17 september 2014 Gemeente Leeuwarderadeel Eindrapportage naar aanleiding van onderzoek naar de eventuele uittreding van de gemeente Leeuwarderadeel uit de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid
2
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 5 1.1 Onderzoeksvraag... 5 1.2 Onderzoeksaanpak... 6 1.3 Leeswijzer... 6 2. Conclusie en advies... 7 2.1 Conclusie... 7 2.2 Advies... 7 2.3 Houtskoolschets voor de aanpak... 8 3. Scenario 1: Uittreding per 1 januari 2016... 11 3.1 Uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016... 11 3.2 Financiële consequenties van de uittreding per 1 januari 2016... 12 3.3 Tijdelijk uitbesteden van diensten aan gemeente Leeuwarden... 16 3.3.1 Organisatorische impact... 17 3.3.2 Beleidsmatige impact... 17 3.3.3 Financiële impact... 17 3.4 Analyse uittredingsvergoeding vs. uitvoeringskosten Leeuwarden... 19 4. Scenario 2: Liquidatie van de Dienst per 1 januari 2018... 21 4.1. Overgang per 1 januari 2018: Dienst wordt opgeheven... 21 4.1.1 Organisatorische impact... 21 4.1.2 Financiële impact... 22 4.2 Impact van de fusie met gemeente Leeuwarden... 25 4.2.1 Beleidsmatige impact... 25 4.2.2 Organisatorische/juridische impact... 26 4.2.3 Financiële impact... 26 4.3 Analyse uittredingsvergoeding 2016 vs. liquidatiekosten 2018... 27 Bijlage 1 Geïnterviewden... 29 Bijlage 2 Gebruikte documenten... 30 Bijlage 3 Arbeidsrechtelijke consequenties... 31 Bijlage 4 Verschillen in beleid... 34 Bijlage 5 Wet arhi, artikel 41... 38 3
4
1. Inleiding De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest Fryslân (vanaf hier de Dienst ) is een Gemeenschappelijke Regeling (GR) van de gemeenten het Bildt, Ferwerderadiel, Franekeradeel, Harlingen, Leeuwarderadeel, Menameradiel, Terschelling en Vlieland. Gemeente Ferwerderadiel treedt per 1 januari 2015 uit de Dienst. Per 1 januari 2018 zal, als gevolg van de gemeentelijke herindelingen in de provincie Friesland, de gemeente Leeuwarderadeel fuseren met de gemeente Leeuwarden ( de fusiegemeente ). Daarnaast zullen de gemeenten Franekeradeel, Het Bildt en Menameradiel per 1 januari 2018 fuseren tot de nieuwe gemeente Westergo. Voor de gevolgen van deze herindelingen op de Dienst hanteert de Dienst het volgende uitgangspunt: De Dienst wordt per fusiedatum, uiterlijk 1-1-2018, opgeheven en als afdeling gepositioneerd in de gemeente Westergo (Toekomstschets Dienst 2013, p.26). Aangezien de gemeente Leeuwarderadeel per 1 januari 2018 deel uit gaat maken van een sociale dienst samen met fusiepartner gemeente Leeuwarden, zal zij vanaf dat moment geen gebruik meer maken van de Dienst. De gemeente Leeuwarderadeel wil onderzoeken of zij uit de Dienst zal treden bij opheffing per 1 januari 2018 óf, indien dat financiële voordelen oplevert, reeds uit zal treden per 1 januari 2016. Het takenpakket zou in dat geval ondergebracht worden bij de gemeente Leeuwarden, vooruitlopend op de herindeling. 1.1 Onderzoeksvraag De gemeenteraad van de gemeente Leeuwarderadeel heeft het college van burgemeester en wethouders (B&W) verzocht te onderzoeken wat de gevolgen van uittreding in de verschillende scenario s zijn. Het college van B&W van gemeente Leeuwarderadeel heeft vervolgens Deloitte de volgende opdracht verstrekt: 1. Onderzoek de gevolgen van uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016 (Scenario 1) voor de gemeente Leeuwarderadeel, inclusief een kosten-batenanalyse. Onderzoekaspecten zijn: a. Juridische impact en uittredingsvergoeding aan de Dienst. b. Impact van tijdelijke uitbesteding van diensten aan de gemeente Leeuwarden op organisatorisch, beleidsmatig en financieel gebied (overbrugging 2016 tot 2018). 2. Onderzoek de gevolgen van liquidatie van de Dienst per 1 januari 2018 (Scenario 2) voor de gemeente Leeuwarderadeel, inclusief een kosten-batenanalyse. Onderzoekaspecten zijn: a. Organisatorische/juridische en financiële afwikkeling van de liquidatie van de Dienst. b. Impact van de fusie met de gemeente Leeuwarden op beleidsmatig, organisatorisch/juridisch en financieel gebied. 3. Vergelijk beide scenario s op het gebied van kosten en baten op zowel financieel, organisatorisch/juridisch als beleidsmatig gebied en breng een advies uit. 5
1.2 Onderzoeksaanpak Het onderzoek bestond uit een viertal stappen. Stappenplan onderzoek uittreding gemeente Leeuwarderadeel uit de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Stap 1: Voorbereiding Stap 2: Inventarisatie feiten en meningen Stap 3: Analyse Stap 4: Rapportage en advies Bij het voorbereiden en inventariseren van feiten en meningen hebben we gebruik gemaakt van documenten en interviews. De documenten en interviews die geanalyseerd zijn betreffen drie partijen: de directie van de Dienst, het bestuur en de directie van gemeente Leeuwarderadeel en de betrokken wethouder en management namens de gemeente Leeuwarden. Voor de lijst met geïnterviewden, zie Bijlage 1. Voor de lijst met gebruikte documenten, zie Bijlage 2. De uitkomsten van de afweging tussen de verschillende scenario s worden gepresenteerd in een advies voor de gemeente Leeuwarderadeel. Om tot deze afweging te komen zijn de uitkomsten van de inventarisatie (documentenstudie en interviews) per scenario geanalyseerd aan de hand van een kosten-batenanalyse in combinatie met organisatorische, juridische, beleidsmatige aspecten. Onze bevindingen inzake de Dienst en de gemeente Leeuwarden zijn besproken met en gevalideerd door de geïnterviewden in de vorm van het voorleggen van de conceptteksten van deze rapportage. De reacties naar aanleiding van de validatie zijn door ons getoetst en verwerkt. 1.3 Leeswijzer In dit hoofdstuk (1) zijn de opdracht en de aanpak beschreven. Hoofdstuk 2 bevat de onze conclusie en het advies. De hoofdstukken 3 en 4 bevatten een beschrijving van de impact van respectievelijk Scenario 1 en Scenario 2. 6
2. Conclusie en advies Hoofdstuk 2 bevat achtereenvolgens de conclusie van het onderzoek, ons advies en een en een uitwerking van ons advies in de vorm van een houtskoolschets. 2.1 Conclusie De conclusie naar aanleiding van het onderzoek is dat een uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016 en het tegelijkertijd overhevelen van de taken van de Dienst naar de gemeente Leeuwarden niet haalbaar is. Deze conclusie komt in de eerste plaats voort uit onze constatering dat de gemeente Leeuwarden, gelet op de ontwikkelingen in het Sociaal Domein en de eigen organisatie, het volledig overnemen van de taken per 2016 niet wenselijk en verantwoord acht. De tweede constatering die leidt tot onze conclusie is dat uit onze analyse niet blijkt dat een uittreding per 1 januari 2016 voor gemeente Leeuwarderadeel (scenario 1) in financieel opzicht aantrekkelijker zou zijn dan de liquidatie van de Dienst in 2018 in combinatie met de herindeling (scenario 2). Hoewel onze berekeningen alleen een indicatie geven van de financiële impact van uittreding uit de Dienst of liquidatie van de Dienst, geven deze een goed beeld van de kostencomponenten waarmee rekening moet worden gehouden en de bijbehorende risico s. Uit onze financiële analyse blijkt dat: De uitvoering bij Leeuwarden weliswaar financiële voordelen met zich mee zou kunnen brengen (naar de huidige inzichten ca. 80.000 in 2 jaar), maar dat de uittredingsvergoeding naar verwachting veel hoger zal zijn. Ter indicatie: wij zijn uitgegaan van een uittredingsvergoeding van maximaal 1 miljoen voor alleen de financiële schade die verband houdt met de overhead van de Dienst. De maximale kosten van zowel uittreding als liquidatie ca. 2,5 miljoen bedragen. Scenario 2 (liquidatie van de Dienst) biedt echter meer kansen op aanzienlijke beperking van de financiële schade. De langere aanloopperiode (liquidatie vindt 2 jaar later plaats dan uittreding volgens scenario 1) ligt hieraan ten grondslag. Bovendien is voor de dekking van de schade in 2018 de herindelingsvergoeding uit het gemeentefonds beschikbaar. Vanuit beleidsmatig oogpunt is onze constatering dat een verschil in beleid geen doorslaggevende factor vormt met betrekking tot de timing van een overdracht van taken naar gemeente Leeuwarden. Het beleid van gemeente Leeuwarderadeel/de Dienst en dat van gemeente Leeuwarden vertoont qua doelstellingen namelijk sterke overeenkomsten. Wel zijn er verschillen tussen beide gemeenten te duiden in de uitvoering van het beleid. Zo wordt in de gemeente Leeuwarderadeel in het Sociaal Domein gewerkt met integrale gebiedsteams, terwijl in gemeente Leeuwarden per gebied (wijk) onderscheid wordt gemaakt naar Jeugd en Gezin en overige doelgroepen. Andere verschillen hebben bijvoorbeeld betrekking op het aanbod van minimaregelingen. In beide scenario s is harmonisatie van beleid(suitvoering) noodzakelijk. Door harmonisatie vroegtijdig in te zetten kan de impact verkleind worden. Gemeenten kunnen de beschikbare tijd (in scenario 2 is deze 2 jaar langer) gebruiken om de verschillen te verkleinen en daarmee de consequenties voor burgers en de organisaties te beperken. 2.2 Advies Gelet op onze conclusie is ons advies aan de gemeente Leeuwarderadeel om scenario 1 te laten rusten en nu reeds voorbereidingen te treffen op scenario 2. Wij zijn van mening dat het voor alle partijen (gemeente Leeuwarderadeel, gemeente Leeuwarden, de Dienst en de daarin deelnemende gemeenten) van belang is om onnodige (financiële) schade te voorkomen en te streven naar een optimale overgang van de huidige situatie (uitvoering 7
taken door de Dienst) naar de toekomstige situatie (uitvoering door de fusiegemeente en de gemeente Westergo). Juist in de relatief lange aanlooptijd tot 2018 liggen de mogelijkheden om dit te realiseren. Wij hebben bij dit advies onderstaande aspecten overwogen: De herindelingen leiden er hoe dan ook toe dat situatie rondom de Dienst in 2018 verandert. Dat is nu reeds duidelijk. De Dienst zal conform het standpunt van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling ophouden te bestaan en worden opgenomen in de gemeente Westergo. De in de Dienst deelnemende gemeenten (of hun rechtsopvolgers) zijn verantwoordelijk voor de afwikkeling van de liquidatie en de bijbehorende financiële gevolgen. Het tijdpad tot de liquidatie bedraagt ruim 3 jaar. Deze periode biedt de deelnemende gemeenten de mogelijkheid te anticiperen en de financiële schade aanzienlijk te beperken. Ter illustratie: bij de liquidatie van de intergemeentelijke sociale dienst (ISD) Zuidwest Fryslân in Bolsward is men er op deze wijze in geslaagd de financiële schade nihil te laten zijn. Onderstaand kader geeft de succesfactoren weer: Praktijkvoorbeeld ISD Zuidwest Fryslân te Bolsward De ISD is vanwege een gemeentelijke herindeling geliquideerd. De deelnemende gemeenten hebben de financiële schade kunnen beperken tot nihil. De belangrijkste succesfactoren waren: Samenwerking: De bereidheid tot samenwerking om het gezamenlijke belang, het beperken van schade, te realiseren. Personeel: Er was een duidelijk strategisch personeelsbeleid. De ISD heeft in een aantal jaren ervoor gezorgd dat het aantal personeelsleden in vaste dienst overeen kwam met het aantal personeelsleden die paste in de formatie van de nieuwe organisatie. Er is niemand ontslagen. Activa: Met betrekking tot de activa waren afspraken gemaakt dat één partij de activa overnam. De reserves op de balans waren tot een minimum beperkt. Doorlopende contracten: Er zijn geen verplichtingen meer aangegaan met financiële gevolgen na de liquidatiedatum. Liquidatiekosten: Door eenvoudige en soepele besluitvorming en door goed onderlinge afspraken te maken zijn de kosten voor liquidatie beperkt gebleven. De gemeente Leeuwarden heeft aangegeven bereid te zijn met gemeente Leeuwarderadeel mee te denken over de wijze waarop de taken van de Dienst zo optimaal mogelijk kunnen worden overgedragen, zowel beleidsmatig als organisatorisch. Wij vinden het, gelet op het gemeenschappelijke belang om de schade te beperken en een optimale overdracht van taken te realiseren, voor de hand liggen dat een aanpak als hierboven geschetst door de Dienst en de gemeente Leeuwarderadeel op korte termijn wordt verkend en dat de gemeente Leeuwarden hierbij wordt betrokken. Hieronder doen wij in de vorm van een houtskoolschets een aantal suggesties voor de uitwerking van ons advies. 2.3 Houtskoolschets voor de aanpak In deze paragraaf geven wij een zogenaamde Houtskoolschets voor de uitwerking van ons advies. Het betreft een aanpak die in eerste instantie bestaat uit vier stappen. De stappen zijn bedoeld om een optimale overdracht van taken met een zo beperkt mogelijke financiële schade te bereiken. In onderstaand figuur is de aanpak schematisch weergegeven/ 8
De eerste drie stappen zouden prioriteit moeten hebben om zo de aanlooptijd van ruim 3 jaar optimaal te benutten. Van belang is om zo spoedig te starten, zodat er zo veel mogelijk tijd overblijft voor het realiseren van het doel. De stappen: 1. Verkennen en vaststellen bestuurlijke bereidheid om te komen tot afspraken over de aanpak tussen de betrokken partijen, namelijk de individuele gemeenten, de Dienst en de gemeente Leeuwarden. 2. Vaststellen van bestuurlijke kaders voor het uitwerken van de aanpak, waaronder eventueel het verkennen van de opties om de komende jaren geleidelijk taken en personeel over te dragen van de Dienst naar de gemeente Leeuwarden. Hiermee kan de liquidatieschade worden beperkt en kan een optimale overgang naar de fusiegemeente worden gerealiseerd. 3. Opstellen van de contouren voor een liquidatieplan (zie paragraaf 4.1). Aan de hand van dit plan kan vervolgens worden uitgewerkt op welke wijze de financiële schade verder kan worden beperkt, gebruik makend van de voorbeelden uit de casus van de ISD Zuidwest Fryslân. 4. Vaststellen van afspraken naar aanleiding van stap 2 en 3 en het geven van uitvoering hieraan. 9
10
3. Scenario 1: Uittreding per 1 januari 2016 In dit hoofdstuk wordt het eerste scenario besproken: de gevolgen van uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016. Allereerst zijn de organisatorische, juridische en financiële impact van het uittreden uit de Dienst onderzocht. Aan de hand van deze impact is een indicatieve uittredingsvergoeding bepaald. Daarnaast zijn ook de beleidsmatige, organisatorische en financiële impact van het tijdelijk (1 januari 2016 tot 1 januari 2018) uitbesteden van diensten aan de gemeente Leeuwarden geanalyseerd. 3.1 Uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016 In de GR van de Dienst staat in artikel 27 vanaf lid 4 het volgende beschreven over uittreding uit de Dienst: 4. Het bestuur van een van de deelnemende gemeenten kan tot uittreding besluiten. 5. Van het besluit als bedoeld in het voorgaande lid wordt uiterlijk drie kalendermaanden voor het einde van het kalenderjaar kennis gegeven aan het algemeen bestuur. 6. De uittreding vindt niet eerder plaats dan op 31 december van het jaar volgend op het jaar waarin het algemeen bestuur van het besluit genoemd in lid 4 en 5 in kennis is gesteld. 7. De financiële schade die door de uittreding aan de dienst is toegebracht wordt, inclusief de hierdoor ontstane wachtgeldverplichtingen, aan de uittredende gemeente in rekening gebracht. 8. Voor de vaststelling van de financiële schade als bedoeld in lid 7 wordt door de dienst en de uittredende gemeente, gezamenlijk, advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van de deskundige in de vorige zin genoemd is voor partijen bindend. Rollen gemeente Leeuwarderadeel ten opzichte van de Dienst De relatie van de gemeente Leeuwarderadeel met de Dienst kent twee gezichten: de gemeente is afnemer van de Dienst en tegelijkertijd bestuurder van de Dienst. In de rol van afnemer neemt de gemeente Leeuwarderadeel een aantal diensten af die de Dienst uitvoert. Uittreding van de gemeente Leeuwarderadeel betekent dat de Dienst deze taken voor Leeuwarderadeel niet meer hoeft uit te voeren. In de rol van bestuurder is de gemeente Leeuwarderadeel vertegenwoordigd in het bestuur van de Dienst, via het algemeen of het dagelijks bestuur. De gemeente Leeuwarderadeel draagt als bestuurder dan ook een verantwoordelijkheid in de afwikkeling van de gevolgen van uittreding en dit komt tot uiting in het hierboven weergegeven artikel 27, lid 7. Als beide rollen aan elkaar worden verbonden kan worden gesteld dat de uittreding van Leeuwarderadeel betekent dat het aantal cliënten van de Dienst afneemt, dat dit gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering van de Dienst en dat de gemeente verantwoordelijkheid draagt voor een goede afwikkeling van deze gevolgen. De hiermee samenhangende uittredingsvergoeding is door ons, in lijn met de gekoppeld aan de verantwoordelijkheden die samenhangen met de hierboven geschetste rollen. Hiermee wordt een vervolg gegeven aan de wijze waarop de financiële schade van de uittreding van de gemeente Ferwerderadiel eind 2013 is bepaald. 11
3.2 Financiële consequenties van de uittreding per 1 januari 2016 Zoals in paragraaf 3.1 beschreven, heeft de formele uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016 financiële consequenties voor de gemeente Leeuwarderadeel. Immers, conform artikel 27 lid 7, dient de gemeente de Dienst te vergoeden voor de financiële schade die zij veroorzaakt met haar uittreding. In deze paragraaf worden de organisatorische, juridische en financiële gevolgen beschreven; zij bepalen gezamenlijk de hoogte van de financiële schade en daarmee de hoogte van de uittredingsvergoeding. De organisatorische, juridische en financiële gevolgen zijn nauw met elkaar verweven en worden integraal beschreven per onderdeel van de uittredingsvergoeding. In 2013 heeft, in opdracht van de gemeente Ferwerderadiel en de Dienst, een onderzoek plaatsgevonden naar de uittreding van de betreffende gemeente uit de Dienst. Op basis van dit onderzoek is een overeenkomst gesloten tussen de gemeente en de Dienst over de hoogte van de uittredingsvergoeding die de gemeente Ferwerderadiel aan de Dienst verschuldigd is. De aanpak vormt de basis voor het berekenen van de financiële schade van de uittreding van de gemeente Leeuwarderadeel per 1 januari 2016. Daarbij is rekening gehouden met de actuele situatie bij de Dienst. Belangrijk om te vermelden is dat de door ons berekende financiële schade door ons niet is vertaald naar een uittredingsvergoeding die redelijk en billijk is. Naar aanleiding van een formeel verzoek van Leeuwarderadeel tot uittreding zal de uittredingsvergoeding worden bepaald in een onafhankelijk onderzoek. De door ons bepaalde financiële schade is daarmee alleen indicatief voor de hoogte van de uiteindelijke uittredingsvergoeding. De berekeningen in deze paragraaf zijn gebaseerd op gegevens uit de Concept Begroting 2015 van de Dienst, aangevuld met overige gegevens van de Dienst (zie Bijlage 3 voor gebruikte documenten). De uittredingsvergoeding bestaat uit, en wordt beschreven aan de hand van, de volgende onderdelen: Afwikkeling boventallig personeel; Bijdrage in de apparaatslasten van de Dienst; Afwikkeling balans; Projectmanagement. Afwikkeling boventallig personeel Het uittreden uit de Dienst en het daarmee samenhangende lagere werkaanbod hebben tot gevolg dat de benodigde personele capaciteit van de Dienst zal afnemen. In deze sectie zal allereerst de benodigde personele capaciteit bepaald worden om daarna de mogelijke arbeidsrechtelijke en financiële gevolgen nader te duiden. De benodigde personele capaciteit is afhankelijk van het aantal cliënten van de Dienst. Met het uittreden van de gemeente Leeuwarderadeel zullen er cliënten wegvallen voor de Dienst. In onderstaande tabel is te zien dat de gemeente Leeuwarderadeel 1.780 cliënten heeft bij de Dienst op een totaal van 14.973 cliënten. Dit betekent dat de Dienst bij uittreding 11,9% van de cliënten verliest. 12
Aantal Aantal Programma Leeuwarderadeel Aantal totaal Leeuwarderadeel % Programma Participatie* 221 2.150 10,3% Programma Inkomen** 192 1.880 10,2% Programma Minimaregelingen*** 397 3.627 10,9% Programma WMO**** 970 7.316 13,3% TOTAAL 1.780 14.973 11,9% * Gemiddeld aantal cliënten 2015 (prognose) ** Aantallen per 1 januari 2015 (prognose) *** Aantal toegekende aanvragen 2015 (prognose) **** Aantallen per 1 januari 2015 (prognose) Tabel 1 Impact uittreding gemeente Leeuwarderadeel op aantal cliënten Dienst Op 1 augustus 2014 is 106,26 fte werkzaam bij de Dienst. Van deze 106,26 fte hangen de functies van 67,37 fte rechtstreeks samen met het aandeel cliënten van de Dienst. Welke functies dit zijn is te vinden in Bijlage 3. Het werkaanbod voor deze functies wordt direct beïnvloed door de afname van cliënten als gevolg van de uittreding. Rekening houdende met het aandeel van 11,9% van de gemeente Leeuwarderadeel in het cliëntenbestand van de Dienst, leidt de vermindering van het aantal cliënten tot omgerekend 8,02 fte aan boventalligheid (11,9% van de directe formatie van 67,37 fte). Wanneer de Dienst over gaat tot ontslag van (een gedeelte van) het directe personeel zijn de maximale kosten per fte 197.719 (zie Bijlage 3 voor een berekening). Bij een maximaal scenario, het ontslag van de volledige 8,02 fte, zullen de afwikkelingskosten van boventalligheid zodoende afgerond 1.600.000 bedragen. De werkelijke kosten van de afwikkeling van boventalligheid hangen echter samen met de volgende factoren: De mogelijkheid tot het meeverhuizen van de formatie (naar Dienst Leeuwarden of naar eigen formatie Leeuwarderadeel). Eventuele overige afspraken die door de gemeente Leeuwarderadeel met de Dienst worden gemaakt over het personeel. De duur van VNWV- en WW-trajecten. Over het algemeen maakt 30% van de medewerkers volledig gebruik van de WW- en de nawettelijke uitkering. Gelet op de gemiddelde leeftijd van de betreffende medewerkers en de werkgelegenheid in de Provincie Friesland is het echter aannemelijk dat dit percentage ongeveer 40% zal bedragen 1. Gezien de hierboven genoemde punten is het aannemelijk dat de werkelijke kosten lager zullen zijn dan de kosten van het maximale scenario. De gemeente Leeuwarderadeel heeft als uittredende partij de uiteindelijke en volledige verantwoordelijkheid voor de afwikkelingskosten; met haar uittreding veroorzaakt zij immers genoemde kosten. De kosten kunnen pas achteraf vastgesteld worden. Over de termijn waarbinnen de gemeente Leeuwarderadeel de boventalligheid moet oplossen, dienen de gemeente en de Dienst duidelijke afspraken te maken en deze ook vast te leggen. Bijdrage gemeente Leeuwarderadeel in de apparaatslasten van de Dienst De Concept Begroting 2015 bestaat uit de programmalasten- en baten en de apparaatslasten. Relevant voor de uittreding is de begroting apparaatslasten (tabel 2). Dit zijn de lasten van de organisatie van de Dienst die door de gemeenten op basis van verdeelsleutels gemeenschappelijk gedragen worden. De verdeling van de apparaatslasten over de deelnemende gemeenten vindt plaats naar rato van het aantal inwoners (30%) en het aantal cliënten/uitkeringsgerechtigden (70%). 1 Bron: www.hoelangwerkloos.nl 13
Aandeel Begroting Leeuwarderadeel Apparaatslasten 2015 Personeelslasten functies waarop uittreding impact 3.374.480 heeft. 398.720 Impact Wegvallende salarislasten vanwege boventalligheid 398.720 Personeelslasten overige functies 1.947.952 230.165 Overige personeelslasten 300.000 35.447 Huisvestingskosten 455.000 53.762 Automatiseringskosten 630.000 74.439 Organisatiekosten 255.000 30.130 Kosten werkzaamheden derden 94.000 11.107 Accountants- en advieskosten 95.000 11.225 Afschrijvingen materiële vaste activa 100.000 11.816 Cliëntparticipatie 32.000 3.781 Regionalisering Bbz/IOAZ 300.000 35.447 Sociale Recherche 93.000 10.989 Structurele weerstandscapaciteit 75.000 8.862 Subtotaal lasten 7.751.432 915.888 Af: Apparaatlasten uittreding Ferwerd (61.020) (7.210) Wegvallende dekking voor apparaatslasten 509.959 Totaal lasten 7.690.412 908.678 Dekking vanuit Participatiebudget 579.624 68.487 Af: Dekking uittreding Ferwerd (53.325) (6.301) Dekking vanuit Participatiebudget 526.299 62.186 Dekking Ferwerd (70% van 416k) 291.200 34.407 Totaal baten 817.499 96.593 Saldo 6.872.913 812.085 Tabel 2 Concept Begroting 2015 Apparaatslasten met aandeel gemeente Leeuwarderadeel Op basis van deze verdeling draagt Leeuwarderadeel 11,8% bij aan de totale apparaatslasten. Dit komt neer op een bedrag van 908.678 op de totale apparaatslasten van 7.690.412. Uittreding van de gemeente Leeuwarderadeel betekent zodoende voor de Dienst dat dekking wegvalt voor een bedrag van 908.678. Onderdeel van de apparaatslasten zijn de personeelslasten die betrekking hebben op de formatie waar de uittreding direct gevolgen voor heeft. Deze zijn onder punt 1 reeds besproken. De overige apparaatslasten waarvoor bij uittreding van gemeente Leeuwarderadeel structurele dekking wegvalt bedragen 509.959 ( 908.678-398.720). Dit laatste bedrag is bepaald op basis van de gemiddelde salarislasten van de medewerkers van de Dienst. Bij uittreding per 1 januari 2016 zal de gemeente in 2015 (gedurende de opzegtermijn) nog volledig participeren in de GR en de reguliere bijdrage in de apparaatslasten doen. De financiële schade en de uittredingsvergoeding inzake de apparaatslasten geldt voor de jaren daarna. Gelet op de verwachting dat de Dienst per 1 januari 2018 liquideert, gaan wij er van uit dat de schade alleen betrekking heeft op de jaren 2016 en 2017. De schade kan op basis daarvan worden bepaald op afgerond 1 miljoen (2x 509.959). Wel moet er daarnaast rekening mee worden gehouden met actuele ontwikkelingen ten opzichte van de uitgangspunten van de primitieve begroting 2015 (die de basis vormt voor onze berekeningen). Deze ontwikkelingen leiden mogelijk tot hogere apparaatslasten en daarmee tot een hogere uittredingsvergoeding: 14
Ontwikkelingen in het Sociaal Domein (de 3 D s); Vanwege de opdracht dat de Dienst de backofficetaken zal organiseren voor het brede Sociaal Domein voor Noardwest Fryslân (kadernota Vaststellen en doorpakken van 24 oktober 2013) is naar het huidige inzicht structureel 6 tot 7 fte extra nodig ( 500.000). Het onderbrengen van ICT technisch systeembeheer bij Leeuwarden per 2015 wat leidt tot incidentele automatiseringskosten in 2015 van 800.000 en structurele automatiseringskosten van 700.000 per 2016 (i.p.v. de in tabel 3 genoemde 630.000); Eenmalige afschrijvingen als gevolg van de ICT overgang naar Leeuwarden (in 2015 totaal 160.000) en structurele afschrijvingskosten van 120.000 per 2016 (i.p.v. de in tabel 3 genoemde 100.000). Wat zo veel mogelijk voorkomen moet worden is dat bovengenoemde extra lasten onevenredig zwaar drukken op de uittredingsvergoeding (of de financiële schade bij liquidatie in 2018). Bij het aangaan van nieuwe verplichtingen in relatie tot bovengenoemde ontwikkelingen zou dan ook rekening kunnen worden gehouden met uittreding danwel liquidatie. Zo zou voorkomen kunnen worden dat de 6 tot 7 extra fte per 2015 tot de vaste formatie behoren als nog niet duidelijk is wie deze formatie structureel bekostigd. Afwikkeling balans De uittreding van Leeuwarderadeel kan gevolgen hebben voor twee onderdelen van de balans, namelijk de reserves en de rekeningcourantverhouding. Overige onderdelen, zoals de vaste activa en voorzieningen bevatten geen componenten die relevant zijn voor de uittreding. De gemeente Leeuwarderadeel heeft een aandeel in de reserves van de Dienst. Op 1 januari 2014 (Bron: Jaarstukken 2013) heeft de Dienst één reserve (reserve Uitvoeringslasten) met een saldo van 742.916. Het rekenkundig aandeel van Leeuwarderadeel is bepaald conform het aandeel in de apparaatslasten (11,8%) en bedraagt 87.664 (afgerond 90.000). In de rapportage voor de gemeente Ferwerderadiel is bepaald dat deze middelen bij de Dienst dienen te blijven aangezien de betreffende middelen zijn bestemd voor het opvangen van lasten voor herstructurering, optimaliseren, innoveren en structureren van werkprocessen (bron: Jaarstukken 2013). Dit om te dienen als ondersteuning bij het aanpassen van de bedrijfsvoering als gevolg van de uittreding. Een eventuele rekeningcourantverhouding per ultimo 2015 moet worden afgerekend conform het saldo dat bepaald wordt in de jaarrekening 2015. Extern onderzoek zal moeten uitwijzen hoe er wordt omgegaan met de rekeningcourantverhouding en de reserves in de casus van gemeente Leeuwarderadeel. Projectmanagement De kosten voor projectmanagement bestaan uit de volgende onderdelen: Projectleiding rondom deze uittreding worden geschat op 5.000 (100u x 50). De (lopende) bezwaar- en beroepszaken dienen te worden afgehandeld. Met het uittreden uit de Dienst zullen (lopende) bezwaar- en beroepszaken moeten worden afgehandeld. De Dienst heeft ingeschat dat hier voor de gemeente Ferwerderadiel maximaal 40 uur mee zijn gemoeid voor 1.142 cliënten. Op basis van deze inschatting en het feit dat de gemeente Leeuwarderadeel 56% meer cliënten heeft (1.780), kan worden aangenomen dat hier voor Leeuwarderadeel ongeveer 60 uur mee zijn gemoeid. Bij een uurtarief van 50 zou het dan gaan om eenmalig 3.000. Kosten rondom proces van aanpassing van de formatie en begeleiding daarvan vanuit de Dienst schatten wij op 4.000 (80 x 50). De uittreding leidt tot noodzakelijke overdracht van cliëntinformatie van cliënten die in het werkgebied van de gemeente Leeuwarderadeel wonen. De Dienst heeft fysieke en digitale cliëntinformatie. Overdracht van fysieke Wmo-dossiers kost naar schatting van de Dienst 180 uur, wat neerkomt op eenmalig 9.000 (180 x 50). Alleen de lopende fysieke WWB-dossiers zullen worden overgedragen 15
(dossierkasten staan nu in Franeker). Dit kost naar schatting 2.000 (verhuizen dossierkasten). De overdracht van digitale dossiers kost naar schatting voor de Dienst 60 uur, wat neerkomt op eenmalig 3.000 (60 x 50). Conform artikel 27 van de GR dient een onafhankelijk externe deskundige bindend advies te verschaffen over de financiële schade die samenhangt met de uittreding. Deze kosten schatten wij op 20.000. De eenmalige kosten van projectmanagement kunnen op basis van bovenstaande onderdelen geschat worden op ongeveer 50.000. Totaaloverzicht van de financiële impact In onderstaande tabel wordt, gebaseerd op hetgeen hierboven beschreven is, een overzicht gegeven van de financiële impact op de gemeente Leeuwarderadeel bij een uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016. De negatieve bedragen zijn kosten en de positieve bedragen zijn opbrengsten. Aspecten financiële impact Afwikkeling boventallig personeel - Afhankelijk van het aantal fte dat daadwerkelijk ontslag krijgt Bijdrage in de apparaatslasten van de Dienst - Totale bijdrage over de jaren 2016-2017 - Afhankelijk van besluiten extern onderzoek en te maken afspraken in het licht van genoemde ontwikkelingen Afwikkeling balans - Afrekening rekeningcourant verhouding (PM) - Aandeel in de reserve Uitvoeringslasten Projectmanagement - Projectleiding - Bezwaar- en beroepszaken - Personeel - Informatie - Advies financiële gevolgen uittreding Impact gemeente Leeuwarderadeel - Max. -/- 1.600.000 - Max. -/- 1.000.000 - Excl. ontwikkelingen - PM - Max. 90.000 - Max. -/- 50.000 Tabel 3 Overzicht financiële impact uittreding per 1 januari 2016 Deze algemene conclusies zijn gebaseerd op de huidige wet- en regelgeving in het arbeidsrecht en de kosten zoals we die geschat hebben op basis van huidige cijfers en uitgangspunten. Wanneer deze onderliggende cijfers/uitgangspunten wijzigen, zullen bovenstaande conclusies niet meer toepasbaar zijn. 3.3 Tijdelijk uitbesteden van diensten aan gemeente Leeuwarden Gemeente Leeuwarderadeel beoogt bij uittreding uit de Dienst per 1 januari 2016 het takenpakket, ter overbrugging van de periode tot de herindeling (2016/2017), bij gemeente Leeuwarden onder te brengen. Op verzoek van gemeente Leeuwarderadeel hebben wij gesproken met de gemeente Leeuwarden over de beleidsmatige, organisatorische en financiële impact van de overdracht. In dit kader is de essentiële vraag of gemeente Leeuwarden hiertoe bereid is. Onze constatering is dat de gemeente Leeuwarden in het kader van de voorbereiding van de herindeling weliswaar bereid is met Leeuwarderadeel mee te denken over de aanpak van de overdracht van taken van de Dienst, maar dat de gemeente tegelijkertijd aangeeft dat het niet wenselijk en verantwoord is het volledige takenpakket van de Dienst al in 2016 over te nemen. Hieraan liggen organisatorische redenen ten grondslag die wij hieronder nader toelichten. Desondanks hebben wij, om de onderzoeksvragen te beantwoorden, een schatting gemaakt van de eventuele kosten van de uitvoering van de taken van de Dienst door de 16
gemeente Leeuwarden. Ook hebben wij een analyse gemaakt van de verschillen in het beleid tussen beide gemeenten. Deze verschillen zijn relevant, omdat in het kader van de herindeling een beleidsharmonisatie plaats zal moeten vinden. Onze analyse van het beleid geeft op hoofdlijnen inzicht op welke gebieden harmonisatievraagstukken van toepassing zijn. 3.3.1 Organisatorische impact Het inpassen van de werkzaamheden voor gemeente Leeuwarderadeel heeft voornamelijk impact op de primaire en ondersteunende processen binnen de Dienst Welzijn. De gemeente Leeuwarden ziet vooral het moment waarop inpassing plaats zou moeten vinden (1-1-2016) als een knelpunt. Zowel de omgeving van de gemeente Leeuwarden (en de Dienst Welzijn in het bijzonder) als de organisatie zijn momenteel en de komende periode volop in beweging. Gemeente Leeuwarden acht het vanuit die optiek niet wenselijk en verantwoord om het takenpakket van de Dienst over te nemen. Het betreft hoofdzakelijk onderstaande ontwikkelingen: De decentralisaties van de Jeugdwet, de nieuwe Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) en de Participatiewet per 1 januari 2015. De decentralisatie brengen voor gemeente Leeuwarden onzekerheden en beheersings-vraagstukken met zich mee die naar verwachting in 2015 en waarschijnlijk in 2016 veel aandacht vragen van de organisatie. Reorganisaties en bezuinigingen brengen met zich mee dat binnen de Dienst Welzijn op het terrein van werk en inkomen nog sprake is van boventallig personeel. De doorontwikkeling van het Klantcontactcentrum (KCC): Het KCC zal de front office worden voor zowel het Sociaal Domein als Publiekszaken. Naar verwachting zal het nieuwe dienstverleningsconcept half 2015/begin 2016 worden geïmplementeerd. Het integreren van Leeuwarderadeel in dit concept is een extra belasting voor de implementatie. 3.3.2 Beleidsmatige impact In het kader van de fusie zal het beleid van gemeente Leeuwarderadeel en gemeente Leeuwarden geharmoniseerd moeten worden. Eerdere overdracht van taken betekent hooguit dat harmonisatie eerder plaats zal vinden. Hoofdstuk 4 (4.1.2) bevat onze analyse van de verschillen en overeenkomsten van het beleid. In bijlage 4 is een uitwerking van de verschillen en overeenkomsten opgenomen. 3.3.3 Financiële impact Wij hebben, in afstemming met de gemeente Leeuwarden, een schatting gemaakt van de financiële impact van de tijdelijke uitvoering van de huidige taken van de Dienst door de gemeente Leeuwarden. Deze impact betreft een indicatie van de kosten die gemeente Leeuwarden bij gemeente Leeuwarderadeel in rekening zou kunnen brengen voor het uitvoeren van de taken (apparaatslasten). Belangrijk is om te vermelden dat de werkelijke kostenraming alleen door gemeente Leeuwarden kan worden gegeven als de gemeente zelf een prijsopgave zou doen aan gemeente Leeuwarderadeel. In de berekening is geen rekening gehouden met verschillen in beleid. Wij gaan dan ook uit van gelijkblijvende programmalasten (uitkeringen). Verschillen in beleid en het harmoniseren daarvan kunnen financiële consequenties hebben. Een voorbeeld hiervan is een aanpassing van het minimabeleid. Door andere uitgangspunten te kiezen kunnen hoogte, duur of aantal cliënten variëren en daardoor ook de programmakosten en (bij wijziging van het aantal cliënten) uiteindelijk ook de apparaatslasten. Omdat de gegevens over aantallen cliënten en afhandelingen goed vergelijkbaar zijn tussen de Dienst en de gemeente Leeuwarden, is de (indicatieve) financiële impact bepaald door de totale van toepassing zijnde apparaatslasten (2014) van gemeente Leeuwarden te vertalen naar kosten per cliënt (inkomen) en kosten per afhandeling (Wmo). Vervolgens zijn de kosten per cliënt/afhandeling vermenigvuldigd met de verwachte aantallen (2015) van de gemeente Leeuwarderadeel. De totale lasten zijn inclusief de activiteiten voor participatie en minimabeleid en het variabele deel van de overhead (het deel dat direct wordt beïnvloed door het aantal cliënten/afhandelingen). 17
Naast deze cliënt gerelateerde apparaatslasten moet rekening worden gehouden met overige kosten. Hieronder is de berekening van de cliënt gerelateerde apparaatslasten en de overige kosten nader toegelicht. Inkomen De gemiddelde kosten per uitkeringsgerechtigde cliënt bedragen bij gemeente Leeuwarden 2.584. Dit bedrag is berekend door de totale uitvoeringskosten van de gemeente Leeuwarden te delen door het gemiddeld aantal uitkeringsgerechtigde cliënten. De totale kosten voor de 212 cliënten van de gemeente Leeuwarderadeel (op basis van de prognose 2015 van de Dienst) bedragen vervolgens afgerond 550.000 per jaar (tabel 4). Wmo Met betrekking tot de Wmo worden de taken bij gemeente Leeuwarden uitgevoerd door MO-zaak. De gemeente Leeuwarden heeft berekend dat een gemiddelde afhandeling in het kader van de Wmo afgerond 265 kost. De totale kosten voor de 970 afhandelingen voor de gemeente Leeuwarderadeel (op basis van de prognose 2015 van de Dienst) bedrag en vervolgens afgerond 260.000 per jaar (tabel 4). Aantal cliënten/afhandelingen Kosten per cliënt/afhandeling Totaal Inkomen 212 2.584 547.808 Wmo 970 265 257.050 Tabel 4 Indicatie van de jaarlijkse cliënt gerelateerde apparaatslasten van gemeente Leeuwarderadeel bij uitvoering door gemeente Leeuwarden Overige kosten bij uitvoering taken door gemeente Leeuwarden Naast bovenstaande cliënt gerelateerde kosten moet nog rekening worden gehouden met kosten voor de overgang en het voeren van gescheiden administraties, zoals aanpassingen in de administratie, extra interne controle en extra ICT conversies. De gemeente Leeuwarden geeft aan dat de volgende wijzigingen moeten plaatsvinden: Inrichten van nieuw grootboek in de applicatie Gws4all voor de uitkeringsadministratie van de gemeente Leeuwarderadeel (vanwege aparte administratie en aparte facturatie). Binnen de grootboekinrichting moeten de uitkeringen apart worden verantwoord en maandelijks worden gefactureerd (WWB en IOAW). Aan Gws4all zijn de uitvoering van de minimaregelingen en de participatie gekoppeld. Het inregelen van de uitkeringsadministratie voor de periode 2016 tot 2018 levert extra werk op (ICT en financiën). De verzorging van de maandelijkse facturering levert naast uitvoeringskosten ook renteverlies op in verband met de voorfinanciering van de uitkeringen. Maandelijks moet de aangifte loonbelasting worden ingediend en afgedragen voor de gemeente Leeuwarderadeel. Gedurende 2016 tot 2018 dient er apart extra statistische informatie te worden aangeleverd aan het CBS en andere instanties, over de gemeente Leeuwarderadeel. Extra inzet op Interne Controle en controle accountant. Opzetten van systeem van management informatie. Afspreken wie er verantwoordelijk is voor de bezwaar- en beroepsschriften (naar verwachting een toename in verband met verandering in uitvoering in combinatie met verandering in wet en regelgeving). Bovengenoemde kosten voor 2016 en 2017 worden geschat op 25.000 per jaar. 18
Indicatie totale kosten bij uitvoering taken door gemeente Leeuwarden Tabel 5 geeft een indicatie weer van de jaarlijkse kosten van gemeente Leeuwarderadeel voor het uitvoeren van de taken van de Dienst door gemeente Leeuwarden in 2016 en 2017. De totale kosten voor de gemeente Leeuwarderadeel zouden op basis van onze berekening ongeveer 835.000 per jaar zijn. Dit bedrag is exclusief de programmakosten (de uitkeringen). Totale kosten Uitkeringen 550.000 WMO 260.000 Overige kosten 25.000 835.000 Tabel 5 Indicatie van de totale jaarlijkse kosten van gemeente Leeuwarderadeel bij uitvoering door gemeente Leeuwarden 3.4 Analyse uittredingsvergoeding vs. uitvoeringskosten Leeuwarden Centrale vraag is of de gemeente Leeuwarden de dienstverlening aan Leeuwarderadeel goedkoper kan uitvoeren dan de Dienst èn, als dat het geval is, of het voordeel in verhouding staat tot de uittredingsvergoeding. De jaarbijdrage 2015 van gemeente Leeuwarderadeel aan de Dienst is afgerond 910.000 (zie tabel 2). Dit is een bruto bijdrage, dus zonder de aftrek van dekking uit het participatiebudget van de gemeente Leeuwarderadeel. De indicatieve kosten ( 835.000) van uitvoering van de taken door de gemeente Leeuwarden is eveneens bruto. Uit tabel 2 blijkt voorts dat voor 2015 de bijdrage van gemeente Leeuwarderadeel met afgerond 35.000 wordt verlaagd in verband met de uittredingsvergoeding van de gemeente Ferwerderadiel. Uit de vergelijking van de bijdragen aan de Dienst en de gemeente Leeuwarden (tabel 6) blijkt dat de gemeente Leeuwarden ongeveer 40.000 per jaar goedkoper zou zijn ten opzichte van de Dienst. Dat zou betekenen dat met de uitvoering door gemeente Leeuwarden in 2016 en 2017 80.000 in totaal wordt bespaard. Daarbij maken wij twee algemene opmerkingen: Zowel de begroting van de Dienst als de begroting van de gemeente Leeuwarden niet in beton gegoten zijn gelet op o.a. de ontwikkelingen in het Sociaal Domein. Op basis van de verschillen in kosten tussen de Dienst en de gemeente Leeuwarden kunnen geen conclusies worden getrokken in termen van functioneren of doelmatigheid. Onze bevindingen komen voort uit een puur rekenkundige benadering en tevens zijn de verschillen relatief gezien te klein om dergelijke conclusies op te baseren. Bijdrage aan de Dienst Tabel 6 Vergelijking bijdragen aan Dienst en gemeente Leeuwarden. Bijdrage aan gemeente Leeuwarden Lasten 910.000 835.000 Uittredingsvergoeding Ferwerderadiel (35.000) - Totale lasten 875.000 835.000 Hoewel wij de uittredingsvergoeding niet kunnen bepalen (daarvoor zal de Dienst een onafhankelijk onderzoek in moeten stellen), is onze verwachting dat de uittredingsvergoeding veel hoger zal zijn dan de genoemde besparing van 80.000. Wij zijn uitgegaan van een uittredingsvergoeding van maximaal 1 miljoen voor alleen de schade die verband houdt met de overhead van de Dienst. Ter indicatie: de hiermee samenhangende uittredingvergoeding van gemeente Ferwerderadiel bedroeg afgerond 0,7 miljoen. 19
Gemeente Leeuwarderadeel moet er bovendien rekening mee houden dat de afwikkeling van boventallig personeel (maximale schade 1,6 miljoen) bemoeilijkt wordt door de constatering dat ook bij gemeente Leeuwarden reeds sprake is van boventalligheid. Het volledig meeverhuizen van personeel van de Dienst (ruim 8 fte) naar de gemeente Leeuwarden is dan ook geen waarschijnlijke optie. Het risico bestaat dat gemeente Leeuwarderadeel een deel van de kosten van het personeel (ca. 50.000 per fte per jaar) voor eigen rekening moet nemen of te maken krijgt met ontslag van de betreffende medewerkers (maximaal 200.000 per fte). Op basis van het bovenstaande is onze conclusie dat uittreding per 2016 op zichzelf bezien niet aantrekkelijk is als de uittredingsvergoeding en de eventuele risico s in 2 jaar moeten worden terugverdiend. In hoofdstuk 4 wordt deze conclusie geplaatst in het perspectief van de financiële schade bij liquidatie van de Dienst. 20
4. Scenario 2: Liquidatie van de Dienst per 1 januari 2018 In dit hoofdstuk wordt het tweede scenario besproken: De gevolgen van een liquidatie van de Dienst en een overgang van de taken en activiteiten voor de gemeente Leeuwarderadeel per 1 januari 2018 naar de fusiegemeente. Allereerst zullen de gevolgen van een de liquidatie van de Dienst besproken worden. Daarna wordt de impact van de fusie met de gemeente Leeuwarden op beleidsmatig, organisatorisch en financieel gebied besproken. 4.1. Overgang per 1 januari 2018: Dienst wordt opgeheven In de GR staat liquidatie van de Dienst beschreven in artikel 30: 1. Ingeval van opheffing van de gemeenschappelijke regeling, besluit het algemeen bestuur tot liquidatie en stelt daarvoor de noodzakelijke regels op. Een zodanig besluit wordt met een twee derde meerderheid genomen. 2. Het liquidatieplan wordt door het algemeen bestuur, de raden van de gemeente gehoord, vastgesteld. 3. Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing. 4. Het liquidatieplan voorziet eveneens in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel. 5. Het dagelijks bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie. 6. De bestuursorganen van de gemeenschappelijke regeling blijft ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid. Het opheffen van de Dienst, oftewel liquidatie, heeft verschillende organisatorische, juridische en financiële consequenties. Omdat er nog geen sprake is van een besluit tot liquidatie zijn er door het bestuur ook nog geen regels vastgesteld. Op basis van algemene uitgangspunten is in deze paragraaf een overzicht gemaakt van de mogelijke consequenties voor de gemeente Leeuwarderadeel of de fusiegemeente bij een liquidatie van de GR. 4.1.1 Organisatorische impact Bij een liquidatie is het van belang dat er vroegtijdig wordt begonnen met een projectaanpak. Dit heeft te maken met de verschillende (éénmalige) taken en acties die moeten worden ondernomen. Hierbij valt te denken aan het afbouwen of overdragen van activiteiten en de organisatie. Het is van belang dat er een duidelijke inventarisatie is van de huidige taken en activiteiten. Na analyse moet er bepaald worden welke taken stoppen en welke taken moeten worden overgedragen. Eventueel kunnen er ook taken of activiteiten (tijdelijk) doorlopen. Genoemde projectaanpak dient beschreven te worden in het liquidatieplan. De projectaanpak is van belang omdat een aangekondigde liquidatie veel impact heeft op verschillende onderdelen van de organisatie. Hierbij valt te denken aan de onderdelen: 21
Formatie Motivatie medewerkers Werkprocessen Hardware en applicaties Vastgoed en faciliteiten Archief De belangrijkste aandachtspunten met betrekking tot juridische en personeelsaspecten worden nader toegelicht. Juridisch/Fiscaal Bij het liquideren van een gemeenschappelijke regeling zijn juridische aspecten van belang. Hieronder staan kort de verschillende juridische aandachtspunten die aan bod moeten komen in het liquidatieplan. De arbeidsrechtelijke aspecten zullen onder het kopje Personeel worden besproken. Een duidelijk overzicht van het besluitvormingstraject inclusief een planning met de beslismomenten. Inventariseren (eventuele) juridische procedures en de daaruit voortvloeiende risico s. Inventariseren samenwerkings- huur-, licentie- en leaseovereenkomsten. Opzeggen samenwerkings-, huur-, licentie- en leaseovereenkomsten en eventuele daaruit voortvloeiende risico s inzichtelijk maken. Verkoop van (materiële) vaste activa. Informeren van de Belastingdienst en inventariseren (eventuele) fiscale afspraken met de Belastingdienst. Inventariseren (eventuele) aanwezige of toekomstige fiscale claims. Inventariseren en beheersen van alle risico s op juridisch en fiscaal gebied. Personeel Het liquideren van de gemeenschappelijke regeling heeft ook grote gevolgen voor het personeel. Hieronder staan kort de verschillende personele aandachtspunten benoemd waar in het liquidatieplan rekening mee moet worden gehouden. Ondernemingsraad informeren aangaande de consequenties (zowel organisatorische als personele) van de liquidatie. Opstellen sociaal plan en hierover overeenstemming bereiken met GO (commissie voor georganiseerd overleg, artikel 8 Sociaal Statuut). Personeel informeren over de personele gevolgen. Inventariseren bijzondere personele afspraken/regelingen. Plannen en uitvoeren van het eventueel overdragen van personeel. Risico s ten aanzien WIA/WGA inventariseren. Eventuele pensioenrisico s en -verplichtingen inzichtelijk maken. Juridische (en fiscale) check overeengekomen personele afvloeiingsregelingen. (Eventueel) aanwezige personeelsverzekeringen inzichtelijk maken. Inventariseren en beheersen van alle risico s met betrekking tot het personeel. 4.1.2 Financiële impact Een liquidatie heeft ook een financiële impact. Het betreft echter een scenario voor een liquidatie per 1 januari 2018. Om een juiste inschatting te kunnen maken voor de kosten voor de gemeente Leeuwarderadeel of fusiegemeente bij een liquidatie zou de balans en het personeelsbestand per 31 december 2017 bekend moeten zijn. In deze rapportage wordt een doorkijk gegeven van de financiële gevolgen van een liquidatie voor de gemeente Leeuwarderadeel of de fusiegemeente op basis van de huidige cijfers, zoals de balans per 31 december 2013. 22
Afwikkeling balans Op de balans van de Dienst staan verschillende bezittingen en schulden. Deze bedragen moeten worden afgewikkeld en eventuele resterende schulden of bezittingen moeten naar rato worden verdeeld over de deelnemende gemeenten. Op basis van de laatst bekende balans, van 31 december 2013, is het aandeel van Leeuwarderadeel afgerond 77.000 positief (tabel 7). Voor het aandeel van de gemeente Leeuwarderadeel is gebruikt gemaakt van het aandeel in apparaatslasten van 11,8%. Tabel 7 Aandeel gemeente Leeuwarderadeel in saldo balans 31/12/2013 In dit overzicht is geen rekening gehouden met eventuele verkopen of overnames van vaste activa door een derde partij of door de nieuwe gemeente Westergo. Normaal gesproken worden activa en passiva op de balans bij een liquidatie gewaardeerd tegen de directe opbrengstwaarde. Veiligheidshalve is er van uitgegaan dat de activa volledig afgewaardeerd wordt. Er heeft dus geen herwaardering plaatsgevonden. Afwikkeling doorlopende contracten Opbrengsten Kosten/Schulden Vaste activa - 418.573 Vlottende activa 4.929.701 - Reserves 742.916 - Voorzieningen - 478.000 Vlottende passiva - 4.127.358 Totaal saldo balans 648.686 5.672.617 5.023.931 Aandeel Leeuwarderadeel 76.545 11,8% De Dienst heeft ook een aantal langlopende contracten. Deze verplichtingen worden opgenomen in de jaarrekening bij de niet uit de balans blijkende verplichtingen. Bij de dienst bestaan deze uit vier verschillende posten: Huurverplichting voor de Eise Eisingastraat 5: Het contract loopt tot en met 31 december 2018, dit betekent dat er voor 2018 nog een jaar kosten gemaakt moeten worden, tenzij er een nieuwe huurder gevonden wordt, zoals bijvoorbeeld de nieuwe afdeling van de gemeente Westergo. Het bedrag voor 1 jaar huur is ongeveer 200.000 per jaar (prijspeil 2014). Huurverplichting voor het Martiniplantsoen 12: Het contract is maandelijks opzegbaar met een opzegtermijn van 1 jaar. Bij tijdig opzeggen zijn er geen verplichtingen meer na de liquidatiedatum. Opgebouwd vakantiegeld: Het opgebouwde vakantiegeld bedraagt per 31 december 2013 160.519. Per liquidatiedatum zal er ook nog opgebouwd vakantiegeld zijn. Opgebouwde vakantiedagen: De waarde van de opgebouwde vakantiedagen bedraagt per 31 december 2013 128.925. Uit de jaarrekening blijkt dat er niet meer langlopende verplichtingen zijn, zoals contracten voor het betalen van licenties of eventuele leasecontracten. In de berekening wordt er van uitgegaan dat er vanaf 2014 geen contracten meer worden aangegaan die verplichtingen veroorzaken na 31 december 2017. Alle contracten, waaronder de verzekeringspolissen, dienen derhalve nog geïnventariseerd en opgezegd te worden. De totale kosten voor verplichtingen na liquidatiedatum zijn voor de gemeente Leeuwarderadeel afgerond 58.000 (tabel 8). Dit is gebaseerd op een aandeel van 11,8% in apparaatslasten voor de gemeente. 23