Field Service Suite The Feature Value Show 2 oktober 2014
Wij werken intensief samen voor service & inspectie Ieder specialist op hun vakgebied 1 gezamenlijk interface naar Backoffice systemen Meerdere gezamenlijke referenten
Impact op planning Forecasting Capaciteitsplanning Personeels planning Field service planning Mobiele service Key issues Oplossingen Vaststellen verwachtte hoeveelheid werk Seizoenspatronen Frequentie planning Optimalisatie inzet personeel en vloot Tactische routes Beschikbaarheid Vraag Diensten Competenties Werkplek Medewerker conditie Planning criteria Dagelijkse taken Optimale dynamische route planning Integratie mobiele devices Directe herplanning Overschrijdingen inzichtelijk Plannen ad-hoc taken Real-time signalering Orion Tactical Resource Planning Harmony Service Planning Mobiel
Pauzeren opdrachten voor spoedklussen of handtekening van de klant
Wat is het? Opdracht is te pauzeren Resterende deel opdracht is aan iemand anders te geven Bedoeld voor: Spoedjes tussendoor Onderdelen die ontbreken Parkeren voor handtekening van de klant
Wat is het? 1. Monteur pauzeert opdracht 2. Status pauzeren wordt verwerkt in de planning 3. Gerealiseerde tijd wordt geregistreerd in de planning 4. Overgebleven tijd volgens norm tijd van de opdracht kan naar keuze worden opgevolgd: a. Taak gaat terug in takenbak met resterende tijd en planner kan deze opnieuw inplannen b. Taak wordt automatisch ingepland bij zelfde monteur op dezelfde dag indien mogelijk. Anders alternatieve monteur 5. Kan ook onderweg naar een opdracht als de opdracht zelf nog niet gestart is
Taak wordt gepauzeerd op mobiel
Taak gepauzeerd en opgeknipt
Spoedtaak wordt tussendoor gepland
Restant opdracht wordt herplant naar collega 11
Collega ontvangt restant opdracht op mobiel 12
In de praktijk Restant dezelfde dag opnieuw gepland bij dezelfde monteur
Dispatchen van de processtappen van een opdracht naar meerdere medewerkers
Wat is het? Web dispatch met doel: Workflow van verschillende taken rondom de opdracht plannen en monitoren door de gehele organisatie Inzicht in status opdracht door aanbrengen fasering, kan door verschillende rollen worden uitgevoerd (wat is de progressie?) Overal beschikbaar Lage hardware specs
In de praktijk Website bij elke balie om 4 fases van opdracht te ondersteunen: 1. Adviseur - Aanname 2. Monteur Reparatie 3. Adviseur Accordering 4. Adviseur Financiële afhandeling Web voorwaarde Vanwege hardware specs voor > 50 vestigingen
Planbord met ingeplande opdrachten 17
Web view op de vestiging 18
Workflow + dispatch per opdracht 19
Filter ongepland 20
Dispatchen 21
Dispatched + Afgehandeld 22
Mobiele opvolging 23
Real-time KPI reporting in de Planning
Wat is het? Webpagina presenteert real-time informatie uit de planning database tbv KPI rapportages. Webpagina altijd up-to-date en beschikbaar. Daarmee bijv. op een tablet Directe management informatie Alle info gaat in een dataware house. Waardevolle info. Ook voor rapportage over historie
Resultaat telt Value Assessment Business Case 26
Resultaat telt Business Case vs. Realisatie uit KPI rapportage
In de praktijk Bonus / Malus: Gemiddelde reisafstand per bezoek (planning) Gemiddelde uitvoeringstijd opdracht (mobiel)
In de praktijk Managers sturen via inzicht op ipad: Benutting van capaciteit Aantal opdrachten per type Verhouding reistijd/werktijd/beschikbaarheid
Performance - Tijd 30
Performance - Afstand 31
In de praktijk Sturing voor zowel planners als managers
Geplande vs. gerealiseerde ritduur per medewerker 600 500 400 300 200 Duur gepland Duur gerealiseerd 100 0 33
Realisatie klantafspraken Buiten bloktijd Binnen bloktijd 34
Mobiele status opdrachten per dag Planned Received Read InTransit Started Ready Aborted Rejected 35
Detailrapportage per medewerker per opdracht 36
Capaciteitsoverzicht = inzetbaarheid 37
Meerdere monteurs en/of meerdere taken op een bon Ook voor werk over meerdere dagen
Voorbeeld: onderhoud 60 deuren vergt 5 dagen Maandag Dinsdag Woensdag Maandag Dinsdag Help, wat hebben we al gedaan? Zijn we niks vergeten?
Alle objecten op alle bonnen van de betrokken monteurs Object o Overzicht en details beschikbaar, vergelijkbaar met opdrachten o Scannen van barcode start direct met object o Volgorde niet verplicht (configurabel) o Status per object zichtbaar
Meerdere taken op een bon en werken met meerdere medewerkers aan de bon Bij start opdracht alleen 1 e taak bekend Tussentijds komen aanvullen Collega is gestart
Meerdere taken op een bon en werken met meerdere medewerkers aan de bon Afronding van taken direct voor iedereen zichtbaar Veel taken (of objecten): makkelijk zoeken
Meerdere taken op een bon o.b.v. contract
Meerdere workflows binnen dezelfde applicatie
Processen: Workflow definitie per proces 45
Reparatie flow met definitie vervolgacties 46
Preventief onderhoud flow met meerdere toestellen 47
In de praktijk Object Probl. & opl. registr.* Activiteiten (uren) Materialen Goederen Uitlezen automt. Opn. mech. tellerst. Geld legen Opmerking Maak (vervolg) opdracht Samenv.& handtekening Checklijsten ** Regulier onderhoud & vulopdracht Bekend Service opdrachten Bekend Rek klant Adhoc service opdracht Rek klant Adhoc vulopdracht Goederen handelingen Afschrijving Rek klant Plaatsing opdracht
U bepaalt module keuzes voor uw werkprocessen Opdrachtoverzicht Nieuwe meldingen Handtekeningen Navigeren Contracten & mobiel betalen Barcodes Printen Foto s Uren en/of kilometerregistratie Inspecties Attachements meesturen Track & Trace Pauzeren en overdragen Zoeken naar opdrachten dichtbij Checklijsten PDF generatie en E-mailen 49
Kern: Configureerbaarheid
Configuratie visie: optimale trade-off tussen configureerbaarheid en doorlooptijd en kosten Kortere doorlooptijd en lagere kosten Lage Configureerbaarheid Standaard Field Service Suite Hoge Configureerbaarheid Maatwerk 4GL tool Langere doorlooptijd en hogere kosten Langere ontwikkeltijd en meer testwerk nodig & door meer manuren hogere implementatiekosten
Onze visie De Field Service Suite volgt uw werkproces Uw werkproces volgt ons vaste stramien 52
Vragen & discussie 53
Meer weten? Bart Veeke Manager Field Service Planning 088 678 3265 06 10 93 9999 bart.veeke@ortec.com www.ortec.com Reinier Morra Business Development Manager 053 4803100 06 53960510 r.morra@sigmax.nl www.sigmax.nl