Integer zaken doen DE ETHISCHE CODE VAN SHIRE 06-100GL v. 2.0
Brief van uw CEO Beste collega's, Juli 2015 In onze bedrijfstak spelen vele complexe factoren een rol. Om omstandigheden die ethische vragen oproepen dus tijdig te onderkennen, is het belangrijk onze onderliggende waarden en cultuur en ons onderliggende beleid te kennen. In ons onophoudelijke streven naar gezonde bedrijfsresultaten is het minstens even belangrijk en misschien wel belangrijker, hoe we tot deze resultaten komen. Door ons werk wordt het leven van mensen beïnvloed. Deze enorme verantwoordelijkheid moet bij ons altijd op de eerste plaats komen. Om deze redenen moeten we ons blijven afvragen, Wat is het beste dat we kunnen doen en wat is de beste manier om het te doen? Hoewel we er in beginsel op vertrouwen dat de medewerkers van Shire de noodzaak onderkennen om altijd hun gezonde verstand te gebruiken, is het niet altijd duidelijk wat juist is. Deze ethische gedragscode is ontwikkeld om u te helpen alle aspecten van onze bedrijfstak waarin ethiek een rol speelt te begrijpen en als uw hulpmiddel bij het nemen van de juiste beslissing. Vanzelfsprekend kan in een bedrijfstak als de onze geen enkele ethische gedragscode of geen enkel beleid antwoord geven op alle vragen of bij alle mogelijke gebeurtenissen. Overleg met je manager als je in dergelijke gevallen twijfelt over wat je moet doen. Door in de geest van de gedragscode te handelen en u op een wijze te gedragen, die in overeenstemming is met onze waarden, blijven we het vertrouwen en het respect verdienen van degenen met wie we samenwerken en die we dienen. Flemming Ornskov, MD Chief Executive Officer 2 INTEGER ZAKEN DOEN De ethische code van Shire
Inhoud Deel 1: Inleiding Integer zaken doen 5 Het belang van de ethische code 5 Deel 2: Onze ethische code ONZE WERKOMGEVING 8 Zorgen voor gelijke en eerlijke kansen 9 Respect voor anderen tonen 9 Het handhaven van een veilige en betrouwbare werkplek 10 DE MARKT 11 Zaken doen zonder corrupte activiteiten 12 Zorgen voor eerlijke concurrentie 13 Het vergaren van competitive intelligence 14 Eerlijke behandeling van leveranciers en inkoop 15 Bescherming van privacy en persoonsgegevens 15 PERSOONLIJKE INTEGRITEIT 17 Correct omgaan met geschenken en vermaak 18 Vermijden van belangenconflicten 20 Correct omgaan met voorkennis 21 Antwoorden op vragen van investeerders en de media 22 Antwoorden aan overheidsfunctionarissen 23 Gedrag van medewerkers bij politieke activiteiten 23 ONZE PRODUCTEN 24 Het verstrekken van volledige en eerlijke informatie over onze producten 25 Wereldwijde naleving van handelsvoorschriften 26 Productkwaliteit en bijwerkingen 27 BESCHERMEN VAN BEDRIJFSEIGENDOM 28 Accuraat boekhouden en archiveren 29 Beschermen van de integriteit van bedrijfstechnologie 29 Beschermen van intellectuele eigendom 30 Beschermen van vertrouwelijke bedrijfsinformatie 30 Uitgangspunten voor goed documentbeheer 31 ONZE GEMEENSCHAP 32 Respect voor het milieu 33 Patiëntengroepen en -organisaties ondersteunen 33 Deel 3: Being brave betekent moedig zijn en je mening geven Het bespreken van bezorgdheid 36 Bedrijfsmiddelen 36 INTEGER ZAKEN DOEN De ethische code van Shire 3
Inleiding 4 INTEGER ZAKEN DOEN De ethische code van Shire
Integer zaken doen Een belangrijk onderdeel van onze Brave-cultuur is de erkenning dat integer zaken doen bij Shire een gedeelde verantwoordelijkheid is van ons allemaal. Iedereen die bij Shire werkt, of dat nu is als employee, adviseur, contractant of in welke functie dan ook, heeft de verantwoordelijkheid integer te handelen. Hoe doe je dat? Wees eerlijk in al uw transacties namens Shire. Zorg dat u de wetten, de regelgeving en het beleid betreffende uw werk kent en naleeft. Zoek hulp wanneer u niet zeker weet wat u kunt doen in een situatie die een ethisch probleem kan vormen. Neem ethisch verantwoorde beslissingen. Geef uw mening als u te maken krijgt met ethische of juridische problemen, inbreuken op het beleid of ander gedrag dat u zorgen baart. Het belang van de ethische code Waarom hebben we een code? Bij ons streven naar sterke zakelijke resultaten willen we ervoor zorgen dat we die op de juiste manier bereiken. Ons bedrijf heeft veel complexe kanten. Het is essentieel dat iedereen die voor of namens Shire werkt onze waarden, onze cultuur en ons beleid begrijpt. Hoe moet ik de code gebruiken? Hoewel wij vertrouwen op uw oordeelsvermogen, is het niet altijd duidelijk wat juist is. Deze ethische code is bedoeld om u te helpen de juiste beslissingen te nemen of richtsnoeren aan te reiken in situaties die moeilijke ethische kwesties opwerpen of moeilijke beoordelingen vergen. En als ik in de code geen antwoord vind op mijn vraag? In geen enkele code, met geen enkel beleid kan elke vraag worden beantwoord of elke situatie worden opgelost. Raadpleeg uw leidinggevende of een van onze andere bronnen voor naleving van de code als u ooit twijfelt over wat u moet doen. U vindt nog meer hulpmiddelen voor de naleving van de code als u contact opneemt met de afdeling(en) Compliance, Juridische Dienst, Human Resources, Interne Audit, Kwaliteit (die zowel O&O als productie-activiteiten ondersteunen) en de Global Compliance Hulplijn. Wat gebeurt er als iemand zich niet aan de code houdt? Iedereen die de code niet respecteert, kan worden onderworpen aan corrigerende en/of disciplinaire maatregelen. In ernstige gevallen kan dit leiden tot ontslag of aangifte bij de bevoegde autoriteiten. Hebben leidinggevenden nog andere verantwoordelijkheden volgens de code? Leidinggevenden zijn meestal de eersten tot wie de medewerkers zich wenden met vragen of twijfels. Van iedere Shire-manager wordt verwacht dat hij de code kent, dat hij elke dag opnieuw een voorbeeld is van ethisch gedrag en ervoor zorgt dat de medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht. Als medewerkers vragen of twijfels hebben, moeten leidinggevenden daar objectief naar luisteren en effectief op reageren en zo nodig bepaalde onderwerpen doorspelen naar een van de hierboven genoemde hulpmiddelen voor de naleving. Terug naar de Inhoud INTEGER ZAKEN DOEN De ethische code van Shire 5
Wat houdt Shire s inzet voor naleving in? Shire zet zich in voor marketing, verkoop, promotie, onderzoek, ontwikkeling, informatievoorziening over, en adverteren van de producten die het commercialiseert over de hele wereld, in volledige naleving van de toepasselijke wetgeving, voorschriften en regelgeving. In de Verenigde Staten omvatten deze specifiek: Federale vereisten voor gezondheidszorg Vereisten van de Food &Drug Administration Vereisten van de bedrijfsintegriteitsovereenkomst van Shire 6 INTEGER ZAKEN DOEN De ethische code van Shire
Deel 2: Onze ethische code INTEGER ZAKEN DOEN De ethische code van Shire 7
Onze werkomgeving Wij streven naar een werkomgeving waarin alle medewerkers worden gewaardeerd, zodat zij optimaal kunnen bijdragen tot de visie van Shire en zich volledig kunnen ontplooien. 8 INTEGER ZAKEN DOEN De - Onze ethische werkomgeving code van Shire
Zorgen voor gelijke en eerlijke kansen Ons succes vloeit voort uit de uiteenlopende talenten van de medewerkers over de hele wereld. Wij staan open voor en waarderen alles wat onze mensen uniek maakt. Bijdragen aan een ondersteunende werkomgeving waar verschillende invalshoeken worden gewaardeerd en waar naar iedereen wordt geluisterd. Geef uw mening als u ziet dat iemand oneerlijk wordt behandeld. Als u iemand in dienst neemt of u neemt beslissingen in verband met het werk, zorg dan dat uw beoordeling berust op competentie, vaardigheden, kennis, werkervaring en -resultaten (wanneer die informatie beschikbaar is). Werk samen met HR en de Juridische Dienst zodat u op de hoogte bent van de plaatselijke arbeidsregelgeving in de gebieden waar u actief bent. AANVULLENDE MIDDELEN Gelijke kansen op werk/beleid van positieve discriminatie 05-105US (in de VS)? Vragen en antwoorden Wat is pesten? Typisch pestgedrag is gedrag dat beledigend, vernederend, kwetsend of bedreigend is voor degene tot wie het gericht is, of dat hem uitsluit. Pesten neemt vele vormen aan en kan bestaan uit woorden, gebaren of handelingen. Bedenk dat gedrag dat in uw eigen land aanvaardbaar is, dat ergens anders niet kan zijn. Doe nooit iets dat bedoeld is om een ander te intimideren of schade toe te brengen. Vermijd handelingen die als intimiderend kunnen worden beschouwd - ook als ze als grap bedoeld zijn. Als u getuige bent van gedrag dat u intimiderend vindt, meld dit dan. Gelijke-kansenbeleid 05-164UK (buiten de VS) Respect voor anderen tonen Onze medewerkers, patiënten, ons bedrijf en de samenleving hebben er voordeel bij als wij in ons werk respect tonen, aandacht hebben en verschillende invalshoeken opnemen, iedere dag opnieuw. Hetzelfde geldt voor onze omgang met externe zakenpartners. Ieder van ons moet bijdragen tot een werkomgeving zonder pesterijen of bedreigingen. Respectloos gedrag wordt niet getolereerd. Waar u op moet letten Hier volgen enkele voorbeelden van gedrag dat volgens onze code verboden is: Grappen of verdachtmakingen in verband met ras, religie, etnische afkomst of andere persoonskenmerken Expliciet seksueel getinte gesprekken, vragen, verhalen of mededelingen Plagerijen waardoor iemand zich vernederd voelt Ongewenst geflirt of seksuele toenadering Vertonen van ongepast materiaal Treiteren of buitensluiten Geweld of dreigen met geweld INTEGER INTEGER ZAKEN DOEN ZAKEN De DOEN ethische - Onze code werkomgeving van Shire 9
Het handhaven van een veilige en betrouwbare werkplek Wij streven ernaar de gezondheid en de veiligheid van onze werknemers te behouden. We werken samen om een veilige, prettige werkomgeving te handhaven en een gezonde levensstijl te bevorderen. Misbruik van alcohol, drugs of geneesmiddelen is verboden, omdat dit het vermogen van de werknemer om zijn taak te vervullen kan verminderen en afbreuk kan doen aan de veiligheid en het welzijn van collega's en het publiek. Ga altijd veilig te werk en voorkom handelingen waarvan u weet dat ze gevaarlijk of schadelijk kunnen zijn. Verkoop, koop of gebruik nooit drugs en zorg dat u ze nooit in uw bezit hebt. Maak op uw werk nooit misbruik van alcohol of medicijnen. Volg alle beveiligingsprocedures op in het gebouw waar u werkt. Meld alle mogelijk bedreigende of potentieel gewelddadige situaties onmiddellijk aan HR of aan de bedrijfsbeveiliging. Meld alle onveilige handelingen of omstandigheden meteen. AANVULLENDE MIDDELEN Raadpleeg de website Gezondheid, veiligheid en omgeving voor meer toelichting. Shire behoudt zich overeenkomstig plaatselijke wet- en regelgeving, het recht voor sollicitanten, huidige werknemers en contractanten te testen op drug- of alcoholgebruik of misbruik van voorgeschreven geneesmiddelen. Als u of een andere werknemer kampt met drank- of drugsproblemen, hebben wij manieren om te helpen. Neem contact op met HR voor meer informatie. Terug naar de Inhoud 10 INTEGER ZAKEN DOEN - De Onze ethische werkomgeving code van Shire
De markt Wij gaan open en eerlijk te werk en weten dat ons gedrag en onze manier van zaken doen onze reputatie bepalen. Wij handelen naar de letter en de geest van de wet- en regelgeving van onze sector in de wereldeconomie. I N T E G E R Z A K E NI NDTOEEGNE R D ez A e tkhei snc D h eo E cn o d-e Dvea nmshire arkt 11
Zaken doen zonder corrupte activiteiten Wij doen zaken op verantwoorde, ethische wijze, zonder enige vorm van omkoping of corruptie ongeacht de plaatselijke gebruiken of gewoonten. Zaken doen met Shire is niet te koop. Wij verbieden omkoping van medewerkers, contractanten of derden die ons vertegenwoordigen ongeacht de plaatselijke gebruiken of gewoonten. Het is uw verantwoordelijkheid om het beleid en de procedures van Shire te kennen en na te leven. U moet voldoen aan de wetgeving tegen omkoping en corruptie. Wees eerlijk en duidelijk over het geld dat u uitgeeft en waaraan u het uitgeeft. Probeer nooit een betaling te verbergen of verkeerd voor te stellen. Beloof of geef nooit iets van waarde om iemand in een gezaghebbende positie te beïnvloeden een beslissing te nemen die gunstig is voor onze zakelijke transacties. Houd zorgvuldig toezicht op het werk van derden. Zorg ervoor dat zij zich, als onderdeel van hun werk voor Shire, niet inlaten met activiteiten die een vorm van omkoping of corruptie zijn of zo opgevat kunnen worden.? Vragen en antwoorden Wat is omkoperij? Omkopen is het aanbieden, beloven of geven van een financieel of ander voordeel aan een derde met de bedoeling aan te zetten tot de onbehoorlijke uitoefening van een bedrijfs- of overheidsfunctie. Wij staan noch het aanbieden noch het ontvangen van smeergeld toe. De anticorruptiewetgeving kent strenge straffen die vaak ook gelden buiten de landen waar de wetgeving is aangenomen. Registreer alle betalingen en uitgaven nauwkeurig en eerlijk in de boeken en documenten van het bedrijf. Het instellen van niet-geboekte regelingen of het bijhouden van een zwarte kas zijn verboden. AANVULLENDE MIDDELEN Anti-omkoping- en -corruptiebeleid 06-106GL 12 INTEGER ZAKEN DOEN De - De ethische markt code van Shire
Waar u op moet letten Omkopen kan met alles dat waarde heeft. Bijvoorbeeld: Buitensporige, luxueuze of overdadige geschenken, vormen van vermaak of gastvrijheid Werkaanbiedingen die zich uitstrekken tot een vriend of een familielid Verzoeken om donaties aan overigens legitieme doelen als middel om zich te verzekeren van steun voor een zakelijke transactie Het betalen van reis- of verblijfkosten van een persoon wanneer de reis geen zakelijk doel heeft Het aanvaarden van een geschenk, een betaling of een andere vorm van smeergeld in ruil voor het sturen van de zakelijke onderhandelingen in een bepaalde richting Het gratis verstrekken van goederen of diensten om zich te verzekeren van de steun voor een zakelijke transactie Het betalen van zogenaamde steekpenningen of smeergeld aan ambtenaren om routinematige overheidshandelingen te beïnvloeden, zoals betalen om sneller een visum te verkrijgen Het gebruik van middelen of apparatuur van Shire voor activiteiten die geen verband houden met het bedrijf Het aanbieden van of vragen om smeergeld is in de meeste landen strafbaar, zelfs als de transactie nooit plaatsvindt. Zorgen voor eerlijke concurrentie Shire streeft ernaar geslaagde zaken te doen op basis van betere producten, diensten en resultaten. Wij voldoen aan de concurrentiewetgeving, waarbij overeenkomsten tussen concurrenten die de beginselen van eerlijke mededinging ondermijnen, verboden zijn. Wij tolereren geen gedrag dat vrije en eerlijke concurrentie verhindert, beperkt of vervalst, waaronder: Prijsafspraken met concurrenten. Misbruik van een dominante marktpositie (bv. een kleine speler uit de markt dwingen). Vrije en eerlijke concurrentie is altijd goed voor patiënten en voor de samenleving, want deze zorgt voor keuze en concurrentie. Door de concurrentiewetgeving wordt een vrije, eerlijke en open markt gestimuleerd, die een bescherming vormt voor patiënten en de samenleving. Met concurrenten samenwerken om markten, klanten of gebieden te verdelen. De concurrentiewetgeving is complex, heeft een mondiaal bereik en werkt niet in de hele wereld op dezelfde manier. Neem contact op met uw Juridische Dienst of Compliance Manager voor specifieke informatie over uw gebied. INTEGER ZAKEN INTEGER DOEN De ZAKEN ethische DOEN code - De van markt Shire 13
Overleg nooit met een concurrent of iemand anders om prijzen af te spreken of maatregelen te nemen die kunnen lijken op prijsafspraken. Bespreek geen zakelijke informatie betreffende Shire met concurrenten (bv. onze gevoelige commerciële strategieën, plannen voor een nieuwe productlancering, prijsformules, kredietvoorwaarden, reclame-acties, kortingen of vergoedingen) en verschaf hen deze ook niet. Spreek met concurrenten niet over het verdelen van markten, klanten of bepaalde gebieden. Spreek met concurrenten niet over het plaatsen van productie- of verkoopbeperkingen. Doe nooit iets om een concurrerende aanbesteding te beïnvloeden of een leverancier, een klant of een distributeur te boycotten. Het vergaren van competitive intelligence Bij Shire wordt competitive intelligence op een ethische manier verkregen. Accepteer geen informatie waarvan u vermoedt dat die niet eerlijk is verkregen. Het is toegestaan om openbare bronnen zoals websites, gepubliceerde artikelen en advertenties te gebruiken voor informatie over concurrenten. Laat u nooit in met een onjuiste voorstelling van zaken, bedrog, diefstal, (industriële) spionage, piraterij of omkoping om informatie te verkrijgen. (Zie ook: Zorgen voor eerlijke concurrentie) Raadpleeg bij vragen of opmerkingen de Juridische Dienst. Waar u op moet letten Vergaderingen van beroepsverenigingen: zorg ervoor dat u de regels inzake gesprekken met concurrenten goed kent. Als iemand komt met vertrouwelijke bedrijfsinformatie (bv. prijzen, markten, toekomstige bedrijfsplannen), vertel dan voor wie u werkt en verlaat zo nodig de vergadering. Vrienden in de sector: hoewel het in onze sector prettig is om persoonlijke vriendschappen te onderhouden, moet u er zeer goed op letten dat u geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie doorgeeft aan een concurrent of aan iemand die deze zou kunnen doorgeven aan een concurrent. AANVULLENDE MIDDELEN Shire Information Protection E-Guide 14 INTEGER ZAKEN DOEN - De De ethische markt code van Shire
Eerlijke behandeling van leveranciers en inkoop Bij Shire gaan we eerlijk, verantwoord en ethisch correct om met onze contractanten, verkopers en leveranciers. Wij verwachten dat zij hetzelfde doen met ons. Beslissingen over aanbestedingen moeten worden gebaseerd op de gebruikelijke commerciële overwegingen. Wij streven naar diversiteit in ons leveranciersbestand, net zoals wij dat doen in ons eigen bedrijf. Ga eerlijk, verantwoord en ethisch correct om met al onze contractanten, verkopers en leveranciers. Ken zakelijke partners alleen werk toe op basis van de gebruikelijke commerciële overwegingen. Misbruik anderen niet door opzettelijk informatie te manipuleren, achter te houden of verkeerd te gebruiken of een verkeerde voorstelling van zaken te geven. Vraag of aanvaard geen speciale gunsten, geschenken of afspraken met leveranciers of klanten. Zorg ervoor dat uw leverancier informatie over ons en onze materiële middelen zorgvuldig hanteert. Wij verwachten van onze leveranciers dat zij vertrouwelijke informatie over ons voor zich houden en wij doen hetzelfde voor hen. Bescherming van privacy en persoonsgegevens Bij Shire wordt de privacy gerespecteerd en is de veiligheid van de persoonsgegevens in ons beheer gegarandeerd. De bescherming hiervan is een wezenlijk deel van onze toewijding aan patiënten, personeel in de gezondheidszorg, externe zakenpartners, medewerkers en de gemeenschap waar wij ons op richten. Respecteer en garandeer de privacy en de veiligheid van de persoonsgegevens waarover Shire beschikt. Verzamel nooit meer persoonsgegevens dan nodig en bewaar deze nooit langer dan nodig. Zorg ervoor dat mensen ermee akkoord gaan dat de informatie bij Shire wordt opgeslagen en verwerkt. Zorg ervoor dat u de geldende privacywetgeving en het beleid van Shire op dat gebied kent en naleeft. Meld elke inbreuk daarop aan privacyconnect@shire.com. AANVULLENDE MIDDELEN US-EU-Swiss Safe Harbor Policy AANVULLENDE MIDDELEN Beleid inzake de selectie van leveranciers GPS-01 Beleid inzake verantwoord Ketenbeheer GPS-10 INTEGER ZAKEN INTEGER DOEN De ZAKEN ethische DOEN code - De van markt Shire 15
In de meeste landen waar Shire actief is, is het wettelijk vereist dat persoonsinformatie van anderen die wij verzamelen of beheren, wordt beschermd en beveiligd. Deze wetgeving is bedoeld om de persoonsgegevens die anderen aan ons hebben toevertrouwd, te beschermen en in het algemeen is het volgende vereist: 1) Wij maken bekend dat wij persoonsgegevens verzamelen en wij leggen uit hoe en waarom wij die gebruiken. 2) Wij bieden keuze over de wijze van verzamelen, het gebruik en de openbaarmaking van gegevens. 3) Wij geven mensen toegang tot hun persoonlijke informatie, zodat deze op verzoek kan worden gecorrigeerd, gewijzigd of gewist. 4) Wij zorgen voor de integriteit van de informatie, zodat deze betrouwbaar is voor het beoogde doel en wij bewaren deze niet langer dan nodig is. 5) Wij beperken de toegang tot en de bekendmaking van de informatie aan derden. 6) Wij maken gebruik van passende veiligheidsmaatregelen om deze informatie te beschermen. 7) Wij bieden mensen de mogelijkheid om vragen te stellen of klacht in te dienen over de manier waarop wij met hun persoonsgegevens omgaan. Terug naar de Inhoud 16 INTEGER ZAKEN DOEN - De De ethische markt code van Shire
Persoonlijke integriteit Persoonlijke integriteit ligt ten grondslag aan alle onze pogingen om mensen met levensveranderende omstandigheden een beter leven te bieden. INTEGER ZAKEN DOEN De - ethische Persoonlijke code integriteit van Shire 17
Correct omgaan met geschenken en vermaak Wij geven of aanvaarden geen geschenken, vormen van vermaak of gastvrijheid die onze integriteit in gevaar kunnen brengen of kunnen leiden tot een ongepast zakelijk voordeel. Kleine geschenken en maaltijden worden vaak gebruikt om goodwill en goede zakelijke relaties op te bouwen. Ook al kunnen dit soort praktijken in veel zakelijke relaties acceptabel zijn, zij kunnen ook reële of vermeende twijfels doen rijzen over persoonlijke integriteit en oneigenlijke beïnvloeding, zelfs als deze met de eerlijkste bedoelingen worden aangeboden of aanvaard. Of een geschenk of een aanbod aanvaardbaar is, zal van de omstandigheden afhangen. Vraag u af wat anderen, ook concurrenten, kunnen denken indien het geschenk, het vermaak of de gastvrijheid bekend zouden worden. (Zie ook Zaken doen zonder corrupte activiteiten) LET OP: Er gelden specifieke regels voor geschenken, vermaak en gastvrijheid in onze omgang met gezondheidswerkers die kunnen verschillen van land tot land. In de meeste rechtsgebieden heeft Shire een specifiek beleid met betrekking hiertoe. Zorg dat u de plaatselijke regels voor omgang met gezondheidswerkers kent. Op veel plaatsen gelden strenge regels bij overtredingen. Ook als zij toelaatbaar zijn, moeten alle geschenken, vormen van vermaak en gastvrijheid: Bescheiden en incidenteel zijn Passen bij de gelegenheid, niet verder gaan dan gewone beleefdheid en niet afwijken van de plaatselijk gebruikelijke manier van zaken doen Nooit bestaan uit geld of aan geld gelijk te stellen middelen zoals cadeaubonnen Binnen de grenzen blijven van de goede smaak weiger ongepaste of cultureel onacceptabele geschenken of vormen van vermaak of gastvrijheid Niet in overtreding zijn met de regels van Shire of van de organisatie van de ontvanger Nooit een voorwaarde of een beloning zijn voor een aankoop, een voorschrift of een promotieactie van Shire-producten of -diensten 18 INTEGER ZAKEN DOEN - De Persoonlijke ethische code integriteit van Shire
? Vragen en antwoorden Wat wordt bedoeld met ongepaste of cultureel onacceptabele geschenken of vormen van vermaak of gastvrijheid? Bepaalde locaties of activiteiten zijn niet van goede smaak herenclubs en gelegenheden waar vrouwen niet welkom zijn, of overdadig vertoon van luxe en illegale activiteiten bv. Dit geldt zowel als het evenement wordt georganiseerd door een werknemer van Shire als door iemand anders. Ga altijd na welke gevolgen uw activiteiten voor Shire kunnen hebben indien zij bekend zouden worden. Volg de algemene richtlijnen hieronder om zowel echte als vermeende bezorgdheid over ongepaste geschenken, vermaak of gastvrijheid te voorkomen: Vraag niet om geschenken, vermaak of gastvrijheid. Zorg dat u de plaatselijke wetgeving, de gebruiken en het beleid van Shire kent en naleeft, want soms zijn zelfs de meest bescheiden maaltijden, vormen van vermaak of geschenken verboden. Wees zorgvuldig in uw oordeel en toon u gematigd bij het geven of aannemen van relatiegeschenken, maaltijden of voorwerpen van waarde en vraag om advies als u twijfelt. Leg nauwkeurig en volledig vast bij welke evenementen u iets van waarde aanbiedt. AANVULLENDE MIDDELEN Raadpleeg de website Global Compliance en risicobeheer voor meer toelichting. INTEGER ZAKEN DOEN De - ethische Persoonlijke code integriteit van Shire 19
Vermijden van belangenconflicten Uw persoonlijk belang mag uw beslissingen niet beïnvloeden of uw professionele oordeel vertroebelen. Er is sprake van een belangenconflict wanneer uw persoonlijke, sociale, financiële, burgerlijke of charitatieve handelingen in strijd kunnen zijn met de belangen van Shire of uw objectiviteit in het geding kunnen brengen. Wees u ervan bewust dat ook de activiteiten van uw familieleden en naaste medewerkers tot belangenconflicten kunnen leiden. Zelfs de schijn van een belangenconflict kan voor u en voor Shire schadelijk zijn. De eerste stap om een echt of vermeend belangenconflict aan te pakken, is dan ook om er met uw leidinggevende over te spreken. Veel conflicten kunnen snel en eenvoudig worden opgelost, op een voor u en voor Shire bevredigende manier. Gebruik uw positie bij Shire niet om er zelf beter van te worden of er uw familieleden of goede relaties van te laten profiteren. Wees attent op situaties waarin uw objectiviteit in het geding kan komen. Dit geldt ook voor situaties waarin uw belangen of die van uw familie of relaties in strijd zijn met de belangen van Shire. Zorg dat u een belangenconflict herkent en let op potentiële belangenconflicten in uw werk bij Shire. Als u denkt dat er sprake kan zijn van een conflict, bespreek het dan met uw leidinggevende en zoek naar een oplossing. AANVULLENDE MIDDELEN Beleid inzake indienstneming van verwanten 05-117GL Waar u op moet letten Hieronder volgen slechts enkele voorbeelden van de vele verschillende situaties waarin een belangenconflict kan ontstaan: Een beslissing nemen over een aanbesteding als een familielid of een goede vriend daar persoonlijk, financieel of anderszins voordeel bij heeft Familieleden of goede vrienden inhuren of daar leiding aan geven Als consultant, adviseur, directeur of verantwoordelijke werken voor een bedrijf dat met Shire zaken doet of in dezelfde sector werkzaam is Persoonlijk profiteren van mogelijkheden waar u dankzij uw functie bij Shire weet van hebt Eigendommen of informatie van Shire gebruiken voor zakelijke aangelegenheden die los staan van uw functie bij Shire Concurreren met Shire voor persoonlijk gewin Overweegt u om zitting te nemen in een externe ondernemingsraad als dat een belangenconflict met Shire kan betekenen? Neem contact op met uw leidinggevende alvorens een beslissing te nemen. 20 INTEGER ZAKEN DOEN - De Persoonlijke ethische code integriteit van Shire
Correct omgaan met voorkennis Wij beschermen voorkennis en schending van de wet op de handel met voorkennis is verboden. Dergelijke schendingen vormen een ernstig misdrijf en kunnen leiden tot strafrechtelijke vervolging. Voorkennis is, in het algemeen, informatie in verband met effecten die niet tot het publieke domein behoort, maar die een belegger die een beleggingsbeslissing moet nemen, belangrijk zou vinden. Als u voorkennis hebt over Shire of over een ander bedrijf als gevolg van uw werk bij Shire, moet u deze informatie voor u houden en mag u de betreffende effecten niet verhandelen tot deze informatie openbaar is gemaakt. U mag deze informatie evenmin delen met iemand anders die de effecten dan koopt of verkoopt, met inbegrip van vrienden en familieleden. U moet alle geldende wetgeving betreffende handel met voorkennis en het beleid van Shire inzake de effectenhandel kennen en daaraan voldoen. Handel nooit in effecten als u over voorkennis beschikt. Dit geldt ook voor voorkennis over andere bedrijven dan Shire die u hebt verkregen in de loop van uw dienstverband bij Shire. Als u niet zeker weet of het om voorkennis gaat, raadpleeg dan de Juridische Dienst. AANVULLENDE MIDDELEN Beleid inzake de effectenhandel 06-105GL? Vragen en antwoorden Wat is voorkennis? Voorkennis is niet-openbare informatie in verband met effecten die een belegger die een beleggingsbeslissing moet nemen, belangrijk zou vinden. Hier volgen enkele voorbeelden: De goedkeuring van nieuwe producten Belangrijke ontwikkelingen in rechtszaken of te verwachten overheidsmaatregelen Resultaten van klinische proeven Alle informatie over Shire of een ander bedrijf of een andere instelling die u vertrouwelijk hebt vernomen tijdens uw werk Winstverklaringen of -verwachtingen Onderhandelingen over een fusie, overname, vergunningen of soortgelijke transacties Inwerkingtreding van belangrijke nieuwe contracten De verkoop van activa of dochterondernemingen Veranderingen in het management Wat zijn effecten? Effecten zijn gewone aandelen, American Depository Shares ( ADS ), Stock Appreciation Rights ( SAR ) en ieder ander overdraagbaar financieel instrument. INTEGER ZAKEN DOEN De - ethische Persoonlijke code integriteit van Shire 21
Antwoorden op vragen van investeerders en de media Spreek niet namens Shire noch per ongeluk noch met opzet. Omdat wij een beursgenoteerd bedrijf zijn, zijn wij onderworpen aan regels en richtlijnen over wanneer en hoe wij bepaalde informatie bekendmaken. Om zeker te zijn van een duidelijke en consistente boodschap, zijn een aantal mensen bij Shire aangeduid om namens het bedrijf te spreken met de media, financiële analisten en beleggers. Stuur externe vragen door naar de dienst Bedrijfscommunicatie of Investor Relations. Dat geldt ook voor vragen uit de beleggingswereld (bv. aandeelhouders, beursmakelaars of beleggingsanalisten) of de media. Leg geen verklaringen over de activiteiten van Shire af aan pers, radio of televisie, tenzij u daar specifiek voor bevoegd bent. Maak geen interne financiële informatie of enige andere niet-openbare informatie bekend aan iemand van buiten het bedrijf. Als u van mening bent dat niet-openbare informatie ten onrechte werd bekendgemaakt of op het punt staat te worden bekendgemaakt, meldt dit dan onmiddellijk aan uw leidinggevende. AANVULLENDE MIDDELEN Beleid inzake vragen van media, juridische en overheidsinstanties 01-165GL? Vragen en antwoorden Men heeft mij gevraagd deel te nemen aan een openbaar forum over thema's uit de sector waar Shire in werkt. Kan ik daaraan deelnemen? Overleg eerst met uw leidinggevende. Eigenlijk moet u altijd eerst met uw chef overleggen voor u instemt met deelname aan een openbaar evenement dat verband houdt met de activiteiten van Shire. 22 INTEGER ZAKEN DOEN - De Persoonlijke ethische code integriteit van Shire