Verslag OCMW-raad op 10/10/2016 Aanwezig: D. Gilliaert, OCMW-voorzitter; Verontschuldigd: ; R. Devriendt, G. Galle, L. Loosbergh-Viaene, L. Maurau-Jonckheere, F. Spaey, H. Dierendonck, E. Van Muysewinkel, J. Vandamme, S. Plaetevoet, R. Vandermeeren, raadsleden; P. Ryckewaert, secretaris; De voorzitter opent de vergadering om 19:30 uur. De raad bijeengeroepen en vergaderd in voldoende aantal overeenkomstig de wettelijke voorschriften. Openbare vergadering 1. Interne zaken - verslag OCMW-raad dd. 12/09/2016 - goedkeuring Raadslid Van Muysewinkel merkt op dat dit verslag niet beschikbaar was op cobra@home. De voorzitter merkt op dat het verslag wel aanwezig was in het papieren dossier die ter beschikking lag van de raadsleden in de raadszaal. Door een vergetelheid, begrijpelijk bij de invoer van het nieuwe programma cobra@home, werd de link naar het verslag niet gepubliceerd. De voorzitter stelt toch voor om dit agendapunt te verdaagen en opnieuw voor te brengen op de volgende raad. Gelet dat het verslag in bijlage van de OCMW-raad dd. 12/09/2016 dient goedgekeurd te worden; Enig artikel: Dit agendapunt wordt verdaagd 2. Interne zaken - verslag BCZV dd. 10/08/2016, goedgekeurd in het BCZV dd. 14/09/2016 - aktename Gezien het verslag BCZV dd. 10/08/2016, goedgekeurd in het BCZV dd. 14/09/2016; Neemt akte: Er wordt akte genomen van het verslag BCZV dd. 10/08/2016, goedgekeurd in het BCZV dd. 14/09/2016. 3. Interne zaken - verslag BCSD dd. 22/08/2016, goedgekeurd in het BCSD dd. 14/09/2016 - aktename OCMW Middelkerke Verslag OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 1
Gezien het verslag BCSD dd. 22/08/2016, goedgekeurd in het BCSD dd. 14/09/2016; Neemt akte: Er wordt akte genomen van het verslag BCSD dd. 22/08/2016, goedgekeurd in het BCSD dd. 14/09/2016. 4. Interne zaken - afsprakennota personeel voor het gebruik van sociale media door OCMWdiensten - goedkeuring Raadslid Vandermeeren merkt op dat de Facebookpagina van het OCMW Middelkerke een laatste aanpassing heeft gekregen in 2013 terwijl een eigentijds communicatiebeleid veel meer inspanning vraagt wat zowel sociale media betreft als updating van de website. De secretaris antwoordt dat het de bedoeling is, naar analogie en in samenwerking met de gemeentelijke communicatiedienst, om een eigentijds beleid uit te voeren met betrekking tot sociale media en de website. Dienaangaande heeft hij afspraak met Klaas Germonprez en Pieter Devriendt in de eerste weken. Gelet op het toenemend gebruik, ook bij overheidsdiensten, van sociale media in de communicatie; Gezien de voordelen van dit snelle en brede medium; Overwegende dat m.b.t. de implementatie en het gebruik best een aantal afspraken gemaakt worden; Gelet op het feit dat binnen de gemeente dergelijke afsprakennota voor handen is; Overwegende dat de OCMW-diensten best deze afsprakennota ook volgen bij de implementatie en het gebruik van sociale media; De gemeentelijke afsprakennota personeel dd. 19/07/2014 wordt goedgekeurd om te dienen als leidraad binnen het OCMW voor de implementatie en het gebruik van sociale media door OCMWdiensten. Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan het secretariaat en de dienst CPO van de gemeente. 5. Interne zaken - aankoopbod percelen gelegen te SL B324A en SL B325A - goedkeuring Gelet op de beslissing van de raad dd. 09/05/2016 en 20/06/2016 waarbij de verkoop van de percelen gelegen te SL B324A en SL B325A, samen 1ha00a28ca te verkopen aan dhr. Goemaere J., Langekoeistalstraat 3 te 8432 Middelkerke; Gelet op het aankoopbod in bijlage waarbij dhr. Goemaere J. akkoord gaat om beide percelen aan te kopen voor een bedrag van 28.075 ( 5.650 en 19.425); Gelet dat notaris I. Verhaeghe aangesteld werd om de verkoopakte op te maken en de akte te verlijden; Gelet op het visum 170 en 188 van de financieel beheerder; Het aankoopbod van dhr. Goemaere J. voor de percelen gelegen te SL B324A en SL B325A, samen 1ha00a28ca groot wordt goedgekeurd. OCMW Middelkerke OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 2
De beide percelen worden verkocht aan dhr. Goemaere J., Langekoeistalstraat 3 te 8432 Middelkerke voor een bedrag van 25.075 + kosten. Artikel 3: Notaris I. Verhaeghe zal de verkoopakte opmaken en de akte verlijden. Artikel 4: Een afschrift van deze notule wordt bezorgd aan de financiële dienst, de adm. pachten en de notaris. 6. Financiële dienst - verlenen erfdienstbaarheid recht van overgang aan aanpalende eigendommen van Monnikenstraat 14, verlenen erfdienstbaarheid van ondergrondse leidingen aan Monnikenstraat 18 over Monnikenstraat 16 en 20 - goedkeuring Gelet op het perceel Monnikenstraat 16, kadastraal gekend 9 de afdeling, sectie B 284 b2 dat eigendom is van het OCMW; Gelet op Monnikenstraat 20, kadastraal gekend 9 de afdeling, sectie B 284C2 dat eigendom is van het OCMW; Gelet dat de wegel aanpalend aan Monnikenstraat 16 eveneens eigendom is van het OCMW; Gelet dat deze wegel sinds jaar en dag gebruikt wordt door de aanpalende eigendommen; Gelet dat echter geen akte wordt teruggevonden waarin deze erfdienstbaarheid werd gevestigd; Gelet dat de eigenaar van Monnikenstraat 14 hun eigendom willen verkopen doch dat de kopers dit enkel willen als deze erfdienstbaarheid in de verkoopakte wordt opgenomen, of dat voorgaand aan de verkoopakte de erfdienstbaarheid wordt gevestigd; Gelet dat n.a.v. deze verkoop ook de eigenaar van Monnikenstraat 18, Dupont Peter, de feitelijke erfdienstbaarheden in een akte wilt vastleggen, namelijk de erfdienstbaarheid van overgang en de erfdienstbaarheid van ondergrondse leidingen met als lijdend erf Monnikenstraat 20 in het voordeel van nummer 18 en omgekeerd erfdienstbaarheid van ondergrondse leidingen in het voordeel van het OCMW (heersend erf Monnikenstraat 16 en lijdend erf Monnikenstraat 18 (Dupont Peter); Gelet dat het OCMW hiertoe machtiging dient te geven aan de voorzitter en secretaris om de akte te tekenen, gezien zij het OCMW vertegenwoordigen; Er wordt kosteloos een erfdienstbaarheid / recht van overgang gegeven aan alle aanpalende eigendommen van Monnikenstraat 16. Er wordt kosteloos een erfdienstbaarheid van ondergrondse leidingen gegeven aan Monnikenstraat 18 over Monnikenstraat 20. Artikel 3: Er wordt kosteloos een erfdienstbaarheid van ondergrondse leidingen gegeven aan Monnikenstraat 16 over Monnikenstraat 18. Artikel 4: De voorzitter en secretaris krijgen de machtiging de akte te ondertekenen. Artikel 5: Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de financieel beheerder die deze bezorgd aan de betrokken notaris(en). OCMW Middelkerke OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 3
7. Financiële dienst - deelname opdrachtencentrale Vlaamse Overheid en Stad Brugge voor de aankoop van ICT-producten / delegatie aan gemeentebestuur - goedkeuring Raadslid Dierendonck stelt de vraag als dit de aankoop betreft van zowel software als hardware. De secretaris beaamt dit en zegt dat het OCMW op deze manier betere en interessantere prijzen kan verkrijgen. Raadslid Dierendonck vraagt zich af hoe het komt dat in de bijlage niet alle loten erin zitten, het gaat van lot 4 naar lot 9. De secretaris antwoordt dat enkel de vermelde loten van toepassing zijn voor ons. Raadslid Van Muysewinkel merkt op dat andere partners de kans hebben om te kunnen reageren en zo de prijzen te verlagen en dat een aankoopcentrale op dit vlak minder flexibel is. De markt reageert en de aankoopcentrale volgen niet direct mee. Een groepsaankoop, cfr. gas/elektriciteit, is niet altijd goedkoper. De secretaris antwoordt dat door de toepassing van de wetgeving m.b.t. de overheidsopdrachten de concurrentie en de mededinging volop gerespecteerd wordt binnen een wettelijk kader. Gelet op de beheersovereenkomst ICT; Gezien het gemeentebestuur voor bepaalde overheidsopdrachten een beroep doet op raamovereenkomsten; Overwegende dat ook het OCMW gebruik kan maken van deze mogelijkheid, mits delegatie aan het gemeentebestuur om de samenwerkingsovereenkomst te ondertekenen; Gezien er voor ICT-materiaal en ICT-diensten nu ook een mogelijkheid bestaat om vrijblijvend deel te nemen aan de opdrachtencentrale van de Vlaamse Overheid en de Stad Brugge; Overwegende dat deze deelname geen enkele verplichting inhoudt en er ook geen financiële gevolgen aan verbonden zijn als het bestuur niet ingaat op de voorgelegde voorstellen; Gelet op de Wet van 15/06/2006, art. 2 4 (opdrachtencentrale kan opdrachten voor werken, leveringen of diensten gunnen voor andere aanbestedende overheden); Gelet op de Wet van 15/06/2006, art. 15 (overheid die beroep doet op een opdrachtencentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren); Overwegende dat wordt voorgesteld dat het gemeentebestuur Middelkerke namens het OCMW deze samenwerkingsovereenkomst ondertekent; Gelet dat de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst enkel het volgende impliceert: Interessebepaling Opvragen en verwerken van informatie Opvragen van mandaten voor publicatie indien nodig Opstellen van bestekken Aanleveren van de documenten Opstellen en opvolgen raamcontracten Berekenen waarde opdracht Evaluatie, tussenkomst bij aanslepende klachten Toezicht op de voorziene timing Naleving wetgeving overheidsopdrachte Voeren aanbestedingsproces en voorleggen voorstel tot gunning OCMW Middelkerke OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 4
Akkoord te gaan met de deelname aan de opdrachtencentrale van de Vlaamse Overheid en de Stad Brugge voor ICT-materiaal en ICT-diensten, waarbij zij optreden als opdrachtencentrale namens het gemeentebestuur, het OCMW, het AGB, de lokale politie en alle andere lokale overheden die gefinancierd worden door het gemeentebestuur. Goedkeuring delegatie aan het gemeentebestuur. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing over te maken aan Davy Coopman, ICT gemeente Middelkerke. 8. Financiële dienst - aankoop computers / delegatie aan gemeentebestuur - goedkeuring Overwegende dat zowel het gemeentebestuur als het OCMW jaarlijks voorzien in de vervanging van oud computermateriaal; Overwegende dat het OCMW 8 computers wenst aan te kopen voor een geraamd bedrag van 10.000 (BTW incl.); Gezien de beslissing van de OCMW-raad om het gemeentebestuur aan te duiden als opdrachtencentrale in het kader van overheidsopdrachten waar mogelijk; Gelet op de beheersovereenkomst ICT met de gemeente; Gelet op de Wet van 16/06/2006 (overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten); Gelet op het KB van 15/06/2011 (plaatsing van overheidsopdrachten klassieke sectoren); Gelet op KB 14/01/2013 (bepalen van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken); Gezien volgens art. 26 1.1 a) van de Wet van 15/06/2006 deze opdracht kan geschieden bij onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking; Overwegende dat in het kader van deze opdracht een bestek werd opgemaakt door de aankoopdienst van de gemeente; Gelet op bijgevoegd bestek; Gezien de mededingers voor deze opdracht werden aangeduid in zitting van het college dd. 25/07/2016 (punt36); Gezien slechts twee firma s een offerte hebben ingediend; Gelet op de vergelijkende tabel zoals opgemaakt door de verantwoordelijke van ICT van de gemeente; Overwegende het visum van de financieel beheerder; Aankoop van 8 computers t.b.v. 10.000 (incl BTW), de opdracht wordt gefinancierd op het artikelnummer 0190 / 2410000 IE 2 Overig Beleid, bij de firma CEVI, Bisdomplein 3 te 9000 Gent. Delegatie aan het gemeentebestuur om aan te kopen namens het OCMW. Artikel 3: Afschrift van deze beslissing wordt bezorgd aan verantwoordelijke ICT van de gemeente. OCMW Middelkerke OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 5
9. Personeelsdienst - opstart selectie aanwerving kok/hulpkok in vervanging van diverse afwezigheden - goedkeuring Raadslid Vandamme vraagt als men verplicht is om de volledige procedure op te starten. De secretaris antwoordt dat het een vervanging betreft en voor een korte termijn zodat een beperkte en eenvoudige selectieprocedure moet gevolgd worden. Gelet op de diverse afwezigheden van de kok in de diverse keukens van woonzorgcentrum en uitvoerkeuken, met name: Boncquet Jurgen, voltijds kok woonzorgcentrum, afwezig sedert 15/11/2015 en halftijds vervangen door Levecque Nancy Kristine Van de Walle, 4/5 de kok uitvoerkeuken, afwezig sedert 16/09/2016 Dedeene Filip, voltijds dienstfunctionaris uitvoerkeuken, afwezig sedert 01/09/2016 en overleden op 13/09/2016; Overwegende dat een vervanging zich opdringt om de continuïteit en de kwaliteit van de dienstverlening niet in het gedrang te brengen; Gelet op het voorstel om voor de duur van 6 maanden een kok/hulpkok aan te stellen om de diverse afwezigheden op te vangen; De procedure voor de aanwerving van een tijdelijke kok/hulpkok mag opgestart worden. Een afschrift van deze notule wordt bezorgd aan de personeelsdienst, de directeur woonzorgcentrum en de hoofdmaatschappelijk werker. 10. Huisvesting - aanstellen schatter verkoop Schuddebeurzeweg 26, 8434 Middelkerke - goedkeuring Raadslid Dierendonck stelt zich de vraag als de schatting voor verkoop niet te lang op zich zal laten wachten. De secretaris antwoordt dat de schatter werd aangesteld ingevolge een overheidsopdracht in de gemeente en dat normaliter de gemeente geen probleem heeft met de snelheid van uitvoering behoudens van in één dossier. Gelet de beslissing tijdens de zitting van de OCMW-raad dd. 12/07/2016 de woning in de Schuddebeurzeweg 26, 8434 Middelkerke openbaar te verkopen; Overwegende dat een schatter voor de venale waarde noodzakelijk is omdat we enkel beschikken over de inventariswaarde in de balans van het jaar 2000; Overwegende dat het gemeentebestuur een overheidsopdracht heeft uitgeschreven voor de aanstelling van een schatter voor de jaren 2015 en 2016; Gelet op het feit dat dhr. Vandewalle Johan werd aangesteld als schatter voor de jaren 2015-2016; Overwegende dhr. Vandewalle Johan aan te stellen als schatter van het onroerend goed in de Schuddebeurzeweg 26, 8434 Middelkerke; Dhr. Vandewalle Johan wordt aangesteld als schatter voor de verkoop van het onroerend goed. OCMW Middelkerke OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 6
Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de financieel beheerder, de administratief medewerker dienst huisvesting. 11. Huisvesting - aanstellen instrumenterende notaris verkoop Schuddebeurzeweg 26, 8434 Middelkerke - goedkeuring Gelet de beslissing tijdens de zitting van de OCMW-raad dd. 12/07/2016 de woning in de Schuddebeurzeweg 26, 8434 Middelkerke openbaar te verkopen; Overwegende notaris Verhaeghe Isabelle aan te stellen als instrumenterende notaris voor de verkoop van de woning in de Schuddebeurzeweg 26, 8434 Middelkerke; Notaris Verhaeghe Isabelle wordt aangesteld als instrumenterende notaris voor de verkoop van het onroerend goed. Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan de financieel beheerder, de administratief medewerker dienst huisvesting. 12. Aanrekeningen - kennisname ter controle Raadslid Loosbergh vraagt voor welke dienst de aankoop van een koelkast en een elektrisch fornuis is. De secretaris zegt dat dit voor één van de serviceflats is. Dit behoort toe aan de thuiszorgdienst. Gezien het ontwerp van aanrekeningen ter controle; Kennisname: Er wordt kennis genomen van de aanrekeningen ter controle. De voorzitter sluit de vergadering om 20:25 uur. de secretaris Pierre Ryckewaert de OCMW-voorzitter Dirk Gilliaert OCMW Middelkerke OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 7
OCMW Middelkerke OCMW-raad op 10/10/2016 - p. 8