AGENDAPUNT voor burgemeester en wethouders Nummer: Datum vergadering: 15-03-2011 Onderwerp: Huisvesting Bibliotheek (en galerie, kunstuitleen, speel-o-theek) Conceptbesluit: Het college besluit: 1. aan de raad voor te stellen in te stemmen met de uitgangspunten voor huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand gelegen aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk; 2. aan de raad voor te stellen een voorbereidingskrediet van 30.000,-- beschikbaar te stellen voor een nadere planuitwerking van huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand gelegen aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk, op basis van de omschreven uitgangspunten. Dekking van het krediet vindt plaats vanuit de Algemene reserve vrij besteedbaar. Vallen de daadwerkelijke voorbereidingskosten lager uit, dan valt het restant krediet terug aan de Algemene reserve vrij besteedbaar. 3. aan de hand van een tentatieve grondexploitatie de mogelijkheden te onderzoeken voor herbestemming van de huidige locatie van de bibliotheek, galerie en kunstuitleen in overeenstemming met de ontwikkeling Woldpoort. De uitwerking hiervan wordt meegenomen binnen project Woldpoort. Samenvatting: Centraal in de bibliotheekvernieuwing Steenwijkerland staat de vernieuwing van de hoofdvestiging in Steenwijk. Hier is renovatie en herinrichting noodzakelijk en urgent. Er is een plan voor renovatie en uitbreiding van het bestaande pand. Er is mogelijk een alternatief, namelijk huisvesting van bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk. Bijlagen: Geen Bestuurlijk traject: College 15-03-2011 Raadscommissie 05-04-2011 Raad 26-04-2011 advies B Overlegd met: Communicatie: Suzanne van Wylick (MO), Daniel Harssema (REO), Harm Visserman (REO), Christiaan Charite (REO), Jan van Ek (CS), Henk Schuitemaker (OS). Zijn dit besluit en de achterliggende stukken openbaar? ja - Geen publicatie Programma: Steenwijkerland leeft Parafen: Medewerker Jan de Boer Afdeling REO Afdelingshoofd Concernstaf Secretaris
Portefeuillehouder weth. Greven Besluit B&W: Conform Het college besluit: 1. aan de raad voor te stellen in te stemmen met de uitgangspunten voor huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand gelegen aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk; 2. aan de raad voor te stellen een voorbereidingskrediet van 30.000,-- beschikbaar te stellen voor een nadere planuitwerking van huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand gelegen aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk, op basis van de omschreven uitgangspunten. Dekking van het krediet vindt plaats vanuit de Algemene reserve vrij besteedbaar. Vallen de daadwerkelijke voorbereidingskosten lager uit, dan valt het restant krediet terug aan de Algemene reserve vrij besteedbaar. 3. aan de hand van een tentatieve grondexploitatie de mogelijkheden te onderzoeken voor herbestemming van de huidige locatie van de bibliotheek, galerie en kunstuitleen in overeenstemming met de ontwikkeling Woldpoort. De uitwerking hiervan wordt meegenomen binnen project Woldpoort. Uit onder redactie. 2
Collegeadvies: Onderwerp Huisvesting Bibliotheek (en galerie, kunstuitleen, speel-o-theek) te Steenwijk. Het college besluit: 1. aan de raad voor te stellen in te stemmen met de uitgangspunten voor huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand gelegen aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk; 2. aan de raad voor te stellen een voorbereidingskrediet van 30.000,-- beschikbaar te stellen voor een nadere planuitwerking van huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand gelegen aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk, op basis van de omschreven uitgangspunten. Dekking van het krediet vindt plaats vanuit de Algemene reserve vrij besteedbaar. Vallen de daadwerkelijke voorbereidingskosten lager uit, dan valt het restant krediet terug aan de Algemene reserve vrij besteedbaar. 3. aan de hand van een tentatieve grondexploitatie de mogelijkheden te onderzoeken voor herbestemming van de huidige locatie van de bibliotheek, galerie en kunstuitleen in overeenstemming met de ontwikkeling Woldpoort. De uitwerking hiervan wordt meegenomen binnen project Woldpoort. Inleiding Centraal in de bibliotheekvernieuwing Steenwijkerland staat de vernieuwing van de hoofdvestiging in Steenwijk. Hier is renovatie en herinrichting noodzakelijk en urgent. Er is een plan voor renovatie en uitbreiding van het bestaande pand. Er is mogelijk een alternatief, namelijk huisvesting van bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek aan de Meppelerweg, nr. 47 te Steenwijk. Historie In de afgelopen jaren heeft de Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel aangedrongen op renovatie van de centrale vestiging in Steenwijk. Het door het bestuur aangeleverde plan in 2005, werd op verzoek van het college omgezet in 2007 in een onderzoek naar mogelijkheid voor huisvesting van de Bibliotheek in het pand school B. Hiermee bevestigde het college tevens de noodzaak te komen tot modernisering van de centrale bibliotheek. Woonconcept onderzocht de optie school B. Het college besloot in 2009 op basis van de uitkomst, geraamde kosten ca. 3 tot 4,1 mln, hier van af te zien en de raad hiervan in kennis te stellen. Vervolgens werd de stichting gevraagd een plan te maken voor renovatie van het bestaande pand, hiervoor is door de raad een voorbereidingskrediet beschikbaar gesteld en heeft de stichting Bibliotheek Kop van Overijssel een inrichtingsplan laten maken. De kosten voor verbouw/renovatie zijn geraamd op ca. 2,2 mln (incl. inrichting, excl. tijdelijke huisvesting). Onderzoek naar eventuele huisvesting in en naast de Spijkervetstal in de Kalverstraat heeft geresulteerd in 3 opties variërend in kosten van 3 tot 4,2 mln (excl. inrichtingskosten). Daarnaast is er een vierkante meter studie uitgevoerd met betrekking tot het voormalige CWI-pand, hieruit is gebleken dat het beschikbare aantal vierkante meters van dit pand ontoereikend is voor huisvesting van bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek. De kosten voor huisvesting aan de Meppelerweg worden ingeschat tussen ca. 1,5 1,9 mln. Aan de hand van het omschreven plan van aanpak in dit voorstel volgt een definitief voorstel inclusief het benodigde uitvoeringskrediet voor huisvesting aan de Meppelerweg. Resume optie school B verbouw/renovatie bestaande pand Spijkervetstal Kalverstraat huisvesting Meppelerweg Kostenindicatie ca. 3 4,1 mln ca. 2,2 mln ca. 3 4,2 mln ca. 1,5 1,9 mln 3
Onderzoek Van Spaendonck Een onderzoek in de zomer 2009 van Bureau van Spaendonck naar de ontwikkelingen van de Bibliotheek in Steenwijkerland wijst uit dat het aantal leden en uitleningen achteruit loopt en onder de landelijke kengetallen is gekomen. Zonder snelle en ingrijpende maatregelen wordt het voortbestaan van de bibliotheek onzeker. Het gaat dus niet meer alleen om stijging van de omzet, het gaat op de eerste plaats om tegengaan van verdere achteruitgang. Met betrekking tot de huisvesting heeft bureau Van Spaendonck het volgende geconcludeerd: * huidige vestiging is te klein voor het aantal leden. Bij een mogelijk in de toekomst groeiend ledenaantal, is de benodigde oppervlakte nog kritischer; * de buitenkant is gedateerd en heeft onvoldoende zichtbaarheid en herkenbaarheid ten aanzien van boeken en bibliotheek; * in het algemeen weinig uitstraling en meer gericht op medewerkers en opruimen in plaats van op de klant. De conclusies uit het onderzoek vormden, samen met de visie bibliotheekvernieuwing de basis voor het programma van eisen voor de verbouwing van het huidige pand, maar zijn ook toe te passen op het pand aan de Meppelerweg. Visie bibliotheekvernieuwing Zowel landelijk als op provinciaal niveau is vastgesteld dat openbare bibliotheken kunnen overleven als zij snel en actief inspelen op de nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen. De Bibliotheek Kop van Overijssel heeft, samen met de OBD (Overijsselse Bibliotheek Dienst) deze vernieuwing in haar meerjarenbeleidsplan uitgewerkt. Het plan werd positief beoordeeld in het voorjaar van 2009 door de gemeenteraad. Vestiging Steenwijk is aangemerkt als schil 1, hoofdvestiging. De kern en ruggengraat van het bibliotheekwerk in de gemeente Steenwijkerland wordt gevormd door deze vestiging. Deze vestiging heeft het meest uitgebreide voorzieningenniveau en hier is ook de centrale back-office gevestigd, die de overige schillen in de gemeente bedient. De meest uitgebreide collectie bevindt zich in deze schil en dient ook voor die klanten waar in de overige schillen incidenteel vraag naar is. Het aanbod van de bibliotheek dient te voldoen aan het zogenaamde winkelconcept : - vestigingen aanpassen op basis van winkelinrichting; openingstijden verruimen; - Medewerkers/vrijwilligers bijscholen voor betere benadering van de vraag; - collectie aanpassen aan locale doelgroep en actualiteit; - afspraken maken met centraal collectiebeheer Overijsselse bibliotheken; - verdere digitalisering van het aanbod en overige diensten; - versterken samenwerking met onderwijs; - actief zoeken naar nieuwe samenwerkingsverbanden, onder meer m.b.t. huisvesting. Een nieuwe bibiliotheek De fysieke inrichting van de bibliotheek dient te veranderen. Door het toepassen van retailtechnieken vindt de klant het aantrekkelijker om in de bibliotheek te verblijven en de klant kan via allerlei displaytafels vaker worden verleid om materialen mee te nemen. Het winkelconcept van de hoofdvestiging is tevens gericht op extra services, zoals kleinschalige horeca in combinatie met de leeszaalfunctie. Daarnaast is multifunctionele ruimte nodig t.b.v. cursussen, lezingen, kindertheater, inloopspreekuren, etc. Deze verbeteringen zijn realiseerbaar op de huidige locatie maar er dienen zich alternatieven aan waarbij met minder investeringen meer mogelijk is en waarbij ook mogelijkheden ontstaan voor herontwikkeling van de huidige locatie van de bibliotheek. 4
Locatie Meppelerweg Keuze voor de locatie Meppelerweg heeft een aantal voordelen: - betrokken partijen kunnen elkaar versterken; - geen ingrijpende verbouwing voor bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek; - geen tijdelijke huisvesting nodig voor bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek; - mogelijk goedkoper alternatief t.o.v. verbouwing bestaande pand; - leegstand van een deel van het pand aan de Meppelerweg wordt voorkomen; - courantheid pand t.o.v. huidige bibliotheek; - mogelijkheden pand voor huisvesting aanverwante partijen; - mogelijkheden herbestemming van huidige bibliotheeklocatie in overeenstemming met Woldpoort; - mogelijkheden om opbrengst bibliotheek aan te wenden voor investering volgens winkelconcept. Inbreng huidige locatie Wanneer huisvesting in het pand aan de Meppelerweg een goed alternatief blijkt te zijn heeft Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel haar huidige pand niet meer nodig. Deze locatie biedt de mogelijkheid voor een functie die aansluit bij de totale ontwikkeling van de Woldpoort. In de uitwerking wordt onderzocht wat hiervoor de mogelijkheden zijn. Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel is bereid hier aan mee te werken en in de planuitwerking te onderzoeken of, en in welke mate, de opbrengst/waarde van de huidige bibliotheek kan worden aangewend voor de kosten van verbouw van het pand aan de Meppelerweg en voor de inrichtingskosten volgens het winkelconcept. Plan van aanpak Om te komen tot een definitieve afweging en uitvoeringskrediet voor de verbouwing en verhuizing is in het onderstaande plan van aanpak omschreven welke onderdelen nader moeten worden onderzocht Het gaat om: *benodigde huisvesting *programma van eisen *beschikbare huisvesting *bestemmingsplan *parkeren *organisatie *communicatie *financiën Benodigde huisvesting Uitgangspunt voor planvorming is huisvesting van onderstaande partijen, dit betreffen de partijen die op dit moment gevestigd zijn in het pand aan de Nicolaas Ter Maethstraat aangevuld met de speel-o-theek: - stichting Bibliotheek Kop van Overijssel; - Galerie Steenwijk; - Kunstuitleen; - Speel-o-theek Steenwijk. 5
Programma van eisen Het programma van eisen zoals dat voor de bibliotheekvernieuwing van de huidige vestiging in Steenwijk is vastgesteld omvat ca. 1100 m2 (NVO) ten behoeve van de bibliotheek + kunstuitleen en ca. 150m2 (NVO) ten behoeve van de galerie. Daarnaast is er tevens behoefte aan huisvesting van de speel-o-theek wat in combinatie met de bibliotheek goed mogelijk is. In de planuitwerking zal aan de hand van de individuele wensen van de betrokken partijen het programma van eisen nader worden uitgewerkt en afgestemd. Uiteraard wordt ook onderzocht welke ruimtes multifunctioneel en/of gedeeld gebruikt kunnen worden. Beschikbare huisvesting In het pand aan de Meppelerweg is op de begane grond een ruimte beschikbaar (ca. 400m2 NVO). In combinatie met de gehele eerste verdieping (ca. 1044m2 NVO) zijn er voldoende vierkante meters beschikbaar, zelfs meer dan minimaal noodzakelijk. De bibliotheek heeft aangeven dat met een indeling van thema s en/of doelgroepen een verdeling over twee bouwlagen tot de mogelijkheden behoort. Naast ruimte voor de bibliotheek is er eveneens voldoende ruimte beschikbaar voor galerie, kunstuitleen en speel-o-theek. Wanneer aan de hand van het definitieve programma van eisen blijkt dat er een overcapaciteit van het benodigde aantal vierkante meters beschikbaar is, wordt onderzocht of er een ruimtevraag bestaat bij andere partijen (instellingen, stichtingen, etc.) of bijvoorbeeld een partij gelieerd aan de bibliotheek of binnen het bibliotheeknetwerk. Visie huidige eigenaar Een zeer aantrekkelijke bibliotheek (laten we zeggen de meest mooie, innovatieve bibliotheek van Noord-Nederland) beleven ook wij als een inspirerende bewoner van het pand. Wij zijn bereid daarover mee te denken en eventueel in delen ook te participeren. Een voorbeeld is de ontvangstruimte voor groepen (met mediafaciliteiten) op de tweede verdieping, maar ook het sponsoren van een Ondernemersplein en/of Woonplein. Ook de wenselijkheid van teveel huurders is vanuit onze optiek laag. Vanuit ons coöperatieve belang en maatschappelijke betrokkenheid zien wij het voordelen in de uitstraling van een gezamenlijke inrichting en gebruik van een aantal ruimten en faciliteiten. Huur/koop De huidige eigenaar van het pand aan de Meppelerweg staat open voor zowel verhuur of verkoop van het pand of een deel ervan. In de planuitwerking wordt een huur en koopvariant onderzocht evenals de bijborende consequenties van huur of koop. Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel staat ook open voor beide mogelijkheden, op basis van de verdere planuitwerking kan hierin een keuze worden gemaakt. De verhouding/relatie tussen de bibliotheek en de andere partijen zal overeenkomstig de huidige situatie gestand blijven, met de speel-o-theek als toevoeging. Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel is eigenaar van haar huidige pand, de overige partijen zijn gebruiker. Bestemmingsplan De huidige bestemming van het perceel aan de Meppelerweg is: kantoren. Middels een procedure/verzoek voor wijziging van het gebruik (maximaal 1500m2 van de huidige bebouwing), bestaat de mogelijkheid om de huidige bestemming in overeenstemming te brengen met het gebruik als bibliotheek en/of maatschappelijke doeleinden. 6
Parkeren In de planuitwerking wordt nader ingegaan op de parkeervoorziening en parkeernormering in het geval van huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand aan de Meppelerweg. Naast de parkeerplaatsen grenzend aan het pand is er tevens nog een eigen parkeerplaats aan de overkant van de Meppelerweg, deze eigen parkeerplaats biedt voldoende ruimte voor zowel het personeel van de huidige eigenaar als de medewerkers van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek. Hierdoor zijn alle parkeerplaatsen bij het pand beschikbaar voor bezoekers. Organisatie Uiteraard is er een maatschappelijk belang bij een goede huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek die (deels op verzoek van gemeente) onder de hoede zijn genomen van Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel. Daarnaast heeft u de noodzaak onderkent om te komen tot modernisering van de centrale bibliotheek. De gemeente vervult een voorwaardenscheppende taak en blijft verantwoordelijkheid houden voor het realiseren en voortbestaan van voorzieningen. Door voor de verdere planuitwerking de benodigde kennis en middelen ter beschikking te stellen kunnen de betrokken partijen op de juiste worden ondersteund om tot een goede planuitwerking te komen. Vervolg: op basis van de uitgangpunten in dit voorstel vindt uitwerking plaats in een projectteam met de volgende betrokkenen; gemeente/stichting Bibliotheek Kop van Overijssel/huidige eigenaar Meppelerweg 47. Vertegenwoordigers van galerie Steenwijk, kunstuitleen en speel-o-theek worden gevraagd om met betrekking tot de hun betreffende zaken actief deel te nemen en deel uit te maken van deze projectgroep. Communicatie De betrokken partijen worden middels een brief over dit voorstel geïnformeerd. In de brief zal aan de partijen tevens worden gevraagd naar een contactpersoon met betrekking tot de huisvesting, zodat deze bij de verdere planuitwerking betrokken kunnen worden. Via de betreffende accounthouder van Kernen en Wijken wordt wijkvereniging De Beitel van dit voorstel op de hoogte gesteld. De mogelijkheden die de huidige locatie biedt in relatie tot de totale ontwikkeling van de Woldpoort worden nader onderzocht, de resultaten hiervan zullen gedeeld worden met de betreffende wijkvereniging. Financiën Exploitatielasten Uitgangspunt voor de planuitwerking is dat de exploitatielasten voor de huisvesting niet zullen stijgen ten opzichte van de huidige huisvesting. Daarnaast zal rekening gehouden moeten worden met de vaststelling van de meerjarenbegroting door de raad d.d. 9 november 2010. In deze begroting is opgenomen dat er bezuinigd gaat worden op de beschikbare budgetten voor gesubsidieerde organisaties. Voor Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel betekent dit dat zij mogelijk met 10% worden gekort. Kosten De beschikbare ruimte voor de Bibliotheek aan de Meppelerweg is bouwkundig in goede staat van onderhoud met een keurig afwerkingsniveau. Er is een geringe interne verbouw nodig met het oog op samenvoegen van ruimtes (verwijderen tussenwanden etc.) en creëren van ruimtes die zijn afgestemd op het gebruik van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek. Indien gekozen wordt voor het pand aan de Meppelerweg zijn er geen aanvullende kosten voor vervangende huisvesting ten tijde van de verbouw. De verwachting is dat de kosten voor een nieuwe inrichting volgens het winkelconcept voor zowel huidige pand als het pand aan de 7
Meppelerweg gelijkwaardig zullen zijn. In de planuitwerking worden de bouwkundige-, inrichtings-, en eventuele bijkomende kosten in beeld gebracht. Zoals verwoord bij de voordelen van de locatie Meppelerweg, is de verwachting dat dit mogelijk een goedkoper alternatief is t.o.v. verbouwing/renovatie en inrichting van het bestaande pand. Een en ander is afhankelijk van de verdere planuitwerking volgens de omschreven onderdelen, waarbij zowel een huur- als koopvariant zal worden onderzocht (indicatie investeringsbedrag ca. 1,5 tot 1,9 mln). Wij stellen voor de raad te adviseren deze eenmalige investeringsbijdrage aan de hand van de planuitwerking vast te stellen en te dekken vanuit de Algemene reserve vrij besteedbaar. Baten Aan de hand van een tentatieve grondexploitatie worden in de planuitwerking de mogelijkheden voor deze locatie onderzocht. Middelen Stichting Bibliotheek Kop van Overijssel heeft met betrekking tot de plannen van bibliotheekvernieuwing voor haar huidige locatie in Steenwijk aangegeven niet over voldoende middelen te beschikken voor de kosten van uitbreiding en renovatie. Het huidige pand van de Bibliotheek is eigendom van de Bibliotheek, hier rusten geen financieringslasten meer op. In de planuitwerking wordt onderzocht of, en in welke mate, de opbrengst/waarde van de huidige bibliotheek kan worden aangewend voor de kosten van verbouw van het pand aan de Meppelerweg en voor de inrichtingskosten volgens het winkelconcept. Voorbereidingskrediet Wij adviseren u een voorbereidingskrediet van 30.000,-- beschikbaar te stellen voor een nadere planuitwerking van huisvesting van de bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek in het pand gelegen aan de Meppelerweg, nr. 47, op basis van de omschreven uitgangspunten en randvoorwaarden. Het voorbereidingskrediet wordt aangewend voor: *een voorlopig ontwerp (plattegronden) waarin het programma van eisen van bibliotheek, galerie, kunstuitleen en speel-o-theek is verwerkt; *een kostenraming van de verwachte verbouw- en inrichtingskosten; *onderzoek/uitwerking parkeercapaciteit; *advies koop of huur; *financiële consequenties koop/huur; *juridisch advies en toetsing concept overeenkomsten; *communicatie, overleg en inlichten van betrokkenen. Wanneer in de raadsvergadering van 26 april 2011 wordt besloten om een voorbereidingskrediet beschikbaar te stellen, volgt er een planuitwerking op basis van bovengenoemde uitgangspunten en randvoorwaarden. Deze planuitwerking en de daarbij benodigde investeringsbijdrage zullen wij vervolgens zo spoedig mogelijk ter besluitvorming aan de raad voorleggen. Conclusie Gelet op de noodzaak om te komen tot een verbetering van de huisvesting van de bibliotheek en de mogelijkheid die zich nu aan dient met Meppelerweg 47, stellen we de raad voor in principe te kiezen voor huisvesting van de bibliotheek aan de Mepperweg en in de komende maanden te komen tot een uitgewerkt voorstel inclusief benodigd uitvoeringskrediet. 8