HANDLEIDING HANDLEIDING VOOR DE KERNGROEP VOOR DE KERNGROEP Stichting Welzijn Velsen Lay-out: H.Meulenbroek 2015
Aantekeningen Handleiding voor de Kerngroep In 2013 werd een nieuwe werkwijze geïntroduceerd bij Stichting Welzijn Velsen, namelijk Welzijn Nieuwe Stijl (WNS). De gedachte achter deze werkwijze is dat bewoners meer betrokken en verantwoordelijk moeten zijn bij de leefbaarheid en sociale samenhang in hun eigen wijk. De professionele welzijnswerkers doen een stapje terug en richten zich voortaan meer op de kwetsbare burgers en activiteiten die meer ondersteuning en begeleiding nodig hebben. De recreatieve activiteiten waarbij ontmoeting en ontspanning centraal staan, vallen hier niet onder. Omdat dit wel belangrijke activiteiten voor de buurt zijn en deze niet verloren mogen gaan, wordt er bij elk buurtcentrum* een Kerngroep opgericht die deze activiteiten ondersteunt, vrijwilligers aanstuurt en eventueel nieuwe activiteiten ontwikkelt. *Onder buurtcentrum wordt ook verstaan: buurthuis, jongerencentrum, dorpshuis, wijkcentrum, seniorencentrum.
Verantwoordelijkheid De Kerngroep is verantwoordelijk voor de recreatieve activiteiten, niet voor de cursussen of het verhuur van de ruimtes. Per buurtcentrum wordt een lijst toegevoegd met de recreatieve activiteiten welke daar zijn. Deze lijst kan worden uitgebreid. De organisatie van nieuwe recreatieve activiteiten komt in handen van de Kerngroep. Hier is geen speciaal budget voor, want alle recreatieve activiteiten (oud & nieuw) moeten kostendekkend zijn. Taken worden onderling verdeeld. De Kerngroep krijgt ondersteuning van de beheerder en de welzijnswerker. De Kerngroep komt regelmatig bij elkaar en moet op de hoogte zijn van alle recreatieve activiteiten per centrum. Per Kerngroep wordt vastgesteld hoe vaak men vergaderd. Zij stemmen af met de beroepskracht(en) en eventueel met andere kernteams met name bij het ontwikkelen van nieuwe activiteiten. Signaleren Op het gebied van signaleren vervult de Kerngroep ook een belangrijke taak: Zijn er ontwikkelingen die aanpassingen vergen in het vrijwilligers-beleid. Is er behoefte aan deskundigheidsbevordering voor de vrijwilligers t.a.v. het uitvoeren van hun taken. Is het in het kader van de algemene veiligheid belangrijk dat een aantal vrijwilligers een BHV-cursus of Sociale hygiëne volgen. Is het duidelijk waar deelnemers terecht kunnen met hun vraag/ klacht/idee. Per locatie en in overleg met de beroepskracht zal bekeken worden hoe men omgaat met het organiseren van een vrijwilligersfeest en de kerstattentie. Dit betreft namelijk alle vrijwilligers van het buurcentrum en niet alleen de vrijwilligers die vallen onder de Kerngroep. Alle overige zaken die in deze handleiding nog niet beschreven zijn, kunnen tijdens een kerngroep-overleg ingebracht worden. Als hier afspraken uit voortvloeien, zullen deze in een reglement vastgelegd worden.
Contacten in de wijk. Je weet waar posters etc. opgehangen kunnen worden maar hebt ook contacten/afspraken met scholen en huisartsen of maakt deze. -Algemeen kerngroeplid Een algemeen kerngroep lid denkt mee tijdens vergaderingen en ondersteunt, indien gewenst, een van de andere kerngroep leden bij het uitvoeren van taken. Een algemeen kerngroeplid: Heeft geen vaste taken, Ondersteunt of assisteert andere kerngroep leden, Als algemeen kerngroep lid kun je je oriënteren op andere kern-groeptaken. (wat past bij mij / wat kan ik) Functies in de Kerngroep Alle kerngroep-leden dragen hun steentje bij en moeten ervoor zorgen dat het activiteitenaanbod blijft bestaan. De activiteiten waar we over spreken worden over het algemeen zelfstandig uitgevoerd door vrijwilligers. De Kerngroep wordt aanspreekpunt voor deze vrijwilligers. Bij de Kerngroep worden: de plannen voor het komende jaar neergelegd, afspraken gemaakt over de te gebruiken ruimtes, problemen met andere vrijwilligers en/of deelnemers besproken. De Kerngroep zorgt voor publiciteit, overlegt over de financiën, maakt afspraken met het beheer, geeft advies in afwijkende situaties, ondersteunt vrijwilligers en werft, indien nodig, nieuwe vrijwilligers. Hoewel kerngroep-leden samen verantwoordelijk zijn, worden de taken binnen de groep verdeeld. Wat zijn deze taken precies en over welke kwaliteiten moeten kerngroep leden beschikken? De Kerngroep bestaat uit meerdere personen, minimaal 3 en maximaal 7. De functies zijn: voorzitter, secretaris, penningmeester, PR-medewerker, activiteitencoördinator, vrijwilligerscoach en een algemeen bestuurslid. Tot zover de uitvoerende taken. Op de volgende bladzijden zullen wij de functies één voor één behandelen.
-De voorzitter De belangrijkste taken van een voorzitter zijn: Leiding geven aan de vergadering Hij/zij vertegenwoordigt het gezicht van het centrum Zorgt dat de groep regelmatig bij elkaar komt Heeft contact met alle kerngroep leden Leiderschap betekent het voortouw nemen, knopen doorhakken en beslissingen nemen tijdens de vergadering. Deze persoon moet goed kunnen luisteren, samenvatten, compromissen sluiten en met voorstellen komen waarover gestemd kan worden. Taken delegeren en toezicht houden op de uitvoering ervan. Vertegenwoordigen. In woord en geschrift moet de voorzitter er zich er bewust van zijn dat hij/zij het buurtcentrum vertegenwoordigt en niet op persoonlijke titel spreekt of zich presenteert. Intern managen. Samen met secretaris wordt de agenda van de vergadering vastgesteld. De voorzitter leidt de vergadering en moet letten op de efficiëntie van de Kerngroep. Ook belangrijk is de motiverende rol van de voorzitter, waaronder het tonen van waardering en het geven van het goede voorbeeld. De vergadering wordt bijgewoond door een beroepskracht (beheerder en/of welzijnswerker) van het centrum. Hun rol is adviserend en/of ondersteunend. Eenmaal per jaar wordt een jaarvergadering uitgeschreven om af te stemmen met alle vrijwilligers die betrokken zijn bij de recreatieve activiteiten. -De PR medewerker De belangrijkste taken van een PR-medewerker zijn: Het bekend maken van de recreatieve activiteiten van het buurtcentrum. Dit gebeurt op een duidelijk herkenbare manier door middel van flyers, posters, stukjes in huis-aan-huisbladen, het regionale dagblad, radio of tv, de website of moderne media zoals facebook en twitter. De PR-medewerker kiest voor mogelijkheden die gratis zijn of werkt met een klein budget, afgestemd op de activiteit of de doelgroep die men bereiken wil. De PR-medewerker kent alle plekken in de wijk waar posters en/of flyers opgehangen mogen worden. Afstemming met de activiteitencoördinator, vrijwilligerscoach, beheer/welzijnswerker over publicaties. Is op de hoogte van deadlines van de diverse media. Zorgt dat aanmeldingen voor de activiteiten op de juiste plek binnen komen. Wat is hier voor nodig: Communicatie. Je correct kunnen uitdrukken in de Nederlandse taal en beschikken over een creatieve schrijfstijl. Je schrijft namens het buurtcentrum en nooit op persoonlijke titel. Het Wat, Waarom, voor Wie, Wanneer en Waar staat altijd vermeld. Computervaardigheden. Goed overweg kunnen met een computer (tekstverwerking, grafische programma s, internet en moderne media) is absoluut noodzakelijk.
-De secretaris De belangrijkste taken van een secretaris zijn: Het geheugen en geweten van de Kerngroep zijn. Notuleren van de vergadering, actielijst maken en deze beheren. Samenstellen van de agenda, samen met de voorzitter en deze versturen naar de kerngroep-leden Bijhouden van de post/e-mails, deze beantwoorden of inbrengen tijdens de vergadering. Geheugen en geweten. Een archief maken waar de notulen en actie-lijsten worden bewaard, zodat deze opvraagbaar zijn bij wisseling van functie of nagaan wat precies afgesproken is tijdens een vergadering. Dit geldt ook voor overige binnengekomen en uitgaande post of stukken die van belang zijn voor de kerngroep. Notuleren. Buiten de reguliere vergaderingen wordt ook een verslag gemaakt van de jaarvergadering. Dit verslag is openbaar. De overige notulen zijn alleen ter inzage van de kerngroep leden en de beroepskrachten van het buurtcentrum. -De vrijwilligerscoach De belangrijkste taken van een vrijwilligerscoach zijn: Begeleiden van vrijwilligers onderling en koppelen van ervaren vrijwilliger aan nieuwe vrijwilliger. De coach signaleert zaken tussen vrijwilliger(s) en deelnemer(s) en is op de hoogte van lief en leed van de vrijwilligers. Een coach bemiddelt en ondersteunt de vrijwilligers. Afstemmen van de coach met de beheerder en de welzijnswerker. Werven van nieuwe vrijwilligers; stemt hier voor af met de PR- en welzijnswerker. Zet onderlinge belangen tegen elkaar af en moet tactisch zijn, heeft inlevingsvermogen en kent het verschil tussen belang van de vrijwilliger en het belang van de wijk en het buurtcentrum. Bijhouden van lief en leed. Welke eigenschappen heb je hiervoor nodig: Stimuleren. Vrijwilligers zijn zeer belangrijk. Ze krijgen, hebben en vooral houden, vergt per vrijwilliger een andere benadering. Aandacht en waardering geven is heel belangrijk. Confronteren. Een vrijwilliger op fout gedrag of op foute uitlatingen aanspreken. Conflicten bespreekbaar maken. Er samen proberen uit te komen. Als dit niet lukt hier ook naar durven handelen. Inlevingsvermogen/empathie. Begrip hebben voor de omstandigheden of persoonlijke situatie van de vrijwilliger, maar deze situatie moet wel werkbaar blijven en niet haaks staan op werkafspraken met andere vrijwilligers. Creatief naar oplossingen zoeken.
-De penningmeester De belangrijkste taken van een penningmeester zijn: De financiële afstemming met de vrijwilligers van de recreatieve activiteiten. Bewaken van het vooraf vastgestelde budget. Afstemming. De penningmeester ontvangt aan het eind van het seizoen van alle zelfstandig draaiende recreatieve activiteiten een begroting voor het nieuwe seizoen. Tevens ziet hij/zij erop toe dat er aan het eind van het seizoen een jaarafrekening wordt gemaakt van elke recreatieve activiteit. In dit overzicht wordt rekening gehouden met de verdeelsleutel die door Stichting Welzijn Velsen is vastgesteld. Van de opbrengst gaat: 25% naar het beheer 25% is voor de vrijwilligerskosten 50% is max. bestemd voor activiteitenkosten Hij/zij maakt een totaaloverzicht en brengt dit in bij de vergadering van de Kerngroep. Op basis hiervan wordt gekeken hoeveel ruimte er is voor nieuwe activiteiten of investeringen. -De activiteiten coördinator De belangrijkste taken van een activiteitencoördinator zijn: Het coördineren, organiseren en (laten) uitvoeren van diverse bestaande en nieuwe recreatieve activiteiten en initiatieven die tot doel hebben de contacten te bevorderen in de wijk. Een gevarieerd aanbod maakt het buurtcentrum aantrekkelijk voor nieuwe bezoekers en vrijwilligers. Zorgen dat het aanbod aansluit bij de behoefte in de wijk en niet tegelijkertijd plaatsvindt met andere (grote) evenementen, tenzij het hier een onderdeel van uitmaakt. De coördinator brengt regelmatig voorstellen voor nieuwe activiteiten. Deze ideeën moeten gedragen/ondersteund worden door meerdere vrijwilligers. Activiteiten moeten binnen het bestaande budget plaatsvinden of er moeten sponsors gevonden worden. Wat is hier voor nodig? Communiceren. Goed overleggen met elkaar (afstemmen) en met de overige gebruikers in het buurtcentrum. Brede blik. Organiseren van nieuwe activiteiten met daarbij aandacht voor anderen in de wijk. We willen ieders belang dienen en geen onderscheid maken tussen verschillende groepen. Samenwerken. Samenwerken met andere buurt, wijk, sport, school etc. indien dit je activiteit ten goede komt. Initiatiefrijk zijn en lef hebben, op anderen af durven stappen.