Registratieprocedure voor studenten in Exact Online Education (Intersentia) Hierna vindt u de procedure die moet gevolgd worden als nieuwe student. Het is belangrijk dat eerst de docent bekend is in Exact Online. Dan pas zal de student de procedure perfect kunnen doorlopen. 1. Registratie als nieuwe student Als student bent u een klant in het accountantskantoor en uw docent is de verantwoordelijke in het kantoor voor u als klant. U kunt dus pas van start gaan in Exact Online Education Intersentia als u zeker weet dat uw docent zelf zich al heeft geregistreerd. U moet: - toegang krijgen tot Exact Online via een eigen login; - uw eigen administraties beheren; - onder het toezicht van uw docent staan. a. Gebruikersnaam en login ontvangen De aankoop van het handboek Computerboekhouden met Exact Online van de Uitgeverij Intersentia geeft u het recht gedurende een jaar vanaf de datum van creatie van de voucher/registratiecode gebruik te maken van de software. U ontvangt uw voucher/registratiecode van uw docent die ze bij de uitgeverij van je handboek, Intersentia heeft aangevraagd. b. Voor het eerst registreren met uw inlogcodes Gebruik best Internet Explorer zonder pop-up-blokkering. STAP 1: ga naar de website www.exactonline.be. Druk rechts op 1 Intersentia
STAP 2: druk op. STAP 3: geef de ontvangen inlogcode in: Druk op Volgende. U ziet dat u als enige keuze de volgende abonnementsvorm hebt. STAP 4: druk op. U ziet dat Exact Online Education (Intersentia) automatisch geselecteerd is. U laat de rest van de opties onveranderd. Exact Online Education levert precies wat u nodig hebt. Druk op Volgende. 2 Intersentia
U laat dit scherm onveranderd. STAP 5: druk op. STAP 6: vul uw persoonsgegevens in: Voornaam: geen opmerkingen, voorbeeld Marieke (ter illustratie hier Mariekestudent); Naam: Voorbeeld: AAA MVB G1 Van Beylen o u begint met een code IN HOOFDLETTERS met een acroniem voor uw onderwijsinstelling dat uw docent heeft gekregen van Exact Online (in het voorbeeld onderwijsinstelling AAA) o u neemt dan de initialen van uw docent op (MVB voor docente Marieke Van Beylen) o daarna volgt u het advies van uw docent (het voorbeeld hierna vermeldt de klasgroep G1); o daarna vermeldt u uw achternaam met eventueel de gebruikelijke spaties, in hoofdof kleine letters zoals uw docent u verzoekt; Bedrijfsnaam: herhaling van het acroniem IN HOOFDLETTERS voor uw onderwijsinstelling, best gevolgd door uw naam en voornaam in die volgorde Voorbeeld: KHK Van Beylen Mariekestudent, KHK Peeters Jan. LET EROP: DEZE NAAM KAN ACHTERAF NIET AANGEPAST WORDEN EN MOET DUS ABSOLUUT ZO INGEVULD ZIJN Uw klasgroep neemt u hier bij Bedrijfsnaam niet op omdat die later niet kan veranderd worden. Mogelijk verandert u nog van klasgroep en dat zou tot verwarring leiden. 3 Intersentia
Standaard wordt als Gebruikersnaam het door u opgegeven emailadres opgegeven. Neem bv. uw emailadres in uw onderwijsinstelling. U kiest zelf uw wachtwoord volgens de aangegeven criteria. STAP 7: druk op. U krijgt een scherm Het gebruiksrecht van de Exact Online Education (Intersentia)-software is in de prijs van uw handboek begrepen. Als u het handboek hebt aangekocht, zult u dus geen factuur ontvangen. Druk op. U krijgt een scherm Bedankt voor uw registratie. STAP 8: volg de instructies nauwgezet op. Log dan in via hetzelfde scherm. op STAP 9: dit is het scherm dat u voortaan altijd zult zien bij elke normale opstart. Zoals u ziet, kwam u hier op een beveiligde website https://start.exactonline.be terecht. Maak zo mogelijk op uw computer een bladwijzer voor deze pagina. Zo gebeurt de volgende opstart met Exact Online erg snel. 4 Intersentia
In dit scherm vult u de door u gekozen gebruikersnaam en het wachtwoord in. Druk op. 2. Gelukkig staat u er als student niet alleen voor Met het handboek Computerboekhouden met Exact Online gaat u stap voor stap door het hele proces. Maar misschien is een helpende hand van uw docent welkom! Uw docent kijkt ook wel graag mee naar uw vorderingen. U krijgt het volgende scherm: De koppeling waarover sprake in dit scherm is met uw docent. U kiest de eerste optie en duidt aan dat u wenst samen te werken met uw docent Marieke Van Beylen die alle rechten heeft in uw dossiers. Druk op. 3. Eerste eigen administratie maken Nu gaat u aan de slag met Exact Online Education. Gelukkig horen bij het handboek een reeks oefenbestanden. U moet nog wel deze oefenbestanden opnemen onder uw gebruikersnaam. U ziet 5 Intersentia
hier het onderstaande scherm. Als dit niet het geval is, logt u uit en opnieuw aan via https://start.exactonline.be waarna het scherm wel verschijnt. De wizard zal u vlot naar de juiste bestanden leiden. Druk op. Om uw administratie (dat is een boekhouding ) in te richten, werden een aantal templates voorbereid. Dat zijn administraties waarin reeds een reeks gegevens zijn opgenomen en waarmee u gaat werken. Als u een template gebruikt, spreekt Exact over een standaardinrichting. U wilt op basis van een standaardinrichting verder werken en kiest:. 6 Intersentia
U krijgt een lijst met de beschikbare templates. Deze templates zijn speciaal ingericht voor het handboek Computerboekhouden met Exact Online en zijn niet beschikbaar als u inlogt met een andere code dan diegene die u van uw docent voor aankoop van dit handboek ontving. Voor dit voorbeeld drukt u Starter Case. U selecteert dat Template. U ziet een voortgangscherm: U wacht tot het einde van de procedure: Lees de instructie op het einde ervan en kies. U komt nu in een beginscherm terecht van de administratie die u aanmaakte. Alle gegevens en eventuele boekingen die in het template Starter Case zitten, zitten nu ook in uw administratie. U ziet de administratienaam rechts boven op uw scherm. Dat is wat u bij uw registratiegegevens in Par. 1b van deze tekst invulde bij Bedrijfsnaam. Druk rechtsboven op de naam van deze administratie. Met dit bestand de naam zoals hierna beschreven. geeft u De code kiest u gewoon zelf. In verband met reeds aanwezige bestanden bij de auteurs van het handboek is het best NIET de volgende codes te kiezen: 1 tot en met 20 of 999. Welke code u voor de rest kiest, is helemaal om het even. Bij Naam vermeldt u EERST en IN HOOFDLETTERS het toegewezen acroniem van uw onderwijsinstelling dat u van uw docent kreeg. In de printscreen hierna is dat niet gebeurd omdat het een fictief voorbeeld is. Onder de printscreen ziet u een volledig voorbeeld. Deze wordt gevolgd door: De initialen van uw docent te beginnen met de voornaam (in het voorbeeld hierna MVB) uw klasgroep (in het voorbeeld G1); uw naam en voornaam in die volgorde (in het voorbeeld Peeters Jan); de naam van de templateadministratie (in het voorbeeld Starter Case). Voor de onderwijsinstelling AAA wordt de naam op die manier AAA MVB G1 Van Beylen Mariekestudent Starter Case. 7 Intersentia
Opdat de administratie goed zou werken, vult u van de betreffende administratie ook het Adres, Postcode/Plaats, Provincie/Land en btw/ondernemingsnummer in. Die vindt u op de verkoopdocumenten in het afzonderlijke boekdeel bij uw handboek en ze zijn ook weergegeven in de volgende tabel. Administratie Adres Ondernemings/btw-nummer Starter Case Mechelsestraat 16 BE 0000.000.097 9000 Gent Druk op. U krijgt het volgende scherm: Sluit het scherm. 4. De andere nodige bestanden bijmaken en vullen a. Welke bestanden In de verschillende delen van het handboek worden nog andere administraties gebruikt die u uit de template kunt ophalen. U moet elk van de volgende reeks bestanden ophalen. Uw Code voor elke administratie zal zoals eerder vermeld, best afwijken van de hier vermelde. De lijst die u uiteindelijk moet bekomen, is de volgende, met uw eigen codes. Hoe u hieraan komt, blijkt uit Par. b hierna. 8 Intersentia
b. Een bestand bijmaken U wilt nu bv. het bestand Protoy Fictivo beginbestand onder uw gebruikersnaam opnemen. Uw registratie geeft ruimte voor 7 administraties. U kunt dus het lijstje vervolledigen want u hebt maar 6 plaatsen nodig. De overgebleven 7 e administratie blijft dan vrij voor bv. een bijkomende oefening van uw docent. Om Protoy Fictivo onder uw gebruikersnaam op te nemen, drukt u rechtsboven op en dan op. Hier krijgt u eerst het scherm waarin u het nummer en de naam van de nieuwe administratie kunt bepalen. Kies bv. een Code hoger dan de nummering van Starter Case en afwijkend van de vermelde codes die de auteurs van het handboek benutten. Vul hier ook het ondernemingsnummer/btw-nummer in: Administratie Adres Ondernemings/btw-nummer Protoy Luchthavenlaan 31 BE 0737.266.019 1930 Zaventem Bewaar het scherm. Controleer en het volgende scherm. Bij fouten verbetert u via. Eindig met. c. Een bestand vullen Het nieuw aangemaakte bestand is nog leeg. U moet nog de overeenkomstige template uit de lijst van Exact halen. Ga rechtsboven naar Druk op de loep en dan op de naam van het bestand dat u nu wenst te vullen met inhoud uit de overeenkomstige template. U krijgt het volgende scherm. 9 Intersentia
Druk op. Kies Kies het template, overeenkomstig de naam die u aan het bestand hebt gegeven. In dit voorbeeld is dat. U wacht tot het einde van het proces. De inhoud van het template van Exact Online Education wordt overgenomen in uw eigen administratie. d. Alle overige bestanden bijmaken Herhaal de procedure voor het ophalen van alle verdere gewenste templates. De ondernemingsnummers en adresgegevens hoeft u bij deze andere bestanden niet in te vullen. Als u wenst te controleren of u alle templates hebt overgenomen, ga naar rechtsboven op uw scherm. Dan drukt u op de loep. Staan alle nodige administraties er (met weliswaar een andere, door uzelf gekozen Code)? 10 Intersentia
e. Deze bestanden vullen Elk bestand moet gevuld worden met de inhoud van de template. Selecteer daarvoor rechtsboven uit de lijst elk bestand. Als je het bestand opent, moet je eerst de wizard doorlopen zoals beschreven in Par. 4c f. Alle bestanden zichtbaar maken voor de docent In het menu Algemeen>Communicatie>Accountant ziet u rechts in het midden van het scherm of afhankelijk van de precies door u verrichte handelingen. Uw docent is de accountant Computerboekhouden met Exact Online (Intersentia). U zorgt dat zowel uzelf als klant en de docent alle bewerkingen kan uitvoeren. Zo nodig zet u mogelijke acties uit de kolom Geen rechten met een pijltje doet u voor al uw bestanden. U kunt naar al uw bestanden gaan via naar de kolom Rechten. Dit rechtsboven op uw scherm. In deze fase is het nog niet zo dat uw docent echt kan meekijken. U hebt wel uw Rechten gedeeld. 5. Opnemen van Activa in Protoy Fictivo basisbestand van Exact Online Education (Intersentia) Als uw docent reeds het nodige deed om de gegevens in verband met de activa die de onderneming Protoy Fictivo bezit, op te nemen in het bestand, kunt u nu gewoon van start. Hoe kunt u zien of u de nodige gegevens in verband met activa reeds in uw beginbestand Protoy Fictivo hebt? U ziet als volgt of de investeringen van Protoy Fictivo wel of niet reeds in het bestand opgenomen zijn. Ga naar uw bestand Protoy Fictivo beginbestand door rechts bovenaan op de naam te drukken. Ga naar menu Algemeen>Administratie inrichting>stamgegevens>activa>activa: 11 Intersentia
Ziet u bij een reeks regels staan gaande van GD1 tot RM1? Dan is alles in orde. Druk op. Mocht u toch geen lijst zijn, moet u de volgende procedure doorlopen. 1. Download het bijgevoegde bestand Assets_1 protoy fictivo.xml en bewaar het. 2. Ga via menu Algemeen>Administratie Inrichting>Instellingen naar de tab Activa en vervolledig zo nodig met het dagboek 801 en de rekeningen zoals hieronder weergegeven. Bewaar en sluit dit scherm. 3. Ga via menu Boekhouding>Boekingen>alle opties>boeken>boekingen verwijderen en selecteer rechts bovenaan het dagboek 801 en het boekjaar 2000. Selecteer alle periodes. Druk op Verwijderen. Sluit het scherm. 12 Intersentia
4. Ga via het menu Algemeen>Administratie Inrichting>Stamgegevens>Boekhouding>Dagboeken en open daar het dagboek 801. Pas het boekstuknummer in het boekjaar 2000 aan naar 800001. Sluit het scherm. 5. Importeer het bijgevoegde bestand via Algemeen>Administratie Inrichting>Import/Export. Kies als methode voor.xml. Ga naar de rubriek Activa en klik op Import De activa, activagroepen, afschrijvingsmethoden en de activeringsboekingen worden nu correct ingelezen. Wacht tot het proces volledig afgelopen is om enige andere actie te ondernemen. U bent nu klaar om van start te gaan met het handboek Computerboekhouden met Exact Online. Veel succes! 13 Intersentia