Distrilog Group Sinds 20 jaar uw logistieke serviceprovider met 600 werknemers en 215.000 m² opslagruimte Handleiding Web Order Entry 2012 1. Inleiding 1 2. Online Order Entry 1 2.1 Huidige orders 1 2.2 Orders toevoegen 2 2.3 Geschiedenis 5 2.4 Documenten 6 2.5 Exporteer 8 2.6 Label 8 2.7 Vooraanmelding 10 3. Import 11 4. Track & Trace 11 5. Emballage & Voorraad 11 6. Databeheer 12 6.1 Adressen 12 6.2 Goederencodes 13 7. User Settings 15 8. Contacteer ons 15 9. Over Distrilog Group 15
1. Inleiding In deze handleiding wordt beschreven wat de mogelijkheden zijn m.b.t. het beheren, registreren en exporteren van transportorders via deze Web Order Entry applicatie. Daarnaast beschikt deze applicatie ook over een track & trace module, import module (voor orders en adres- bestanden), emballage & voorraad beheer. 2. Online Order Entry 2.1 Huidige orders Via het tabblad huidige orders krijgt u een overzicht van de orders die u vandaag reeds ingebrachte heeft. Hier heeft u nog steeds de mogelijkheid een order te wijzigen via, goederenlijnen toe te voegen door op het ZIN nr te klikken of te verwijderen via. Daarnaast ziet u onmiddellijk of er reeds labels geprint zijn (LAB) en of de orders reeds geëxporteerd zijn naar uw transporteur (EXP). De kolom B. staat voor bijlagen. Door te klikken op het symbool kan u bijlagen (bvb leveringsnota, cmr, ) toevoegen aan het order. Het symbool wordt groen van zodra een bijlage gekoppeld werd aan het order. Ook in dit geval kan u nog steeds andere bijlage toevoegen of de bestaande bijlage aanpassen. Om een order toe te voegen drukt u op de knop order toevoegen waarna het order ingave scherm zichtbaar wordt (zie volgende pag.). 01 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
2.2 Orders toevoegen 2.2.1. Ordergegevens Als default orderdatum wordt de huidige systeemdatum overgenomen. Daarnaast bent u in dit geval verplicht een vrachtbrief nr. in te geven. Het (*) symbool duidt aan wanneer een veld verplicht in te vullen is. Het al dan niet verplicht maken van dit veld is instelbaar in de administrator module. Bij zendingstype kan u aanduiden of het om een afhaling, een levering, een tijdslevering voor 11u, enz gaat. In het lege veld kan u eventueel aanduiden dat het order neutraal dient geleverd te worden m.a.w. de bestemmeling van de goederen mag niet weten dat deze goederen vanuit uw bedrijf bij hem geleverd worden. In dit geval wordt een adres van het type neutraal als laadadres ingevuld. 02 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
Zoals u zal merken, wordt afhankelijk van het zendingstype, het laadadres of losadres automatisch gevuld met het default adres dat u in het databeheer heeft ingesteld. (zie ook punt 6.1) Na het invullen van het losadres en de losdatum, kan u vervolgens een laad en/of losreferentie invullen. Een nieuw adres kan u vanuit de orderingave aanmaken door naast laad- of losadres op het (+) teken te klikken waarna u een blanco adreskaart te zien krijgt. Onder de rubriek overig kan u uw factuurreferentie meegeven evenals een remboursbedrag. Daarnaast kan u ook aanduiden of het om een franco zending (F) of een non franco zending (NF) gaat. U heeft ook de mogelijkheid om een orderinstructie in te vullen, een afwijkend lostelefoonnr mee te geven en kan u bij debiteur kiezen voor welk bedrijf u deze orders wenst aan te maken. Wanneer u orders aan het ingeven bent en om één of andere reden bestaat er reeds een order met dezelfde laaddatum en hetzelfde losadres, dan wordt dit gedetecteerd en krijgt u volgende melding : In dit geval kan u kiezen om ofwel een nieuw order aan te maken ofwel de zopas ingegeven gegevens te koppelen aan een reeds bestaand order. In de meeste gevallen worden dan extra goederenlijnen of een extra aantal toegevoegd aan het bestaande order. 2.2.2. Goederenlijnen U heeft de mogelijkheid om 5 goederenlijnen in te geven. De eenheden zijn instelbaar in de administrator module. Bij het invullen van de goederenlijnen zijn volgende velden beschikbaar nl : 03 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
Aantal Eenheid Omschrijving Gewicht Aant tr. & Eenh. Tr. Aant. Em. & Eenh. Em Lengte, breedte en hoogte V (volume) : aantal : bijv. euro, pal, doos, karton, : vrij tekstveld : bijv. 20 kartons kunnen op 1 europallet geladen worden. In dit geval is het aantal = 20, de eenheid = kart, het aantal tr. = 1 en de eenh tr = euro. : wanneer u bijv. wenst dat bepaalde eenheden moeten geruild worden, dan kan u dat in deze velden invullen. : wanneer u de afmetingen ingeeft, wordt automatisch het volume berekend. U kan natuurlijk ook manueel het volume invullen. : per goederenlijn heeft u de mogelijkheid 3 ADR types te selecteren. De ADR specificaties zijn standaard aanwezig in deze applicatie. Bijv. Naast het ADR type kan u ook het gewicht meegeven en de gewichtspunten laten berekenen d.m.v. de knop punten berekenen. Wanneer u een transportorder ingegeven hebt, dan kan u onderaan het scherm onmiddellijk labels printen en het order opslaan. Labels kunnen ook later geprint worden (zie punt 2.5). In dit geval kan u via het tabblad Label de gewenste labels aanduiden & printen. 04 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
Als laatste item bij de goederenlijnen hebben we het G symbool. G staat voor goederencodes en zijn in de module databeheer in te stellen(zie databeheer punt Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). Goederencodes zorgen ervoor dat u versneld een goederenlijn kan ingeven en zijn een soort modelgoederenlijn die u uit een lijst kan selecteren. Bijv. wanneer u voor een bepaalde klant steeds dezelfde hoeveelheid dient te versturen, dan kan u hiervoor een goederencode instellen. 2.3 Geschiedenis Onder de rubriek Geschiedenis vindt u een historiek van alle ingegeven transportorders. In dit overzicht kan u o.a. zien voor welke orders er nog geen labels geprint werden. Wanneer u op het symbool klikt, dan kan u de details van het order nog eens bekijken en ziet u ook de barcodes en eventuele afmetingen per eenheid. In deze module heeft u ook de mogelijkheid deze gegevens te exporteren naar Excel of de geschiedenis te wissen. 05 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
2.4 Documenten Onder de rubriek documenten vinden we alle zendingen terug die u vandaag ingegeven heeft. Er zijn 3 standaard documenten voorzien. U heeft de keuze uit : 2.4.1. Laadlijst detail afdr. Deze lijst toont u een laadlijst waar alle orderdetails opstaan. Deze lijst kan in het magazijn gebruikt worden en kan u eventueel ook aan de transporteur overhandigen. 06 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
2.4.2. Laadlijst vrachtbrief afdr. Dit document wordt aan de chauffeur overhandigd waarbij de chauffeur zich akkoord verklaard deze goederen ontvangen / geladen te hebben. 2.4.3. Laadlijst compleet afdr. Bij deze selectie kan u de laadlijst EN de vrachtbrief in 1 beweging afdrukken. 07 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
2.5 Exporteer Van zodra u een order aangemaakt heeft, verschijnt dit order in de rubriek exporteer. Van zodra u op de knop orders exporteren drukt, worden de orders naar uw transporteur doorgestuurd. Nadat u deze functie uitgevoerd heeft, wordt automatisch de rubriek documenten geopend waar u dan de nodige lijsten kan afdrukken. 2.6 Label Labels afdrukken kan men op 2 manieren nl bij de order ingave klikken op opsl. & Lab.adr. en/of onder deze rubriek. 08 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
Volgende selectiemogelijkheden zijn voorzien : 1. Labels afdrukken van tot : U kan per zending individueel labels afdrukken alsook een reeks van order nr. tot order nr. af te drukken. 2. Enkel nog niet afgedrukte In dit geval worden voor alle orders in het overzicht de labels afgedrukt die nog niet de status afgedrukt hebben. 3. Niveau Hier bepaal je voor welk niveau er labels moeten afgedrukt worden. Er zijn 2 mogelijkheden nl. Aantal = labels afdrukken volgens het aantal eenheden. Bijv. 5 kartons = 5 labels Aantal transport = labels afdrukken volgens het aantal transport Bijv. wanneer u 20 kartons heeft die op 1 pallet staan, dan kan u via deze instelling kiezen om enkel een label af te drukken voor de pallet en niet voor de kartons. 4. Bij het afdrukken heeft u de keuze tussen labels afdrukken (A4) en labels afdrukken (Labelpr.). In het eerste geval zal uw label op een blad in A4 formaat afgedrukt worden. In het 2de geval zullen de labels op de door u ingestelde labelprinter afgedrukt worden. 09 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
Zoals u hierboven kan zien, worden alle relevante gegevens van uw order op het label getoond. Bovendien is elk label voorzien van een unieke barcode waardoor scanning mogelijk wordt en uw goederen zeer vlug traceerbaar zijn. Het nummer onderaan het label is de afdeling of depot die u ingesteld heeft opdat het transportorder aan het juiste depot zou toegekend worden. (instelbaar in de administrator module). 2.7 Vooraanmelding Een vooraanmelding kan u gebruiken wanneer u bijv. nog geen details kent van de te laden goederen maar wel ongeveer een idee heeft van wat er zal moeten geladen worden. Bijv. : Het veld palletplaatsen is een verplicht veld. Daarnaast beschikt u over de nodige ruimte om zelf opmerkingen (vrije tekst) toe te voegen. De gegevens, contactpersoon, telefoon en E-mail worden overgenomen uit de rubriek user settings (zie punt 7) Wanneer u vervolgens op verzenden klikt, zullen deze gegevens per email naar uw transporteur verstuurd worden. 10 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
3. Import In deze module heeft u de mogelijkheid om op basis van een vooraf gedefinieerde structuur adressen en / of orders te importeren in de WOEI applicatie. 4. Track & Trace UNDER CONSTRUCTION 5. Emballage & Voorraad 11 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
6. Databeheer 6.1 Adressen Vooraleer u van start kan gaan met het ingeven van orders, dient u er eerst voor te zorgen dat uw klantenadressen bestand aanwezig is. Dit kan via de import module maar kan ook manueel via databeheer / adressen. Zoals u hieronder kan zien heeft u de mogelijkheid het adressenbestand te exporteren naar Excel en kan u zoeken op naam. Om een nieuw adres toe te voegen, klikt u op Adres toevoegen en wordt volgend scherm geopend : 12 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
Hier kan u naast de gebruikelijke adresgegevens ook de openingsdagen & laad- en lostijden registreren. Het veld zoekcode kan vrij ingevuld worden en dient om bij de order ingave het laad- en/of losadres vlugger terug te vinden. Het veld toevoeging wordt gebruikt om een toevoeging aan een huisnummer te registreren bvb kerkstraat 10 bus 2. Naast het veld soort kan u het type adres selecteren. U heeft de keuze uit volgende types : Laadadres, Losadres of Laad- en losadres Default laadadres : deze instelling zorgt ervoor dat dit laadadres automatisch gevuld wordt bij het registreren van een nieuw order. Neutraal : wanneer de afzender niet bekend mag zijn bij de bestemmeling, dan kan u een neutraal adres als laadadres instellen. 6.2 Goederencodes Goederencodes zijn voor-gedefiniëerde goederenlijnen die ervoor zorgen dat u een goederenlijn versneld kan ingeven bij de order entry. Bijv. wanneer u voor een bepaalde klant steeds dezelfde hoeveelheid of eenheid dient te versturen, dan kan u hiervoor een goederencode instellen. Om een goederencode te selecteren klikt u op G en kan u in bovenstaand scherm de gewenste code selecteren. 13 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
Een nieuwe goederencode aanmaken doet u via de knop Goederencode toevoegen waarna u volgend scherm te zien krijgt : In het eerste veld Naam kan u een eigen omschrijving geven aan deze goederencode. (Dit kan bijvoorbeeld de naam van uw klant zijn) Verder kan u de gewenste aantallen en eenheden bepalen alsook de afmetingen, het volume én de ADR gegevens invullen. De velden met (*) zijn verplichte velden ( instelbaar door de administrator). 14 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be
7. User Settings Van zodra u ingelogd bent, kan u via het tabblad user settings allerlei persoonlijk gegevens aanpassen. Hier kan u indien gewenst zelf uw paswoord wijzigen. Het email adres dat hier ingevuld staat, zal gebruikt worden bij het versturen van een vooraanmelding. (zie punt 2.7) 8. Contacteer ons Distrilog Group Pedro Colomalaan 11 B-2880 Bornem T +32 3 897 19 90 info@distrilog.be www.distrilog.be 9. Over Distrilog Group Uw goederen op de juiste bestemming brengen begint bij het begrijpen waar men vandaan komt: het soort goederen, uw distributiewensen, de diensten die u vereist. Als logistiek expert, bouwend op onze 20 jaar ervaring, bieden we u een brede waaier van diensten aan en doen wij alles om uw goederen op te slaan, te behandelen en te transporteren. En dit op de enige mogelijke manier, namelijk de manier die perfect past bij de noden van u en uw klant. Copyright 2011 15 2011 Distrilog Group, Pedro Colomalaan 11, B-2880 Bornem, T +32 3 897 19 90, info@distrilog.be, www.distrilog.be