Aan de Raad Raad Made, 29 oktober 2015

Transcriptie

1 Aan de Raad Raad Made, 29 oktober 2015 OPINIERONDE 26 november 2015 Agendapuntnummer: 7 Raadsvergadering 10 december 2015 Onderwerp: Beheer van het vastgoed van de gemeente Drimmelen Registratienummer: 15int04364 Casenr: Portefeuillehouder: Bijlagen: Ter inzage: P.J.W. Stoop 1. Raadsbesluit 1. Ambtelijke coördinatie: Grondgebied Steller: M. Oomen SAMENVATTING Bij het beheer van ons gemeentelijke vastgoed wordt aan de hand van periodieke inspecties in het softwarepakket Planon de jaarlijkse storting in de voorziening vastgesteld. Ontwikkelingen in het vastgoedbeheer vragen om verfijning, waardoor beter worden geanticipeerd op wijzigingen in het exploiteren van het gemeentelijk vastgoed. Door gebruik te maken van de Conditiemeting NEN 2767 wordt de conditie van de onderhoudsstraat van een gebouw op een objectieve wijze vastgesteld. Deze conditiemeting wordt bij een groot aantal buurgemeentes naar tevredenheid gebruikt. In de nota wordt een voorstel ontwikkeld voor de meerjaren-onderhoudsplanning van het gemeentelijk vastgoed en bijbehorend financieel voorzieningenniveau. VOORGESCHIEDENIS Op dit moment wordt het gemeentelijk vastgoed onderhouden conform het volgende vastgesteld beleidsuitgangspunt (het streven van het gemeentelijk gebouwenbeheer dient erop gericht te zijn het onderhoud van de gebouwde eigendommen te waarborgen op de nulsituatie. Hieronder wordt verstaan: een nulsituatie waarbij sprake is van een normale onderhoudscyclus en waarbij het gebouw of delen van het gebouw niet toe is/zijn aan vervanging als gevolg van uitgesteld onderhoud en waarbij geen sprake is van noodzakelijke renovatie van (delen van) het gebouw. In de toekomst zal door vraagstelling vanuit de maatschappij per object de onderhoud behoefte anders ingevuld moeten kunnen worden. Dit vraagt een ander beoordelingscriteria dan het huidige beleid (nulsituatie) wat nu wordt gebruikt. WAT WILLEN WE BEREIKEN? Door het vastgoedbeheer anders in te richten sluit het aan op de huidige ontwikkelingen en zal er beter geanticipeerd kunnen worden op wijzigingen in het exploiteren van het gemeentelijk vastgoed. Om tot een betrouwbaardere onderhoudsplanning te komen die de mogelijkheid heeft om te kunnen anticiperen op vragen uit de organisatie, maatschappij en het gemeentebestuur is op voorhand al een aantal stappen gewijzigd. De wijzigingen hebben betrekking op de inrichting van het softwarepakket zodat er een betrouwbaardere onderhoudsplanning aan uw raad gepresenteerd kan worden. Oriënterend wat past binnen 15int04364

2 de bedrijfsvoering van de gemeente Drimmelen zijn wij uiteindelijk gekomen bij een methode die ontwikkeld is door de rijksgebouwendienst. Deze methode van Conditiemeting conform NEN 2767 wordt inmiddels naar tevredenheid bij een groot aantal buurgemeentes gebruikt. HOE PAST DIT BINNEN BELEID EN WETGEVING? n.v.t. Duurzaamheidsparagraaf? Meerjaren onderhoudsplanning in relatie met duurzaamheid: In de meerjaren-onderhoudsplanning gerelateerd aan de NEN 2767 inspectie is het uitgangspunt dat in de planning omschreven werkzaamheden/onderdelen een op een vervangen zullen worden. Dit betekent dat nieuwe technieken en of ontwikkelingen geen deel uit maken van de meerjaren-onderhoudsplanning en het daarbij behorende financiële kader. Wel zal bij uitvoering van in de planning opgenomen werkzaamheden het uitganspunt zijn om duurzame materialen toe te passen, indien dit past binnen het financiële kader. Indien duurzame materialen niet passen binnen het financiële kader zullen indien de terugverdientijd < 10 jaar deze materialen toch worden toegepast. Het blijft dan budget neutraal. Indien bovenstaande uitgangspunten niet gerealiseerd kunnen worden maar het wel past in het Beleidsplan Duurzaamheid zal voor het uitvoeren van deze werkzaamheden een aanvullend krediet aan u gevraagd worden. Beleidsplan Duurzaamheid : In 2017/2018 wordt er een start gemaakt met de ontwikkeling van plannen om de gebouwen waarin een gemeentelijke organisatie is gehuisvest energieneutraal uit te voeren. Hierna volgen de panden waar maatschappelijke organisaties in gehuisvest zijn, bibliotheek en gebouwen t.b.v. overige organisaties zoals vastgelegd in het beleidsplan. Bij verduurzamen van de panden (nieuw beleid) zal afstemming plaatsvinden met de meerjaren-onderhoudsplanning. Ja, zie bijlage duurzaamheidsparagraaf WAT GAAN WE DOEN? Om te komen tot een meerjaren-onderhoudsplanning met daarbij horend een financieel inzichtelijk voorzieningenniveau zullen een aantal stappen worden doorlopen: 1) Gebouwen indelen in een voorziening (conform het Besluit Begroten en Verantwoorden) naar kerntaak; 2) Gebouwen rangschikken naar categorie en voorziening; 3) Software inrichten aan de hand van nieuwe gebouwencategorie; 4) Per gebouw vaststellen huidige conditie per onderdeel aan de hand van NEN 2767; 5) Per gebouw vaststellen classificatie en conditie in relatie tot functie van het gebouw; 6) Het in beeld brengen van de financiële consequenties in relatie tot de voorziening in de begroting; 7) Toelichting op de gegevens die verwerkt zijn in de meerjaren onderhoudsplanning; 8) Voor het vastgoed, waar geen kerntaak in is gehuisvest en dus conform de KTD besluitvorming afgestoten wordt, is in beeld gebracht wat het minimaal wettelijk onderhoud per jaar kost. Het creëren van een voorziening voor deze objecten is binnen de huidige geldende begrotingsregels niet mogelijk en wenselijk. Doordat er mei/juni 2014 gestart is met het inspecteren van de gebouwen door gecertificeerde inspecteurs zijn bovengenoemde punten 1 t/m 4 al uitgevoerd. Echter indien gewenst, is het mogelijk om deze punten aan te passen. Ad) 4: Per gebouw vaststellen huidige conditie per onderdeel aan de hand van NEN 2767

3 Inspecties zijn uitgevoerd door gecertificeerde inspecteurs en elk onderdeel dat is geïnspecteerd is voorzien van een conditie. De volgende condities kunnen worden toegekend: Conditie 1: uitstekend nieuwbouwkwaliteit en/of met nieuwbouw vergelijkbare kwaliteit; Conditie 2: goed nieuwbouwkwaliteit met de eerste tekenen van feitelijke veroudering; Conditie 3: redelijk het verouderingsproces is over de gehele linie duidelijk op gang gekomen; Conditie 4: matig het verouderingsproces heeft het element of het gebouw duidelijk in zijn greep; Conditie 5: slecht het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden c.q. heeft het element/het gebouw zeer duidelijk in zijn greep; Conditie 6: zeer slecht een zodanig slechte toestand dat dit niet meer te classificeren is onder conditie 5. Vanuit de condities ontstaat een meerjaren-onderhoudsplanning waarin is weergegeven per te onderhouden onderdeel, een daarbij behorende conditiescore en de financiële consequenties. Deze gegevens zijn samengevoegd tot een meerjaren-onderhoudsplanning die verwerkt is in het gebouwen beheerssysteem (Planon). Ad) 5 en 6: In onderstaand overzichten zijn per gebouw vastgesteld de gemotiveerde score van het huidig onderhoudsniveau en de gewenste classificatie en score van het onderhoudsniveau: Score onderhoudsniveau vastgoed Gemeente Drimmelen: Na inspectie van de gebouwen conform de NEN 2767 is er een inschatting te maken in welke staat van onderhoud het vastgoed op dit moment verkeerd. Voor het bepalen van de staat van onderhoud is als leidraad genomen de omschreven conditie in de NEN 2767 met de daarbij behorende definitie en omschrijving. Bij het vaststellen van de staat van onderhoud is ook gekeken naar ervaringen vanuit het verleden bij het beheren van het vastgoed. Uit bovenstaande gegevens is het mogelijk om het vastgoed te voorzien van een score. In onderstaand overzicht zijn de definitie en omschrijving weergegeven van de scores: Score 1: uitstekend nieuwbouwkwaliteit en/of met nieuwbouw vergelijkbare kwaliteit; Score 2: goed nieuwbouwkwaliteit met de eerste tekenen van feitelijke veroudering; Score 3: redelijk het verouderingsproces is over de gehele linie duidelijk op gang gekomen; Score 4: matig het verouderingsproces heeft het element of het gebouw duidelijk in zijn greep echter het functioneren van een gebouw blijft gewaarborgd; Score 5: slecht het verouderingsproces is min of meer onomkeerbaar geworden c.q. heeft het element/het gebouw zeer duidelijk in zijn greep waarop de term wind en water dicht van toepassing is. Alleen wettelijk onderhoud wordt nog uitgevoerd; Score 6: zeer slecht een zodanig slechte toestand dat dit niet meer te classificeren is onder conditie 5. Er wordt alleen nog maar onderhoud uitgevoerd indien de openbare veiligheid in geding is. Classificatie vastgoed gemeente Drimmelen: Om in de toekomst beter te kunnen anticiperen op de vraagstelling van diverse partijen worden de gebouwen nu voorzien van een status die wordt gerelateerd aan een functie. Met andere woorden een gemeentehuis krijgt dan een andere status gerelateerd aan zijn functie dan een gemeentewerf. Om een eenduidig classificatieniveau te hanteren binnen de gemeente Drimmelen is ervoor gekozen om bij gebouwen het zelfde classificatie criterium te gebruiken dat ook gebruikt wordt in het groenonderhoud van de gemeente Drimmelen. Indien een gebouw ingedeeld is in klasse A heeft dit gebouw een hoger onderhoudsniveau

4 door zijn status en gebruik dan een gebouw wat ingedeeld is in klasse E. Om gechargeerd een voorbeeld te geven wat bedoeld wordt met een hoger onderhoudsniveau door status kun je de volgende indeling krijgen. Het paleis van onze koning is ingedeeld in klasse A terwijl het hondenhok waar de hond in verblijft ingedeeld is in klasse E. Dit betekent dat indien het scharnier van de toegangsdeur van het paleis klasse A dreigt te gaan piepen deze wordt vervangen terwijl bij het hondenhok klasse E het scharnier pas wordt vervangen wanneer de deur er uit is gevallen. Omdat binnen een gebouw onderdelen een ander statusniveau kunnen hebben is het mogelijk om per klasse 2 scoringsniveaus te hanteren. Echter binnen de gemeente Drimmelen is er voor gekozen om geen onderdelen van een score te voorzien maar het hele gebouw met een score te waarderen. Klasse Max/min score A) een gebouw met een hoge representatieve status 1-2 B) een gebouw met een representatieve status 2-3 C) een gebouw waarbij de representatieve status 3-4 gelijk is een functionaliteit D) een gebouw met een functionele status 4-5 E) een gebouw waarbij een functionele en representatieve status geen rol heeft Ter verduidelijking een aantal voorbeelden: Paleis/Rechtbank klasse A; Gemeentehuis/Provinciehuis klasse B; Gemeentewerf/Multiculturele gebouwen klasse C; Opslagruimte/Technische ruimte (stadsverwarming) klasse D; Overig (panden die op termijn gesloopt gaan worden) Klasse E In onderstaand overzicht zijn alleen de panden opgenomen waarin een kerntaak van de gemeente Drimmelen is gehuisvest en voldoen aan het Besluit Begroten en Verantwoorden. In dit overzicht zijn de panden geclassificeerd en voorzien van een score naar aanleiding van de inspectie die uitgevoerd is, kennis van de onderhoudsstaat van de panden met daaraan gekoppeld de financiële middelen die nodig zijn om de panden op het huidige niveau te houden voor de komende 10 jaar. Voorziening A Gebouwen bibliotheek Vastgoed tbv gebruik bibliotheek Omschrijving Vastgestelde score A.1.1 Bibliotheek Terheijden 1 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,00 Voorziening B gebouwen maatschappelijke organisatie Vastgoed tbv gebruik maatschappelijke organisatie Omschrijving Vastgestelde score B.1.1 Dorpshuis de Zonzeel 3 B.1.2 O.C. de Cour 2 B.1.3 S.C.C. de Mayboom 3 B.1.4 Bredeschool de Wiekslag 2 B.1.5 Gemeenschapshuis Ons Dorpshuys 2 B.1.6 Gemeenschapshuis Plexat 3 B.4.1 Gymlokaal Julianastraat 3 B.4.2 Sporthal Driedorp/Kleedruimten VCW 3 B.4.3 Kleedgebouw Hockey Made 3 B.4.4 Kleedgebouw voetbal Made 2

5 B.4.5 Sporthal Amerhal 2 B.4.6 Gymzaal Terheijden 4 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,08 Voorziening C Gebouwen gemeentelijke organisatie Gebouwen tbv voor het gebruik gemeentelijke taken Omschrijving Vastgestelde score C.1.1 Brandweerkazerne Lage Zwaluwe 2 C.1.2 Milieustraat Terheijden 3 C.1.3 Brandweerkazerne Terheijden 3 C.1.4 Gemeentehuis 2 C.1.5 Gemeentewerf Kerkdijk Made 2 C.1.6 Brandweerkazerne Made 2 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,54 Voorziening D gebouwen tbv overige organisaties Gebouwen tbv overige taken Omschrijving Vastgestelde score D.3.1 Bierkelder Terheijden 4 D.4.1Opslagruimte Landelijke Eenheid 4 D.4.2 Bergingen vogelstraat Wagenberg 3 D.4.3 Werkplaats begraafplaats Made 1 Uurwerk Drimmelen (n.h. Kerk) 3 Uurwerk Made (n.h. Kerk) 3 Uurwerk Hoge Zwaluwe (n.h. Kerk) 3 Toren Drimmelen (n.h. Kerk) 3 Toren Made (n.h. Kerk) 3 Toren Hoge Zwaluwe (n.h. Kerk) 3 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,28 Totaal voorzieningen huidige niveau incl. Btw ,90 Indien de panden gehandhaafd blijven op het huidige onderhoudsniveau conform de bijbehorende scores wordt niet voldaan aan het geen wat is besloten door uw raad van november 2012 met betrekking tot de KTD en het taakstellend budget. In november 2012 is besloten dat vanaf 2015 de jaarlijkse storting voor de voorziening Planon gebouwenbeheer ,-- bedraagt incl. compensabele Btw. Om deze doelstelling te realiseren is er gezocht naar een passend onderhoudsbeleid waarbij deze doelstelling wordt gerealiseerd via onderstaande variant. In onderstaand overzicht zijn de panden voorzien van een andere score met de daarbij horende financiële middelen zodat het past binnen de gestelde financiële kaders van het KTD-besluit voor de komende 10 jaar. Voorziening A Gebouwen bibliotheek Vastgoed tbv gebruik bibliotheek Omschrijving Klasse Vastgestelde score Voorgestelde score A.1.1 Bibliotheek Terheijden C 1 3 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,40 Voorziening B gebouwen maatschappelijke organisatie

6 Vastgoed tbv gebruik maatschappelijke organisatie Omschrijving Klasse Vastgestelde score Voorgestelde score B.1.1 Dorpshuis de Zonzeel B 3 3 B.1.2 O.C. de Cour B 2 3 B.1.3 S.C.C. de Mayboom B 3 3 B.1.4 Bredeschool de Wiekslag B 2 3 B.1.5 Gemeenschapshuis Ons Dorpshuys B 2 3 B.1.6 Gemeenschapshuis Plexat B 3 3 B.4.1 Gymlokaal Julianastraat C 3 3 B.4.2 Sporthal Driedorp/Kleedruimten VCW B 3 2 B.4.3 Kleedgebouw Hockey Made C 3 3 B.4.4 Kleedgebouw voetbal Made C 2 3 B.4.5 Sporthal Amerhal B 2 2 B.4.6 Gymzaal Terheijden C 4 4 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,36 Voorziening C Gebouwen gemeentelijke organisatie Gebouwen tbv voor het gebruik gemeentelijke taken Omschrijving Klasse Vastgestelde score Voorgestelde score C.1.1 Brandweerkazerne Lage Zwaluwe B 2 2 C.1.2 Milieustraat Terheijden C 3 3 C.1.3 Brandweerkazerne Terheijden B 2 2 C.1.4 Gemeentehuis B 2 2 C.1.5 Gemeentewerf Kerkdijk Made C 3 3 C.1.6 Brandweerkazerne Made B 2 2 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,09 Voorziening D gebouwen tbv overige organisaties Gebouwen tbv overige taken Omschrijving Klasse Vastgestelde score Voorgestelde score D.3.1 Bierkelder Terheijden C 4 4 D.4.1Opslagruimte Landelijke Eenheid D 4 4 D.4.2 Bergingen vogelstraat Wagenberg C 3 3 D.4.3 Werkplaats begraafplaats Made C 1 3 Uurwerk Drimmelen (n.h. Kerk) C 3 3 Uurwerk Made (n.h. Kerk) C 3 3 Uurwerk Hoge Zwaluwe (n.h. Kerk) C 3 3 Toren Drimmelen (n.h. Kerk) C 3 3 Toren Made (n.h. Kerk) C 3 3 Toren Hoge Zwaluwe (n.h. Kerk) C 3 3 Onderhoudskosten voor de periode incl Btw ,28 Totaal voorzieningen huidige niveau incl. Btw ,13 WIE ZIJN DE BETROKKEN PARTIJEN? Met huurders en exploitanten zal in de toekomst een jaarlijks overleg plaats vinden over de geplande onderhoud werkzaamheden. Hierbij is het vastgestelde conditieniveau door uw raad leidend.

7 WAT ZIJN DE KOSTEN? Indien gekozen wordt voor de voorgestelde variant dan is er per saldo een jaarlijkse storting nodig van ca (inclusief inzet huidige stand van de voorziening). In de (meerjaren)begroting (inclusief begrotingswijzingen zoals terugdraaien KTDbezuiniging torens, klokken en uurwerken N.H.-kerken en gymzaal de Cour) is er een bedrag beschikbaar van ca Geconcludeerd kan worden dat de voorgestelde variant binnen het vastgestelde budgetvolume van de begroting valt. Hierdoor ontstaat het onderstaand financieel over zicht: Onderhoudskosten (afgerond) ,00 Stand voorziening ,00 Totale kosten voor de komende 10 jaren ,00 Storting voor de komende 10 jaar ,00 Hierbij dient opgemerkt te worden dat de panden, welke op de nominatie staan om afgestoten te worden, hierin niet zijn opgenomen (is een risico). Indien deze panden niet worden afgestoten zal dit leiden tot een verhoging van de benodigde storting. Op dit moment is er nog overleg over de compensabele BTW met de belastingdienst. Indien er wijzigingen ontstaan in de huidige compensabele Btw tabel zal u hierover geïnformeerd worden tijdens de Berap 1 van WAT ZIJN DE ALTERNATIEVEN? U kunt ervoor kiezen om een hogere of lagere conditie vast te stellen. Indien bijvoorbeeld het vastgoed in voorziening B, gebouwen maatschappelijke organisaties, gebracht of gehouden moeten worden op conditie 2 moet de storting per jaar , ,00 => ,-- zijn. Dit betekent dat ,00 (vastgesteld november 2012) verhoogd moet worden met ,00 per jaar. HOE GAAN WE COMMUNICEREN? Via de budgetcyclus wordt de planning en monitoring vorm gegeven. De methodiek en de hieraan gekoppelde conditie is leidend voor de communicatie. De methodiek zal eveneens gehanteerd worden bij aanbestedingen van exploitatieovereenkomsten om heldere afspraken te maken over het conditieniveau van het vastgoed bij aanvang van de exploitatieovereenkomst en het conditieniveau van het vastgoed bij beëindiging van de exploitatieovereenkomst. WAT IS DE VERVOLGPROCEDURE? In 2018 worden alle gebouwen opnieuw geïnspecteerd, conform NEN 2767 en wordt geëvalueerd of we de juiste weg hebben gekozen met het nu vast te stellen beleid. Burgemeester en wethouders van Drimmelen, drs. C. Smits Secretaris drs. G.L.C.M. de Kok Burgemeester

8 De raad van de gemeente Drimmelen; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d.;29 oktober 2015 gelet op ; B e s l u i t : 1) Instemmen met de meerjaren-onderhoudsplanning van het gemeentelijk vastgoed en bijbehorend financieel voorzieningenniveau; 2) Instemmen met de inspectiesystematiek conform de NEN 2767 zodat dit aansluit op de huidige en toekomstgerichte manier van het beheren van het gemeentelijk vastgoed; 3) Instemmen met de classificatie en bijbehorende score van het vastgoed van de gemeente Drimmelen. Made, 10 december 2015 de raad voornoemd, F.M.C. Ronde plaatsvervangend griffier drs. G.L.C.M. de Kok voorzitter