2012-2015 Jiska van den Bremen
Voorwoord Voor u ligt de nieuwe nota onderhoud gebouwen gemeente Vlagtwedde 2012-2015 In mei 2007 is de eerste nota onderhoud gebouwen door de raad van de gemeente Vlagtwedde vastgesteld. In artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen van de financiële verordening van de gemeente Vlagtwedde, die op 11 november 2003 in de raad is vastgesteld, wordt onder lid 3 omschreven dat eenmaal in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen ter behandeling en vaststelling aan de raad wordt aangeboden. In artikel 18 Onderhoud kapitaalgoederen wordt onder lid 3 het volgende geschreven: Het college biedt eenmaal in de vier jaar een nota onderhoud gebouwen aan ter behandeling en vaststelling door de raad. De nota bevat de voorstellen voor het te plegen onderhoud en de bijbehorende kosten aan de gemeentelijke gebouwen en eveneens de normkostensystematiek en het meerjarig budgettair beslag. De raad stelt de nota vast binnen twee maanden nadat de nota is aangeboden. Na vier jaar is er een nieuw moment gekomen om de stand van het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen voor het heden en de toekomst opnieuw te gaan bekijken. Voor u ligt de nieuwe en tweede nota onderhoud gebouwen van de gemeente Vlagtwedde. 2-23
Samenvatting In deze nota onderhoud gebouwen gemeente Vlagtwedde 2012-2015 zijn alle gemeentelijke gebouwen en objecten meegenomen, inclusief de gemeentelijke gebouwen in de Vesting Bourtange. Hierdoor is er een totaal overzicht ontstaan. In de vorige nota werd er een onderhoudsniveau gehanteerd, waarbij de gebouwen goed werden onderhouden. In deze nota wordt uitgegaan van een ander onderhoudsniveau vanaf 2012, namelijk op het niveau van minimaal redelijk. In het kader van de druk die staat op de algemene financiële middelen achten wij dit een acceptabel niveau. Voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen is vanaf 2007 een Voorziening ingesteld. Deze Voorziening kan gehandhaafd blijven, wel is het verstandig een storting van 200.000 euro te doen. Hierdoor is het startniveau van de Voorziening in 2015 minimaal 250.000 euro. De jaarlijkse storting hangt af van het uit te voeren onderhoud en zal per boekjaar bekeken worden. Vanaf 2012 wordt er naast deze al bestaande Voorziening een nieuwe Voorziening gecreëerd, specifiek voor het onderhoud van de gebouwen in de vesting Bourtange. In deze Voorziening wordt eenmalig 384.000 euro gestort, voor de periode tot 2019. Hierdoor ontstaat een duidelijk beeld van de kosten voor onze gebouwen in de Vesting Bourtange. Vanuit de voorziening kunnen de financiële middelen worden verstrekt, zodat het onderhoud uitgevoerd kan worden. Vanuit de projectgroep Bourtange zal een en ander in een budget subsidie contract met de Stichting Vesting Bourtange vast worden gelegd, hierin worden ook de verplichtingen opgenomen voor het uit te voeren onderhoud. 3-23
Inhoudsopgave 1. Inleiding... 5 2. Beleidskader... 6 2.1 Besluit onderhoudsniveau... 6 2.2 Huidig onderhoudsniveau... 6 2.3 Soorten onderhoud... 6 2.4 Overige onderhoudseisen... 7 3. Welke gebouwen zijn er?... 9 3.1 De gebouwen van de gemeente Vlagtwedde... 9 3.2 De gemeentelijke gebouwen in de vesting Bourtange... 9 4. Financiën... 11 4.1 De gebouwen van de gemeente Vlagtwedde:... 11 4.2 De gemeentelijke gebouwen in de Vesting Bourtange:... 12 5. Onderhoudsniveau vanaf 2012... 13 Bijlage 1a Onderhoudsplanning Algemene Gemeentelijke Gebouwen... 15 Bijlage 1b Onderhoudsplanning Algemene Gemeentelijke Gebouwen... 16 Bijlage 2 Onderhoudsplanning Gemeentelijke Gebouwen Bourtange... 17 Bijlage 3 Wat is onderhoud?... 18 Bijlage 4 - Inspectie, beheer en onderhoud... 19 Bijlage 5 gemeentelijke gebouwen gemeente Vlagtwedde... 22 4-23
1. Inleiding In de eerste helft van 2011 zijn de gebouwen van de gemeente Vlagtwedde (op)nieuw geïnspecteerd door Draaijer +Partner. Dit vormt de basis van een nieuw meerjareninvesteringplan, hierin zijn alle onderhoudskosten meegenomen van 2012 tot 2021. Ook de gemeentelijke gebouwen in de vesting Bourtange zijn geïnspecteerd (in 2008). De resultaten van deze inspectie zijn opgenomen in een meerjarenplan 2009 tot 2019. Deze nota behandelt het onderhoud van alle gebouwen in de gemeente Vlagtwedde, voor de periode 2012-2015. Er is voor gekozen om de gemeentelijke gebouwen in de vesting ook op te nemen in deze nota. Ook nieuw in deze nota zijn de overige gebouwen en objecten die in de begroting van taakveld bouwkunde staan. Door deze toevoegingen (ten opzichte van de vorige nota) ontstaat een transparant beeld voor de totale post onderhoud gebouwen, dat bestaat uit het regulier onderhoud (ldd-bouwkunde) en het groot onderhoud (MIP). In het hoofdstuk Beleidskader wordt omschreven tot welk onderhoudniveau de gemeentelijke gebouwen van de gemeente Vlagtwedde worden onderhouden. Hoofdstuk 3 geeft een overzicht van de gebouwen die in deze nota zijn meegenomen. In hoofdstuk 4 vindt u de financiële consequentie van het onderhoud. Voor de gemeentelijke gebouwen in de gemeente Vlagtwedde en de gemeentelijke gebouwen in de vesting Bourtange zijn, omwille van de duidelijkheid afzonderlijke financiële paragrafen opgenomen. Het laatste hoofdstuk behandelt de mogelijkheden van het onderhoudsniveau vanaf 2012, inclusief de financiële gevolgen. 5-23
2. Beleidskader 2.1 Besluit onderhoudsniveau Alle gemeentelijke gebouwen hebben één ding gemeen. Ze zijn allemaal een visitekaartje van de gemeente. Het is dan ook van belang dat de gemeentelijke gebouwen uit esthetisch oogpunt een goede uitstraling hebben. Belangrijker nog is de technische onderhoudsstaat van een gebouw, waarbij veiligheid en gezondheid natuurlijk bovenaan staan (zie bijlage 4). Toch zijn er keuzes te maken over het onderhoudniveau van de gebouwen. De aspecten veiligheid en gezondheid van de gebruikers en de wet- en regelgeving zullen bij bezuinigingen niet voor discussie vatbaar zijn. Echter over het onderhoudsniveau van onder andere het technische en esthetische aspect van het gebouw kan de beslissing genomen worden om het onderhoud op een ander niveau te brengen. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen de onderhoudsniveaus: uitstekend, goed, redelijk, matig, slecht en zeer slecht, die in bijlage 4 zijn uitgewerkt. De eisen die gesteld worden aan de geplande onderhoudsactiviteiten zijn afhankelijk van het gewenste kwaliteitsniveau dat bereikt moet worden na uitvoering van de onderhoudsactiviteiten. In de bijlage 1 en 2 waarin het totale onderhoud van de gemeentelijke gebouwen te zien is, is zoals eerder genoemd bij de inspectie uitgegaan van een goed onderhoudsniveau. De onderhoudsstaat van de gemeentelijke gebouwen wordt bepaald door het onderhoudsbeleid van de gemeente Vlagtwedde. Tijdens de laatste inspectie van de gebouwen van dit jaar is het gewenste onderhoudsniveau aangehouden zoals deze bepaald is in de nota onderhoud gebouwen van 2007 (onderhoudsniveau goed). Er is tijdens de inspectie gekozen voor het onderhoudsniveau goed, zodat bij een eventuele bezuinigingsronde naar niveau redelijk ruimte ontstaat om keuzes te maken uit wel of niet uit te voeren onderdelen. 2.2 Huidig onderhoudsniveau Op dit moment is de meerjarenbegroting van de gemeentelijke gebouwen gebaseerd op een onderhoudsniveau bepaald in 2007 (niveau 2-goed). Voor gebouwen die in de toekomst afgestoten zullen worden zal alleen het regulier onderhoud gepleegd worden, maar voor deze gebouwen zal op een bepaald moment een keuze gemaakt moeten worden of groot onderhoud nog noodzakelijk is. Hierbij wordt onder andere gedacht aan de gebouwen die betrokken zijn bij de MFA in. 2.3 Soorten onderhoud De onderhoudsplanning van de gemeente Vlagtwedde is onverdeeld in 4 delen, te weten: Conditieafhankelijk onderhoud, jaarbegroting: Conditieafhankelijk onderhoud is het onderhoud dat verwacht wordt door afname van de conditie van een bepaald bouwdeel. Een voorbeeld hiervan is het schilderwerk. 6- Jaarlijks wordt een grote schilderbeurt gegeven aan een gebouw, echter dit is afhankelijk van de conditie van het schilderwerk. Wanneer het schilderwerk nog een goede conditie heeft in het jaar dat onderhoud gepleegd zou worden, dan kan dit nog een jaar uitgesteld worden. 6-23
Conditieafhankelijk onderhoud, meerjarenplan: Ook dit conditieafhankelijk onderhoud heeft te maken met de verwachte afname van de conditie van een bepaald bouwdeel. Echter in het meerjarenplan staan vooral de grote investeringen gepland. Bijvoorbeeld vervanging van een CV-ketel in een zwembad, vervanging van de vloerbedekking in het gemeentehuis of vervanging van de dakbedekking op het politiebureau. Correctief onderhoud: Dit is het onderhoud dat wordt uitgevoerd op het moment van storing of calamiteiten. Bijvoorbeeld bij lekkage van een dak of bij een CV-storing. Preventief onderhoud: Het preventief onderhoud wil zeggen het onderhoud dat preventief, bedoeld om erger te voorkomen, uitgevoerd zal worden. Het zijn vooral de jaarlijkse keuringen en controles van bijvoorbeeld de CV-ketels. Als bijlage 1 en 2 aan deze nota zijn de onderhoudsplanningen toegevoegd. Deze onderhoudsplanningen zijn dit jaar gemaakt voor de gemeentelijke gebouwen van de gemeente Vlagtwedde en in 2008 voor de gemeentelijke gebouwen in de vesting Bourtange. 2.4 Overige onderhoudseisen Naast het bouwkundig in stand houden van de gemeentelijke accommodaties is er ook veel landelijke wet- en regelgeving, waar rekening mee moet worden gehouden in de te onderhouden accommodaties. Dit is vaak een complexe materie. Ook is er gemeentelijk beleid waarmee rekening gehouden moet worden. Bovengenoemde kaders zijn belangrijke onderdelen binnen het uit te voeren onderhoud. Meerdere kaders zijn al geïmplementeerd binnen het onderhoud, echter er zijn ook nog enkele onderdelen welke nog doorgevoerd dienen te worden. Ook in de afgelopen 4 jaar hebben we weer een aantal stappen in de goede richting gezet. 7-23
De kaders die al in het onderhoud meegenomen worden zijn: Beveiligingsinstallaties/Verzekering (inbraakbeveiliging) Bliksembeveiliging Bouwverzekering (CAR) Brandbeveiliging Gebouwenbeheer Gebruiksvergunning Infiltratie/afkoppeling hemelwater (gedeeltelijk) Keuring arbeidsmiddelen Legionella (niet-leidingwaterinstallaties) Legionella (Waterleidingbesluit) Liften NEN 3140 (keuring electrische installaties en arbeidsmiddelen) RI&E (Risico-Inventarisatie & Evaluatie) Aanbesteden Energiebeheer Gebouwencartotheek Attractiebesluit (speelvoorzieningen) Controle gasinstallaties Klimaatbeheersing Het is niet eenvoudig de kosten in te schatten voor de omschreven onderhoudswerkzaamheden die volgen uit wet- en regelgeving. Zonder eerst een gedegen onderzoek te doen naar de betreffende onderdelen is het vaak niet haalbaar een kostenraming neer te leggen. Het voorstel is daarom de kostenraming van de specifieke beleidsbepalende onderdelen toe te voegen aan toekomstige voorstellen. Dan rest er nog een aantal kaders waarin we het landelijke beleid volgen, op gemeentelijk niveau is hier (nog) geen beleid op geschreven. Op dit moment worden de onderstaande kaders meegenomen in het uit te voeren onderhoud. Voor de toekomst kunnen hier nog eigen keuzes in gemaakt worden, zoals op dit moment in het project duurzaamheid wordt gedaan. Arbowet/Arbobesluit (algemeen) CO2 detectie EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsbouw)/Energielabel Noodoverlopen platte daken RI&E (Risico-Inventarisatie & Evaluatie) Toegankelijkheid 8-23
3. Welke gebouwen zijn er? 3.1 De gebouwen van de gemeente Vlagtwedde De gemeente heeft diverse soorten gebouwen in beheer, in bijlage 5 is hiervan een overzicht te zien. De verschillende gebouwen hebben allemaal hun eigen karaktertechnische eigenschappen in het gebruik, beheer en al dan niet wettelijke voorschriften. Deze diversiteit zorgt voor een extra moeilijkheidsgraad in het beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen, dit vraagt om een brede deskundigheid. Binnen de eigen organisatie zal een brede kennis aanwezig moeten zijn om de juiste besluiten te kunnen nemen. De afgelopen 4 jaar zijn er een aantal wijzigingen doorgevoerd in het gebouwenbestand van de gemeente Vlagtwedde. Zo zijn er 3 nieuwe schoolgebouwen gebouwd, één woning gesloopt, een nieuw kindercentrum gebouwd, een jeugdgebouw nieuw gebouwd en een jeugdgebouw aangekocht en verbouwd. Ook zijn in deze nota, in afwijking op de vorige nota, de diverse zaken zoals abri s, fietsenbergingen, speelweiden en schaftwagens meegenomen. De gehele begroting van het taakveld bouwkunde, met uitzondering van de scholen is in de nota onderhoud gebouwen verwerkt. Voor een aantal gebouwen (zie bijlage 5) zijn bijzondere aanvullingen: - Kleedgebouw t Heem is overgedragen aan de voetbalvereniging FC ter Apel, echter heeft de gemeente nog wel de verantwoordelijkheid over de legionella-installatie en het atletiekgebouw. - De kwekerij in Vlagtwedde is voor onvoorziene kosten wel meegenomen in de begroting, dit betekent dat aan dit pand alleen regulier onderhoud gepleegd wordt. Het groot onderhoud is daarom ook niet meegenomen in deze nota. Het pand is op dit moment in gebruik door de leer-werk-kwekerij van de gemeente Vlagtwedde. - Ditzelfde geldt voor de gemeentewerkplaats in Vlagtwedde. De werkplaats is helemaal uit de begroting verdwenen en zal tot eind 2012 gebruikt worden door de leer-werkkwekerij. Daarna zal bekeken moeten worden wat er met dit gebouw gaat gebeuren, gezien de bezuiniging die hierop is doorgevoerd. - Voor de woningen die nog in gebruik zijn geldt het volgende. De woning aan de Dorpsstraat 19, zal per 1 januari 2012 leeg komen te staan. Er zal geen nieuwe huurder worden gezocht, omdat er op dit moment besprekingen gaande zijn over een MFA in, waarvan ook de gebruikers van het naastgelegen voormalig groene kruisgebouw gebruik gaan maken. De woning aan de Heembadweg in Ter Apel wordt via Ad Hoc Beheer in gebruik gegeven aan een huurder (anti-kraakwacht). Dit in het kader van de plannen voor het Moekespark. 3.2 De gemeentelijke gebouwen in de vesting Bourtange In bijlage 5 is een overzicht te zien van de gebouwen in de vesting Bourtange. De Molen in de Vesting Bourtange is eigendom van de gemeente Vlagtwedde en staat als zodanig in de begroting van de gemeente Vlagtwedde, als onderdeel van de gemeentelijke gebouwen (algemeen). Om een volledig beeld te krijgen van de gebouwen en onderhoudskosten in de Vesting Bourtange is het verstandig de molen onder te brengen bij 9-23
het onderdeel gemeentelijke gebouwen in de Vesting Bourtange en ook te laten vallen onder de Voorziening voor de gebouwen in de Vesting Bourtange. In het verleden was er veel begeleiding en nauwe ambtelijke betrokkenheid van de gemeente Vlagtwedde voor het onderhoud van de gebouwen in de Vesting Bourtange. Na verloop van tijd heeft de SVB (Stichting Vesting Bourtange) het onderhoud overgenomen, wegens het wegvallen van de ambtelijke inbreng. De SVB ontvangt nu voor het onderhoud een kleine bijdrage, die onvoldoende is in vergelijking met datgene wat er eigenlijk nodig is om de gebouwen te kunnen onderhouden. 10-23
4. Financiën 4.1 De gebouwen van de gemeente Vlagtwedde: In bijlage 1a is een overzicht te zien van de totale onderhoudskosten zoals deze in de onderhoudsplanning staan. Bij de berekening van de kosten is, door Draaijer+Partner, uitgegaan van een goed onderhoudsniveau (niveau 2). In het verleden was er naast de reguliere begroting een Meerjareninvesteringsplan, MIP 250, waarbij gemiddeld 162.500 euro werd geïnvesteerd in het groot onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Dit MIP project liep tot 2010, hierna zijn er geen extra bedragen toegevoegd aan het groot onderhoud gebouwen. Wel is bij de vorige nota onderhoud gebouwen in 2007, een voorziening onderhoud gebouwen ingesteld. Met behulp van deze voorziening is het mogelijk te schuiven in de uit te voeren werken, wanneer de werkzaamheden door omstandigheden eerder of later uitgevoerd dienen te worden. De stand van de voorziening op 1 januari 2011 is 841.605 euro. Zoals in de onderhoudsplanning in bijlage 1a te zien is, is er meer budget nodig om het onderhoudniveau op een goed niveau te houden dan het budget uit de reguliere begroting toe laat. De theoretische planning zal, zoals eerder genoemd, afwijken van de werkelijkheid, door het schuiven in de uit te voeren werken. Het is daarom verstandig in deze nota 4 jaar vooruit te kijken en een nieuwe inspectie uit te laten voeren in 2015. Wanneer er in 2012 een bedrag van 1.085.000 euro in de voorziening wordt gestort kan het huidige onderhoudsniveau tot en met 2015 gecontinueerd worden. Hierbij is uitgegaan van een restbedrag van 250.000 euro in de voorziening eind 2015. In 2015 zal dan na de inspectie weer een nieuwe nota onderhoud gebouwen geschreven worden, waarin een conclusie voor de daarop volgende jaren geschreven zal worden. De verwachting is dat er dan wijzigingen zijn doorgevoerd in het gebouwenbestand van de gemeente, waarbij de gebouwen met hoge onderhoudskosten wellicht zijn opgenomen in een nieuwbouwproject. In 2010 is een eerste stap gezet om te bezuinigen op het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Hierbij is 10% bezuinigd op het regulier onderhoud en 15% op het schilderwerk van de gemeentelijke gebouwen. Op het moment van deze beslissing, het bezuinigen op het onderhoudsbudget, is de stap naar een ander onderhoudsniveau in feite al gemaakt. In deze nota kan daar de naam redelijk onderhoudsniveau aan gegeven worden. Voorstel is daarom ook om in totaal 20% te bezuinigen in de onderhoudsplanning, door het niet uitvoeren of uitstellen van werkzaamheden, dit is inclusief de eerder genoemde 10% en 15% die al bezuinigd is. Hierdoor zit er tot 2016 nog 52.000 euro in de Voorziening onderhoud gebouwen. Om enige zekerheid in te calculeren voor de start van een volgende nota onderhoud gebouwen, kan er een extra storting van 200.000 euro gedaan worden. Hierdoor zal het eindsaldo van de Voorziening minimaal 250.000 euro zijn. (zie bijlage 1b) Ook de ingeplande werkzaamheden voor het zwembad, en het gemeentehuis zijn verwerkt in de onderhoudsplanning. 11-23
In de volgende hoofdstukken kunt u lezen welke mogelijkheden er zijn voor het onderhoud in de komende jaren, inclusief de financiën. 4.2 De gemeentelijke gebouwen in de Vesting Bourtange: Voor de gemeentelijke gebouwen in de vesting Bourtange krijgt de SVB op dit moment een subsidie van 10.455 euro (incl. BTW) per jaar (pijldatum 2011). Ook in het overzicht van de gebouwen in de vesting Bourtange (bijlage 2) is te zien dat er meer geld nodig is, dan de SVB op dit moment krijgt voor het onderhoud, om de gebouwen in stand te houden. Uit het overzicht blijkt dat de SVB nu ruim 50.000 euro per jaar nodig heeft om de gebouwen op een goed onderhoudsniveau te krijgen en te houden. Dit bedrag is overigens inclusief circa 10.000 euro per jaar voor de standerdmolen Bourtange die tot heden in de begroting van de gemeente Vlagtwedde stond. In bijlage 2 is de totale onderhoudplanning 2009 2018 te zien. Het klein onderhoud wordt door de SVB zelf geregeld en bekostigd, dit onderdeel zit in de reguliere begroting van de SVB. Het benodigde budget voor de gebouwen in de Vesting Bourtange is 480.000 euro, hiermee kunnen de gebouwen op een goed niveau worden onderhouden. Wanneer een bezuiniging van 20% doorgevoerd wordt op de onderhoudsplanning, waardoor het onderhoudsniveau van goed naar redelijk gaat, zal er 384.000 euro nodig zijn voor de periode van 2009-2018. 12-23
5. Onderhoudsniveau vanaf 2012 In dit hoofdstuk kunt u lezen welke mogelijkheden er zijn voor de komende jaren. De verschillende niveaus om het onderhoud uit te voeren aan alle gemeentelijke gebouwen worden benoemd met de financiële consequenties die dit heeft. Er zijn 4 mogelijkheden: Gemeentelijke gebouwen gemeente Vlagtwedde: 1. Een eenmalige dotatie van 1.085.000 euro te storten in de voorziening, hierdoor is er voldoende budget om al het onderhoud tot 2016 uit te voeren op goed niveau. In 2015 zal een nieuwe inspectie uitgevoerd worden, waarbij de nieuwe stand van zaken bekeken kan worden (zie bijlage 1a); 2. Een eenmalige dotatie van 200.000 euro te storten in de voorziening. En een taakstellende ombuiging doorvoeren op het onderhoudsniveau, waarbij 20% wordt bezuinigd op het onderhoud en het onderhoudsniveau minimaal redelijk zal worden in plaats van goed. Hierdoor is er voldoende budget om het onderhoud tot 2016 uit te voeren op minimaal redelijk niveau. Door de eenmalige dotatie ontstaat een minimumplafond van 250.000 euro in de voorziening van 2015. In 2015 zal een nieuwe inspectie uitgevoerd worden, waarbij de nieuwe stand van zaken bekeken wordt (zie bijlage 1b); Gezien de bezuinigingen die de gemeente Vlagtwedde moet doorvoeren en de stappen die in 2010 al zijn doorgevoerd, lijkt het logisch ook in het onderhoudsniveau van de gemeentelijke gebouwen hiermee rekening te houden. Hierdoor is punt 3 uit bovenstaand overzicht de meest logische stap in het doorvoeren van bezuinigingen op het onderhoud. Hierbij zal het onderhoudsniveau dus van goed naar redelijk gaan (zie bijlage 1b). Bij het terugdraaien van het onderhoudsniveau van goed naar redelijk zullen de gebouwonderdelen in technische en vooral ook esthetische staat achteruitgaan. Het onderhoud wordt in de meeste gevallen uitgesteld of niet uitgevoerd, wanneer er geen technische noodzaak is. Er is bij uitvoering van onderhoudsniveau uitstekend tot en met redelijk (niveau 1 t/m 3) geen sprake van kapitaalsvernietiging. Pas vanaf matig onderhoud, niveau 4, zal hier sprake van zijn. 13-23
Voor de gemeentelijke gebouwen in de Vesting Bourtange kan eenzelfde lijn gehanteerd worden als voor de andere gebouwen van de gemeente Vlagtwedde. Daardoor is hier punt 2 uit onderstaand overzicht de meest logische stap, zodat ook in de vesting een taakstellende bezuiniging wordt doorgevoerd van 20%. Gemeentelijke gebouwen Vesting Bourtange: 1. voorziening instellen van 480.000 euro om het onderhoud voor de periode 2009-2018 te continueren op het onderhoudsniveau goed; 2. voorziening instellen van 384.000 euro om het onderhoud voor de periode 2009-2018 te continueren op het onderhoudsniveau redelijk. Hierbij is 20% in mindering gebracht op het totaal benodigde onderhoudsbudget Met het instellen van een voorziening voor de gemeentelijke gebouwen in de vesting (om daarmee het onderhoud te kunnen garanderen onder regie van de gemeente) vervalt de huidige jaarlijkse bijdrage van 10.455 euro (2011) aan de SVB. Voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen in de vesting Bourtange is er dan nog de vraag wie verantwoordelijk is voor het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen. Hierin zal vanuit de projectgroep Bourtange nog een duidelijke taakverdeling gemaakt worden. Maar vooruitlopend hierop wordt geadviseerd de SVB het onderhoud te laten uitvoeren onder regie en toezicht van de gemeente Vlagtwedde. Hierbij wordt gedacht aan een jaarlijkse inspectie met overleg over de te onderhouden onderdelen en wat te onderhouden is. De inspectierapporten die in 2008 gemaakt zijn, zullen hiervoor de leidraad vormen. Verder is het verstandig de molen in Bourtange over te zetten van de huidige Voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen naar de nieuwe Voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen in de Vesting Bourtange. Op deze manier zijn alle gebouwen in de Vesting Bourtange in een Voorziening samengevoegd. Er ontstaat daardoor een compleet beeld van alle gemeentelijke gebouwen in de Vesting Bourtange. Tevens wordt geadviseerd de onderdelen, genoemd in het hoofdstuk 1.4: Overige Onderhoudseisen, in een later stadium verder uit te werken. Verder is het noodzakelijk in 2015 een nieuwe inspectie uit te laten voeren, waarbij de uitkomst meegenomen kan worden bij het opstellen van een nieuwe nota onderhoud gebouwen. Met behulp van deze inspectie kan voor de nieuwe periode bekeken worden welke middelen nodig zijn om de gebouwen te onderhouden. 14-23
Bijlage 1a Onderhoudsplanning Algemene Gemeentelijke Gebouwen Onderhoudsniveau goed (2) 15-23
Bijlage 1b Onderhoudsplanning Algemene Gemeentelijke Gebouwen Onderhoudsniveau redelijk (3) 16-23
Bijlage 2 Onderhoudsplanning Gemeentelijke Gebouwen Bourtange 17-23
Bijlage 3 Wat is onderhoud? o Wat is het te plegen onderhoud? De Dikke Van Dale schrijft hierover: het in goede staat houden van zaken. De mate van het te plegen onderhoud hangt af van de kwaliteit van het gebouw en de gewenste kwaliteit na onderhoud. De volgende kwaliteitsniveaus worden voor de technische staat van een gebouw gesteld: 1. uitstekend Nieuwbouwkwaliteit op basis van een gedegen ontwerp, uitvoering en materiaalkeuze. Zeer incidenteel kan een gebrek voorkomen ten gevolge van een calamiteit (bijvoorbeeld vandalisme), maar niet door veroudering. 2. goed Invloeden vanuit gebruik, weer en wind manifesteren zich in lichte mate. Het bouwdeel/element is ingelopen, de nieuwigheid is er duidelijk af. Functievervulling is zonder meer gewaarborgd. 3. redelijk Invloeden vanuit gebruik, weer en wind manifesteren zich in de eerste echte gebreken zoals houtrot, corrosie e.d. Het verouderingsproces is over vrijwel de gehele linie duidelijk op gang gekomen. Incidenteel kan een storing in de functievervulling opgetreden zijn. 4. matig Het verouderingsproces heeft het bouwdeel/element duidelijk in zijn greep. De beste tijd is voorbij, het einde nadert. Storingen in de functievervulling komen plaatselijk voor en/of zijn al meerdere malen voorgekomen. 5. slecht Het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden. Regelmatig komen ernstige gebreken voor. De functievervulling van het totaal is niet meer gewaarborgd. Het einde is in feite bereikt. 6. zeer slecht Het verouderingsproces is dusdanig gevorderd dat sprake is van voortdurende storing in de functievervulling van het bouwdeel/element. Na het bepalen van het gewenste kwaliteitsniveau, wordt duidelijk hoeveel onderhoud gepleegd moet worden. Hier kunnen de bijbehorende kosten aan gekoppeld worden. o Wat is normkostensystematiek? Met de normkostensystematiek maak je de kosten van het onderhoud inzichtelijk, vergelijkbaar en controleerbaar. Een voorbeeld hiervan is een meerjarenbegroting waarin de jaarlijkse onderhoudskosten van alle gebouwen voor bijvoorbeeld 10 jaar inzichtelijk zijn gemaakt o Wat is meerjarig budgettair beslag? Het begrip meerjarig budgettair beslag houdt in dat we proberen te voorspellen hoeveel geld de instandhouding van de gemeentelijke gebouwen op termijn kost. Ook dit wordt in een meerjarenbegroting vast gelegd. 18-23
Bijlage 4 - Inspectie, beheer en onderhoud Wat is een technische inspectie? Een technische inspectie van de gebouwen is nodig voor het benoemen en inventariseren van knelpunten aan een gebouw. In de eerste helft van 2011 zijn een groot aantal gemeentelijke gebouwen geïnventariseerd en geïnspecteerd. De knelpunten die gevonden zijn, zijn verwerkt in een activiteitenlijst, waarmee het verschil tussen de feitelijke en gewenste situatie in kaart is gebracht. Met behulp van deze lijst is het mogelijk een meerjarenonderhoudsplan te maken. En met dit plan komt er inzicht in de toekomstige onderhoudsactiviteiten die nodig zijn om het gebouw op een bepaald kwaliteitsniveau te krijgen en te houden. Beheer en onderhoud Het beheren en onderhouden van een gebouw is een vrij complexe zaak, in de ruimte waarin we verblijven, zien we al een grote diversiteit aan materialen en installaties waarmee het gebouw is samengesteld en ingericht. Al deze materialen hebben voor de instandhouding van het gebouw onderhoud nodig of ze moeten na het verstrijken van de levensduur vervangen worden. Door de diversiteit aan materialen en installaties is er ook een diversiteit aan kennis nodig. Met behulp van deze kennis kunnen keuzes gemaakt worden voor het uit te voeren onderhoud. Zo kunnen verschillende materiaalkeuzes gemaakt worden voor een gebouw welke nog decennia mee moet als voor een gebouw welke afgestoten zal gaan worden. Zoals genoemd wordt de kwaliteit van de gebruikte materialen in de loop van de jaren minder. Op dat moment is het nodig onderhoud te plegen. In onderstaand figuur is het prestatieverlies van de materialen en/of constructie uitgezet tegen de tijd. Prestatieverlies en onderhoud kwaliteitsniveau Tijd Bij ingebruikname van een gebouw is het kwaliteitsniveau uitstekend. (zie tabel in bijlage 1) 19-23
Aspect en Urgentie Om met een beperkt budget zo efficiënt mogelijk de gebouwen te kunnen onderhouden is informatie nodig over de verschillende gebouwen. Tijdens de inspectie van het gebouw is per onderdeel een graadmeter ingevoerd voor het effect van het wel of niet uitvoeren van de voorgestelde onderhoudsactiviteit. Of een onderhoudsactiviteit wel of niet moet worden uitgevoerd wordt bepaald met een tweetal aanvullende parameters, te weten: Het onderhoudsaspect of het aspect: de reden waarom een activiteit wordt uitgevoerd; De urgentie: de noodzaak waarom een activiteit moet worden uitgevoerd. Het volgende, in volgorde van prioriteit, aspecten zijn van belang bij het onderhouden van een gebouw. Veiligheid / gezondheid Dit aspect richt zich op gebreken die het risico op lichamelijk letsel van de gebruikers of bezoekers van de betreffende gebouwen kunnen inhouden. Voorbeelden hiervan zijn: Loszittende delen; Onvoldoende stabiel hekwerk; Gebreken die de constructie in gevaar brengen, zoals bijvoorbeeld houtrot in de vloeren. Wet- en regelgeving Dit aspect richt zich op onderhoudsmaatregelen die wettelijk verplicht zijn. Voorbeelden hier van zijn keuringen van c.v.-ketels en liften. Cultuur / historische waarde Dit aspect betreft situaties waarbij bouwdelen, afwerkingen, e.d. met kunsthistorische-, architectonische waarde, o.i.d. verloren dreigen te gaan in geval van uitstel onderhoudsmaatregelen. Bedrijfsproces Het functioneren van het bedrijfsproces komt in gevaar als het gebrek niet wordt verholpen. Bijvoorbeeld door een daklekkage dreigt er water in een meterkast binnen te dringen, zodat hierdoor de kans bestaat dat de meterkast wordt uitgeschakeld en niet meer functioneert. Functioneren van bouw- en/of installatiedelen Dit aspect betreft het niet meer optimaal functioneren van bouw- en of installatiedelen zonder dat dit direct invloed heeft op het bedrijfsproces van de gebruiker. Voorbeelden hiervan zijn het slecht functioneren van ramen, deuren, kranen, schakelaars, enz. Esthetisch / ergernis Dit aspect richt zich op zaken welke samenhangen met esthetica, het aanzien, het beleven van, enz. Voorbeelden van de bijbehorende gebreken zijn: Verkleuring / bekladding; Vervuiling; Marginaal uitgevoerd onderhoud (slechte reparaties) 20-23