CLARCOR Inc. SAFE HARBOR PRIVACYVERKLARING EXTERN LAATSTE REVISIE APRIL 2014

Transcriptie

1 CLARCOR Inc. SAFE HARBOR PRIVACYVERKLARING EXTERN LAATSTE REVISIE APRIL 2014 INLEIDING CLARCOR Inc. en alle filialen (hierna te noemen de "Onderneming") respecteren individuele privacyrechten en streven ernaar de wetten betreffende privacy van alle landen, waar de onderneming zakelijk actief is, te volgen. Deze Safe Harbor Privacyverklaring (het "Beleid") beschrijft de praktijken van de Onderneming ten aanzien van de verzameling, het gebruik en de doorzending van de Persoonlijke informatie (hieronder beschreven) van de externe partijen van de Onderneming, die in de Europese Economische Ruimte en Zwitserland gevestigd zijn. Overzicht Safe Harbor Het Ministerie van Economische Zaken van de V.S. en de Europese Commissie hebben een overeenkomst betreffende een aantal principes voor gegevensbescherming (de "Safe Harbor"), zodat bedrijven uit de V.S. kunnen voldoen aan de in de Europese Unie ("EU") geldende privacywetten met betrekking tot de bescherming van persoonlijke informatie. De deelname aan de Safe Harbor heeft als eis dat een bedrijf uit de VS jaarlijks aan het Ministerie van Economishce Zaken van de VS garandeert, dat de privacystandaarden, zoals beschreven in de toepasselijke privacywetten van de EU, door het bedrijf gehandhaafd worden. De Onderneming voldoet aan de Safe Harbor regels die zijn vastgesteld door het Ministerie van Economische Zaken van de V.S. ten aanzien van de verzameling, het gebruik en de doorzending van de persoonlijke informatie vanuit EU-lidstaten. De Onderneming heeft gegarandeerd dat zij zich houdt aan de Safe Harbor privacyprincipes van kennisgeving, keuze, doorzending, beveiliging, integriteit van gegevens, toegang en handhaving. Bezoek, om meer te weten over het Safe Harbor programma en om de certificering van de Onderneming te zien, de website Bereik Dit Beleid is van toepassing op alle persoonlijke informatie met betrekking tot Europese externe partijen, die naar VS-vestigingen van de onderneming worden overgeplaatst. Dit Beleid is gecommuniceerd aan alle werknemers van de Onderneming in de V.S. die deze gegevens verzamelen, gebruiken, of op één of andere manier toegang hebben, en dit Beleid is beschikbaar op de website van de Onderneming. Het respecteren van dit Beleid is een verplichting. Definities Een "Agent" is een derde partij die persoonlijke informatie verwerkt, verzamelt of gebruikt, in opdracht van en uitsluitend ten behoeve van de Onderneming, of aan wie de Onderneming persoonlijke informatie onthult voor gebruik ten behoeve van de Onderneming. Persoonlijke Informatie" is informatie, in welk formaat dan ook, die betrekking heeft op een geïdentificeerd of identificeerbar natuurlijk persoon. Een "identificeerbaar persoon" is iemand die geïdentificeerd kan worden, op directe of op indirecte wijze, in het bijzonder op basis van een identificatienummer of één of meer factoren die specifiek zijn voor zijn/haar lichamelijke, psychologische, mentale, economische, culturele of sociale identiteit. Persoonlijke informatie kan van alles omvatten, bijvoorbeeld naam, identificatienummer van de werknemer, telefoonnummer, adres, functie en gegevens over salaris/beloningen. Persoonlijke informatie omvat "gevoelige persoonlijke informatie" (hieronder omschreven), tenzij dit uitdrukkelijk anders in dit Beleid wordt 1

2 aangegeven. Persoonlijke informatie omvat geen publieke informatie of informatie die geanonimiseerd, gecodeerd of op een andere manier van de identificatiemiddelen is ontdaan. Externe partijen zijn klanten (met inbegrip van distributeurs), agenten, wederverkopers, partners, verkopers, leveranciers en aspirant medewerkers van de Onderneming. Gevoelige persoonlijke informatie" is een ondercategorie van persoonlijke informatie, en omvat informatie over een persoon, in welk formaat dan ook, die zijn/haar ras of etnische oorsprong, politieke meningen, godsdienstige of filosofische overtuigingen, lidmaatschap van vakbonden, misdadig gedrag (vermeend of niet), of gegevens met betrekking tot gezondheid of seksueel leven onthult. SAFE HARBOR PRINCIPES Kennisgeving De Europese externe partijen van het bedrijf ontvangen hiermee kennisgeving, via dit Beleid en andere communicaties, over de uitdrukkelijke doelstellingen waarvoor de vestigingen in de V.S. van de Onderneming hun persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken en verplaatsen. Deze uitdrukkelijke doelstellingen (hierna te noemen de "Doelstellingen") zijn, maar niet beperkt tot, de volgende: Doelstellingen t.a.v. persoonlijke informatie (exclusief gevoelige persoonlijke informatie) Het uitvoeren van functies binnen personeelszaken met betrekking tot de beoordeling van potentiële werknemers; Het vergemakkelijken van contacten tussen de Onderneming en de externe partijen, met gebruik van bedrijfstelefoon, adres of postadres; Assistentie bij de juridische, regelgevings- en boekhoudfuncties; Onderzoekrapporten naar vermeend wangedrag of gelijksoortige aangelegenheden, die aangegeven worden via de gratis 24-uurs hotlijn, of een andere methode voor aangifte, of Normale bedrijfsredenen, waaronder en beoordeling van producten en diensten en gerelateerde zaken. Doelstellingen t.a.v. gevoelige persoonlijke informatie Doorzending Bescherming van de vitale belangen van een werknemer, externe partij of anderen; Noodzakelijk voor het opstellen van juridische vorderingen of verdediging; Vereist voor medische zorg of diagnose; of Ter vervulling van de verplichtingen van de arbeidswetten door de Onderneming. 2

3 De Onderneming kan persoonlijke informatie met betrekking tot de Europese werknemers uitsluitend aan een Agent doorzenden, als deze voldoende garantie aan de Onderneming heeft verstrekt, dat de Agent ten minste hetzelfde niveau van de volgens dit Beleid vereiste privacybescherming handhaaft. Voorbeelden van voldoende garantie, die door een Agent verstrekt kan worden, zijn: (a) een certificering van deelname in de Safe Harbor door de Agent; (b) een contract waarin van de Agent geëist wordt dat deze ten minste het door de Safe Harbor vereiste niveau van bescherming biedt; of (c) onderworpen zijn aan de Richtlijnen inzake de bescherming van persoonsgegevens van de EU (EU Richtlijn 95/46/EG), de Zwitserse Federale Wet inzake de bescherming van persoonsgegevens, of een andere wet die een aanvaardbaar niveau van privacybescherming garandeert. Een Agent mag de persoonlijke informatie uitsluitend gebruiken voor de hierboven beschreven doelstellingen. Ander gebruik door de Agent van dergelijke informatie kan "afgemeld" worden (alleen voor persoonlijke informatie), of dient "aangemeld" te worden (voor gevoelige persoonlijke informatie) door de partij, zoals hierboven beschreven. De Onderneming zal de nodige stappen ondernemen om gebruik of onthulling door een Agent, als dat in strijd is met het Beleid, te voorkomen of tegen te houden. Keuze Keuze t.a.v. persoonlijke informatie (exclusief gevoelige persoonlijke informatie) De Onderneming mag persoonlijke informatie gebruiken en doorzenden zoals specifiek in dit Beleid is beschreven. Als de Onderneming echter zijn recht op gebruik en doorzenden wenst uit te breiden in een bepaalde situatie (d.w.z. om de persoonlijke informatie te gebruiken om andere redenen dan die welke in dit Beleid zijn beschreven of om de persoonlijke informatie door te zenden naar een derde partij die niet een Agent is), dan zal de Onderneming de betrokken externe partij(en) schriftelijk voorafgaand in kennis stellen van een dergelijk gebruik of verspreiding. Deze kennisgeving zal de partij een gemakkelijk bruikbaar mechanisme bieden waarmee deze ervoor kan kiezen het door de Onderneming voorgestelde gebruik of doorzending van de persoonlijke informatie te voorkomen (d.w.z. zich afmelden ). Als de partij zich wel tijdig afmeldt, dan heeft de Onderneming niet het recht de persoonlijke informatie te gebruiken of door te zenden zoals is beschreven in de kennisgeving. Als de partij zich echter niet tijdig afmeldt, dan wordt ervan uitgegaan dat de Onderneming het recht heeft gekregen de persoonlijke informatie te gebruiken of door te zenden. Keuze t.a.v. gevoelige persoonlijke informatie De Onderneming mag gevoelige persoonlijke informatie gebruiken en doorzenden zoals specifiek in dit Beleid is beschreven. Als de Onderneming echter zijn recht op gebruik en doorzenden wenst uit te breiden in een bepaalde situatie (d.w.z. om de gevoelige persoonlijke informatie te gebruiken om andere redenen dan die welke in dit Beleid zijn beschreven of om de gevoelige persoonlijke informatie door te zenden naar een derde partij die niet een Agent is), dan zal de Onderneming de betrokken externe partij(en) schriftelijk voorafgaand in kennis stellen van een dergelijk gebruik of verspreiding. Deze kennisgeving zal de partij een gemakkelijk bruikbaar mechanisme bieden waarmee deze ervoor kan kiezen het door de Onderneming voorgestelde gebruik of doorzending van de persoonlijke informatie toe te staan (d.w.z. zich aanmelden ). De Onderneming mag de gevoelige persoonlijke informatie alleen gebruiken en doorzenden zoals is beschreven in de kennisgeving als de partij zich wel aanmeldt. Als de partij zich niet tijdig aanmeldt, of niet op een andere wijze reageert op de kennisgeving, dan heeft de Onderneming niet het recht de persoonlijke informatie te gebruiken of door te zenden zoals is beschreven in de kennisgeving. Veiligheid 3

4 De Onderneming neemt de nodige voorzorgsmaatregelen om de persoonlijke informatie te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, onthulling, wijziging en vernietiging. Deze informatie wordt bewaard in veilige elektronische en fysieke dossiers op locaties van de Onderneming, en de toegang tot deze dossiers is beperkt tot medewerkers van de Onderneming, voor wie toegang noodzakelijk is voor de behandeling van de persoonlijke informatie, in overeenstemming met de hierboven beschreven doelstellingen, of zoals toegestaan door een partij. De persoonlijke informatie wordt in overeenstemming met dit Beleid aan Agenten doorgegeven volgens methoden die ontworpen zijn om het risico op verlies, diefstal, of per ongeluk verzenden aan een persoon of organisatie die niet de bedoelde ontvanger is, op redelijke wijze te beperken. Hoewel de Onderneming ernaar streeft de persoonlijke informatie te beschermen, kunnen zelfs de redelijkste veiligheidsmaatregelen de veiligheid van welke informatie dan ook niet garanderen; de Onderneming verstrekt dus geen garantie dat de door de Onderneming beschermde persoonlijke informatie onder alle omstandigheden veilig gesteld kan worden, met inbegrip van de omstandigheden waarop de Onderneming geen invloed heeft. Integriteit van gegevens De Onderneming zal de persoonlijke informatie uitsluitend gebruiken in overeenstemming met de hierboven beschreven doelstellingen, of zoals toegestaan door een partij. De Onderneming zal bovendien de nodige stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat de verzamelde persoonlijke informatie relevant is voor het bedoelde gebruik en tevens juist, compleet en actueel is. Toegang Op aanvraag zal de Onderneming normaal gesproken een partij toegang verlenen tot zijn/haar persoonlijke informatie, en daarna de nodige stappen ondernemen om de partij in staat te stellen informatie die onjuist of incompleet blijkt te zijn, te corrigeren, te verbeteren of te wissen. De Onderneming kan echter een aanvraag van een partij voor toegang tot persoonlijke informatie weigeren in gevallen waar de overlast of de kosten van deze toegang onevenredig zouden zijn t.o.v. de risico's voor de privacy van de aanvragende partij, of waar de rechten van anderen dan de aanvragende partij geschonden zouden kunnen worden. De Onderneming zal de partij schriftelijke in kennis stellen in het geval dat een aanvraag voor toegang tot de persoonlijke informatie om deze te corrigeren, te verbeteren, of te wissen, geweigerd wordt. Handhaving testen. De Onderneming zal privacycontroles uitvoeren om de naleving van de bepalingen van dit Beleid te Interne melding De Onderneming moedigt de partijen, die onder dit beleid vallen, aan om eventuele zorgen aangaande de bepalingen of het beheer van dit Beleid te melden door eerst de Chief Compliance Officer in kennis te stellen via de aan het einde van dit Beleid verstrekte contactinformatie. De Onderneming zal onmiddellijk proberen om deze zorgen op te lossen. Externe geschillenbeoordeling - TRUSTe 4

5 De Onderneming heeft, als deel van de participatie van de Onderneming in de Safe Harbor, specifiek TRUSTe aangesteld om te assisteren bij het oplossen van aangelegenheden wat betreft de bepalingen of het beheer van dit Beleid. TRUSTe is een externe leverancier van diverse oplossingen en diensten in verband met privacy (voor informatie over TRUSTe of de procedure bij het oplossen van geschillen hier) klikken. Een partij die vindt dat zijn probleem niet op de juiste manier is opgelost door de interne procedure van de Onderneming, kan een beroep doen op de klachtenafhandelingsservice van TRUSTe. Dit vindt plaats door een schriftelijk verzoek aan TRUSTe (in het Engels) met vermelding van de volgende informatie: (a) de naam van de Onderneming; (b) alle relevante bijzonderheden ten aanzien van het specifieke probleem; (c) contactinformatie van de aanvragende partij; en (d) of de details van de aanvraag met de Onderneming gedeeld mogen worden. De aanvraag kan op elk van de volgende manieren worden ingediend: via internet hier per fax naar per aan TRUSTe Safe Harbor Compliance Dept., (klik hier voor het adres) Na ontvangst van de aanvraag zal een vertegenwoordiger van TRUSTe contact opnemen met de partij en het oplossingsproces in gang zetten. Het oplossingsproces wordt in het Engels behandeld. Aanvullende opties Bedenkingen wat betreft de bepalingen of het beheer van dit Beleid kunnen ook worden voorgelegd aan de U.S. Federal Trade Commission (handelscommissie van de V.S.) of de desbetreffende Europese autoriteit voor de bescherming van de persoonsgegevens. Wat betreft de gegevens voor personeelszaken werkt de Onderneming samen met de Europese autoriteiten voor de bescherming van de persoonsgegevens. Door op vrijwillige basis in te stemmen met de principes van de Safe Harbor, heeft de Onderneming zich onderworpen aan de geschillenresolutie, de handhaving en de strafrechtelijke autoriteit van de Federal Trade Commission, en wordt samengewerkt met de betreffende autoriteiten voor de bescherming van de persoonsgegevens ten aanzien van de behandeling van persoonlijke informatie binnen de Onderneming. BEPERKINGEN De inachtneming van de principes van de Safe Harbor en van dit Beleid door de Onderneming kan beperkt worden door toepasselijke wettelijke, regelgevende, ethische overwegingen, door publieke belangen, of zoals uitdrukkelijk toegestaan of vereist door welke toepasselijke wet, richtlijn of regelgeving dan ook. WIJZIGINGEN IN DIT BELEID De Onderneming kan dit Beleid van tijd tot tijd wijzigen, in overeenstemming met de eisen van de Safe Harbor. Een dergelijke wijziging zal op passende wijze worden bekendgemaakt. CONTACTINFORMATIE Vragen of bedenkingen wat betreft de bepalingen of het beheer van dit Beleid kunnen worden voorgelegd aan: 5

6 Chief Compliance Officer CLARCOR Inc. 840 Crescent Centre Drive, Suite 600 Franklin, Tennessee USA