsrapportage is een afwijkingenrapportage over het lopende begrotingsjaar. In deze voortgangsrapportage wordt ook aangeven wat de structurele effecten zijn van de afwijkingen en wordt er een nieuw meerjarenperspectief geschetst. De rapportage is gebaseerd op de ervaringen van de eerste 8 maanden en is inclusief de meicirculaire 2015. Doel: informerend 2 e voortgangsrapportage 2015 Vaststelling College B&W Dinsdag 29 september 2015 Verzending aan griffie Donderdag 1 oktober 2015 9
2e. Productenraming 2016-2019 2f. Programmabegroting 2016-2019 De programmabegroting is het document waarin de voorgenomen gemeentelijke uitgaven en inkomsten bij elkaar worden gebracht, dit is de basis waarop de raad het college autoriseert om geld uit te geven. De productenraming is de uitwerking van de programmabegroting op beheersniveau en wordt vastgesteld door het college. In principe loopt het proces voor de programmabegroting en de productenraming gelijk op. Het productenproces is een traject dat eindigt bij het college van B&W. Het programmabegrotingstraject voert bestuurlijk verder naar de gemeenteraad. Doel: besluitvorming Productenraming/programmabegroting 2016-2019 2019 Vaststelling college B&W 1e Dinsdag 15 september 2015 Vaststelling college B&W 2e Dinsdag 29 september 2015 Verzending aan griffie Woensdag 30 september 2015 2g. 3 e voortgangsrapportage 2015 Deze rapportage geeft inzicht in de verwachte resultaten voor de jaarrekening 2015. Het is nog geen jaarrekeningresultaat maar laat wel al een doorkijkje zien. Ook hier rapporteren wij alleen op de afwijkingen financieel en beleidsmatig. De septembercirculaire 2015 is hierin verwerkt. Verder dient deze rapportage als input voor de Contourennota 2017. Doel: besluitvorming 3 e Voortgangsrapportage 2015 Vaststelling College B&W Dinsdag 24 november 2015 Verzending aan griffie Donderdag 26 november 2015 10
2h. Tarievennota 2016 De tarievennota gaat over het belastingbeleid en de ontwikkelingen daarin. Tevens worden de tarieven voor leges en belastingen inclusief bijbehorende verordeningen in deze nota opgenomen. De tarievennota moet worden vastgesteld voorafgaand aan het belastingjaar waarop het betrekking heeft omdat anders geen heffing mag plaatsvinden. Doel: besluitvorming Tarievennota 2016 Vaststelling College B&W Dinsdag 17 november 2015 Verzending aan griffie Donderdag 19 november 2015 2i. Nota Planning & Control 2016 De P&C cyclus voor het jaar 2016 is weer aan de orde en is tevens een onderdeel van deze planning. Deze nota wordt tevens ter kennisname aan de gemeenteraad gestuurd. Doel: informerend Nota Planning & control 2016 Vaststelling College B&W Dinsdag 29 september 2015 Verzending aan griffie Donderdag 1 oktober 2015 11