Managementrapportage Februari en maart 2014 Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden februari en maart 2014. Algemeen Tabijn introduceert gedragscode op alle scholen Intentie fusie Augustinus- Toermalijn Vakantierooster 2014-2015 Op dinsdag 4 februari heeft Jonne Gaemers, voorzitter van het CvB, op het plein van basisschool De Duif, samen met de leerlingen, directie en leerkrachten van de school, de gedragscode van Tabijn geïntroduceerd. Het doel van de gedragscode is om, vanuit een optimistische mensvisie, een veilige en stimulerende leeromgeving te realiseren op alle Tabijnscholen. Alle scholen hebben inmiddels de gedragscode, die de vorm heeft van een kubus, ontvangen. De gedragscode zal zichtbaar zijn in alle klaslokalen en werkruimtes van de scholen (en tevens in de werkruimtes van het bestuursbureau). Het CvB heeft het intentiebesluit genomen om de basisscholen Augustinus en Toermalijn in Castricum te fuseren per 1 augustus 2015. Aanleiding hiervoor is de ontwikkeling van het leerlingenaantal op basisschool Augustinus. De intentie tot fusie is besproken met de directies, teams en medezeggenschapsraden van beide scholen. Ook zijn er op beide scholen informatieavonden georganiseerd voor ouders. Deze bijeenkomsten zijn goed verlopen. Er is een fusiestuurgroep ingericht, bestaande uit de directeuren van de beide scholen en vertegenwoordigers van het schoolbestuur. Na instemming door de GMR heeft het CvB het vakantierooster 2014-2015 vastgesteld. Het rooster is te vinden op de website. De vakantieregeling is afgestemd met de schoolbesturen van primair en voortgezet onderwijs in Velsen- Beverwijk-Heemskerk-Castricum-Uitgeest. De afspraken gelden ook voor de Tabijnscholen in de andere gemeenten. Organisatie Raad van Toezicht GMR De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 18 februari 2014. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het leerlingenaantal / marktaandeel van de Tabijnscholen, het strategisch beleidsplan 2014-2018 (de RvT verleende goedkeuring), de stand van zaken en risicoanalyse m.b.t. huisvesting van de Tabijnscholen, de voorbereiding van de evaluatie van het functioneren van de RvT m.b.v. een externe partij, en de RvT-vergaderdata voor het schooljaar 2014-2015. De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 4 maart 2014. Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het arbobeleidsplan 2014-2017, de gedragscode van Tabijn, het voorzitterschap van de GMR m.i.v. het schooljaar 2014-2015, professionalisering van de GMR, ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs.
Directeurenberaad Het directeurenberaad kwam bijeen op 10 en 11 februari en op 27 maart 2014. De bijeenkomst in februari betrof een tweedaagse werkconferentie over opbrengstgericht leiderschap. Aan de bijeenkomst namen naast CvB, algemene directie en schooldirecteuren ook de sectormanagers van het bestuursbureau deel. De bijeenkomst van 27 maart 2014 had o.a. betrekking op de resultaten van de Tabijnscholen in het kader van de CITO-eindtoets 2014. Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomst intern begeleiders Werkgroep Plusleerlingen Werkgroep Onderwijskwaliteit Werkgroep Excellentie Studiereis naar Noorwegen Tabijn Academie Op 18 februari zijn de intern begeleiders bij elkaar geweest. Naast de vaste agendapunten, Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden en Halen en Brengen hebben drie intern begeleiders met hun collega s de aanpak besproken die zij hebben ontwikkeld om de analyse en de interventies n.a.v. de resultaten van het Early Warning System (EWS) te beschrijven. Vervolgens gingen de intern begeleiders in groepjes uiteen om ervaringen uit te wisselen en ideeën op te doen. De intern begeleiders vonden het erg leerzaam om op deze manier kennis te maken met elkaars praktijk. Op 20 maart is de werkgroep Plusleerlingen bij elkaar geweest. Voorafgaand aan de bijeenkomst hebben de leden van de werkgroep in tweetallen signaleringsinstrumenten, de opzet voor een beleidsplan Meerbegaafdheid en de leerlijnen voor meerbegaafde leerlingen bekeken. Hun ervaringen zijn tijdens de bijeenkomst besproken. Op 5 maart is de werkgroep bij elkaar geweest. Naast de ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden m.b.t. Passend Onderwijs, zijn de vragenlijsten van het Kwaliteitszorgsysteem Tabijn geanalyseerd en besproken. De werkgroep heeft een voorstel geformuleerd voor het gebruik van SCOL, het leerlingvolgsysteem voor de sociaal-emotionele ontwikkeling. In het kader van het onderzoek naar het predicaat Excellentie hebben vier directeuren en de algemene directie twee scholen bezocht die dit predicaat hebben gekregen. Op 7 maart is een bezoek gebracht aan de Van Ostadeschool in Den Haag. Op 26 maart is basisschool de Venen in Reeuwijk bezocht. Het bezoek aan beide scholen was erg leerzaam. De ervaringen van de leden van de werkgroep worden besproken in het directeurenberaad. In de week van 17 maart tot en met 21 maart 2014 zijn 13 directeuren en 1 lid van de algemene directie op Studiereis naar Bergen in Noorwegen geweest. Voor deze reis heeft Tabijn een subsidie ontvangen van het Europees Platform. Voorafgaand aan de studiereis zijn er ter voorbereiding drie bijeenkomsten geweest. In een van deze bijeenkomsten is het Noorse onderwijssysteem uitgebreid aan de orde geweest. Op het programma stonden bezoeken aan de Kindergarten (peuter/kleuterscholen) en basisscholen, aan de onderwijsafdeling van de gemeente van Bergen en aan de lerarenopleiding. De studiereis was zeer leerzaam. De groep directeuren zal in het directeurenberaad een presentatie geven van hun ervaringen en wat zij meegenomen hebben van deze reis voor hun eigen school. Het aanbod is op dit moment beperkt met een drietal trajecten: Post-Hbo Onderwijs en nieuwe media, 2 trainingen coöperatieve werkvormen en een module train de trainer. In de maanden februari en maart vindt inventarisatie onder schooldirecteuren plaats naar de scholingswensen van teams en individuele personeelsleden. Vanaf mei zal het aanbod voor komend schooljaar op de website van de Tabijn Academie worden geplaatst.
Driehoeksmeting Tevredenheid Ouders, leerkrachten en leerlingen Kwaliteitszorg: Zelfevaluatie en Audit Tabijndag 2014 In de derde week van januari is de driehoeksmeting Tevredenheid onder ouders, leerlingen en leerkrachten gehouden. De Molenhoek is de school met het hoogste responsepercentage, gevolgd door de Binnenmeer. De Otterkolken staat op de derde plaats. De eerste reacties van directeuren op het uitvoeren van de Driehoeksmeting in eigen beheer zijn positief. Het bestuursrapport is begin april gereed. In februari zijn de auditteams voor de basisscholen Het Rinket, Visser t Hooft, Cunera en De Duif bij elkaar geweest. De principes van het auditproces zijn met elkaar besproken. Op 3 oktober 2104 vindt de Tabijndag plaats. Voor de organisatie van deze middag is een werkgroep opgericht, die bestaat uit Lenneke Kerssens (directeur van De Bareel), Annechina Korvemaker (directeur van Het Baken), Harold de Boer (leerkracht van de Willem-Alexanderschool), Rob Keessen (leerkracht van Het Rinket), Arlette Kock (sectormanager HRM) en Franciska Loth (lid van de Algemene Directie). In februari is deze werkgroep voor de eerste keer bij elkaar gekomen. Personeel Benoemingen Adjunctennetwerk Management Development tweedaagse voor directeuren Strategische personeelsplanning Josien Groot is per 1 maart 2014 benoemd in de functie van directeur op de fusieschool DURV in Alkmaar. Op 13 februari 2014 heeft de derde bijeenkomst van het adjunctennetwerk plaatsgevonden. Bij aanvang van de bijeenkomst heeft Franciska Loth, lid algemene directie, de adjunct-directeuren bijgepraat over de Tabijn Academie. Daarna stond de hele dag in het teken van het thema de professionele leergemeenschap. Deze bijeenkomst werd begeleid door Naomi Mertens van APS. Doelstellingen van de bijeenkomst waren het met elkaar onderzoeken van elementen van een succesvolle professionele leergemeenschap en het analyseren van elementen hiervan in de eigen school. In de middag gingen de adjunct-directeuren zelf aan de slag met nieuwe vormen van intervisie, flitscoachgesprekken en ontwerpen voor de eigen school. In de evaluatie werd teruggekoppeld dat de adjunct-directeuren de dag als zeer geslaagd en inspirerend hadden ervaren. De titel van de management development tweedaagse was: In (fysiek) contact; met uw leidinggevende rol, met uw collega s, met opbrengst gericht werken en met effectief leiderschap. De dag werd begeleid door Margareth de Wit en René Immers van CBE. Doelstellingen van de bijeenkomst waren: De principes van opbrengstgericht werken met elkaar door te ontwikkelen. Dieper inzicht in de persoonlijke leiderschapsstijl van ons als leidinggevende te ontwikkelen; wat maakt je effectief in de context van opbrengst gericht werken? De eerste dag stond volledig in het teken van een Management Game met het thema opbrengstgericht werken. De tweede dag werd gestart met collega s uit het veld die hun ervaringen als onderwijskundig leider kwamen delen over het inrichten en implementeren van professionele leergemeenschappen. In de middag stond leiderschap en de theorie van Zenger en Folkman centraal. In het eerste kwartaal van 2014 is wederom een analyse gemaakt van de in- en uitstroomgegevens van het personeel van Tabijn, de gegevens van het aantal
leerlingen en het maken van een inschatting van de formatieve ruimte (begrootte aantal FTE) voor aankomend schooljaar en de komende jaren. Het streven is om voor 1 mei 2014 scholen en medewerkers met een tijdelijke aanstelling te informeren over verlenging van tijdelijke aanstellingen of het omzetten naar een vaste aanstelling. Naast de formatieve ruimte spelen ook de beoordelingsverslagen van medewerkers met een tijdelijke aanstelling een belangrijke rol. Personeelsraad Op 11 maart 2014 heeft de verzuimconsultant van Perspectief in de personeelsraad een presentatie verzorgd rondom het thema verzuim en de preventie van verzuim. Tijdens deze presentatie was veel tijd ingeruimd om met elkaar in discussie te gaan over verwachtingen ten aanzien van de verschillende rollen rondom verzuim en preventie. De discussiepunten uit de personeelsraad worden meegenomen in de verzuimworkshop voor directeuren. ICT Windows Caesar ICT-coördinatoren CBE Infrastructuur Onze 2 stagiaires testen grondig een aantal Windows 8 tablets. De verwachting is dat de vraag naar Windows 8 tablets zal toenemen nu de scholen kunnen kiezen uit desktop pc s of tablets. In de week van 7 april is er een inloopmogelijkheid voor directies en ICT-coördinatoren om met de verschillende tablets kennis te maken. De ICT-dienst komt met een advies. De migratie van XP naar Windows 8 is voorspoedig verlopen. Caesar de partner die ons technisch ondersteunt bij SharePoint zal het aantal servers in Azure terugbrengen waardoor de hostingkosten fors zullen dalen. Met name de SQL server down graden van Enterprise naar Standaard levert een besparing op van ongeveer 1000,- per maand. Dit heeft geen nadelige gevolgen voor de performance. Deze bijeenkomst stond in het teken van de bevindingen op de Londense ICTbeurs the Bett. Onze Lighthouses hebben diverse presentaties verzorgd. De nieuwe Apps zijn aan bod gekomen, direct inzetbaar in de klas. René Immers van CBE zal ons begeleiden bij het maken van een ICT-beleidsplan als afgeleide van het Strategische beleidsplan. De eerste bijeenkomst is geweest. De kick-off zal d.m.v. een versnellingssessie worden ingevuld. Het doel is het opleveren van een ICT-plan dat voor elke school praktisch bruikbaar is. Voor nog eens drie scholen is de internetverbinding naar 60mb download gebracht en wordt een extra verbinding van 150mb down geïnstalleerd om aan de vraag naar meer bandbreedte te kunnen voldoen. Langzamerhand nemen we afscheid van de traditionele KPN telefoonlijnen. Nog eens drie scholen zijn (tijdelijk) aangesloten op de VOIP centrale van WinSys. Met ISSYS uit Heerhugowaard zijn we in gesprek over een mogelijke definitieve oplossing voor VOIP. Huisvesting Bareel De Duif Oranjehof Elgerweg De tijdelijke omgevingsvergunning van het bestaande semi-permanente gebouw (Het Blok) moet worden omgezet naar een definitieve omgevingsvergunning per 1 juli 2014. De nieuwe omgevingsvergunning is aangevraagd. De aannemer heeft opdracht om het gebouw in de zomervakantie aan te passen aan de nieuwe eisen van het Bouwbesluit. De boeiboorden van het gebouw zijn vervangen door onderhoudsarm materiaal. Het kleuterplein is voorzien van een nieuw hekwerk.
Van Arkel Visser t Hooft Leonardus Vlinder NEN 3140 controle elektrische installaties. Met financiële ondersteuning van de oudervereniging wordt de school van binnen geschilderd. In de voorjaarsvakantie zijn een viertal groepsruimten geschilderd. De wanden in de aula en de gangen zijn wit geschilderd. De kapstokken zijn vervangen door garderobekasten. De verwarmingsinstallatie is voorzien van een nieuwe regeling. Deze regeling kan op afstand aangestuurd worden. Indien bij een school een regeling moet worden vervangen zal ook dit type regeling geïnstalleerd worden. Bij de Leonardus zijn een aantal groepsruimten in de voorjaarsvakantie geschilderd. Naar aanleiding van klachten is de regeling van de verwarmingsinstallatie uitgebreid. Tevens zijn kleine gebreken in de installatie verholpen. Als gevolg van de gehouden veiligheidscontroles zijn bij de Cunera, Augustinus, Toermalijn en Bareel gebreken aan de elektrische installatie verholpen.