Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfsvoering, Finance & Control (verder te noemen: medewerker Bedrijfscontrol) Doel van de functie: Ondersteuning van de organisatie bij het realiseren van de organisatiedoelen op efficiënte wijze. Realisatie van betrouwbare en relevante managementinformatie en rapportages voor interne en externe partijen. Ondersteuning van risicobeheersing 1) Troughput: wat doe ik?(functiespecifieke resultaatgebieden) 2) Output: wat levert het op? (Resultaat per gebied). Administratieve organisatie Interne controle Financiële rapportages voor externe verantwoording Managementinformatie, rapporten en analysen Ondersteuning en advisering Procesbeheersing eigen functie Optimale administratieve organisatie. Processen voor administratieve organisatie zijn beschreven en geborgd; processen worden systematisch onderhouden en geactualiseerd. Processen zijn efficiënt en effectief en sluiten aan op de doelstellingen van de organisatie. Tekortkomingen of verbeterpunten zijn tijdig gerapporteerd aan verantwoordelijken voor het betreffende administratieve proces. Interne controle is systematisch uitgevoerd. Bestuur en Management zijn tijdig gerapporteerd over voortgang en eventuele afwijkingen van vastgesteld beleid en voorschriften. Rapportages zijn voorzien van analyse en advies. Rapportages voor externe verantwoording zijn tijdig en correct aangeleverd bij externe instanties. Validiteit van betreffende gegevens is onderzocht; betreffende gegevens zijn correct. Bestuur en Management ontvangen structureel betrouwbare, volledige en relevante stuurinformatie. Bestuur en management zijn tijdig geïnformeerd over tekortkomingen en verbetermogelijkheden in rapportages. Rapportages zijn op efficiënte wijze tot stand gekomen. Bestuur en Management ontvangen voorstellen voor verbetering van efficiëntie en effectiviteit van beleid en bedrijfsprocessen; vooral op gebied van methodieken t.a.v. risicobeheersing, administratie en managementinformatie. Sturingsmethodieken worden toegepast. F. heeft bijgedragen aan de implementatie van methodieken en eventuele wijzigingen in beleid en/of bedrijfsvoering Eigen werkzaamheden zijn transparant en navolgbaar en desgevraagd correct en tijdig gedocumenteerd en gerapporteerd. De voortgang van de werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid is gewaarborgd. Met in- en externe belanghebbenden is tijdig, volledig en correct gecommuniceerd over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden. Op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies zijn up-to-date gehouden, op correcte wijze toegepast en doelmatig. Verbetermogelijkheden in de eigen werkprocessen en bijbehorende procedures en werkinstructies zijn aangegeven. Input: wat heb ik nodig? Belangrijke functiecompetenties. Oordeelsvorming; Overzicht bewaren/ Voortgangscontrole; Kwaliteit leveren /Resultaatgerichtheid; Communicatie (mondeling en schriftelijk); Autonomie (Onafhankelijkheid); Overtuigingskracht; initiatief /proactief. Benodigde kennis. Werk en denkniveau: HBO; met relevante opleiding voor het vakgebied. Kennis van de volgende werkterreinen: Planning en control; Verslaglegging en informatievoorziening; Administratieve Organisatie; Risicomanagement; Sturingsmethodieken; Kwaliteitsaudits; Kennis van de interne organisatie; Kennis van wet- en regelgeving op het eigen werkterrein; Kennis van de gebruikte bedrijfsapplicaties voor rapportage en managementinformatie. Standplaats: Werkgebied UWOON CATS FUWA: schaal J Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfscontrol; versie 4 februari 2015; Pagina 1 van 6
3.2 Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfscontrol Doel van de functie: Ondersteuning van de organisatie bij het realiseren van de organisatiedoelen op efficiënte wijze. Realisatie van betrouwbare en relevante managementinformatie en rapportages voor interne en externe partijen. Ondersteuning van risicobeheersing Directeur - bestuurder Medewerker Bedrijfscontrol Manager Bedrijfsvoering Team FZ; Team DIV; Team ICT Afdeling Vastgoed Vestiging Ermelo Vestiging Elburg Vestiging Harderwijk Bestuursdiensten Team Leefbaarheid Team Niet Planmatig Onderhoud De Medewerker Bedrijfscontrol is verantwoording verschuldigd aan manager Bedrijfsvoering Resultaatgebieden Administratieve organisatie 1. Bewaakt vastgestelde kaders en richtlijnen voor administratieve organisatie. Verricht werkzaamheden t.b.v. het kaders en richtlijnen AO. 2. Signaleert tekortkomingen in de administratieve organisatie en doet voorstellen ter verbetering aan de proceseigenaar. 3. Beheert en bewaakt actualiteit van procesbeschrijvingen. Draagt zorg voor verwerking mutaties in (gedigitaliseerd) systeem. 4. Borgt en onderhoudt in de administratieve organisatie de scheiding van Diensten Algemeen Economisch Belang (DAEB) en niet-daeb. Controleert regelmatig op vervuiling en overlapping van gegevens, signaleert tekortkomingen en verbetermogelijkheden en rapporteert hierover aan verantwoordelijken voor betreffende processen. Resultaat: Optimale administratieve organisatie. Processen voor administratieve organisatie zijn beschreven en geborgd; processen worden systematisch onderhouden en geactualiseerd. Processen zijn efficiënt en effectief en sluiten Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfscontrol; versie 4 februari 2015; Pagina 2 van 6
aan op de doelstellingen van de organisatie. Tekortkomingen of verbeterpunten zijn tijdig 1 gerapporteerd aan verantwoordelijken voor het betreffende administratieve proces. Interne controle 1. Draagt zorg voor de voortdurende controle van de bedrijfsvoering op rechtmatigheid, doelmatigheid en doelgerichtheid. 2. Signaleert tekortkomingen in de bedrijfsvoering en formuleert voorstellen ter verbetering. 3. Toetst periodiek of processen volgens procedure verlopen (Verbijzonderde Interne Controles). Stelt hiertoe jaarlijks een controleplan op. Verwerkt hierin op aangeven van Manager Bedrijfsvoering - input van RvC, bestuur, management en accountant. 4. Toetst investeringsvoorstellen, investeringsanalysen, bedrijfseconomische analyses en risicoanalyses aan financiële kaders/statuten. Adviseert manager Bedrijfsvoering hierover. 5. Draagt zorg voor de juiste toewijzing van de vastgestelde begroting naar jaarbudgetten. Bewaakt de ontwikkeling van realisaties versus budget. Signaleert en rapporteert over afwijkingen aan budgethouders. 6. Toetst afdelingsjaarplannen aan ondernemingsdoelen. Resultaat: Interne controle is systematisch uitgevoerd. Bestuur en Management zijn tijdig gerapporteerd over voortgang en eventuele afwijkingen van vastgesteld beleid en voorschriften. Rapportages volgend op het controleplan zijn voorzien van analyse en advies. Financiële rapportages voor externe verantwoording 1. Verzorgt de totstandkoming, tijdige aanlevering en juistheid van gegevens voor het CFV, WSW en Corporatie Benchmark; conform vastgestelde procedures. 2. Verzorgt de jaarlijkse gegevensverzameling t.b.v. de vaststelling van marktwaarde van woningbezit UWOON; verwerkt en beoordeelt deze gegevens. Rapporteert eventuele knelpunten en verbeterpunten aan Manager Bedrijfsvoering. 3. Coördineert het projectteam Marktwaardering woningbezit. Resultaat: Rapportages voor externe verantwoording zijn tijdig en correct aangeleverd bij externe instanties. Juistheid van betreffende gegevens is onderzocht; betreffende gegevens zijn correct. Te behalen resultaten van het projectteam Marktwaardering woningbezit zijn tijdig behaald. Managementinformatie, rapporten en analysen 1. Adviseert over de inrichting van het Management Informatie Systeem, gericht op een optimale ondersteuning van werkprocessen en adequate verslaglegging en verantwoording. Verzorgt de inrichting en onderhoud van dit systeem. 2. Adviseert afdelingen en teams bij het bepalen van relevante indicatoren en kritische succesfactoren. Adviseert afdelingen en teams bij de registratie en rapportage hieromtrent 3. Bewaakt/toetst de effectiviteit en efficiëntie van processen die leiden tot stuurinformatie, managementinformatie en periodieke rapportages. Bespreekt tekortkomingen met en adviseert over verbetermogelijkheden aan de opstellers van het rapportageonderdeel. Rapporteert hierover in de kwartaalrapportage. 4. Bewaakt de inhoud en juistheid van stuurinformatie, managementinformatie en periodieke rapportages. Toetst de kwaliteit van de rapportage en de juistheid van de gegevens. Rapporteert eventuele tekortkomingen en verbetermogelijkheden aan de verantwoordelijken voor de betreffende rapportage en doet hiervan op hoofdlijnen verslag in de kwartaalrapportage zelf. 5. Levert eindproduct managementinformatie. Bewaakt de tijdige aanlevering van managementinformatie. Bewerkt zo nodig de rapportage. Voorziet de rapportage van 1 Tijdig: op zodanig tijdstip dat eventuele acties nog kunnen leiden tot schadebeperking en/of bijstelling. Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfscontrol; versie 4 februari 2015; Pagina 3 van 6
eigen analyse gericht op de juistheid van gegevens en de waarde van gebruikte indicatoren voor het beoogde doel. Resultaat: Bestuur en Management ontvangen structureel betrouwbare, volledige en relevante stuurinformatie 2. Bestuur en management zijn tijdig geïnformeerd over tekortkomingen en verbetermogelijkheden in rapportages. Rapportages zijn op efficiënte wijze tot stand gekomen. Ondersteuning en advisering 1. Signaleert eventuele tekortkomingen in de uitvoering van het risicomanagementbeleid; rapporteert tekortkomingen en verbetermogelijkheden aan Manager Bedrijfsvoering. 2. Geeft advies in en draagt bij aan procesoptimalisatietrajecten (zoals Lean) 3. Draagt bij aan ontwikkeling en toepassing van sturingsmethodieken en risicomanagementbeleid. Resultaat: Bestuur en Management ontvangt voorstellen voor verbetering van efficiëntie en effectiviteit van beleid en bedrijfsprocessen; vooral op gebied van methodieken t.a.v. risicobeheersing, administratie en managementinformatie. Sturingsmethodieken worden toegepast. F. heeft bijgedragen aan de implementatie van methodieken en eventuele wijzigingen in beleid en/of bedrijfsvoering. Procesbeheersing eigen functie. 1. Verzorgt dat eigen werkzaamheden transparant en navolgbaar zijn draagt desgevraagd zorg voor documentatie en rapportage van eigen werkzaamheden. 2. Draagt bij aan de continuering van eigen werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid. 3. Communiceert met in- en externe belanghebbenden over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden 4. Draagt bij aan onderhoud en optimalisatie van op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies; past deze op correcte wijze toe. 5. Geeft gevraagd en ongevraagd advies over procesverbeteringen. Resultaat: Eigen werkzaamheden zijn transparant en navolgbaar en desgevraagd correct en tijdig gedocumenteerd en gerapporteerd. De voortgang van de werkzaamheden bij ongeplande afwezigheid is gewaarborgd. Met in- en externe belanghebbenden is tijdig, volledig en correct gecommuniceerd over (te) verwachte(n) acties en resultaten van eigen werkzaamheden. Op eigen resultaatgebieden betrekking hebbende bedrijfsstandaarden, procedures en werkinstructies zijn up-to-date gehouden, op correcte wijze toegepast en doelmatig. Verbetermogelijkheden in de eigen werkprocessen en bijbehorende procedures en werkinstructies zijn aangegeven. Algemeen 1. Draagt in algemene zin bij aan de realisatie van de organisatiedoelstellingen. 2. Neemt desgevraagd zitting in werkgroepen ook als die niet de eigen verantwoordelijkheidsgebieden betreffen. 3. Verricht uiteenlopende uitvoerende werkzaamheden op de afdeling bij piekbelasting. 4. Levert de benodigde informatie aan voor diverse rapportages. 5. Toetst mede op bruikbaarheid op het gebied van nieuwe softwarereleases binnen zijn/haar vakgebied. 2 F. is verantwoordelijk voor tijdigheid en volledigheid informatie. Lijnmanagers zijn verantwoordelijk voor inhoud van de informatie. Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfscontrol; versie 4 februari 2015; Pagina 4 van 6
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 1. Voldoen aan de doelstelling van de functie. 2. Kennis bijhouden. 3. F. adviseert en daagt uit tot verbetering van resultaten en efficiëntie van werkprocessen. 4. F. bewaakt en toetst bedrijfsactiviteiten van de organisatie, bewaakt de risicobeheersing, en levert managementinformatie en -rapportages. 5. F is bevoegd tot het geven van operationele en functionele instructies aan functionarissen m.b.t. het inrichten van administratieve organisatie en systemen voor managementinformatie. 6. F. is bevoegd tot onafhankelijke rapportage van bevindingen aan het MT, gerelateerd aan periodieke sturingsinformatie en de verbijzonderde interne controles (VIC s). Contacten Interne contacten met directie, management en collega s zijn van belang voor het toetsen en ontwikkelen van beleid en het zorgdragen voor het implementeren van beleid. De contacten betreffen daarnaast de voortgang en bijsturing van de eigen werkzaamheden en die van anderen. Externe contacten vinden plaats met externe adviseurs, externe toezichthouders (CfV, WSW, accountant). Functie-eisen Werk en denkniveau: HBO; met relevante opleiding voor het vakgebied. Kennis van de volgende werkterreinen: Planning en control; Verslaglegging en informatievoorziening; Administratieve Organisatie; Risicomanagement; Sturingsmethodieken; Kwaliteitsaudits; Waarderingsmethodieken vastgoed; Projectmatig werken; Interne organisatie; Wet- en regelgeving op de eigen werkterreinen; Bedrijfsapplicaties ( in gebruik) voor rapportage en managementinformatie. Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfscontrol; versie 4 februari 2015; Pagina 5 van 6
Functiespecifieke competenties Medewerker Bedrijfscontrol. Competentie Oordeelsvorming Overzicht bewaren/ Voortgangscontrole Kwaliteit leveren /Resultaatgerichtheid Communicatie (mondeling en schriftelijk) Autonomie (Onafhankelijkheid) Overtuigingskracht initiatief /proactief Omschrijving Gegevens en mogelijke handelswijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en tot realistische beoordelingen komen. Het overwegen van alle beschikbare informatie en vervolgens komen tot logische, realistische en gegronde beslissingen, conclusies en adviezen. Zich overtuigen van de voortgang van een proces. Opstellen, bewaken en uitvoeren van procedures en protocollen om een goede uitvoering van taken en activiteiten van zichzelf en medewerkers zeker te stellen, en effecten en resultaten te kunnen waarnemen. Het opstellen en bewaken van procedures om de voortgang van taken of activiteiten van zichzelf en van medewerkers te bewaken en zeker te stellen. Richt zich op het daadwerkelijk realiseren van beoogde resultaten, en geeft niet op totdat deze doelen bereikt zijn. Hanteert duidelijke kwaliteiten productiviteitsnormen waaraan het werk moet voldoen; is er sterk op gericht de afgesproken kwaliteit en productiviteit te halen; voert hiervoor de taken consistent en systematisch uit; houdt nauwkeurig in de gaten of de afgesproken kwaliteit- en productiviteitsniveaus gerealiseerd worden. Het duidelijk, vloeiend, correct en to the point communiceren op een manier die de aandacht vasthoudt en door deze begrepen wordt door management en medewerkers van andere afdelingen binnen UWOON. Vermijdt jargon en/of technische terminologie. Gaat na of de boodschap begrepen is. Zich onafhankelijk gedragen: beslissingen nemen, handelingen verrichten zonder inmenging van anderen. Acties ondernemen die meer gebaseerd zijn op eigen overtuigingen dan op een verlangen anderen een plezier te doen. Het vermogen om anderen mee te krijgen voor een bepaalde mening of gedrag, door gebruik te maken van de juiste argumenten en methode. Kansen signaleren en er naar handelen. Liever uit zichzelf beginnen dan passief afwachten. Functiebeschrijving Medewerker Bedrijfscontrol; versie 4 februari 2015; Pagina 6 van 6