Eindejaarsdocument Pharmawin. 24/12/2012 Jutta Van Hove, Karlien Hollanders

Eindejaarsdocument Pharmawin 24/12/2012 Jutta Van Hove, Karlien Hollanders

Handleiding : Nr revisie handleiding: 2 Datum: 24 December 2012 Adres: Corilus NV Hogenakkerhoek 5 9150 Kruibeke België Telefoon, fax en e-mail: Tel. algemeen: +32 (0)3 253 20 20 Fax. algemeen: +32 (0)3 253 20 40 E-mail algemeen: info@corilus.be Algemene website: www.corilus.be Tel. Customer Care: +32 (0)3 253 20 30 E-mail Customer Care: pharma@corilus.be Pharmawin website: www.pharmawin.be Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 1

Inhoudsopgave A. INVENTARIS... 3 1. Inventaris afdrukken... 3 2. Inventaris exporteren (= Inventaris opslaan om later af te drukken)... 4 3. Inventaris importeren... 5 4. Inventaris voor voorschriftplichtige producten... 6 B. EINDEJAARSKORTING... 7 1. Eindejaarskorting inbrengen... 7 2. Eindejaarskorting uitbetalen... 8 3. Betreft eindejaarskorting en afdruk lijsten bij kortingskaarten... 10 a) Overzichtslijst bekijken / afdrukken van alle uitbetaalde kortingen met de kortingskaartenmodule? 10 b) Eindejaarskorting op de kortingskaart toevoegen... 10 c) Bedrag van de rekening manueel aanpassen... 11 C. MANUELE FACTURATIE... 12 1. Hoe verifiëren of je met de oude of de nieuwe facturatie werkt... 12 a) Oude facturatie... 13 b) Nieuwe facturatie... 14 D. LIJST VERSCHULDIGD AFDRUKKEN... 17 Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 2

A. INVENTARIS 1. Inventaris afdrukken Om op het einde van het jaar de inventaris af te drukken, ga je als volgt te werk. Je kiest op het hoofdscherm van Pharmawin voor Inventaris. Vervolgens kies je voor boekhoudkundige inventaris. Volgend scherm verschijnt: Om de inventaris te maken en eventueel af te drukken, heb je volgende mogelijkheden: Gedetailleerde lijst: dwz alle producten die je in stock hebt, vermeld met publieksprijs. Detaillijst in aankoopprijs: dwz alle producten die je in stock hebt, met aankoopprijs. Hierbij kan je 3 keuzes maken om de inventaris te berekenen: Berekening: publieksprijs wordt gebruikt als referentiepunt om de aankoopprijs te berekenen. AP algemeen: dit is de aankoopprijs zoals die vermeld staat in de specialiteitenfiche die dan wordt gebruikt als uitgangspunt voor de berekening van de inventaris Leverancier Febelco: hierbij wordt aankoopprijs van Febelco gebruikt voor de berekening. Dit is de AP die je vindt in het scherm product-info bij selectie specialiteit of in het tabblad groothandelsprijs in de specialiteitsfiche. Deze AP, wordt wekelijks met de tariefupdate meegegeven en als AP in de specialiteitsfiche ingevuld. Indien u dus niet manueel de AP wijzigt, zal de AP algemeen veelal dezelfde zijn als de AP leverancier febelco. Wij raden u aan om voor de prijs steeds de optie AP algemeen of Leverancier Febelco aan te duiden. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 3

Valorisatie: d.w.z. één blad waarop de totalen van alle producten vermeld staan, die je in stock hebt. Uitsluitend dure specialiteiten: d.w.z. enkel de specialiteiten die duurder zijn dan 25.43 en die je in stock hebt, worden afgedrukt. Datum aankoop: met deze mogelijkheid wordt op de inventaris de datum van aankoop van het product afgedrukt. Enkel producten met prijs <> 0: als een product publieksprijs of aankoopprijs 0 heeft, wordt dit niet vermeld op de inventaris. Om de inventaris af te drukken, kan je klikken op de knop AFDRUK (Hierbij wordt het document rechtstreeks naar de printer gestuurd). Wil je de inventaris eerst op het scherm laten tonen, klik je op de knop TONEN waarna je alsnog de mogelijkheid hebt om dit af te drukken. 2. Inventaris exporteren (= Inventaris opslaan om later af te drukken) Wanneer je de inventaris exporteert, ga je de gegevens van de inventaris op de harde schijf opslaan, om deze later nog te kunnen afdrukken. Om deze te exporteren, ga je als volgt te werk: Je kiest voor EXPORTEREN. Volgend scherm verschijnt: Het programma stelt zelf een bestandsnaam voor. Deze zal altijd beginnen met INVENTARIS_TOT_ en dan de datum waarop je de inventaris exporteert. Je klikt op OPSLAAN, zodat dit bestand op de harde schijf wordt bewaard. Het bestand kan je terugvinden onder de map INVENTAIRE in C:\OFFIGEST\MD1. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 4

De datum die op de inventaris verschijnt bij afdrukken, is de datum die vermeld staat in de bestandsnaam van het geëxporteerde bestand. In dit voorbeeld zal er bovenaan de inventaris datum 24/11/2009 verschijnen. De bestandnaam en dus de datum die later wordt getoond, kan hier aangepast worden. Je hebt ook de mogelijkheid om de inventaris naar een Excel-file te exporteren. 3. Inventaris importeren Wanneer je de geëxporteerde inventaris wil afdrukken, dien je deze eerst te importeren. Om deze te importeren, dien je uw keuzes, zoals beschreven in punt 1.1 Inventaris afdrukken, aan te duiden. Vervolgens klik je op de knop IMPORTEREN. Volgend scherm verschijnt: Je klikt het geëxporteerde bestand aan (zodat dit in het blauw komt te staan) en je drukt op OPENEN. Vervolgens verschijnt de inventaris op het scherm, waar je kan klikken op de knop om deze af te drukken. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 5

4. Inventaris voor voorschriftplichtige producten Om een inventaris te maken van enkel de voorschriftplichtige producten, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin. Je kiest voor Inventaris en vervolgens voor boekhoudkundige inventaris. In het kader van Selectie Wetgeving laat je alles aangevinkt staan waar een R in voorkomt (alsook code S) Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 6

B. EINDEJAARSKORTING 1. Eindejaarskorting inbrengen Om de eindejaarskorting voor de patiënten te berekenen, ga je op het hoofdscherm van Pharmawin naar Bestanden. Daar kies je voor Patiënten en dan 4. Kortingen. Volgend scherm verschijnt: Om de patiënt op te roepen, druk je op de knop F5: Patiënt. Vervolgens geef je de naam in van de patiënt. Om een omslagnummer in te brengen, klik je in het veld omslagnummer. Dit nummer wordt niet automatisch verhoogd. Om de eindejaarskorting in te geven, hetzij met het bedrag of met de barcode, druk je op de knop F9: bereken. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 7

In dit scherm geef je de eindejaarskortingen in:!!wanneer je de eindejaarskortingen manueel intypt, dien je deze steeds te bevestigen met <ENTER>. Bij het inscannen van de barcode moet dit niet gebeuren. Wanneer de eindejaarskorting voor een bepaalde patiënt is ingebracht, klik je op de knop Bevestigen. Er komt een ticket uit de ticketprinter met de totale som van de eindejaarskorting.!!standaard stelt het programma Ticket met enkel totale som voor. Indien je een andere mogelijkheid wil, kan je kiezen tussen Geen ticket bij valideren of Met volledig ticket. Het kortingsticket dien je eerst te veranderen vooraleer je op Bevestigen drukt. 2. Eindejaarskorting uitbetalen Om eindejaarskorting uit te betalen, heb je 2 mogelijkheden. Eerste mogelijkheid: je kan gebruik maken van volgende CNK-nummer: 112 (=Uitbetaling korting) en je drukt 2 keer <ENTER>. Vervolgens geef je het bedrag van de eindejaarskorting in. Tweede mogelijkheid: Je kan kiezen om de eindejaarskorting op te slaan in de memofiche van de patiënt. Om deze parameter te activeren, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin. Je kiest bovenaan het scherm voor Parameters Algemene parameters. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 8

Volgend scherm verschijnt: In het scherm vink je Eindejaarsristorno toevoegen bij patiënttegoed. berekende eindejaarskorting in de memofiche te staan onder C$. Hiermee komt de Om dit bedrag uit de memofiche te halen, typ je in Aflevering volgende CNK-nummer in: 99 (=Krediet Patiënt) en je drukt 2 keer <ENTER>. Vervolgens geef je het bedrag in dat je wil uitbetalen. Wanneer je afsluit, wordt het bedrag dat in de memofiche vermeld staat verminderd met het bedrag van Krediet Patiënt. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 9

3. Betreft eindejaarskorting en afdruk lijsten bij kortingskaarten a) Overzichtslijst bekijken / afdrukken van alle uitbetaalde kortingen met de kortingskaartenmodule? De kortingslijsten vind je in de module Bestanden Patiënten, waar je naar het tabblad 4.Kortingen gaat. Dan kies je voor het tabblad Kaarten. Het derde type lijst, Uitbetaling krediet, is de lijst van alle effectief uitbetaalde kortingen met de kortingskaartenmodule. Dit komt overeen met de uitbetaalde bedragen op je kasblad bij de code 112: Uitbetaling korting. Je kan een detaillijst per patiënt bekijken door bij Selectie interval patiënt de titularis van de kaart in beide velden te vullen. Als Gedetailleerde lijst aanstaat, staan op het overzicht alle gespaarde/uitbetaalde bedragen met het ticketnummer en datum. Via selectie datuminterval kan je de lijst oproepen voor een bepaalde periode. Opgelet: belangrijk indien je ook met een kortingstype DIREKT uitbetalen werkt: De uitbetaling van type Direct gebeurt NIET via code 112 maar via de teller Directe korting en staat dus ook op je kasblad vermeld onder Directe korting. b) Eindejaarskorting op de kortingskaart toevoegen Je kan op 2 manieren te werk gaan: * Korting berekenen via de module Bestanden (hieronder beschreven) * Direct een saldo op de kaart toevoegen of ervan aftrekken (zie hiervoor p17 van deze handleiding) Indien een patiënt nog recht heeft op een kortingsbedrag uit de periode van vóór het activeren van de kortingskaart (eindejaarskorting bvb.), kan je deze korting overzetten op de kortingskaart. Dit kan zowel wanneer de patiënt al een kortingskaart heeft als wanneer hij er nog geen heeft. - Wanneer er nog geen kortingskaart aangemaakt is voor de patiënt, gaat u als volgt te werk: Je gaat naar Bestanden Patiënten 4. Kortingen en je kiest voor standaard. Vervolgens zoek je via F5 Patiënt de patiënt op en geef je via F9 de het kortingsbedrag in. Eens je het totale bedrag ingegeven hebt, klik je op de knop Bevestigen. Het bedrag wordt dan opgeslagen in de fiche van de patiënt. Wanneer je later in aflevering een kortingskaart aanmaakt voor deze patiënt en deze aan de patiënt linkt, zal het programma dit kortingsbedrag detecteren en voorstellen om de korting op de kaart te zetten zoals hieronder. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 10

- Wanneer er wel al een kortingskaart bestaat voor deze patiënt, ga je als volgt te werk: Je gaat naar Bestanden Patiënten 4. Kortingen en je kiest voor standaard. Vervolgens zoek je via F5 Patiënt de patiënt op en geef je via F9 het kortingsbedrag in. Eens je het totale bedrag ingegeven hebt, klik je op de knop Bevestigen. Het bedrag wordt dan opgeslagen in de fiche van de patiënt. (tot hier dus net dezelfde procedure) Tenslotte klik je op de knop Transfer naar kaart. Wanneer er voor deze patiënt een kaart aangemaakt werd, zie je onderstaand scherm. Wanneer je de kortingskaart inleest in Aflevering en op het icoontje van de kortingskaart klikt, zal je zien dat het bedrag toegevoegd is aan het puntensaldo van de patiënt. Belangrijk: wanneer je tot nu toe werkte met de optie Eindejaarskorting automatisch toevoegen aan de memofiche van de patiënt, is het zeer belangrijk deze optie uit te schakelen! Anders ga je en op de kaart en in de memofiche een korting wegschrijven. c) Bedrag van de rekening manueel aanpassen Je kan rechtstreeks in aflevering de korting van de kaart aanpassen om bvb een vergissing te corrigeren: Lees een kortingskaart in aflevering en klik op het kortingskaarticoon. Het venster Info over de rekening word geopend. Daar heb je de knop Klik deze functie aan. Vervolgens kan je het bedrag inbrengen dat je wenst toe te voegen. Je kan langs deze weg ook een bedrag afhalen door hier een negatief bedrag in te brengen. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 11

C. MANUELE FACTURATIE Hierin maken we een onderscheid tussen de oude en de nieuwe facturatie. 1. Hoe verifiëren of je met de oude of de nieuwe facturatie werkt Wanneer je bij het openen van de module facturatie volgend scherm ziet werk je met de oude facturatie module. Wanneer je bij het openen van de module facturatie dadelijk volgend scherm ziet werk je met de nieuwe facturatie module. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 12

a) Oude facturatie Wanneer een klant een factuur komt vragen, met bvb de vermelding: GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 voor een bedrag van 200, ga je als volgt te werk. Je kiest op het hoofdscherm van Pharmawin voor de knop Facturatie. Vervolgens kies je voor Creatie/Wijziging. Je gaat eerst bepalen voor welke klant je een factuur maakt, door op de knop F5 Keuze klant te klikken. Volgend scherm verschijnt: In het scherm kies je de desbetreffende klant en je bevestigt met <ENTER> of door op OK te klikken. Om de specialiteit GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 in te brengen, druk je bovenaan op de knop F1 Nieuw. Hierdoor kan je onderaan het scherm een specialiteit ingeven. Aangezien GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 niet bestaat in het specialiteitenbestand, dien je te werken met CNK-nummer 100 (=DIVERSE). Je brengt onderaan 100 in en je drukt 2 keer <ENTER>. Volgende scherm verschijnt: Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 13

Bij de vraag naar omschrijving kan je dan de tekst inbrengen GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 en je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK. Vervolgens kan je het bedrag ingeven: Je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK, om vervolgens te kiezen voor het BTWpercentage (6%, 12% of 21%). Om de factuur af te drukken, dien je 2 keer <ESCAPE> te drukken en te kiezen voor de knop Overzicht facturen. Om een klant te creëren, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin. Je kiest voor Klanten en je drukt onderaan op het scherm op de knop F1 Nieuw. Vervolgens breng je de naam van de klant in en je bevestigt met <ENTER>. b) Nieuwe facturatie Wanneer een klant een factuur komt vragen, met bvb. de vermelding : GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 voor een bedrag van 200, ga je als volgt te werk. Je kiest op het hoofdscherm van Pharmawin voor de knop Facturatie. Vervolgens kies je voor ^F5 Manuele facturatie. Volgend scherm verschijnt : Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 14

In het scherm kies je de desbetreffende klant en je bevestigt met <ENTER> of door op OK te klikken. Om de specialiteit GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 in te brengen, druk je bovenaan op de knop F1 Nieuw. Hierdoor kan je onderaan het scherm een specialiteit ingeven. Aangezien GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 niet bestaat in het specialiteitenbestand, dien je te werken met CNK-nummer 100 (=DIVERSE). Je brengt onderaan 100 in en je drukt 2 keer <ENTER>. Volgende scherm verschijnt: Bij de vraag naar omschrijving kan je dan de tekst inbrengen GENEESMIDDELEN AFGELEVERD IN 2012 en je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK. Vervolgens kan je het bedrag ingeven: Je bevestigt met <ENTER> of door te klikken op OK, om vervolgens te kiezen voor het juiste BTW- percentage (6%, 12%, 21% of 0% ). Voor het afsluiten van de factuur druk je rechts bovenaan op het rode kruisje. Volgend scherm verschijnt : Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 15

Bij het afsluiten van de factuur heeft men de keuze om de factuur effectief af te sluiten en dus af te drukken. Er wordt een factuurdatum en nummer voorgesteld (beide gegevens kunnen aangepast worden) beschouwen als te factureren. D.w.z. de gegevens worden in Te Factureren geplaatst bij de eventueel reeds te factureren lijnen voor deze klant. Negeren facturen/kredietnota: u verlaat het geheel, er wordt niets bewaard TER INFO Je kan bij een reeds bestaande factuur die bij te factureren staat, een zodanige layoutaanpassing doorvoeren dat geen details meer worden getoond maar vervangen worden door een neutrale zin bv: GENEESMIDDELEN VOOR 2012 Je klikt hiervoor op detail klant, tabblad layout en daar vink je aan algemene omschrijving. Je kan een tekst ingeven. Deze aanpassing verschijnt dan op het model factuur. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 16

D. LIJST VERSCHULDIGD AFDRUKKEN Om een lijst van verschuldigde voorschriften, attesten of siskaarten af te drukken, ga je naar het hoofdscherm van Pharmawin. Je kiest voor Bestanden en vervolgens voor Patiënten. Bovenaan het scherm kies je voor 2. Lijst Memo. Volgend scherm verschijnt: Je kan de keuzes aanvinken van hetgeen je wilt afdrukken. Indien Keuze klant niet wordt aangevinkt, krijg je een lijst verschuldigd van ALLE patiënten. Om deze lijst af te drukken, kies je voor de knop Afdruk. Hierdoor wordt het document rechtstreeks naar de printer gestuurd. Wil je de lijst op het scherm tonen, druk je op de knop Tonen. De keuze Lijst gefactureerde schulden kan je als volgt interpreteren: schulden worden afgedrukt Zowel de gefactureerde schulden, als de niet-gefactureerde Alleen de gefactureerde schulden worden afgedrukt. De niet-gefactureerde schulden worden afgedrukt. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 17

Je kan een lijst afdrukken van hetgeen verschuldigd is voor 1 bepaalde klant. Hiervoor vink je Keuze klant aan. Je krijgt een lijst van alle klanten waarvan de patiënten iets verschuldigd zijn. Je klikt de klantnaam aan, zodat deze in het blauwe gedeelte verschijnt. Een bijkomende optie is Keuze arts. Van zodra je dit aanvinkt, verschijnt een lijst met artsen. Klik vervolgens de gewenste arts aan. Indien je dit niet aanvinkt, maar wel kiest voor de optie Nieuwe pagina per arts, krijg je per arts een blad met de schulden per patiënt. Voor het afdrukken op basis van arts kan dit enkel indien je in de patiëntenfiche de naam van de dokter hebt vermeld. Eindejaarsdocument Pharmawin Revisie Nr. 2 24/12/2012 15:01:00 p. 18