B E Z O E K A D R E S P O S T A D R E S W E B S I T E / E - M A I L T E L E F O O N Raadhuisstraat 1 Postbus 109 www.gemeentenoordenveld.nl T 14 050 9301 AA Roden 9300 AC Roden postbus@gemeentenoordenveld.nl Aan de raad van Noordenveld, t.a.v. de heer W.F.C. Damman, griffier U W B R I E F V A N O N D E R W E R P U W K E N M E R K O N S K E N M E R K R O D E N aandachtspunten voor de komende raadsperiode U14.01645 26 maart 2014 Geachte raad, Met het oog op de komende raadsperiode is in het presidium van 19 februari jongstleden afgesproken een overdrachtsdocument te sturen aan uw raad. In dit document is een aantal punten opgenomen die in de visie van dit presidium in de komende periode aandacht van u verdienen. Deze punten zijn verdeeld in twee categorieën, te weten aandachtspunten en adviezen. Het presidium was zich bij het nemen van het besluit tot een overdrachtdocument nadrukkelijk bewust van zijn beperkte verantwoordelijkheid maar achtte het ook tot zijn taak u alvast kort te informeren over een aantal lopende en komende onderwerpen om zodoende bij te dragen aan een goede start van de raadsperiode 2014-2018. Aandachtspunten Kaderstellend werk De raad van Noordenveld heeft het afgelopen jaar een aantal kaderstellingsprocessen in gang gezet, die na de verkiezingen van dit jaar doorlopen. Het betreft de volgende onderwerpen: Gemeentelijk Verkeer- en vervoerplan Experiment welstandsvrij bouwen Structuurvisie Noordenveld Implementatie nieuwe Drank- en Horecawet Herijking Beheer Openbare ruimte Op het vlak van de Wmo en de zogenaamde transities heeft de afgelopen tijd een intensieve informatieuitwisseling plaatsgevonden tussen het College en de raadsfracties. Ook deze activiteiten vonden plaats met het oog op de kaderstellende functie van de raad op deze dossiers. Met het oog op uw kaderstellende (= sturende) en controlerende functie bevelen wij u van harte aan bovenstaande onderwerpen vanaf het begin van de raadsperiode de vereiste aandacht te geven. Bestuursagenda De gemeenteraad kan zijn kaderstellende functie niet goed uitvoeren zonder adequate planning van onderwerpen, zo is de afgelopen raadsperiode gebleken. Daarom is gewerkt met een zogenaamde Bestuursagenda, een planning van de voor de raad meest belangrijke beleidsonderwerpen. Op deze manier is het mogelijk geweest bovenstaande onderwerpen kaderstellend op te pakken en deze ontwikkelingen op de voet te volgen. Om de noodzakelijke continuïteit van lopende processen te waarborgen en om de beleidsontwikkeling zoveel mogelijk planmatig en daarmee voor uw raad Bijlagen: U14.01645 *U14.01645*
uitvoerbaar - te laten verlopen, bevelen wij u aan om na de start van uw raadsperiode een nieuwe Bestuursagenda op te stellen. Agendacommissie De raad bepaalt zijn eigen agenda. Dat gebeurt in Noordenveld met behulp van de Bestuursagenda. Echter, naast het maken van afspraken over een Bestuursagenda is ook de voortgang van de daarin opgenomen processen van belang. Daarnaast moet het mogelijk zijn eventueel tussentijdse wij zigingen aan te brengen en dient de bestuursagenda uiteindelijk vertaald te worden in een planning voor de organisatie en in concrete agenda s voor de vergaderingen van raad en raadscommissie. Uw voorganger heeft in dit kader het afgelopen jaar geëxperimenteerd met een agendacommissie. Deze commissie, waarin naast een aantal raadsleden de griffier zitting heeft, heeft het afgelopen halfjaar geregeld de voortgang besproken en signalen afgegeven over termiin-overschrijdingen en te volle agenda s. De huidige agendacommissie heeft geen officiële status. Wij bevelen u nadrukkelijk aan deze commissie officieel in te stellen en zijn status vast te leggen in het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissie. Kwaliteit (P&C)stukken De grondstof voor het raadsproces is informatie. Deze informatie bereikt u op verschillende manieren. Een belangrijk deel van die informatie krijgt u in de vorm van raadsvoorstellen. De kwaliteit van deze voorstellen krijgt voortdurend aandacht, bijvoorbeeld in het overleg van griffier en gemeentesecretaris. Bijzondere aandacht hebben wij steeds besteed aan de Planning&Controlstukken, ofwel de financiele allocatie en verantwoordingstukken. Omdat de P&C-cyclus de vaste route is waarlangs de raad jaarlijks zijn belangrijkste besluiten pleegt te nemen, bevelen wij u van harte aan blijvend te werken aan de kwaliteit van de bijbehorende (informatie)stukken. Benoemingen en werkgroepen De raad draagt bij aan een aantal processen door het leveren van capaciteit en voorzitters aan verschillende gremia. Het gaat hierbij om: Benoeming raadsleden in de rekenkamercommissie Benoeming raadsleden in de werkgeverscommissie griffiepersoneel raadsleden voor werkgroepen (Financien en Werkwijze) benoeming van de voorzitter raadscommissie (tevens waarnemend raadsvoorzitter) benoeming van de plaatsvervangend voorzitter raadscommissie benoeming van de plaatsvervangend burgemeester bij ontstentenis van de collegeleden benoeming van raadsleden in de agendacommissie (indien uw raad deze commissie wil formaliseren Voor fracties bestaat de mogelijkheid plaatsvervangende raadscommissieleden voor te dragen. Deze worden door de raad benoemd. Wij bevelen u aan zo snel mogelijk te inventariseren welke leden uit uw midden voor bovenstaande benoemingen (muv het plaatsvervangend raadscommissielidmaatschap) in aanmerking zouden willen komen.
Adviezen Aanstelling voorzitter raadscommissie/plaatsvervangend raadsvoorzitter Het presidium heeft op 16 oktober 2013 ingestemd met een advies van de werkgroep Werkwijze, de aanstelling van de voorzitter raadscommissie/plaatsvervangend raadsvoorzitter in te richten en uit te voeren op een manier die meer recht doet aan de zwaarte van deze voor de raad belangrijke functie. U treft een afschrift van dit advies als bijlage aan bij deze brief. Wij bevelen u dit advies van harte aan. Inrichting coalitiebesprekingen Op 22 januari 2014 heeft het presidium besloten in te stemmen met een advies van de werkgroep Werkwijze over de inrichting en uitvoering van de coalitiebesprekingen. Ook dit advies, dat wij u van harte aanbevelen, treft u als bijlage aan bij deze brief. Deskundigheidsbevordering raadsleden Het raadslidmaatschap stelt hoge en zeer diverse eisen aan degenen die het uitoefenen. Zo wordt van een raadslid een grote denk- en verbeeldingskracht verwacht, een goed ontwikkeld inlevings- en afwegingsvermogen en de vaardigheid een en ander puntig en inspirerend onder woorden te kunnen brengen. Dit alles naast uiteraard een grote kennis van de lopende en komende dossiers. De verwacht ing is dat de komende raadsperiode veel van de raadsleden gaat vergen: zij komen voor beslissingen te staan die diep ingrijpen in onze samenleving en in het bestaan van inwoners. Deskundigheidsbevordering en vorming van raadsleden is in Noordenveld nog niet van zelfsprekend. Dat zou het, gezien de toekomstige ontwikkelingen wel moeten worden. Wij adviseren u dan ook de vorming en opleiding van raadsleden in een plan op te nemen en hiervoor een budget te creëren. Vergaderen door raad en raadscommissie(s) De afgelopen raadsperiode heeft de raadswerkgroep Werkwijze in opdracht van het presidium voortdurend de manier van werken vergaderen, burgers betrekken, kaderstelling ect. van de raad en de raadscommissie gewogen en erover geadviseerd. Dat heeft geresulteerd in de huidige werkwijze die, zo blijkt uit een evaluatie van de werkgroep, op belangrijke onderdelen toe is aan herijking. De ideeën van de werkgroep over de werkwijze van de raad treft u als bijlage aan bij deze brief. Wij adviseren u deze ideeën te betrekken bij eventueel te nemen beslissingen over de werkwijze van uw raad. Benoeming nieuwe burgemeester De huidige burgemeester heeft bij zijn herbenoeming in 2013, aangegeven te willen aanblijven tot uiterlijk halverwege 2015. Gegeven de verwachting dat zich de komende raadsperiode vele ingrijpende ontwikkelingen zullen voordoen, is het van belang bestuurlijk snel op volle strekte te zijn en dus voortvarend te voorzien in de komende burgemeesters-vacature. Een burgemeestersbenoeming is een complex, intensief en tijdrovend proces dat zorgvuldig dient te worden gevoerd. Het belang ervan voor de samenleving van Noordenveld is groot, wat een reden zou kunnen zijn om deze er op enigerlei wijze bij te betrekken. Dit alles overwegende, adviseren wij u zo snel mogelijk na de verkiezingen de aanstaande burgemeestersbenoeming voor te bereiden.
De komende raadsperiode belooft een interessante en intensieve periode te worden die veel van uw raad zal vragen. Daarbij kunnen ervaringen uit het verleden bijdragen aan het succes van morgen. Wij hopen dat u de inhoud van deze brief zo wilt beschouwen: als een welgemeend maar volstrekt vrijblijvend advies van een groep raadsleden die een aantal wijze lessen van de afgelopen raadsperiode graag wil doorgeven aan het nieuwe gemeentebestuur. Wij wensen u veel wijsheid, kracht, humor en succes toe voor de komende vier jaar! Met vriendelijke groet, Het presidium van de raad van Noordenveld, J.H. van der Laan, voorzitter W.F.C. Damman, griffier _sign1 sign2
Bijlage 1 Griffie MEMO Datum 1 oktober 2013 Van Werkgroep Werkwijze Aan presidium Betreft Voorstel benoeming voorzitter raadscommissie De aanstelling van de voorzitter van de raadscommissie/plv raadsvoorzitter verliep tot dusverre als volgt: - in het presidium werd besloten dat de grootste fractie in de raad deze functionaris diende te leveren - deze fractie stelde één kandidaat voor - deze kandidaat werd door de raad benoemd De werkgroep Werkwijze raad heeft zich gebogen over deze praktijk en geconcludeerd dat: de functie van voorzitter van de raadscommissie/plv raadsvoorzitter belangrijk is. De werkgroep acht het dan ook juist om deze functie te vervullen op een manier die meer recht doet aan het belang ervan dat de raad bij de vervulling van de functie van voorzitter van de raadscommissie/plv raadsvoorzitter een keuze zou moeten kunnen maken uit zo mogelijk verschillende kandidaten. Dit is mogelijk omdat fracties in de raadscommissie plaatsvervangende leden kunnen laten benoemen de functie van voorzitter van de raadscommissie/plv raadsvoorzitter voor ieder raadslid moet openstaan De werkgroep stelt uw presidium daarom voor om de raad voor te stellen: 1. een benoemingsprocedure in te richten waarin verschillende raadsleden zich (namens hun fractie) kunnen kandideren, zich presenteren aan de raad en waaruit deze een keuze maakt;
2. een profielschets op te stellen voor de functie van voorzitter van de raadscommissie/plv raadsvoorzitter; 3. vanaf het aantreden op basis van het functieprofiel gericht te investeren in de benoemde persoon; 4. vanaf het aantreden op basis van het profiel evaluatiegesprekken te voeren met de voorzitter van de raadscie/plv raadsvoorzitter; 5. de functie te honoreren op het niveau van de fractievoorzitters in de raad 6. de benoemingsprocedure op te nemen in het Reglement van Orde van de raad
Bijlage 2 Griffie MEMO Datum 13 december 2013 Van Werkgroep Werkwijze (versie werkgroep) Aan presidium Betreft Collegevorming in 2014 Op 19 maart 2014 krijgen 23 raadsleden van de bevolking van Noordenveld mandaat om gedurende vier jaar de gemeente te besturen (zie art. 149 Gemeentewet). De raadsverkiezing wordt gevolgd door de installatie van de raad in nieuwe samenstelling en een proces om te komen tot een nieuw dagelijks bestuur en tot een collegeprogramma. De werkgroep werkwijze heeft zich gebogen over het proces van collegevorming en geconcludeerd dat: de raad de wethouders benoemt (art. 35 Gemeentewet); mede op grond van de in de Visie 2025 en de Nota Communicatie en participatie opgenomen overwegingen met betrekking tot transparantie en participatie, de bevolking van Noordenveld en andere belanghebbenden bij dit proces dienen te worden betrokken; dat tijdens het proces van collegevorming adequaat met de belanghebbende doelgroepen dient te worden gecommuniceerd Naar aanleiding van deze conclusies stelt de werkgroep Werkwijze unaniem het presidium voor de nieuwe raad te adviseren het proces van collegevorming meer democratisch te legitimeren en zo transparant mogelijk te maken. Voorstel aan het presidium De werkgroep werkwijze stelt het presidium voor de nieuwe raad als volgt te adviseren:
a. In de eerste raadsvergadering na de verkiezingen op 27 maart 2014 een discussie te houden in de nieuwe raad naar aanleiding van de verkiezingsuitslag b. Het proces te laten eindigen met de benoeming van de wethouders en de bespreking in de raad van het collegeprogramma, en het afleggen van verantwoording door de nieuw gevormde coalitie, gevolgd door een openbare evaluatie van het proces c. De uitvoerders van het proces van collegevorming op te roepen de belanghebbende doelgroepen tijdig en adequaat te informeren over de loop en de resultaten ervan d. Zich als raad te realiseren verantwoordelijk te zijn voor het proces en het resultaat van collegevorming.
Bijlage 3 Griffie MEMO Datum 21 januari 2014 Van Werner Damman Aan Leden werkgroep Werkwijze Betreft Concept besluitenlijst vergadering 13 januari 2014 Aanwezig: Gerbrant Fennema, Gerard Willenborg, Inge Bakker, Jan Klinkenberg, Jan Louwes, Jeroen Westendorp, Marry Brink, Werner Damman en Henk Koekkoek Niet aanwezig: Alex Wekema 1. Opening 2. Vaststellen agenda Agenda ongewijzigd vastgesteld 3. Besluitenlijst vergadering 2 december 2013 verslag ongewijzigd vastgesteld 4. Vergaderorde raad Noordenveld De vergadering adviseert het presidium als volgt: Algemeen: - betrek burgers in een zo vroeg mogelijk stadium bij beleidsprocessen (participatie0
- bevorder in samenwerking met de samenleving, B&W en het ambtelijk apparaat een optimale informatiepositie van de raad; hou daarbij het evenwicht van mondeling en schriftelijk verstrekte informatie in de gaten Voorbereiding vergaderingen: - stel jaarlijks een Bestuursagenda op; formaliseer de Agendacommissie en laat deze de uitvoering van de Bestuuragenda bewaken - creëer meer tijdruimte tussen het fractieoverleg en de (raads- raadscommissie)vergaderingen - creëer meer tijdruimte voor kwaliteitstoetsing van de raadsvoorstellen door de agendacommissie - onderzoek de mogelijkheid s middags te vergaderen - overweeg als gevolg van het bovenstaande een lagere vergaderfrequentie en werk een planning uit - zorg samen met de organisatie voor kwalitatief goede raadsstukken; laat de agendacommissie deze toetsen Vergaderingen: - hou de vergaderonderdelen informeren, opinieren en besluitvorming goed gescheiden - werk met meerdere raadscommissies; - regel een betekenisvolle bijdrage van burgers in de raadscommissies - experimenteer met een tijdsbudget per fractie per raad- en commissievergadering 5. Rondvraag - de griffier stelt voor een overdrachtsdocument voor de nieuwe raad op te stellen over raadsaangelegenheden; hij werkt dit nader uit 6. volgende vergadering dit was de laatste vergadering van de werkgroep 7. Sluiting