Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging

Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging 5.0 NN44200-106, 01.06 November 2010

2010 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Kennisgeving Er is veel moeite gedaan om ervoor te zorgen dat de informatie in dit document ten tijde van publicatie volledig en correct was. Desondanks kan Avaya niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele fouten. Avaya behoudt zich het recht voor om wijzigingen en correcties in de informatie in dit document te maken zonder verplichting iemand of een organisatie van dergelijke wijzigingen op de hoogte te brengen. Afwijzing van aansprakelijkheid voor documentatie Avaya is niet verantwoordelijk voor eventuele wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen in de versie van deze documentatie zoals die oorspronkelijk is gepubliceerd, tenzij deze wijzigingen, toevoegingen of verwijderingen zijn uitgevoerd door Avaya. De Eindgebruiker verbindt zich ertoe Avaya, diens lasthebbers, ge(vol)machtigden, ondergeschikten, medewerkers, werknemers en personeelsleden schadeloos te stellen voor en te vrijwaren tegen alle vorderingen, eisen, aanspraken, rechtszaken, rechtsgedingen, gerechtelijke procedures, rechterlijke uitspraken en vonnissen welke hun oorsprong vinden in of verband houden met gegevens die naderhand worden gewijzigd in, toegevoegd aan of verwijderd uit deze documentatie voor zover en in de mate dat deze bewerkingen door de Eindgebruiker worden uitgevoerd. Afwijzing van verantwoordelijkheid voor koppelingen Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of de betrouwbaarheid van gekoppelde websites waarnaar op deze site of in door Avaya verstrekte documentatie wordt verwezen. Avaya is niet verantwoordelijk voor de inhoud of betrouwbaarheid van gekoppelde websites waarnaar op andere plaatsen in deze documentatie wordt verwezen en Avaya ondersteunt niet noodzakelijkerwijs de producten, services of informatie die op deze websites worden beschreven of aangeboden. Avaya kan niet garanderen dat deze koppelingen altijd zullen werken en heeft geen controle over de beschikbaarheid van de gekoppelde pagina's. Garantie Avaya biedt een beperkte garantie met betrekking tot dit product. Raadpleeg de verkoopovereenkomst voor de voorwaarden van deze beperkte garantie. De inhoud van de standaardgarantie van Avaya, evenals informatie met betrekking tot ondersteuning voor dit product gedurende de garantieperiode, is beschikbaar via de website voor ondersteuning van Avaya-klanten en andere partijen: http:// www.avaya.com/support. Let op: als u het product hebt aangeschaft bij een goedgekeurde Avaya-wederverkoper buiten de Verenigde Staten en Canada, wordt de garantie aan u verstrekt door die Avayawederverkoper en niet door Avaya. Licenties DE SOFTWARELICENTIEVOORWAARDEN DIE BESCHIKBAAR ZIJN OP DE AVAYA-WEBSITE, HTTP://SUPPORT.AVAYA.COM/ LICENSEINFO/, ZIJN VAN TOEPASSING OP IEDEREEN DIE AVAYA- SOFTWARE DOWNLOADT, GEBRUIKT, EN/OF INSTALLEERT, WELKE IS AANGESCHAFT BIJ AVAYA INC., EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER (NAAR GELANG VAN TOEPASSING IS) ONDER EEN COMMERCIËLE OVEREENKOMST MET AVAYA OF EEN GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER. TENZIJ ANDERS SCHRIFTELIJK IS OVEREENGEKOMEN MET AVAYA, VERLEENT AVAYA DEZE LICENTIE NIET ALS DE SOFTWARE IS VERKREGEN VIA ANDEREN DAN AVAYA, EEN MET AVAYA GELIEERD BEDRIJF, OF EEN DOOR AVAYA GOEDGEKEURDE WEDERVERKOPER, EN AVAYA BEHOUDT ZICH HET RECHT VOOR JURIDISCHE STAPPEN TE ONDERNEMEN TEGEN U OF EEN ANDERE PARTIJ DIE DE SOFTWARE ZONDER LICENTIE GEBRUIKT OF VERKOOPT. DOOR DE SOFTWARE TE INSTALLEREN, DOWNLOADEN OF GEBRUIKEN OF ANDERE TOESTEMMING TE VERLENEN DIT TE DOEN, GAAT U, NAMENS UZELF EN DE ENTITEIT VOOR WIE U DE SOFTWARE INSTALLEERT, DOWNLOADT OF GEBRUIKT (HIERNA HIERIN ONDERLING UITWISSELBAAR U EN EINDGEBRUIKER GENOEMD), AKKOORD MET DEZE VOORWAARDEN EN VORMT U EEN BINDEND CONTRACT TUSSEN U EN AVAYA INC. OF HET TOEPASSELIJKE MET AVAYA GELIEERDE BEDRIJF ( AVAYA ). Copyright Met uitzondering van waar dit uitdrukkelijk anders wordt vermeld, mag geen gebruik worden gemaakt van het materiaal op deze site, de Documentatie en Product(en) geleverd door Avaya. De volledige inhoud van deze site, de documentatie en het/de product(en) geleverd door Avaya, inclusief de selectie, de opstelling en het ontwerp van de inhoud, zijn het eigendom van Avaya of haar licentieverleners en worden beschermd onder het auteursrecht of en andere intellectuele eigendomsrechten, inclusief de rechten sui generis met betrekking tot de bescherming van databases. U mag op geen enkele wijze content, geheel of gedeeltelijk en met inbegrip van code en software, wijzigen, kopiëren, reproduceren, herpubliceren, uploaden, op internet publiceren, overdragen of distribueren. Niet-geautoriseerde reproductie, overdracht, verspreiding, opslag en of gebruik zonder de uitdrukkelijke toestemming van Avaya kan strafrechtelijk en ook civielrechtelijk een overtreding betekenen onder de toepasselijke wetgeving. Onderdelen van derden Bepaalde softwareprogramma's of daarmee samenhangende, in het Product opgenomen onderdelen kunnen software bevatten die wordt gedistribueerd krachtens overeenkomsten van derden ( Componenten van derden ) waarin voorwaarden staan die het gebruik van bepaalde onderdelen van het Product uitbreiden dan wel beperken ( Voorwaarden van derden ). Informatie met betrekking tot gedistribueerde Linux OS-broncode (voor producten die de Linux OSbroncode hebben gedistribueerd) en informatie over de copyrighthouders van de Componenten van Derden en de Voorwaarden van derden die daarop van toepassing zijn, is beschikbaar op de ondersteuningssite van Avaya (http:// www.avaya.com/support/copyright/). Handelsmerken De handelsmerken, logo's en dienstmerken (Merken) die op deze site worden gebruikt en de documentatie en product(en) die Avaya levert zijn gedeponeerde of niet-gedeponeerde Merken van Avaya, met haar gelieerde bedrijven of andere derden. Gebruikers hebben geen toestemming dergelijke Merken te gebruiken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Avaya of een dergelijke derde die de eigenaar is van het Merk. Niets op deze site, of in de documentatie en product(en) mag worden uitgelegd, noch bij implicatie, noch bij uitsluiting of anderszins, als het verlenen van een licentie of recht op de Merken, zonder de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming door Avaya of de toepasselijke derde. Avaya is een gedeponeerd handelsmerk van Avaya Inc. Alle overige handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaars. Documenten downloaden De meest actuele versies van documentatie kunt u vinden op de ondersteuningssite van Avaya op http://www.avaya.com/support Contact opnemen met de ondersteuning van Avaya Avaya stelt een telefonische helpdesk beschikbaar waar u problemen kunt melden of vragen over uw product kunt stellen. Het telefoonnummer voor ondersteuning is 1-800-242-2121 in de Verenigde Staten. Meer telefoonnummers voor ondersteuning kunt u vinden op de website van Avaya op http://www.avaya.com/support 2 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Inhoud Hoofdstuk 1: Klantenservice...7 Technische documentatie...7 Producttraining...7 Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper...7 Technische ondersteuning van de Avaya-website...8 Hoofdstuk 2: Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken...9 Werken met CallPilot...9 Deze handleiding gebruiken...9 Termen van CallPilot...10 Toegangsnummers...10 Postbus...10 Wachtwoord...10 Hulpbronnen...10 Gesproken aanwijzingen...10 Contextafhankelijke hulp...11 My CallPilot...11 Gedrukte hulp...11 Toetsopdrachten van CallPilot...12 Standaardopdrachten gebruiken...12 Afspelen en opnemen...13 Berichtopdrachten en postbusopdrachten...13 Altijd beschikbaar...13 Aanmelden bij de postbus...13 Voor het eerst aanmelden...14 Aanmelden...14 Aanmelden vanaf een faxtelefoon...14 Aanmelden met Automatische aanmelding...15 Afmelden...15 Uw wachtwoord wijzigen...15 Het wachtwoord wijzigen...15 Een veilig wachtwoord kiezen...16 Uw naam opnemen...16 Een persoonlijke verificatie opnemen...16 Uw persoonlijke verificatie afspelen, verwijderen of opnieuw opnemen...17 Terugkeren naar uw berichten...17 Begroetingen opnemen...17 De begroeting opnemen...17 Uw begroeting afspelen, verwijderen of opnieuw opnemen...18 De verloopdatum voor de tijdelijke begroeting instellen...18 Terugkeren naar uw berichten...18 Een aangepaste operator toewijzen...19 Uw aangepaste operatornummer controleren en toewijzen...19 Berichten blokkeren...19 Berichten blokkeren en opties instellen...19 Automatische aanmelding in- en uitschakelen...20 Terugkeren naar spraakopdrachten...20 Berichten afspelen...20 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 3

Berichten afspelen...21 Berichten controleren en beantwoorden...21 De berichtsnelheid wijzigen...22 Een bericht sneller of langzamer afspelen...22 Het berichtvolume wijzigen...22 Het berichtvolume verhogen of verlagen...23 Berichten verwijderen en herstellen...23 Een bericht verwijderen...23 Een bericht herstellen...23 Berichtenopslag...24 Faxberichten afdrukken toestaan...24 Faxberichten afdrukken...24 Afdrukken op de faxtelefoon waarmee u aan het bellen bent...25 E-mailberichten beluisteren...25 E-mailberichten controleren...25 De instellingen van uw e-mailaccount voor CallPilot wijzigen...26 De afzender van een spraakbericht bellen...27 De afzender bellen...27 De afzender beantwoorden...27 Een antwoord opnemen voor de afzender...27 De afzender en alle geadresseerden beantwoorden...28 Een antwoord opnemen voor de afzender en alle geadresseerden van een bericht...28 Berichten doorsturen...29 Een bericht doorsturen...29 Een fax doorsturen...30 Een bericht opstellen...30 Een bericht adresseren, opnemen en verzenden...30 Een adres annuleren...31 Een bericht adresseren...31 Een bericht aan een lokale postbus adresseren...32 Een bericht aan een distributielijst adresseren...32 Een bericht adresseren aan een postbus op een andere netwerksite...32 Een bericht adresseren aan een open netwerkpostbus...32 Een bericht adresseren aan een internetgebruiker...32 Een bericht adresseren aan een telefoon of faxtelefoon...32 Op naam adresseren...33 Adresseren op naam...33 Het bericht controleren en bewerken...34 Berichtopties toevoegen...34 De optie Urgent toevoegen...35 De optie Geen urgentie toevoegen...35 De optie Privé toevoegen...35 Een ontvangstbevestiging van het bericht verzoeken...35 Een tijd instellen voor de bezorging van het bericht...36 Berichtbijlagen toevoegen...36 Een bijlage aan een bericht toevoegen...36 Een faxbericht toevoegen vanaf een faxtelefoon...37 Expresberichten...37 Een spraakbericht verzenden zonder u aan te melden...38 Een faxbericht verzenden zonder u aan te melden...40 Doorkiezen...40 4 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Een gesprek voeren wanneer u bent aangemeld...41 Een gesprek voeren wanneer u bent aangemeld met Kiezen op naam...41 Het aangepaste operatornummer bellen wanneer u bent aangemeld...41 Persoonlijke distributielijsten...42 Een persoonlijke distributielijst maken...42 Een persoonlijke distributielijst afspelen, bewerken of verwijderen...43 Externe berichtmelding...43 Externe berichtmelding voor het eerst inschakelen...44 Externe berichtmelding in- en uitschakelen...44 Terugkeren naar uw berichten...45 Werken met de instellingen van Externe berichtmelding...45 Planner voor externe berichtmelding...45 Het type berichtgeving wijzigen...46 De dagen voor berichtgeving wijzigen...47 De tijden voor berichtgeving wijzigen...47 Toestemming voor het doorsturen van berichten in- of uitschakelen...48 Het doorsturen van berichten in- of uitschakelen...49 Faxopties wijzigen...49 Uw faxopties wijzigen...50 Automatisch afdrukken in- en uitschakelen...50 De standaardprinter wijzigen...50 Een faxscheidingspagina afdrukken in- of uitschakelen...51 Wanneer u de beller bent...51 Begroetingen onderbreken...52 Doorverbinden met de aangepaste operator...52 Doorkiezen naar een ander nummer...52 Opgenomen berichten bewerken...52 Opties aan opgenomen berichten toevoegen...53 Een faxbijlage aan het opgenomen bericht toevoegen...53 Aanmelden nadat u een bericht hebt geplaatst...53 Uw CallPilot-nummers...53 Aanmeldingsnummers...54 Servicenummers...54 Adresvoorvoegsels...54 Service voor wachtwoord wijzigen...54 Index...57 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 5

6 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Hoofdstuk 1: Klantenservice Ga naar de Avaya-website voor alle services en ondersteuning die Avaya biedt. Ga naar www.avaya.com of ga naar een van de pagina's die worden vermeld in de volgende secties. Navigatie Technische documentatie op pagina 7 Producttraining op pagina 7 Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper op pagina 7 Technische ondersteuning van de Avaya-website op pagina 8 Technische documentatie Ga naar www.avaya.com/support als u technische publicaties en release notes direct vanaf internet wilt afdrukken. Producttraining Er is doorlopend producttraining beschikbaar. Ga naar de website www.avaya.com/support voor meer informatie of om u aan te melden. Op deze website vindt u een koppeling naar Training Contacts in het navigatievenster aan de linkerkant. Ondersteuning via een distributeur of wederverkoper Als u bij een distributeur of geautoriseerde wederverkoper een servicecontract hebt aangeschaft voor uw Avaya-product, neemt u contact op met de technische ondersteuningsafdeling van de desbetreffende distributeur of wederverkoper. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 7

Klantenservice Technische ondersteuning van de Avaya-website De snelste en gemakkelijkste manier om technische ondersteuning voor Avaya-producten te krijgen, is via de Avaya Technical Support-website op www.avaya.com/support. 8 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Hoofdstuk 2: Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Avaya CallPilot van Avaya is een geavanceerd communicatiesysteem voor bedrijven dat u ongekende flexibiliteit voor het beheer van berichten biedt. U kunt op uw telefoon of op uw computer met CallPilot werken. Hier volgt een aantal van de vele CallPilotfuncties die u kunt gebruiken door de opdrachten in te toetsen op uw telefoon. Berichten afspelen. Berichten doorsturen en beantwoorden. Berichten opstellen, bewerken en verzenden. Bellen en adresseren op naam of op nummer. Berichtopties zoals urgent of privé en getimede bezorging toevoegen. Aangepaste distributielijsten maken voor het verzenden van berichten. Externe berichtmelding van inkomende berichten ontvangen. Faxberichten ontvangen, afdrukken en verzenden. E-mailberichten beluisteren. Toestemming voor het doorsturen van berichten in- of uitschakelen. Sommige functies, zoals faxberichten en het beluisteren van e-mail, zijn opties. Vraag de beheerder of deze functies voor u beschikbaar zijn. Werken met CallPilot Deze handleiding gebruiken In deze handleiding wordt uitgebreid uitgelegd hoe u CallPilot kunt bedienen met de druktoetsen van uw telefoon. Als u een functie of service die in deze handleiding is beschreven wilt gebruiken maar u geen toegang tot deze functie hebt, neem dan contact op met de beheerder. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 9

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Termen van CallPilot Toegangsnummers De beheerder geeft u de toegangsnummers die u voor CallPilot nodig hebt. Deze nummers kunt u bijhouden in Uw CallPilot-nummers op pagina 53. Postbus In de CallPilot-postbus worden uw berichten, opgenomen begroetingen, distributielijsten en andere persoonlijke instellingen opgeslagen. U kunt u op elk gewenst moment bij uw postbus aanmelden om berichten af te spelen en om alle beschikbare functies en services van CallPilot te gebruiken. De beheerder geeft u een postbusnummer, dat meestal uw toestelnummer is. Wachtwoord Uw postbus en de inhoud ervan zijn met uw persoonlijke wachtwoord beveiligd. Alle communicatie over en weer met CallPilot is vertrouwelijk. Niemand anders heeft toegang tot uw postbus. Hulpbronnen Gesproken aanwijzingen Op uw telefoon wordt u door CallPilot bij iedere stap begeleid door middel van gesproken aanwijzingen. In de aanwijzingen hoort u wat u moet doen of welke opties beschikbaar zijn: u hoeft dus niet elke stap te onthouden. U kunt een aanwijzing onderbreken door de toets voor de volgende stap in te drukken. 10 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Contextafhankelijke hulp Contextafhankelijke hulp Op uw telefoon kunt u op elk gewenst moment op de stertoets (*) voor assistentie drukken wanneer u bij uw postbus bent aangemeld. U hoort dan welke opties voor de volgende stap beschikbaar zijn. My CallPilot Op uw computer biedt My CallPilot op internet een pagina met nuttige informatie die bij de voor u beschikbare postbusopties, functies en services hoort. Gedrukte hulp In aanvulling op deze gebruikershandleiding zijn een gedrukte naslagkaart en een gedrukte portefeuillekaart beschikbaar. Houd deze in de buurt van de telefoon of neem ze met u mee op reis. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 11

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Toetsopdrachten van CallPilot Standaardopdrachten gebruiken CallPilot beschikt over veel standaardopdrachten die voor alle functies hetzelfde zijn, dus hebt u geen hoofdmenu nodig. Zo is Afspelen bijvoorbeeld altijd 2, Opnemen altijd 5 en Help altijd *. 12 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Afspelen en opnemen Als u deze standaardopdrachten uit het hoofd leert, kunt u alle functies van CallPilot gebruiken zonder dat u elke stap hoeft te onthouden. Afspelen en opnemen Als u berichten wilt afspelen, berichten wilt opnemen en begroetingen wilt opnemen, gebruik dan de navolgende standaardopdrachten: Berichtopdrachten en postbusopdrachten Als u meer functies in de berichtenlijst wilt gebruiken, gebruikt u deze twee series opdrachten: Opdrachten die u voor het huidige bericht gebruikt, beginnen met 7. Opdrachten die u voor het beheer van uw postbus gebruikt, beginnen met 8. Altijd beschikbaar U kunt op elk gewenst moment op de stertoets (*) drukken voor contextgevoelige Help. Druk op de nummertoets (#) om het afspelen of opnemen te stoppen, een menuselectie te annuleren, gegevensinvoer te beëindigen of het adresseren te stoppen. Aanmelden bij de postbus Wanneer u zich bij de CallPilot-postbus aanmeldt, hebt u het toegangsnummer voor CallPilotmultimediaberichten en uw eigen postbusnummer en wachtwoord nodig. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 13

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken De beheerder geeft u deze nummers en de andere nummers die u nodig hebt voor de functies en services van CallPilot. Deze nummers kunt u bijhouden in Uw CallPilot-nummers op pagina 53. Voor het eerst aanmelden De beheerder geeft u een tijdelijk wachtwoord dat u dient te wijzigen wanneer u zich voor het eerst aanmeldt. 1. Denk na over een nieuw wachtwoord. Zie Uw wachtwoord wijzigen op pagina 15. 2. Volg de onderstaande stappen om u aan te melden met het tijdelijke wachtwoord. 3. Wanneer u wordt verzocht een nieuw wachtwoord in te voeren, volg dan de aanwijzingen. Zie Uw wachtwoord wijzigen op pagina 15. Aanmelden U kunt zich met elke druktoetstelefoon bij uw postbus aanmelden. Wanneer u zich met uw eigen telefoon aanmeldt, kunt u mogelijk een berichttoets indrukken in plaats van het toegangsnummer te bellen. 1. Bel het toegangsnummer voor CallPilot-multimediaberichten of druk op de berichttoets van uw telefoon. 2. Voer uw postbusnummer in en druk vervolgens op #. Of druk op uw eigen telefoon op #. 3. Voer uw wachtwoord in en druk vervolgens op #. U bent nu in de postbus en u kunt alle opdrachten voor de berichtenlijst gebruiken. Aanmelden vanaf een faxtelefoon U kunt u bij uw postbus aanmelden vanaf een faxtelefoon; gebruik dan het toegangsnummer van de faxtelefoon. Volg de stappen voor aanmelding die hierboven zijn beschreven. Raadpleeg Faxberichten afdrukken toestaan op pagina 24 voor meer informatie over het afdrukken op een faxtelefoon. 14 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Aanmelden met Automatische aanmelding Aanmelden met Automatische aanmelding Automatische aanmelding is een optie die u het aanmelden vergemakkelijkt, omdat u uw postbusnummer en wachtwoord niet hoeft in te voeren. De beheerder kan u voor de Automatische aanmelding beveiligde nummers toestaan, zoals het kantoornummer of het huisnummer. Zie Automatische aanmelding in- en uitschakelen op pagina 20. Als u de postbus wilt openen wanneer Automatische aanmelding is ingeschakeld, belt u het toegangsnummer voor CallPilot of drukt u op de berichttoets van een van de door u opgegeven nummers voor Automatische aanmelding. Afmelden Druk als u klaar bent met uw sessie in CallPilot op 8 3 om de verbinding te verbreken of hang op. Uw wachtwoord wijzigen Wanneer u zich voor het eerst aanmeldt, dient u het wachtwoord dat u eerst hebt gekregen te veranderen. Hierna kunt u het wachtwoord zo vaak als nodig is wijzigen. De beheerder stelt de minimumlengte van het wachtwoord in. Het wachtwoord wijzigen 1. Druk op 8 4 wanneer u bent aangemeld bij uw postbus. 2. Voer uw huidige wachtwoord in en druk vervolgens op #. Opmerking: U ziet mogelijk streepjes in plaats van cijfers als u een telefoon met een display hebt. 3. Voer uw nieuwe wachtwoord in en druk vervolgens op #. 4. Voer uw nieuwe wachtwoord nogmaals in en druk vervolgens op #. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 15

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Wanneer het wachtwoord verloopt, volg dan de stappen voor het wijzigen van een wachtwoord. Als u uw wachtwoord vergeet, kan de beheerder u een tijdelijk wachtwoord geven. Meld u met het tijdelijke wachtwoord aan en wijzig het onmiddellijk. Een veilig wachtwoord kiezen In CallPilot is het niet mogelijk om wachtwoorden te gebruiken die te kort of te eenvoudig zijn, of die u al eerder hebt gebruikt. Bovendien moet u in CallPilot regelmatig uw wachtwoord wijzigen volgens het schema dat de beheerder heeft ingesteld. Bescherm uw postbus door een wachtwoord te kiezen dat niet snel kan worden geraden. Denk na over een systeem voor het maken van wachtwoorden dat u goed kunt onthouden maar dat voor anderen moeilijk te raden is. U kunt bijvoorbeeld een uniek en eenvoudig te onthouden wachtwoord maken door op de druktoetsen van uw telefoon een combinatie van cijfers en letters te gebruiken. Uw naam opnemen Uw persoonlijke verificatie wordt voor uw begroetingen en geadresseerde berichten gebruikt, en voor expresberichten, het bellen van namen en aankondigingen voor externe berichtmelding. Een persoonlijke verificatie opnemen 1. Druk wanneer u bent aangemeld bij uw postbus op 8 2 voor Begroetingen en vervolgens op 9 om uw naam op te nemen. 2. Wanneer dat wordt gevraagd, voer dan het nummer van uw postbus in; druk vervolgens op #. U hoort de naam die is opgenomen, indien aanwezig. 3. Druk op 5 om op te nemen. Wacht op de toon en neem vervolgens uw naam op. 4. Druk op # om de opname te beëindigen. 16 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Uw persoonlijke verificatie afspelen, verwijderen of opnieuw opnemen Uw persoonlijke verificatie afspelen, verwijderen of opnieuw opnemen U kunt uw persoonlijke verificatie op dezelfde manier als uw begroetingen afspelen, verwijderen of opnemen. Zie Begroetingen opnemen op pagina 17. Als u uw persoonlijke verificatie verwijdert, horen de personen die u opbellen alleen uw postbusnummer of uw naam, die letter voor letter wordt gespeld. Terugkeren naar uw berichten Druk op 4 wanneer u klaar bent met het opnemen van uw persoonlijke verificatie. Begroetingen opnemen U kunt externe, interne en tijdelijke begroetingen opnemen. Bellers van buiten uw organisatie horen uw externe begroeting; bellers binnen uw organisatie horen uw interne begroeting. Als u geen interne begroeting opneemt, horen alle bellers uw externe begroeting. U kunt een tijdelijke begroeting opnemen om uw bellers te laten weten dat u niet op kantoor bent. Alle bellers horen uw tijdelijke begroeting als u deze hebt opgenomen. Laat uw bellers weten op welke datums of tijden u afwezig bent en wanneer u uw berichten ophaalt. U kunt uw postbus zodanig instellen dat berichten worden geweigerd wanneer u afwezig bent. Zie Berichten blokkeren op pagina 19. Houd de begroetingen kort en bondig, en spreek duidelijk. Controleer uw begroetingen door uw nummer vanaf externe en interne telefoons te bellen. De begroeting opnemen 1. Druk op 8 2 wanneer u bent aangemeld bij uw postbus. 2. Druk op 1 voor een externe begroeting, op 2 voor een interne begroeting of op 3 voor een tijdelijke begroeting. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 17

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken 3. Druk op 5 om op te nemen. Wacht op de toon en neem vervolgens uw begroeting op. 4. Druk op # om de opname te beëindigen. Uw begroeting afspelen, verwijderen of opnieuw opnemen Wanneer u bij de begroeting bent, kunt u deze afspelen, verwijderen of opnieuw opnemen. Druk op 2 als u de begroeting wilt afspelen. Druk op 7 6 als u de begroeting wilt verwijderen. Druk op 5 op de plaats waar u wilt beginnen met het opnieuw opnemen van uw begroeting of het toevoegen. Neem de nieuwe begroeting op en druk vervolgens op #. De verloopdatum voor de tijdelijke begroeting instellen U kunt een maand, dag en tijd instellen waarop de tijdelijke begroeting verloopt. Wanneer de tijdelijke begroeting is verlopen, horen de bellers uw externe of interne begroeting. 1. Druk wanneer u bij uw tijdelijke begroeting bent op 9 om de verloopdatum in te stellen. 2. Voer de maand, de dag en de tijd in en druk na elke invoer op #. Druk voor de huidige maand of dag alleen op #. Druk op 9 0 0 # om de tijd in te stellen op 09:00. Druk op 1 voor a.m. en druk op 2 voor p.m. De verlooptijd is 09:00 in de tijdzone van de locatie van uw postbus. Druk op # voor de standaardverlooptijd van één minuut na middernacht op de datum die u hebt opgegeven. Druk op ### als u niet wilt dat de begroeting verloopt. Als u geen verloopdatum instelt of als u alleen op # drukt bij het instellen van de maand, dag en tijd, blijft uw tijdelijke begroeting van toepassing totdat u deze verwijdert. Terugkeren naar uw berichten Druk op 4 wanneer u klaar bent met het opnemen van uw begroetingen. 18 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Een aangepaste operator toewijzen Een aangepaste operator toewijzen U kunt de bellers in de gelegenheid stellen een bericht achter te laten of ze door te verbinden met een van uw assistenten of collega's. Vertel de bellers in uw begroeting dat ze op 0 moeten drukken als ze tijdens uw afwezigheid deze persoon willen spreken. Het aangepaste operatornummer is het nummer waarmee uw bellers worden doorverbonden wanneer ze op 0 drukken. Vraag de beheerder of deze functie voor u beschikbaar is. Uw aangepaste operatornummer controleren en toewijzen 1. Druk wanneer u bent aangemeld bij uw postbus op 8 0 voor postbusopties en vervolgens op 1 om het aangepaste operatornummer te controleren. U krijgt dan het huidige aangepaste operatornummer te horen. 2. Voer het nieuwe aangepaste operatornummer in en druk op #. Berichten blokkeren U kunt tijdelijk voorkomen dat bellers berichten in uw postbus achterlaten. U kunt de bellers laten doorverbinden met een operator of de verbinding verbreken. Wanneer het blokkeren van berichten is ingeschakeld, dient u uit beleefdheid een tijdelijke begroeting op te nemen waarin u uitlegt waarom u afwezig bent en wat de bellers moeten doen. Vraag de beheerder of het blokkeren van berichten voor u beschikbaar is. Berichten blokkeren en opties instellen 1. Druk op 8 0 voor postbusopties en vervolgens op 7 voor het blokkeren van berichten. 2. Het blokkeren van berichten in- of uitschakelen: Druk op 1 om het blokkeren van berichten permanent in te schakelen. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 19

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Druk op 2 om het blokkeren van berichten uit te schakelen. Druk op 3 om alleen berichten te blokkeren wanneer u een tijdelijke begroeting hebt ingesteld. 3. Druk op 1 om bellers door te verbinden met de aangepaste operator die u hebt toegewezen. Of druk op 2 om de verbinding met de bellers na de begroeting te verbreken. Automatische aanmelding in- en uitschakelen Vraag de beheerder of Automatische aanmelding voor u beschikbaar is. Zie Aanmelden met Automatische aanmelding op pagina 15. 1. Druk wanneer u bent aangemeld bij uw postbus op 8 0 voor postbusopties en vervolgens op 4 voor Automatische aanmelding. 2. Druk op 1 om Automatische aanmelding in te schakelen of druk op 2 om de functie uit te schakelen. Terugkeren naar spraakopdrachten Wanneer u bij uw postbus bent aangemeld door middel van spraakgestuurde berichten en u tijdelijk overschakelt naar toetsopdrachten, kunt u op eenvoudige wijze terugkeren naar spraakopdrachten. Druk op 8 5 voor CallPilot Extra en vervolgens op 4 om terug te keren naar spraakgestuurde berichten. Berichten afspelen U wordt door CallPilot op de hoogte gesteld van nieuwe berichten. Misschien is uw telefoon uitgerust met een lampje dat nieuwe berichten aangeeft of misschien hoort u een speciale beltoon wanneer u de hoorn van de haak neemt. Berichten kunnen spraakberichten, faxberichten of spraak- en faxberichten of e-mail zijn. E-mailberichten staan in een 20 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Berichten afspelen afzonderlijke lijst; zie E-mailberichten beluisteren op pagina 25. Vraag de beheerder of deze fax- en e-mailopties voor u beschikbaar zijn. In het postbusoverzicht krijgt u het aantal nieuwe spraak- en faxberichten in de berichtenlijst te horen, en of sommige berichten urgent zijn. In het overzicht krijgt u tevens te horen of er onverzonden opgenomen berichten zijn en of de faxberichten zijn afgedrukt. De berichtkoppen bevatten de naam van de afzender en de datum en tijd waarop het bericht in uw postbus is bezorgd. Faxen hebben een identiteitsnummer en een afdrukstatus. Berichten afspelen Wanneer u zich bij CallPilot aanmeldt, hoort u het postbusoverzicht en vervolgens de berichtkop van het eerste nieuwe bericht. De volgorde van uw berichten wordt door uw beheerder of uzelf ingesteld in CallPilot. (Als Automatisch afspelen is ingeschakeld, worden uw berichten automatisch afgespeeld.) 1. Wanneer u zich in de berichtenlijst bevindt, kunt u naar elk bericht gaan en het afspelen. Druk op 2 om het huidige bericht af te spelen. Druk op 6 om naar het volgende bericht te gaan en op 4 om naar het vorige bericht te gaan. Druk op 8 6 om naar een specifiek bericht te gaan, voer het berichtnummer in en druk vervolgens op #. Druk op 6 om weer naar het eerste bericht te gaan wanneer u het einde van de berichtenlijst hebt bereikt. 2. Druk op 8 3 wanneer u de berichten hebt afgespeeld om u af te melden bij CallPilot of hang op. U kunt ook aangemeld blijven als u andere berichtfuncties wilt gebruiken. Berichten controleren en beantwoorden Wanneer u een bericht aan het afspelen bent, kunt u de volgende berichtopdrachten gebruiken: Druk op 1 om vijf seconden terug te gaan in het bericht en druk op 3 om vijf seconden verder te gaan in het bericht. Druk op # om te pauzeren en druk op 2 om door te gaan. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 21

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Druk op 2 1 om een bericht langzamer af te spelen en druk op 2 3 om een bericht sneller af te spelen. U kunt de snelheid verhogen tot maximaal drie keer de normale snelheid en verlagen tot twee keer langzamer dan normaal. Druk op 2 4 om een bericht zachter af te spelen en op 2 6 om een bericht harder af te spelen. U kunt het volume verhogen tot maximaal drie keer het normale volume en verlagen tot twee keer het normale volume. De volgende keer wanneer u zich aanmeldt, is het volume voor berichten weer normaal. Voor, tijdens en na het afspelen van een bericht kunt u deze berichtopdrachten gebruiken: Druk op 7 2 om de berichtspecificaties af te spelen. Druk op 7 6 om het bericht te markeren voor verwijdering bij afmelding en naar het volgende bericht te gaan. Ga terug naar het bericht en druk op 7 6 om het verwijderde bericht te herstellen (voordat u de verbinding verbreekt). Druk op 7 7 om een faxbericht af te drukken. Zie Faxberichten afdrukken toestaan op pagina 24. Zie De afzender van een spraakbericht bellen op pagina 27, De afzender beantwoorden op pagina 27, De afzender en alle geadresseerden beantwoorden op pagina 28 en Berichten doorsturen op pagina 29 voor het beantwoorden van berichten. Druk op 7 * voor assistentie bij berichtopdrachten. De berichtsnelheid wijzigen U kunt tijdens het afspelen van een bericht de snelheid wijzigen. Als de beller bijvoorbeeld zeer snel spreekt, kunt u het bericht langzamer afspelen. Een bericht sneller of langzamer afspelen Druk wanneer u een bericht afspeelt op 2 1 om het langzamer af te spelen of druk op 2 3 om het sneller af te spelen. U kunt de snelheid verhogen tot maximaal drie keer de normale snelheid en verlagen tot twee keer langzamer dan normaal. Het berichtvolume wijzigen U kunt tijdens het afspelen van een bericht het volume wijzigen. Als u bijvoorbeeld een bericht in een luidruchtige omgeving afspeelt, kunt u het volume verhogen om het bericht beter te 22 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Het berichtvolume verhogen of verlagen kunnen horen. Wanneer u bij CallPilot bent aangemeld, worden alle berichten op het door u ingestelde volume afgespeeld, tenzij u de instelling wijzigt. De volgende keer wanneer u zich aanmeldt, is het volume voor berichten weer normaal. Het berichtvolume verhogen of verlagen Druk bij het afspelen van een bericht op 2 4 om het volume te verhogen of op 2 6 om het volume te verlagen. U kunt het volume verhogen tot maximaal drie keer het normale volume en verlagen tot twee keer het normale volume. Berichten verwijderen en herstellen U kunt een bericht verwijderen en herstellen (verwijderen ongedaan maken) voor, tijdens of na het afspelen van het bericht. Verwijderde berichten worden aan het einde van uw CallPilotsessie uit de postbus verwijderd. Nadat u de verbinding hebt verbroken, kunt u een bericht niet meer herstellen. Opmerking: Uw beheerder kan CallPilot configureren zodat ongelezen berichten na een bepaalde periode automatisch worden verwijderd. Neem contact op met uw beheerder voor meer informatie. Een bericht verwijderen Druk wanneer u zich in een bericht bevindt op 7 6 om dit te markeren voor verwijdering bij afmelding en om naar het volgende bericht te gaan. Een bericht herstellen Ga voordat u de verbinding verbreekt terug naar het bericht dat gemarkeerd is voor verwijdering en druk op 7 6 om het te herstellen. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 23

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Berichtenopslag Uw afgespeelde berichten worden automatisch verwijderd op het tijdstip dat door de beheerder wordt ingesteld. U kunt automatisch verwijderde berichten controleren en herstellen. Als u een automatisch verwijderd bericht wilt herstellen, drukt u op 7 6. Vraag de beheerder of deze functie voor u beschikbaar is. Faxberichten afdrukken toestaan In CallPilot kunt u een faxbericht ontvangen in de postbus en de fax afdrukken op het geselecteerde faxnummer. Een faxbericht is mogelijk alleen een fax, of een fax die aan een spraakbericht is toegevoegd. Een spraakbericht kan meer dan één faxbijlage hebben. Vraag de beheerder of de faxoptie voor u beschikbaar is. Raadpleeg Faxopties wijzigen op pagina 49 om een standaardfaxnummer in te stellen of om Automatisch afdrukken in te stellen. Faxberichten afdrukken U kunt een specifiek faxbericht of alle faxen afdrukken. 1. Druk wanneer u zich in een bericht bevindt dat een fax is of dat een faxbijlage heeft op 7 7 om af te drukken. Druk op 1 om alleen deze fax af te drukken. Druk op 2 om alle niet-afgedrukte faxen af te drukken na het afspelen van uw berichten. Druk op 3 om alle faxen in uw postbus af te drukken. 2. Laat CallPilot weten waar de fax moet worden afgedrukt. Voer het faxnummer voor het afdrukken in en druk vervolgens op #. Of druk op # om af te drukken op het standaardfaxnummer. Zie Faxopties wijzigen op pagina 49. 3. Druk op # nadat uw selectie door CallPilot is bevestigd. 24 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Afdrukken op de faxtelefoon waarmee u aan het bellen bent Afdrukken op de faxtelefoon waarmee u aan het bellen bent U kunt afdrukken op de faxtelefoon waarop u aan het bellen bent door u aan te melden bij uw postbus vanaf de faxtelefoon met het toegangsnummer voor de faxtelefoon. Druk de faxen af aan het einde van de postbussessie. De verbinding met CallPilot wordt verbroken wanneer met afdrukken van de faxen wordt begonnen. 1. Meld u vanaf een faxtelefoon aan met het toegangsnummer voor de faxtelefoon. 2. Druk wanneer u zich in een bericht bevindt dat een fax is of dat een faxbijlage heeft op 7 7 om af te drukken. Druk op 1 om alleen deze fax af te drukken. Druk op 2 om alle niet-afgedrukte faxen af te drukken na het afspelen van uw berichten. Druk op 3 om alle faxen in uw postbus af te drukken. 3. Druk op 0 # wanneer u wordt verzocht het faxnummer in te voeren. 4. Druk op de faxtelefoon op Verzenden of Starten. E-mailberichten beluisteren Wanneer u bent aangemeld bij CallPilot, kunt u controleren of u nieuwe e-mailberichten hebt. U kunt snel het e-mailoverzicht doorlopen om de afzender en het onderwerp van elke e-mail te beluisteren. U kunt de tekstinhoud van een e-mail beluisteren en u kunt de e-mail op een faxapparaat afdrukken. Vraag de beheerder of deze functie voor u beschikbaar is. E-mailberichten controleren 1. Druk wanneer u bent aangemeld bij CallPilot op 8 9 om over te schakelen van de lijst met spraakberichten naar de lijst met e-mailberichten. CallPilot haalt de nieuwe e-mailberichten uit het Postvak In op. 2. Terwijl u wacht, kunt u op 8 9 drukken om terug te gaan naar de spraakberichten. Druk nogmaals op 8 9 om over te schakelen naar uw e-mailberichten. Wanneer uw e-mailberichten gereed zijn, wordt u door CallPilot verteld hoeveel nieuwe e- mailberichten u hebt. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 25

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken 3. Luister naar de kopinformatie van uw eerste nieuwe e-mail. U hoort de naam van de afzender, het onderwerp, de datum en de tijd waarop het bericht is opgehaald. U kunt naar het bericht luisteren of op 6 drukken om naar de volgende nieuwe e- mail te gaan. 4. Druk op 2 om naar de tekstinhoud van het bericht te luisteren. Gebruik de standaardafspeelopdrachten voor het pauzeren, teruggaan of verdergaan en het veranderen van de snelheid en het volume. Zie Berichten afspelen op pagina 20. Druk op 7 6 om de berichten te markeren zodat ze worden verwijderd wanneer u zich afmeldt. Als u een e-mailbericht op een faxapparaat wilt afdrukken, drukt u op 7 7. Voer het faxnummer in en druk daarna op #, of druk op # om af te drukken op het standaardfaxnummer. Druk op 0 # wanneer u vanaf een faxtelefoon belt en wordt gevraagd om het faxnummer in te voeren en druk vervolgens op Verzenden of Starten op de faxtelefoon. 5. Druk wanneer u klaar bent met het controleren van uw e-mail op 8 9 om terug te gaan naar uw spraakberichten. Opmerking: De koptekstinformatie wordt mogelijk niet afgespeeld als de e-mail is verzonden in een taal die niet kan worden gedecodeerd voor uw opgegeven taalvoorkeur. Opmerking: Als u e-mailberichten wilt doorsturen of beantwoorden en nieuwe e-mailberichten wilt opstellen, dient u uw e-mailtoepassing op uw computer te openen door u óf aan te melden bij uw e-mailprogramma óf door het tabblad E-mail in My CallPilot te openen. De instellingen van uw e-mailaccount voor CallPilot wijzigen U kunt CallPilot laten weten hoe uw e-mailberichten moeten worden verwerkt door de instellingen in My CallPilot te wijzigen. Wanneer u uw e-mailwachtwoord wijzigt, dient u het wachtwoord bij te werken in My CallPilot. U kunt een mannen- of vrouwenstem selecteren om uw berichten voor te lezen. 26 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

De afzender van een spraakbericht bellen De afzender van een spraakbericht bellen U kunt de afzender van een bericht bellen, indien de afzender door CallPilot kan worden geadresseerd. De afzender bellen 1. Druk op 9 nadat u het bericht hebt beluisterd of tijdens het afspelen van het bericht om de afzender te bellen. 2. Spreek met de afzender of laat een bericht achter. 3. Hang op wanneer het gesprek is afgerond. U kunt mogelijk terugkeren naar uw berichten zonder op te hangen en u nogmaals aan te melden. Opmerking: U kunt de sessie beëindigen door naar het bericht terug te gaan en vervolgens de telefoonverbinding te verbreken. Als u niet teruggaat naar het bericht voordat u de verbinding verbreekt, eindigt de sessie na 2,5 minuten. De afzender beantwoorden U kunt een antwoord opnemen voor de afzender van een bericht, indien de afzender door CallPilot kan worden geadresseerd. Een antwoord opnemen voor de afzender 1. Druk op 7 1 nadat u het bericht hebt beluisterd of tijdens het afspelen van het bericht om de afzender te beantwoorden. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 27

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Uw antwoord wordt automatisch geadresseerd. U hoeft geen naam of nummer op te geven. 2. Druk op 5 om uw antwoord op te nemen. Wacht op de toon en begin vervolgens met opnemen. 3. Druk op # om de opname van uw antwoord te beëindigen. Zie Het bericht controleren en bewerken op pagina 34 om uw bericht te controleren. Zie Berichtopties toevoegen op pagina 34 om opties toe te voegen. Zie Berichtbijlagen toevoegen op pagina 36 om bijlagen toe te voegen. 4. Druk op 7 9 om het bericht te verzenden. De afzender en alle geadresseerden beantwoorden U kunt een antwoord opnemen voor de afzender en alle geadresseerden van een bericht, indien de nummers door CallPilot kunnen worden geadresseerd. Een antwoord opnemen voor de afzender en alle geadresseerden van een bericht 1. Druk op 7 4 nadat u het bericht hebt beluisterd of tijdens het afspelen van het bericht om de afzender en alle geadresseerden van het bericht te beantwoorden. Uw antwoord wordt automatisch geadresseerd. U hoeft geen namen of nummers in te voeren. Druk op 7 2 om de lijst met geadresseerden aan wie het antwoord wordt verzonden af te spelen. 2. Druk op 5 om uw antwoord op te nemen. Wacht op de toon en begin vervolgens met opnemen. 3. Druk op # om de opname van uw antwoord te beëindigen. Zie Het bericht controleren en bewerken op pagina 34 om uw bericht te controleren. Zie Berichtopties toevoegen op pagina 34 om opties toe te voegen. 28 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Berichten doorsturen Zie Berichtbijlagen toevoegen op pagina 36 om bijlagen toe te voegen. 4. Druk op 7 9 om het bericht te verzenden. Berichten doorsturen U kunt berichten doorsturen naar een andere postbus, een distributielijst of een telefoonnummer. U kunt tevens een inleiding op het oorspronkelijke bericht opnemen. U kunt geen bericht doorsturen dat als Privé is gemarkeerd. Een bericht doorsturen 1. Druk op 7 3 nadat u het bericht hebt beluisterd of tijdens het afspelen van het bericht om het bericht door te sturen. 2. Voer het nummer in waaraan u het bericht wilt doorsturen en druk vervolgens op #. Herhaal deze stap voor elk extra nummer waaraan u het bericht wilt doorsturen. Zie Een bericht adresseren op pagina 31 en Op naam adresseren op pagina 33 voor meer informatie over het adresseren van uw bericht. Zie Een adres annuleren op pagina 31 als u een adressering wilt annuleren. 3. Druk nogmaals op # wanneer u klaar bent met het invoeren van adressen om de lijst te beëindigen. 4. Druk op 5 als u een inleiding wilt opnemen. Wacht op de toon en begin vervolgens met opnemen. 5. Druk op # om de opname van uw inleiding te beëindigen. Zie Het bericht controleren en bewerken op pagina 34 om uw bericht te controleren. Zie Berichtopties toevoegen op pagina 34 om opties toe te voegen. Zie Berichtbijlagen toevoegen op pagina 36 om bijlagen toe te voegen. 6. Druk op 7 9 om het bericht te verzenden. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 29

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Een fax doorsturen U kunt een fax op dezelfde manier als een spraakbericht doorsturen en een inleiding opnemen. In de postbus van de geadresseerden dient de faxoptie te zijn geactiveerd om een faxbericht te kunnen ontvangen. U wordt door CallPilot geïnformeerd als uw faxbericht niet is besteld. Volg de dezelfde stappen als hierboven. Als u een fax verzendt, stuurt CallPilot een faxkoptekstpagina waarop de nieuwe geadresseerde en uw naam of nummer als de afzender staan vermeld. Een bericht opstellen Als u een bericht wilt opstellen, adresseert u het eerst en neemt u vervolgens het bericht op en verzendt u het. U kunt een bericht aan een of meer personen, distributielijsten, telefoon- of faxnummers adresseren. Voordat u een bericht verzendt, kunt u het bewerken en berichtopties toevoegen. U kunt tevens andere berichten, inclusief faxen, aan uw nieuwe bericht bijvoegen en dit als een geheel verzenden. Een bericht adresseren, opnemen en verzenden U adresseert een bericht aan een of meer ontvangers voordat u met opnemen begint. Een adres is gewoonlijk een postbusnummer of een distributielijstnummer. U kunt berichten ook aan andere nummers adresseren of door de naam van een persoon te spellen. 1. Druk op 7 5 wanneer u bent aangemeld bij uw postbus. 2. Voer het eerste adres in en druk vervolgens op #. 3. Voer meer adressen in, gevolgd door #. Zie Een bericht adresseren op pagina 31 en Op naam adresseren op pagina 33. Als u een adres moet annuleren, raadpleeg dan Een adres annuleren hieronder. 4. Druk nogmaals op # wanneer u klaar bent met het invoeren van adressen om de lijst te beëindigen. 30 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Een adres annuleren 5. Druk op 5 om uw bericht op te nemen. Wacht op de toon en begin vervolgens met opnemen. 6. Druk op # om de opname te beëindigen. Zie Het bericht controleren en bewerken op pagina 34 om uw bericht te controleren. Zie Berichtopties toevoegen op pagina 34 om opties toe te voegen. Zie Berichtbijlagen toevoegen op pagina 36 om bijlagen toe te voegen. 7. Druk op 7 9 om het bericht te verzenden. Een adres annuleren U kunt een adres dat u bij stap 2 had ingevoerd, annuleren. Nadat u op het definitieve hekje (#) aan het einde van de lijst hebt gedrukt, kunt u geen adressen meer verwijderen. Als u een distributielijstnummer annuleert, wordt de volledige distributielijst uit uw adreslijst verwijderd. 1. Druk op 0 # om het laatste adres dat u in de lijst had ingevoerd te verwijderen. 2. Herhaal deze stap voor elk adres dat u wilt annuleren en verwijder één adres tegelijk vanaf het einde van de lijst. 3. Ga terug naar stap 3 hierboven. Een bericht adresseren U kunt berichten adresseren aan lokale postbussen en distributielijsten. U kunt mogelijk ook berichten adresseren aan postbussen op andere sites (netwerken), aan andere voicemailsystemen (open netwerken), aan internetgebruikers en aan ontvangers met telefoons of faxtelefoons zonder voicemail. Druk voor de vereiste voorvoegsels op * voor assistentie tijdens het adresseren van berichten of raadpleeg de beheerder. Deze prefixen kunt u bijhouden in Uw CallPilot-nummers op pagina 53. Wanneer u door CallPilot om een postbusnummer wordt gevraagd, voer dan indien nodig het vereiste voorvoegsel en vervolgens het nummer in. Ga terug naar stap 3 in Een bericht adresseren, opnemen en verzenden op pagina 30 wanneer u alle vereiste adressen hebt ingevoerd. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 31

Avaya CallPilot multimedia messaging gebruiken Een bericht aan een lokale postbus adresseren Voer het postbusnummer in en druk vervolgens op #. Een bericht aan een distributielijst adresseren Voer het distributielijstnummer in en druk vervolgens op #. Een bericht adresseren aan een postbus op een andere netwerksite Voer het netwerkvoorvoegsel in, gevolgd door het postbusnummer, en druk vervolgens op #. Een bericht adresseren aan een open netwerkpostbus Voer het voorvoegsel van het open netwerk in, gevolgd door het telefoonnummer voor systeemtoegang (neem dezelfde voorvoegsels die u gebruikt voor lokaal of interlokaal bellen vanaf uw telefoon) en druk vervolgens op #. Voer het postbusnummer in en druk vervolgens op #. Een bericht adresseren aan een internetgebruiker Voer het SMTP-voorvoegsel (Simple Mail Transfer Protocol) en het nummer van de geadresseerde als één ononderbroken reeks cijfers in en druk vervolgens op #. Een bericht adresseren aan een telefoon of faxtelefoon U kunt een opgenomen bericht adresseren en verzenden aan een telefoon en u kunt een faxbericht aan een faxtelefoon sturen. 32 Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010

Op naam adresseren Voer indien nodig het prefix in, gevolgd door het telefoonnummer of faxnummer van de geadresseerde en druk vervolgens op #. Wanneer u een bericht naar een persoon op een telefoonnummer stuurt, wordt de telefoon van die persoon door CallPilot gebeld en hoort hij of zij dat er een bericht van u is. De ontvanger hoort van het systeem welke toets moet worden ingedrukt om het bericht te beluisteren of het bericht wordt automatisch afgespeeld. De ontvanger kan reageren door een antwoord op te nemen. Als u een bericht met een combinatie van spraak en fax verzendt, wordt door CallPilot de spraak of de fax bezorgd, of beide, afhankelijk van het type berichten dat de geadresseerde kan ontvangen. U wordt door CallPilot op de hoogte gesteld als het spraak- of faxgedeelte van het bericht niet is bezorgd. Op naam adresseren U kunt een adres invoeren door de naam van een persoon te spellen via de toetsen van de telefoon in plaats van een nummer in te voeren. U kunt het adresseren op naam gebruiken voor het adresseren van een bericht, het maken van een distributielijst, expresberichten en doorkiezen. Ga terug naar stap 3 in Een bericht adresseren, opnemen en verzenden op pagina 30 wanneer u alle vereiste adressen hebt ingevoerd. Adresseren op naam 1. Voer het voorvoegsel voor het adresseren van de naam in wanneer u door CallPilot om een postbusnummer wordt gevraagd. Als u het voorvoegsel niet weet, druk dan op *. 2. Spel de achternaam en vervolgens de voornaam. Druk op 7 voor Q; druk op 9 voor Z. Als u met Quinn, Bob, wilt spreken, belt u 78466262. Als u niet de volledige naam weet, voer dan de eerste paar letters in en druk vervolgens op #. Selecteer in de lijst de mogelijke naam. 3. Zodra u een naam in het systeem ziet, kunt u stoppen met het spellen van de naam. U hoeft niet op # te drukken. Het bericht wordt automatisch geadresseerd met het postbusnummer voor deze naam. 4. Als de naam deel uitmaakt van een reeks adressen, gaat u door met het invoeren van adressen. Druk als u klaar bent op # om de lijst te beëindigen. Gebruikershandleiding Avaya CallPilot Multimedia Messaging November 2010 33