Mailing Leden - Groepen Het regenereren van leden. e2e N.V. Bruiloftstraat 127-9050 Gent België Tel.: +32 (0)9 267 64 70 Fax: +32(0)9 267 64 80 Email: info@e2e.be Website: http://www.e2e.be
1 Algemene informatie Algemene informatie Onderwerp: Het regenereren van leden Auteur: Kenny De Boe Bestandsnaam Datum: 22/04/2013 1.1 Document controle Versie Nr. Auteur Omschrijving Datum 1.0 Kenny De Boe Versie handleidingen 22/04/2013 Handleiding MAI - Leden regenereren 2
2 Inhoudsopgave 1 Algemene informatie... 2 1.1 Document controle... 2 2 Inhoudsopgave... 3 3 Regenereren van leden... 4 4 Groepen... 4 4.1 Groepen regenereren... 5 4.2 Gedetailleerde uitleg regenereren... 5 4.3 Leden deactiveren/verwijderen... 6 4.4 Alle leden updaten... 7 Handleiding MAI - Leden regenereren 3
3 Regenereren van leden Er waren enkele problemen in de mailing op gebruikers vanuit het CMS naar de mailingapplicatie over te zetten. Dit is nu allemaal nagekeken en op punt gezet. De bedoeling is om op logische wijze siteusers (= gebruikers die zich op de website hebben geregistreerd) toe te voegen aan een mailinglijst, en nadien de mailing leden op te daten indien er interessegebieden (= nieuwsbrieven) zijn aangepast. We overlopen de verschillende scenario s die mogelijk zijn, en het resultaat ervan. Sitegebruikers: Zijn gebruikers die zich geregistreerd hebben op de website met hun emailadres en een wachtwoord. Leden, mailingleden: Zijn leden waarnaar mailings kunnen gestuurd worden via de mailingapplicatie. Een mailinglid kan deel uit maken van één of meerdere mailinggroepen. Mailinggroep: is een benaming voor een mailinglijst waar de leden worden in onder gebracht. De leden kunnen zowel handmatig of via een automatische handeling worden toegevoegd aan een groep. Interessegebieden: Deze zijn voornamelijk gebruikt voor Nieuwsbrieven (Gemeente, Toerisme, ). Sitegebruikers kunnen deze aanvinken in hun profiel, evenals mailingleden. 4 Groepen Een mailing wordt naar één of meerdere mailingroepen verstuurd. Bij het aanmaken van een mailinggroep wordt er in het tweede tabblad Extra aangeduid welke criteria ervoor geldig zijn. Dit zijn in de eerste plaats de Interessegebieden (die komen overeen met de interessegebieden van sitegebruikers). En in de tweede plaats zijn dit classificaties. Hiermee kan je groepen maken op basis van een bepaalde classificatie. Indien er zowel interessegebieden als classificaties worden geselecteerd is dat een sommatie van beide types. Alle gebruikers (sitegebruikers als mailinggebruikers) met de geselecteerde interessegebieden zullen toegevoegd worden, en alle sitegebruikers met de geselecteerde classificatie zullen toegevoegd worden aan de lijst. Handleiding MAI - Leden regenereren 4
4.1 Groepen regenereren Er zijn 2 manieren om leden aan de groepen toe te voegen, manueel of via acties. Via een automatische actie zijn er terug 2 mogelijkheden: Ofwel wordt de groep volledig geregenereerd, of wordt de groep geüpdatet met nieuwe leden. Dit verschil is heel belangrijk als er tevens ook handmatig leden worden toevoegt aan een groep. Indien er gekozen wordt op de leden te regenereren, dan wordt de groep eerst volledig leeggemaakt, en daarna worden enkel de leden die de juiste interessegebieden of classificaties hebben toegevoegd aan de lijst. Als er leden Updaten wordt gekozen, dan zal de huidige lijst blijven bestaan, en worden er enkel nieuwe leden toegevoegd die de juiste interessegebieden of classificaties hebben. De reeds bestaande leden wordt niet meer gecontroleerd. Deze 2 types van regenereren zijn ook mogelijk via acties. Hierbij worden geen wijzigingen aan de groepdetails aangepast. 4.2 Gedetailleerde uitleg regenereren Bij het regenereren gebeuren de volgende stappen: Alle actieve sitegebruikers die een gemeenschappelijke interessegebied heeft, of een gemeenschappelijke classificatie heeft met de mailingroep worden verwerkt. Indien het emailadres van de sitegebruiker nog niet bestaat in de mailingapplicatie wordt een nieuw mailinglid aangemaakt met dezelfde interessegebieden. Ook naam, voornaam, emailadres, taal, postcode en gemeente worden overgenomen. Afhankelijk van de configuratie worden de actieve sitegebruikers die reeds bestaan in de mailingapplicatie ook geüpdatet. Tevens ook afhankelijk van dezelfde confuguratie zullen de NIET actieve sitegebruikers (met gemeenschappelijke interessegebieden of classificaties) verwerkt worden en wordt het overeenkomstig mailinglid geupdatet én op niet actief gezet worden. Niet actieve mailingleden kunnen tevens nog altijd lid zijn van een groep, maar er zal geen mail naartoe gestuurd worden. Niet actieve leden worden in de lijst aangeduid met een sterretje voor hun naam. Handleiding MAI - Leden regenereren 5
Indien alle sitegebruikers verwerkt zijn, hebben deze allemaal een overeenkomstig malinglid profiel. De volgende stap is het koppelen van alle leden aan de groep. Hiervoor wordt er eerst gekeken of het een update betreft of een volledige regeneratie. Indien een regeneratie zullen alle bestaande leden ontkoppelt worden van de groep. Op dit moment is er niemand lid van de groep. Indien het een update betreft wordt deze stap overgeslagen. Alle sitegebruikers die verwerkt zijn (toegevoegd of geüpdatet) worden verwerkt: hun overeenkomstig mailinglid wordt toegevoegd aan de groep. Dit betreft dus alle sitegebruikers die gemeenschappelijke interessegebieden hebben OF gemeenschappelijke classificaties. Daarna zulle alle andere mailingleden met gemeenschappelijke interessegebieden worden gekoppeld aan de groep. Hier hebben we geen controle op classificaties, want dat hebben mailingleden niet. 4.3 Leden deactiveren/verwijderen Stel: een bepaald lid wil geen mailings meer ontvangen. Dit was vroeger nogal ingewikkeld, aangezien een mailinglid integraal werd geüpdatet met de gegevens van sitegebruiker. Dit hebben we nu heel simpel gehouden. Als een gebruiker geen mailing meer wil ontvangen, moet die in de mailingapplicatie op niet actief gezet worden. Indien een mailinglid wordt geüpdatet via een groep regeneratie kan die niet (meer) op actief gezet worden via deze handeling. Eens een mailinglid niet meer actief is, moet deze manueel terug geactiveerd worden in de mailingapplicatie. Hetzij door de administrator, of door de gebruiker zelf, via de beheerlink in een mailing. Dit zal veel problemen oplossen. Indien gewenst kan de sitegebruiker ook nog worden gedeactiveerd of verwijderd indien deze ook geen toegang meer moet hebben tot een eventueel intranet. Maar dit is eigenlijk van geen belang meer. Als de configuratie is ingesteld dat steeds alle leden moeten geüpdatet worden geldt ook het volgende: Indien de sitegebruiker niet meer actief is worden ook gedeactiveerd in de mailingapplicatie bij een regeneratie. Dus: enkel het deactiveren van een mailinglid kan via de regeneratie gebeuren. Het heractiveren van een mailinglid niet. Mag de sitegebruiker geen gebruik meer maken van het intranet, maar wel van de mailingmodule dan moet deze verwijderd worden als sitegebruiker, anders zal deze steeds gedeactiveerd worden bij een regeneratie. In de standaardconfiguratie zullen NIET alle leden worden geupdated, maar enkel de actieve sitegebruikers. Niet actieve sitegebruikers worden niet meer aangepast in de mailingmodule, en zullen dus handmatig moeten worden aangepast indien gewenst. Indien u niet weet welke configuratie is ingesteld, gelieve dan contact op te nemen met onze supportdienst. Handleiding MAI - Leden regenereren 6
4.4 Alle leden updaten Via Beheer leden is er op het zoekscherm een extra actie Leden update toegevoegd. Dit zal ieder bestaand mailinglid updaten met de gegevens van zijn overeenkomstige sitegebruiker. Bij deze actie zullen zowel de actieve als niet actieve sitegebruikers worden verwerkt. Ongeacht de ingestelde configuratie. Opgelet: met deze actie zullen er géén nieuwe gebruikers worden toegevoegd. Enkel bestaande mailinggebruikers worden hiermee geüpdatet. Om nieuwe leden toe te voegen, moet een groep geregenereerd worden. Handleiding MAI - Leden regenereren 7