Unitmanager EAD Organisatiecontext Het Baken wil een werkomgeving bieden die plezierig, inspirerend en lerend is. Wij zien onze medewerkers als mensen met talenten, competenties, passie en ambities, die onze gemeenschap/community helpen actief en levend te maken. Betrouwbaar, professioneel en steeds in beweging en ontwikkeling om zo goed mogelijk de ouder wordende mens te ondersteunen, en bij te dragen aan zijn of haar kwaliteit van leven. Het Baken legt de verantwoordelijkheid daar in de organisatie waar deze hoort en geeft medewerkers een zo groot mogelijke vrijheid om zelf beslissingen te nemen binnen vastgestelde spelregels. Vanuit onze missie en visie hebben we met elkaar afgesproken dat we staan voor klantgerichtheid, samenwerken en zelfontwikkeling. Doel van de functie Het integraal leidinggeven aan de unit EAD en het zorgdragen voor de ontwikkeling en realisatie van operationeel beleid voor de unit en het organisatiebrede aandachtsgebied EAD, zodanig dat de unit en het organisatiebrede aandachtsgebied EAD doelmatig en kwalitatief functioneren en er wendbaar en scherp wordt geanticipeerd op ontwikkelingen, innovatie, samenwerking, verbinding en efficiëntiemogelijkheden (ca. 25 % van de tijd). Het verrichten van planning en controlwerkzaamheden, zodanig dat er een constructieve bijdrage is geleverd aan de financiële verantwoording en bestuurbaarheid van de organisatie (ca. 75% van de tijd). Plaats in de organisatie Ontvangt hiërarchisch leiding van de clustermanager. Geeft hiërarchisch direct leiding aan de resultaatverantwoordelijke unit EAD, ca. 10 fte, bestaande uit medewerkers op mbo en hbo niveau. Resultaatgebieden: 1. Organisatie 2. Maatschappelijke omgeving 3. Bedrijfsvoering 4. Leiderschap 5. Planning en control Resultaatgebied: Organisatie Draagt bij aan de ontwikkeling van tactisch clusterbeleid en beleid voor het aandachtsgebied, door het doen van voorstellen aan de clustermanager inzake gesignaleerde in- en externe ontwikkelingen en het eventueel op uitnodiging deelnemen aan het MT voor wat betreft financieel economische aangelegenheden en beleid; Ontwikkelt, binnen de kaders van het clusterbeleid, basisafspraken/uitgangspunten en in afstemming met collega-unitmanagers en de clustermanager, operationeel beleid voor de Akkoord Bestuurder: Datum: 1
unit en het aandachtsgebied, afgestemd op geïnventariseerde mogelijkheden en ontwikkelingen in de markt en wet- en regelgeving; Werkt het unitbeleid en beleid voor het aandachtsgebied uit in concrete jaar- en activiteitenplannen en draagt zorg voor de inrichting van de administratieve organisatie en planning en controlcyclus, o.a. door het beschrijven van processen en procedures; Ziet toe op de implementatie van beleid voor de unit en het aandachtsgebied en (bege)leidt projecten en coalities zowel organisatiebreed als binnen het cluster en de unit op operationeel niveau; Adviseert en ondersteunt bestuurder en management bij de implementatie en uitvoering van financieel economisch beleid en vraagstukken. Tactisch clusterbeleid en beleid voor het aandachtsgebied en operationeel unitbeleid sluiten aan bij in- en externe ontwikkelingen, kansen en bedreigingen en is adequaat geïmplementeerd binnen de unit en de organisatie. Resultaatgebied: Maatschappelijke omgeving Bouwt een in- en extern netwerk op ten behoeve van de unit en het aandachtsgebied, onderhoudt dit en heeft een verbindende rol; Monitort de (interne) klanttevredenheid met betrekking tot het aandachtsgebied van de unit en anticipeert bij knelpunten; Signaleert in- en externe ontwikkelingen (o.a. wet- en regelgeving), kansen en bedreigingen omtrent het aandachtsgebied, de unit en/of het cluster, bespreekt dit met de clustermanager en collega-unitmanagers, participeert in overleggen, coalities en onderhandelingen en bereidt contracten voor. Binnen de unit en inzake het aandachtsgebied wordt ondernemend, wendbaar en scherp geanticipeerd op actuele ontwikkelingen en wet- en regelgeving, gericht op innovatie, samenwerkingsvoordelen en het behouden van een optimale (interne) klanttevredenheid. Resultaatgebied: Bedrijfsvoering Bewaakt en stuurt bij in de balans en verhoudingen in de ambitiedriehoek (medewerkerstevredenheid, de kwaliteit van dienstverlening en wet- en regelgeving); Analyseert en anticipeert op vraagstukken, risico s en knelpunten binnen de unit en aandachtsgebied; Draagt zorg voor de inrichting van organisatie en werkprocessen en een efficiënte aanwending van mensen, materialen en middelen binnen de unit en inzake het aandachtsgebied; Is budgetverantwoordelijk binnen de unit; Bewaakt en is verantwoordelijk voor de realisatie van de bedrijfsvoering, doelstellingen, kwaliteit van dienstverlening, resultaten en productie van de unit en het aandachtsgebied en neemt zo nodig bijsturingsmaatregelen; Levert periodiek managementinformatie en rapportages aan de clustermanager omtrent de unit en het aandachtsgebied. Akkoord Bestuurder: Datum: 2
Gestelde doelen, resultaten en productie van de unit en het aandachtsgebied zijn gerealiseerd, binnen de gestelde kaders en in- en extern gestelde eisen. Er is sprake van een financieel gezonde bedrijfsvoering, effectiviteit en efficiëntie in de werkprocessen en een kwalitatieve dienstverlening conform de in- en extern gestelde eisen. De ambitiedriehoek is in balans. Resultaatgebied: Leiderschap Geeft leiding aan de medewerkers binnen de unit en coacht hen bij de realisatie van hun verantwoordelijkheidsgebieden, in en vanuit een organisatie in verandering; Draagt zorg voor de uitvoering van het personeelsbeleid en een juiste kwalitatieve en kwantitatieve bezetting en arbeidsklimaat binnen de unit; Monitort de medewerkerstevredenheid en neemt bijsturingsmaatregelen bij knelpunten; Draagt zorg voor een adequate coalitie,- communicatie,- afstemming en overlegstructuur. De unit is adequaat aangestuurd, zodanig dat deze doelmatig functioneert en er sprake is van een optimale medewerkerstevredenheid binnen de unit. Resultaatgebied: Planning en control Verricht controletaken met betrekking tot de planning en controlcyclus, o.a. door het analyseren van maand/jaarcijfers van de organisatie(onderdelen), het analyseren en interpreteren van afwijkingen tussen planning en realisatie en het op basis hiervan formuleren van prognoses, rapportages en overzichten t.b.v. de eigen manager en management; Verricht onderzoeken, zoals het financieel beoordelen van nieuwe projecten en producten, wijzigingen in wet-/regelgeving en samenwerkingsmogelijkheden en stelt analyses op; Coördineert en begeleidt zorgcontractering; Informeert de eigen manager en management over financiële resultaten en risico s en adviseert daarbij over passende maatregelen en aan te trekken financieringsmiddelen; Levert periodiek gegevens, totaaloverzichten en specificaties vanuit de planning en controlcyclus aan ten behoeve van de totstandkoming van de jaarrekening en begrotingen; Begeleidt het begrotings- en jaarrekeningtraject binnen de organisatie en de organisatieonderdelen. Financiële analyses zijn juist uitgevoerd. Er heeft een tijdige signalering van knelpunten in de financiële positie van de organisatie en organisatieonderdelen plaatsgevonden, waarbij relevante informatie m.b.t. resultaten en risico s inzichtelijk zijn gemaakt. Functie-eisen Kennis Hbo werk- en denkniveau is vereist, met een relevante opleiding op hbo niveau gericht op het aandachtsgebied en ruime managementervaring. Heeft daarnaast kennis van planning en control, treasury-/cashmanagement, zorgcontractering, bedrijfsvoering, groepsdynamica, managementtechnieken, de organisatie, organisatieprocessen, projectmanagement en beleidsvor- Akkoord Bestuurder: Datum: 3
ming en -ontwikkeling op operationeel niveau. In- en externe ontwikkelingen worden verkend op mogelijkheden voor zowel de organisatie en het cluster als de unit. Zelfstandigheid De werkzaamheden worden zelfstandig en naar eigen inzicht verricht binnen de kaders van het clusterbeleid en basisafspraken/uitgangspunten, waarbij organisatorische, personele, externe en financiële zaken met betrekking tot de unit en het aandachtsgebied zelfstandig worden opgelost en initiatieven op het gebied van beleid, behoud, innovatie en verbetering van de unit en het aandachtsgebied worden genomen. Zelfstandigheid, analytisch- en inschattingsvermogen, initiatief en inzicht zijn vereist voor het verrichten van planning en controlwerkzaamheden, het ontwikkelen en implementeren van operationeel beleid voor de unit en het aandachtsgebied, voor het leiden van organisatiebrede projecten op operationeel niveau en voor het bijdragen aan tactisch clusterbeleid en beleid op het aandachtsgebied. Terugval is mogelijk op de clustermanager. Sociale vaardigheden Sociale vaardigheden als tact, empathisch vermogen, het kunnen motiveren, stimuleren, coachen, het overwinnen van weerstanden en creëren van draagvlak, zijn vereist bij het integraal leidinggeven aan de unit, het ontwikkelen, implementeren en realiseren van operationeel beleid binnen de unit en inzake het aandachtsgebied en het adviseren van bestuurder en management bij de implementatie en uitvoering van financieel economisch beleid en vraagstukken. Sociale vaardigheden als overtuigingskracht, samenwerken en het kunnen overbruggen van tegengestelde belangen zijn vereist bij het leiden van organisatiebrede projecten op operationeel niveau, het opbouwen en onderhouden van een in- en extern netwerk en het bijdragen aan tactisch clusterbeleid en beleid inzake het aandachtsgebied. Risico s, verantwoordelijkheden en invloed Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor de ontwikkeling, implementatie en realisatie van operationeel unitbeleid en beleid inzake het aandachtsgebied, de realisatie van bedrijfsvoering, doelstellingen en productie binnen de unit en het aandachtsgebied en voor het tijdig signaleren van ontwikkelingen in de dienstverlening en knelpunten in de financiële positie van de organisatie(onderdelen). Door slechte uitvoering van planning en controlwerkzaamheden, bedrijfsvoering, beheer, inrichting en aansturing van de unit en het aandachtsgebied, door een onjuiste opstelling in interne en externe contacten en door inadequate beleidsvorming kan (im)materiële schade ontstaan. Er is invloed op de ontwikkeling van tactisch clusterbeleid en beleid inzake het aandachtsgebied. Uitdrukkingsvaardigheid Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist bij het voeren van afstemming en overleg met in- en externen. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is nodig bij het opstellen van rapportages, analyses, begrotingen, jaarrekeningen, beleidsvoorstellen en -plannen. Bewegingsvaardigheid Bewegingsvaardigheid is nodig voor het regelmatig gebruiken van een computer. Akkoord Bestuurder: Datum: 4
Oplettendheid Oplettendheid is noodzakelijk bij het uitvoeren van uiteenlopende managementtaken, het ontwikkelen van operationeel beleid voor de unit en het bijdragen aan tactisch clusterbeleid en beleid inzake het aandachtsgebied. Bij het uitvoeren van planning en controlwerkzaamheden en het doen van beleidsvoorstellen moet integraal worden gekeken naar gesignaleerde ontwikkelingen, trends, kansen en bedreigingen inzake het aandachtsgebied en de implicaties voor zowel de organisatie, het cluster als de unit. Onvoldoende oplettendheid kan consequenties hebben voor het functioneren van de unit en voor de financiële positie van de organisatie(onderdelen). Overige functie-eisen Er worden eisen gesteld aan volharding en doorzettingsvermogen bij het aansturen van de unit, projecten en het tot stand brengen, implementeren en uitdragen van operationeel beleid en beleid inzake het aandachtsgebied; Zin voor ordelijkheid en systematiek zijn nodig voor het maken van analyses, rapportages, begrotingen, beleidsvoorstellen en plannen; Er worden eisen gesteld aan onkreukbaarheid, eerlijkheid, integriteit en betrouwbaarheid, vanwege omgang met vertrouwelijke financiële informatie en het uniform uitvoeren van personeelsbeleid binnen de unit; Er worden eisen gesteld aan een representatieve houding en gedrag bij het vertegenwoordigen van de unit en het aandachtsgebied, zowel in- als extern op voornamelijk operationeel en tactisch niveau. Inconveniënten Er is sprake van psychische belasting door het dragen van verantwoordelijkheid voor het functioneren van de unit, voor tijdige signalering van knelpunten in de financiële positie van de organisatie(onderdelen) en voor het nemen van beslissingen waarvan de invloed niet direct te overzien is. Akkoord Bestuurder: Datum: 5