Managementrapportage

Transcriptie

1 Managementrapportage Medio november 2012 t/m januari 2013 Inleiding Periodiek brengt het College van Bestuur een rapportage uit over diverse zaken die bij Tabijn aan de orde zijn geweest. Deze rapportage is in de eerste plaats bestemd voor de Raad van Toezicht. Daarnaast kunnen ook andere belangstellenden er kennis van nemen. Deze rapportage heeft betrekking op de maanden medio november2012 t/m januari Algemeen Strategisch Beleid Boardroom CBE Subsidie-aanvragen scholen Ontruimingsoefeningen Wet normering topinkomens In januari 2013 heeft een startbijeenkomst plaatsgevonden m.b.t. het nieuw op te zetten strategisch beleid De leden van de regiegroep en de ontwerpgroepen (bestaande uit leerkrachten, IB ers, directeuren en bovenschoolse medewerkers) namen aan de bijeenkomst deel. Tijdens deze bijeenkomst zijn de doelstellingen van het lopende strategisch beleidsplan ( ) geëvalueerd en zijn alvast enkele richtinggevende uitspraken gedaan voor het nieuwe strategisch beleid. In april 2013 vindt een vervolgbijeenkomst plaats. Daarna zal een eerste ruwe versie van het nieuwe strategisch beleidsplan worden opgeleverd. De beide leden van de algemene directie van Tabijn nemen sinds het najaar van 2012 deel aan het leiderschapstraject Boardroom PO van CBE Consultants. De voorzitter CvB heeft in 2008 aan een dergelijk traject deelgenomen. Negen scholen hebben een aanvraag ingediend t.l.v. het budget professionalisering personeel. Van zes scholen is de aanvraag gehonoreerd. Het gaat om de volgende scholen: Branding, Augustinus, Kornak, Molenhoek, Otterkolken, Willem-Alexander. In drie projecten wordt de ipad ingezet om het onderwijs verder te verbeteren (Otterkolken, Augustinus, Willem-Alexander); de Branding gaat voorlichting geven over het voorkomen van Cyberpesten; Kornak begeleidt NOVA-studenten in een leertraject; de Molenhoek creëert met het programma Positive Behaviour Support een omgeving waarin het leren wordt bevorderd en gedragsproblemen worden voorkomen. In totaal is aan deze scholen ruim toegekend. In juni 2013 volgt een tweede subsidieronde voor scholen. Op alle scholen en het bestuursbureau van Tabijn zijn ontruimingsoefeningen gehouden. Het algemene beeld tijdens deze oefeningen was goed. Aandachtspunt op een aantal scholen is het feit dat externen en invalkrachten niet altijd goed op de hoogte zijn van de procedures rond ontruimingen. Verder zijn soms uitgangen of doorgangen fysiek geblokkeerd. De arbocoördinator zal dit voorjaar controleren of de knelpunten zijn opgelost. Per 1 januari 2013 is de Wet Normering Topinkomens in werking getreden. In deze wet is bepaald dat de GMR jaarlijks van de Raad van Toezicht gegevens ontvangt over de arbeidsvoorwaardelijke regelingen van het College van Bestuur. Deze gegevens zullen in het voorjaar van 2013 aan de GMR van Tabijn worden verstrekt.

2 Organisatie Raad van Toezicht De Raad van Toezicht (RvT) kwam bijeen op 18 december Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de financiële kwartaalrapportage m.b.t. het derde kwartaal 2012, de begroting 2013 (deze werd goedgekeurd) en de concept-cao Bestuurders PO. Verder werd met het CvB gediscussieerd over enkele uitgangspunten van het nieuwe strategisch beleid van Tabijn (voor de periode ). GMR De Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) kwam bijeen op 22 november 2012 en 16 januari Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: de tevredenheidsonderzoeken m.b.t. ouders/leerlingen/personeel, het vakantierooster , het mobiliteitsbeleid van Tabijn, het bindend voordrachtrecht van de GMR bij een vacature in de RvT, de instelling van werkgroepen binnen de GMR, en de begroting Directeurenberaad Het directeurenberaad kwam bijeen op 19 november en 17 december 2012, en op 28 januari Aan de orde kwamen o.a. de volgende onderwerpen: het tevredenheidsonderzoek dienstverlening bestuursbureau, het kwaliteitszorgsysteem (EWS vragenlijst: functioneren bovenschools management), de stand van zaken rond Passend Onderwijs, het traject strategisch beleid , de begroting Tevens werd er een incompany training georganiseerd voor directeuren rond het thema: hoe ga ik op een professionele wijze om met mijn medezeggenschapsraad. Onderwijs en Kwaliteit Bezoek Onderwijsinspectie aan De Branding in Egmond aan Zee. Uitvoering aan kwaliteitszorgsysteem Tabijn op schoolniveau: Bovenschools Management Op 31 januari 2013 heeft de inspectie basisschool de Branding bezocht in het kader van het onderwijsverslag. De onderwijsinspectie oordeelt dat er in vergelijking met het inspectiebezoek in 2009 veel progressie te zien is op de verschillende kwaliteitsaspecten van het toezichtkader. De inspecteur is lovend over de snelheid waarmee deze verandering is gerealiseerd. De onderwijsinspectie geeft aan dat de kwaliteit van het onderwijs op de onderzochte indicatoren grotendeels op orde is. Met name het kwaliteitsaspect zorg en begeleiding is voor de school nog een ontwikkelpunt. Het reeds aan de school toegekend basisarrangement blijft gehandhaafd. In het Draaiboek Kwaliteitszorgsysteem Tabijn op schoolniveau staan alle onderwerpen om het onderwijsleerproces te evalueren over een periode van 4 jaar ingepland. Voor het schooljaar staan twee vragenlijsten gepland. In twee directeurenberaden is de eerste vragenlijst over het Bovenschools Management besproken. Een aantal vragen kon nog niet beantwoorden worden, omdat het kwaliteitszorgsysteem Tabijn sinds september 2012 in werking is. Punten die nadere uitwerking behoeven zijn: een duidelijke verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen de directie van scholen en de algemene directie, duidelijke afspraken over vervolgtrajecten van kwaliteitsverbetering door de algemene directie, draaiboek met kaders voor het uitvoeren van een zelfevaluatie en audit, het levendig houden en up-to-date houden van verschillende beleidsstukken, waaronder o.a. het protocol het begeleiden van zwak functionerende leerkrachten, kerntaak onderwijskundig leiderschap.

3 Netwerkbijeenkomst intern begeleiders Netwerken leerkrachten Training flitsbezoeken Uit de bespreking kwamen twee zaken naar voren die niet één-op-één te herleiden zijn naar de thema s uit de vragenlijst bovenschools management, namelijk: starten met 360 graden feedback van directie van scholen, algemene directie en CvB om meer zicht te krijgen op het functioneren van alle leidinggevenden van Tabijn. handboek voor (startende) directeuren. Voorgesteld is om ook deze twee punten verder uit te werken. De werkgroep Onderwijskwaliteit en sector HRM zullen de ontwikkelpunten en aanbevelingen uitwerken. Op 11 december kwamen de intern begeleiders bij elkaar. Naast de vaste agendapunten, Ontwikkelingen in ESIS, Ontwikkelingen in de samenwerkingsverbanden en Halen en Brengen is het Draaiboek Kwaliteitszorgsysteem Tabijn op schoolniveau met de intern begeleiders besproken. Margriet de Boer, directeur van Het Rinket en lid van de werkgroep Onderwijskwaliteit, verzorgde een presentatie en leidde de discussie. Op 14 november kwamen de leerkrachten van de groepen 5 en 6 voor het eerst in een netwerkbijeenkomst bij elkaar. Het onderwerp was Gedrag is meer dan je ziet!. De middag werd verzorgd door Willem de Jong. Er waren 26 leerkrachten aanwezig. De reacties van de aanwezigen waren unaniem positief. Iedereen kreeg het boek Gedrag is meer dan je ziet! van Willem de Jong cadeau. 23 Januari was de eerste bijeenkomst voor de leerkrachten van de groepen 3 en 4. De belangstelling was groot. 43 Leerkrachten waren enthousiast over de presentatie van Willem de Jong. En gingen met een goed gevoel en het boek naar huis. In januari hebben de directeuren deelgenomen aan de tweede training over het onderwerp flitsbezoeken. De inhoud en de begeleiding van de trainer werden met een 8 gewaardeerd. Het feit dat de training voor alle directeuren van Tabijn is georganiseerd werd gewaardeerd met een 9! De adjunct-directeuren hebben in januari de eerste bijeenkomst gehad. In maart is de volgende bijeenkomst. Personeel Professionalisering directeuren Adjunctennetwerk Het directeurenberaad van 3 december 2012 stond in het teken van het thema dossieropbouw. Door de directeuren was de behoefte uitgesproken om hierin verder geschoold te worden. De ochtend werd begeleid door de externe juriste van de Besturenraad, Jolien Janse, met wie Tabijn samenwerkt. Onder begeleiding van de leiderschapstrainster en psycholoog van het bureau De Werkmaatschappij is gedurende een hele dag aan het thema persoonlijke presentatie en samenwerking gewerkt. Als cotrainers werden tijdens deze dag paarden ingezet. Tijdens een Paardencoachingsessie zal een deelnemer, net zoals in het werkende bestaan, eerst (op een authentieke manier) contact moeten maken. Vervolgens zoekt het paard leiderschap aangezien dat zijn overlevingskansen verhoogt en werkt hierbij vanuit het hier en nu. Bij paardencoaching wordt het paard geconfronteerd met een deelnemer en zal zich, vanuit zijn natuurlijke overlevingsdrang als prooidier onmiddellijk afvragen: Wil ik me verbinden met deze persoon om te kunnen overleven? Is de deelnemer bereid een relatie met mij aan te gaan? Is deze persoon wel authentiek?

4 Wat is zijn plek en wat is mijn plek in het geheel. De deelnemer vormt als het ware een minikudde met het paard. Een paard zoekt leiding in zijn groep. Kortom: Word jij de leider of ik. Welke ordening is het best voor de kudde? Deze ervaringsgerichte manier van leren heeft voor de deelnemers mooie inzichten gebracht die direct terug te koppelen zijn naar hun eigen werksituatie en eigen stijl van leidinggeven. In de evaluatie gaven de deelnemers aan de dag als succesvol te hebben ervaren. Medezeggenschap bestuursbureau en trainingen MR Mobiliteitsbeleid Werkgroep werk en gezondheid De trainers voor de MR trainingen zijn geselecteerd en de trainingen gaan starten vanaf maart In het directeurenberaad van 28 januari 2013 zijn de directeuren door de trainers van PIGO geïnformeerd over de inhoud van de trainingen. Het aangepaste mobiliteitsbeleid is door de GMR in januari 2013 goedgekeurd. De aanleiding om het bestaande beleid aan te passen was dat de versie uit 2011 vooral gericht was op de vrijwillige mobiliteit; de onvrijwillige mobiliteit was onvoldoende geconcretiseerd. Tevens was het mobiliteitsbeleid uit 2011 geschreven voor alle medewerkers binnen Tabijn, terwijl een deel van de activiteiten niet op alle doelgroepen toepasbaar was. Daarbij zorgde het aanwijzen voor de onvrijwillige mobiliteit van meer FTE dan noodzakelijk ervoor dat meerdere mensen in onzekerheid verkeerden, wat voor meer onrust zorgde dan nodig. Op deze punten is het mobiliteitsbeleid dan ook aangepast. De basis van het beleidsstuk uit 2011 is in het mobiliteitsbeleid blijven bestaan; het zorgen voor de juiste man/vrouw op de juiste plek en het leveren van een constructieve bijdrage aan de ontwikkeling van Tabijn medewerkers. In het najaar heeft de werkgroep werk en gezondheid in het directeurenberaad en bij de Personeelsraad presentaties verzorgd over de werkzaamheden van de werkgroep. Tevens is vanaf februari 2013 gestart met het invoeren van de Sociaal Medische Overleggen bij de scholen met een verzuimpercentage boven de 5%. Bij deze overleggen zijn de directeur, de bedrijfsarts en de personeelsadviseur aanwezig. De bijbehorende doelstellingen zijn: Meer grip krijgen van het verzuim in de school/het eigen team en het daarna behouden van deze grip op het verzuim. Zo vroeg mogelijk klachten van medewerkers signaleren om zo vroeg mogelijk de juiste acties te ondernemen. Preventie/voorkomen van verzuim. ICT Atrium O365 en een migratie naar deze omgeving Esis Van Atrium is het verzoek binnengekomen om een hogere mate van ondersteuning op ICT-gebied te verlenen. Dit zal de komende periode met Yvonne de Haas, algemeen directeur van Atrium, besproken worden. De geplande migratie zal naar verwachting plaatsvinden aan het begin van de zomervakantie. Het investeringsoverzicht geeft op termijn (2015) een halvering van de hosting- en ondersteuningskosten te zien. (incl. SLA) Rovict heeft aangeboden eenmalig zonder kosten een digitaal rapport te willen inrichten om de waarde van het product aan te tonen. Bij ingebruikname wordt slechts de helft van het normale tarief berekend. De Leonardusschool gaat hier gebruik van maken.

5 Bett 2013 O4NT Kennisnet/BicNetwerk Robin Smorenberg (Windhoek I-pad pilot), Nico Sloep, Jonne Gaemers en Erik van der Saag hebben een studiereis naar Londen achter de rug met als hoogtepunten een bezoek aan the Bett en een bezoek aan de Appleconferentie in the Brewery op uitnodiging van I-Centre. De reis heeft ons geïnspireerd. We zijn nog meer overtuigd geraakt om het ingezette 1 op 1 werken met de i-pads (Windhoek) voort te zetten op andere scholen. Daarnaast Windows 8 ontwikkelingen nauwgezet blijven volgen en wellicht één school (Molenhoek) van 25 stuks W8 Tablets te voorzien. Een afspraak met O4NT (Onderwijs Voor een Nieuwe Tijd) met Luc de Vries is gepland om het concept Steve Jobs school toe te lichten. Vanuit Kennisnet, via het BicNetwerk, is een verzoek richting onze scholen gedaan om praktijksituaties te mogen filmen waarbij gebruik gemaakt wordt van ICT. Deze filmfragmenten zullen gebruikt worden in een nieuw te ontwikkelen onderzoeksinstrument. De Windhoek, de Duif en de Binnenmeer hebben hun medewerking toegezegd. Financieel beleid Begroting 2013 Convenant Horizontaal Toezicht De begroting 2013 is in december 2012 door de RvT goedgekeurd en in februari 2013 door het CvB vastgesteld. Voor 2013 is een tekort begroot van 0,9mln, waarvan 0,2mln t.l.v. het bestemmingsfonds passend onderwijs gebracht wordt. Het tekort zal de komende jaren met 0,2mln afgebouwd worden met als doel om in 2016 tot een sluitende exploitatiebegroting te komen. In 2013 wordt het strategisch beleidsplan verder uitgevoerd en tevens zal het jaar 2013 gebruikt worden om een nieuw strategisch beleidsplan voor een komende periode van 4 jaar ( ) vast te stellen. Op 4 februari hebben Tabijn en de belastingdienst het convenant Horizontaal Toezicht ondertekend. Beide partijen wensen te komen tot een efficiënte en effectieve werkwijze. Zij streven naar een permanent actueel inzicht in relevante gebeurtenissen en een snelle standpuntbepaling, teneinde de rechtszekerheid te vergroten. Huisvesting Bareel Prinsenhof 2 De omgevingsvergunning voor het plaatsen van een noodgebouw van 150 m2 is afgegeven. Nadat de officiële bezwarentermijn is afgelopen zal het noodgebouw worden geplaatst. Dit is in overleg met de gemeente afgesproken. Het gebouw kan dan in de meivakantie worden geplaatst. De tijdelijke omgevingsvergunning van het bestaande semi-permanente gebouw (Het Blok) zal moeten worden omgezet naar een definitieve omgevingsvergunning per 1 juli Dit houdt in dat het gebouw zal moeten worden aangepast aan welstandseisen en de eisen van het Bouwbesluit. Bekend is nu tegen welke kosten dit kan worden uitgevoerd. De gemeente gaat na of dit budget beschikbaar is. De bouw van de twee scholen aan de Amstelstraat in Alkmaar is medio oktober gestart. Naast de nieuwbouw van de Prinsenhof wordt ook de nieuwbouw van een VSO school voor Helioskoop gerealiseerd. Het nieuwe gebouw voor Prinsenhof 2 wordt juli 2013 opgeleverd. De bouw ligt op schema.

6 Otterkolken Het Baken Werkzaamheden voorjaarsvakantie Schoonmaak De verbouw en uitbreiding van de Otterkolken is gereed. 1 maart is de officiële opening. Het plan voor een nieuw schoolgebouw voor de drie basisscholen in Sint Pancras is door de gemeente afgeblazen. Dit houdt in dat Het Baken op de locatie blijft. Nagegaan wordt welke bouwkundige maatregelen moeten worden getroffen om de huisvesting te optimaliseren. In de voorjaarsvakantie worden in een groot aantal scholen werkzaamheden verricht: binnenschilderwerk in Otterkolken, Branding en Toermalijn, asbestverwijdering in drie scholen in Castricum, vervangen verwarmingsketels in de Augustinusschool. Bij een aantal scholen wordt de elektrische installatie verbeterd naar aanleiding van de veiligheidinspecties NEN3140. Door Atir zijn bij acht scholen de zogenoemde IMPO controles gehouden. Alle scholen hadden als resultaat van deze onafhankelijke kwaliteitsmeting een voldoende. Tevredenheidsonderzoeken door Atir bij negen scholen gaven als resultaat acht scholen een voldoende en een school onvoldoende. Het schoonmaakbedrijf heeft maatregelen getroffen om het werk bij de laatste school ook goed uit te voeren.