Excellerend Heemraadweg 21 2741 NC Waddinxveen 06 5115 97 46 richard@excellerend.nl BTW: NL0021459225 BANK: NL72ABNA0536825491 KVK: 24389967 Draaitabellen V Deze kwartaaltip is voorlopig de laatste die over draaitabellen gaat. Met draaitabellen kun je heel overzichtelijk een grote hoeveelheid data analyseren. In het bestand draaitabellen5.xlsx staan ruim 61.000 records met fictieve data over de verkoop van fruit in Nederlandse regio s en steden. Wat ik in deze kwartaaltip ga doen is het volgende: 1) Uitleg over de opbouw van de tabel met fictieve data; 2) Korte uitleg van de functie VERT.ZOEKEN omdat ik die in de tabel gebruik; 3) Kort uitleggen hoe je er een draaitabel op maakt (soort samenvatting van kwartaaltip 2015-01); 4) Uitleggen hoe je een slicer maakt waarmee je selecties kunt maken; 5) Uitleggen hoe je meerdere draaitabellen koppelt aan dezelfde slicer; 6) Uitleggen hoe je de eigenschappen van een slicer aan kunt passen. Opbouw tabel met data Het bestand waar we mee werken heet draaitabellen5.xlsx en is te downloaden via: http:///kwartaaltips/draaitabellen5.xlsx De fictieve data gaat over een bedrijf dat in Nederland fruit in- en verkoopt. Als het aantal verkochte kilo s fruit boven 50 KG komt, wordt 1% korting op de prijs gegeven. De tabel is via Invoegen > Tabellen > Tabel opgemaakt als tabel zodat je gekleurde regels ziet. Het voordeel is o.a. dat als je nu in de eerste rij de formule verandert, het gelijk doorgevoerd wordt voor alle rijen van de tabel. Op het tabblad data staat de volgende data: Kolom A: datums van de jaren 2014 en 2015 Kolom B: regio. Nederland is in vier regio s verdeeld. Kolom C: gemeente. Iedere regio heeft een aantal steden van waaruit verkopers werken. Kolom D: De verkopers. Die zijn doorgaans in één regio en een beperkt aantal steden actief, maar soms overlapt het met een andere verkoper. Kolom E: De producten: Appels, Peren, Bananen, Druiven, Perziken en Ananas. Kolom F: Via de functie =ASELECTTUSSEN(1;55) worden at random hele getallen tussen 1 en 55 in de cel gezet. Iedere keer dat je op F9 klikt, of een formule via de formulebalk (of F2) aanpast, wordt de waarde opnieuw berekend. Pagina 1 van 10
Kolom G: Hier wordt de kiloprijs van het product bepaald via de formule: =VERT.ZOEKEN(E2;tabellen!$B$1:$D$7;3;0)*ALS(JAAR(A2)=2015;1+tabellen!$I$2;1) 1 Kolom H: Als er meer dan 50 KG wordt verkocht, krijgt de koper 1% korting op de kiloprijs. Dit wordt bepaald via: =ALS(F2>50;0,01*data!G2;0). Als er geen korting is, staat hier 0. Kolom I: Hierin staat de opbrengst door het aantal kilo te vermenigvuldigen met de prijs minus de eventuele korting: =F2*(G2-H2) Kolom J: Voor fruit bestaat ook een inkoopprijs. De kosten van de verkochte kilo s fruit worden bepaald via: =VERT.ZOEKEN(E2;tabellen!$B$1:$D$7;2;0)*F2*ALS(JAAR(A2)=2015;1+tabellen!$I$2;1) 1. Kolom K: Het saldo is het verschil tussen de opbrengsten en de kosten: =I2-J2 Op het tabblad tabellen staan de volgende tabellen: Van de 6 producten die verkocht worden, staat de inkoopprijs per kilo in kolom C en de verkoopprijs in kolom D. Dit zijn de prijzen per kilo van 2014, zonder eventuele korting. In cel F2 staat de inflatiecorrectie van 2015 ten opzichte van 2014: 1,8%. Vertikaal zoeken (Als je deze functie al kent, dan staat er niets nieuws) Er worden in de tabel twee formules gebruikt met VERT.ZOEKEN. De functie VERT.ZOEKEN bestaat uit een aantal argumenten: 1 Deze formule wordt verderop uitgelegd Pagina 2 van 10
De zoekwaarde staat in cel E2. Deze waarde wordt gezocht in de meest linkse kolom van het tweede argument, de tabelmatrix. In dit geval staat de tabelmatrix op het tabblad Tabellen en begint in cel B1 en loopt door tot en met cel D7. De zoekwaarde uit cel E2 wordt dus gezocht in kolom B. Het derde argument geeft aan dat als de zoekwaarde in kolom B gevonden is, dat op die rij uit een volgende kolom de waarde opgehaald moet worden. In dit geval is dat de derde kolom uit de tabelmatrix. Dat is dus niet kolom C, maar kolom D. Hier vierde argument is niet vetgedrukt en daarmee optioneel. Een 0 betekent dat de zoekwaarde exact gevonden moet worden. Als dat argument op 1 staat, kan het resultaat de verkeerde kiloprijs zijn. In kolom G staat de formule: =VERT.ZOEKEN(E2;tabellen!$B$1:$D$7;3;0)*ALS(JAAR(A2)=2015;1+tabellen!$F$2;1) Het rode gedeelte zoekt de juiste kiloprijs bij het product uit kolom E. Maar de kiloprijs is de prijs van 2014 en moet dus gecorrigeerd worden voor de inflatie als de datum uit kolom A in 2015 ligt. Draaitabel maken Om een draaitabel te maken, selecteer ik altijd een cel uit de tabel met data al hoeft het niet. Op de tab Invoegen, groepering Tabellen klik ik op Draaitabel. Excel komt dan met een dialoogvenster: De lijst met gegevens heb ik gedefinieerd als tabel, maar niet zelf een naam gegeven. Excel geeft het daarom de naam Tabel1. Onderaan laat ik het rondje staan bij Nieuw werkblad en klik op OK. Rechts bouw ik mijn draaitabel als volgt op: Pagina 3 van 10
Ik wil de bedragen getoond hebben met een euroteken en zonder decimalen. Ik klik daarom op de driehoek bij Som van Saldo en kies Waardeveldinstellingen, vervolgens klik ik op de knop Getalnotatie om te kiezen voor Valuta met nul decimalen: Klik twee keer op OK. Zelf hou ik van de klassieke weergave. Klik met de rechtermuisknop in de draaitabel, kies Opties voor draaitabel, klik op de tab Weergave en vink het vierkantje aan bij Klassieke draaitabelindeling (slepen van velden in het raster mogelijk). Pagina 4 van 10
Na op OK te hebben geklikt, wil ik de datums gaan groeperen naar maanden en jaren. Klik hiervoor met de rechter muisknop op een datum en kies voor Groeperen. Vink daarna Jaren en Maanden aan en klik op OK. Pas eventueel eerst de begin- en einddatum aan wanneer er nog meer datums bij kunnen komen in de tabel. De draaitabel verandert van: in Daarna sleep ik de cel met Jaren naar het filtergebied onder Regio om de winst per maand per verkoper over te houden. Draaitabel kopiëren Een tweede draaitabel kun je opnieuw maken, maar je kunt ook de rijen met deze draaitabel kopiëren en eronder plakken. Op die manier blijven de instellingen en opmaak bewaard. Ik selecteer cel A22 en plak de draaitabel. Dit doe ik nog een paar keer zodat ik vier draaitabellen heb. Daarna voeg ik zes lege rijen in aan de bovenkant. Slicers Per draaitabel kun je selecties maken, bijvoorbeeld regio Noord, om te zien wat de omzet van die regio is per verkoper, per product, per maand. Pagina 5 van 10
Maar door een slicer te gebruiken, kun je in één keer voor alle draaitabellen dezelfde selecties maken. Selecteer een cel in één van de draaitabellen. Op de tab Hulpmiddelen voor draaitabellen ga je naar Opties > Gegevens > Slicer invoegen: Excel komt dan met het venster Slicers invoegen waarin een veld gekozen moet worden. Ik vink alleen het vierkantje voor Regio aan, maar je zou in dit venster meerdere slicers in één keer kunnen maken. Klik op OK. Er verschijnt dan boven de draaitabel een slicer: Via de dikke buitenrand kun je deze verslepen naar de zes lege regels bovenaan het werkblad. Je kunt via de hoekpunten de slicer ook breder maken: Zodra je de slicer geselecteerd hebt, verschijnt de tab Hulpmiddelen voor slicers. Rechtsboven kun je het aantal kolommen veranderen. Omdat we vier regio s hebben, maak Pagina 6 van 10
ik er twee kolommen van en dan pas ik helemaal rechts op het lint- de hoogte van de slicer aan totdat ik de onderste twee regio s ook kan lezen. Koppelen slicer Een slicer an sich doet nog niets. Je zult eerst de draaitabellen waarin het veld Regio een rol moet spelen, moeten koppelen aan de slicers. Op de tab Opties van Hulpmiddelen voor slicers, kun je klikken op Draaitabelverbindingen: Je ziet dat ik al een paar keer in dit Excelbestand draaitabellen heb gemaakt, want de huidige vier hebben de nummers 6, 8, 9 en 10. In de tweede kolom Blad kun je zien op welk tabblad draaitabellen voorkomen in dit Excelbestand. Achterhalen welke draaitabel welk nummer heeft, kan op verschillende manieren. Selecteer een cel en klik op de hulptab Opties. Helemaal links staat de naam: Of klik met de rechter muisknop in de draaitabel en kies Opties voor draaitabel. Bovenin het scherm staat de naam. In het scherm Draaitabelverbindingen (Regio) vink je de draaitabellen aan en klik op OK. Wanneer je nu regio Noord aanklikt op de slicer, veranderen de cijfers van alle draaitabellen, ook van die waarbij het veld Regio niet zichtbaar is. De knop wordt blauw: Met behulp van de Ctrl-toets kun je meer dan één regio aanklikken. De regio s die je aanklikt werken als een filter over de data heen. Alles wat niet voldoet aan de geselecteerde items, wordt niet meegenomen in de tellingen. De filter is te wissen door op het trechtertje rechtsboven te klikken. Pagina 7 van 10
Wanneer je meerdere slicers hebt gemaakt, kun je ervoor kiezen niet alle maar slechts enkele draaitabellen te koppelen aan een slicer. Slicerinstellingen Helemaal links op het tab Hulpmiddelen voor slicers in de groepering slicers kun je klikken op de slicerinstellingen. Je kunt in het dialoogvenster dat dan verschijnt de naam van de slicer aanpassen en wel of niet tonen, en je kunt de volgorde van de items anders sorteren. De optie Aangepaste lijsten gebruiken bij sorteren zorgt ervoor dat een slicer met maanden niet alfabetisch gesorteerd wordt, maar op de natuurlijke manier. Rechtsonder kun je aanvinken dat items zonder data, zoals een verkoper in de slicer Verkoper wanneer slechts één regio geselecteerd is in de slicer Regio, met een andere kleur getoond worden. In Regio Noord zijn maar twee verkopers actief: Eigenschappen van de slicer Een slicer is een object en objecten bevinden zich op de grafische laag vóór de cellen. De hoogte en breedte van een slicer kun je afhankelijk maken van de kolombreedte en rijhoogte, maar omdat een draaitabel bijwerken ervoor zorgt dat de kolombreedte kan wijzigen, is het rustiger om ze onafhankelijk te maken van de kolombreedte. Maar het zorgt er ook voor dat slicers niet kunnen overlappen na het bijwerken van draaitabellen. Ik heb uiteindelijk vier slicers gemaakt: Pagina 8 van 10
Selecteer een slicer, en klik in de groepering Grootte op het kleine icoontje waar de pijl naar wijst om de eigenschappen van de slicer aan te passen. Op de eerste tab Grootte kun je de verhouding tussen de hoogte en breedte vastzetten: Op de tweede tab Positie en indeling kun je de positie vastzetten. Als je het vierkantje aanvinkt bij Format wijzigen en verplaatsen uitschakelen, kun je niet meer via het lint deze eigenschappen aanpassen. Pas weer als je weer op het icoontje rechtsonder in de groepering Grootte klikt. Afhankelijk van het aantal items in je slicer, kun je hier ook het aantal kolommen veranderen en de grootte van de knoppen in de slicer aanpassen. Pagina 9 van 10
Op de derde tab Eigenschappen kun je de positie van de slicer aanpassen door het onderste rondje te selecteren en kun je ook het afdrukken van de slicer tegenhouden. Maar omdat een slicer ook werkt wanneer het veld niet in de gekoppelde draaitabel zichtbaar is, raad ik het af om de slicers niet af te drukken. Einde kwartaaltip 1-2016 De kwartaaltip(s) zijn als PDF te downloaden via: \kwartaaltips.html Wilt u een op maat gemaakte cursus Excel voor uw organisatie regelen? Zoekt u ondersteuning in het bouwen van rekenmodellen, controles, of denkt u dat iets mogelijk is in Excel maar u weet niet hoe? Neem dan contact op met Richard Meijles: 06 5115 97 46 of via e-mail: richard@excellerend.nl. Wilt u geen kwartaaltips meer ontvangen? Klik dan op: vragen@excellerend.nl Hebt u een verzoek voor een kwartaaltip? Klik dan op: richard@excellerend.nl en vermeld tevens uw Excelversie. Richard Meijles Pagina 10 van 10