Boardroom - User Manual (NL) v1.0 13/05/2014

Boardroom - User Manual (NL) v1.0 13/05/2014 v2.0 06/11/2014

THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION THAT WAS HANDED WITH THE LICENSE AGREEMENT OF THIS PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR EFFACTS REPRESENTATIVE FOR A COPY. IN NO EVENT SHALL EFFACTS OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF EFFACTS OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. 2

Inhoud 1 Logingegevens... 5 2 Boardroom App (ipad)... 6 2.1 Inloggen... 6 2.2 Vergaderen... 8 2.2.1 Agenda item en vergaderstuk... 9 2.2.2 Annotaties... 12 2.3 Algemene Instellingen (Boardroom App)... 22 3 Webapplicatie... 23 3.1 Gebruikers... 25 3.1.1 Administrator... 25 3.1.2 User (Secretaris & Bestuurslid)... 25 3.2 Aanmaken nieuwe gebruiker (NEW: LOGIN)... 27 3.3 Aanmaken nieuw Bestuur (NEW: COMMITTEE)... 28 3.4 Aanmaken nieuwe Vergadering (NEW: MEETING)... 29 3.4.1 Agenda item... 30 3.4.2 Vergaderstukken (Annex genaamd in de web-applicatie)... 31 3.4.3 DocumentViewer... 31 3.4.4 Overige Boardroom vergaderfuncties... 36 3.5 Rapporten... 37 3.5.1 Rapport maken... 37 3.6 Algemene functies (Effacts)... 40 4 Effacts Support... 42 4.1 Weblinks... 42 4.2 Effacts Support contactinformatie... 42 3

Beste Boardroom gebruiker, Uw organisatie heeft gekozen voor Effacts Boardroom, de applicatie voor digitaal vergaderen. Dit document is bedoeld om de gebruiker bekend te maken met de functionaliteiten van de vergaderoplossing. De vergaderingen die voor u in de Boardroom App (ipad) en de Boardroom Webapplicatie zichtbaar zijn hangt af van: de gebruikersrechten die u in Effacts Boardroom heeft; het bestuur/ de besturen waarvan u lid bent met de daarbij horende vergaderingen; en de vergaderingen waarvoor u (apart van uw bestuur) uitgenodigd bent om in deel te nemen. Wij wensen u veel productiviteit toe en zijn ervan overtuigd dat u met Effacts Boardroom een goed besluit hebt genomen in flexibel, duurzaam en veilig vergaderen. 4

1 Logingegevens Enkel uw Boardroom Administrator binnen uw organisatie is in het systeem gemachtigd om nieuwe loginaccounts en wachtwoorden te verstrekken. Uw username en password ontvangt u door: a) Een automatisch gegenereerde email vanuit Effacts Boardroom met daarin een tijdelijk wachtwoord. Door op de link in de email te klikken gaat u direct naar een nieuw scherm (Figuur 1.1) waarin u dit wachtwoord naar wens kunt aanpassen. b) Een bericht van uw Boardroom Administrator met daarin voor u opgestelde logingegevens. Figuur 1.1 Change password scherm Wanneer u voor de eerste keer Boardroom gebruikt en inlogt zal u gevraag worden om uw tijdelijke wachtwoord in te voeren om vervolgens een nieuwe op te geven: Via de webbrowser komt u gelijk in het wijzigingsscherm Via uw ipad dient u na inloggen naar de Online Backoffice te navigeren om in het wachtwoord wijzigingsscherm te komen 5

2 Boardroom App (ipad) De Boardroom App kunt u downloaden via de Apple App Store. Nadat u de Boardroom App heeft geïnstalleerd op uw ipad kunt u beginnen. Om te kunnen vergaderen dient u in te loggen in de Boardroom App, dit doet u door een Username en een Password op te geven. 2.1 Inloggen Bij de eerste keer dat u de Boardroom App gebruikt zult u eenmalig een nieuwe Database moeten aanmaken op uw ipad. Dit doet u door eenmalig op het > + (plusteken) in het beginscherm te tikken (Figuur 2.1). Figuur 2.1 Loginscherm Boardroom App (ipad) eerste keer in gebruikname Zodra u de juiste logingegevens heeft ingevoerd selecteert u uw Boardroom omgeving en drukt u op > GO. 6

Nadat u het voorgaande hebt uitgevoerd dan zult u de volgende keren dat u inlogt onderstaande loginscherm zien (Figuur 2.2). U hoeft enkel uw Password in te voeren en op > Login te klikken. Figuur 2.2 Loginscherm Boardroom App (ipad) NOTE: Indien u Boardroom voor meerdere organisaties wilt gebruiken, dient u wederom op het plusteken te klikken en de handelingen onder 1.1 Inloggen uit te voeren. De aantekeningen zijn Database gebonden. 7

2.2 Vergaderen Na het succesvol inloggen kunt u beginnen met vergaderen in de Boardroom App. Het beginscherm van Boardroom is in twee helften verdeeld (Figuur 2.3). Links vindt u de afgelopen en komende vergaderingen en het archief. U kunt tussen deze twee lijsten wisselen door op de knop Vergaderingen of Archief te drukken (bij het selecteren zal de knop blauw oplichten). Rechts van het scherm zullen de vergaderstukken worden getoond nadat u een vergadering (uit het linker scherm) hebt geselecteerd met de bijbehorende vergaderstuk. Het is tevens mogelijk om de Online backoffice te laten tonen via het rechterscherm door op de blauw gekleurde tekst ga naar uw online backoffice te drukken. Figuur 2.3 Beginscherm Boardroom App 8

Uw vergadering gaat van start en u wilt de vergaderstukken raadplegen. Nadat u de juiste vergadering heeft geselecteerd zie u de agendapunten van de vergadering en onderliggende vergaderstukken in het vergaderscherm (Figuur 2.4). Figuur 2.4 Boardroom App vergaderscherm 2.2.1 Agenda item en vergaderstuk Een vergadering bevat Agenda items en bijbehorende vergaderstuk(ken) (annexen). Bij het selecteren van een vergaderstuk zal deze in het rechterhelft van uw scherm worden getoond. Het vergaderstuk kunt in volledige-schermmodus bekijken door het knopje > Hide in te drukken en door op > Show te drukken sluit u deze schermmodus (beide knoppen vindt u onderaan uw scherm). Vergaderstukken die reeds zijn geraadpleegd kunnen worden gemarkeerd als gelezen. Plaats hiervoor een (groen) vinkje in het selectie vak van het document. Op het moment dat een bestaand vergaderstuk wordt vervangen door een nieuw vergaderstuk zal het vinkje verdwijnen. 9

Het is mogelijk om het volledige scherm van uw ipad te benutten voor uw vergaderstuk door de vergaderlijst te doen verbergen (Figuur 2.5). Klik hiervoor op de knop > Verberg/ Hide dat onderaan in het scherm bevindt. U kunt daarbij tevens ervoor kiezen om uw ipad staand of liggend te gebruiken. Om terug te schakelen naar het voorgaande overzicht met vergaderstukken drukt u op > Tonen/ Show (Figuur 2.6). Figuur 2.5 Boardroom App vergaderscherm ( Hide functie UIT) 10

Figuur 2.6 Boardroom App vergaderscherm ( Hide functie AAN) 11

2.2.2 Annotaties Annotaties kunnen worden geplaatst op vergaderstukken. Zodra een vergaderstuk is geselecteerd worden de Annotatie functionaliteiten getoond (onderaan in het scherm). Er zijn vijf manieren om Annotaties te maken bij een vergaderstuk. Het selecteren van een functionaliteit zal een pop-up menu tonen om een annotatie te maken. Markeren van tekst (Figuur 2.7) Sleep met uw vinger over de tekst om het te markeren. Pas desgewenst de kleur aan. Bevestig door op Done te drukken. Het annotatie menu voor de Markeer-functie heeft drie knoppen Color: wijzig hiermee de kleur, doorzichtigheid en/of dikte van de lijn Scroll: de scroll/sleep functie inschakelen Cancel Done: annotatie annuleren nog voordat u bent gestart, of het bevestigen van de gemaakte bewerking. Figuur 2.7 Markeer tekst 12

Het annotatie wijzigingsmenu voor de Markeer-functie heeft vier knoppen (Figuur 2.8) Note: toevoegen van een (popup) tekstballon aan uw annotatie Color: wijzig de kleur, doorzichtigheid en dikte van de lijn Delete: verwijder de annotatie Cancel Done: annotatie annuleren nog voordat u bent gestart, of het bevestigen van de gemaakte bewerking. Figuur 2.8 Markeer tekst (wijzig) Het gemarkeerde tekst gebied kan worden aangepast door de blauwe pin te verplaatsen. 13

Tekenen op vergaderstuk (Figuur 2.9) Sleep met uw vinger over het scherm om uit vrije hand een lijn te trekken. Er kunnen verschillende lijndiktes en kleuren worden gekozen. Het annotatie menu voor de Teken-functie heeft zes knoppen Color: wijzig hiermee de kleur, doorzichtigheid en/of dikte van de lijn Undo: ongedaan maken van de meest recente aanpassing Redo: opnieuw maken van de recent ongedaan gemaakte annotatie Erase Draw: wisselen tussen de teken en wis functie. Met de wis functie kunt u het getekende wegpoetsen zoals u met een potloodgum doet. Cancel Done: annotatie annuleren nog voordat u bent gestart, of het bevestigen van de gemaakte bewerking. Figuur 2.9 Tekenen 14

Het annotatie wijzigingsmenu voor de Teken-functie heeft vijf knoppen (Figuur 2.10) Note: toevoegen van een (popup) tekstballon aan uw annotatie Color: wijzig de kleur, doorzichtigheid en dikte van de lijn Resize: wijzig de grootte en/ of roteer de annotatie Delete: verwijder de annotatie Figuur 2.10 Tekenen (wijzig) 15

Onderstrepen van tekst (Figuur 2.11) Sleep met uw vinger over het scherm om tekst te onderstrepen. Er kunnen verschillende lijndiktes en kleuren worden gekozen. Het annotatie menu voor de Onderstreep-functie heeft drie knoppen Color: wijzig hiermee de lijn kleur, doorzichtigheid en dikte Scroll: de scroll/sleep functie inschakelen Cancel Done: annotatie annuleren nog voordat u bent gestart, of het bevestigen van de gemaakte bewerking. Figuur 2.11 Onderstrepen tekst 16

Het annotatie wijzigingsmenu voor de Onderstreep-functie heeft vier knoppen (Figuur 2.12) Note: toevoegen van een (popup) tekstballon aan uw annotatie Color: wijzig de kleur, doorzichtigheid en dikte van de lijn Delete: verwijder de annotatie Cancel Done: annotatie annuleren nog voordat u bent gestart, of het bevestigen van de gemaakte bewerking. Figuur 2.12 Onderstrepen tekst (wijzig) Het onderstreepte tekst gebied kan worden aangepast door de blauwe pin te verplaatsen. 17

Notitie toevoegen (Figuur 2.13) Tap op een plek in het vergaderstuk waar u een (popup) notitie wilt plaatsen in de vorm van een tekstballon. Figuur 2.13 Notitie toevoegen 18

Het annotatie (wijzigings)menu voor de Notitie-functie heeft vier knoppen (Figuur 2.14) Note: toevoegen van een (popup))notitie Color: wijzig de kleur, doorzichtigheid en dikte van de lijn Delete: verwijder de annotatie Cancel Done: annotatie annuleren nog voordat u bent gestart, of het bevestigen van de gemaakte bewerking. Figuur 2.14 Notitie toevoegen (wijzig) Door het tekstballon aan te tikken zal een (oranje kleurig) ballon een tekstvak laten verschijnen waarin u tekst kunt zetten met behulp van de keybord van uw ipad. U heeft tevens de mogelijkheid om het tekstballon tijdelijk naar een ander plek in het vergaderstuk te verplaatsen om verder te werken. Hiervoor dient u de punaise te spelden en door deze vast te houden kunt u de ballon verslepen. Met de scherm-inklapfunctie, geplaatst rechts van de punaise, zorgt u ervoor dat alleen de tekstballon wordt getoond. U kunt de notitie weer tevoorschijn halen door op de ballon te drukken. 19

Tekst toevoegen (Figuur 2.15) Tap op een plek in het vergaderstuk waar u losse tekst wilt plaatsen. Het annotatie (wijzigings)menu voor de Typemachine-functie heeft zes knoppen Edit: tekst(vak) aanpassen Color: wijzig de kleur, doorzichtigheid en dikte van de lijn Font: wijzig hiermee de lettertype, lettergrootte, de uitlijning, en letterkleur. Resize: verplaats de annotatie Delete: verwijder de annotatie Figuur 2.15 Tekst toevoegen De grootte van het tekstvak kunt u aanpassen door de uiteinden tegelijkertijd naar elkaar toe/ van elkaar af te schuiven. 20

NOTE: De annotaties die u maakt worden lokaal op uw ipad opgeslagen en zijn gebonden aan de geselecteerde Database uit de lijst. Indien u meerdere Databases aanmaakt voor dezelfde organisatie kan het voorkomen dat uw annotaties verspreid staan over deze (gelijknamige) Databases. Het verwijderen van een Database uit deze lijst of een useraccount betekent ook de verwijdering van annotaties die hieraan zijn verbonden. 21

2.3 Algemene Instellingen (Boardroom App) Via het algemene instellingen scherm (Figuur 2.16) kunt u specifieke instellingen wijzigen van de Boardroom App op de ipad. Figuur 2.16 Settings Boardroom App Afspraak sortering: Oplopend/ Aflopend; sortering op basis van het sorteerveld Sorteer veld Index (nummer)/ Tijd (tijdstip van vergadering) Boardroom instellingen: Timeout: automatisch uitloggen na x-aantal minuten Sync docs: vergaderstukken downloaden naar ipad Backup: met backup aan wordt de Boardroom data (Database bestanden en annotatie informatie, maar geen documenten) meegenomen bij het maken van een backup zie: http://support.apple.com/kb/ht1766?viewlocale=nl_nl PDF instellingen PDF pletten: bij het exporteren van een PDF met annotaties gebeurt in een formaat dat door de meeste applicatie zonder problemen kunnen worden gelezen (kan verlies van kwaliteit veroorzaken en het geëxporteerde kan niet meer worden aangepast). 22

3 Webapplicatie De webapplicatie van Effacts Boardroom wordt door de beheerders (Administrators) veelal gebruikt om vergaderingen te maken. De webapplicatie kan via elke webbrowser (Google Chrome, Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, etc.) worden benaderd. U logt in via de webbrowser door te navigeren naar het volgende webadres https://login.effacts.com/login/. Via dit webadres ziet u een inlogscherm verschijnen waar u uw Username en Password kunt invoeren (Figuur 3.1). In het geval u gevraagd wordt uw wachtwoord te wijzigen zult u het Change password scherm zien (Figuur 3.2). Figuur 3.1 Loginscherm webapplicatie Figuur 3.2 Change password scherm 23

Voordat er vergadert kan worden met Effacts Boardroom dienen gebruikers, besturen en vergaderingen worden aangemaakt. De door uw organisatie aangewezen personen met de vereiste gebruikersrechten in het systeem kunnen middels een eenvoudige werkwijze vergaderingen opzetten om vergaderen in Effacts Boardroom mogelijk te maken. Het invoeren van de nieuwe vergaderingen vindt in de meeste gevallen plaats via de webapplicatie, daarom zullen we in dit hoofdstuk het vanuit de webapplicatie benaderen. De indeling van de Homepage (Figuur 3.3) moet het opzetten van een vergadering vereenvoudigen. Onder het kopje NEW kunt u nieuwe gebruikers, besturen en vergaderingen maken. Figuur 3.3 Homepage Boardroom web-applicatie Het kopje OVERVIEWS kunt u overzichten vinden van; committees, login accounts en past meetings. Verder heeft u de volgende functies onder REPORTS; openstaande taken; alle openstaande taken van personen per vergadering bibliotheken; overzicht van bibliotheken rapport maken; zelf een overzicht maken van specifieke informatie overige functies; systeeminstellingen (alleen voor ervaren gebruikers) Met de agendaviewer heeft u binnen de Boardroom online back-office een overzicht van alle vergaderingen van een bepaalde maand, week of dag. 24

Selecteren en filteren per bestuur: Door te klikken op de verschillende besturen in de rechterkolom van de Agendaviewer kunt u Vergaderingen filteren. Wanneer u opnieuw op het geselecteerde bestuur klikt zal de volledige lijst weer worden weergeven. Door te klikken op een vergadering in het overzicht navigeert u direct naar de Vergadering zelf. In de AgendaViewer heeft u verscheidene mogelijkheden om te navigeren: Pijlen <>: Navigeer door de maanden/weken/dagen. Links verleden en Rechts toekomst. Vandaag: Navigeer direct naar de huidige maand/week/dag Maand: Vergaderingen in maandweergave Week: Vergaderingen in weekweergave Dag: Vergaderingen in dag weergave Full screen button: AgendaViewer full screen modus aan- of uitzetten Figuur 3.4 Navigatie-balk voor de AgendaViewer 3.1 Gebruikers Om te kunnen vergaderen zullen er eerst gebruikers moeten worden aangemaakt. Deze gebruikers zullen vervolgens met hun loginaccount toegang hebben tot Boardroom om te kunnen vergaderen. Voordat u uitleg krijgt hoe een gebruiker wordt aangemaakt zullen we de verschillende gebruikers met gebruikersrechten behandelen. De binnen uw organisatie aangewezen Administrator beheert de toegang tot de applicatie door gebruikers van een Useraccount te voorzien, bestaande uit een Username en Password. Daarnaast bepaalt de Administrator welke (systeem)rechten u in Boardroom heeft. 3.1.1 Administrator Uw organisatie zal Administrators moeten toewijzen die gedurende het gebruik van Effacts Boardroom als enige gemachtigd zijn om Username en Password te verstrekken. Verder hebben gebruikers met een Administrator account toegang tot alle delen van het systeem met daarin inbegrepen alle besturen, vergaderingen en vergaderstukken. Een Administrator zal ongeacht de rol die hij/zij inneemt in een bestuur (Bestuurslid/ Secretaris) onbeperkte gebruikersrechten blijven behouden in het systeem. 3.1.2 User (Secretaris & Bestuurslid) Een User heeft toegang tot Boardroom, enkel en alleen voor de besturen en vergaderingen waarin hij/zij in deelneemt. Deze deelname wordt bepaalt aan de hand van de rol die hij/zij heeft in een bestuur; Secretaris of Bestuurslid. 3.1.2.1 Secretaris (User) Binnen Effacts Boardroom kunnen Secretarissen van een bestuur/vergadering stukken toevoegen en verwijderen. Zij zijn de aangewezen personen voor het beheren van vergaderingen van het bestuur/de besturen waarin zij deelnemen. 25

Het toewijzen van een Secretaris gebeurt in eerste instantie door de Administrator. De Secretaris kan nadat hij/zij is toegevoegd aan een bestuur zelf aanpassingen maken aan het bestuur en de vergaderingen. 3.1.2.2 Bestuurslid (User) Een Bestuurslid heeft enkel recht om vergaderstukken te zien van besturen en vergaderingen waarin hij/zij deelneemt. Het toewijzen van een Bestuurslid gebeurt door de Administrator of Secretaris (van een specifiek bestuur). Alvorens een gebruiker als Bestuurslid wordt aangemerkt zal hij/zij een useraccount moeten aanvragen bij de Administrator. Onderstaand ziet u een overzicht van de rechten die een loginrol en/of een bestuursrol heeft in het systeem (de rol User zal altijd in combinatie zijn met een bestuursrol). Toegang tot User - Bestuurslid User - Secretaris Administrator Vergaderingen in Effacts Boardroom App Annotaties maken op documents in Effacts Boardroom App Creeeren en wijzigen van committees / Creeeren en wijzigen van vergaderingen / User Management System Configuration Management NOTE: U kunt met zowel een User als een Administrator account worden aangemerkt als Bestuurslid en/of Secretaris van een bestuur. Echter, met een Administrator account zal u onbeperkte rechten blijven behouden ongeacht de rol in het bestuur. De User account in combinatie met de bestuursrol is daarom de meest gebruikte rol voor de gebruikers, die de gebruiker beperkt tot de toegewezen besturen en vergaderingen. 26

3.2 Aanmaken nieuwe gebruiker (NEW: LOGIN) Nieuwe gebruikers dienen enkel en alleen vanaf de Homepage te worden aangemaakt. U dient bij het invoeren van een nieuwe gebruiker (Figuur 3.5) er rekening mee te houden dat het emailadres gelijkstaat aan de gebruikersnaam voor het inloggen. Een gebruikersnaam kan slechts eenmalig worden ingevoerd, het is niet mogelijk om hierin een aanpassing te maken. Indien er een wijziging in het emailadres dient plaats te vinden zult u een nieuw account moeten creëren voor deze gebruiker. OPGELET! U dient bij het verwijderen van een account er rekening mee te houden dat ook de Annotaties van deze gebruiker verloren gaan. Een nieuwe gebruiker krijgt automatisch de loginrol User mee. Indien de gebruiker Administrator rechten dient te krijgen navigeert u naar de account van de persoon en kunt u dit wijzigen via > Edit login account. Om de persoon toegang te geven tot Boardroom hoeft u alleen nog een password te sturen, hiervoor kiest u > Mail new password (Figuur 3.6). Op dat moment zal de gebruiker een email ontvangen met daarin een automatische gegenereerd wachtwoord. De gebruiker kan met diens gebruikersnaam (dat reeds bekend moet zijn bij de gebruiker) en de automatisch gegenereerde wachtwoord inloggen. Na het inloggen zal de gebruiker gevraagd worden om een nieuw wachtwoord in te stellen. Indien u wijzigingen wilt aanbrengen aan de persoonsgegevens klikt u op > Edit person. Figuur 3.5 Create person scherm NOTE: De annotaties die u maakt worden lokaal op uw ipad opgeslagen en zijn gebonden aan uw Boardroom gebruikersaccount. Het verwijderen van een gebruikersaccount betekent ook de verwijdering van alle annotaties die hieraan zijn verbonden. 27

Figuur 3.6 Persoonsgegevens scherm en menuopties De > Other functions is voorbehouden aan zeer ervaren gebruikers u kunt voor vragen hierover contact opnemen met Effacts (support@effacts.com of bellen naar Effacts Support Telefoondesk). 3.3 Aanmaken nieuw Bestuur (NEW: COMMITTEE) Een bestuur wordt in Effacts via de Homepage aangemaakt. U dient een naam voor het bestuur op te geven (Figuur 3.7), vervolgens kunt u enkele of meerdere bestuursleden toevoegen. Onder de knop > More kunt u tevens een secretaris benoemen of een bibliotheek toevoegen (Figuur 3.8). Figuur 3.7 Committee creeër scherm Figuur 3.8 Bestuur scherm en menuopties 28

3.4 Aanmaken nieuwe Vergadering (NEW: MEETING) Nieuwe vergaderingen kunnen vanuit twee perspectieven worden gemaakt: Vanuit een bestaand Bestuur; hiervoor navigeert u vanaf de Homepage naar de OVERZICHTEN: BESTUREN en selecteert u het betreffende bestuur waarvoor u een vergadering wilt maken. Vanuit dit bestuur kiest u > NEW MEETING. Het Bestuur wordt in het invoerveld automatisch voor u ingevuld. Direct vanaf de Homepage; onder het kopje NEW kiest u > MEETING. Het verschil met voorgaande is dat u hier zelf het bijbehorende bestuur dient te selecteren voor deze nieuwe vergadering. Indien u voor de 2 e optie kiest voor het aanmaken van een vergadering zult u zelf het bestuur moeten kiezen waarvoor er een vergadering moet worden aangemaakt (Figuur 3.9). Figuur 3.9 Vergader aanmaak scherm 29

3.4.1 Agenda item Agenda items zorgen voor structuur in uw vergadering. Zodra u een vergadering heeft aangemaakt kunt u een Nieuw Agenda Item maken. Hiervoor klikt u, vanuit de aangemaakte vergadering, op de knop > Nieuw Agenda Item (Figuur 3.10). Figuur 3.10 Vergadering scherm met menuopties: Agenda items Reeds aangemaakte agenda items kunt u sorteren door op de knop Verander agenda index en de items te herstructureren door ze van plaats te verslepen met uw cursor (Figuur 3.11). Figuur 3.11 Agenda index functie 30

3.4.2 Vergaderstukken (Annex genaamd in de web-applicatie) Vergaderstukken, Annexen genaamd in de webapplicatie, zijn de documenten (PDF, MS WORD, MS EXCEL, etc.) of bijlagen die u toevoegt aan een Agenda Item. Aan een Agenda Item kunt u meerdere annexen hangen. Annexen kunnen tevens worden geherstructureerd, zoals beschreven in voorgaande paragraaf. Hiervoor navigeert u naar de specifieke Agenda item dat meer dan een onderliggende vergaderstuk. 3.4.3 DocumentViewer In de DocumentViewer kunt u vergaderstukken bekijken en annotaties toevoegen vanuit de online back-office. De DocumentViewer vindt u via de betreffende vergadering onder de tab Agenda Documenten (Figuur 3.12 en Figuur 3.13). Figuur 3.12 DocumentViewer voorbeeld 1 31

Figuur 3.13 DocumentViewer voorbeeld 2 32

In de DocumentViewer vindt u verschillende navigatie knoppen en tools hieronder de lijst met uitleg van de functies: Linker kolom: Overzicht van alle agenda items met aanhagende documenten Document button: Enkele pagina weergave Multi document button: Totale pagina overzicht weergave Dubbele pijlen horizontaal: Document in viewer horizontaal pagina vullend Dubbele pijlen verticaal: Document in viewer verticaal pagina vullend Plus en Min buttons: In- en uitzoomen Navigatie in document: Naar vorige/volgende pagina navigeren Zoekbalk: Zoeken naar woorden in document Navigatie in documentviewer: Naar vorige/volgende document navigeren Volledig scherm button: DocumentViewer in volledigscherm Highlight tool: Markeren van een woord of stuk tekst in het document Notitie tool: Het plaatsen van een notitie in het document Teken tool: Tekenen in een document Verwijderen: Het verwijderen van annotaties (markering, notitie, tekening) Zichtbaarheid annotaties: Wel/Niet weergeven van annotaties 33

Hieronder vindt u een uitgebreide beschrijving van de annotatie functies: Zoekfunctie (Figuur 3.14): Met de zoekbalk kunt u heel gemakkelijk woorden opzoeken in het betreffende document. In de linker kolom kunt u door het document navigeren. Door op het vergrootglas te klikken kunt u ook door het document navigeren op basis van het zoekwoord. Figuur 3.14 Zoekfunctie in de DocumentViewer 34

Highlight (Figuur 3.15): In de DocumentViewer kunt u woorden of teksten markeren met de Highlight tool. U kunt kiezen uit verschillende kleuren. Met rechtermuisknop ingedrukt, over de betreffende tekst te bewegen zal dit worden gemarkeerd met de gekozen kleur. Figuur 3.15 DocumentViewer en highlights Note (Figuur 3.16): Het maken van een notitie doet u doormiddel van de Create note tool. Zodra de tool actief is zult u een notitieblok kunnen plaatsen in het document en hierin tekst verwerken. Figuur 3.16 DocumentViewer en notitieblok 35

Draw (Figuur 3.17): U kunt ook tekenen in een document met gebruik van de Draw tool. De tekentool geeft een optie van vier kleuren en is simpel toe te passen door met de potlood over het document te bewegen. Figuur 3.17 DocumentViewer en tekenen Verwijderen annotaties: Als u annotaties wilt verwijderen kunt u gebruik maken van de Delete tool. U klikt de annotatie in het document aan of selecteert de tekst met uw cursor en drukt vervolgens op Delete. Hierna vraagt het systeem om een bevestiging en kunt u de annotatie definitief verwijderen. 3.4.4 Overige Boardroom vergaderfuncties Naast het creëren van de agenda voor de vergadering zijn er nog een aantal belangrijke zaken die u kunt uitvoeren of toevoegen tot het dossier van de vergadering (Figuur 3.18): Stuur uitnodiging: Outlook/Agenda verzoek Genodigde toevoegen: uitnodigen van een bestaande gebruiker (die niet in dit bestuur zit) voor deze vergadering Mail agenda: Mailen van de agenda naar de bestuursleden of anderen middels CC of BCC lijst (zonder bijlagen) Nieuwe notulen: invoeren van de vergadernotulen Nieuw besluit: invoeren van besluit(en) Nieuwe taak: een taak voor een of meer gebruikers aanmaken met daaraan een gekoppelde deadline (op basis van deze datum wordt één week voor de deadline automatisch een Alert per email verstuurd vanuit het systeem) Kopieer vergadering: met deze functie maakt u een kopie van de vergadering voor het desbetreffende bestuur (deze zet u door naar een nieuwe datum) 36

Figuur 3.18 Vergadering scherm en menuopties 3.5 Rapporten Op de Homepage vindt u onder de kop Rapporten standaard en custom overzichten van: Openstaande taken: toegewezen taken die nog dienen te worden uitgevoerd Bibliotheken: bibliotheken van de verschillende besturen waar documenten staan opgeslagen en alleen toegankelijk is voor personen van het betreffende bestuur. Rapport maken: hiermee kunt u custom rapportages uitdraaien van de database Overige functies: voorbehouden aan zeer ervaren Boardroom gebruikers u kunt voor vragen hierover contact opnemen met Effacts (support@effacts.com of bellen naar Effacts Support). 3.5.1 Rapport maken Met Rapport maken kunt u rapportages uitdraaien op basis van de door u gekozen type. Uw loginrol binnen het systeem bepaald welke typen u kunt selecteren (Figuur 3.19). De administrator kan dit per rol aanpassen indien noodzakelijk. Figuur 3.19 Rapport: selecteer type 37

Selecteer type (Figuur 3.20): Het type dat u kiest is bepalend voor de selectie van velden in het rapportage. Wanneer u bijvoorbeeld voor Agenda item kiest krijgt men andere selectievelden voor het rapport dan bijvoorbeeld Document. Zien en filter (Figuur 3.21): In het volgende scherm kunt u de velden die u wilt weergeven en de velden waarop u wilt filteren kiezen. In de kolom Zien kunt u aangeven welke velden in het rapport getoond moeten worden. In de kolom Filter kunt u, per veld, aangeven waarop het betreffende veld in het rapport gefilterd moet worden. Figuur 3.20 Selecteer velden scherm Rapport instellen: Hieronder een voorbeeld met de waarden waarop het rapport zal worden opgemaakt. Het veld Onderwerp wordt gefilterd op de tekst test en ook de annexen zullen worden getoond. Figuur 3.21 Selecteer velden scherm en filter functie 38

Toon extra opties (Figuur 3.22): U kunt ook Toon extra opties kiezen om meer velden te kunnen tonen of filteren in het rapport. Hiermee zal het rapport nog specifieker uitvoert kunnen worden. Zodra u alle velden heeft gedefinieerd drukt u op Zoeken en genereerd het systeem een rapport. Figuur 3.22 Selecteer velden scherm met extra opties aan Rapport overzicht (Figuur 3.23): In de rapport zelf kunt u ook filteren en sorteren: Sorteren door op het grijze gedeelte van de kolombalk te klikken (zie zwarte pijltje) Filteren door een zoekwoord in de witte balk boven de kolom in te voeren Rapport exporteren naar WORD, PDF, EXCEL en E-MAIL met gebruik van icoontjes 39

Figuur 3.23 Voorbeeld rapport met een overzicht van alle agenda items 3.6 Algemene functies (Effacts) In deze paragraaf behandelen we de functionaliteiten die u in al onze producten treft en dat wordt geïllustreerd in afbeelding (Figuur 3.24). Taalinstelling: u heeft de mogelijkheid om tussen de talen Engels en Nederlands te wisselen Lettertypegrootte: U kunt de lettergrootte van het scherm verkleinen of op standaard laten staan Home: u navigeert terug naar de Homepage via de Home knop of uw bedrijfslogo Favorieten: De pagina waarop u staat kunt u als favoriet aanmerken door op het ster icoon te klikken (deze licht geel op). In de zwarte balk kunt u via de favorieten icoon weer snel terug navigeren naar deze pagina. Clipboard: U kunt documenten op het clipboard plaatsen, door deze aan te klikken licht het clipboard icoon op. Via de zwarte balk bovenaan kunt u het document dat op uw clipboard is geplaatst mailen of verplaatsen naar een ander pagina waar u op dat moment heen navigeert. Wissel database: Indien u meer producten van Effacts bezit kunt u wisselen van Databases door hierop te klikken en een de Database van uw keuze selecteren Uitloggen: U wilt uw sessie beëindigen, hiervoor logt u uit zodat er geen ongewenste wijzigingen door onbevoegden kunnen worden gemaakt. Zoekfunctie: Middels het selecteren van een zoekcategorie en trefwoorden kunt u binnen de Effacts database zoeken. 40

Figuur 3.24 Algemene functies Effacts 41

4 Effacts Support 4.1 Weblinks 4.2 Effacts Support contactinformatie Effacts Support Website: http://www.effacts.com/en/support Telefoon: +31 20 330 16 82 Email: support@effacts.com Effacts instructiefilmpjes: http://vimeo.com/effacts/videos 42