Metadatamodel Toelichting bij datamodel voor Centraal Metadatasysteem Openbaar exemplaar: namen zijn verwijderd N.B. De koppelingen naar in dit document genoemde brondocumenten op het netwerk van het Gemeentearchief Rotterdam werken niet meer door een conversie van dit document. De bronnen zijn uiteraard nog wel beschikbaar. Versie: Versie 05 Aantal pagina s 21 Datum: 31 maart 2010 Documentbeheer Versiebeheer Nr. Datum Opgesteld door Onderwerp V00 24042008 V01 25042008 Aanpassingen naar aanleiding van sessie over Actoren. V02 22052008 Aanpassingen, o.a. bijlagen over Domeinen en Business Rules toegevoegd. V03 05062008 Opmerkingen verwerkt. V04 28082008 Opmerkingen van het GAR verwerkt. V05 27012009 Reacties klankbordgroep verwerkt.
Inhoud Inleiding... 2 Doel... 2 Context Metadatasysteem... 2 Leeswijzer metadatamodel... 3 Bronnen en uitgangsdocumenten... 3 Metadatamodel... 5 Uitwerking metadatamodel... 6 Logische Objecten... 6 Fysieke Objecten... 9 Actoren... 12 Nieuwe entiteiten... 13 Afbakening metadatamodel... 16 Technische opmerkingen... 17 Bijlagen... 17 Domeinen... 17 Business Rules... 19 1
Inleiding D o e l Binnen het project E-depot is een aantal deelprojecten gedefinieerd. Eén van deze deelprojecten is P4 Centraal Metadatasysteem. De functie van het Centraal Metadatasysteem is het beheren van zowel analoge als digitale informatieobjecten. De eerste fase van het ontwikkelen van het Centraal Metadatasysteem bestaat uit het ontwikkelen van een conceptueel datamodel. Dit wordt het metadatamodel genoemd. Het metadatamodel is vastgelegd in het Visiodocument Metadatamodel_V03.vsd. Het doel van dit document is om uitleg te geven bij het metadatamodel. In dit document is aangegeven wat de afbakening is van het Metadatamodel. Daarnaast zijn er nog technische opmerkingen in dit document geplaatst, waar rekening mee gehouden moet worden bij de ontwikkeling van het Centraal Metadatasysteem. C o n t e x t M e t a d a t a s y s t e e m Het Gemeentearchief Rotterdam (GAR) onderscheidt de volgende drie beherende systemen: ABS/Archeion Atlantis MAIS Flexis In het vervolg van dit document zullen dit de beheersystemen worden genoemd. Het is de bedoeling dat de data die ingevoerd wordt in de beheersystemen, regelmatig wordt geëxporteerd naar het Centraal Metadatasysteem. Dit kan bijvoorbeeld dagelijks gebeuren in een batch. Dit betreft alleen de data die betrekking heeft op de Logische Objecten en Fysieke Objecten. Zie de relaties in figuur 1 in dit document die met een 1 zijn gemarkeerd. Een term die veel te maken heeft met het Centraal Metadatasysteem is: Authority Files en keuzelijsten. Momenteel worden Authority Files voor ieder beheersysteem apart beheerd. Met de komst van het Centraal Metadatasysteem zullen de Authority Files op één plaats worden vastgelegd en beheerd. De Authority Files en keuzelijsten worden gemodelleerd binnen het metadatamodel. Vanuit de beheersystemen moeten de gebruikers gegevens kunnen ontlenen uit het Centraal Metadatasysteem. Dit doen zij bijvoorbeeld om locaties of trefwoorden te kunnen kiezen. Zie de relaties in figuur 1 in dit document die met een 2 zijn gemarkeerd. In het deelproject P7 Standaardisering Authorities worden de Authority Files en keuzelijsten beschreven. Binnen dat deelproject zijn de volgende keuzelijsten onderkend: Geografische namen Objectnamen (bruggen, tunnels, sluizen etc.) Organisatienamen Scheepsnamen Straatnamen Trefwoorden De keuzelijsten worden in het Centraal Metadatasysteem vastgelegd in de entiteit trefwoord. In deze entiteit worden niet alleen de trefwoorden opgeslagen, maar alle keuzelijsten. Hierbij wordt gebruik gemaakt van een entiteit trefwoord type, die een relatie heeft met de entiteit trefwoord. Het kan voorkomen dat er wijzigingen of uitbreidingen op de Authority Files moeten plaatsvinden. Bijvoorbeeld wanneer sprake is van een nieuw trefwoord of een nieuwe organisatie. Het aanpassen of toevoegen van data in de Authority Files vindt plaats in het Centraal Metadatasysteem. Het is dus niet mogelijk om gegevens uit de Authority Files toe te voegen of aan te passen in een beheersysteem. Het Centraal Metadatasysteem wordt gebruikt om metadata te raadplegen, te zoeken en te presenteren. Een voorbeeld hiervan is de Digitale Balie. Zoals eerder aangegeven, vormen de Authority Files en keuzelijsten een onderdeel van het Centraal Metadatasysteem. De 'Authority Autoriteit' beheert de Authority Files en keuzelijsten binnen het Centraal Metadatasysteem. Deze Authority Autoriteit zal een nieuwe functie zijn binnen het gemeentearchief die boven de beherende afdelingen zal komen te staan. Bovenstaande wordt weergegeven in de volgende figuur: 2
ABS/Archeio n beheersysteme n Atlantis MAIS Flexis 1 1 1 2 2 2 Authority Files en keuzelijsten Centraal Metadatasysteem Figuur 1: Relatie tussen beheersystemen, Centraal Metadatasysteem en Authority Files. 1 = Exporteren vanuit beheersystemen naar het Centraal Metadatasysteem. 2 = Ontlenen van gegevens uit Authority Files en keuzelijsten in beheersystemen. Als laatste opmerking over dit onderwerp geven we aan dat het bouwen van de Authority Files buiten de oorspronkelijke opdracht Ontwikkeling metadatasysteem valt. Zie ook de aanbieding van Transfer Solutions, document [9]. L e e s w i j z e r m e t a d a t a m o d e l Op basis van de elementenlijst (zie [1]) wordt het metadatamodel opgesteld. De diagrammen voor dit model zijn zichtbaar in het document Metadatamodel_V03.vsd, opgesteld in Microsoft Visio. De diagrammen uit dit Visiodocument zijn opgenomen in dit document. Overal waar in deze uitwerking vierkante haken staan, wordt gerefereerd naar nieuwe entiteiten. Een beschrijving van de nieuwe entiteiten staat in het hoofdstuk Nieuwe entiteiten in dit document. B r o n n e n e n u i t g a n g s d o c u m e n t e n Bij het opstellen van het metadatamodel en het creëren van dit document zijn de onderstaande bronnen en uitgangsdocumenten gebruikt: Geschreven relevante documenten door Gemeentearchief Rotterdam: [1] elementenlijst In het document Beschrijvingen elementen cc + GRJG2.xls' (de elementenlijst ) staat een uitwerking voor de Fysieke Objecten en Logische Objecten. Dit document staat in de directory P:\E-depot\2007-2008 Deelprojecten\P4 Centraal metadatasysteem. Twee opmerkingen bij dit document: 1. In de elementenlijst is sprake van attributen en binnen deze attributen weer van elementen. Eigenlijk wordt met elementen de attributen bedoeld. Waar in dit document wordt gesproken van attributen, wordt eigenlijk een rubriek bedoeld; een functionele groepering van data. Deze zijn in dit document zichtbaar in de nummering bij de uitwerking van Logische Objecten en Fysieke Objecten. 2. Overal waar in de elementenlijst herhaalbaar staat, wordt eigenlijk meerdere records bedoeld, dus meestal betekent dit een n:n-relatie naar een nieuwe entiteit. 3
[2] metadatamodel 4-5-2006.doc, eerste opzet van het metadatamodel. Dit document staat in de directory P:\E-depot\2007-2008 Deelprojecten\P4 Centraal metadatasysteem\gekopieerde actuele documenten uit deelproject 2006-2007. [3] Projectplan Deelproject P4 Centraal Metadatasysteem. Dit document staat in DocLoods. [4] Deelproject P7 Standaardisering authorities, onderzoek naar de best practice bij de wisselwerking authority records en gestandaardiseerde keuzelijsten met de beheersystemen. Dit document staat in DocLoods. [5] Criteria en kwaliteitsnormen voor Authority Files, versie 0.4. Dit document staat in DocLoods. [6] Presentatie Hamlet.ppt, een datamodel in drie bedrijven. Dit document staat in de directory P:\Edepot\2006-2007 Werkgroepen\Metadata\Database ontwerp. [7] Relatietypen 28 september.doc, een beschrijving van alle bestaande relatietypen voor de relaties tussen de hoofdentiteiten. Dit document staat in de directory P:\E-depot\2006-2007 Werkgroepen\Metadata\Database ontwerp. [8] Documentsoorten LO.doc, een beschrijving van de documentsoorten bij een Logisch Object. Dit document staat in de directory P:\E-depot\2007-2008 Deelprojecten\P4 Centraal metadatasysteem. Geschreven relevante documenten door Transfer Solutions [9] Aanbieding ontwikkeling metadatasysteem, referentie HB/080088. Gedrukte Internationale standaarden voor het maken van representaties [1] ISAD(G) Algemene Internationale Norm voor Archivistische Beschrijvingen, vertaling van de tweede uitgave, Amsterdam 2004. [2] ISAAR(CPF) Internationale Norm voor Archivistische Geautoriseerde Beschrijvingen van Organisaties, Personen en Families, vertaling van de tweede uitgave, Amsterdam 2006. 3] Regels voor de titelbeschrijving : Beschrijvingregels voor niet-seriële en seriële Publicaties, Den Haag (NBLC), 1978. Dublin Core Metadata Element Set (DCMES) versie 1.1; Nederlandse vertaling: Den Haag 1999 ISO 23081 (Information and documentation Records management processes Metadata for records, part 1: principles) Interviews Met de onderstaande personen bij het Gemeentearchief Rotterdam is gesproken over het metadatamodel en het opstellen van dit document: 4
Metadatamodel De basis van het metadatamodel bestaat uit de volgende drie hoofdentiteiten : Logische Objecten (LO) Fysieke Objecten (FO) Actoren Een logisch obejct is een als logische eenheid te onderscheiden hoeveelheid informatie, bedoeld om als zodanig aan een bepaalde doelgroep ter raadpleging te worden gegeven. Een logisdch object kan enkelvoudig zijn (document) of samengesteld zijn uit enkelvoudige logische objecten. Het fysiek object is het tastbare object, het archief(document), het boek, de foto, de nullen en enen. Een actor is een persoon of groep van personen die een rol speelt bij de creatie en/of beheer van logische objecten Over een actor worden gegevens vastgelegd die nodig zijn voor een correcte interpretatie van de documenten, of voor het beheer van documenten. De relaties tussen deze entiteiten staan duidelijk beschreven in de presentatie Hamlet.ppt (zie [6]). Onderstaande figuur is te beschouwen als de technische variant van wat in deze presentatie is omschreven. In onderstaande figuur zijn alle verplichte kolommen in bold weergegeven. Alle mogelijke relaties tussen de drie hoofdentiteiten worden vastgelegd in één entiteit, namelijk de entiteit Relatietype. Alle mogelijke relatietypen die worden onderscheiden zijn opgenomen in het document Relatietypen 28 september.doc (zie [7]). Dit document is echter nog niet definitief. Actor Relatie Actor Actor ACT_ID_FROM NUMERIC(10;0) PK,FK1 PK,FK2 ACT_ID_TO NUMERIC(10;0) PK,FK3 RLT_ID NUMERIC(10;0) Relatie Actor LO ACT_ID NUMERIC(10;0) PK,FK1 PK,FK3 LOT_ID NUMERIC(10;0) PK,FK2 RLT_ID NUMERIC(10;0) Relatietype Omschrijving Relatie Actor FO ACT_ID NUMERIC(10;0) PK,FK2 PK,FK1 FOT_ID NUMERIC(10;0) PK,FK3 RLT_ID NUMERIC(10;0) Relatie LO LO PK,FK1 LOT_ID_FROM NUMERIC(10;0) PK,FK2 LOT_ID_TO NUMERIC(10;0) PK,FK3 RLT_ID NUMERIC(10;0) Relatie FO FO PK,FK2 FOT_ID_FROM NUMERIC(10;0) PK,FK1 FOT_ID_TO NUMERIC(10;0) PK,FK3 RLT_ID NUMERIC(10;0) Logisch Object Relatie LO FO LOT_ID NUMERIC(10;0) PK,FK1 PK,FK2 FOT_ID NUMERIC(10;0) PK,FK3 RLT_ID NUMERIC(10;0) Fysiek Object 5
Uitwerking metadatamodel L o g i s c h e O b j e c t e n Op basis van de elementenlijst (zie [1]) is het volgende model opgesteld voor de Logische Objecten (LO). In onderstaande figuur zijn alle verplichte kolommen in bold weergegeven. Logisch Object Trefwoord Aantekening FK1 LOT_ID NUMERIC(10;0) Type aantekening Aantekening CHAR(2000) Rubriek Code Omschrijving Verantwoording CHAR(15) CHAR(120) FK1 LOT_ID NUMERIC(10;0) Naam Datum Omschrijving CHAR(500) Specificatie FK1 LOT_ID NUMERIC(10;0) Specificatie CHAR(4000) Rechtstitel Code Voorafgaand nummer Voorafgaand toevoeging Type nummer Titel Type titel Beschrijving Subtitel Serietitel Creatiedatum begindatum Creatiedatum einddatum Creatiedatum periode Geschiedenis Annotatie Inhoudsdatum van Inhoudsdatum tot Inhoudsdatum op Inhoud periode Oude nrs concordanties Embargo Embargo Jaar Embargo Opmerkingen Auteursrechten Auteursrechten Jaar Auteursrechten Voorwaarden Toegang geldig Toegang aard Toegang vorm Toegang opmerkingen Referentie dossier Indicator gefiatteerd Identificatie Instelling Identificatie Afdeling Speelduur Genre Indicator Inhoudsdatum Indicator Creatiedatum Opschriften Editie Schaalaanduiding Schaalaanduiding opmerkingen Orientatie Registratie datum Mutatie datum CHAR(26) CHAR(3) CHAR(500) CHAR(2000) CHAR(200) CHAR(200) CHAR(60) CHAR(4000) CHAR(4000) NUMERIC(4;0) CHAR(500) NUMERIC(4;0) CHAR(500) CHAR(5) CHAR(7) CHAR(14) CHAR(1000) Trefwoord bij Logisch Object PK,FK2 TWD_ID NUMERIC(10;0) PK,FK1 LOT_ID NUMERIC(10;0) Taal bij Logisch Object TAL_ID NUMERIC(10;0) PK,FK2 PK,FK1 LOT_ID NUMERIC(10;0) Documentsoort bij Logisch Object PK,FK2 DST_ID NUMERIC(10;0) PK,FK1 LOT_ID NUMERIC(10;0) FK1 TTP_ID NUMERIC(10;0) Term Qualifier Alternatieve term Verwante term Extra locatie gegevens GIS coördinaten Beginjaar NUMERIC(4;0) Eindjaar NUMERIC(4;0) Bijzonderheden CHAR(200) Trefwoord Type Code Omschrijving CHAR(30) Taal Code CHAR(3) Omschrijving CHAR(60) Documentsoort Soort document CHAR(30) Omschrijving Toelichting Merk op, dat de tabel rechtstitel die in dit model voorkomt, ook bij het model voor het Fysiek Object voorkomt. Dit betreft echter één en dezelfde tabel rechtstitel. Voor alle relaties tussen een Logisch Object en andere hoofdentiteiten (Fysiek Object, Actor en Logisch Object zelf) zijn er geen velden opgenomen in dit model. Zie hiervoor de figuur van de hoofdentiteiten op blz. 8. Hieronder wordt een korte omschrijving gegeven van alle attributen van een Logisch Object. De attributen zijn gegroepeerd in rubrieken; deze rubrieken worden weergegeven met cijfers. De indeling in rubrieken is overgenomen uit de elementenlijst (zie [1]) en geeft alleen aan welke attributen functioneel bij elkaar horen. 1. Referentie. ISAD 3.1.1 ID: ID, volgnummer dat automatisch door het systeem wordt gegenereerd. Verplicht. Voorafgaand nummer: Nummer waarmee het object in beheersysteem is vastgelegd. Optioneel. Voorafgaand toevoeging: Toevoeging waarmee het object in beheersysteem is vastgelegd. Optioneel. Type nummer: Type nummer; lijst met mogelijke waarden. Collectie, Catalogus, Object, Toegang, Inventaris. Optioneel. 2. Titel. ISAD 3.1.2 Titel: Titel (al dan niet toegekend door de beschrijver) van het object. Optioneel. Type titel: Type titel; lijst met mogelijke waarden. Origineel, Gegeven. Optioneel. Beschrijving: Beschrijving van het Logisch Object. Optioneel. Subtitel. Optioneel. Serietitel. Optioneel. 3. Datering object. ISAD 3.1.3 Creatiedatum begindatum: Begindatum van creatie van het Logisch Object. Verplicht. Creatiedatum einddatum: Einddatum van creatie van het Logisch Object. Optioneel. Creatiedatum periode: Periode van creatie van het Logisch Object; vrij tekstveld. Optioneel. Het is mogelijk dat dit wordt toegevoegd als trefwoord. 6
6. Geschiedenis. ISAD 3.2.3 Geschiedenis: Geschiedenis en lotgevallen van het Logisch Object. Optioneel. 8. Inhoud. ISAD 3.3.1 Annotatie: Extra informatie over het Logisch Object die niet elders staat. Optioneel. Inhoudsdatum van: Begindatum van de inhoud van het Logisch Object. Optioneel. Wanneer hier alleen het jaar YYYY wordt ingevuld, moet met 1 januari YYYY worden gezocht. Inhoudsdatum tot: Einddatum van de inhoud van het Logisch Object. Optioneel. Wanneer hier alleen het jaar YYYY wordt ingevuld, moet met 31 december YYYY worden gezocht. Inhoudsdatum op: Datum van de inhoud van het Logisch Object. Optioneel. Inhoud periode: Periode van de inhoud van het Logisch Object. Vrij tekstveld. Optioneel. Het is mogelijk dat dit wordt toegevoegd als trefwoord. [Trefwoord] 11. Ordening. ISAD 3.3.4 Oude nrs concordanties: Vrij tekstveld. Optioneel. 12. Voorwaarden voor raadpleging. ISAD 3.4.1 Embargo: Indicatie of er een embargo op het Logisch Object berust; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee, Voorwaardelijk. Optioneel. Embargo Jaar: Jaar wanneer het embargo afloopt, alleen actief wanneer Embargo='Ja' of Voorwaardelijk. Optioneel. Wanneer dit veld leeg is, dan moet het Embargo Jaar van het bovenliggend Logisch Object worden gekozen. Dit is een Business Rule die moet worden uitgewerkt bij het implementeren van het metadatamodel. Embargo Opmerkingen: Opmerkingen bij het embargo, alleen actief wanneer Embargo='Ja' of Voorwaardelijk. Optioneel. 13. Voorwaarden voor reproductie. ISAD 3.4.2 Auteursrechten: Indicatie of het Logisch Object gereproduceerd mag worden; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee, Voorwaardelijk. Optioneel. Auteursrechten Jaar: Jaar van aflopen voorwaarde van de reproductie. Alleen actief wanneer Auteursrechten ='Ja' of 'Voorwaardelijk'. Optioneel. Auteursrechten Voorwaarden: De reden en/of de voorwaarden van de reproductie wordt vermeld. Optioneel. 14. Taal en schrift. ISAD 3.4.3 [Taal] 15. Fysieke kenmerken Een LO heeft geen fysieke kenmerken. 16. Toegangen. ISAD 3.4.5 De attributen bij Toegang worden alleen gevuld wanneer het Logisch Object een toegang betreft. De velden Jaar en Auteur worden gevuld via de entiteit Verantwoording. Toegang geldig: Indicatie of de toegang geldig is; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee. Optioneel. Toegang aard: Aard van de toegang; lijst met mogelijke waarden. Geen toegang, Beredeneerde toegang, Eenvoudige toegang, Eenvoudige toegang in dossier, Nadere toegang, Voorlopige toegang. Optioneel. Toegang vorm: Verschijningsvorm van de toegang; lijst met mogelijke waarden. FLEXIS, DIGI, TYPE. Optioneel. Toegang opmerkingen: Opmerkingen bij de toegang. Optioneel. 21. Aantekening. ISAD 3.6.1 [Aantekening] 22. Verantwoording. ISAD 3.7.1 [Verantwoording] Documentsoort [Documentsoort] Overig Referentie dossier: Koppeling naar administratie bijvoorbeeld DocLoods, vrij tekstveld. Optioneel. Dit kan de identificatiecode in Docloods zijn; dit veld is langer dan 14 karakters. Indicator gefiatteerd: Indicator of het Logisch Object gefiatteerd is; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee. Verplicht. Indicator gefiatteerd: Identificatie Instelling van het Logisch Object, default-waarde: 'GAR'. Identificatie Afdeling: Identificatie Afdeling van het Logisch Object. Speelduur: Speelduur van het Logisch Object, bijvoorbeeld 00:00:00. (in seconden, minuten en uren) Genre: Genre van het Logisch Object. Indicator Inhoudsdatum: Indicator van de Inhoudsdatum; lijst met mogelijke waarden: Geschat, Exact. Default-waarde: 'Exact'. Indicator Creatiedatum: Indicator van de Creatiedatum; lijst met mogelijke waarden: Geschat, Exact. Defaultwaarde: 'Exact'. Opschriften: Opschriften van het Logisch Object; bijvoorbeeld tekst op een foto. 7
Editie: Editie van het Logisch Object. Schaalaanduiding: Schaalaanduiding van het Logisch Object. Schaalaanduiding opmerkingen: Opmerkingen bij de schaalaanduiding van het Logisch Object. Orientatie: Orientatie van het Logisch Object. Registratie datum: Automatisch gegenereerde audit-kolom. Mutatie datum: Automatisch gegenereerde audit-kolom. 8
F y s i e k e O b j e c t e n Op basis van de elementenlijst (zie [1]) is het volgende model opgesteld voor de Fysieke Objecten (FO). In onderstaande figuur zijn alle verplichte kolommen in bold weergegeven. Fysiek Object Verwerving Vindplaats FK1 FOT_ID NUMERIC(10;0) Volgnummer NUMERIC(4;0) Depot CHAR(5) Stelling begin NUMERIC(6;0) Stelling eind NUMERIC(6;0) Kast begin CHAR(8) Kast einde CHAR(8) Element begin NUMERIC(4;0) Element einde NUMERIC(4;0) Materiaalsoort Code Omschrijving Illustratie Code CHAR(20) Omschrijving CHAR(20) Kopieertechniek Code Omschrijving Materiaalsoort bij Fysiek Object PK,FK2 FOT_ID NUMERIC(10;0) PK MST_ID NUMERIC(10;0) Illustratie bij Fysiek Object PK,FK1 FOT_ID NUMERIC(10;0) PK ILT_ID NUMERIC(10;0) Kopieertechniek bij Fysiek Object PK,FK2 FOT_ID NUMERIC(10;0) PK KPT_ID NUMERIC(10;0) Voorafgaand nummer CHAR(26) Voorafgaand toevoeging Type nummer Productiedatum begindatum Productiedatum einddatum Productiedatum periode CHAR(60) Creatiedatum drager datering Geschiedenis CHAR(4000) Status archief Status bestandsdeelniveau Datum status Indicator raadpleging Raadpleging opmerkingen Indicator reproductie Reproductie opmerkingen Fixity information Herkomst CHAR(500) Custody history CHAR(500) Modification CHAR(500) Bestandsnaam Plaats van opberging Bestandsformaat Technische context creatie CHAR(500) Technische context raadpleging CHAR(500) Compressie CHAR(25) Kleuren CHAR(25) Aanvullende digitale info CHAR(500) Afmetingen dpi Verschijningsvorm Type Aantal NUMERIC(10;0) Type aantal Indicator zwartwit kleur Indicator negatief positief Indicator stom geluid Snelheid CHAR(20) Indicator mono stereo Merk CHAR(20) Aantal paginas Indicator analoog digitaal Indicator duplicaat Type duplicaat CHAR(3) Jaar van uitgave begindatum Jaar van uitgave einddatum Indicator jaar van uitgave Indicator productiedatum Indicator creatiedatum drager Mutatie datum Registratie datum FK1 FOT_ID NUMERIC(10;0) Indicator aanwinst verlies Aanwinstennummer NUMERIC(9;0) Verkregen van Indicator overheid particulier Datum Referentie dossier CHAR(14) Jaartal akte Opmerking akte CHAR(500) Rechtstitel PK,FK1 ID NUMERIC(10;0) LOT_ID NUMERIC(10;0) Code Omvanggegevens FK1 FOT_ID NUMERIC(10;0) FK2 VWG_ID NUMERIC(10;0) Aantal NUMERIC(8;0) Hoeveelheid NUMERIC(8;2) Eenheid CHAR(20) Soort stuk CHAR(20) Afmeting FK1 FOT_ID NUMERIC(10;0) Soort afmeting Eenheid CHAR(20) Waarde NUMERIC(10;2) Opmerkingen CHAR(500) Aantekening FK1 FOT_ID NUMERIC(10;0) Type aantekening Aantekening CHAR(2000) Van alle attributen van een Fysiek Object is aangegeven of ze betrekking hebben op een digitaal Fysiek Object, op een analoog Fysiek Object, of op beide. In de beschrijving van het attribuut staat dan D, A of AD. Om misverstanden te voorkomen is het aan te raden om dit zichtbaar te maken in de attribuutnaam, bijvoorbeeld DIG Bestandsformaat en ANA Aantal paginas. Merk op, dat de tabel rechtstitel ook in dit model voorkomt, net als bij het model voor het Logisch Object. Dit betreft echter één en dezelfde tabel rechtstitel. Voor alle relaties tussen een Fysiek Object en andere hoofdentiteiten (Logisch Object, Actor en Fysiek Object zelf) zijn er geen velden opgenomen in dit model. Zie hiervoor de figuur van de hoofdentiteiten op blz. 8. Hieronder wordt een korte omschrijving gegeven van alle attributen van een Fysiek Object. De attributen zijn gegroepeerd in rubrieken; deze rubrieken worden weergegeven met cijfers. De indeling in rubrieken is overgenomen uit de elementenlijst (zie [1]) en geeft alleen aan welke attributen functioneel bij elkaar horen. 1. Referentie. ISAD 3.1.1 ID: ID, volgnummer dat automatisch door het systeem wordt gegenereerd. AD. Verplicht. Voorafgaand nummer: Nummer waarmee het object in beheersysteem is vastgelegd. AD. Optioneel. Voorafgaand toevoeging: Toevoeging waarmee het object in beheersysteem is vastgelegd. AD. Optioneel. Type nummer: Type nummer; lijst met mogelijke waarden. Drager, Archiefblok, Bestanddeel. AD. Optioneel. 3. Datering object. ISAD 3.1.3 Productiedatum begindatum: Begindatum van productie van het Fysiek Object. AD. Verplicht. Productiedatum einddatum: Einddatum van de productie van het Fysiek Object. AD. Optioneel. Productiedatum periode: Periode van creatie van het Fysiek Object; vrij tekstveld. AD. Optioneel. Creatiedatum drager datering: Datum van creatie van het Fysiek Object. AD. Optioneel. 5. Omvang. ISAD 3.1.5 9
[Omvang] 6. Geschiedenis. ISAD 3.2.3 Geschiedenis: Geschiedenis en lotgevallen van het Fysiek Object. AD. Optioneel. 7. Verwerving. ISAD 3.2.4 [Verwerving] 9. Selectie. ISAD 3.3.2 Status archief: Status van het archiefblok; lijst met mogelijke waarden. In gebruik, Vervallen, Vernietigd. AD. Optioneel. Status bestanddeelniveau: Status van het bestanddeelniveau; lijst met mogelijke waarden. Ontbreken, Uitgeleend, Vervallen. AD. Optioneel. Datum status: Datum vanaf wanneer de status van het Fysiek Object geldig is. AD. Optioneel. 12. Voorwaarden voor raadpleging. ISAD 3.4.1 Indicator raadpleging: Indicator of raadpleging van het Fysiek Object geoorloofd is; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee, Voorwaardelijk. AD. Optioneel. Raadpleging opmerkingen: Materiële voorwaarde voor raadpleging, vrij tekstveld. AD. Optioneel. 13. Voorwaarden voor reproductie. ISAD 3.4.2 Indicator reproductie: Indicator of reproductie van het Fysiek Object geoorloofd is; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee, Voorwaardelijk. AD. Optioneel. Reproductie opmerkingen: Materiële voorwaarde voor reproductie, vrij tekstveld. AD. Optioneel. 15. Fysieke kenmerken. ISAD 3.4.4 Fixity information: Indicatie of een document volledig, authentiek en integer is. In dit veld wordt ook aangegeven hoe dit is bepaald, bijvoorbeeld checksum, algoritme, digitale handtekening of certificaat. Vrij tekstveld. D. Optioneel. Herkomst: Provenance information. D. Optioneel. Custody history: De identiteit van de personen en organisaties die verantwoordelijk waren voor de opslag van het digitale object van de creatiedatum tot de opslag bij het digitaal archief. Vrij tekstveld. D. Optioneel. Modification: History log van het digitaal object, tot de opslag bij het digitaal archief. Vrij tekstveld. D. Optioneel. Bestandsnaam: Naam van het bestand. D. Optioneel. Plaats van opberging: Directory en servernaam waar het origineel van het bestand staat. D. Optioneel. Bestandsformaat: Bestandsformaat van het bestand. D. Optioneel. Technische context creatie: Software/besturingssysteem/hardware die gebruikt is voor het creëren van het bestand. D. Optioneel. Technische context raadpleging: Software/besturingssysteem/hardware die gebruikt is voor het raadplegen van het bestand. D. Optioneel. Compressie: Is bij het Fysiek Object compressie toegepast; en is de compressie omkeerbaar zonder dataverlies ( lossless ) of niet omkeerbaar is ( lossy ). Mogelijke waarden zijn: geen, lossy en lossless. D. Optioneel. Kleuren: Bijvoorbeeld rgb-waarde van een bestand. Vrij tekstveld. D. Optioneel. Aanvullende digitale info: Aanvullende digitale informatie over het bestand; bijvoorbeeld opmaak, lay-out, structuur, hiërarchie. Dit kan ook een verwijzing naar een DTD of een schema file of een font bevatten. D. Optioneel. Afmetingen dpi: Kwaliteitsaanduiding van digitale bestanden. Bijvoorbeeld high resolution/ low resolution. Vrij tekstveld. D. Optioneel. Verschijningsvorm: Verschijningsvorm van het Fysiek Object. AD. Optioneel. Type: Nadere aanduiding van de verschijningsvorm van het Fysiek Object. A. Optioneel. Aantal: Aantal. Default waarde: 1. AD. Optioneel. Type aantal: Type aantal; lijst met mogelijke waarden. Delen, Stuks. AD. Optioneel. Indicator zwartwit kleur: Indicator of het Fysiek Object in zwartwit of in kleur is; lijst met mogelijke waarden. Zwartwit, Kleur. A. Optioneel. Indicator negatief positief: Indicator of het Fysiek Object een negatief of een positief betreft; lijst met mogelijke waarden. Negatief, Positief. A. Optioneel. Indicator stom geluid: Indicator of het Fysiek Object geluid bevat of niet; lijst met mogelijke waarden. Stom, Geluid. A. Optioneel. Snelheid: Snelheid van het Fysiek Object in inch/cm/rounds per minuut. Vrij tekstveld. A. Optioneel. Indicator mono stereo: Indicator of het Fysiek Object in mono of in stereo is; lijst met mogelijke waarden. Mono, Stereo. A. Optioneel. Merk: Merk van het Fysiek Object. Vrij tekstveld. A. Optioneel. Aantal paginas: Aantal paginas van het Fysiek Object, bijvoorbeeld XXX, 456, XX. Vrij tekstveld. AD. Optioneel. 17. Bergplaats/vindplaats van originele/kopieën. ISAD 3.5.1 [Vindplaats] 10
Overig Indicator analoog digitaal: Indicator die aangeeft of het Fysiek Object analoog is of digitaal; lijst met mogelijke waarden. Analoog, Digitaal. Verplicht. Indicator duplicaat: Indicator die aangeeft of het Fysiek Object een duplicaat betreft of niet; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee. AD. Verplicht. Type duplicaat: Type duplicaat, alleen van toepassing wanneer Indicator Duplicaat = 'Ja'; lijst met mogelijke waarden. Gebruiksduplicaat, Moederduplicaat, Masterduplicaat. AD. Optioneel. Jaar van uitgave begindatum: Begindatum van het jaar van uitgave van het Fysiek Object. Jaar van uitgave einddatum: Einddatum van het jaar van uitgave van het Fysiek Object. Indicator jaar van uitgave: Indicator van het jaar van uitgave; lijst met mogelijke waarden: Geschat, Exact. Default-waarde: 'Exact'. Indicator productiedatum: Indicator van de Productiedatum; lijst met mogelijke waarden: Geschat, Exact. Default-waarde: 'Exact'. AD. Optioneel. Indicator creatiedatum drager: Indicator van de Creatiedatum drager; lijst met mogelijke waarden: Geschat, Exact. Default-waarde: 'Exact'. AD. Optioneel. Registratie datum: Automatisch gegenereerde audit-kolom. AD. Mutatie datum: Automatisch gegenereerde audit-kolom. AD. 21. Aantekening. ISAD 3.6.1 [Aantekening] 11
A c t o r e n Op basis van het document Metadatamodel versie 4-5-2006 (zie [2]) is het volgende model voor de entiteit Actor opgesteld. In onderstaande figuur zijn alle verplichte kolommen in bold weergegeven. Trefwoord Actor Voorafgaand nummer Soort actor Achternaam Voorletters CHAR(25) Voornaam Tussenvoegsel Meisjesnaam Tussenvoegsel meisjesnaam Parallelle namen Gestandaardiseerde naamsvormen Geboortejaar Sterfjaar Periode Geschiedenis CHAR(4000) Geschiedenis link CHAR(200) Functie CHAR(1000) Werkingssfeer Hoofdactiviteit Status Bronnen CHAR(1000) Indicator gefiatteerd Registratie datum Mutatie datum Trefwoord bij Logisch Object1 PK,FK1 TWD_ID NUMERIC(10;0) PK,FK2 ACT_ID NUMERIC(10;0) Hoofdactiviteit PK,FK1 ID NUMERIC(10;0) Rubriekscode Omschrijving Andere naamsvorm Omschrijving FK1 TTP_ID NUMERIC(10;0) Term Qualifier Alternatieve term Verwante term Extra locatie gegevens GIS coördinaten Beginjaar NUMERIC(4;0) Eindjaar NUMERIC(4;0) Bijzonderheden CHAR(200) Trefwoord Type Code Omschrijving Verantwoording FK1 ACT_ID NUMERIC(10;0) Naam CHAR(40) Datum Omschrijving CHAR(500) Er is nagegaan dat alle gegevens in de Authority Files (voor personen, organisaties en families) een plaats hebben in de entiteit Actor. Hiervoor zijn de documenten in de directory P:\E-depot\2007-2008 Deelprojecten\P7 Standaardisering authorities gecontroleerd. Van alle attributen van een Actor is aangegeven of ze betrekking hebben op een persoon, een familie of een organisatie. In de beschrijving van het attribuut staat dan P, F of O, of een combinatie van deze letters. Voor alle relaties tussen een Actor en andere hoofdentiteiten (Fysiek Object, Logisch Object en Actor zelf) zijn er geen velden opgenomen in dit model. Zie hiervoor de figuur van de hoofdentiteiten op blz. 8. ID: ISAAR 5.4.1. ID, volgnummer dat automatisch door het systeem wordt gegenereerd. PFO. Verplicht. Voorafgaand nummer: Nummer waarmee de Actor in beheersysteem is vastgelegd. PFO. Optioneel. Soort actor: ISAAR 5.1.1. Aanduiding of het een persoon, een familie, of organisatie betreft. PFO. Verplicht. ISAAR 5.1.2: De formele of voorkeursnaam wordt afgeleid van de volgende attributen: Achternaam: ISAAR 5.1.2. Achternaam van de Actor. PFO. Verplicht. Voorletters: ISAAR 5.1.2. Voorletters van de Actor. P. Optioneel. Voornaam: ISAAR 5.1.2. Voornaam van de Actor. P. Optioneel. Tussenvoegsel: ISAAR 5.1.2. Tussenvoegsel van de Actor. PFO. Optioneel. Meisjesnaam: ISAAR 5.1.2. Meisjesnaam van de Actor. P. Optioneel. Tussenvoegsel meisjesnaam: ISAAR 5.1.2. Tussenvoegsels van de meisjesnaam van de Actor. P. Optioneel. Parallelle namen: ISAAR 5.1.3. Naam in andere talen. Optioneel. Gestandaardiseerde naamsvormen: ISAAR 5.1.4. Naam volgens andere beschrijvingsregels. Faciliteert gebruik in verschillende bibliografische tradities. PFO. Optioneel. ISAAR 5.1.5 [Andere naamsvorm] PFO. Optioneel. Geboortejaar: ISAAR 5.2.1. Beginjaar van de Actor. PO. Verplicht. Sterfjaar: ISAAR 5.2.1. Eindjaar van de Actor. PO. Optioneel. Periode: ISAAR 5.2.1. Periode van de Actor. Vrij tekstveld. PO. Verplicht. Geschiedenis: ISAAR 5.2.2. Administr. geschiedenis, familiegeschiedenis, biografie. PFO. Optioneel. Geschiedenis link: ISAAR 5.2.2. Link naar grafisch document. FO. Optioneel. 12
Functie: ISAAR 5.2.5. Opsomming belangrijkste functies en nevenfuncties met data. PFO. Optioneel. Werkingssfeer: ISAAR 5.2.6. Rechtsgebied van de organisatie. O. Optioneel. Hoofdactiviteit: Hoofdactiviteit van de Actor. Dit attribuut heeft te maken met de Actor Classification. De Actor Classification bestaat uit een nummer en een omschrijving, bijvoorbeeld: 16.02, Handel etc; Ambacht, nijverheid, industrie. [Hoofdactiviteit] O. Optioneel. Status: ISAAR 5.4.4. Status van de beschrijving; lijst met mogelijke waarden. Concept, Definitief, Herzien. PFO. Optioneel. Bronnen: ISAAR 5.4.8. Relevante bronnen die gebruikt zijn voor de beschrijving. PFO. Optioneel. Indicator gefiatteerd: Indicator of de Actor gefiatteerd is; lijst met mogelijke waarden. Ja, Nee. PFO. Verplicht. Registratie datum: Automatisch gegenereerde audit-kolom. PFO. Mutatie datum: Automatisch gegenereerde audit-kolom. PFO. [Trefwoord] ISAAR 5.2.3. Plaats of plaatsen van vestiging. PFO. Optioneel. [Verantwoording] ISAAR 5.4.9. Aantekeningen met betrekking tot het aanmaken en reviseren van de beschrijving. PFO. Optioneel. N i e u w e e n t i t e i t e n Op basis van de elementenlijst (zie [1]) wordt bepaald of nieuwe entiteiten in het datamodel nodig zijn. Voor deze nieuwe entiteiten is bepaald wat voor een relaties ze hebben met de hoofdentiteiten (Logische Objecten, Fysieke Objecten en Actoren). Taal Er is een n:n-relatie tussen talen en LO. In het datamodel wordt gebruik gemaakt van een intersectie-entiteit: Taal bij Logisch Object. Een taal kent in ieder geval de volgende attributen: Code: Code van de taal. Verplicht. Omschrijving: Omschrijving van de taal. Verplicht. Bij het vullen van de entiteit Taal moet gebruik worden gemaakt van de standaard ISBD. Trefwoord Er is een n:n-relatie tussen trefwoorden en LO; er is ook een n:n-relatie tussen trefwoorden en Actor. In het datamodel wordt gebruik gemaakt van intersectie-entiteiten: Trefwoord bij Logisch Object en Trefwoord bij Actor. Een trefwoord kent in ieder geval de volgende attributen: ID: ID, volgnummer dat automatisch door het systeem wordt gegenereerd. Verplicht. TTP_ID: FK naar Trefwoord Type. Verplicht. Term: Term van het trefwoord. Vrij tekstveld. Verplicht. Qualifier: Qualifier wordt gebruikt om het verschil aan te duiden tussen twee of meer records die een identieke term hebben en hetzelfde trefwoordtype betreffen. Optioneel. Alternatieve term: Alternatieve term van het trefwoord. Vrij tekstveld. Optioneel. Verwante term: Verwante term van het trefwoord. Vrij tekstveld. Optioneel. Dit attribuut kan gebruikt worden om de gebruiker te wijzen op verwante termen van het trefwoord. Extra locatie gegevens: In dit attribuut kunnen extra locatiegegevens van het trefwoord worden opgeslagen. Bijvoorbeeld de plaats, gemeente of wijk waar een straat toe behoort. Optioneel. GIS coördinaten: GIS coördinaten van de locatie. In één specifiek coördinaatsysteem; op termijn zouden koppelingen met andere coördinaatsystemen gemaakt kunnen worden. Dit attribuut wordt alleen gebruikt wanneer het trefwoordtype een locatie betreft. Optioneel. Beginjaar: Beginjaar van het trefwoord. Bijvoorbeeld: bouwjaar van een schip, ingebruikstelling van een gebouw. Optioneel. Eindjaar: Eindjaar van het trefwoord. Bijvoorbeeld: jaar sloop. Optioneel. Bijzonderheden: Bijzonderheden van het trefwoord. Vrij tekstveld. Optioneel. Trefwoord type Er is een 1:n-relatie tussen trefwoorden en trefwoordtypen: Een trefwoord heeft altijd een trefwoordtype. De verschillende trefwoordtypen liggen vast in de entiteit trefwoord type. ID: ID, volgnummer dat automatisch door het systeem wordt gegenereerd. Verplicht. Code: Code van het trefwoordtype. Verplicht. Omschrijving: Omschrijving van het trefwoordtype. Verplicht. Er moet nog worden overlegd welke trefwoordtypen worden onderkend. Als eerste opzet zijn de volgende trefwoordtypen vastgelegd: Algemene trefwoorden Straatnamen Buurt- en wijknamen 13
Plaatsen Gemeenten Havens Rivieren Kanalen Grachten en singels Bruggen Gebieden (streken; ambachten; polders) Parken, landgoederen Provincies Gebouwen Tunnels Sportaccommodaties Schepen Aantekening Er is een 1:n-relatie tussen aantekening en LO; er is ook een 1:n-relatie tussen aantekening en FO. Een aantekening kent in ieder geval de volgende attributen: Type aantekening: Type van de aantekening; lijst met mogelijke waarden. Intern, Bezoeker. Verplicht. Aantekening: Aantekening, vrij tekstveld. Verplicht. Verantwoording Er is een 1:n-relatie tussen verantwoording en LO; er is ook een 1:n-relatie tussen verantwoording en Actor. Een verantwoording kent in ieder geval de volgende attributen: Naam: Wie heeft de beschrijving gemaakt of de verandering in de beschrijving. Optioneel. Datum: Datering van de beschrijving. Verplicht. Omschrijving: Verantwoording inventaris en welke regels en methoden zijn gebruikt bij inventariseren. Optioneel. Specificatie Er is een 1:n-relatie tussen specificatie en LO. Een specificatie kent in ieder geval het volgende attribuut: Specificatie: Specificatie. Vrij tekstveld. Verplicht. Documentsoort Er is een n:n-relatie tussen documentsoort en LO. In het datamodel wordt gebruik gemaakt van een intersectieentiteit: Documentsoort bij Logisch Object. Een documentsoort kent in ieder geval de volgende attributen: Soort document: naam van de documentsoort. Verplicht. Omschrijving: omschrijving van de documentsoort Verplicht. Toelichting: toelichting van de documentsoort. Optioneel. Voor verdere informatie over de entiteit documentsoort, zie het document Documentsoorten LO.doc (zie [8]). Rubriek Er is een 1:n-relatie tussen rubriek en LO. Een rubriek kent in ieder geval de volgende attributen: Code: Code van de rubriek. Verplicht. Omschrijving: Omschrijving van de rubriek. Optioneel. De precieze uitwerking van de entiteit rubriek heeft nauw te maken met het deelproject P7 Standaardisering authorities. Rechtstitel Er is een 1:n-relatie tussen rechtstitel en LO. Daarnaast is er een 1:1-relatie tussen rechtstitel en de entiteit verwerving. Merk op, dat de rechtstitel zowel bij het LO staat als bij de verwerving. Maar dit betreft één en dezelfde tabel rechtstitel. Een rechtstitel kent in ieder geval het volgende attribuut: Code: Code van de rechtstitel; lijst met mogelijke waarden. AANKOOP, CONFISC, DWANGDEPOT, EIGENDOM, GEMENGD, INBEWARING, ONBEKEND, OPNEMING, OUD, OVERBRENG, SCHENKING, STALLING, VERNIETIG, VERVREEMD. Verplicht. Omvanggegevens Er is een 1:n-relatie tussen omvanggegevens en FO. Daarnaast is er een 1:n-relatie tussen omvanggegevens en de entiteit verwerving. Een omvanggegeven kent in ieder geval de volgende attributen: Aantal: Aantal stuks. Optioneel. Hoeveelheid: Hoeveelheid in de meeteenheid eenheid. Optioneel. Eenheid: Meeteenheid waarin hoeveelheid is gemeten. Optioneel. Soort stuk: Beschrijving van de soort verpakking (dozen, mappen). Optioneel. Verwerving 14
Er is een 1:1-relatie tussen verwerving en FO. Daarnaast is er een 1:1-relatie tussen verwerving en de entiteit rechtstitel en een 1:n-relatie tussen verwerving en de entiteit omvanggegevens. Een verwerving kent in ieder geval de volgende attributen: Indicator aanwinst_verlies: Indicator of het een aanwinst of een verlies betreft; lijst met mogelijke waarden. Aanwinst, Verlies. Verplicht. Aanwinstennummer: Aanwinstennummer bestaat uit het jaar en het volgnummer. Verplicht. Verkregen van: Van wie is de aanwinst verkregen. Optioneel. Indicatie overheid_particulier: Indicator overheid of particulier; lijst met mogelijke waarden. Overheid, Particulier. Verplicht. Datum: Datum van verwerving. Optioneel. Referentie dossier: Koppeling naar administratie, vrij tekstveld. Optioneel. Dit kan de identificatiecode in Docloods zijn; dit veld is langer dan 14 karakters. Jaartal akte: Jaartal van de verwerving die via de laatst geldige akte van de verwerving wordt verkregen. Optioneel. Opmerking akte: Opmerkingen van de laatste geldige akte van de verwerving. Vindplaats Er is een 1:1-relatie tussen een vindplaats en FO. Deze entiteit wordt niet verder uitgewerkt binnen het metadatamodel. Vindplaats kent in ieder geval de volgende attributen: Volgnummer: Volgnummer van de vindplaats. Optioneel. Depot: Depotcode. Optioneel. Stelling begin: Code van de Stelling begin van de vindplaats. Verplicht. Stelling einde: Code van de Stelling einde van de vindplaats. Optioneel. Kast begin: Code van de beginkast van de vindplaats. Verplicht. Kast einde: Code van de eindkast van de vindplaats. Optioneel. Element begin: Begin plank/lade van de vindplaats. Verplicht. Element einde: Eind plank/lade van de vindplaats. Optioneel. Materiaalsoort Er is een n:n-relatie tussen materiaalsoorten en FO. In het datamodel wordt gebruik gemaakt van een intersectieentiteit: Materiaalsoort bij Fysiek Object. Een materiaalsoort kent in ieder geval de volgende attributen: Code: Code van de materiaalsoort. Verplicht. Omschrijving: Omschrijving van de materiaalsoort. Verplicht. Illustratie Er is een n:n-relatie tussen illustraties en FO. In het datamodel wordt gebruik gemaakt van een intersectie-entiteit: Illustratie bij Fysiek Object. Een illustratie kent in ieder geval de volgende attributen: Code: Code van de illustratie. Verplicht. Omschrijving: Omschrijving van de illustratie. Verplicht. Kopieertechniek Er is een n:n-relatie tussen kopieertechniek en FO. In het datamodel wordt gebruik gemaakt van een intersectieentiteit: Kopieertechniek bij Fysiek Object. Een kopieertechniek kent in ieder geval de volgende attributen: Code: Code van de kopieertechniek. Verplicht. Omschrijving: Omschrijving van de kopieertechniek. Verplicht. Afmeting Er is een 1:n-relatie tussen afmeting en FO. Een afmeting kent in ieder geval de volgende attributen: Soort afmeting: Soort afmeting; lijst met mogelijke waarden. Hoogte, Breedte, Doorsnede. Verplicht. Eenheid: Eenheid van de afmeting. Verplicht. Waarde: Waarde van de afmeting. Verplicht. Opmerkingen: Opmerkingen van de afmeting. Optioneel. Andere naamsvorm Er is een 1:n-relatie tussen een andere naamsvorm en Actor. Een andere naamsvorm kent in ieder geval het volgende attribuut: Omschrijving: Omschrijving van de andere naamsvorm. ISAAR 5.1.5. Andere naamsvorm. Verplicht. Hoofdactiviteit Er is een 1:1-relatie tussen een hoofdactiviteit en Actor. Een hoofdactiviteit kent in ieder geval de volgende attributen: Rubriekscode: Rubriekscode van de hoofdactiviteit. Verplicht. 15
Omschrijving: Omschrijving van de hoofdactiviteit. Verplicht. Afbakening metadatamodel Deze toelichting bij het datamodel voor het Centraal Metadatasysteem is onderdeel van het deelproject P4 Centraal Metadatasysteem van het project E-depot. In dit hoofdstuk wordt vastgelegd wat er niet tot het deelproject P4 Centraal Metadatasysteem behoort. In een later stadium zou het wellicht mogelijk zijn om de onderstaande punten te koppelen aan het Centraal Metadatasysteem. Relatiebeheer Er moet worden nagegaan in hoeverre het nodig is om het huidige adres van een Actor (straat, huisnummer, postcode, woonplaats, land, telefoonnummer, emailadres, url) op te nemen binnen de hoofdentiteit Actor. Dit valt onder Relatiebeheer. In de elementenlijst staat bij Actoren hierover de volgende opmerking: Voor een goed beheer van de Actoren is een bijgehouden relatiebestand noodzakelijk. Hierin is nog niet voorzien.. Relatiebeheer wordt niet verder uitgewerkt binnen het deelproject P4 Centraal Metadatasysteem. Aanwinst- en dequisitiegegevens Depotbeheer Beheer bedreigde dragers Het proces Beheer bedreigde dragers wordt uitgevoerd in samenwerking met de Afdeling Materieel Beheer. Dit proces valt buiten het metadatamodel. Processen Voor andere processen, zoals bijvoorbeeld bruiklenen en scan-opdrachten, geldt hetzelfde: deze processen vallen buiten het metadatamodel. Preserverings-metadata Zie voor meer informatie over het preserveringsbeleid en over preserverings-metadata het deelproject P8 Preserveringsbeleid van het project E-depot. Een voorbeeld van iets dat door het deelproject P8 Preserveringsbeleid zal worden uitgewerkt, is de digitale handtekening. Binnen het deelproject P8 Preserveringsbeleid wordt bepaald hoe er omgegaan wordt met stukken met een digitale handtekening. Binnen het metadatamodel en het deelproject P4 Centraal Metadatasysteem wordt géén rekening gehouden met een digitale handtekening. Hetzelfde geldt voor de termen essentiële eigenschappen en acceptable loss. Deze termen worden niet meegenomen met het metadatamodel, in 2009 zal dit verder in het e-depot project worden uitgewerkt. Auditgegevens De wens bestaat om audit-kolommen op te nemen bij de entiteit trefwoorden. Dit geldt ook voor andere Authority File -entiteiten. Er moet duidelijk worden aangegeven bij welke entiteiten deze informatie gewenst is. In het metadatamodel is het mogelijk om bij de hoofdentiteiten (Logisch Object, Fysiek Object en Actor) te zien wie er wanneer een record heeft aangemaakt of gewijzigd. Dit is onder andere mogelijk door de audit-kolommen Registratie datum en Mutatie datum in de hoofdentiteiten. Hiermee is echter nog niet zichtbaar wat er is gewijzigd in een record. Er bestaat zowel bij de hoofdentiteit Logisch Object als bij Actor een tabel Verantwoording waarin een gebruiker kan aangeven wat er gewijzigd is voor een Logisch Object/Actor en waarom deze wijziging is doorgevoerd. Dit wordt echter niet automatisch bijgehouden. Het staat of valt bij de discipline van de gebruiker of de informatie in de tabel Verantwoording nuttig is. Hoe vaker en hoe consequenter deze tabel wordt ingevuld, hoe nuttiger de informatie in deze tabel is. Safety Deposit Box De attributen voor digitale Fysieke Objecten moeten aansluiten op het datamodel voor de Safety Deposit Box. Dit datamodel is echter nog niet bekend. Vandaar dat de Safety Deposit Box verder niet is meegenomen in het metadatamodel. Dit zal verder worden uitgewerkt in 2009. Aansluiting op de Digitale Balie Het project E-depot kent het deelproject P10 Digitale Balie. Eén van de onderdelen van de Digitale Balie is het zoeken in het metadatamodel. Met betrekking tot het zoeken vanuit Digitale Balie met trefwoorden en verwante trefwoorden, is er nog het volgende dat uitgezocht moet worden: Bij trefwoorden moet het volgende mogelijk worden gemaakt: (a) wanneer een gebruiker met een alternatieve term zoekt (geen trefwoord), dan moet gebruik worden gemaakt van deze alternatieve term. (b) wanneer een gebruiker zoekt met een trefwoord, dan moeten ook verwante trefwoorden worden getoond, of er moet ook gezocht worden op verwante trefwoorden. In het metadatamodel kan dit gerealiseerd worden door (a) een entiteit met alternatieve termen/trefwoorden te definiëren, in een 1:n-relatie met de entiteit trefwoord. 16
(b) een relatie te definiëren (waarschijnlijk 1:n) van de entiteit trefwoord naar zichzelf. Met deze relatie kunnen verwante trefwoorden van andere trefwoorden worden vastgelegd. Taken en werkprocessen Door de archiefvormers zijn er werkprocessen en taken gedefinieerd. Deze werkprocessen en taken zijn bekend in een documentmanagementsysteem, maar staan buiten het metadatamodel. Er moet goed worden nagedacht of het nodig is dat de werkprocessen en taken aan het metadatamodel worden gekoppeld. Wanneer dit het geval is, dan moet worden uitgezocht hoe deze koppeling gerealiseerd kan worden. Technische opmer kingen Met betrekking tot het metadatamodel worden hier nog technische opmerkingen geplaatst, waar rekening mee gehouden moet worden bij het ontwikkelen van het Centraal Metadatasysteem. Lengte van attributen in metadatamodel. Het attribuut omschrijving bij de entiteit verantwoording moet langer worden dan 500 karakters. Wellicht dat we hier dezelfde oplossing moeten kiezen als bij het attribuut geschiedenis bij de entiteiten Actor en Logisch Object. Momenteel is voor het attribuut geschiedenis de maximale lengte gekozen (4000) die mogelijk is voor een CHAR-veld. Mocht dit niet toereikend blijken, dan kan hier een ander datatype voor gekozen worden (CLOB Character Large OBject), waarin ruimte is voor ruim 32000 karakters. In ABS/Archeion zal een wijziging in het datamodel plaatsvinden. Deze wijziging heeft te maken met de entiteiten Verwerving en Omvanggegevens. De wijziging vindt plaats in het kader van STAP (Stichting Archief Programmatuur) en wordt uitgevoerd door de beheerpartij Transfer Solutions onder begeleiding van het Nationaal Archief. De wijziging is door Transfer Solutions geregistreerd in ServiceDesk, call nummer 131. Deze wijziging heeft vooral betrekking op de aanwinsten/verliezen. Aangezien de aanwinsten/verliezen ook in het metadatamodel zitten (tabel verwerving), heeft deze wijziging van het datamodel van ABS/Archeion ook gevolgen voor het metadatamodel. Bijlagen D o m e i n e n Bij het opstellen van het metadatamodel is gebleken dat voor sommige attributen een lijst met mogelijke waarden bestaat. Deze lijsten met mogelijke waarden zullen bij het bouwen van het Metadatasysteem in domeinen worden vastgelegd. In de onderstaande tabel worden alle domeinen getoond die in dit stadium bekend zijn. Daarbij wordt aangegeven bij welk attribuut en welke entiteit het domein wordt gebruikt. Het is mogelijk dat een domein bij meerdere attributen wordt gebruikt. Ook de lijsten met mogelijke waarden worden in deze tabel getoond. Naam van het domein Mogelijke waarden Afkortingen Gebruikt bij attribuut Type nummer LO Collectie COL Logisch Object.Type nummer Catalogus CAT Object OBJ Toegang TOE Inventaris INV Type titel Origineel O Logisch Object.Type titel Gegeven G Ja Nee Vw Ja J Logisch Object.Embargo Nee N Logisch Object.Auteursrechten Voorwaardelijk V Fysiek Object.Indicator raadpleging Fysiek Object.Indicator reproductie Ja Nee Ja J Logisch Object.Toegang geldig Nee N Logisch Object.Indicator gefiatteerd Fysiek Object.Indicator duplicaat Actor.Indicator gefiatteerd Toegang aard Geen toegang GEEN Logisch Object.Toegang aard Beredeneerde toegang INVEN Eenvoudige toegang LIJST Eenvoudige toegang in LSTD dossier Nadere toegang NADER Voorlopige toegang VOORL 17
Naam van het domein Mogelijke waarden Afkortingen Gebruikt bij attribuut Toegang vorm FLEXIS FLEXIS Logisch Object.Toegang vorm DIGI DIGI TYPE TYPE Type nummer FO Drager D Fysiek Object.Type Nummer Archiefblok A Bestanddeel B Status archief In gebruik I Fysiek Object.Status archief Vervallen V Vernietigd N Status Ontbreken O Fysiek Object.Status bestanddeelniveau bestanddeelniveau Uitgeleend U Vervallen V Type aantal Delen D Fysiek Object.Type aantal Stuks S Zwartwit kleur Zwartwit Z Fysiek Object.Indicator zwartwit kleur Kleur K Ingekleurd I Negatief positief Negatief N Fysiek Object.Indicator negatief positief Positief P Stom geluid Stom S Fysiek Object.Indicator stom geluid Geluid G Mono stereo Mono M Fysiek Object.Indicator mono stereo Stereo S Analoog Digitaal Analoog A Fysiek Object.Indicator analoog digitaal Digitaal D Type duplicaat Gebruiksduplicaat GEB Fysiek Object.Type duplicaat Moederduplicaat MOE Masterduplicaat MAS Status actor Concept C Actor.Status Definitief D Herzien H Type aantekening Intern I Aantekening.Type aantekening Bezoeker B Code rechtstitel Aankoop AANKOOP Rechtstitel.Code Confiscatie CONFISC Dwangdepot DWANGDEPOT Eigendom EIGENDOM gemeentearchief Gemengd GEMENGD Inbewaringgeving INBEWARING Onbekend ONBEKEND Opneming OPNEMING Oude rechtstitel OUD Overbrenging OVERBRENG Schenking SCHENKING Tijdelijke opslag STALLING Vernietiging VERNIETIG Vervreemding VERVREEMD Aanwinst verlies Aanwinst A Verwerving.Indicator aanwinst verlies Verlies V Overheid particulier Overheid O Verwerving.Indicator overheid particulier Particulier P Soort afmeting Hoogte H Afmeting.Soort afmeting Breedte B Doorsnede D Indicator datum Geschat G Logisch Object.Indicator Inhoudsdatum Exact E Logisch Object.Indicator Creatiedatum Fysiek Object.Indicator jaar van uitgave Fysiek Object.Indicator productiedatum Fysiek Object.Indicator creatiedatum drager 18
B u s i n e s s R u l e s Bij het opstellen van het metadatamodel is gebleken dat er een aantal regels zijn, waaraan het te bouwen Metadatasysteem moet voldoen. Zulke regels worden Business Rules genoemd. Hieronder worden alle Business Rules beschreven, die in dit stadium bekend zijn. 1. Logisch Object. Wanneer het veld Embargo jaar leeg is, dan moet het Embargo Jaar van het bovenliggend Logisch Object worden gekozen. 2. Logisch Object. De titel of de beschrijving van een Logisch Object moet worden ingevuld. 3. Actor. De voorletters of de voornaam van een Actor moet worden ingevuld. 4. Actor. Het geboortejaar, sterfjaar of de periode van een Actor moet worden ingevuld. 5. Logisch Object en Fysiek Object. Bij datumvelden geldt dat de begindatum verplicht is en de einddatum niet. Wanneer de datum bekend is, dan moet deze worden ingevuld in het veld begindatum. Wanneer het veld einddatum leeg is, dan betekent dat dat in het veld begindatum de precieze datum ( datum op ) staat. 19