Managementrapportage

Transcriptie

1 Managementrapportage Mei tot en met juli 2013 Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden mei t/m juli Algemeen Vertrek externe vertrouwenspersoon Benoeming Hans Ploeg en Iwan Sombroek bij Playing voor Success Alkmaar Benoeming Willy Klaassen, officemanager Bestuurlijke audit Salomo-Tabijn Onderzoek naar Wetenschap en Techniek lokaal Gedragscode Yvonne Grapendaal, een van de externe vertrouwenspersonen bij Tabijn, heeft aangegeven dat zij, wegens haar drukke werkzaamheden, per 1 augustus 2013 stopt als vertrouwenspersoon van Tabijn. Zij is 11 jaar vertrouwenspersoon geweest bij Tabijn. De komende tijd zal worden bekeken of het noodzakelijk is om een opvolger te benoemen. Dit zal gebeuren in nauw overleg met de andere externe vertrouwenspersoon, Petra Vervoort. Hans Ploeg, directeur van basisschool Kornak, is benoemd tot centrummanager bij Playing for Success, gedetacheerd vanuit Tabijn voor 0,5 FTE. Iwan Sombroek, leerkracht van basisschool de Vrijburg, is benoemd tot docent. Tot 1 januari 2014 voor 0,5 fte, daarna fulltime. Playing for Success Alkmaar is een samenwerkingsverband van de gemeente Alkmaar, voetbalclub AZ en een aantal schoolbesturen uit het PO en VO. Doel is om leerlingen met een onderwijsachterstand in een inspirerende en stimulerende (sport-) omgeving bijles te geven (en zo de onderwijsprestaties van deze leerlingen te verhogen). Margo Steggink, secretaresse CvB, is per 1 augustus 2013 in verband met het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd uit dienst gegaan. Voor de zomervakantie is er voor de functie van officemanager geworven en op 2 september is haar opvolgster Willy Klaassen gestart in de functie van officemanager. Mevr. Klaassen zal vier dagen in de week werkzaam zijn. In 2014 zal er een bestuurlijke audit uitgevoerd worden tussen de schoolbesturen Salomo (uit Haarlem) en Tabijn. Het is voor de beide schoolbesturen de eerste keer dat een dergelijke bestuurlijke audit wordt uitgevoerd. In beide audits zal een bepaald thema centraal staan. Het thema (vanuit Tabijn) zal liggen op het terrein van opbrengstgericht besturen. Bianca Koomen, directeur van de Willem-Alexander, is een onderzoek gestart naar de opzet van een Wetenschap en Techniek lokaal (W&T lab). Het doel is om voor alle leerlingen van de Tabijn- en andere basisscholen een ruimte te creëren, waarbij met behulp van een techniekcoach wetenschap- en technieklessen gegeven kunnen worden. Het project zal door externe subsidies gefinancierd worden. Het CvB heeft voor het schooljaar Bianca Koomen voor een dag in de week vrijgesteld om de haalbaarheid en de vervolgstappen te onderzoeken. Het is belangrijk dat we binnen Tabijn met elkaar over ons gedrag praten en dat we over wenselijk en integer gedrag samen duidelijke afspraken maken. Deze afspraken zijn verwoord in vier kernwaarden: ontwikkeling, verantwoordelijkheid, respect en veiligheid. De gedragscode geldt voor medewerkers, ouders en leerlingen. Het CvB heeft de gedragscode vastgesteld. De code is zowel op de website als op sharepoint terug te lezen.

2 Overlijden Esther van der Steen en Rolinca Stuifbergen Kort voor de zomervakantie, op 21 juni 2013, overleed Esther van der Steen, directeur van basisschool de Otterkolken in Heemskerk. Zij was al geruime tijd ziek. Op 29 juli overleed Rolinca Stuifbergen, leerkracht op basisschool de Bareel in Heemskerk, in de Verenigde Staten aan de gevolgen van een verkeersongeval. Beide sterfgevallen hebben veel impact gehad binnen de Tabijnorganisatie. Organisatie Raad van Toezicht GMR Directeurenberaad De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 18 juni Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het jaarverslag en de jaarrekening 2012 van Tabijn (de RvT verleende goedkeuring); de financiële kwartaalrapportage m.b.t. het eerste kwartaal 2013, de analyse van de eindopbrengsten van de Tabijnscholen (in aanwezigheid van de leden van de algemene directie); de stand van zaken m.b.t. het strategisch beleid , de voorgestelde samenwerking van Tabijn met het Centrum Brein en Leren van de Vrije Universiteit (de RvT verleende goedkeuring). De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 19 juni Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de samenstelling van het dagelijks bestuur van de GMR, de financiële kwartaalrapportage m.b.t. het eerste kwartaal 2013, de stand van zaken m.b.t. de vorming van de nieuwe samenwerkingsverbanden Passend Onderwijs. Het directeurenberaad kwam bijeen op 27 mei en 10 juni Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de eindopbrengsten (CITO-eindtoets) van de Tabijnscholen, de gesprekkencyclus, het voorkomen van werkgerelateerde ziekte/uitval van directeuren, het beleid m.b.t. plusleerlingen, de evaluatie van de themabijeenkomst m.b.t. krimp. Het directeurenberaad van 24 juni 2013 ging niet door vanwege het overlijden van Esther van der Steen. Onderwijs en Kwaliteit Netwerkbijeenkomst intern begeleiders Op 18 juni zijn de intern begeleiders bij elkaar gekomen. Naast de vaste agendapunten, Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden, Halen en Brengen en het werken in intervisiegroepen is deze keer gesproken over de wijze waarop er met leerlingen met gedragsproblemen kan worden omgegaan. Dit deel van de bijeenkomst werd geleid door Dominique Pedroli, orthopedagoog en coördinator bij Gedragpunt. De waardering voor dit onderdeel van het programma was groot. De bijeenkomsten van het schooljaar zijn ook geëvalueerd. 9 deelnemers waren redelijk tevreden over de bijeenkomsten, 11 waren zeer tevreden. Er zijn suggesties voor verbetering gedaan. Daar gaan de intern begeleiders die de bijeenkomst voorbereiden mee aan de slag. Personeel Nieuwe directeur de Bareel Tijdelijke en vaste benoemingen Per 1 augustus 2013 is Lenneke Kerssens benoemd in de functie van directeur van de Bareel. Lenneke heeft vanaf augustus 2011 als interimdirecteur van de Bareel gewerkt. Aangezien de regio waar Tabijn haar scholen heeft staan de komende jaren te maken heeft met krimpende leerlingenaantallen, is het voor Tabijn financieel van belang dat zij haar flexibele schil van personeel scherp bewaakt. Dit betekent dat in het geval van flexpoolers met een tijdelijke contract, dit contract bij vervangende werkzaamheden op scholen, niet per definitie bij een voldoende beoordeling kan worden verlengd of in een vast contract kan worden omgezet. In het schooljaar 2012/2013 is het verlengen van contracten of het omzetten naar

3 een vast contract bepaald in overleg met de directeuren van de scholen, de sector administratie en de sector HRM en bestuursondersteuning. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een voorstel aan het CvB en heeft het CvB besloten om het contract van 7 fte leerkrachten om te zetten van tijdelijke dienst naar vaste dienst. Ook in het schooljaar zal deze werkwijze worden gehanteerd. Tabijnbeurs Tabijn gesprekkencyclus Taakbeleid Voor de zomervakantie zijn de Tabijnbeurzen weer toegekend. Mevr. de Vries, directeur van de Augustinusschool gaat het komend jaar met de Master in Educational managenent starten. Drie leerkrachten van de Kornak hebben een Tabijnbeurs toegekend gekregen, te weten dhr. van de Broek en mevr. Bruins die beiden de schoolleidersopleiding gaan volgen en Mevr. van der Waal die de Master Sen voor gedragsspecialist gaat volgen. Om de eerste drie jaar van de gesprekkencyclus zorgvuldig af te ronden en goed zicht te krijgen op de kwantiteit en kwaliteit van de uitvoering van de gesprekkencyclus heeft het CvB besloten om een steekproef bij de scholen van Tabijn te nemen. Uitvoerder hiervan is de sector HRM en bestuursondersteuning. De resultaten worden teruggekoppeld in het Directeuren Beraad door de sectormanager HRM en bestuursondersteuning in samenwerking met de projectgroep gesprekkencyclus. Op maandag 3 juni heeft de sector HRM en bestuursondersteuning de workshop Taakbeleid voor directeuren georganiseerd. Deze workshop werd geleid door Gitta de Regt, als lid van de werkgroep Taakbeleid. Doelstelling van de workshop was het delen van kennis door directeuren. Centraal in de workshop stond het zorgvuldig en evenredig verdelen van de taakuren op het Tabijn Taakbeleidformulier. ICT Heliomare Migratie naar the Cloud DiVa Switch Tablets Luuk Beentjes is aangenomen, in eerste instantie voor een jaar met een maximale duur voor drie jaar. Luuk loopt één dag in de week mee met de ICTdienst, de overige 16 uur verdeelt hij over een viertal scholen. Luuk wordt naast onze steun ook begeleid door een Job Coach vanuit Heliomare. In de zomervakantie heeft de verhuizing plaatsgevonden van de SharePoint en Exchangeomgeving naar Office 365 (Microsoft) in the Cloud. Een ingewikkelde operatie. Overall is het goed verlopen dankzij de inzet van onze partner DiVa en eigen personeel. De laatste foutjes zullen de komende weken worden weggepoetst. Geheel onverwachts meldde DiVa het faillissement van de firma. Tot eind september heeft de curator DiVa de tijd gegeven lopende projecten af te ronden. We hebben goed contact en de lijst met to do wordt netjes afgewerkt. Het contract met Switch is beëindigd. Na bovenvermelde verhuizing hebben we geen servers meer in het datacentrum. De oude databases worden aan ons overgedragen. Snappet zit in de lift. Dit tabletsysteem dat de schoolboeken voor een deel vervangt wordt op 8 scholen van Tabijn gebruikt. Elke leerling heeft z n eigen tablet. Voorlopig alleen beschikbaar voor groep 4 en 5. Post HBO ICT ABZHW biedt een gecertificeerde Post HBO ICT opleiding aan. Minimaal 10 collega s hebben aangegeven met deze opleiding te willen starten. De opleiding zal onderdeel worden van de Tabijn Academie.

4 Into Telecom Curaçao Playing for Success Rovict/Esis Kaseya beheeromgeving In juni is een nieuw 2-jarig contract getekend met Into Telecom betreffende de mobiele telefonie. Dit levert een aanzienlijke besparing op. Op 14 oktober zullen de huidige nummers geporteerd worden. Met VPCO Vereniging Protestants Christelijk Onderwijs op Curaçao zijn contacten gelegd via het BIC netwerk. Wij leveren hen afgeschreven computers (ondertussen gebeurd) en we zullen daarnaast samen onderwijskundige projecten gaan doen met kinderen van beide organisaties. WinSys en Tienveen zijn bereid gevonden om PfS te sponsoren. WinSys levert tien tablets, Tienveen levert een digibord compleet met beamer. Rovict is begonnen met een pilotproject digitaal rapport op de Leonardus. Dit om de meerwaarde aan te tonen. De eerste tekenen zijn positie. Ondertussen hebben zich nog een paar scholen gemeld. Een eerste contact met Kaseya gehad. Kaseya is een ICT tool om netwerken inclusief apparatuur op afstand te beheren. In de 3 e week september start een pilot. Peak-IT en documentatie De ICT-dienst heeft de architectuur en bijbehorende inloggegevens van het netwerk op het bestuurskantoor gedocumenteerd. Peak-IT heeft het document getoetst en gearchiveerd. Bij calamiteiten kan Peak-IT personeel leveren dat aan de hand van het document kan inspringen. Atrium Op één school na zijn alle scholen van Atrium door onze ICT-dienst van nieuwe servers en computers voorzien. Financieel beleid Financieel verslag 1 e halfjaarcijfers 2013 Het financiële resultaat tot en met juni 2013 is, nagenoeg conform begroting, negatief. De verwachting is dat de loonkosten het tweede halfjaar zullen toenemen door eenmalige uitbetaling van de bindingstoelage(augustus) en de dag van de leraar(oktober), door meer personeelsinzet dan begroot en door stijging sociale werkgeverslasten, waardoor er druk op het resultaat komt. Op basis van bovenstaande is de prognose dat het jaarresultaat 2013 uitkomt op negatief tegenover een negatief begroot resultaat van Huisvesting Bareel Anne Frank Meerjarenonderhoud De tijdelijke omgevingsvergunning van het bestaande semi-permanente gebouw (Het Blok) moet worden omgezet naar een definitieve omgevingsvergunning per 1 juli Het gebouw zal moeten worden aangepast aan welstandseisen en de eisen van het Bouwbesluit. Samen met Gemeente en leverancier wordt gekeken hoe dit mogelijk wordt. Vooralsnog dienen de kosten in beeld te worden gebracht, als dit vastligt kan de omgevingsvergunning worden aangevraagd. Besloten is de Bareel intern te verbouwen, de mediazaal wordt omgebouwd tot groepsruimte, berging en spreekkamer. De werkzaamheden zullen in de zomervakantie aanvangen. Voor 1 december 2013 dient het noodgebouw verwijderd te worden. Tabijn en Anne Frankschool overleggen met de betrokken omwonenden over de nieuwe terreinsituatie na de sloop van het noodgebouw. Er dient een nieuwe erfafscheiding te worden geplaatst. Naar verwachting zal per 1 januari 2015 de Regeling Overheveling Buitenonderhoud in werking treden. Het budget voor het buitenonderhoud zal

5 dan rechtstreeks vanaf het Rijk naar het Schoolbestuur gaan. Momenteel loopt dit nog via de Gemeentes. Om ons hierop voor te bereiden zullen in de zomermaanden de scholen geïnspecteerd worden, waarna in het najaar het bijgestelde meerjarenonderhoudsplan beschikbaar komt. Dit plan is basis voor het onderhoud van onze schoolgebouwen.