SPORTLINK CLUB. Meer tijd voor sport. Sportlink Services

SPORTLINK CLUB Meer tijd voor sport Sportlink Services 11-11-2010

INHOUDSOPGAVE 1. Inleiding... 3 2. Installatie Sportlink Club... 4 2.1 Java installeren... 4 2.2 Sportlink Installeren... 8 2.3 Onderhouden Gebruikersgegevens... 11 2.3.1 Toevoegen gebruikers Sportlink Club... 11 2.3.2 Wachtwoord Sportlink Club wijzigen... 14 3. nieuwe leden... 16 4. Oud leden... 18 4.1 Oud ledenlijst opvragen... 18 4.2 Oud leden terugzetten naar actief lid... 18 4.3 Oud leden verwijderen... 18 5. Ereleden... 19 6. Op- en afvoer leden met meerder spelactiviteiten... 20 6.1 Een spelactiviteit aanmaken (invoeren)... 20 6.2 Een spelactiviteit verwijderen (afvoeren)... 20 7. Uitwisselen persoonsgegevens met de bond... 17 7.1 Start uitwisselen... 18 7.2 Tabbladen uitwisselings Scherm... 19 8. aanvragen Startvergunning, Waterpolokaart, Dagstartvergunning... 20 8.1 Leden met een Startvergunning overschrijven naar uw vereniging... 21 8.2 Startvergunning afmelden... 21 8.3 Waterpolokaart verlengen... 22 8.4 Duplicaat waterpolokaart... 22 1

9. Startgemeenschappen... 23 10. Online Helpdesk... 25 2

1. INLEIDING Sportlink en de KNZB hebben alle meest gestelde vragen van de KNZB verenigingen verzameld en staan in dit cursusboek beschreven. Alle punten komen tijdens de workshop aan bod, maar op deze manier kunt u specifieke zaken nogmaals teruglezen. Mocht u tijdens het gebruik van Sportlink Club tegen vragen aanlopen die niet in het cursusboek beschreven staan, dan verwijzen wij u graag door naar www.sportlink.com. Hier kunt u de algemene handleiding van Sportlink Club downloaden. De handleiding leidt u stap voor stap door de applicatie. Wij hopen dat tijdens de Workshop uw openstaande vragen beantwoord worden. Mocht u naar aanleiding van de workshop nog vragen of opmerkingen hebben m.b.t. de workshop of het cursusboek dan kunt u deze doorsturen naar communicatie@sportlink.com. Vriendelijke Groeten, Het Sportlink Team 3

2. INSTALLATIE SPORTLINK CLUB 2.1 JAVA INSTALLEREN De applicatie van Sportlink is ontwikkeld op basis van veel gebruikte standaarden, namelijk Java en Java Webstart voor het automatisch installeren van nieuwe versies. Alvorens er gewerkt kan worden met de Sportlink applicaties dienen Java en Java Webstart te worden geïnstalleerd. Om Java te installeren neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar www.java.com 2. Klik op Gratis Java-download Het volgende scherm zal verschijnen 3. Klik hier op de "Gratis java-download" knop om Java te gaan downloaden 4

Het volgende scherm verschijnt. 4. Klik nogmaals op Gratis Java-download 5

Het volgende scherm verschijnt. 5. Klik hier op Uitvoeren Het volgende scherm zal vervolgens getoond worden. 6

6. Kies in het onderstaande scherm "Install" om Java te installeren. Java zal vervolgens geïnstalleerd worden. Na het succesvol downloaden van Java kan Sportlink Club gedownload worden. 7

2.2 SPORTLINK INSTALLEREN Wanneer u Java op uw computer succesvol heeft gedownload (Paragraaf 2.1) moet u vervolgens Sportlink Club downloaden. Hiervoor neemt u de volgende stappen: 1. Ga naar www.sportlink-club.nl 2. Kies voor het menu item Downloads Het volgende scherm verschijnt. 3. Kies voor Sportlink Club Download van de bond die op u van toepassing is 8

Na het aanklikken van de download link zal Sportlink Club gedownload worden vanaf onze website. Het kan voorkomen dat u bij het opstarten de volgende melding verschijnt: 4. Plaats in dat geval hier het vinkje bij 'Always trust content from this Publisher' 5. Klik op de knop 'Run' om 9

Vervolgens zal Java gestart worden om Sportlink Club te kunnen weergeven. Het inlogscherm verschijnt 6. Vul de clubcode, gebruikersnaam en het wachtwoord in, verkrijgbaar via Sportlink of van de persoon binnen uw vereniging met de beheerdersrol van Sportlink Club 7. Klik op 'Login' Het vinkje Onthouden zorgt er voor dat de clubcode en de gebruikersnaam worden opgeslagen op de computer waarop u nu werkt. Als u de volgende keer inlogt, hoeft alleen het wachtwoord ingevoerd te worden. 10

2.3 ONDERHOUDEN GEBRUIKERSGEGEVENS Gebruikersgegevens kunt u onderhouden onder:. 1. Kies voor Vereniging 2. En vervolgens Onderhoud 2.3.1 TOEVOEGEN GEBRUIKERS SPORTLINK CLUB Hier kunnen de verschillende gebruikersprofielen worden ingesteld, waarmee de toegangsrechten tot bepaalde modules kan worden bepaald. Allereerst behandelen we de gebruikers die van de Sportlink Club applicatie gebruik kunnen of willen maken. 1. Kies voor Vereniging 2. En vervolgens Onderhoud 3. Klik op Gebruikersbeheer 11

Onderstaand scherm verschijnt. Wilt u een nieuwe gebruiker toevoegen dan neemt u de volgende stappen: 4. Klik op te Het volgende scherm verschijnt: 5. Vul in het eerste veld de gebruikersnaam in 6. Vervolgens het juiste e-mail adres van de nieuwe gebruiker 7. Kies een wachtwoord voor de nieuwe gebruiker 8. En daarna nogmaals het wachtwoord ter verificatie 9. Tot slot klikt u op De nieuwe gebruiker is aangemaakt en komt nu terug in uw gebruikersoverzicht. 12

10. Dubbelklik vervolgens op de gebruikersnaam van de nieuwe gebruiker Onderstaand menu item komt naar voren. In bovenstaand scherm kunt u de autorisatierollen toewijzen een de nieuwe gebruiker. De verschillende autorisatierollen zijn uitgewerkt in Bijlage I Rechten per Autorisatierol van deze handleiding. 11. Zet de vinkjes bij de authorisatierolllen die de nieuwe gebruiker moet krijgen 12. Klik op 13. Klik tot slot op 13

Let op: Wilt u dat een gebruiker alleen leesrechten krijgt. Vinkt u dan geen module aan in het onderstaande schema. Op deze manier kan de gebruiker alleen de ledenadministratie inzien, maar deze niet muteren. 2.3.2 WACHTWOORD SPORTLINK CLUB WIJZIGEN 1. Kies voor Vereniging 2. En vervolgens Onderhoud 3. Klik op Gebruikersbeheer Onderstaand scherm verschijnt. 14

4. Dubbelklik op de naam van de person, waarvan u het wachtwoord wilt wijzigen Onderstaand scherm komt naar voren. 5. Vul het veld Nieuw Wachtwoord in 6. Vul het nieuwe wachtwoord nogmaals in, in het veld Nieuw wachtwoord (nogmaals) 7. En klik op Let op: Alleen de Beheerder van Sportlink Club binnen uw vereniging is geautoriseerd om het wachtwoord van een gebruiker te wijzigen! 15

3. NIEUWE LEDEN Als er één of meer nieuwe personen toegevoegd moeten worden aan het bestand, kan het invoerscherm hiervoor op drie manieren worden geopend: 1. Klik op In alle gevallen wordt eerst het volgende scherm getoond: 2. Kies voor Bondslid, Verenigingslid of een Relatie toe te voegen 3. Klik daarna op 16

Het toevoegen van een bondslid is de meest uitgebreide vorm, er moeten een maximum hoeveelheid gegevens worden ingevoerd. Dit betreft de invoer van de gegevens voor de volgende tabbladen: 4. Tabbald Persoon 5. Tablad Sport 6. Tabblad Financieel 7. Tabblad Diploma s & Passen 8. Tabblad Organisaties 9. Tabblad Vrijwilliger 10. Tabblad Notities Zie ook onderstaande scherm. Voor een uitgebreide beschrijving van deze tabbladen, verzoeken wij om de Handleiding Sportlink Club te downloaden: 1. Ga naar www.sportlink.com 2. Klik op Downloads 3. Kies voor Handleidingen 4. Kies voor Handleiding Sportlink Club Paragraaf 6.2 Persoonsgegevens invoeren vanaf blz. 53 beschrijft precies welke u stappen u moet nemen om een nieuw persoon in te voeren. 17

4. OUD LEDEN 4.1 OUD LEDENLIJST OPVRAGEN Door middel van het opvragen van een oud ledenlijst krijgt u een overzicht van al uw oud leden binnen uw vereniging. Een ledenlijst van oud leden kunt u op eenvoudige wijze opvragen binnen Sportlink Club. 1. Open het zoekscherm in Sportlink Club 2. Vink in het zoekscherm het item oud aan 3. Klik vervolgens op De lijst met alle oud leden binnen uw vereniging word weergegeven. 4.2 OUD LEDEN TERUGZETTEN NAAR ACTIEF LID Onder actief lid verstaan we in Sportlink Club over het algemeen een Bondslid. Wilt u een oud lid terugzetten naar een actief lid. Dan neemt u onderstaande stappen: 1. Zoek via het zoekscherm de relatie op die de status oud lid heeft 2. Open het detailscherm door dubbel te klikken 3. Klik op 4. Kies vervolgens voor Het Oud lid is nu omgezet naar een actief lid. 4.3 OUD LEDEN VERWIJDEREN Wanneer u oud leden wilt verwijderen in Sportlink Club dan kunt u dit doen door: 1. Zoek via het zoekscherm de relatie op die de status oud lid heeft 2. Open het detailscherm 3. Klik op 18

5. ERELEDEN In het tabblad Rollen (op persoonsniveau) kan worden aangegeven welke functies het lid gaat vervullen. Één van de functieopties is Ereleden. Om de functie Erelid van de vereniging te kunnen toekennen aan een lid dient deze als Bondslid geregistreerd te zijn. Wanneer u de functie Erelid dient toe te kennen aan een lid volgt u onderstaande stappen: 1. Zoek via het zoekscherm het betreffende lid op 2. Open het detailscherm van het betreffende lid 3. Klik op het tabblad Rollen 4. Klik in het segment Functies op het 5. Kies voor de rol Erelid van de vereniging 6. Vervolgens klikt u op Na uitwisseling van de lidgegevens met de Bond, is de functie erelid ook bekend bij de Bond. Let op: De ingangsdatum van de Bondsfunctie is altijd gelijk aan de datum van aanmaken. Alleen de Bond kan deze datum aanpassen. Let op: Na het aanmaken van een Bondsfunctie deze eerst uitwisselen voordat andere functies kunnen worden toegekend aan dezelfde persoon. 19

6. OP- EN AFVOER LEDEN MET MEERDER SPELACTIVITEITEN In Sportlink wordt bij elke vereniging een of meer spelactiviteiten gedefinieerd, zodat de leden van een vereniging actief kunnen worden in of meer van deze activiteiten. De beoefende spelactiviteiten worden geregistreerd bij de persoon, gekoppeld aan het betreffende verenigingslidmaatschap. De KNZB heeft onderstaande spelactiviteiten gedefinieerd voor Sportlink Club: Zwemmen Waterpolo Synchroonzwemmen Schoonspringen Open Water Zwemmen Gehandicaptensport Masters Elementair Zwemmen Recreatieve Leden Triatlon In het Tabblad Sport van het specifieke lid heeft u de mogelijkheid om een of meerdere spelactiviteiten aan te maken (invoeren) bij een lid of een spelactiviteit verwijderen (afvoer). 6.1 EEN SPELACTIVITEIT AANMAKEN (INVOEREN) 1. Zoek via het zoekscherm het betreffende lid op 2. Open het detailscherm van het betreffende lid, door dubbel te klikken op de regel 3. Ga naar het Tabblad Sport in het detailscherm 4. Klik op in het segment Spelactiviteit Vervolgens verschijnt het scherm Toevoegen Spelactiviteit 5. Selecteer een rij uit de beschikbare Spelactiviteiten en klik vervolgens op Nu wordt de gekozen spelactiviteit toegevoegd. Eventueel kunnen er daarna op dezelfde manier, 1 voor 1 nog meer Spelactiviteiten worden gekozen. 6.2 EEN SPELACTIVITEIT VERWIJDEREN (AFVOEREN) 1. Zoek via het zoekscherm het betreffende lid op 2. Open het detailscherm van het betreffende lid, door dubbel te klikken op de regel 3. Ga naar het Tabblad Sport in het detailscherm 4. Selecteer de betreffende Spelactiviteit 5. En klik vervolgens op 20

7. UITWISSELEN PERSOONSGEGEVENS MET DE BOND Als vereniging kunt u de nieuwe en gewijzigde gegevens van een bondslid met de bond uitwisselen. Dit geldt ook andersom: als de bond wijzigen doorvoert, worden de nieuwe gegevens van een lid uitgewisseld met de vereniging. Het initiatief voor de uitwisseling van de gegevens ligt altijd bij de vereniging. Let op: Indien een persoon lid is bij de meerdere verenigingen zullen (NAW) wijzigingen die door de ene vereniging zijn gemaakt ook via het uitwisselingsmechanisme bij de andere vereniging terecht komen. Om u een duidelijk beeld te geven welke gegevens wel en niet met de KNZB worden uitgewisseld hebben wij dit onderstaand per tabblad aangegeven. Naam Tabblad Wel Uitgewisseld Niet Uitgewisseld Tabblad persoon Alle gegevens op dit Lid sinds tabblad met uitzondering Bankrekeninggegevens van de aangegeven zaken Tweede e-mail adres in de kolom hiernaast. Tabblad Sport Alle lidmaatschappen Bondssporten Bondsteams Tabblad Rollen Bondsfuncties Trainersfuncties benoemd door de bond Nieuwe verenigingstrainers Verenigingssporten Lokale Teams Lokale deelnemers van bondsteams Verenigingsfuncties Zelfaangemaakte trainers Commissies Tabblad Financieel Niets van dit tabblad wordt uitgewisseld Tabblad diploma s en Bondsdiploma s Diploma s aangemaakt door passen Passen uit de vereniging bondsapplicatie Tabblad Organisaties Niets van dit tabblad wordt uitgewisseld Tabblad Vrijwilliger Niets van dit tabblad wordt uitgewisseld Tabblad Notities Niets van dit tabblad wordt uitgewisseld 17

7.1 START UITWISSELEN De uitwisselingsfunctie kan op twee manieren gestart worden: 1. Via het menu-item Personen en vervolgens kiest u voor Gegevens uitwisselen 2. Via de keuzeknop Het volgende scherm Uitwisselen ledengegevens 3. Klik op de knop De uitwisseling wordt gestart. Het verloop hiervan kan worden gevolgd door middel van de voortgangsbalk. Zodra deze op 100% staat is de uitwisseling gereed. 18

7.2 TABBLADEN UITWISSELINGS SCHERM Het scherm Uitwisselen ledengegevens kent verschillende tabbladen. Onderstaand vindt u de nadere toelichting op de verschillende tabbladen. Naam Tabblad Tabblad Samenvatting Tabblad Activiteiten Tabblad Externe Mutaties Tabblad Externe Afmeldingen Tabblad Geparkeerde Leden Wel Uitgewisseld Aan de linker kant staat per tabblad het aantal wijzigingen dat wordt doorgestuurd. Aan de rechterkant kunt u zien wat er vanuit bondszijde mee is gedaan. (geaccepteerd, geparkeerd, afgewezen) Hier vindt u de reden van de afgewezen Spelactiviteiten door de bond. Als de bond een mutatie heeft uitgevoerd, zal deze mutaties binnenkomen als Externe mutaties. In dit tabblad is te zien bij welke leden een dergelijke mutatie heeft plaatsgevonden. Leden die door de bond worden afgemeld, worden getoond in het tabblad Externe afmeldingen. Deze leden zijn bij oud leden te vinden. U kunt oud leden opzoeken via het zoekscherm bij status. Hier vindt u een overzicht van de geparkeerde leden. De uitwisseling heeft om een bepaalde reden niet kunnen plaatsvinden of is niet geaccepteerd. In dit overzicht wordt aangegeven waarom het lid geparkeerd is en welke actie de bond heeft genomen. Ook als geparkeerde leden zijn verwerkt door de bond, is in het overzicht te zien welke leden zijn geaccepteerd en welke en welke zijn afgewezen Voor het herkennen van de verschillende statussen: Geaccepteerd, Geparkeerd en Afgewezen van ledenmutaties geeft Sportlink Club ook verschillende kleuren aan in het hoofdscherm. Roze = Een nieuw aangemaakt lid dat nog niet met de bond is gesynchroniseerd Groen = Een lokaal gewijzigd lid dat nog niet met de bond is gesynchroniseerd Rood = Een lid dat is afgewezen Grijs = Een geparkeerd lid, een oud- lid of een lid met de status 'Af te melden' 19

8. AANVRAGEN STARTVERGUNNING, WATERPOLOKAART, DAGSTARTVERGUNNING Om uit te kunnen komen in zwemwedstrijden moet het lid over een startvergunning beschikken. Een eenmaal aangevraagde startvergunning wordt elk jaar automatische verlengd en per kalenderjaar berekend. Een startvergunning kunt u in Sportlink Club aanvragen indien het lid een spelactiviteit van de volgende spelactiviteiten heeft: Zwemmen Waterpolo Synchroonzwemmen Schoonspringen Dit zijn de spelactiviteiten welke bekend zijn bij de bond en tevens beschikbaar zijn in Sportlink Club. Indien een Startvergunning of een Waterpolokaart wilt aanvragen neemt u de volgende stappen: 1. Open het detailscherm van het betreffende lid 2. Klik op het tabblad Diploma s en Passen 3. U drukt op het groene plusje 4. Kies in het pop-up scherm voor Daglicentie of Startvergunning 5. Kies voor het type sport Zwemmen, Waterpolo 6. Voeg eventueel een opmerking toe en druk op De Startvergunning, Daglicentie of Waterpolokaart is nu toegekend aan het betreffende lid en is direct bekend bij de KNZB. Let op: Kiest u voor waterpolo dan wordt in Sportlink Club automatisch een waterpolokaart aangemaakt. U dient voor de uitgifte van de waterpolokaart nog wel een volledige ingevulde kaart inclusief pasfoto te versturen naar het bondsbureau. Let op: Dagstartvergunningen kunnen worden toegekend aan personen van 6 jaar en ouder en de personen mogen geen geldig startnummer hebben. Tevens moet de wedstrijddatum in de toekomst liggen. 20

8.1 LEDEN MET EEN STARTVERGUNNING OVERSCHRIJVEN NAAR UW VERENIGING Om een lid met een Startvergunning over te schrijven naar uw vereniging dient u: 1. Het lid in te voeren als nieuw lid (bondslid) 2. Daarna klikt u op Omdat het lid al voorkomt in de Database van de KNZB wordt het lid geparkeerd. Binnen 2 werkdagen verwerkt het Bondsbureau de geparkeerde leden. Nadat het lid is goedgekeurd door de bond, kunt u de spelactiviteit toevoegen bij het lid. En bij Passen voegt u de startgunning toe. De startvergunning wordt bij de oude vereniging op ingetrokken gezet en bij uw vereniging op uitgegeven. Er wordt automatisch een e-mail gestuurd naar de oude vereniging. Het lidmaatschap bij de oude vereniging blijft op aangemeld staan. De oude vereniging dient zelf het lidmaatschap afmelden. Let op: Het menu item Overschrijvingen onder Personen kunt u NIET hiervoor gebruiken! 8.2 STARTVERGUNNING AFMELDEN Wanneer een sporter geen lid meer is van de vereniging, moet ook de startvergunning afgemeld worden. Indien een vereniging een startvergunning niet wenst te verlengen, dan dient dit vóór 31 december op de hier beschreven wijze aan het bondsbureau te worden gemeld. Een afmelding kan op iedere gewenste datum worden ingezonden en wordt direct verwerkt na uitwisseling met de bond. Wilt u een startvergunning intrekken dan neemt u de volgende stappen in Sportlink Club: 1. Open het detailscherm van het betreffende lid 2. Klik op het tabblad Diploma s en Passen 3. Selecteer de regel van de startvergunning, daglicentie of waterpolokaart die u wilt verwijderen 4. Druk op het rode kruisje 5. De pas krijgt nu de status ingetrokken 21

8.3 WATERPOLOKAART VERLENGEN Automatisch worden verstreken waterpolokaarten bij een seizoensovergang, wanneer een actieve waterpolo startvergunning aanwezig is, opnieuw aangemaakt. De status komt op aangevraagd te staan. Nadat de vereniging de pasfoto en ingevulde waterpolokaart heeft opgestuurd naar het bondsbureau en deze is verwerkt komt de status op uitgegeven te staan. Als vereniging behoeft u de waterpolokaarten dus niet zelf te verlengen; dat doet de bond voor u. 8.4 DUPLICAAT WATERPOLOKAART Let op: Deze functionaliteit alleen gebruiken wanneer de kaart verloren is. Hier zitten kosten aan verbonden. Een waterpolokaart duplicaat aanvragen op de onderstaande manier: 1. Open het detailscherm van het betreffende lid 2. Klik op het tabblad Diploma s en Passen 3. U selecteert de startvergunning/ waterpolokaart en drukt op. 22

9. STARTGEMEENSCHAPPEN Startgemeenschappen hebben de beschikking over een eigen Sportlink Club omgeving, waarmee de ledenadministratie van de startgemeenschap onderhouden dient te worden. De leden met een startvergunning worden aangemeld en afgemeld door de basisvereniging. Een startgemeenschap kan in Sportlink Club leden met een startnummer zoeken en importeren. Echter dit is alleen mogelijk wanneer het lid is aangemeld bij de basisvereniging. Dit kan per persoon door te zoeken op achternaam, geboortedatum, basisvereniging en speltype. De startgemeenschap kan in Sportlink Club nieuwe leden zoeken en importeren. 1. Open Sportlink Club voor de Startgemeenschap 2. Kies in het menu Personen Importeren speler Het Importeren speler scherm wordt geopend. 23

3. Zoek de persoon door het opgeven van achternaam, geboortedatum, speltype en/of vereniging. 4. Selecteer de persoon die u wilt aanmelden bij de startgemeenschap en druk op De persoon wordt aangemeld bij de startgemeenschap. Zodra u nieuwe personen heeft aangemeld bij de startgemeenschap dient u te allen tijde de nieuwe gegevens uit te wisselen met de KNZB. Op tabblad Sport in Sportlink Club is voor elk lid zichtbaar bij welke verenigingen en/of startgemeenschappen de persoon lid is. Bovendien is dit ook in Sportlink Club Startgemeenschap zichtbaar. 24

10. ONLINE HELPDESK Indien u vragen, problemen of wensen heeft met betrekking tot Sportlink Club kunt u contact opnemen met de Online Helpdesk. De Online Helpdesk bereikt u door op de Help- knop in het menu in Sportlink Club te klikken en vervolgens op Helpdesk te klikken. Er wordt dan een internetpagina geopend waarop u kunt inloggen in het Online Helpdesk systeem. Tip: Wachtwoord van Online Helpdesk vergeten? In het inlogscherm van de helpdesk kan onder het kopje Helpdeskwachtwoord vergeten de clubcode worden ingevuld en dan op Nieuw wachtwoord klikken. Er wordt dan een nieuw wachtwoord toegestuurd. Om in te loggen dient gebruik te worden gemaakt van de Clubcode en het wachtwoord die de vereniging bij de ingebruikname van Sportlink Club heeft ontvangen. Let op: Online Helpdesk en Sportlink Club staan, technisch gezien, los van elkaar. Aangeraden wordt om bij de eerste inlog het wachtwoord te veranderen, zodat er voor Sportlink Club en de Online Helpdesk verschillende wachtwoorden zijn. 25

Na het inloggen, verschijnt het volgende scherm: Boven in het scherm staat in het rood vermeld dat het wachtwoord nog niet gewijzigd is. U kunt uw wachtwoord wijzigen door de volgende stappen te nemen: 1. Kies voor Gegevens bewerken links onderin het scherm (zie verenigingsgegevens) 2. Vul achter Wachtwoord het nieuwe wachtwoord 3. Klik vervolgens op Update. Het wachtwoord is gewijzigd, daarna kan worden ingelogd met het nieuwe wachtwoord. Alle gegevens, afgezien van de clubcode en verenigingsnaam, kunnen op deze manier gewijzigd worden. 26