plan gemeentelijke herindeling Bij Hoog en Laag
Inleiding Op dit moment onderzoekt de provincie Gelderland in samenwerking met de gemeenten op verzoek van de raden wat de financiële gevolgen zijn van een eventuele samenvoeging van de gemeenten Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek (MUG). Op 30 augustus gebruiken de drie raden die gegevens om zich een mening te kunnen vormen over een herindelingsontwerp. December 2012 besluiten de raden over dit ontwerp; dan wordt het een herindelingsadvies. De herindeling van gemeenten is een ingewikkeld proces. Externe en interne doelgroepen moeten goed worden geïnformeerd over het waarom, de voortgang en de inspraakmogelijkheden van dit herindelingsproces. Zij moeten ook een inhoudelijke bijdrage kunnen leveren. Daarom is een communicatieplan opgesteld. Aandachtspunten: Er wordt nu een voorstel gedaan voor zowel de interne als externe communicatie in dit plan gaat vooralsnog eerst over de periode van heden t/m 30 augustus 2012 en de periode 1 september 2012 tot december 2012 Dit is een dynamisch plan. Zodra de stuurgroep besluit dit plan als uitgangspunt te nemen voor de communicatie en zich heeft uitgesproken over de mate van waarde die de gemeenten hechten aan meningen van inwoners, moet het plan worden aangevuld. De periode tussen 1 januari 2013 en 1 januari 2015 komt in een later communicatieplan aan bod, afhankelijk van de besluitvorming in augustus 2012 en december 2012 Doelgroepen Extern Inwoners Ondernemers Maatschappelijke organisaties Andere buurgemeenten Provincie Gelderland Ministerie van Binnenlandse Zaken Intern B&W Raadsleden Medewerkers OR-en en GO s 1
Doelstelling Doel van de externe communicatie is Alle doelgroepen tijdig en volledig informeren over het waarom en de voortgang/stand van zaken van het herindelingsproces Gevoelens en ideeën die leven bij de doelgroepen met betrekking tot de herindeling tijdig oppikken en inventariseren. Draagvlak creëren voor de herindeling bij de verschillende doelgroepen Doel van de interne communicatie is Alle doelgroepen tijdig en volledig informeren over het waarom en de voortgang/stand van zaken van het herindelingsproces Gevoelens en ideeën die leven bij de doelgroepen met betrekking tot de herindeling tijdig oppikken en inventariseren. middelen Externe communicatie vindt voornamelijk plaats via bekende middelen als nieuwsbrieven huis-aan-huis, info- en inloopbijeenkomsten per dorpskern, gemeentepagina, website en persgesprekken. De nadruk ligt daarbij op de open houding van gemeenten. De drie gemeenten hebben in essentie een eenduidige aanpak; de uitvoering wordt zo nodig per gemeente aangepast. (Millingen aan de Rijn volgt het plan zoals dat in eerste instantie is gemaakt voor de herindeling Groesbeek-Millingen aan de Rijn.) boodschap? De communicatieboodschap is sterk afhankelijk van de verschillende besluiten die nog genomen moeten worden en van de verschillen tussen de drie gemeenten. Overall boodschap is in ieder geval: Periode 1 juni tot en met 30 augustus: MUG onderzoekt mogelijkheid tot herindelen. Periode 31 augustus tot en met december 2012: MUG is herindeling van plan of Herindeling gaat niet door 2
Periode tot en met 30 augustus Extern Doelgroepen Doelstelling Instrumenten Actoren Beoogde resultaten Inwoners Informeren over doel + Ondernemers en maatschappelijke organisaties + stand van zaken Artikelen in lokale bladen en op de website idem idem idem idem Bewoners zijn op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG en begrijpen waarom. Bewoners zijn op de hoogte van de stand van zaken en verdere tijdsplanning. Bewoners weten waar zij terecht kunnen voor meer informatie. Intern Doelgroepen Doelstelling Instrumenten Actoren Beoogde resultaten B&W Informeren over doel + raad Informeren over doel + Medewerkers Informeren over doel + + stand van zaken OR/GO Informeren over doel + + stand van zaken Terugkoppeling in college door burgemeester en secretaris Mondelinge informatie door voorzitters raad tijdens raadsvergadering Ubbergs Nieuwsbericht/intranet, Info secretaris en burgemeester, Beantwoorden van vragen. Burgemeester en secretaris Voorzitter raad, griffier,, Afdelingshoofden, Secretaris, portefeuillehouder OR Leden van B&W zijn op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG en de daarmee samenhangende aspecten waaronder tijdsplanning en gevolgen ambtelijke inzet. Raadsleden zijn op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG en de daarmee samenhangende aspecten (tijdsplanning, financiën, ambtelijke inzet). Medewerkers zijn op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG en de daarmee samenhangende tijdsplanning. Duidelijk moet ook zijn dat persoonlijke gevolgen van een eventuele herindeling pas in de periode 2013-2015 duidelijk worden Mondelinge informatie Secretaris OR is op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG en de daarmee samenhangende tijdsplanning. 3
Planning Wat Wie Wanneer Actie Artikel/interview met de drie burgemeesters over de 9 augustus herindeling (met in kader planning) Gezamenlijk persbericht over inhoud Vóór 17 juli herindelingsscan en planning bij collegevoorstel Gezamenlijk bericht Ubbie/intranet inhoud 18 juli herindelingsscan en planning Gezamenlijk persbericht samenvatting overleg 22 augustus raden en planning Gezamenlijk bericht Ubbie/intranet samenvatting 22 augustus overleg raden en planning Gezamenlijk persbericht over besluiten en planning 31 augustus Herindelingslogo (Geen logo voor nieuwe gemeente!) Herindelingswebsite Nieuwe werknaam? (Geen MUG) 4
Periode september tot en met december 2012 Extern Doelgroepen Doelstelling Instrumenten Actoren Beoogde resultaten Inwoners Informeren over doel + Ondernemers en maatschappelijke organisaties Andere gemeenten (Heumen, Mook en Nijmegen) en regionale samenwerkingsverbanden en de gevolgen ervan. Overleg/inspraak om het draagvlak te peilen Informeren over doel + en de gevolgen ervan. Informeren over doel + en de gevolgen ervan. Provincie en Ministerie Informeren over doel + en de gevolgen ervan. Nieuwsbrief huis-aanhuis, Artikelen o.a. in lokale bladen en op de websites Interactieve discussie en/of inloopbijeenkomsten per kern, Sociale media Informatiebrief Artikelen in lokale bladen en op websites brief Raadsleden Wethouders Inwoners begrijpen de plannen voor herindeling MUG en zijn op de hoogte van de daarmee samenhangende tijdsplanning en gevolgen ervan (op hoofdlijnen). Inwoners hebben hun mening kunnen geven (meepraten en/of zienswijze) over de plannen tot herindeling. Inwoners staan positief tegenover de herindeling. Ondernemers en maatschappelijke organisaties begrijpen de plannen voor herindeling MUG en zijn op de hoogte van de daarmee samenhangende tijdsplanning en gevolgen ervan (op hoofdlijnen) Ondernemers en maatschappelijke organisaties hebben hun mening kunnen geven (meepraten en/of zienswijze) over de plannen tot herindeling. Ondernemers staan positief tegenover de herindeling. Andere gemeenten (Heumen Mook en Nijmegen) en regionale samenwerkingsverbanden zijn op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG, de daarmee samenhangende tijdsplanning en de gevolgen ervan. brief Provincie en Ministerie zijn op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG, de daarmee samenhangende tijdsplanning en de gevolgen ervan. 5
Intern Doelgroepen Doelstelling Instrumenten Actoren Beoogde resultaten B&W raad Medewerkers OR/GO Informeren over de voortgang van het proces en de gevolgen ervan. Informeren over voortgang van het proces en zienswijzen van de burgers en andere doelgroepen. Informeren over voortgang van het inspraakproces en de rode draad t.a.v. de zienswijzen van bewoners en andere doelgroepen. Informeren over de voortgang van het proces en de gevolgen ervan. Vast agendapunt Vast agendapunt Lunchbijeenkomst, Ubbergs Nieuwsbericht/intranet, Beantwoorden van vragen. Burgemeester, Secretaris Voorzitter raad, Projectleider, griffier, Secretaris, portefeuillehouder OR College is op de hoogte van de plannen voor herindeling MUG en de daarmee samenhangende tijdsplanning en de gevolgen ervan (op hoofdlijnen) Raad is op de hoogte van de zienswijzen van de burgers en andere doelgroepen Medewerkers zijn op de hoogte van het verloop van het inspraakproces, de stand van zaken en de planning. Medewerkers begrijpen dat er nu nog geen duidelijkheid is over organisatorische veranderingen Persoonlijk informeren Secretaris Beschikken over alle relevante info t.b.v. info naar personeel Planning Wat Wie Wanneer Actie Persgesprek met drie burgemeesters 4 september Inlay informatie herindeling in Rozet en Groesbeeks Weekblad Interne lunchbijeenkomst met stavaza herindeling en planning 4 september 6
Formeel doorsturen info naar belanghebbenden Huis-aan-huis (incl bedrijven) uitnodigingen voor bijeenkomsten per dorpskern incl. info over stavaza herindeling Informatiebrief ondernemers en maatschappelijke instellingen Aankondiging bijeenkomsten op website en gemeentepagina Bijeenkomsten per dorpskern Vervolg 4 september september september september oktober 7