Evenementen: Evenementen praktisch geregeld December 2014 Om evenementenorganisaties van vergunningaanvraag tot en met uitvoering zo goed mogelijk te ondersteunen zijn de volgende aspecten nader uitgewerkt. Vergunningverlening De gemeente is verantwoordelijk voor de regulering van evenementen. Onder regulering verstaan we alle eisen en voorwaarden die we stellen aan de organisatie van een evenement. Deze komen tot uitdrukking in de vergunning en hebben onder meer betrekking op voorzieningen voor veiligheid, parkeren en bereikbaarheid en de geluidsnormen. Voor ieder evenement in de openbare ruimte moet een vergunning worden aangevraagd. Sinds 2009 kan men voor hele kleine evenementen, bijvoorbeeld een buurtbarbecue of een straatfeest, volstaan met een melding. In het voorjaar van 2013 is een transparant protocol voor vergunningverlening vastgesteld. Hierin staat beschreven welke stukken een organisatie moet aanleveren bij het aanvragen van een vergunning en in welke volgorde een aantal processtappen wordt genomen om uiteindelijk tot vergunningverlening te komen. Onderdeel van de vergunningsaanvraag zijn een uitvoeringsplan en een veiligheidsplan. In het uitvoeringsplan beschrijft men het evenement met aandacht voor onder meer locatie, verwacht aantal bezoekers, eventuele horeca-activiteiten, geluidsniveau, eventuele verkoop- en promotieactiviteiten. In het veiligheidsplan beschrijft men (brand)veiligheidsaspecten, voorzieningen t.b.v. afzettingen, elektriciteit, afval en toiletten, beveiliging en toezicht. De burgemeester is bevoegd om te beslissen op een aanvraag voor een evenementenvergunning. Hij wordt hierover in algemene zin geadviseerd door de afdeling Vergunningverlening en specifiek op het aspect veiligheid door de afdeling Veiligheid en de hulpdiensten. Een vergunning kan volgens de algemene plaatselijke verordening worden geweigerd in het belang van de openbare orde, de openbare veiligheid van personen of goederen, de volksgezondheid en de bescherming van het milieu 1. We verlenen een vergunning uitsluitend aan organisatoren die de vergunningsvoorschriften kunnen naleven. Afhankelijk van de locatie en hetgeen is opgenomen in het betreffende bestemmingsplan kan daarnaast een bestemmingsplanontheffing door het college nodig zijn. Handhaving Alle in de vergunning opgenomen bepalingen worden gehandhaafd volgens het Handhavingsarrangement Evenementenvergunning Amersfoort 2013 2. Hierin is een handhavingsstappenplan en rolverdeling uitgewerkt om de naleving van vergunningbepalingen te waarborgen. 1 Zie www.amersfoort.nl voor de Algemeen Plaatselijke Verordening Amersfoort. 2 Het Handhavingsarrangement Evenementenvergunning Amersfoort 2013 is te vinden op de website.
Evenementenpakket De gemeente biedt ter ondersteuning een Evenementenpakket aan niet-commerciële en/of door de gemeente gesubsidieerde evenementen in de openbare ruimte. Het Evenementenpakket faciliteert op materieel gebied, in de vorm van onder andere fietsrekken, dranghekken, veiligheidshesjes, het crowdmanagementverwijssysteem (banners), een centraal overlegpunt (keet), en gebruik van de evenemententelefoon. De organisatie kan het Evenementenpakket aanvragen via het aanvraagformulier op de website www.amersfoort.nl. De voorzieningen worden vervolgens in overleg met de gebiedsbeheerder geregeld, nadere afspraken worden direct voorafgaand aan een groot evenement in een zogenaamde Afstemmingsoverleg met alle betrokkenen gemaakt. Bij niet commerciële en/of door de gemeente ondersteunde evenementen zijn hieraan voor de organisatie tot een bepaald niveau geen kosten verbonden. Commerciële evenementen moeten zelf zorg dragen voor de genoemde faciliteiten. Als deze wel via de gemeente of diens leverancier worden verzorgd, worden de gemaakte kosten aan de organisatie doorberekend Dit geldt ook voor evenementen die in eerste instantie een promotioneel belang voor de eigen organisatie dienen. Evenementenkalender Jaarlijks wordt het hele spectrum aan evenementen en activiteiten in Amersfoort vastgelegd in een planning, de Evenementenkalender. In oktober wordt in Stadsberichten een oproep gepubliceerd aan de organisatoren van evenementen om voor het komende jaar aan te geven wanneer men wil programmeren. Dit geeft met name de jaarlijks terugkerende evenementen meer zekerheid om op het gewenste moment te kunnen beschikken over de gewenste locaties. We agenderen de planning in het evenementenoverleg dat twee maal per jaar plaatsvindt. Het kan voorkomen dat er meerdere aanvragen komen voor een zelfde locatie en/of voor dezelfde data. Het kan ook voorkomen dat het totaal aantal aanvragen het totaal aantal op basis van de geluidsnormen toegestane evenementen in een jaar overschrijdt. Ook de beschikbare politie capaciteit en de omtrent een bepaald evenement noodzakelijk geachte inzet kan een beperking zijn. Wanneer keuzes moeten worden gemaakt bij het toekennen van een vergunning wordt gekeken naar historisch gegroeide feiten en omstandigheden. Daarnaast weegt mee in hoeverre evenementen bijdragen aan het beleid van de gemeente Amersfoort en sprake is van een programma waarin nog niet is voorzien, maar dat wel in een behoefte voorziet. In november wordt op basis van de aanvragen en de prioriterings-criteria de Evenementenkalender opgesteld. Naast de interne gemeentelijke afstemming vindt overleg over de planning plaats met nood- en hulpdiensten, en evenementenorganisatoren. Vervolgens wordt de planning door het college vastgesteld. De Evenementenkalender is juridisch geregeld in de APV. Spreiding in de tijd Spreiding van evenementen in de tijd is zowel wenselijk binnen het drukke zomerseizoen als over het gehele jaar. Om te voorkomen dat omwonenden in een te korte periode te vaak worden geconfronteerd met evenementen is vastgesteld dat het om de week op een locatie stil moet zijn. We noemen dat een silent action week. Voor de binnenstad wil dat zeggen dat in die week alleen activiteiten met een geluidbelasting van maximaal 70dB mogen plaatsvinden. Voor de dekzandrug in park Schothorst geldt dat er gedurende een silent action week geen evenementen met versterkte muziek en/of gebruik van omroepinstallaties mogen plaatsvinden. Een silent action week geldt voor de gehele binnenstad en voor de dekzandrug in park Schothorst, maar niet per se tegelijkertijd voor beide locaties. In de jaarlijks vast te stellen evenementenplanning houden we rekening met deze voorgeschreven spreiding. Spreiding van evenementen binnen het jaar is niet alleen wenselijk om de binnenstad in de zomerperiode te ontzien, maar ook om er voor te zorgen dat er in de winterperiode meer te beleven valt. Naast de jaarlijkse Sinterklaasactiviteiten wordt bijvoorbeeld sinds een aantal jaren in
november het filmfestival Scenecs georganiseerd en in december het amateurkunstfestival Gluren bij de Buren. Parkeren en bereikbaarheid Bij de afweging of een vergunning al dan niet wordt verleend wordt in het bijzonder gelet op de bereikbaarheid van het terrein waarop een evenement wordt georganiseerd. Ook de aanpak om daarbij nadelige effecten op de (directe) omgeving te voorkomen wordt hierin zwaar meegewogen. Uitgangspunt voor medewerking is dat de door het evenement opgeroepen verkeersdruk, parkeeren stallingbehoefte binnen de voor het evenement toegewezen ruimte wordt opgelost. Bij ieder evenement is het een vereiste dat alle punten in de wijk goed bereikbaar zijn voor de hulpdiensten. Dit wordt vooraf afgestemd met de hulpdiensten en hier wordt tijdens het evenement op gecontroleerd. Bij het verlenen van een vergunning en bij de uitvoering kijkt de gemeente kritisch naar de toegankelijkheid van toegangswegen en fietspaden. Bij grotere evenementen wordt hiervoor een verkeersplan opgesteld. Met de organisatie wordt ook besproken welke maatregelen genomen moeten worden in verband met fietsparkeren en de gemeente voorziet in het plaatsen van stallingen. Op- en afbouw Behalve tijdens het evenement kunnen ook de op- en afbouw van het evenement voor overlast van omwonenden zorgen. Bijvoorbeeld het vegen en schoonmaken van harde oppervlakken na een evenement kan nogal luidruchtig verlopen. Als deze werkzaamheden vroeg in de ochtend worden uitgevoerd, kan dat voor buurtbewoners voor overlast zorgen. Op- en afbouw dienen daarom zo snel mogelijk te worden uitgevoerd, en op momenten dat omwonenden daar het minste last van ondervinden. Opbouw mag maximaal vijf dagen duren, afbouw maximaal drie dagen. Daarbij moeten op- en afbouwwerkzaamheden die wezenlijke overlast veroorzaken plaatsvinden tussen acht uur s ochtends en acht uur s avonds. De Flora- en faunawet Bij het organiseren van een evenement moet verstoring van flora en fauna worden voorkomen. Hierbij hebben we te maken met de Flora- en faunawet. Afhankelijk van de locatie en de periode in het jaar moeten in dat verband beperkende voorwaarden worden gesteld aan een evenement. Deze beperkende voorwaarden hebben met name betrekking op geluid, de afstand van een evenement tot de bosrand en specifieke diersoorten, het deel van de dag waarop een evenement plaatsvindt en de gebruikte verlichting. Geluid Duizenden mensen beleven plezier aan evenementen. Evenementen waarbij veel geluid wordt geproduceerd kunnen echter ook voor overlast zorgen. Al eerder is aangegeven dat er buiten de binnenstad enkele andere locaties zijn waar met enige regelmaat grotere evenementen worden georganiseerd: het Eemplein, park Schothorst en het terrein aan de Mijnbouwweg Isselt. Juist rond de gebieden waar regelmatig evenementen worden geprogrammeerd is er behoefte aan duidelijkheid voor alle betrokkenen over wat wel en niet kan. Om nadere invulling te geven aan bovengenoemde weigeringsgrond ( de bescherming van het milieu, artikel 1:8 APV) en om zowel omwonenden als organisatoren van evenementen duidelijkheid te bieden over het maximum aantal dagen waarop jaarlijks geluidproducerende evenementen kunnen worden georganiseerd, zijn al in de vorige Evenementennota normen opgenomen voor de binnenstad en het Eemplein. In het bestemmingsplan Schothorst dat begin 2013 is vastgesteld zijn ook de normen voor het aantal geluidproducerende evenementen op de dekzandrug in park Schothorst vastgelegd. Ook voor Park Randenbroek geldt dat in het bestemmingsplan de mogelijkheden voor evenementen zijn vastgelegd. Hierin zijn echter geen geluidnomen opgenomen. Gezien het geringe aantal evenementen dat jaarlijks in het park wordt toegestaan (3) en de mogelijkheid tot spreiding over meerdere locaties binnen het park, is er ook hier voor gekozen om geen specifieke normen vast te leggen maar uit te gaan van maatwerk met als uitgangspunt de in het Geluidbeleid voor Evenementen (zie www.amersfoort.nl) genoemde geluidnorm voor overige locaties.
Een uitwerking van het geluidbeleid voor evenementen is te downloaden via www.amersfoort.nl. Daarin is onder meer opgenomen gedurende hoeveel dagen op de verschillende locaties tot welke geluidniveau en tot welke eindtijd geprogrammeerd kan worden. Aangezien de locatie Mijnbouwweg Isselt voorlopig alleen incidenteel middels een ontheffing van het bestemmingsplan beschikbaar is wordt hier steeds maatwerk geformuleerd in de vergunningen. Wel vinden wij het op zijn plaats om de maximale grenzen hier te formuleren. Los van de kermis zijn deze grenzen als volgt: In de periode dat het evenement toegankelijk is voor bezoekers geldt een geluidgrenswaarde van 80 db(a), gemeten op de 4 hoekpunten van het terrein. De eindtijden zijn dezelfde als op overige locaties: maandag t/m donderdag 23.00 uur, vrijdag en zaterdag 24.00 uur en zondag 19.00 uur 3. Bij evenementen voor jongeren geldt een maximale eindtijd van 23:00 uur. Tijdens de exploitatie van kermis geldt een geluidgrenswaarde van 70 db(a) en 85 db(c), gemeten op de 4 hoekpunten van het terrein. Tijdens de kermis moet het muziekgeluid via een centrale geluidsinstallatie worden geregeld, waardoor overal dezelfde muziek te horen is. De maximale eindtijd is op alle dagen 24:00 uur. De organisatie van een evenement is er zelf verantwoordelijk voor dat de geluidnormen niet worden overschreden. Om dit tijdens het evenement te kunnen meten stelt de gemeente geluidmeters beschikbaar. Ook voert de gemeente zelf metingen uit. Binnen de organisatie van het evenement moet er altijd één aanspreekpunt aanwezig zijn, die er op last van de gemeente of de politie voor zorgt dat het volume wordt bijgesteld. Het voorkomen van overschrijding van de geluidnormen en daarmee het ontstaan van geluidsoverlast is uiteindelijk beter dan genezen. We richten de aandacht daarom met name op preventie van overtreding van vergunningvoorschriften, om daarmee overlast en handhaving van de vergunningvoorschriften te voorkomen. Door het plaatsen van een goed afgeregelde geluidsbegrenzer in de geluidsinstallatie zorgen we ervoor dat het geluid nooit boven de ingestelde waarde uitkomt. Een geluidsbegrenzer wordt niet standaard voorgeschreven. Geluidbegrenzers worden wel voorgeschreven in de volgende situaties: 1. Bij evenementen waarover (meerdere) klachten te verwachten zijn; 2. Bij evenementen waarbij in de afgelopen 3 jaar is vastgesteld dat overschrijding van de geluidgrenswaarden plaats heeft gevonden; 3. Bij muziekevenementen waarbij de bezoeker entreegeld moet betalen; 4. Bij evenementen met mechanische muziek. Een geluidsbegrenzer is geen wondermiddel: er kan gemakkelijk om de begrenzer heen gespeeld worden. De verantwoordelijkheid voor de installatie, het juiste gebruik en afregeling en verzegeling van de begrenzer ligt bij de organisatie. Voor een nacontrole van de ingestelde geluidswaarde van de installatie moeten afspraken met de buitencoördinator evenementen van de gemeente Amersfoort worden gemaakt. Een begrenzer voor live muziek is afgestemd op een meetmicrofoon die in het overdrachtsgebied tussen de bron en het meetpunt hangt. De begrenzer voor mechanische muziek is afgestemd op de input voor die versterker. We weten dat niet alle artiesten gebruik willen maken van geluidbegrenzers. De organisatie zal hier bij de boeking rekening mee moeten houden. In het aanvraagformulier voor evenementen zal de geluidbegrenzer worden opgenomen. Voor de naleving van geluidsvoorschriften bij evenementen en de klachtafhandeling is een handhavingsarrangement 4 van kracht. De aanpak van overschrijding van de normen varieert van waarschuwing, aanzegging onmiddellijke correctie, ingrijpen door de politie c.q. stilleggen van het evenement, tot het weigeren van een vergunning voor een volgend evenement in Amersfoort. Hieraan wordt de mogelijkheid toegevoegd om bij overschrijding van de geluidnorm als sanctie tijdelijk of voor de resterende duur van het evenement een lagere geluidnorm toe te staan. 3 Als na de zondag een feestdag volgt wordt de verplichte eindtijd 23.00 uur in plaats van 19.00 uur. De eindtijd van 19.00 uur geldt dan voor de dag voorafgaande aan de volgende werkdag. 4 Het Handhavingsarrangement Evenementenvergunning Amersfoort 2013 is te vinden op de website.
Voor de bescherming van het gehoor van de bezoekers van evenementen is er een landelijke ontwikkeling gaande waarbij evenementenorganisatoren afspraken maken over de maximale geluidsproductie tijdens evenementen. We volgen deze en andere ontwikkelingen met betrekking tot geluidsniveaus bij evenementen, waarbij we steeds beoordelen wat de ontwikkelingen betekenen voor de toegestane geluidsniveaus bij evenementen in Amersfoort. Als breed gedragen afspraken worden gemaakt die zouden moeten leiden tot het opnemen van lagere normen in de vergunning voor een evenement, dan zullen we deze tot een maximale afname van 5 db(a) en 5 db(c) doorvoeren binnen de beleidsperiode van deze nota. Als een grotere afname wordt afgesproken zal hierover apart worden besloten. Duurzaamheid Duurzaamheid is in veel steden in Nederland al een vanzelfsprekend onderwerp bij het organiseren van evenementen. Ook in Amersfoort willen we dat. Duurzaamheid moet een van de uitgangspunten worden bij het organiseren van een evenement, gevat in concrete maatregelen. Om ook bezoekers te betrekken, moeten maatregelen vooral zichtbaar zijn. De gemeente Amersfoort wil in 2030 CO2 neutraal zijn. Evenementen kunnen daar een bijdrage aan leveren. Zonder te vervallen in het noemen van activiteiten waarin duurzaamheid vorm kan krijgen, zijn de volgende thema s van belang: energie, afval, water, hygiëne en schoonmaak, mobiliteit, locatie, catering en bodem&groen. Veel van de genoemde thema s komen al aan de orde tijdens de vergunningaanvraagprocedure. Evenementenorganisatoren zijn zelf verantwoordelijk voor de uitvoering van de bepalingen hierin. Duurzaam vraagt op veel van de thema s een grotere inzet. Hoe dat kan, staat beschreven in de al bestaande systemen van certificering. Het laagste niveau van certificering (brons) is zeer laagdrempelig en daarmee gemakkelijk te behalen. Het niveau kan worden verhoogd via zilver naar goud waarbij men aan steeds zwaardere eisen moet voldoen. De verduurzaming van evenementen is de verantwoordelijkheid van de organisatoren. De gemeente Amersfoort wil hiervoor geen ambitieniveau bepalen.,. In 2014/2015 wordt extra aandacht besteed aan verduurzaming van evenementen. Overleg, kennisuitwisseling en advisering hierover krijgen een plek binnen de structuur van de Serviceorganisatie Evenementen en Congressen. De markten De pleinen in de binnenstad zijn niet alleen een mooie plek voor het houden van evenementen en festivals. Op De Hof, het Lieve Vrouwekerkhof en het Eemplein vinden ook wekelijks (waren)markten plaats. Op 20 november 2012 is de Marktverordening 2013 vastgesteld. Daarmee is onder meer bepaald dat het aantal marktverplaatsingen wordt geregeld in het marktreglement, dat onder de verantwoordelijkheid van het college valt. In het marktreglement is momenteel opgenomen dat de markt op De Hof op vier marktdagen, te weten twee vrijdagen en twee zaterdagen (aaneengesloten), verplaatst kan worden ten behoeve van grootschalige evenementen. Ook wordt de markt verplaatst voor Koningsdag. In de overige gevallen waarin sprake is van gezamenlijk gebruik van De Hof, wordt voor een aantal grote evenementen, voorafgaand aan elk nieuw kalenderjaar, met de markt afspraken gemaakt om dit gezamenlijk gebruik zo voorspoedig mogelijk te laten verlopen. Daarbij wordt ook bepaald voor welke concrete projecten het komende jaar de markten zal worden verplaatst. De markten wordt verplaatst naar de locaties Kleine- en Grote Koppel, en naar het Eemplein. Toegankelijkheid van evenementen De gemeente Amersfoort vindt het belangrijk dat evenementen ook voor mensen met een lichamelijke of zintuiglijke beperking toegankelijk zijn. Aan de organisator vragen wij aandacht voor maatregelen die deze toegankelijkheid bevorderen, zoals bv. het gebruik van drempelhulpen en kabelmatten en de juiste breedte van looppaden. Aanbevelingen uit overleg met vertegenwoordigers van het Gehandicapten & Patiëntenplatform Amersfoort (GPPA) en een aantal evenementenorganisaties over een zo groot mogelijke toegankelijkheid van evenementen zijn
overgenomen. Deze afspraken worden betrokken bij de randvoorwaarden bij en besluitvorming over subsidieverlening aan evenementen. Leges en precario Voor festivals en evenementen worden leges geheven. De hoogte hiervan hangt al van de categorie waar het evenement in valt: Grote evenementen/evenementen met een hoog/verhoogd risico 500,- Kleine evenementen/evenementen met een laag risico 200,-