Adviescommissie 18 maart 2013 agendapunt 9 Dagelijks bestuur 3 april 2013 Algemeen bestuur 24 april 2013 Aantal bijlagen Onderwerp Besluit Korte toelichting Consequenties Geen Investering terreinverbetering Houtrak Het algemeen bestuur besluit: 1. In te stemmen met het uitvoeren van investeringen in terreinverbetering ter plaatse van het Evenemententerrein in Houtrak, zijnde 65.000 en deze investeringen ten laste te brengen van de bestemmingsreserve investeringen; 2. RNH opdracht te geven het project uit te voeren; 3. De verbeteringen en modificaties zo mogelijk door te berekenen aan gevestigde ondernemers en toekomstige evenementen via inkomsten van terreinhuur. Op het evenemententerrein in de Houtrak worden elk jaar enkele muziekfestivals georganiseerd. Door de jaren heen zijn deze festivals gegroeid. De grootste festivals ontvingen 35.000 bezoekers tijdens de edities van vorig jaar. De festivals leveren significante inkomsten op voor het recreatieschap. In 2010 tot 2012 zijn er jaarlijks verbeteringen gedaan aan het terrein om de gebruiksfunctie voor grootschalige festivals te verbeteren. De delen waar deze verbeteringen zijn doorgevoerd zijn droger en herstellen sneller. Het is voor de continuïteit van inkomsten uit evenementen van belang dat er nog meer verbeteringen worden doorgevoerd op het festivalterrein, vooral in de delen die nog niet in de voorgaande jaren zijn aangepakt. Het uitvoeren van deze werkzaamheden is waarschijnlijk noodzakelijk om de evenementen op deze schaal te kunnen blijven organiseren. De inkomsten uit de evenementen (zie financiële toelichting) rechtvaardigen deze investering. De investering kan worden terugverdiend door bestaande en extra evenementen op dit terrein. Schapsdoelen: Juridisch: Communicatie: Financieel: In 2013 is een investering wenselijk van 65.000 (inclusief btw). Het benodigde projectbudget is in verhouding met de inkomsten die kunnen worden gegenereerd in het gebied. Financiële toelichting Lasten/baten Dekking in Toelichting afwijking programmabegroting begroting begroting Investering 65.000 Structurele lasten Incidentele lasten Structurele baten 194.000 194.000 Structurele baten uit vaste vergoeding van evenementen in Houtrak Pagina 1 van 6
Incidentele baten variabel Incidentele baten bij een hoger aantal bezoeken aan de bestaande evenementen dan waarmee rekening is gehouden in het vaste deel van de terreinhuur of bij extra evenementen. Meegezonden stukken Voorbereid door Akkoord programmamanager In overleg met manager Advies Geen Floris van der Valk Miriam Brouwer Wim Nieuwenhuis Pagina 2 van 6
PROCESGANG INVESTERING TERREINVERBETERING HOUTRAK Behandeling in adviescommissie 18 maart 2013 De adviescommissie adviseert conform het voorstel. Behandeling in dagelijks bestuur 3 april 2013 Het dagelijks besluit het besluit te agenderen voor het algemeen met de volgende aanvulling: Duidelijk maken dat deze investering zichzelf terugverdient. Pagina 3 van 6
Pagina 4 van 6
ONDERWERP INVESTERING TERREINVERBETERING HOUTRAK 1. Achtergrond Terreingebruik Houtrak voor evenementen Het Evenemententerrein en het Festivalterrein in Houtrak zijn bij organisatoren van (outdoor) evenementen in trek. Er vinden jaarlijks minimaal vier culturele festivals en dance festivals plaats waaronder bijvoorbeeld Awakenings en Latin Village. Deze laatste twee evenementen hebben de laatste jaren een stabiele groei doorgemaakt, waarbij momenteel vanwege terreininrichting en verkeersafwikkeling van bezoekersstromen een plafond is bereikt van circa 35.000 bezoekers. De netto jaarinkomsten uit evenementen in deelgebied Houtrak zijn in de periode van 2008 tot heden gestegen van circa 90.000 tot circa 220.000. Voor 2014 en 2015 zijn onderhandelingen gaande voor scoutingevenementen in Houtrak. Geschat wordt dat de inkomsten hiervan minimaal 50.000 per evenement bedragen. Prognose inkomsten Houtrak Indien de bovengenoemde twee evenementen definitief gecontracteerd worden zullen de jaarinkomsten van evenementen in de Houtrak voor de jaren 2014 en 2015 uitkomen op circa 270.000 euro netto. Dit bedrag is een voorlopige schatting, uitgegaan van Ongewijzigd evenementenbeleid van de gemeente; Het continueren van het contract met Awakenings en Latin Village; Een schatting van de benodigde uitgaven zoals toezicht en personele kosten. Reeds gedane investeringen In 2010-2012 is gewerkt aan de herinrichting van de eerste twee hoofdvelden van het evenemententerrein. Bij dit project is gewerkt aan het verbeteren van de waterafvoer van het terrein. Onderdelen van het project waren het aanbrengen van nieuwe drainage en het verbeteren van de waterbergende capaciteit van de bodem (ophoging met zand). In totaal is hier 465.000 euro geïnvesteerd; een deel circa 200.000. Op de verbeterde velden zijn de volgende verbeteringen merkbaar: De lagere hoeveelheid regenwateroverschot op het maaiveld; De kortere herstelperiode van het gras na belasting. De merkbare vergroting van het gebruiksgemak van het veld rechtvaardigt de gedane investering in drainage. 2. Uitwerking Ontwerp Voor het verbeteren van het evenemententerrein in Houtrak is in overleg met Awakenings en met de twee scoutingverenigingen een puntenlijst opgesteld met gewenste verbeteringen. De verbeteringen zijn er op gericht het terrein (beter) geschikt te maken, en te houden, voor outdoor-evenementen. Pagina 5 van 6
De verbeteringen zijn zodanig uitgewerkt dat er geen invloed is op de recreatieve waarde van het gebied buiten het evenementenseizoen. De veranderingen hebben betrekking op: Het verbreden van een derde in- en uitgang voor publiek zodat de bezoekersstromen veiliger plaats kunnen vinden; Het voorbereiden van een toekomstige uitgang voor voetgangers richting het nieuwe treinstation; Het ophogen en tonrond leggen van het derde (en laatste) manifestatieveld zodat hierop kan worden gekampeerd (2x scouting). Kostenraming en dekking In het onderstaande overzicht is een raming van de kosten van de investeringen in het evenemententerrein Houtrak weergegeven. Deze investeringen leveren een verhoogde gebruikswaarde van het terrein voor gebruik door organisatoren van evenementen. Onderdeel VOORSTEL MODIFICATIES HOUTRAK 2013 Kosten, incl. btw 1 Loshalen, opvullen en egaliseren puinbaan 1.452,00 2 Terreinverbetering uitgang treinstation 7.260,00 3 Ophogen en draineren T8 en T9 42.350,00 4 Verwijderen toilethuis 12.100,00 Uren RNH directievoering en toezicht 2.526,48 Totaal werkzaamheden 2012: 65.688,48 Planning uitvoeringsfase Het project is in principe uitvoeringsgereed. Voor het werk zijn behoudens een kapvergunning en een sloopvergunning geen aanvullende vergunningen nodig en de financiële dekking van het projectbudget is geregeld na het moment van bestuurlijk akkoord op dit agendapunt. De voorlopige planning is: Realisatie kleine deelopdrachten : apr-jun 2012 Aanbesteding manifestatieveld : jun 2012 Uitvoering T8T9 : jul 2012 3. Het algemeen bestuur besluit 1. In te stemmen met het uitvoeren van investeringen in terreinverbetering ter plaatse van het Evenemententerrein in Houtrak, zijnde 65.000 en deze investeringen ten laste te brengen van de bestemmingsreserve investeringen; 2. RNH opdracht te geven het project uit te voeren; 3. De verbeteringen en modificaties zo mogelijk door te berekenen aan gevestigde ondernemers en toekomstige evenementen via inkomsten van terreinhuur. 4. Vervolg Start uitvoering in april tot juni 2013; Uitvoering gereed in augustus 2013; Reeds opgestarte onderhandelingen met scoutingvereniging voortzetten over het afsluiten van TGO s (tijdelijk gebruiks overeenkomsten) voor 2014 en 2015; Reeds opgestarte onderhandelingen met Awakenings voortzetten over het afsluiten van TGO s voor volgende jaren. Pagina 6 van 6