Evaluatie OBI4WAN Opdrachtgevers: Veiligheidsregio Twente(VRT) & Shared Services Netwerk Twente(SSNT) Gericht aan: De kring van Twentse Gemeentesecretarissen Programma: OBI4WAN Leverancier Programma: HowAboutYou Datum: september 2015 De gemeenten Almelo, Borne, Enschede, Haaksbergen, Hellendoorn, Hengelo, Hof van Twente, Losser, Oldenzaal, Rijssen-Holten, Twenterand en Wierden, het Openbaar Lichaam Noaberkracht Dinkelland Tubbergen, Regio Twente, GGD Twente, Brandweer Twente, Veiligheidsregio Twente en de GHOR.
Inhoudsopgave 1. Evaluatie opzet... 3 1.1 Inleiding... 3 1.2 Doel... 3 1.3 Vraagstelling... 3 2. In hoeverre maken de gemeenten gebruik maken van OBI4WAN?... 4 2.1 Tabel Gebruik & Doeleinden... 4 2.2 Conclusie & Samenvatting... 6 2.3 Kleurenschema Gebruik & Doeleinden... 6 3. Wat is de intentie voor het gebruik van OBI4WAN binnen de organisaties?... 7 3.1 Tabel Ervaring & Capaciteit... 7 3.2 Conclusie & Samenvatting... 10 3.3 Kleurenschema Ervaring & Capaciteit... 10 4. Hoe en waar kan het systeem worden geborgd bij de aangesloten organisaties?... 11 4.1 De ervaring... 11 4.2 Borging... 11 4.3 Financiële borging... 11 5. Algemene Conclusie... 12 5.1 Gebruik en ervaring... 12 5.2 Coördinatie en borging... 12 Bijlage 1: Kostenoverzicht... 13 Bijlage 2: Gesproken Personen... 14 2
1. Evaluatie opzet 1.1 Inleiding In november 2014 is de één jarige pilot van het online- en social mediamonitoringsysteem OBI4WAN gestart in Twente. Deze pilot bestond uit de aanschaf van de online tool OBI4WAN en de ondersteuning voor het gebruik. Dit proces is tot op heden geleid door de VRT, daarnaast was de VRT contactpersoon voor HowAboutYou (de leverancier). Dit systeem kan zowel tijdens dagelijkse werkzaamheden als crisissituaties worden gebruikt. De mogelijkheden van deze tool vallen binnen drie domeinen, namelijk: - Online Monitoring; Het bijhouden van issues via social media ten behoeve van reputatiemanagement/ branding. - Webcare; Het overzicht behouden van alles wat er over de organisatie wordt gezegd of aan de organisatie wordt gevraagd, zodat er gemakkelijk een antwoord gegeven kan worden. - Crisis Monitoring; Tijdens crisissituaties wordt het overzicht behouden over de informatiebehoefte bij de burgers. Dit gebeurt doormiddel van het monitoren van ontwikkelingen, gebeurtenissen en trends. De gezamenlijke aanschaf van het systeem Twente breed, heeft inkoopvoordeel opgeleverd. Ook is er samengewerkt op het vlak van opleiden en oefenen en kennisuitwisseling.. Op 1 november aanstaande eindigt de pilot. Om die reden is er een tussentijdse evaluatie gedaan over de stand van zaken. Deze evaluatie is input voor de keuze over de voorzetting van het contract. 1.2 Doel Het doel van deze evaluatie is om inzichtelijk te maken wat de behoeften en ervaringen bij de aangesloten partijen zijn in het gebruik van de mediamonitoring tool. Deze evaluatie is voornamelijk gefocust op het dagelijks gebruik bij de communicatie en dienstverlening, maar ook op het gebruik in crisissituaties. De toegevoegde waarde van OBI4WAN wordt gemeten. Verder wordt er geïnventariseerd waar de gemeenten de tool exact voor willen gebruiken. De behoeften kunnen opgesplitst worden in een aantal verschillende punten, namelijk: - Gebruikservaringen en de intentie binnen elke organisatie, in zowel de betrokkenheid als de beschikbare middelen(financiën) en capaciteit. - Uitwisselen van kennis/ ervaring. (leertafel) - De borging van het systeem bij de aangesloten partijen. Deze kan worden vastgelegd in een plan van aanpak. Wanneer al deze punten zijn beantwoord moet duidelijk zijn wat er moet gebeuren en benodigd is voor goed gebruik en borging van de mediamonitoringtool. Dit alles wordt in dit document samengevat. Vervolgens zal deze informatie gebruikt kunnen worden bij de besluitvorming. 1.3 Vraagstelling Vanuit het doel kan een algemeen overkoepelende vraag worden gesteld, ofwel een probleemstelling. Deze probleemstelling is: Is het huidige gebruiksmodel van OBI4WAN toereikend voor de behoefte bij de aangesloten partijen in Twente? Deze probleemstelling kan worden opgedeeld in enkele deelvragen, namelijk: 1. In hoeverre maken de gemeenten gebruik maken van OBI4WAN? 2. Wat is de intentie voor het gebruik van OBI4WAN binnen de organisaties? 3. Hoe en waar kan het systeem worden geborgd bij de aangesloten organisaties? (organisatorisch en financieel) 3
2. In hoeverre maken de gemeenten gebruik maken van OBI4WAN? De eerste en misschien wel de belangrijkste vraag gaat over de mate waarin gemeenten gebruik maken van OBI4WAN. Hierbij wordt naast de mate van gebruik ook aandacht besteed aan de verschillende mogelijkheden van de tool binnen de organisaties. 2.1 Tabel Gebruik & Doeleinden Organisaties Mate van gebruik Doeleinden Almelo Er wordt weinig gebruik gemaakt. Door 1 persoon wordt elke dag even gekeken. (15 minuten) Borne VRT/GHOR/Brandweer Enschede GGD Haaksbergen Nog niet heel veel. Voornamelijk door 1 persoon, wel dagelijks. Gemiddeld komt dit neer op een half uur tot een uur per dag. Dit is verdeeld over 5 personen. Afhankelijk van de functie verschilt de tijdsbesteding. Er wordt veel gebruik gemaakt. De taken zijn verdeeld over twee afdelingen. Actief dagelijks gebruik door 6 medewerkers. Maar meer personen hebben toegang. Door 1 persoon wordt dagelijks een half uur gewerkt met OBI4WAN. 1 persoon werkt dagelijks met OBI4WAN. Sinds het Monstertruck ongeval wordt wekelijks een omgevingsbeeld gemaakt met data vanuit het programma. Hellendoorn Per dag wordt er door 2 personen ongeveer een uur gebruikt gemaakt. Hengelo Er wordt veel gebruik gemaakt. Bij de communicatie afdeling wordt OBI gebruikt door 6 personen en bij het KCC zijn dit 7 personen. Verder zijn er nog 2 adviseurs openbare veiligheid die met de tool Hof van Twente werken. Op dit moment wordt het nog niet zo veel gebruikt, namelijk door 1 persoon. Maar vanaf 1 september gaat dit naar 6 personen. De KCC zal hier ook Enkel voor Media Monitoring. De volledige Social Media gaat nog via de eigen cliënt. Primair voor Webcare, maar wanneer nodig ook voor crisissituaties. Het gebruik door het KCC is nog niet gerealiseerd. Dit komt nog. Monitoring en wanneer nodig crisiscommunicatie. Er worden ook rapportages gemaakt. Door de brandweer wordt ook aan webcare gedaan. OBI4WAN wordt gebruikt voor alle toepassingen. Het GCC gebruikt de tool voor burgerzaken en de rest van de Webcare wordt door communicatie gedaan. Dit is vooral Politieke informatie. Ook voor crisissituaties word de tool gebruikt. Eigenlijk alleen voor Webcare, maar wanneer nodig zal het ook worden toegepast bij crisissituaties. Op dit moment wordt de tool nog niet voor Webcare en het KCC gebruikt. Dit wordt vastgelegd in het toekomstige Social media plan. Voor crisissituaties is de tool wel intensief gebruikt. Monitoring, Webcare en wanneer nodig crisiscommunicatie. Voor Webcare, crisis situaties en het KCC wordt gebruik gemaakt van OBI. Het KCC was eerst enigszins terughoudend, alle taken zijn nog niet op eigen initiatief. De communicatie gebruikt het nu voor Monitoring en Webcare. Maar wanneer het KCC er is zal deze een groot deel van de taken over nemen. 4
Losser Noaberkracht gebruik van gaan maken. Dit komt door een nieuwe werkwijze waarbij OBI is geïntegreerd. Er wordt veel gebruik gemaakt. De taken zijn verdeeld over twee afdelingen. Actief dagelijks gebruik door 6 medewerkers. Maar meer personen hebben toegang. Er wordt voor 2 gemeenten gewerkt en per gemeente wordt er 2 accounts bijgehouden. Dagelijkse werkzaamheden nemen ongeveer een 1 uur in beslag. Oldenzaal Er word dagelijks door 1 persoon Webcare gedaan, deze is vast binnen het team. Regio Twente Rijssen-Holten Twenterand Wierden Door twee personen wordt dagelijks 15-30 minuten gebruik gemaakt van OBI4WAN. Er wordt door drie personen incidenteel gebruik gemaakt van de tool. Dit betekent dat er op geen standaard werkwijze is geformuleerd. Iedereen op de communicatie afdeling maakt er gebruik van, dit zijn 6 personen. Er is een social media dienst, dit houdt in dat alle bakjes op 0 moeten. Ook is er 1 webmaster, deze plaatst vooral zaken. (LinkedIn wordt ook gebruikt voor vacatures.) Er wordt door drie communicatie deskundigen dagelijks gebruik gemaakt van OBI4WAN. De dagen dat de tool wordt gebruikt worden verdeeld onder de drie medewerkers. OBI4WAN wordt gebruikt voor alle toepassingen. Het GCC gebruikt de tool en de rest van de Webcare wordt door communicatie gedaan. Dit is vooral Politieke informatie. Ook voor crisissituaties word de tool gebruikt. In eerste instantie wordt de tool ingezet voor Webcare/ monitoring. Tot nu toe is het ook eenmaal gebruikt in een crisissituatie. Verder is er ook het voornemen om OBI te gebruiken bij evenementen. Op dit moment ligt de focus nog vooral op de Webcare. Maar wanneer nodig zal OBI ook worden toegepast voor crisis en evenementen. Verder maakt het KCC nog geen gebruik van de tool, maar in de toekomst moet dit wel gaan komen. Bijvoorbeeld voor melding openbare ruimte. Het KCC staat er positief in, maar vindt het wel spannend. De tool wordt enkel voor Webcare gebruikt. Maar vaak wordt er geen actie op berichten genomen. De werkzaamheden waarvoor OBI4WAN wordt gebruikt is communicatie monitoring. Primair wordt het gebruikt door communicatie voor Webcare. Er is (nog) geen KCC bij de gemeente. Wanneer nodig wordt het ook gebruikt voor crisissituaties. De tool wordt voornamelijk gebruikt voor Webcare. En ook de crisiscommunicatie wordt gebruikt. Maar de loketten (KCC) hebben nog enige weerstand tegen het gebruik van Social media. Dit moet nog worden benaderd. 5
2.2 Conclusie & Samenvatting Alle partijen maken dagelijks gebruik van het systeem. De mate van gebruik verschilt. Dit heeft deels te maken met de implementatie intern. Deze is niet voor elke organisatie gelijk geweest. Verder is de beschikbare capaciteit ook niet gelijk, zoals hierboven is te zien. Toch kan er in zijn algemeenheid worden gesteld dat de meeste gemeenten OBI4WAN gebruiken als aanvulling op de communicatie werkzaamheden en vaak ook als vervanging of toevoeging van andere programma s als het gaat om Social Media Monitoring. Verder hebben alle partijen de intentie om de tool te gebruiken bij mogelijke crisissituaties. Een aantal gemeenten nemen ook het KCC mee in het gebruik. Dit gaat vaak samen met het ontwikkelen van een Social Media beleid. In het pilot jaar is goed gebruik gemaakt van OBI4WAN. De voordelen groeien wanneer de tool langer in gebruik is. 2.3 Kleurenschema Gebruik & Doeleinden Organisaties Mate van gebruik Doeleinden Almelo Borne VRT/GHOR/Brandweer Enschede GGD Haaksbergen Hellendoorn Hengelo Hof van Twente Losser Noaberkracht Oldenzaal. Regio Twente Rijssen-Holten Twenterand Wierden Legenda Veel Matig Weinig 6
3. Wat is de intentie voor het gebruik van OBI4WAN binnen de organisaties? De tweede vraag gaat over de intentie van de medewerkers binnen de gemeenten. Hier wordt gekeken naar de mate van tevredenheid, motivatie en struikelblokken binnen de organisaties. Maar ook naar de kennis, vaardigheden en de aanwezigheid van hulpmiddelen. Deze drie laatste punten hebben te maken met de manier van werken met OBI4WAN. Dit geeft aan hoeveel kennis en vaardigheid de gebruikers hebben en over welke hulpmiddelenzij kunnen beschikken. Dit is hulp van meer ervaren collega s, maar ook de hulp die kan worden verkregen vanuit HowAboutYou. Uiteindelijk moet aan de hand van het antwoord op deze vraag een beeld ontstaan over de gebruiksintentie van OBI4WAN binnen de organisatie. 3.1 Tabel Ervaring & Capaciteit Organisaties Almelo Borne VRT/GHOR/Brandweer Enschede GGD Mate van tevredenheid en motivatie. De tevredenheid is niet heel hoog. De meerwaarde wordt niet gezien. En hierdoor is de motivatie laag. De tool voelt als een aanwinst voor de organisatie. Er is veel motivatie. Het voelt zeker als een aanwinst. Er is tevredenheid. Er is wel veel motivatie, maar dit is ook sterk afhankelijk van de functie. Het team is enthousiast en gemotiveerd, dit geldt ook voor het KCC. Aan het begin was het KCC nog wel enigszins terughoudend. Maar op dit moment ligt het initiatief zelfs bij het KCC. (Enschede noemt het KCC, GCC.) Het heeft veel meerwaarde vooral in vergelijking met Tweetdeck. De motivatie is ook erg goed. Struikelblokken Het programma wordt ingewikkeld bevonden. Het gebrek aan ervaring is een struikelblok. Er zijn geen grootte struikelblokken bij het gebruik van OBI4WAN. Op dit moment zijn er geen struikelblokken meer aanwezig. Aan het begin was het vooral de terughoudendheid. De verdeling van de bepaalde domeinen was eerst een struikelblok. Maar Mate van kennis, vaardigheden en hulpmiddelen. De kennis en vaardigheden zijn niet heel hoog. Dit komt doordat er weinig gebruik wordt gemaakt van OBI4WAN. Ook zijn er weinig hulpmiddelen benodigd. Qua kennis en vaardigheden is er op dit moment nog niet genoeg capaciteit. Herhaling is hierbij belangrijk. De hulpmiddelen zijn beschikbaar, mocht dit nodig zijn. De kennis en vaardigheden voor de dagelijkse zaken zijn voldoende. Wel zal de snelheid toenemen bij meer gebruik en ervaring. De kennis en vaardigheden zijn heel goed. Mensen zijn snel op de hoogte en de afstemming is goed. Enkel het rapporteren kan mogelijk beter. Qua hulpmiddelen zit het ook goed. Dit komt voornamelijk door de goede ondersteuning vanuit HowAboutYou. Eigenlijk zouden er specifieke uren moeten komen voor het monitoren van social media. Dit zou dan ook moeten worden 7
Haaksbergen Hellendoorn Hengelo Hof van Twente Losser Het wordt als een heel handig middel gezien. Wanneer er optimaal gebruik wordt gemaakt van de tool, zou er ook meerwaarde uit worden gehaald. Dit vereist nog wat extra motivatie. Het voelt zeker als een aanwinst. Er is tevredenheid. Er is wel enige motivatie, maar buiten de communicatieafdeling om is het programma moeilijk intern te verkopen. Dat is nu ook (nog) niet het voornaamste doel. Er is grote tevredenheid over de tool. De motivatie is ook hoog bij de medewerkers. Dit geldt voor zowel communicatie als het KCC. Er is wel enige tevredenheid. Het kan dus wel meerwaarde hebben. Er is wel enthousiasme, maar het is nog wel spannend voor bijvoorbeeld de medewerkers van het KCC. Het team is enthousiast en gemotiveerd, dit geldt ook voor het KCC. Aan het begin was het KCC nog wel enigszins terughoudend. Maar op dit moment ligt het initiatief zelfs bij het KCC. (Enschede noemt het KCC, GCC.) dit is inmiddels verholpen. Het grote struikelblok is de matige aandacht voor het programma. Het motiveren van medewerkers kan lastig zijn. Het enige ervaren struikelblok was de uitdaging in het motiveren van het KCC. Het grootste struikelblok op dit moment is dat het gebruik nog niet binnen de organisatie is vastgelegd. Op dit moment zijn er geen struikelblokken meer aanwezig. Het was in de beginfase vooral de terughoudendheid. gecombineerd met richtlijnen. Dit zal de kennis en vaardigheden doen groeien. De capaciteit is er zeker wel, maar moet nog worden toegepast. Dit vergt de deelname van de communicatie afdeling. Vooral de ervaring en diepe kennis van het programma zouden verbeterd kunnen worden. Qua hulpmiddelen en ondersteuning zou ook een slag kunnen worden gemaakt. De kennis en vaardigheden voor de dagelijkse zaken zijn voldoende, maar een opfrisser voor weinig gebruikte functionaliteiten kan altijd voordelig zijn. Er is zeker genoeg capaciteit aanwezig. Al zou er wel vaker moeten worden gerapporteerd. Verder is er voldoende kennis, ervaring en hulpmiddelen. Dat is op dit moment nog lastig in te schatten, dit komt omdat er nog weinig gebruik wordt gemaakt van de tool. De kennis en vaardigheden zijn heel goed. Mensen zijn snel op de hoogte en de afstemming is goed. Enkel het rapporteren kan mogelijk beter. Qua hulpmiddelen zit het ook goed. Dit komt voornamelijk door de goede ondersteuning vanuit HowAboutYou. 8
Noaberkracht Oldenzaal Regio Twente Rijssen-Holten Twenterand Wierden Er is zeker tevredenheid over de tool. De grootste voordelen zijn toch zeker de vele opties en mogelijkheden. De motivatie gaat ook de goede kant op. Dit door het toedoen van de communicatie afdeling. Er is veel tevredenheid. Zowel vanuit de collega die de Webcare doet, als de rest. Ook kan het bestuurssecretariaat inloggen, zij maken ook veel gebruik van OBI. De motivatie is hoog. Er is tevredenheid over het programma. Je blijft er beter op de hoogte door. De organisatie is echter enigszins terughoudend met het gebruik, doordat het gebruik van Social Media niet wordt gepromoot door het management. De tool wordt gezien als een aanwinst. Het kan zeker meerwaarde hebben. Er is zeker motivatie aanwezig om te werken met de tool. Jazeker, maar het was wel even wennen. Dit geldt dan voor het rapporteren, de rest is makkelijk. Ook de motivatie binnen het communicatie team is aanwezig. Er is zeker tevredenheid. We zijn in Wierden laaiend enthousiast over OBI4WAN. Binnen de communicatie afdeling is er veel motivatie voor het gebruik van de tool. De rest moet nog komen. Er zijn geen grote struikelblokken ervaren. Er zijn geen grote struikelblokken ervaren. De matige promotie van Social Media wordt gezien als een struikelblok. Er is onzekerheid over de werkwijze en de veranderingen die het mee zal brengen. Er zijn geen grote struikelblokken ervaren. Er zijn geen grote struikelblokken ervaren. Op dit moment zijn de kennis, vaardigheden en hulpmiddelen voldoende om te doen wat moet worden gedaan. Ook zijn er al meerdere cursussen gevold, die hier positieve invloed op hebben. De mate van kennis kan mogelijk op bepaalde gebieden nog groeien. Dit geldt ook voor de vaardigheden. Qua hulpmiddelen is de gemeente goed voorzien. De basiskennis en vaardigheden zijn op orde. Een cursus kan wel helpen om extra kennis toe te voegen. Ook zou meer tijd beschikbaar mogen zijn. Met behulp van de cursussen is er gemakkelijk voldoende kennis en vaardigheden aanwezig. De vaardigheden en kennis zijn voldoende. Enkel voor het rapporteren kan het iets beter. De hulpmiddelen vanuit HowAboutYou zijn heel goed. De kennis en de vaardigheden van de KCC medewerkers zouden moet worden getraind om te laten zien dat het wel degelijk meerwaarde heeft. Hierdoor kan de motivatie groeien. Dit geldt niet voor communicatie, want deze bezit al voldoende capaciteiten. De middelen zijn dus al binnen de organisatie. 9
3.2 Conclusie & Samenvatting Vrijwel alle partners zijn tevreden met de tool. De meest bepalende factor bij deze vraag is de mogelijkheid om over de weerstand heen te stappen om een nieuw systeem te implementeren. Dit bepaalt mede de tevredenheid en is in sommige gevallen is het ook een struikelblok. Ook heeft het invloed op de mate van kennis en vaardigheden. Over het algemeen kan er gesteld worden dat de motivatie bij de communicatieteams redelijk goed is. Bij het management daarentegen is het niet altijd even duidelijk dat de organisatie beschikt over OBI4WAN en wat de tool kan toevoegen. Dit kan een demotiverende factor zijn. Want vaak zijn er geen specifieke uren vrijgemaakt voor het gebruik van de tool. Deze uren zouden kunnen leiden tot betere kennis, effectiever handelen en ook gericht social media beleid. Ook is uit ervaring gebleken dat er bij de KCC s vaak enige weerstand is tegen het gebruik, maar dat na een tijdje de mening ten aanzien van de tool verbeterd. De struikelblokken die men ervaart zijn vooral aanwezig bij het begin van het proces. Er kan gesteld worden dat de tevredenheid en motivatie redelijk goed zijn en dat de struikelblokken vooral bij de implementatie en capaciteit liggen. De kennis en vaardigheden bij de gemeenten zijn op dit moment voldoende. De reguliere werkzaamheden gaan goed en de hulpmiddelen van HowAboutYou, zoals de cursussen en de helpdesk, worden over het algemeen ook als positief ervaren. Enkel taken die af en toe worden gebruikt, zoals het rapporteren, vergen nog enige aandacht. Bij frequenter gebruik zal dit probleem worden verholpen. De kennis en vaardigheden komen geleidelijk, wanneer de medewerkers meer ervaring krijgen. Hier kan het management een rol in spelen. Dit kan door twee acties worden verwezenlijkt, namelijk de afdelingen kunnen proactief handelen om mensen te motiveren en te enthousiasmeren. En het management kan Social Media beleid opstellen om de organisatie te stimuleren. 3.3 Kleurenschema Ervaring & Capaciteit Organisaties Mate van tevredenheid en motivatie. Almelo Borne VRT/GHOR/Brandweer Enschede. GGD Haaksbergen Hellendoorn Hengelo Hof van Twente Losser. Noaberkracht Oldenzaal Regio Twente Rijssen-Holten Twenterand Wierden Struikelblokken Mate van kennis, vaardigheden en hulpmiddelen. Legenda Goed Voldoende Onvoldoende 10
4. Hoe en waar kan het systeem worden geborgd bij de aangesloten organisaties? Voor de beantwoording van deze vraag moet worden gekeken naar de mening van de verschillende gemeenten over de werkwijze van afgelopen jaar. Hieruit zal blijken wat de ervaring van de aangehaakte organisaties is. En hoe zij dit in de toekomst willen voortzetten. Hierbij moet ook worden meegenomen dat de VRT het beheer aankomend jaar zal laten overgaan naar een andere organisatie. 4.1 De ervaring De aanverwante partijen hebben de samenwerking en de coördinatie van de VRT als zeer waardevol ervaren. Voornamelijk de gezamenlijke inkoop wordt genoemd, maar ook de bijeenkomsten worden als zeer voordelig gezien. Al met al zouden de partijen graag de huidige vorm van algemene coördinatie en borging doorzetten. Wel wordt er aangegeven dat er behoefte is aan meer initiatieven., zoals een betere integratie met crisisoefeningen(dit proces is al in gang gezet). Aandachtspunt is dat nieuwe gebruikers op de hoogte worden gebracht van gezamenlijke cursussen en bijeenkomsten in Twente. 4.2 Borging De borging van OBI4WAN binnen Twente zal aankomend jaar van de Veiligheidsregio naar een andere organisatie overgaan. Over het algemeen hebben de mensen die geïnterviewd zijn aangegeven dat zowel SSNT als het toekomstig Twentebedrijf geschikte organisaties zijn voor de borging. Een oplossing kan zijn, dat vanaf het tweede jaar de borging kan worden ondergebracht bij SSNT onder het project communicatie, in afwachting van het Twentebedrijf. 4.3 Financiële borging De samenwerking heeft ook een voordeel qua kosten opgeleverd. Afgelopen jaar was dit voor heel Twente 57.583,- en komend jaar zal het voordeel 44.383,- bedragen. Financieel gezien zal OBI4WAN worden ondergebracht in het bestaande budget voor communicatie bij SSNT. Dit is mogelijk omdat het aantal benodigde uren binnen de beschikbare capaciteit valt. Ook hebben de gemeenten aangegeven door te willen gaan met OBI4WAN conform de offerte met in het komende jaar voor een bedrag van 52.800,- onderverdeeld naar inwoner aantallen. Daarmee is het plafond bereikt. Er is geen bereidheid voor een hoge kostenstijging in de daaropvolgende jaren. (Voor het volledige overzicht van de kosten, zie de bijlage.) 11
5. Algemene Conclusie Hieronder volgt de algemene conclusie van de evaluatie. Het antwoord op de probleemstelling wordt hier gegeven. De probleemstelling is: Is het huidige gebruiksmodel van OBI4WAN toereikend voor de behoefte bij de aangesloten partijen in Twente? Het gebruiksmodel zal in twee onderdelen worden besproken. Ten eerste wordt het gebruik en de ervaring van OBI4WAN geanalyseerd en vervolgens zal de gezamenlijke coördinatie binnen Twente aan de beurt zijn. 5.1 Gebruik en ervaring Het gebruiksmodel van OBI4WAN is over het algemeen toereikend voor de deelnemende partijen in Twente. Het eerste jaar is er goed gebruik is gemaakt van OBI4WAN. De voordelen zullen alleen maar groeien wanneer het systeem langer in gebruik is. Ook zijn de kennis en vaardigheden bij de deelnemende partijen op dit moment voldoende. Het systeem wordt dagelijks gebruikt voor met name Webcare en monitoring. De hulpmiddelen van HowAboutYou worden over het algemeen ook als positief ervaren. Enkel taken die af en toe worden gebruikt, zoals het rapporteren, vergen nog enige aandacht. De kennis en vaardigheden nemen toe bij frequenter gebruik. Het management kan een rol spelen in het zo optimaal mogelijk implementeren van het systeem door het faciliteren van capaciteit en beleid. De ervaringen met de tool zijn overwegend positief, het voordeel ervan wordt gezien en de vele mogelijkheden worden als een aanwinst ervaren. Het jaarbedrag ad 52.800,- voor het tweede jaar is akkoord. Een eventueel derde jaar vergt herijking als de kosten oplopen. (Figuur: Gemiddeld Gebruik wordt gemeten in Clicks) 5.2 Coördinatie en borging Het regionaal organiseren en inkopen van OBI4WAN wordt binnen Twente als zeer succesvol ervaren. De partijen zijn heel positief over de werkwijze van de Veiligheidsregio Twente. De Veiligheidsregio zal het aankomende jaar het project borgen en overdragen. Op basis van de gesprekken met de verschillende organisaties lijken SSNT en het Twentebedrijf hiervoor een geschikt plek. Voorstel is om samen met SSNT te kijken hoe de borging vorm kan krijgen. Dit om de samenwerking binnen Twente te kunnen blijven waarborgen. 12
Bijlage 1: Kostenoverzicht omslaan over inwoner aantallen over eindbedrag regio organisaties dragen samen bij in de kosten 25,00% (dus daarbinnen nog wel -eventueel- om te slaan naar elke organisatie) Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 inwoners maandbedrag jaarbedrag maandbedrag jaarbedrag maandbedrag jaarbedrag jaarbedrag bij afzonderlijke inkoop eindbedrag 3.300,00 4.400,00 5.500,00 brandweer 165,00 1.980,00 220,00 2.640,00 275,00 3.300,00 3000 GHOR 165,00 1.980,00 220,00 2.640,00 275,00 3.300,00 3000 GGD 165,00 1.980,00 220,00 2.640,00 275,00 3.300,00 3000 veiligheidsregio 165,00 1.980,00 220,00 2.640,00 275,00 3.300,00 3000 regio Twente 165,00 1.980,00 220,00 2.640,00 275,00 3.300,00 3000 Almelo 72.406 286,06 3.432,75 381,42 4.577,00 476,77 5.721,25 10860 Borne 21.883 86,46 1.037,47 115,27 1.383,29 144,09 1.729,11 3000 Dinkelland 25.932 102,45 1.229,43 136,60 1.639,24 170,75 2.049,05 3000 Enschede 158.757 627,22 7.526,63 836,29 10.035,51 1.045,37 12.544,39 15000 Haaksbergen 24.303 96,02 1.152,20 128,02 1.536,27 160,03 1.920,33 3000 Hellendoorn 35.723 141,13 1.693,62 188,18 2.258,16 235,22 2.822,70 5358 Hengelo 80.992 319,98 3.839,81 426,65 5.119,75 533,31 6.399,69 12148 Hof van Twente 35.033 138,41 1.660,91 184,55 2.214,54 230,68 2.768,18 5254 Losser 22.576 89,19 1.070,32 118,92 1.427,10 148,66 1.783,87 3000 Oldenzaal 32.150 127,02 1.524,22 169,36 2.032,30 211,70 2.540,37 4822 Rijssen-Holten 37.667 148,82 1.785,78 198,42 2.381,05 248,03 2.976,31 5650 Tubbergen 21.197 83,75 1.004,95 111,66 1.339,93 139,58 1.674,91 3000 Twenterand 33.922 134,02 1.608,23 178,69 2.144,31 223,37 2.680,39 5088 Wierden 23.912 94,47 1.133,66 125,96 1.511,55 157,45 1.889,44 3000 Totaal 626.453 3.300,00 4.400,00 5.500,00 8.098,00 39.600,00 52.800,00 66.000,00 97.183,00
Bijlage 2: Gesproken Personen Almelo Marcel Pullen m.pullen@almelo.nl Borne Frank Lubbers f.lubbers@regiotwente.nl Brandweer Loes Hilbrink l.hilbrink@brandweertwente.nl Enschede Wilfried Brandsma w.brandsma@enschede.nl GGD Elke Oosting e.oosting@ggdtwente.nl Haaksbergen Tom Schothuis am.schothuis@haaksbergen.nl Hellendoorn Inge Schouman i.schouman@hellendoorn.nl Hengelo Eva Koel e.koel@hengelo.nl Hof van Twente Carolien Huisstede & Marije Koens c.huisstede@rijssen-holten.nl; m.koens@rijssen-holten.nl Losser Wilfried Brandsma w.brandsma@enschede.nl Noaberkracht Jordy Geerdink j.geerdink@noaberkracht.nl Oldenzaal Vera Wolterink v.wolterink@oldenzaal.nl Regio Twente Irma Huiskes i.huiskes@regiotwente.nl Rijssen-Holten Carolien Huisstede & Marije Koens c.huisstede@rijssen-holten.nl; m.koens@rijssen-holten.nl Twenterand Angré van Huizen & Allard Vaatstra a.vanhuizen@twenterand.nl; a.vaatstra@twenterand.nl Wierden Jolanda Prins j.prins@wierden.nl 14