Uitvoeringsplan Communicatie

Transcriptie

1 Uitvoeringsplan Communicatie Wouter Steen, SSNT 30 september 2014 (gebaseerd op plan van aanpak 2012) Pagina 1 van 5

2 1. Inleiding Na een intensieve periode van voorbereiding is de fase aangebroken dat producten van SSNT vorm krijgen. In sommige gevallen zijn projecten opgeleverd, zoals bijvoorbeeld de aanbesteding van de Grootschalige Topografie. Parallel hieraan worden nieuwe projecten geïnitieerd en opgepakt. Communicatie speelt bij het slagen van alle projecten een belangrijke en blijvende rol. Communicatie levert veel op, of misschien beter gezegd: voorkomt stagnatie in projecten en processen. Dat komt omdat op juiste (beslis)momenten de juiste doelgroepen worden geïnformeerd en worden meegenomen. Daardoor verlopen projecten beter en sneller en dat bespaart tijd en geld. Dit Uitvoeringsplan is het verlengde van het door Karin Effing geschreven plan van aanpak uit maart Werkgroep communicatie Iedere vijf jaar verdubbelt de hoeveelheid informatie die op ons afkomt Het communicatie-vakgebied is volop in beweging. Denk alleen maar aan de komst van social media. Dat betekent onder andere dat steeds meer informatie op ons afkomt; iedere vijf jaar verdubbelt de hoeveelheid informatie die we tot ons krijgen. Dit biedt naast bedreigingen ook zeker kansen. Voor de communicatie-afdelingen bij de partners van SSNT liggen die vooral op het terrein van kennisdeling én kostenbesparing. Zij hebben te maken met dezelfde vakinhoudelijke onderwerpen. Door samenwerking, geïnitieerd vanuit SSNT, kan voordeel op kosten en kennis behaald worden. Inmiddels is: Bereikt Inzichtelijk gemaakt concrete communicatieonderwerpen waarop samengewerkt kan worden LinkedIn platform met communicatieprofessionals uit Twente Bereiken Gezamenlijke mediamonitoringtool: wordt naast crisiscommunicatie dagelijks gebruikt > SSNT werkt bij dit onderwerp samen met de Veiligheidsregio Twente > Kennisdeling op uitbreiding v/d dienstverlening aan burgers en bedrijven via webcare: Het merk Twente in de regio én daarbuiten meer bekendheid geven (lees verder bij kopje bereiken communicatieadviseur). Inhoudelijk investeren in kennisdeling (door bijv. presentaties) op communicatiespecialismen. Concreet: Hoe communiceert de gemeente Hengelo bijvoorbeeld bij kavelverkopen? Of: Wat kunnen we van elkaar leren als het gaat om stadspromotie? Intensiveren op Twente branding vanuit 14 gemeentes naar rest van Nederland en buitenland Meer kennisdeling via het Twentse communicatieplatform (LinkedIn): o LinkedIn pagina optimaal inrichten en laten aansluiten op goed werkend VNG communicatieplatform o input netwerk: referenties, expertise-vragen, discussies, kennisdeling overall Samenwerking zoeken bij inkoop communicatiemiddelen- en opleidingen (via Twentse School) Kennisdeling over officiële publicaties in huis-aan-huis krant: welke informatie is verplicht en hoe kunnen gemeenten deze tegen zo laag mogelijke kosten publiceren? Social intranet: inventarisatie/0-meting wensen en behoeften Kennisdeling binnen Twentse overheid over toptakenwebsite, zie kopje uitgelicht (pagina 5) Kennisuitwisseling op communicatie-onderwerpen, bijvoorbeeld webrichtlijnen (eerst binnen Twente kijken wat we hebben en kunnen, voordat ) 2

3 3. communicatieadviseur Binnen het programma van SSNT wordt op dit moment efficiënt gebruikt van de communicatieadviseur. Hieronder wordt daar nader op ingegaan: Bereikt Communicatieadvies bij projecten: juiste boodschappen worden afgestemd op doelgroep o Communicatiemiddelen worden afgestemd op boodschap en doelgroep communicatie-inzet bij: Arbeidsmediation Twente Werken voor de Twentse Overheid De Twentse School Documentaire Informatievoorziening Kernteam I&A Harmonisatie arbeidsvoorwaarden Bereiken Het merk Twente in de regio meer bekendheid geven en parallel daaraan als een olievlek verspreiden door gebruik te maken van wat er al is! SSNT Communicatie fungeert als initiator met als doel dat aangesloten partijen bij hun tweets #Twente noemen, maar ook individuele partijen met unieke prestaties/ successen andere partijen vragen om dit te retweeten. Dit is het begin van wat moet uitmonden in één gezamenlijkheid en herkenbaarheid van kenmerken die bij Twente horen. De start is belangrijk, waarvoor een aantal afspraken op papier worden gezet, de borging des te belangrijker. Omdat het weinig moeite kost en al helemaal geen extra kosten met zich meebrengt is het juist belangrijk om hierin te investeren. Met name in de contacten met de werkgroep communicatie. Partijen worden hierover geïnformeerd en we hopen natuurlijk dat op termijn er ook vanuit de werkgroep nieuwe ideeën ontstaan, dat wellicht een keer kan leiden tot een guerrillamarketing campagne, zinvol en opbouwend. Borgen communicatieadvies bij projecten Borgen professionele communicatie-uitingen van projecten 3.1 communicatie over programma Naast communicatieadvies bij projecten en het voorzitten van de werkgroep communicatie wordt er ook over het programma gecommuniceerd: Middelen Nieuwsbrief: partners worden geïnformeerd over voortgangsresultaten v/d projecten :: 1x per kwartaal website Werken voor de Twentse overheid: bijdragen aan professionele inhoud > actuele informatie in woord en beeld & geluid. 4. Netwerkbijeenkomsten SSNT organiseert tweejaarlijks een netwerkbijeenkomst dat ingaat op een actueel vraagstuk. 27 maart is een bijeenkomst gehouden met als thema Genieten van weerstand. Gastspreker was Dhr. Guido Rijnja, communicatieadviseur bij de Rijksvoorlichtingsdienst. Hij ging in op, voor het publiek, herkenbare problemen en hoe daarmee om te gaan. Goed luisteren naar de ja, maar was één van zijn belangrijke aanbevelingen. 3

4 20 november 2014 staat de tweede netwerkbijeenkomst gepland. Gastspreker is dan Betteke van Ruler, Em. Hoogleraar Communicatiewetenschap Universiteit van Amsterdam. Zij wordt gezien als één van de meest invloedrijke communicatiemensen van ons land. 4 Afsluitend Bewuste inzet van communicatie is een succesfactor. Daarbij blijft het lastig om de meerwaarde van communicatie in euro s aan te geven. Dit Uitvoeringsplan bevat onderwerpen waar door samenwerking kennis wordt gedeeld, geld bespaard kan worden en de kwetsbaarheid bij communicatie-afdelingen wordt verminderd. Het levert voordelen op in kwaliteit, kosten en kwetsbaarheid. Uitgelicht: Social intranet, webcare en een toptakenwebsite; zomaar enkele onderwerpen waar bijna niemand vijf jaar geleden van gehoord had, laat staan mee bezig was. Tegenwoordig staan ze hoog op de communicatieagenda of komen ze daar op korte termijn op te staan. Waarom? Omdat: Ze tegemoet komen aan het gebruik van nieuwe communicatiemiddelen door burgers en bedrijven informatie intern en extern toegankelijker maken ze de overheid helpt om te weten wat er leeft onder de Twentse bevolking en welke vragen hen bezighoudt informatie sneller en makkelijker voor de doelgroepen, in- en extern vindbaar is. Toptakenwebsite Enkele gemeenten in Twente werken al volgens het toptakenprincipe. Bij veel gemeenten/overheidsinstanties staat de toptakenwebsite nog in de kinderschoenen. Een toptakenwebsite houdt in de meest gezochte zaken, op de meest prominente plekken staan. Voor een gemeente geldt dat bijvoorbeeld voor de paspoorten, verhuizingen en het onderdeel bouwen. Zo vindt de bezoeker in een paar muisklikken, dat wat hij zoekt. Steeds meer gemeenten stappen over op een toptakenbenadering. Wat de toptaken zijn, verschilt per gemeente en per seizoen. Voor een goede toptakenwebsite is het noodzakelijk om te onderzoeken en te monitoren wat de (actuele) toptaken zijn. Daarnaast geldt dat helder en concreet taalgebruik en het vermijden van 'overbodige' informatie belangrijke pijlers van een toptakenwebsite zijn. De toptakenwebsite is bij uitstek een onderwerp om kennis over te delen en op samen te werken. Zo geeft de gemeente Vught bijvoorbeeld het ontwerp van haar nieuwe toptakenwebsite vrij voor andere gemeenten. Zij kunnen zo betrekkelijk eenvoudig overstappen op een toptakenwebsite. Op die manier wordt geld bespaard en kunnen gemeenten kennis van en over nieuwe ontwikkelingen uitwisselen. Geld besparen en kennis delen kan ook bij het opzetten en beheren van een social intranet. Of bij het onderwerp webcare (monitoringstool voor social media). Bij webcare in crisissituaties heeft de Veiligheidsregio de lead genomen voor de aanschaf en het gebruik van zo n dergelijk systeem. Samen met SSNT wordt dit systeem voor dagelijks gebruik uitgerold bij de Twentse partners. Kortom, communicatie is volop in beweging en kan het verschil maken in betrokkenheid en dienstverlening. Hof van Twente werkt al volgens het 4

5 5