Overstap naar geïntegreerde personeelssoftware Getuigenis Stad Sint-Niklaas
Sint-Niklaas Centrumstad 72.000 inwoners stad: 1.200 personeelsleden OCMW: 900 personeelsleden Personeelsdienst stad: 24 personen (22,2 fte) Personeelsdienst OCMW: 20 personen (15,1 fte) 2
Noodzaak vernieuwing? Stad loonmotor ok maar niet gekoppeld tijdsregistratie aan vernieuwing toe (verwerking overuren RPR) eigen database verouderd vorming/evaluatie ok, overige HRM-processen? geen rapporteringsmogelijkheden / kostenbeheer OCMW problemen met loonverwerking Idem Opportuniteiten: synergie, schaalvergroting, ICT-verniewing 3
Inhoud 1. Aanbesteding en toewijzing (samenwerking stad en OCMW) 2. Implementatie bij de stad 4
1. Aanbesteding en toewijzing (samenwerking stad en OCMW) januari 2009 : opmaak lastenboek (combinatie personeelszaken + technische aspecten) dagdagelijkse praktijk loslaten: hoe zou het moeten zijn? kritische succesfactoren? must have, nice to have samenwerking personeel en ICT onontbeerlijk fasering implementatie ontwikkeling van modules moeilijk inschatbaar cases opnemen demo s voorzien => 4 offertes: Schaubroeck, Cevi, Cipal en Easypay 5
Beoordeling offertes april-juni 2009 onderzoek door diverse deskundigen (loon, beheer, evaluatie, vorming, planning, ), aanduiding coördinator stad + coördinator OCMW ICT (software, hardware, diensten, onderhoudskosten, ) aankoopdienst (in functie van wetgeving overheidsopdrachten) 6
Beoordelingscriteria Kwaliteit 60% HRM Koppelingen Loonmotor Tijd/planning/toegang Plan van aanpak/technische kwaliteiten Dienstverlening plus- en minpunten -> scores Prijs 40% Ter info: bevraging andere centrumsteden (vragenformulier) 7
Conclusie: 2 aanbieders boden kwalitatief beste oplossing prijs doorslaggevend (Cipal 40% goedkoper) Toewijzing: 10 augustus 2009 (!) Extra argument: daling van fte s op de dienst personeel 8
2. Implementatie: Situatie tot 2009 Loonmotor (Schaubroeck) Tijdsregistratie (Interflex) Verlofregistratie (Handgeschreven) Ziektebeheer (Access) Ziektecontrole (Access) Evaluatie (Excel) Vorming (Excel) Persoonsgegevens (Access) Verminderd presteren (Excel) Eretekens (Access) Vacatures/Examens (Word/Excel) Vervangingen (Word). - meerdere malen zelfde input => foutenmarge => tijd - moeilijke integratie tussen de verschillende cellen => dubbel werk (dezelfde gegevens op meerdere plaatsen) - doolhof 9
2. Implementatie: historiek. A. Stadsbestuur * Conversie Loonmotor voorbereiding (sept 2009) proefdraaien (okt-nov 2009) start 1 dec 2010 (statutairen)1 jan 2010 (contractuelen) * Opstart tijdsregistratie voorbereiding (2010) proefdraaien (personeelsdienst vanaf april 2010) start 1 jan 2011 (stadswerkplaatsen en stadhuis) aansluiting alle andere diensten tegen 1 jan 2012 * Connectie tussen tijdsregistratie en loonmotor februari 2011 * Evaluatie => januari 2012 (via portaal) * Sollicitanten en vacatures => januari 2012 * Adonis, sociale documenten, 10
2009 - Tijdsregistratie (Interflex) Loonmotor (Schaubroeck) Verminderd presteren Vervangingen Vacatures/ Examens -Integratie Ziektebeheer (Access) Cipal- Syntegro Verlofregistratie (handgeschreven) -Transparantie -Verbetering dienstverlening - Besparing Persoonsgegevens (Access) Evaluatie (Excel) 11
2. Implementatie A. Stadsbestuur * Conversie Loonmotor (Aphrodite/Atlas) - voorbereiding (sept 2009) Schaubroeck (eigen beheer) Aphrodite/Atlas (eigen beheer) Hoe? definitie parameters voor de loonberekening en de conversie aanmaken conversietabellen aan de hand van het conversiehandboek CIPAL => alle noodzakelijke gegevens zelf aangeleverd en geconverteerd uit de database van Schaubroeck inlezen van deze tabellen in Aphrodite - proefdraaien (okt-nov 2009) okt 2009: fictieve loonberekening via Aphrodite vergelijken met lonen uit Schaubroeck nov 2009: controle premies en losse prestaties - effectieve start (17 dec 2009) betaling statutair personeel eind december 2009 betaling contractueel personeel januari 2010 => resultaat: prima!! 12
2. Implementatie * Opstart tijdsregistratie - voorbereiding (2010) Wat willen we? Aanpassen aan het nieuwe programma / Flexibiliteit van het programma => Interflex, verandering moet vooruitgang zijn => specifieke wensen en eisen (vb.: rapportering, automatisering, planning, gebruiksvriendelijkheid, ) Op onderzoek: wat kan dit programma? beheersprogramma: syntegro gebruikersprogramma: portaal Testcase: programmeren personeelsdienst (uurroosters, loopbaanvermindering, glijtijd, verlofcodes, dienstvrijstellingen ) - proefdraaien (personeelsdienst vanaf april 2010) Resultaat: tikkeltje teleurstellend 13
2. Implementatie Tellers, kalenders, priktijden Syntegro Export tijdsregistratie naar loonmotor Doorsturen van persoonsgegevens naar tijdsregistratie (naam, adres, persnr, contractbreuk, ) Portaal Aphrodite Porta user-id (link tss gebruiker en gegevens) 14
2. Implementatie Beheersprogramma (syntegro) => tevreden potentiële mogelijkheden MAAR goede planning: wat wil je bereiken? hoe connectie naar loonmotor? MC, fietsvergoeding, => programmering op die basis opbouwen => programma zelf in detail leren kennen en mogelijkheden leren kennen => tijd maken en ideeën uitwerken Gebruikersprogramma (e-portaal) => 1 e versie voor verbetering vatbaar bugs gebruiksvriendelijkheid verbeteren - aanmelden - visuele aantrekkelijkheid (verdeling scherm, ) - mogelijke info optimaal gebruiken (rapportering, tellerverloop, ) 15
2. Implementatie - oplossing zoeken Stuurgroep (maandelijks) Werkgroepen (naargelang de noodzaak) HRM uurroosters sociale documenten DOEL: waar liggen de knelpunten? prioriteiten stellen (wat lossen we eerst op) wat zijn de mogelijke oplossingen (is een compromis mogelijk) timing opstellen => een paar versies later: klaar om te starten 16
2. Implementatie - start 1 jan 2011 (stadswerkplaatsen en stadhuis) Communicatie naar personeel!! dec 2010: opleidingen voor werknemers en diensthoofden stadswerkplaatsen en stadhuis 1 januari 2011: D-day => erg goed verlopen Evaluatie na enkele maanden: alles loopt vlot => constant onderhoud en verbeteringswerk => intensief contact tussen cipal-syntegro en stadsbestuur 17
2. Implementatie * Connectie tussen tijdsregistratie en loonmotor (februari 2011) Exporttabellen in Syntegro (duur 15 min) => MC, FV, loongegevens Exporttabellen inlezen in aphrodite (duur 2u (800 werknemers)) Fouttabellen doornemen: maximaal ½ dag (vb.: dubbele contracten, progressieve werkhervatting, ) Doel: dagelijkse connectie, waardoor export en inlezen overbodig worden Resultaat: goed, maar beperkte controle blijft noodzakelijk!! 18
TO DO - aansluiting alle andere diensten tegen 1 jan 2012 Planningsmodule opstarten voor kinderdagverblijven, sportinstellingen, bibliotheek, - evaluaties tegen 1 jan 2012 - bezettingen tegen 1 jan 2012 - sollicitanten en vacatures tegen 1 jan 2012 - vorming tegen? GEVOLG => herstructurering van personeelsdienst => kwantiteit van werk is verminderd => transparant (alle gegevens in één pakket tegen 2012) 19
B. OCMW * Opstart tijdsregistratie 2010 * Conversie loonmotor 2011 => omgekeerde werkwijze 20