Voortgangsrapportage Gemeentelijke huisvesting bouwfase Registratienummer: : 2014003338 Opdrachtgever: : Tames Kokke/Ton van der Wees Opdrachtnemer(s) : Wim van der Vliet Budgetnummer : 210014 Datum : 31 januari 2014 1. Periode en algemene voortgang Januari 2014 Nadat in december 2013 door zowel burgers als medewerkers van de gemeente Bloemendaal afscheid is genomen van het oude gemeentehuis, zijn de voorbereidingen voor de bouwfase gestart. Voor aanvang van de werkzaamheden is het verplichte aanvullende en destructieve asbestonderzoek type A uitgevoerd (Corsa 2014000658). Ten opzichte van het eerdere asbestonderzoek is nog aanvullend asbest aangetroffen. Er is geen aanvullend onderzoek noodzakelijk en de risicobeoordeling geeft aan momenteel geen sprake is van een voor mens en milieu risicovolle situatie.. Het gevonden asbest bevindt zich vooral in de kelder, lift machinekamer en cv ruimte. Daarnaast zijn twee kanalen aangetroffen die hecht gebonden asbest bevatten. De asbestverwijdering zal plaatsvinden in opdracht van de aannemer door een gespecialiseerd en gecertificeerd bedrijf. Het asbest zal overeenkomstig de voorschriften verwijderd, afgevoerd en verwerkt worden. De planning van deze werkzaamheden zullen uiteraard moeten aansluiten bij de stand van zaken met betrekking tot de sloop van het pand. Begin maart dient de gehele sloop van het achterhuis afgerond te zijn. In overleg met de directievoerder is de aannemer in week twee begonnen met het inrichten van de bouwplaats. De locaties voor bouwketen en tijdelijk grondopslag zijn bepaald. Het hekwerk rondom de bouwplaats is geplaatst, waarna enkele ontgravingen hebben plaatsgevonden. Tijdens de graafwerkzaamheden werd voor het gemeentehuis een oude olietank aangetroffen. Deze olietank bleek in 1982 geleegd en behandeld te zijn door Tankslag Noord Holland. In 1996 is de olietank door KIWA bv intern gereinigd en afgevuld met zand. Het bodemonderzoek ter plaatse heeft geen verontreiniging aangetoond. De olietank is verwijderd en afgevoerd. Na voorbereidende werkzaamheden in december, is netwerkbeheerder Liander in week drie begonnen met het ontmantelen van de transformatorruimte in het oude gemeentehuis. Gelijktijdig is het nieuwe compact station geplaatst en aangesloten. Eind januari is de tijdelijke staalconstructie geplaatst om de bestaande gevel van het voorhuis op te vangen. Hierna start de daadwerkelijke sloop van het achterhuis. Er is een start- en kennismakingsbijeenkomst georganiseerd voor de directievoerder, de aannemer (project directeur en werkvoorbereider) en het ontwerpteam. Naast de
wederzijdse kennismakingen zijn vooral procedure afspraken gemaakt voor de bouwfase. Op 22 januari 2014 is de eerste bouwvergadering gehouden. In deze eerste bouwvergadering zijn vooral procedure afspraken gemaakt en is de stand van zaken besproken. Controle is uitgevoerd op de beschikbaarheid van contractstukken, vergunningen en overige documentatie zoals bijvoorbeeld werkplannen en een veiligheidsplan. Meer- en minder werk Besproken maar nog niet opgedragen en afgeprijsd meerwerk. Verhoogde vloer MER (betreft een zogenaamde computervloer in de MER, 20 m2. De bekabeling van de servers is weggewerkt onder de vloer en de risico s van waterschade worden beperkt.) Rails in vloer archiefruimte storten voor archiefkasten Westelijke buitengevel ter hoogte van archiefruimte afdichten met bitumen Aanvullende asbestverwijdering Opgedragen en afgeprijsd meerwerk. Verwijderen en afvoeren olietank 3.270,- Besproken maar nog niet opgedragen en afgeprijsd minderwerk. Gewijzigde kap, verplaatsing en bescherming 4 bomen 2 D revisietekeningen in plaats van 3 D (Contractueel is vastgelegd dat de aannemer in 3D controletekeningen moet maken. In overleg met de directievoerder is overeengekomen dat 2D, normale tekeningen volstaan. Dit levert naar verwachting enkele duizenden Euro s besparing op). Risicobeheersing De CAR verzekering is afgesloten en vanaf 1 januari loopt de dekking. De directievoering is uitbesteed aan Witteveen + Bos, inclusief het daadwerkelijke bouwtoezicht. De directievoerder is als regel minstens een dag per week in Bloemendaal op het werk aanwezig. De toezichthouder is verspreid over meerdere dagen per week aanwezig op het werk om controle en toezicht uit te oefenen. Een en ander is ook afhankelijk van hetgeen op het werk staat te gebeuren. Het destructieve aanvullende asbestonderzoek heeft aangetoond dat er meer asbest in het gebouw is toegepast. Gedurende de sloop zal alertheid blijven bestaan naar de verdere aanwezigheid van asbest en zal daar zonodig nader onderzoek naar worden verricht. Wij gaan ervan uit daarover in de volgende rapportage meer duidelijkheid te kunnen geven. Tijdelijke (hulp)staalconstructie ten behoeve van voorhuis is geplaatst en sleuven zijn gegraven. Bijzonderheden Buitenruimte Het definitief ontwerp voor de buitenruimte is in concept door de Stuurgroep gemeentelijke huisvesting vastgesteld en zal worden geagendeerd voor het college
van burgmeester en wethouders. Naar verwachting zal het definitief ontwerp van de buitenruimte in april door de landschapsarchitect Peter de Ruyter aan de raad toegelicht kunnen worden. De investerings- en exploitatieramingen zullen dan ook beschikbaar zijn. Het proces om te komen tot geschikte aanbestedingsstukken voor de losse inrichting wordt uitgevoerd onder leiding van de architecten Uytenhaak en NEXT. Voor het gebouw zijn drie domeinen benoemd, Publiek Domein, Bestuurlijk Domein en het Werk Domein. De architecten werken nauw samen met de in de bestaande projectstructuur ingerichte expertgroepen. Daarnaast zullen de gemeenteraad, de griffie en het college van burgemeester en wethouders nadrukkelijk betrokken worden bij de inrichting van het Bestuurlijk Domein. Binnenkort zullen door de architectenworkshops georganiseerd worden met betrekking tot de benoemde domeinen. De gemeenteraad zal uit genodigd worden voor het bestuurlijk domein aangaande raadszaal, fractie ruimtes en griffie aanlandplek. Deze workshop met een vertegenwoordiging van de raad zal in samenspraak met de griffier worden voorbereid en ingepland. Wellicht ten overvloede, maar het is van belang te weten dat het onderwerp losse inrichting niet alleen over de werkplekinrichting zoals bureau en stoel gaat. Het onderwerp beslaat beduidend meer. Het gaat immers ook over de inrichting van raadzaal, trouwzaal, vergadercentrum, restaurant, publiekscentrum enzovoort. Naast deze inrichtingselementen behoren ook de in het gebouw aan te brengen audio visuele middelen, die onontbeerlijk zijn voor een juiste en efficiënte dienstverlening aan burgers en bedrijven, maar ook essentieel is voor onze nieuwe manier van werken. Naast al deze grote zaken betreft het ook de kleinere inrichtingselementen zoals, prullenbakken, bureauaccessoires, kapstokken, beplanting enzovoort. 2. Planning De opgestelde planning voorziet erin dat Van Eesteren het werk per 1 maart 2015 oplevert. Daarna kan het gemeentehuis verder ingericht en in gebruik genomen worden. De sloopwerkzaamheden zijn in het gemeentehuis gestart. De sloop van het achterhuis zelf is voorzien vanaf week 5 en zal in week 10 afgerond zijn. Volgens planning wordt gestreefd naar het bereiken van het hoogste punt van het nieuwe gemeentehuis voor de bouwvak vakantie eind juli 2014. Interessante data: Zaterdag 24 mei 2014, dag van de bouw Zaterdag 21 juni 2014, dag van de architectuur
3. Financiën Op 21 maart 2013 heeft de gemeenteraad de volgende budgetten gevoteerd: Bouw- en advieskosten gemeentehuis 9.105.000 Tijdelijke huisvesting 500.000 Rente- en financieringskosten 738.681 Losse inrichting 300.000 Afboeking boekwaarden 425.000 TOTAAL 11.068.681 In onderstaande tabellen wordt de stand van zaken van de verschillende budgetten gegeven en zo nodig toegelicht. SALDO: PROGNOSE: = RAMING -/- REALISATIE -/- VERPLICHTING = BUDGET -/- RAMING Onderstaande tabel 1 geeft een prognose dat de totale kosten voor het nieuwe gemeentehuis binnen het beschikbare budget gedekt kunnen worden. Alle voorbereidende fasen zijn afgerond binnen de daarvoor door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budgetten. De nog lopende verplichtingen en de nog te verwachten nota s met betrekking tot de bestek- en aanbestedingsfase zullen in februari 2014 verwerkt kunnen worden. De realisatiefase en de overige kosten zijn nader gespecificeerd in de respectievelijke tabellen 1, sub a en 1, sub b. tot slot wordt in tabel 2 de stand van de reserve gemeentelijke huisvesting weergegeven. Tabel 1 TOTALE KOSTEN BUDGET RAMING REALISATIE VERPLICHTING SALDO PROGNOSE VOORBEREIDINGFASEN REALISATIEFASE 6.388.270 352.635 OVERIGE KOSTEN - 561.319 06 169.626 De kosten in de realisatiefase zijn onderverdeeld in bouwkosten, kosten buitenruimte en advieskosten. Door het goede aanbestedingsresultaat sluit deze fase met een positieve prognose, ondanks een nog negatieve prognose voor de buitenruimte. Tabel 1, sub a REALISATIEFASE BUDGET RAMING REALISATIE VERPLICHTING SALDO PROGNOSE BOUWKOSTEN BUITENRUIMTE - 100.000 ADVIESKOSTEN 425.000 6.388.270 352.635 De overige kosten zijn onderverdeeld in tijdelijke huisvesting, rente/financiering, losse inrichting en boekwaarden. De prognose voor de tijdelijke huisvesting is dat dit waarschijnlijk binnen het beschikbare budget gerealiseerd kan worden. Wel tekenen we hierbij aan dat de
kosten gerelateerd aan de terugverhuizing hierin nog niet zijn meegenomen. Een hierop aangepaste prognose wordt verwerkt in de volgende voortgangsrapportage. De raming voor het risico van rente/financieringskosten is bijgesteld op basis van het saldo reserve gemeentelijke huisvesting. Momenteel is de maximale financieringsbehoefte 4 miljoen waarvoor over een periode van 5 jaar 3% rente is geraamd. Voor de losse inrichting is vooralsnog de raming van de huisvestingsadviseur Stevens van Dijck gehanteerd, een andere is (nog) niet voorhanden. Het beschikbare budget is het, bij amendement, door de gemeenteraad beschikbaar gestelde budget. De prognose op de losse inrichting is dus negatief. Tabel 1, sub b OVERIGE KOSTEN BUDGET RAMING REALISATIE VERPLICHTING SALDO PROGNOSE TIJDELIJKE HUISVESTING 500.000 RENTE/FINANCIERING 600.000 600.000 138.681 LOSSE INRICHTING - BOEKWAARDEN - 561.319 Tabel 2 RESERVE GEMEENTELIJKE HUISVESTING RAMING REALISATIE SALDO RES. GEM. HUISVESTING De reserve gemeentelijke huisvesting behoeft nog circa 4 miljoen aan toevoegingen om op het vereiste niveau te komen. De verkoop opbrengsten van gemeentelijk onroerend goed in 2014 zijn nog niet toegevoegd. Dit is afhankelijk van het raadsbesluit over de bestemming van dit resultaat. De totaal tot nu toe gemaakte kosten kunnen ruimschoots gedekt worden vanuit de huidige reserve gemeentelijke huisvesting. 4. Verkoop percelen Brouwerskolk en Bennebroek Het perceel met opstal Brouwerskolk is sedert aanvang 2012 in de verkoop. Het is in de verkoop gezet met ruime bestemmingsplanmogelijkheden, maar gebleken is dat nog een aantal zaken onderzocht dienden te worden. Het gaat daarbij niet alleen om de ruimtelijke mogelijkheden op het perceel, maar ook om de mogelijkheden voor verandering aan het gemeentelijk monument zelf. Een en ander is onderzocht in de opgestelde stedenbouwkundige visie (2013031791), die in februari 2014 in de raadscommissie Grondgebied wordt behandeld. Vanuit voortschrijdend inzicht is deze visie minder strak dan de stedenbouwkundige visie ten behoeve van de verkoop Bennebroek. Vervolgens wordt opnieuw de waarde bepaald en wordt het object breed in de markt gezet. De makelaar heeft een nieuwe verkoopstrategie overlegd en heeft aangegeven dat er grote interesse in de markt bestaat. Het gemeentehuis Bennebroek staat sedert aanvang 2012 in de verkoop. Er meldden zich een vijftal bieders, maar de biedingen waren te laag. Alle geïnteresseerden hebben biedingen ingediend, voorzien van ruimtelijke plannen. Die plannen zijn getoetst door de afdeling RO. Vervolgens is de hoogste bieder met het beste plan
verzocht om de stukken op te leveren, die vereist zijn voor het due dilligence onderzoek om het bod te kunnen beoordelen. Diverse verzoeken ten spijt is de verzochte informatie niet overgelegd. Gelet hierop is exclusiviteit in de onderhandelingen verlegd naar het een na beste bod/plan. De een na hoogste bieder heeft het bod vervolgens aanmerkelijk verlaagd. Inmiddels is het bod weer naar boven toe bijgesteld. Het onderhandelingsproces is gaande.